Текст книги "Тайм-менеджмент для системных администраторов"

Автор книги: Томас Лимончелли

сообщить о нарушении

Текущая страница: 10 (всего у книги 16 страниц)

Я не считаю циничным подход, при котором вы даете руководству именно то, что оно просит. Однако порой критерии оценивания вашего шефа непреднамеренно провоцируют его на плохую работу. Как-то раз мне довелось посетить некий отдел технической поддержки, начальник которого получал премию за снижение среднего времени проявления реакции на запрос клиента. (Вы уже поняли, к чему это приводило?) Сотрудники отдела хватали трубку после первого гудка (или быстро считывали запрос, поступивший в базу данных) и просили клиента подождать. Обслуживание не улучшалось, но работа коллектива удовлетворяла критериям. На следующий год руководство стало измерять производительность по среднему времени решения проблемы. Как вы могли догадаться, запросы закрывались довольно быстро независимо от того, были ли они удовлетворены в действительности. Типичный разговор с клиентом был таким: «Я закрою этот запрос; если мое предложение не поможет Вам решить проблему, перезвоните». И вновь клиенты оставались недовольными.

Если руководители управляют делами на основе одних только числовых показателей, но некомпетентны в создании показателей, стимулирующих желаемое поведение подчиненных, то таким руководителям следует либо научиться разрабатывать подходящие показатели, либо вовсе отказаться от их применения.

♥ Моему другу довелось работать в фирме-провайдере, где работа отдела продаж оценивалась по количеству заказанных Т1-подключений, а отмененные впоследствии заказы не учитывались. Начальник отдела призывал всех искать клиентов, которые бы заключали контракт и отменяли его, когда дело дошло до установки оборудования. Неэтично? На первый взгляд да. Однако прошло больше года, а руководство не изменило свой критерий. Значит, оно не считало, что есть какие-то проблемы. Начальник и сотрудники отдела радовались, получая кучу наград за соответствие целям своего руководства Разорился ли этот интернет-провайдер в конечном счете? Естественно. Интернет – самое подходящее место для разорения фирм с некомпетентным руководством.

Мой друг, спросив своего шефа о его целях, получил совершенно неожиданный ответ. Его шеф достиг предпенсионного возраста и хотел провести свой последний год тихо и без сюрпризов. Фактически речь шла о том, чтобы в течение следующего года работать поменьше, поскольку работа подразумевает появление новых проектов, а новые проекты – это новые риски. Шеф просто хотел дотянуть до пенсии. Мой друг понял, что у него есть три варианта: (1) отдохнуть год, (2) интенсивно работать, чтобы стать кандидатом на место шефа и (3) обновить свое резюме и начать поиски новой работы. Он выбрал первый вариант. Это был самый приятный его год в той фирме. Он провел его, посещая разнообразные курсы повышения квалификации и семинары. Обучение пошло ему впрок, и он получил место шефа, ушедшего на пенсию. Полагаю, в конце концов все сложилось удачно.

Если шеф увидит, что вы помогаете ему добиться успеха, перед вами откроется множество дверей. Шеф приложит больше усилий, помогая вам продвинуться по службе, вы все чаще будете первым получать предложения по участию во «вкусных» проектах и небольшие, но важные награды в виде нового оборудования. Естественно, это не помешает вам получать и более весомые повышения и премии. Важнее всего то, что благодарный шеф не забудет о вас, идя на повышение.

С этой точки зрения окончательным ориентиром в расстановке ваших приоритетов должен быть успех вашего шефа.

Действие является выражением приоритетов.

– Махатма Ганди

Резюме

• Если у вас много работы, расстановка приоритетов приобретает огромное значение. Правильные приоритеты еще более важны, если у вас физически не хватает времени на все дела. Если вы не очень загружены, годится любая схема расстановки приоритетов.

• Выполнение дел в порядке их следования в списке – хороший подход, когда дел немного. Поскольку более старые дела обычно «всплывают» к началу списка, вы их непременно выполните. Если вы не знаете, какое дело выполнять следующим, приступайте к следующему по порядку. Лучше выполнить первое дело в списке, чем терять время на размышления о том, какое из дел делать первым.

• Расстановка приоритетов в соответствии с ожиданиями клиентов подразумевает, что начинать следует с тех дел, которые, по мнению пользователей, занимают мало времени. Клиенты считают, что быстро должны выполняться те незначительные запросы, из-за которых задерживаются крупные проекты. Расставляя приоритеты по этой схеме, вы потратите столько же рабочего времени, сколько и при любой другой, а ваши клиенты будут довольны.

• Назначая одному из проектов наивысший приоритет, основывайте свой выбор на эффекте. Проект с максимальным эффектом, требующий значительных усилий для его завершения, полезнее для вас, чем более простой проект с малым эффектом.

• Запросам, исходящим от вашего шефа, следует назначить особый приоритет. Они нередко вызваны причинами, о которых вы и не подозреваете. Не допускайте, чтобы из-за вас задержался его более важный проект!

