Текст книги "Тайм-менеджмент для системных администраторов"
Автор книги: Томас Лимончелли
сообщить о нарушении
Текущая страница: 7 (всего у книги 16 страниц)
Следующее сообщение пришло от вашего поставщика из Cisco. Вы записываете его телефон, поскольку собираетесь перезвонить ему (однако, прежде чем вычеркнуть пункт, вы обязательно проверите, совпадает ли этот телефон с тем, что хранится в вашей базе данных, описанной в главе 12). Третье сообщение от другого поставщика. Ему вы перезванивать не собираетесь, так что вы просто пишете в списке «спам» и ставите крестик в графе «Сделано». Теперь ваш список на вторник выглядит, как показано на рис. 5.8.
День еще не начался, а у вас уже два пункта вычеркнуто! Отлично!
Вы можете удивиться: зачем заносить в список пункты, чтобы тут же их вычеркнуть? Таким способом вы ведете журнал телефонных звонков, которые, как говорится, «к делу на пришьешь». Это одна из причин, по которым я предпочитаю бумажный органайзер электронному. Меньше мороки с записью-вычеркиванием.
Я уже несколько раз отмечал, что системному администратору хорошо бы иметь какую-нибудь систему регистрации клиентских запросов. Как включить ее в свой Цикл? Ежедневно выделяйте некоторый отрезок времени специально для обслуживания клиентских запросов. Когда-то я работал в фирме, где должен был треть дня обрабатывать такие запросы. Каждый день я добавлял в список дел двухчасовую работу под названием «Клиентские запросы». Это не означает, что я разбирался с запросами только в течение первых двух часов рабочего дня. Я резервировал время на тот случай, если появится неотложный запрос.
Реагирование на многочисленные прерывания обычно требует часа ежедневно. Эти прерывания составляют важную часть моей работы, поэтому я резервирую время и для них.
Рис. 5.8. Вторник. Список дел после прослушивания автоответчика
♥ Если у меня установлена взаимная защита от прерываний, в расписании на время действия защиты я пишу аббревиатуру «ВЗП». Любая работа над проектом, выполняемая в это время, как подарок.
Теперь можно подсчитать, сколько часов потребуется, чтобы переделать все дела. Ни много ни мало 11 с четвертью! При 8-часовом рабочем дне самое время расставить приоритеты. Все пункты, которые нужно выполнить сегодня, автоматически получают приоритет А. Система резервного копирования, которую вы еще не установили, имела приоритет А вчера, значит, получит его и сегодня.
Расставьте приоритеты и откорректируйте план
Какие приоритеты присвоить пунктам «Клиентские запросы» и «Прерывания»? С одной стороны, их необходимо выполнять каждый день, значит, они должны иметь наивысший приоритет. Однако пункт «Прерывания» – это нечто вроде буфера, который нужен на случай появления реальных прерываний. Вы имеете определенную свободу действий и можете пометить этот пункт литерой В.
В списке присутствует несколько дел с приоритетом В и очень много с приоритетом С (что вполне нормально). Сам список выглядит так, как показано на рис. 5.9.
Вчера общее время дел с приоритетом А и В превысило количество ваших рабочих часов, и вам пришлось перенести кое-что на сегодня. Сегодня дела с этими приоритетами потребуют 6 часов 15 минут. Переизбытка дел не наблюдается, и переносить что-то на завтра не нужно.
Рис. 5.9. Вторник. Список дел после расстановки приоритетов и оценки времени
Я заметил, что если у меня не очень много дел с приоритетом А и я закончу их в первой половине дня, то остаток дня протекает менее напряженно. Я выполняю дела с приоритетом В плюс столько дел с приоритетом С, сколько успею. В конце дня я переношу на завтра все незавершенные дела без каких-либо угрызений совести. Такой подход не создает дополнительных стрессов и позволяет гораздо лучше справляться с прерываниями. Воспользуемся им сегодня.
Не нужно сдвигать какие-либо дела на среду прямо сейчас. Если понадобится, вы сделаете это в конце дня.
Выполняйте план
Теперь выполняйте дела с приоритетом А, пока не сделаете все. Работа с запросами клиентов может привести к возникновению новых дел. Например, если запрос не может быть выполнен за один присест, имеет смысл занести его в список дел. Предположим, запрос № 43001 из системы регистрации запросов требует исправления ошибки в пакетном задании, выполняющемся ночью, и проверки того, что исправление выполнено правильно. Вы можете внести коррективы, а в списке завтрашних дел сделать запись о необходимости проверки (рис. 5.10).
