Текст книги "Тайм-менеджмент для системных администраторов"
Автор книги: Томас Лимончелли
сообщить о нарушении
Текущая страница: 11 (всего у книги 16 страниц)
Я группирую эти папки в две папки более высокого уровня. Первая папка содержит папки (рассылки), которые я читаю каждый день. Для меня это как ежедневная газета. Я стремлюсь к тому, чтобы в этой группе было не очень много сообщений и я мог бы прочитать все, накопившееся за день, за 15 минут.
Во второй папке высокого уровня находятся папки для менее важных рассылок. Если мне не удается прочитать их к пятнице, я удаляю все содержимое этой группы папок, не читая. Таким образом, я избегаю накопления устаревших сообщений. Я удаляю их в полном убеждении, что если бы их содержимое было действительно важно, я бы так или иначе с ним ознакомился.
Кроме того, у меня есть неофициальная группа рассылок. Сообщения приходят туда так редко, что нет смысла устанавливать для них специальный фильтр. Они попадают прямо в папку Входящие. Примером такой рассылки являются анонсы новых версий почтовой программы sendmail. Эти анонсы приходят настолько редко, что вполне могут сразу попадать в папку входящих писем. Создавать для них фильтр было бы излишней тратой сил, а иметь папку, которая почти всегда пуста, нет смысла.
У меня есть еще одно правило, касающееся списков рассылки. Раз в месяц я просматриваю рассылки, на которые подписался, и отменяю подписку на одну из них. Это процедура (см. главу 6), которую я выполняю в первый рабочий день каждого месяца. Иногда она бывает очень простой, например, если я подписался на рассылку, оказавшуюся не особо полезной. Иногда мне нелегко принять решение, но я все равно выполняю эту процедуру. В противном случае я, в конце концов, буду подписан на все рассылки мира. Некоторые люди придерживаются подобной процедуры для своего гардероба: покупая новую одежду, они выбрасывают ровно столько же старой. Вот заклинание, которое должно вам помочь:
Если непонятно, есть ли польза от рассылки, значит, никакой пользы нет.
Удаление без чтения
Есть категория писем, которые я могу удалить, не читая. Как правило, это объявления администрации здания, в котором расположена фирма, спам и иной «хлам», не имеющий отношения к моей жизни.
Работая в Bell Labs, я часто получал обычной почтой сообщения о том, что какой-то вход в здание будет закрыт. Эти объявления дублировались электронными сообщениями, причем неоднократно. Безусловно, подъехав к перекрытому входу, я бы и сам заметил груду строительных материалов и запрещающие знаки. В конце концов я сделал вывод, что если тема письма не относится к факторам, влияющим на работу компьютеров (электропитание, вентиляция и т. д.), я могу удалить это письмо, не читая.
Чтение и…
Письмо, которое мы прочитали, должно быть как-то обработано. Моя цель – прикоснуться к письму только один раз. Под прикоснуться я подразумеваю «отреагировать на письмо и отправить туда, где оно в конечном счете должно находиться». Если у меня нет времени прочитать письмо, я оставляю его непрочитанным до более удобного момента. Я заметил, что, если я не дочитаю какое-то письмо до конца в надежде закончить чтение потом, мне впоследствии приходится перечитывать все письмо целиком. То есть я прочитаю, по крайней мере, часть письма дважды, а это нерационально. Итак, я выработал для себя правило: если я начал читать письмо, я должен дочитать его и обработать одним из методов, описанных в этой главе.
Фильтрация электронной почты на сервере
Я предпочитаю, чтобы моя электронная почта фильтровалась на сервере. Обычно при этом необходимо пользоваться протоколом IMAP и нельзя пользоваться протоколом POP.[3] Хотя большинство современных почтовых клиентов способно сортировать принятые сообщения, фильтрация почты на сервере имеет значительные преимущества.
Во-первых, я использую разные почтовые программы на разных компьютерах. Я не могу поддерживать все фильтры на всех компьютерах в синхронизированном состоянии. Зато с этим прекрасно справится IMAP.
Во-вторых, фильтры, установленные мной на сервере, срабатывают в момент прибытия письма, а не тогда, когда я запускаю почтовый клиент. Иными словами, фильтры работают и в мое отсутствие, и когда почтовый клиент не запущен. Это означает, что я могу создать фильтр, который будет отправлять копию письма на пейджер или сотовый телефон или вызывать команду для обработки этого письма.
