Текст книги "Практика управления человеческими ресурсами"
Автор книги: Майкл Армстронг
сообщить о нарушении
Текущая страница: 18 (всего у книги 84 страниц) [доступный отрывок для чтения: 30 страниц]
Отдел ЧР может содействовать эффективному управлению знаниями, проводя консультации по вопросам построения, основанным на процессах организаций. В таких организациях главное внимание уделяется горизонтальным процессам, пересекающим границы между отделами. Эти организации в большой степени опираются на сети социальных взаимоотношений и межфункциональные или междисциплинарные проектные и целевые группы, а знания являются основной составляющей деятельности. Кроме того, выявляются и поощряются «сообщества практиков», которые, по определению Уенджер и У. Снайдер (2000), представляют собой «группы работников, неформально объединенных общими профессиональными знаниями и любовью к своей организации». Такие сообщества важны, потому что именно внутри них создаются и распространяются многие неписаные знания организации.
Определяя роль, которую будет играть деятельность по построению организации, необходимо подчеркнуть общность знаний в качестве как ответственности (сфера ключевого результата), так и компетенции (ожидаемый образ поведения). Таким образом, общность знаний может стать признанной частью структуры, а следовательно, и культуры организации.
Деятельность по развитию организации может быть сосредоточена на построении команды внутри сообщества практиков, при этом особое внимание будет уделено процессам взаимодействия, коммуникации и участия. Целью этой деятельности должно быть формирование культуры «совместного владения» знаниями.
Отдел ЧР может способствовать управлению знаниями, проводя консультации по вопросам привлечения и сохранения работников, имеющих необходимые навыки и способности, в том числе работников, которые демонстрируют поведение, необходимое в культуре общности знаний. Это подразумевает необходимость разработать структуру аспектов компетенций, которую можно использовать в процессе найма и развития работников (гл. 21). Она должна содержать идею совместного пользования знаниями как ключевого способа поведения. Этот аспект компетенций можно определить как «стремление добровольно и в полной мере делиться знаниями с другими членами сообщества». На собеседованиях кандидатов следует спрашивать о подходе по отношению к общности знаний в организациях, где они работали до сих пор. Чтобы выяснить точку зрения самих кандидатов, можно задавать вопросы, подобные приведенному ниже:
Наша организация в значительной мере опирается на достижение успеха с помощью разработки новых продуктов и методов. Для нас важно гарантировать, что знания, созданные в таких разработках, будут как можно шире распространены по организации и дойдут до тех работников, которые смогут с пользой их применять. Как вы думаете, какую роль лично вы могли бы играть в этом процессе?
Подобные вопросы способствуют выяснению ожиданий как части психологического контракта.
Центры оценки тоже могут давать задания и тесты, выявляющие склонность и способность делиться знаниями.
Сохранение квалифицированных работников – это вопрос обеспечения благоприятной рабочей среды и мотивации как материальной, так и нематериальной. Далее рассматривается проблема мотивации.
В исследовании М. Тампое (1993), которое цитируют Х. Скарбороу и Картер (2000), было выявлено четыре ключевых стимула для квалифицированных работников:
1. Личностный рост – возможность работников полностью реализовать свой потенциал.
2. Профессиональная независимость – рабочая среда, в которой квалифицированные работники могут решать поставленные перед ними задачи.
3. Решение задач – чувство, что работа завершена, выполнена на высоком уровне и важна для организации.
4. Денежное вознаграждение – доход, который представляет собой справедливое вознаграждение за их вклад в успех организации и символизирует этот вклад.
М. Хансен и др. (1999) создали свою «модель систематизации», согласно которой менеджерам необходимо развивать систему, поощряющую работников записывать то, что они знают, и передавать эти документы в электронное хранилище. Они уверены, что для того чтобы заставить работников предпринять эти шаги, необходимы реальные стимулы, а не просто приманки. В компаниях, следующих модели персонификации, вознаграждение за прямой обмен знаниями с другими работниками, вероятно, должно быть дифференцированным. Прямое финансовое вознаграждение за вклад в систематизацию и распространение знаний зачастую не подходит, однако это лучше обсудить при изучении показателей труда как части процесса управления показателями труда.