Если для реагирования на другой запрос понадобится заказать и установить программный продукт, вы можете оформить заказ сегодня, а затем сделать запись о предполагаемой доставке на страничке соответствующего дня.
Рис. 5.10. Добавление запроса из системы регистрации в список дел на среду
Я пользуюсь органайзером для отслеживания запросов, над которыми активно работаю. Однако список запросов, адресованных мне в системе регистрации, гораздо длиннее, но я не включаю их все в личный список дел на сегодня. Я записываю только те запросы, которые обрабатываю в настоящее время и которые нужно обработать к конкретной дате.
Интеграция портативного компьютера и системы регистрации запросов
Я не видел ни одной системы регистрации запросов, которая бы интегрировалась с портативным компьютером. Я уверен, что такие системы есть, просто мне они не попадались.
Если бы у меня была такая система, я бы присваивал приоритет А или В запросам, над которыми активно работаю, а всем прочим – приоритет Z. Можно пофантазировать, что по мере приближения критического срока исполнения система автоматически повышала бы приоритет отложенного запроса до уровня А. Важной особенностью такой системы была бы возможность включения запросов в список дел, но с тем чтобы в моем списке дел могли быть не только запросы. Включив в список дел пункт «Заняться стиркой», я не рассчитываю, что система занесет его в корпоративную базу данных.
Затем выполните все дела с приоритетом В. Поскольку пункт «Прерывания» буферный, вы не обязаны бездельничать, хотя никто и не прерывает вас.
Закончите рабочий день и покиньте офис
В конце рабочего дня уделите несколько минут обработке оставшихся пунктов. Невыполненные задания переносятся на следующий день, и вы покидаете офис с улыбкой, потому что обработали все задания.
Полезные советы
Эта система обладает достаточной гибкостью, и, столкнувшись с новыми обстоятельствами, вы легко адаптируете ее к ним. В этом разделе перечислены некоторые полезные приемы.
Большие проекты
Работая над крупным проектом, разбивайте его на отдельные этапы и распределяйте задачи по спискам дел на разные дни. Например, впишите название этапа в список дел на каждый понедельник в течение месяца, отведенного на этот этап.
Что делать, если вы закончили работу рано?
Если вдруг случится чудо, и вы сделаете все намеченное на сегодня, как вы поступите? Я думаю, вам следует поощрить себя. Вот некоторые идеи:
• Создайте небольшой задел на завтра.
• Займитесь каким-нибудь интересным проектом, до которого не доходили руки.
• Почитайте журнал из тех, что накопились за последнее время.
• Просмотрите систему регистрации запросов и удалите из нее устаревшие записи.
• Приберитесь в комнате, на рабочем месте, в почтовом ящике или во всей лаборатории.
• Сходите к шефу и попросите дополнительную работу. (Шутка!)
• Посидите за рабочим столом минут пятнадцать, ничего не делая. Проблемы найдут вас сами.
• Если у вас гибкий рабочий график, отправляйтесь домой. Вы это заслужили!
Задания, полученные в течение дня
Предположим, вы идеально распланировали рабочий день. Вы с точностью до минуты подсчитали время, необходимое для каждого задания, и уверены, что все будет сделано к концу рабочего дня.
Разумеется, думать так – все равно, что напрашиваться на проблемы. Именно в такие дни где-то после обеда к вам заходит шеф и излагает «блестящую» идею, для реализации которой потребуется выполнить множество дел, и ваш идеальный план проваливается.
Вот почему я рекомендую оценивать трудоемкость задач лишь приблизительно.
Итак, что делать, если в течение дня появляются новые дела? Один час в день на прерывания у вас уже запланирован. Если же возникнет серьезная проблема (на решение которой потребуется, скажем, три часа), то вы должны пересмотреть свои планы.
Подсчитайте, сколько рабочего времени у вас осталось, и посмотрите, помещаются ли в этот отрезок дела с приоритетами А и В. Если нет, перенесите их на следующий день вышеописанным способом. Как правило, приходится переносить все дела с приоритетом В и С. Если же времени не хватает даже для дел с приоритетом А, вам придется поговорить с теми, кто ожидает их выполнения. Возможно, это как раз ваш шеф. Скорее всего, он проявит понимание и поможет вам расставить приоритеты по-новому. Если же это кто-то другой, то он заслуживает, как минимум, электронного письма с объяснениями и обещанием выполнить его запрос завтра.