Я работал в одной фирме, где секретари отправляли электронные сообщения всем сотрудникам, если после очередной презентации оставалось угощение. Я часто пропускал такие объявления, потому что находился в машинном зале. Это продолжалось, пока я не установил фильтр на сервере. Любое письмо, в теме которого содержалось слово «ланч» или «еда», копировалось на мой пейджер (сотовых телефонов тогда еще не было). Случалось, я успевал к угощению первым.
Теперь я получаю на сотовый телефон копии сообщений, в которых так или иначе упоминается еда или содержится слово «срочно», а также сообщений от шефа, от шефа моего шефа, от моих близких и от некоторых других важных персон. Это не только позволяет мне сосредоточиться на работе (мне не требуется постоянно проверять почту), но и гарантирует, что я не пропущу действительно важное сообщение.
Если ваш сервер предоставляет вам доступ к командной строке UNIX/Linux, вполне вероятно, что для фильтрации на сервере вы сможете использовать утилиту procmail (http://www.proc-mail.org). Я так люблю эту утилиту, что часто говорю коллегам: «Если вы не используете procmail, то работаете слишком много».
Некоторые почтовые серверы, работающие по протоколу IMAP4, реализуют фильтрацию на основе Sieve. Это открытый стандарт серверной фильтрации, ставший популярным благодаря серверу Cyrus IMAP для UNIX/Linux. В таком случае можно с помощью любого клиента обновлять фильтры на любом сервере, удовлетворяющем требованиям IETF RFC 3028 (http://www.ietf.org/rfc/rfc3028.txt). Адрес домашней страницы Sieve: http://www.cy-rusoft.com/sieve/.
Удаление
Все мы получаем письма, которые можно удалить сразу по прочтении. Это письма, не требующие от нас никаких действий. В эту категорию часто попадают отправленные мне копии писем, адресованных другим людям, а также письма, подтверждающие получение сообщения от меня.
Я получаю огромное количество писем, автоматически сгенерированных различными системами. Request Tracker от Best Practical отправляет мне копии сообщений о любых изменениях в запросах в определенных категориях очередей. Это позволяет мне следить за тем, что происходит с запросами. Если от меня не требуется оперативное вмешательство, я читаю и удаляю такие сообщения.
Сохранение
Я стараюсь хранить как можно меньше почтовых сообщений. Я знаю многих, кто хранит все полученные сообщения. Они заводят пятьсот папок и по несколько минут размышляют, в какую из них лучше всего поместить то или иное письмо. Мой девиз: «Сомневаешься – выбрасывай!» Если через несколько дней я пойму, что мне нужна эта информация, я смогу отыскать ее в папке Удаленные. Если информация понадобится мне значительно позже, я обращусь к первоисточнику или найду крохобора, который распыляет время, сохраняя каждое полученное письмо.
Некоторые настраивают фильтр так, что копия каждого входящего письма (кроме рассылок) сохраняется в архивной папке. Это позволяет им безболезненно удалять все сообщения. Если впоследствии окажется, что удалено нечто важное, в архиве найдется копия. Я полагаю, что по мере удешевления места на жестких дисках популярность этой меры будет расти. Когда-нибудь в почтовых программах появятся специальные возможности, упрощающие подобный подход.
♠ У архивирования всей электронной почты есть юридические аспекты. Выясните правила хранения почты, принятые в вашей фирме.
Почта, которую я сохраняю, распределяется по двум папкам: Сохраненные и Финансы. Все финансовые документы я сохраняю во второй папке, а остальные письма – в первой. Раньше у меня была тысяча папок на все случаи жизни. Оказалось, что прокрутка их списка отнимает больше времени, чем заслуживают письма в них. Теперь, если мне нужно старое письмо, оно находится либо в папке Сохраненные, либо в папке Финансы.
Ответ и удаление
Если письмо требует ответа, на него следует отвечать немедленно, чтобы не заставлять человека ждать.
Проблема в том, что иногда ответ на письмо требует много времени, которого у меня в данный момент нет. В таком случае, чтобы письмо не потерялось, я переношу его туда, где веду список текущих дел. После этого я могу удалить письмо из папки Входящие.
Например, я обычно отвечаю отправителю: «Я занес Ваше письмо в список дел и отправлю Вам более полный ответ до [дата]». Затем я пересылаю письмо в нашу систему регистрации клиентских запросов.