• Чтобы управлять своим шефом, вы должны делать три вещи: доводить до его сведения свои карьерные цели; делегировать наверх только те задачи, которые требуют применения его полномочий; понимать его цели и способствовать их достижению. Делая это, вы лучше согласуетесь со своим шефом, а он станет более гибко реагировать на ваши запросы, зная, что вы действуете в его интересах.

9

Как справиться со стрессом

У вас стресс? Ну, разумеется! Ведь вы – системный администратор!

Я не врач и не специалист по стрессу, но поделюсь с вами тем, что узнал за эти годы. Я подвержен стрессу – спросите любого, с кем я работал. Но, думается, сейчас я справляюсь с ним лучше, чем раньше.

В этой главе я расскажу о некоторых распространенных источниках стресса и о том, как с ними обращаться. Я дам несколько советов, как проводить свободное время, и расскажу о том, как я научился расслабляться. Эти советы я повторяю снова и снова как на лекциях, так и дружески беседуя с сослуживцами и коллегами-системными администраторами. По большей части это мои собственные выводы, а не результаты научных исследований. Не мудрствуя лукаво и не вдаваясь в излишние подробности, я дам вам некоторые полезные рекомендации и подскажу, где можно поискать дополнительную информацию.

Стресс – это напряжение, которое испытывают наше тело и психика при смене обстановки. Стресс бывает положительный и отрицательный. Положительный стресс связан с ожиданием чего-то хорошего и приятным волнением, стимулирует наше творчество, помогает нам победить в спортивном состязании или на выборах, позволяет достичь того, что раньше казалось невозможным. Отрицательный стресс разрушителен. Он приводит к сердечным заболеваниям, депрессии и ранней седине. Чтобы оставаться психически здоровым, важно уметь управлять стрессом.

Удивительно, но одна и та же ситуация может вызвать положительный стресс у одного человека и отрицательный у другого. Все зависит от нашего отношения к ситуации. Например, люди по-разному реагируют на комплименты начальства. Одним это приятно. Другие испытывают противоположные чувства. Они могут подумать: «Ох, теперь от меня всегда будут ждать каких-то достижений! Я не могу жить под давлением!» Или: «Он похвалил меня при всех. Теперь все меня ненавидят!» При этом возникает страх, что другие сотрудники могут оказаться ревнивыми и мстительными.

Стресс вызывают не события вокруг нас, а наша реакция на них. В том, что касается эффективного управления стрессом, мне очень помогли две книги «Feeling Good: The New Mood Therapy» (Как чувствовать себя хорошо: Новая терапия настроения), Collins, и «The Feeling Good Handbook» (Руководство по хорошему самочувствию), Plume. Эти книги многим помогли изменить свою жизнь.

Мы должны серьезно относиться к своему отдыху, чтобы извлечь из него максимум пользы. Мы должны сознательно планировать время на отдых и научиться не откладывать его. Это вопрос психической гигиены. Вы можете время от времени не чистить зубы, но в конечном счете это нанесет вред вашему здоровью. Аналогичным образом вы можете время от времени забывать о психической гигиене, но в долгосрочной перспективе это обернется проблемами. Чем больше вы практикуетесь в разумной организации отдыха, тем лучше у вас это получается.

Все курильщики, которых я знаю, не выглядят особо утомленными на работе. Думаю, никотин тут ни при чем. Все дело в том, что каждые два часа они выходят на улицу (у нас не разрешается курить в помещении фирмы). Это прерывает их рабочий день. Когда накопился стресс, они выходят на улицу. Я не призываю к курению, но настоятельно рекомендую вам каждые два часа выходить на улицу, чтобы размяться и посмотреть вокруг.

Перегруженность и конфликтующие указания

Работая системным администратором, я заметил, что для меня самыми сильными источниками стресса являются ощущение перегруженности работой и противоречивые указания начальства.

Почувствовав перегрузку, я вспоминаю о приемах ведения списка дел, описанных в главе 5. Я запираю дверь рабочей комнаты (или прячусь в конференц-зале), чтобы мне никто не мешал, и применяю систему Цикл. Вскоре я обнаруживаю, что ощущение перегруженности возникло из-за того, что я пропустил какие-то шаги. Я прохожу через все законы и планирую остаток дня, перенося отдельные пункты списка на следующий день, и т. д. В результате я чувствую себя лучше, поскольку все дела в моем списке так или иначе обработаны.

Когда я действительно перегружен, этот метод не помогает, и мне приходится переходить на уровень выше, то есть обращаться к шефу. Хороший шеф всегда поможет вам расставить приоритеты, если вы перегружены работой. Признание в перегруженности – не проявление слабости. Просьба о помощи – признак силы. Чтобы попросить помощи, придется набраться мужества, а еще больше его нужно, чтобы последовать полученному совету.

Если шеф находится вне пределов досягаемости, вам поможет кто угодно. Расскажите обо всем кому-нибудь – это позволит вам справиться со стрессом. Может, вы и не получите никакого совета, зато, по крайней мере, выговоритесь. Это уже половина дела. Если вас выслушали, ваше настроение улучшится. Правда, обычно какой-то совет все же дают или помогают как-то по-другому забыть о неприятностях. Мне от этого всегда становится легче.