Отдел ЧР, продвигая и развивая процессы управления показателями труда, может вносить важный вклад в управление знаниями: он устанавливает желательное поведение, основанное на обмене знаниями, и гарантирует, что демонстрируемое работниками поведение изучают и в соответствующих случаях вознаграждают финансовыми и нефинансовыми средствами. Исследования по управлению показателями труда могут выявлять слабые места и потребности развития этих аспектов и предложить программы личностного развития для их удовлетворения.
Отправной точкой этого процесса может стать последовательное привлечение внимания работников к основным ценностям организации (например, совместное владение знаниями), чтобы они понимали, каких действий от них ожидают. Как отмечалось ранее, совместное владение знаниями может быть элементом структуры компетенций, а желаемое поведение – ясно и четко описано и изучено. Например, за основу для согласования требований к компетенциям и оценки того, в какой степени они удовлетворены, можно взять положительные показатели, подобные перечисленным далее:
• стремится поделиться знаниями с коллегами;
• предпринимает позитивные шаги, чтобы ввести групповые совещания для обмена важной информацией и знаниями;
• выстраивает социальные отношения, которые обеспечивают распространение знаний;
• должным образом гарантирует, что знания получены, систематизированы, записаны и распространены по интрасети и/или другим средствам коммуникации.
М. Хансен и др. (1999) упоминают, что, согласно Ernst & Young, консультантов оценивают, рассматривая показатели работы по пяти аспектам, один из которых представляет собой их «вклад в информационные активы фирмы и его практическое применение». Согласно Bain, партнеров оценивают каждый год по различным аспектам, включая объем непосредственной помощи, которую они оказали коллегам.
В процессе осуществления полной обратной связи (гл. 34) одним из аспектов оценки со стороны коллег, прямых подчиненных и непосредственных руководителей может выступать степень, в которой работники делятся знаниями.
Организационное обучение имеет место тогда, когда работники обучаются совместно (Хойл, 1995). Оно подразумевает накопление, анализ и практическое применение информационных ресурсов, которые способствуют достижению целей организации. Подходы к управлению знаниями, которые описаны в этой главе, могут серьезно улучшить обучение в организации. Практические действия, связанные с созданием благоприятной среды для обмена знаниями, будут, в частности, способствовать организационному обучению, создавая «богатое поле возможностей для обучения и развития» (Кесселс, 1996).
Понятие обучающейся организации (гл. 36) не менее существенно. Согласно Р. Миллеру и Д. Стюарту (1999), одна из характерных особенностей такой организации состоит в том, что «существуют четко обусловленные процессы определения, создания, овладения, распределения знания, и люди действуют на их основе». Д. Гарвин (1993) теоретически полагает, что обучающиеся организации «быстро и эффективно передают знания по организации, реализуя официальные программы повышения квалификации».
Тем не менее организационное обучение основано на индивидуальном обучении, и значение и методы управления знаниями объясняются на официальных занятиях по повышению квалификации или программах контроля, создаваемых и поддерживаемых отделом ЧР.
Отдел ЧР может играть важную роль в управлении знаниями, внедряя и организовывая рабочие группы, совещания, семинары и форумы, на которых участники обмениваются информацией и идеями, обсуждают то, что они изучали, и согласуют вопрос о том, как можно применить приобретенные ими знаниям. Помимо того, что такие встречи важны для распространения знаний, они могут способствовать формированию среды, в которой обмен знаниями является естественной непрерывной деятельностью.
Управление знаниями не является привилегией ни отдела ИТ, ни отдела ЧР – им необходимо работать вместе. Отдел ИТ обеспечивает запись и распространение знаний с помощью интрасети. Участие отдела ЧР состоит в том, что он обеспечивает средства для сбора и систематизации неписаных знаний.