Система наподобие RT от Best Practical (http://bestpractical.com) позволяет вам сделать это за один шаг. Просто перешлите все письмо (включая вложенные файлы) отправителю, а копию отправьте по адресу системы, которая зарегистрирует новый клиентский запрос. В начало письма добавьте примерно такой текст: «Здравствуйте! Я получил Ваше письмо. Я отвечу Вам до [дата]».
Папка «Перья»
Кроме папок Сохраненные и Финансы, у меня есть папка Перья.
Если кто-то меня похвалил, то это очередное «перо мне на шляпу». Поэтому все благодарственные или хвалебные письма я сохраняю в этой папке. Если мой день не задался, я перечитываю эти письма, чтобы поднять себе настроение.
А еще эта папка помогает мне писать годовой отчет.
И порядок.
Иногда удобнее записать запрос в органайзер и отправить человеку письмо с обещанием ответить позже.
Как бы то ни было, письмо обработано, и больше его не нужно хранить.
(Если у вас нет системы регистрации запросов, я настоятельно рекомендую вам присвоить наивысший приоритет задаче по ее установке. Некоторые очень хорошие системы, включая вышеупомянутую RT, распространяются бесплатно.)
Раньше я полагал, что отвечать на каждое электронное письмо приходится из вежливости. Я сказал «вежливость»? Я думал, это моя обязанность! Теперь я отвечаю на очень небольшой процент писем. Если кто-то присылает мне анекдот, я не отвечаю: «Спасибо, это смешно». Тем более, я не отвечаю: «Черт возьми, я выхожу в Интернет с 1987 года и читал эту шутку миллион раз». Я просто удаляю письмо и перехожу к следующему.
Конечно, если на письмо необходимо ответить, это совсем другое дело. В таком случае я отправляю его обратно с лаконичным ответом. Включая оригинальное письмо в ответное, я избавляю себя от необходимости объяснять контекст. Жизнь слишком коротка, чтобы писать длинные письма.
Переадресация (пересылка) и удаление
Бывает, что запрос, содержащийся в письме, следует переадресовать кому-то другому. Переадресуя письмо, я всегда посылаю отправителю копию, чтобы он знал, кому я переадресовал его запрос. Иногда я заношу запрос в список дел в органайзере, чтобы отследить его выполнение к определенному дню. Это позволяет мне остаться в теме и убедиться, что запрос не затерялся.
В некоторых случаях нет необходимости отслеживать реакцию на переадресованные письма – например, если я переадресую письмо шефу или коллегам, чтобы они были в курсе дел. Я также не отвечаю на письма, распространяющие в Интернете «свежие» шутки, например историю о семилетнем английском мальчике по имени Крэйг Шерголд, который хотел попасть в Книгу рекордов Гиннеса, собрав самую большую коллекцию открыток. Это просто городской фольклор.
Выполнение запроса и удаление
Важные запросы или запросы, требующие мало времени, следует выполнять немедленно. Как правило, это запросы от шефа или несложные просьбы клиентов, которые быстрее выполнить, чем занести в систему регистрации или органайзер. Если какое-то дело требует меньше двух минут, легче сразу сделать его, чем записать и сделать позже.
Приступайте, не медля
В описанной системе самое трудное – начать. Если у вас 2000 входящих писем, моя система покажется вам чем-то из области фантазии.
Что я рекомендую? Забыть о действительно старых письмах и двигаться дальше.
В некоторых почтовых клиентах есть специальные возможности архивирования. Впрочем, нет ничего проще, чем самому создать папку с именем СтарыеПисъма-2005-11-19 (или какое у вас число на календаре?) и перенести в нее все письма, полученные на данный момент.
Теперь ваша папка Входящие пуста, а если вам понадобится что-то из архива, то он всегда под рукой.
Если же вы целый год не трогали ту папку, перепишите ее на CD-ROM, удалите, в общем, сделайте, что хотите, но уберите ее из почтового ящика. Если вы не открывали папку в течение года, маловероятно, что вы ее когда-нибудь откроете. Ваш почтовый клиент будет работать быстрее, потому что ему больше не нужно будет поддерживать такой огромный указатель.