Личные дела
Для своих личных дел я пользуюсь той же системой списков. Мой органайзер содержит записи и о стирке, и о магазинах. Так я практикуюсь в использовании системы, что благотворно сказывается на моей работе.
Если бы я применял разные системы для работы и личной жизни, мне пришлось бы носить с собой два органайзера. Думаю, одного вполне достаточно!
Пользуясь бумажным органайзером, я могу компоновать записи на страничке. То есть личные дела я заношу в нижнюю часть списка дел каждого дня. В результате на страничке он визуально распадается на два списка. Если вы предпочитаете портативный компьютер, то можете прибегнуть к какому-нибудь техническому трюку, например разделить задачи по категориям.
Уходя с работы, я всегда просматриваю список личных дел и проверяю, не нужно ли что-то сделать по дороге домой.
Настройка бумажного органайзера для системы Цикл
Если вы пользуетесь бумажным органайзером (попросту, блокнотом), то всегда сможете найти в канцелярском магазине странички, размеченные, как надо. Вам понадобятся:
• 12 страниц с календарем на месяц.
• Странички на каждый день месяца. В продаже имеются страницы с напечатанной датой от 1 января до 31 декабря. Обычно они размечены так, что одна сторона отведена под расписание, а другая – под список дел. Вам остается лишь раз в месяц добавлять в органайзер 30 страничек.
• Страницы для дополнительных заметок в конце блокнота. На них вы сможете записывать долгосрочные цели и вообще все, что сочтете нужным. (Это необязательные страницы.)
• Переплет с механизмом для закрепления страниц.
Если у вас не особо масштабные проекты, то вы сможете обойтись и органайзером небольшого формата. В органайзерах побольше внизу каждой страницы есть несколько линеек для заметок. Тем не менее, длинный список дел может у вас не поместиться даже на такой странице.
Настройка портативного компьютера для системы Цикл
Если вы пользуетесь портативным компьютером (PDA), у вас богатый выбор вариантов. Как правило, такие компьютеры поставляются с программным обеспечением, позволяющим вести календарь встреч и списки дел, а также делать заметки. Однако многие программы третьих фирм предоставят вам гораздо больше возможностей.
Пакет DateBook (DB) V (http://www.pimlicosoftware.com) завоевал мои симпатии уже довольно давно, потому что он позволяет без труда реализовать концепцию «список дел на каждый день». Для меня это критерий того, что должен уметь портативный компьютер. Без DateBook V он остается просто игрушкой. Этот программный пакет позволяет очень быстро вводить информацию с помощью шаблонов, эффективно работать с цветом для выделения важных дел, включать предварительное оповещение о событии. Последняя функция для меня особенно важна. До появления DateBook V мне приходилось устанавливать напоминание о чьем-нибудь дне рождения и отдельное напоминание за неделю до этого дня, чтобы успеть купить подарок. Пользуясь пакетом DateBook V, я просто включаю предварительное оповещение об указанном событии. Пакет существует только в версии для PalmOS. Одним из его достоинств является поддержка структур данных PalmOS, так что все ваши записи синхронизируются корректно.
Life Balance (LB) (http://www.llamagraphics.com) не просто замечательный программный пакет, это целая философия. Пакет Life Balance поддерживает все составляющие Цикла (списки дел, календари и т. д.), а также реализует концепцию сбалансированности ваших жизненных целей. Предположим, вы решили распределить свое время между тремя проектами и личными делами. Если вы уделяете мало времени одной из этих категорий, приоритет дел из ее списка постепенно повышается. В конечном счете это позволит сбалансировать дела. Концепция, безусловно, замечательная, и многие пользователи не нарадуются этим пакетом. Он доступен для Mac OS X и Windows и синхронизируется с версией PalmOS.
Как-то я вел семинар по тайм-менеджменту для системных администраторов, и один из слушателей сказал мне, что, заканчивая какое-то дело, он просто мечтает, чтобы кто-нибудь «загрузил» его новым. Он признался, что слишком долго размышляет о том, чем заняться дальше. И тогда другой слушатель рассказал нам о пакете Life Balance. Вы программируете, как хотели бы сбалансировать свою жизнь, а пакет заботится о том, чтобы ваши дела соответствовали вашим целям.