В некоторых организациях, таких как ICL, существует должность «директор по планированию знаний», который развивает информационные активы компании. Другие опираются на отдел ИТ или рабочие группы. Однако отдел ЧР может внести большой вклад не только в конкретные сферы деятельности, указанные ранее, но и в целом: пропагандируя управление знаниями и подчеркивая при каждой возможности перед высшим руководством важность формирования культуры, в которой понимается значение управления знаниями.
ГЛАВА 13
АНАЛИЗ РОЛЕЙ, КОМПЕТЕНЦИЙ И НАВЫКОВ
Ролевой анализ является одним из важных методов в управлении ЧР. Он предоставляет информацию, необходимую для создания ролевых профилей и для рекрутинга, обучения и повышения квалификации. В силу перечисленных далее причин термины «ролевой анализ» и «ролевой профиль» быстро приходят на смену терминам «анализ работы» и «должностная инструкция». Однако ролевой анализ базируется на тех же методах, что и анализ работы, а многие особенности ролевых профилей можно обнаружить в более традиционных должностных инструкциях. Анализ работ все еще используется для сбора данных, необходимых для оценки работы; подробно это объясняется в гл. 44.
Эта глава начинается с рассмотрения ролевого анализа, а затем мы перейдем к описанию связанных с ним методов анализа компетенций и навыков.
РОЛЕВОЙ АНАЛИЗ ОПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕВОГО АНАЛИЗАРолевой анализ – это процесс выяснения того, чего ждут от людей при выполнении ими работы, а также того, какими компетенциями и навыками они должны обладать, чтобы оправдать эти ожидания.
Результатом ролевого анализа является ролевой профиль, определяющий тот конечный результат, который должны получить исполнители роли с точки зрения сферы деятельности или обязанностей. В нем также перечислены виды компетенций, необходимые для эффективного исполнения роли, – то, что должны знать и уметь делать исполнители роли. Профили могут быть индивидуальными или общими (охватывающими сходные виды работ).
Если придерживаться строгого значения слова «роль», то оно относится к роли, которую люди играют на работе, – акцент делается на их поведении. Например, ролевой профиль может подчеркивать необходимость проявлять гибкость. В этом смысле роль отличается от работы, представляющей собой группу предписанных заданий/видов деятельности, которые необходимо осуществлять, или выполняемых обязанностей.
Анализ работы определяет эти задания и обязанности с целью составления должностной инструкции. Последняя является жестким предписанием и лишена гибкости. В ней четко говорится о том, что должны делать исполнители работы. Она позволяет людям сказать: «Это не входит в мои должностные обязанности», имея в виду, что они чувствуют, что должны делать только то, что перечислено в должностной инструкции.
На практике все чаще обращаются к ролям, ролевому анализу и ролевым профилям, а не к видам работы, анализу работ и должностным инструкциям. Последние сейчас «не в фаворе», поскольку имеют характер жестких предписаний, не делают акцента на конечном результате или компетентности и ограничивают гибкость, необходимую для его достижения. Сейчас предпочитают ролевые профили, поскольку они сфокусированы на показателях работы, результатах и необходимых навыках и знаниях, и поэтому соответствуют сегодняшнему упору на высокоэффективную работу, конечный результат и компетентность.
Ролевой анализ должен предоставить следующую информацию о роли для ее последующего использования при оценке рекрутинга, управления показателями труда, обучения и развития:
• общую цель – для чего существует данная должность и, в сущности, какой вклад ожидается от занимающего ее работника;
• схему организации – кому подчиняется исполнитель роли и кто подчиняется ему;
• сферы ключевых результатов или ответственности – чего должен добиться исполнитель роли в каждом из элементов своей роли;
• требования к компетенциям – конкретные виды технической компетенции, связанные с ролью; что должен знать и уметь делать исполнитель роли.