Я мечтаю, чтобы кто-нибудь написал программу, которая ищет все электронные письма, лежащие в ящике больше года, и переносит их на CD-ROM. А еще я мечтаю о Java-апплете, который позволил бы мне выполнять поиск среди этих сохраненных писем и восстанавливать указанные письма в почтовом клиенте. К сожалению, таких программ нет. Я даже придумал, как назвать такую технологию: «Маринованная электронная почта» (как консервы). Если вы напишете подобную программу, можете взять для нее это название – дарю.
Вам кажется, что невозможно вот так сразу выбросить две тысячи писем?
Позвольте спросить вас, а когда они будут обработаны?
В следующем месяце?
И как долго вы уже говорите «в следующем месяце»?
До того как мной была разработана методика, описанная ранее в этой главе, я без особого успеха пытался применять две другие:
• Обработка 100 случайно выбранных писем в день. Я думал, что если я каждый день буду обрабатывать и удалять по сто старых писем, то за месяц я очищу свой почтовый ящик. Однако писем в нем становилось все больше! Я не смог поддерживать этот процесс в течение целого месяца. Кроме того, обработка ста писем может потребовать около часа. То есть для завершения проекта должно потребоваться 20–30 часов – больше, чем половина недели. Я могу провести это время с большей пользой.
• Обработка писем по отправителю. Другой метод, который я опробовал, заключался в обработке писем по отправителю. Я пытался разобраться со всеми письмами от конкретного человека. В результате я породил поток писем типа «Вам это все еще надо?», «Как насчет этого?» и «Я наконец-то прочитал этот анекдот, спасибо, очень смешно». В конце концов я разобрался с этим отправителем навсегда… или до следующего раза, когда я соберусь терять время на электронной почте.
Метод обработки писем по отправителю хотя и провалился, имел определенное преимущество перед методом обработки ста писем день. Он включал в себя расстановку приоритетов. Я мог выбирать самых важных для меня людей, а не просматривать письма случайных отправителей.
И все же давайте посмотрим правде в глаза. Если у вас в почтовом ящике 1000 (или около того) писем, полагаю, вы должны признать, что на самом деле не обработаете их никогда.
К сожалению, это так.
По себе знаю, что признать это очень трудно. Но однажды я взглянул на самые старые письма из этой огромной кучи и осознал, что некоторым из них больше пяти лет – это письма из другой эпохи.
Если вы ответите на подобное письмо, человек подумает, что вы сошли с ума или что ваш ответ долго блуждал по Интернету. Некоторые отпускают шутки насчет путешествия во времени.
Что могло произойти в худшем случае? Если бы письмо было действительно важным, вы получили бы еще одно на эту тему или у вас возникли бы какие-нибудь проблемы. Непомерные почтовые ящики заполнены письмами, которые, в сущности, мертвы.
Итак, если вы никогда не обработаете эти письма, что мешает вам перенести их в архив и забыть о них? Без всех этих сообщений, съедающих память и другие ресурсы, ваш почтовый клиент будет быстрее работать. И запускаться он будет быстрее.
Резюме
• Большинство системных администраторов получает больше электронных писем, чем они могут обработать. Если вы не управляете своей электронной почтой, она начинает управлять вами. Возьмите контроль над электронной почтой в свои руки, и это будет огромным шагом на пути к полному контролю над вашим временем.
• Папка Входящие – неудачное место для ведения списка дел.
• В идеале папка Входящие должна быть пустой. Поэтому все ваши действия с очередным поступившим письмом должны завершаться либо удалением этого письма, либо сохранением его в другой папке. Для достижения этого идеала я предлагаю вам метод, подразумевающий обработку каждого письма с помощью одной из следующих операций: фильтрация, удаление без чтения, чтение и выполнение какого-то действия, выполнение запроса и удаление письма.
• Фильтрация. Пользуйтесь программной фильтрацией для предварительной обработки электронной почты и автоматизации многих задач.
• Удаление без чтения. Некоторые типы писем можно спокойно удалять, не читая.
• Чтение и выполнение действия. Если письмо требуется прочитать, переслать, зарегистрировать (в органайзере или системе регистрации запросов) или сохранить в определенной папке, выполните требуемое действие и удалите письмо из папки Входящие. Не позволяйте ему там залеживаться.
• Выполнение запроса и удаление письма. Если содержащийся в письме запрос требует нескольких минут, выполните его тут же и удалите письмо.