Еще одним достоинством Life Balance является то, что вам не надо сортировать дела по категориям (например, Работа или Дом), – просто пометьте каждый пункт местом (или местами), где можете заняться данным делом. Когда вы в следующий раз окажетесь в гастрономе (или в кабинете шефа), просто щелкните по названию этого места, – и Life Balance выведет список дел, которые должны быть сделаны здесь. Очень удобно!
Чем пользуюсь я сам? Я перепробовал множество платформ. И все же должен признаться, что всегда возвращался к той, с которой когда-то начал, – к блокноту-органайзеру в кожаном переплете с разлинованными страничками на каждый день. Думаю, что, даже если бы моей первой платформой был бутерброд с арахисовым маслом и бананом, я всегда бы возвращался к нему, поскольку, выработав привычку, стремлюсь ее придерживаться.
Если подводят поставщики, берите дело в свои руки
Умение доводить дело до конца подразумевает не просто отслеживание рабочих вопросов. Главное – получить результат. Один мой сослуживец никак не мог понять, почему его начальник недоволен задержкой проекта, ведь это поставщик не звонил в течение двух недель. Не коллега же виноват, что поставщик куда-то запропастился, правда?
Мир несовершенен. Вы не можете полагаться на то, что поставщик перезвонит вам. Вы должны взять на себя ответственность за своевременное завершение проекта. Вот несколько советов:
• Звонить поставщику раз в день, пока не застанете его. Звоните каждый день. Не ждите, пока он проявит инициативу.
• Звоните поставщику рано утром. Если вы «поймаете» нужного сотрудника в начале рабочего дня, он, возможно, займется вашим вопросом. Если вы позвоните в конце дня, о вашей просьбе к утру забудут. (Они не читали эту книгу.)
Регистрируйте в органайзере все свои звонки. Записи о звонках могут оказаться полезными, если дела действительно плохи.
• Всегда оставляйте сообщение на автоответчике. Вам нужны доказательства того, что вы позвонили. Позвонить и не оставить сообщение – все равно, что не звонить вовсе. Не надо выдумывать что-то оригинальное. Каждый раз просто говорите: «Говорит [ваше имя]. Пожалуйста, перезвоните мне по телефону [ваш номер телефона]. Мне необходимо [что вам нужно] для проекта [название проекта]. Спасибо». Если вы не укажете причину звонка, это будут прятки по телефону. Если вы сообщите, зачем звонили, поставщик будет работать по вашему делу, даже если не дозвонится до вас. Впрочем, будьте лаконичны и назовите свой телефонный номер в начале сообщения, а не в конце.
С учетом вышесказанного ваш заказ не считается принятым, пока поставщик не сообщит номер заказа и/или дату поставки.
Меня много раз подводили поставщики (и отделы закупок), срывая сроки поставки: «Ах, я не могу выполнить ваш заказ, потому что вы не прислали еще одну форму». Почему мне сразу не сказали? Разве эти люди не получают процент с продаж? Или они нашли такой загадочный бизнес, в котором доход обеспечивает непоставка товара?
Из многолетнего опыта я сделал вывод, что не следует задавать вопрос вроде: «Вам еще что-нибудь от меня нужно?» Я наивно полагал, что торговый представитель с сильной мотивацией воспользуется этой возможностью, чтобы поскорее заключить сделку и получить свой процент. Нет. Реальная проблема заключается в том, что причина торможения процесса не всегда имеет отношение ко мне. Возможно, требуется какое-то подтверждение из банка или конструкторы прибора должны получить чью-то подпись. С технической точки зрения здесь должен действовать отдел закупок, а не я. Люди не желают чувствовать себя обязанными вам, поэтому они вежливо говорят вам в ответ «Нет». На самом деле, если я знаю, что процесс затормозился не по моей вине, я могу, по меньшей мере, подталкивать его, то есть звонить в отдел закупок и поторапливать их.
Поэтому, когда договоренность, казалось бы, уже достигнута, я задаю волшебный вопрос: «Не могли бы вы сообщить мне, когда прибудет товар?» И тогда в голове торгового представителя что-то щелкает, и он либо дает конкретный ответ, либо сообщает о препонах: этот товар не будет поставляться до следующей весны, или он не передал в финансовый отдел мою заявку, хотя я и заполнил все формы. (Оба примера взяты из реальной жизни.)