Для оценки работы роль можно проанализировать с точки зрения факторов, используемых в схеме оценки работы.
Ролевой анализ могут проводить сотрудники отдела ЧР или другие обученные специалисты, выступающие в качестве ролевых аналитиков. Однако ролевой анализ могут осуществлять и линейные менеджеры вместе с членами своих команд; это является важной частью их обязанностей по управлению показателями труда (см. гл. 33).
Суть ролевого анализа – это применение систематических методов к сбору информации, необходимой для составления ролевого профиля, состоящего из перечисленных разделов. Основные шаги, которые предпринимаются для этого, описаны далее:
1. Получить документы – описания организационной структуры, существующие должностные инструкции (к ним следует относиться очень осторожно, поскольку они, скорее всего, устарели) и руководства по процедурам и обучению, которые содержат информацию о конкретном виде работы.
2. Запросить у менеджеров основные сведения, касающиеся общей цели роли, сферы ключевых результатов и необходимой технической компетентности.
3. Задать исполнителям ролей эти же вопросы об их ролях.
Здесь можно воспользоваться такими методами, как интервью, анкетирование или наблюдение.
Чтобы узнать все особенности роли, необходимо провести интервью с работниками и уточнить полученные данные у их менеджеров или руководителей групп. Целью интервью должно быть получение всех существенных данных, относящихся к роли, чтобы собрать информацию, необходимую для составления ролевого профиля. Она окажется полезной для использования контрольного списка при проведении интервью. Не нужно составлять контрольный список, зачастую он лишь путает людей. Необходимо получить ответы на базовые вопросы.
1. Как называется ваша роль?
2. Кому вы подчиняетесь?
3. Кто подчиняется вам? (Здесь будет полезна схема организации.)
4. Какова основная цель вашей роли, т. е. что вы должны делать?
5. Какие ключевые виды деятельности вы должны осуществлять, исполняя свою роль? Попытайтесь разделить их не более чем на 10 групп.
6. Каких результатов от вас ждут в каждой из этих ключевых видов деятельности?
7. Что вы предположительно должны знать, чтобы уметь исполнять свою роль?
8. Какими навыками вы должны обладать, чтобы исполнять свою роль?
Возможно, потребуется рассортировать ответы на эти вопросы – они нередко дают беспорядочную информацию, которую необходимо проанализировать, чтобы выделить различные виды деятельности и разнести их по 7–8 ключевым областям.
Преимущества метода интервью состоят в том, что он очень гибкий, может предоставить всестороннюю информацию и его легко организовать и подготовить. Однако сам процесс интервью может отнимать много времени, а его результаты не всегда легко анализировать. В этом причина того, что в большинстве случаев при проведении анализа используются опросные листы, которые дают предварительную информацию о работе, ускоряя этим процесс интервью или даже полностью его заменяя. Однако это средство может упустить многие «изюминки» работы – того, что она представляет собой в реальности, а эти особенности необходимы для достижения максимально полного понимания роли работника.
Исполнители ролей могут заполнять опросные листы, которые содержат вопросы об их роли, а их менеджеры или руководители групп – подтвердить их. Опросные листы очень полезны, когда нужно охватить большое количество ролей. Они экономят время интервью, фиксируя исключительно связанную с фактами/фактическую информацию и давая аналитику возможность заранее составить вопросы так, чтобы охватить те области, которые требуют более глубокого исследования. Чем проще опросный лист, тем лучше. Он должен включать в себя только те 8 вопросов, которые были перечислены ранее.
Преимущество опросных листов состоит в том, что они могут быстро и дешево давать информацию о большом количестве работ. Однако для них необходима большая выборка, а построение опросного листа – работа, которая требует квалификации и может быть выполнена только на основе некоторого предварительного сбора данных на местах. Перед началом полномасштабного использования опросного листа настоятельно рекомендуется провести его пробное испытание. Точность результатов также зависит от желания и способности заполнить опросный лист. Многим трудно выражать свое представление о работе в письменной форме, даже если они хорошо знают и выполняют ее.