• Если вы задумали разгрести кучу писем, скопившихся на данный момент, я рекомендую вам сохранить ее где-нибудь и забыть о ней. Если бы какое-то из этих писем содержало действительно важную информацию, она дошла бы до вас иным путем. Электронная почта эфемерна. Чем старше письмо, тем меньшую ценность оно представляет.
11
Исключение непроизводительных затрат времени
Эта глава поможет вам распознать причины непроизводительных затрат времени. В ней также предлагаются способы исключения этих затрат.
Позвольте, я немного расскажу о себе. Я обожаю читать новости Usenet (NetNews). Я могу читать доски объявлений часами. До появления Всемирной паутины Usenet занимал большую часть времени, проведенного мной в Интернете. Если бы не было Usenet, я бы учился на одни пятерки. Чертов Usenet!
В свою защиту скажу, что я был весьма прилежным читателем новостей. Я регулярно обновлял версии NewsReader в постоянной надежде получить ту, что позволила бы мне читать больше статей за меньшее время. Я даже проводил контрольные замеры.
Вы не поверите, с какой скоростью я читал статьи. Серьезно – другие фанаты новостей смотрели на меня с завистью и спрашивали, как это мне удается.
В один прекрасный день я оптимизировал этот процесс самым радикальным образом. Я решил вовсе прекратить чтение групп новостей. Выигрыш составил два часа ежедневно.
Самым эффективным способом оптимизации любого процесса является отказ от процесса. Лучше исключить процесс, чем автоматизировать его. (А если вы обязаны его автоматизировать, читайте главу 13).
Проблема в том, чтобы распознать, что стоит, а что не стоит исключать.
Что такое непроизводительные затраты времени?
Я определяю непроизводительные затраты времени как деятельность с низким соотношением полезного результата к затраченному времени.
Всякая деятельность имеет какой-то полезный результат. Если вы пять часов подряд играли в компьютерную игру, то полезным результатом будет полученное вами удовольствие. Однако большую ценность для вас могут представлять другие полезные результаты. Например, если вы те же пять часов будете заниматься ремонтом в квартире, чтобы повысить качество своей жизни, полезный результат окажется более долговременным, чем уничтожение миллиона врагов, состоящих из разноцветных пикселей.
Причины затрат времени на работе могут быть самыми разными: телефонные разговоры с чересчур болтливыми собеседниками; неэффективно организованные процессы; ожидание друзей-коллег, с которыми вы ходите обедать, чтобы наконец-то отправиться в столовую.
Как избежать соблазнительных затрат времени
Против некоторых видов непроизводительных затрат времени просто невозможно устоять. Здесь все сводится к правилу «знай меру». Короткая беседа у автомата с газировкой прервет монотонный рабочий день, позволяя вам вернуться на место с ощущением передышки. А вот о многочасовой беседе на тему, не связанную с работой, этого не скажешь.
В том-то и проблема, что меру трудно соблюсти. Оскар Уайльд сказал: «Я могу устоять против чего угодно, кроме искушения». Трудно сказать себе «Я всего минутку поиграю в компьютерную игру» или «Я только просмотрю темы электронных писем и прочитаю лишь самые важные». Вскоре вы уже удаляете спам, отвечаете на запросы, а потом вы смотрите на часы, и оказывается, что прошло несколько часов!
Как же быть?
Я могу избежать соблазна, если установлю для себя правила и заклинания (см. главу 3) и затем найду способ претворять их в жизнь.
Было бы неплохо, если бы наш мозг каждые пять минут задавал себе вопрос: «А какая польза от того, чем я сейчас занимаюсь?» Это помогло бы нам распознать, что мы втянулись в непроизводительную трату времени, и прервать это занятие. К сожалению, мы устроены иначе.
Я обнаружил, что лучше установить для себя некоторые правила. Например: «Когда зазвонит будильник, я перестану играть в эту игру». У меня дома есть старый кухонный таймер с громким сигналом. Чтобы остановить его дребезжание, требуются обе руки (одна – чтобы придерживать таймер, другая – чтобы вернуть стрелку на ноль). Я не могу просто хлопнуть по кнопке и вернуться к игре. (А еще я в восторге от этого парадокса: окружить себя высокими технологиями, но пользоваться допотопным таймером!)
На работе я выглядел бы глупо, постоянно выключая механический таймер, да и коллег беспокоил бы его звон. Поэтому я пользуюсь другими сигнализаторами, например iCal.
Правило: устанавливайте таймер прежде, чем отвлечетесь «только на минутку».