Узнав дату поставки, я задаю следующий вопрос: «Не могли бы вы сообщить мне номер заказа?» Это единственный способ проверить, не сел ли мой заказ на очередную мель. Если проект важный, я звоню ежедневно, пока не получу номер заказа. Я всегда звоню утром и, если попадаю на автоответчик, каждый раз оставляю вежливое сообщение.
Во всех остальных аспектах я сторонник высоких технологий и постоянно модернизирую системы, которыми пользуюсь. Я регулярно перехожу на более производительные компьютеры и более современные операционные системы. Я пользовался электронной почтой задолго до того, как она стала повседневным явлением. Я создал одну из самых больших WiFi-сетей задолго до того, как эта технология стала называться WiFi, и купил Tivo до того, как большинство моих друзей узнало, что это такое. Тем не менее, когда дело касается тайм-менеджмента, я предпочитаю бумагу. Я люблю писать большими буквами, сокращать, рисовать стрелочки и кружочки. Если кто-то начинает забрасывать меня информацией, я предпочитаю сразу записывать ее, не дожидаясь, пока микропроцессор проснется. С 1991 по 2004 год я пользовался одним и тем же органайзером – большим (21,6 x 28 см), в кожаном переплете, а в январе 2005 года выбрал органайзер поменьше (14 x 21,6 см, но по-прежнему в кожаном переплете!).
Просто я – человек привычки.
Дело в том, что пользоваться надо тем, что вам подходит. Попробуйте все системы (особенно программные пакеты – они обычно представлены бесплатной версией с ограниченным сроком использования). Попросите у кого-нибудь из друзей или коллег портативный компьютер – ненадолго, хотя бы на несколько минут в обеденный перерыв. Зайдите в канцелярский магазин и посмотрите, какие бывают ежедневники и органайзеры.
Резюме
• В течение дня выполняйте намеченный план. Отмечайте выполненные пункты крестиком, а перенесенные – черточкой.
• Ближе к концу рабочего дня обработайте все невыполненные пункты, чтобы задержки в выполнении запросов не были неприятным сюрпризом для клиентов.
• В конце дня все пункты оказываются обработанными в том смысле, что они либо завершены, либо каким-то образом перенесены на последующие дни. Цель этой процедуры в том, чтобы покинуть офис не с ощущением непосильной ноши, а с сознанием того, что все задачи под контролем. Вы можете уйти домой с улыбкой, зная, что справились с сегодняшними делами. Завтра будет новая работа.
• Если вы переделали все дела до конца рабочего дня, наградите себя. Вы можете заняться своим личным проектом, почитать техническую литературу, навести порядок в помещении, создать задел на следующий день и т. д. Если у вас гибкий график, можно уйти домой пораньше.
• Если в течение дня появляются новые дела, их следует запланировать на завтра, либо придется перетряхнуть сегодняшнее расписание, чтобы выполнить их сегодня. Если по ходу рабочего дня постоянно возникают дела, которые надо сделать «прямо сейчас», можно уже при планировании отвести определенный отрезок времени на обработку этих прерываний.
• Управлять личными делами можно по этой же системе. Применяя единую систему для работы и личной жизни, вы, во-первых, практикуетесь в системе Цикл, во-вторых, носите с собой только один инструмент тайм-менеджмента, наконец, не забываете о личных делах, от чего ваша жизнь делается светлее.
• Важно не то, какой системы вы придерживаетесь, а то, что это система. Иными словами, система Цикл хороша для меня, но если вас устраивает другая, применяйте ее. Правда, если вы читаете эту книгу, вероятно, у вас нет собственной системы. Начните применять систему Цикл, а потом адаптируйте ее под свои привычки и стиль жизни.
• Систему Цикл можно реализовать с помощью портативного компьютера или бумажного органайзера. У каждого инструмента есть свои плюсы и минусы. Попробуйте оба и выберите тот, что вам больше подходит.
6
Система Цикл: работа с календарем
В главе 5 мы подробно рассмотрели, как планировать свой день, пользуясь списком дел как составной частью системы Цикл, представленной в главе 4. Сейчас мы увидим, как эффективная работа с календарем позволяет выполнять рутинные процедуры и превращает цепь дней в связную и согласованную последовательность.
В каждом органайзере имеется календарь, иногда озаглавленный Календарь встреч (datebook). Это не только хранилище информации на каждый конкретный день (встречи, сроки, дни рождения, этапы проекта), но и универсальное средство долгосрочного планирования (карьерный рост, протяженные проекты, планирование жизни вне работы).