Наблюдать – означает изучать работников за работой, подмечая, что они делают, как они это делают и сколько времени на это уходит. Этот метод больше всего подходит для рутинной административной роли или роли, связанной с физическим трудом, но он редко используется, так как на него уходит слишком много времени.
Как будет более подробно объяснено в гл. 33, фундамент планирования процессов выполнения работы и проверки показателей труда закладывает ролевой профиль. Чтобы разработать ролевой профиль, линейные менеджеры и работники должны прийти к общему согласию в отношении областей ключевых результатов и компетенций. Вопросы здесь задают примерно те, которые задал бы и ролевой аналитик, но линейные менеджеры могут ограничиться следующими:
• что из того, что вы делаете, является, на ваш взгляд, самым важным?
• как вы думаете, каких результатов от вас ожидают в каждой из этих областей?
• как вы – или кто-либо другой – узнаете, получили вы эти результаты или нет?
• что вы должны знать и уметь делать, для того чтобы эффективно выполнять работу в этих областях?
• какими знаниями и навыками – квалификацией, техническими и процедурными знаниями, навыками решения проблем, планирования и коммуникации и др. – должны обладать исполнители ролей, чтобы эффективно исполнять свою роль?
Этот процесс потребует определенных навыков, которые следует приобрести в процессе обучения, подкрепленного практикой. В этой области большую помощь могут оказать специалисты по ЧР, осуществляя коучинг и последующие индивидуальные консультации после первоначального обучения.
Ролевой профиль должен включать в себя следующие пункты:
• Название роли.
• Подразделение.
• Кому подчиняется исполнитель роли.
• Кто подчиняется исполнителю роли.
• Цель роли – определяется одним кратким предложением, описывающим, зачем нужна эта роль с точки зрения того общего вклада, который вносит ее исполнитель.
• Области ключевых результатов – при возможности их число следует свести к семи или восьми, но их не должно быть больше десяти. Каждую область ключевых результатов следует определить одним предложением, начинающимся с глагола в повелительном наклонении (например, «идентифицируйте», «разработайте», «окажите поддержку»), который представляет собой позитивное указание относительного того, что нужно делать, и устраняет лишние слова. Опишите дополнение к этому глаголу (что должно быть сделано) максимально кратко, например: проведите испытание новых систем, занесите наличность в бухгалтерские книги номинала и продаж, составьте график выпуска продукции, убедитесь в том, что менеджеры представили свои отчеты; подготовьте маркетинговые планы. Кратко сформулируйте цель конкретного вида деятельности в понятиях конечного результата или стандартов, которые необходимо получить, например, так: проведите испытание новых систем, чтобы убедиться в том, что они соответствуют принятым системам спецификации; занесите наличность в бухгалтерские книги номинала и продаж, чтобы дать обновленную и точную финансовую информацию; составьте график выпуска продукции, чтобы достичь целей, поставленных относительно конечного результата и доставки; убедитесь в том, что менеджеры представили свои отчеты, дабы руководство компании и отдельные менеджеры получили в нужном объеме информацию о финансовых показателях работы, для того чтобы сравнить их с бюджетом или любыми другими переменными; подготовьте маркетинговые планы, которые способствовали бы осуществлению маркетинговых стратегий предприятия, были реалистичными и давали четкое руководство относительно курса действий, которые необходимо предпринять отделам разработки товара, производства, маркетинга и продаж.
• Должен знать – знания, необходимые вообще или в какой-то конкретной области ключевых результатов компании и ее конкурентов и покупателей, в области техник, процессов, процедур или товаров.
• Должен уметь – навыки, необходимые в каждом виде деятельности.
• Ожидаемое поведение – поведение, необходимое для исполнителя роли (поведенческая компетентность), о котором можно узнать из общей схемы компетенций организации.
Пример ролевого профиля приведен на рис. 13.1.