Вообще, я заметил, что работаю продуктивнее, когда дверь в мой кабинет закрыта (меньше прерываний и шума), тем не менее порой присутствие в моем кабинете коллеги облегчает борьбу с искушениями.
Ничто так не облегчает борьбу с искушением, как правильное воспитание, устойчивая система ценностей и… свидетели.
– Франклин Джонс
Совместная работа с коллегой над одним проектом помогает оставаться сосредоточенным. Во-первых, если меня отрывают от работы, у меня есть отговорка: «Извините, сейчас я работаю с таким-то. Не могли бы вы заглянуть попозже?» Однако более важная причина заключается в том, что я даже и не думаю об искушениях. Например, я не могу при коллеге проверить другой мой почтовый ящик, предназначенный для личных писем.
Распространенные причины непроизводительных затрат времени
Вот некоторые распространенные причины непроизводительных затрат рабочего времени и советы по борьбе с ними.
• Ненужные пункты в списке дел. У каждого в списке дел есть какое-то количество мусора. Покажите свой список дел шефу и посмотрите, не упадет ли он в обморок. Возможно, он вычеркнет некоторые пункты; возможно, он сам снимет некоторые вопросы. Не исключено, что в вашем списке есть ежедневно повторяющиеся пункты, о которых шеф и не подозревает. Однажды, когда я показал свой список шефу, он заметил, что в моем расписании ежедневно отводится 15 минут на проверку и устранение одной и той же проблемы. Вскоре он даже принял решение заменить неисправную систему!
• Слишком много подписок на рассылки. На сколько рассылок вы подписаны – на 10, 20, 100? Я ежемесячно отказываюсь от одной рассылки. Это повторяющийся пункт в моем списке дел, назначенный на первой число каждого месяца. Я заметил за собой, что на протяжении месяца я подписываюсь на рассылки, которые кажутся мне интересными. Если бы я регулярно не отказывался от подписок, то в конце концов был бы подписан на все существующие рассылки. (Советы по организации работы с электронной почтой приведены в главе 10.)
• Электронные доски объявлений, группы новостей и т. д. В большинстве таких систем отношение сигнал/шум столь невелико, что они редко имеют какую-то ценность для работы.
• Чаты. Я согласен с тем, что многие применяют IRC и интернет-пейджеры для более эффективной работы. Однако применение этих систем в нерабочих целях, по-видимому, приносит мало пользы, особенно в рабочее время.
• Коллеги, проходящие мимо. Я заметил, что коллеги, идущие по своим делам, с большей вероятностью остановятся около моего стола, чтобы поболтать, если я сижу лицом к двери. Пересядьте так, чтобы люди, проходящие по коридору, не могли поймать ваш взгляд.
• Торговые агенты и вербовщики. Раньше мне стоило огромного труда отвязаться от позвонившего торгового агента или вербовщика. Теперь я знаю, что секрет в том, чтобы сказать «Спасибо, меня это не интересует» и положить трубку. Только один раз за десять лет я таким образом отказался от разговора, от которого не следовало отказываться. Тот человек перезвонил мне еще раз.
• Работа вручную. Есть множество языков программирования, созданных специально для того, чтобы системным администраторам было легче автоматизировать свою работу. Самый распространенный из них – Perl. Набирают популярность Python и Ruby. Поищите книгу по какому-нибудь из этих языков в ближайшем магазине технической книги. Огромную помощь в автоматизации вашей работы окажет вам серия Cookbook (Книга рецептов) издательства O'Reilly. Вопросы автоматизации более подробно освещаются в главе 13.
Общение с коллегами
Вопреки распространенному мнению технари – очень общительные люди. Разговоры возле автомата с газировкой имеют определенное положительное влияние на рабочий процесс, но всему есть предел.
Однажды у меня был коллега, который любил разговаривать о политике и мог провести полдня, информируя о текущих событиях окружающих (которым он не давал и слова вставить). Пользы от участия в таких разговорах не было никакой, тем не менее они собирали немало людей. Я почти всегда был с ним не согласен и часто втягивался в дискуссию, потому что не хотел, чтобы его точка зрения оставалась неопровергнутой. Думаю, что и другие сотрудники, не согласные с ним, испытывали желание бросить работу и вступить в дебаты.