Календари позволяют нам рассмотреть картину в целом. В начале карьеры системного администратора я все время беспокоился, что не вижу общую картину своей работы. Мне казалось, что несмотря на упорный труд я стою на месте. Все изменилось, когда я стал мыслить в терминах календаря. Разумеется, ежедневный список дел помогает мне понять, что я должен сделать сегодня, но благодаря календарю я могу оценить картину в целом.
Как пользоваться календарем
В системе Цикл календарь органайзера используется для трех целей. Во-первых, для резервирования времени под совещания и встречи, назначенные не на сегодня. Во-вторых, для напоминания о важных моментах в будущем, таких как дни рождения и годовщины каких-то событий. В-третьих, если у вас бумажный органайзер, в календаре вы ведете список дел, намеченных на отдаленное будущее. (Например, если вы ведете ежедневные списки дел только на текущий месяц, то в календарь записываете дела на следующий месяц.) Вот более подробное описание структуры календаря:
• Встречи и совещания. Каждый раз, договариваясь о встрече или узнав о совещании, записывайте это в календарь. Пользуйтесь календарем для резервирования времени на будущие дела. Это также поможет вам избежать конфликтов.
• Важные моменты. Записывайте дни рождения, годовщины и прочие важные даты, например корпоративные праздники или дни, когда ваши коллеги уходят в отпуск.
• Списки дел на будущее. Наконец, если вы пользуетесь бумажным органайзером, вы можете записывать в календаре дела, намеченные на отдаленное будущее. Например, в ваш органайзер, скорее всего, помещается лишь месячный запас страничек с ежедневными списками дел. Если вы должны выполнить профилактический осмотр цветного принтера через два месяца после его установки, можно отметить этот день в календаре и перенести запись в ежедневный список дел, когда эта дата наступит.
Принцип прост: всегда все записывайте и каждый день заглядывайте в календарь.
Во время десятиминутного планирования своего дня посмотрите в календаре, что у вас намечено на сегодня. Составьте расписание с учетом сегодняшних встреч. Дела, перечисленные в календаре, занесите в сегодняшний список. Важные даты и записи о сроках окончания работ можно записать в список дел как дополнительные пункты.
Календарь в моем органайзере расчерчен на довольно крупные прямоугольники. Мне это нравится. Я использую разные области прямоугольника для разных целей. В верхней части я пишу дни рождения и годовщины. Чуть ниже я отмечаю отпуска сотрудников и вообще все, что может продолжаться несколько дней. В самой нижней части записаны дела, запланированные на вечер. Поскольку я обычно не планирую больше одного дела на вечер, мне достаточно одной последней строчки. Середину прямоугольника я заполняю текущими делами. В центре – обед. Выше – утренние совещания, а ниже – встречи, назначенные на вторую половину дня. Пример показан на рис. 6.1.
Самое трудное – выработать привычку все записывать. В следующих разделах я даю советы, как этого добиться.
Рис. 6.1. Пример записи в моем календаре
Никогда не пропускайте встречи
Случается ли, что вы пропускаете встречу или совещание? Часто ли вы извиняетесь перед коллегами за то, что не явились на встречу? Конечно, у вас была уважительная причина: вы заработались и забыли о встрече. К сожалению, «Я забыл» – плохое оправдание.
Ничто так не вредит вашей репутации, как неявка на встречу с клиентом. Первый шаг к созданию имиджа надежного системного администратора – всегда приходить, если вы пообещали. Пропускать развлечения и какие-то полезные для вас мероприятия тоже нехорошо.
Своевременная явка демонстрирует вашу ответственность, коллеги видят в вас надежного человека. Вы проявляете уважение к тем, кто попросил вас о встрече, а они отплатят вам, явившись на встречу, когда попросите вы.
Секрет того, чтобы никогда не пропускать встречу, прост: всегда пользуйтесь календарем. Записывайте все встречи; никогда не договаривайтесь о встрече, пока не сверитесь с календарем, чтобы не было конфликтов.
И, самое главное, не полагайтесь на память. Органайзер – подходящий инструмент для хранения дат, а ваш мозг – нет. Эту фразу я уже повторил несколько раз, а ведь это только шестая глава. И я еще не раз повторю: берегите свой мозг для обдумывания важных дел. Храните информацию в органайзере. Не доверяйте своему мозгу.