Увы, все эти разговоры были пустой тратой времени. Я даже не могу сказать, что они имели хоть какой-то положительный результат, потому что взгляды этого человека раздражали и отвлекали от работы. Я не мог положить этому конец, потому что не был его начальником, а никто из начальства, похоже, не считал происходящее большой проблемой. Но, по меньшей мере, я не должен был позволять себе втянуться в спор. В конце концов я научился распознавать ситуацию и либо переводить разговор на темы, связанные с работой, либо тихо уходить на рабочее место.
Подумайте о времени, потраченном вами на разговоры с коллегами о фильме «Властелин колец»; о новой книжке комиксов, которую собираются экранизировать; о том, что лучше – Emacs или vi (либо, к примеру, Windows или Linux), или о чем вы еще там болтали. Имели эти споры хоть какую-то ценность? Конечно, если вы не особо загружены работой, от разговоров с коллегами есть определенная польза. А если эти беседы длятся больше часа?
Думаю, многие даже не осознают, как много времени отнимает у них эта привычка. Задайтесь целью прохронометрировать следующий марафонский разговор о том, чем «Вавилон 5» лучше «Звездного пути». Вы будете удивлены, как трудно определить момент, когда вы включились в дискуссию. Вы будете не менее удивлены, осознав, сколько времени она продолжалась.
Будьте бдительны в отношении подобных разговоров. Научитесь улавливать грань, после которой они из краткого обмена впечатлениями превращаются в непроизводительную трату времени, и возвращайтесь к работе.
Непроизводительные совещания
Нередко оказывается, что мы участвуем в нескольких совещаниях подряд. В этом нет ничего плохого, если они делу на пользу, но вам следует научиться отличать совещания, на которых время тратится впустую.
Есть множество видов совещаний, но я предлагаю разбить их на два общих типа: статусные и рабочие. На статусных совещаниях люди просто отчитываются о том, как продвигается работа над их частью проекта. На рабочих решаются производственные вопросы.
Если на статусном совещании вы попытаетесь решить конкретную проблему, это будет непроизводительной тратой времени для каждого из участников. Если вопрос не может быть решен быстро, выберите момент, когда смогут встретиться все заинтересованные стороны, и не отнимайте время у остальных. Я заметил, что самым удачным моментом для этого является время сразу после окончания текущего совещания. Люди, не связанные с проблемой, могут покинуть зал, а те, кто должен ее решить, уже присутствуют, и нет необходимости согласовывать их рабочие графики.
Рассылая объявления о совещании, я всегда указываю, будет ли оно рабочим или статусным. Тогда люди знают, чего им следует ожидать, и находятся в соответствующем настроении. Кроме того, ведущему совещание будет легче пресечь посторонние разговоры, если они возникнут.
Как участник, я отдаю себе отчет, обернется ли совещание непроизводительной тратой времени. Если я приду вовремя, это существенно повысит эффективность совещания. Подготовившись (прочитав материалы по теме совещания), я не буду тормозить ход встречи. Если же материалы должен представить я, то рассылка копий участникам за день до совещания позволит лучше подготовиться им (а это означает, что я должен быть готов еще на день раньше.) Я всегда отправляю напоминание о совещании за 24 часа до его начала. Это сокращает число опоздавших и тех, кто вовсе не явился, понизив тем самым эффективность совещания.
Советы ведущим
• Всегда рассылайте по электронной почте напоминания о совещании за 24 часа до его начала.
• Укажите, будет ли совещание статусным или рабочим.
• Укажите точную дату совещания (например, «пятница, 2 декабря»), а не просто «завтра».
• Укажите время совещания. Если участники находятся в разных часовых поясах, укажите время и часовой пояс – не следует предполагать, что участникам известен ваш часовой пояс. А еще лучше укажите время для всех часовых поясов.
• Укажите URL документов, которые понадобятся участникам совещания. Даже если это третье совещание на одну и ту же тему, продолжайте указывать URL. (Вкладывайте сам текст документа в электронной письмо, только если у вас нет иного выбора или если у некоторых из участников нет доступа к вашей Wiki-системе.)
• Укажите повестку дня – простой список вопросов, которые предполагается обсудить.
• Появляйтесь за пять минут до начала совещания или заранее, если требуется установить аудио/видео оборудование.
• Если вы хотите, чтобы участники собрались вовремя, не указывайте время начала 14:00. Укажите 13:54. Люди придут, чтобы выяснить, почему совещание назначено на такое странное время.