Хочу сделать маленькое признание. Было время, когда я регулярно пропускал встречи. Хуже того, я назначал несколько встреч на одно время. Я мог согласиться на какую-то дату, не справившись с календарем. Это было самонадеянно, но я думал: «Так, 4 июня… Дата знакомая, но не припомню, чтобы на нее что-то было назначено, поэтому, скорее всего, я буду свободен». Конечно, дата казалась мне знакомой, потому что на нее уже что-то было запланировано!
Получалось крайне неловко. Звоня кому-то о переносе на другое время, тратишь свое время и создаешь другому проблемы. Время, потраченное на перенос встреч, уже не вернуть. К счастью, это в прошлом, потому что теперь я прилежно записываю все в календарь.
И еще одно признание. Причина, по которой я не мог заглянуть в календарь, заключалась в том, что я стеснялся сказать: «Подождите секунду, я достану календарь». Мне почему-то казалось, что человеку трудно подождать. Разумеется, это не так, перекроить расписание куда труднее. Я понимал, что это глупо, но ничего не мог с собой поделать. (Некоторые знакомые признавались мне в своей боязни показаться слишком чванливыми и самодовольными: «Посмотрите-ка! Я так всем нужен, что приходится вести календарь встреч. Сейчас я вас впишу».)
Наконец, я решил, что пора сломать эту плохую привычку. Помню, как боялся, впервые прося собеседницу подождать, пока я сбегаю за календарем. Я еле выдавил из себя: «ОК, подходит. Не могли бы Вы подождать, пока я посмотрю, свободен ли у меня этот день?» Я замолчал и ждал ответа так, словно спросил что-то несусветное, к примеру не одолжит ли она мне денег или как называется столица штата Висконсин. Я весь вспотел от страха. А она ответила: «Да, разумеется». Через полминуты я вернулся с календарем в руках. Она нисколько не была раздосадована ожиданием. Она понимала, зачем мне нужен календарь. Более того, она достала свой календарь. Моя вечно спешащая натура ничуть не пострадала от такой задержки. И конец света не наступил.
Всегда звоните, если вам приходится опаздывать или пропускать встречу
Лучше позвонить перед началом встречи, чем оставлять человека в неведении. Даже если вам неловко предупреждать о своем опоздании, в век сотовых телефонов не позвонить непростительно. Имеет смысл повесить в офисе на видных местах внутренние телефоны сотрудников, чтобы с каждым из них можно было быстро связаться.
Короткое сообщение «Я звоню, потому что вынужден опоздать» гораздо лучше сбивчивых оправданий, когда вы заявитесь с опозданием.
И никогда не лгите. Сказать правду лучше, потому что тогда вам не придется запоминать, кому и что вы наврали. Это будет дополнительной нагрузкой на вашу память, а мы решили использовать мозг только для важной работы.
Надеюсь, что мой личный опыт поможет вам справиться с вашими страхами. Если я смог уцелеть, сможете и вы.
Итак, начинайте пользоваться календарем прямо сейчас. Запишите какую-нибудь встречу. (Если у вас ничего не запланировано, назначьте встречу самому себе на завтра в обеденный перерыв.)
Обычно труднее всего сделать что-то в первый раз. Возможно, вы никогда не пользовались этой секцией своего органайзера или, скажем, вам придется сбегать в магазин за страничками с календарем.
Я подожду (даже если вы побежите в магазин).
Ну что, вернулись? Вы занесли в календарь свою первую встречу?
Ничего страшного, не правда ли?
Один календарь для деловой и личной жизни
Баланс имеет значение. Работа, семья, друзья, общественная деятельность, личные проекты, сон – все это, безусловно, важные вещи. Я твердо убежден, что для них нужен единый календарь.
Чтобы работа не подавила вашу личную жизнь, ведите единый календарь (или объедините календари в портативном компьютере). Если вас просят задержаться после работы, вы сможете заглянуть в календарь и проверить, свободен ли у вас вечер.
Бывало, уходя с работы, я вдруг вспоминал, что приглашен на вечеринку или запланировал какое-то другое развлечение. И я мчался туда, как безумный, чтобы успеть до шапочного разбора. Оказавшись на месте, я уже не мог развлекаться, потому что был слишком зол на себя за. забывчивость. Теперь все намеченное на вечер входит в мой ежедневный план. Успеть в гости вовремя для меня так же важно, как закончить проект в срок. Я напряженно работаю весь день, но вечер – мой.