Сам процесс изложения проблемы собеседнику помогает нам решить эту проблему. Вы замечали, что решение проблемы нередко приходит на ум, когда вы пытаетесь рассказать о ней кому-то другому? В жизни полно ситуаций, когда вы говорите собеседнику: «Тут возникла одна проблема. Если я…» и вдруг ясно видите решение и понимаете, что можно не продолжать фразу. Это случается сплошь и рядом.

В книге «The Practice of Programming» (Практическое программирование), Addison Wesley, приводится история об одном сотруднике Bell Labs, который славился умением помогать коллегам в решении сложных технических проблем. К сожалению, он не каждый раз мог оторваться от работы, чтобы выслушать того, кто обратился к нему за помощью, поэтому держал в кабинете игрушечного медвежонка. Если этот человек был очень занят, он просто говорил пришедшему: «Расскажите все мишке». Этот прием срабатывал превосходно. Вскоре герой истории заметил, что люди, заходя в его кабинет, направляются прямиком к медвежонку.

Понять, что у вас стресс и что вам нужно взять паузу и прибегнуть к описанным приемам, не так-то просто. Испытывая сильный стресс, я не могу осознать, что пора прекратить работу и заняться снятием стресса. Как-то я договорился с одним коллегой обозначить неким кодовым словом фразу: «Ты сейчас в таком сильном стрессе, что даже сам этого не замечаешь». Это кодовое слово можно было произносить при посторонних без тени смущения. Он говорил это слово мне, а я ему. Очень помогало.

Получение противоречивых указаний начальства – еще один распространенный источник стресса у системных администраторов. Нередко у системного администратора два руководителя, которые по-разному расставляют приоритеты. Вы пытаетесь выполнить все указания, и это удается, пока вы не перегружены работой.

В идеальном случае можно было бы свести обоих шефов и позволить им разобраться друг с другом. К сожалению, это не всегда возможно. Если вам такое удастся, постарайтесь убедить своих начальников записать для вас систему приоритетов, чтобы вы могли обратиться к этому документу при очередном конфликте задач. А если вы вынуждены заглядывать в этот «Договор о мирном сосуществовании» слишком часто, возможно, потребуется какой-то организационный сдвиг, в корне пресекающий эту проблему. Вы также можете договориться с тем шефом из двух, который вам больше нравится, что будете выполнять исключительно его указания.

Невозможность разрешения подобного конфликта – одна из самых распространенных причин ухода системных администраторов с такого места работы. В сущности, это действительно серьезно. Быть может, вы лучше всего справитесь со стрессом, обновив свое резюме и раскрыв газету на разделе объявлений о вакансиях.

Сон как средство от стресса

Правильный режим сна снимает многие проблемы. Потребность в сне у каждого человека своя. Если вы спите сколько нужно, это позволяет вам лучше справиться со стрессом.

В особенно тяжелую неделю лишний час сна заметно помогает мне противостоять стрессу. Я лучше себя чувствую, более спокоен и легче общаюсь с другими.

Проблема в том, что найти лишний час для сна не так-то просто. Как правило, мы не можем вставать на час позже, значит, единственный вариант – ложиться на час раньше. Это нелегко! Так много хороших телепередач, книг, форумов и сайтов в Интернете, компьютерных игр и т. д.

Я не могу лечь спать пораньше без посторонней помощи. Я прошу своих близких помочь мне (то есть заставить меня сделать это). Если вы живете один, пусть вам позвонит друг и велит вам ложиться. Или поставьте будильник, чтобы он напомнил вам, что пора спать.

Я не могу лечь в кровать на час раньше просто так. Это целая процедура. Чтобы подготовиться ко сну, я должен оставить все дела за полчаса до сна. Мне довольно трудно ничего не делать, но обычно я достигаю такого состояния минут за пятнадцать. Я включаю мысленный таймер с обратным отсчетом. При Т-120 я прекращаю есть и пить. При Т-30 я умываюсь. При Т-15 я начинаю бездельничать. При Т-0 я выключаю свет и ложусь в кровать. При Т+5 я… хррр…

Отпуск

Позвольте мне открыть вам маленький секрет, касающийся отпуска.

Работодатель предоставляет вам отпуск не из благотворительности и не из хорошего отношения лично к вам.

Он делает это, потому что с вами трудно работать, когда вы в состоянии стресса. А если не смягчать формулировку, то, откладывая отпуск, вы превращаетесь в головную боль для своих коллег, и с вами никто не хочет иметь дело. Вы раздражительны, непонятливы и упрямы. ТАК ВОЗЬМИТЕ ОТПУСК, ЧЕРТ ПОБЕРИ!

Простите за грубость, это для вашей же пользы.

Удачный отпуск настолько освобождает от работы ваш мозг, что он может отдохнуть. На то, чтобы забыть о работе в достаточной степени и полностью перейти в режим отдыха, может уйти несколько дней. Только после этого ваш организм начнет самовосстанавливаться. Мне нужно как минимум три дня для перехода в режим отдыха и затем не меньше шести дней, чтобы почувствовать себя свежим. Добавьте пару дней на дорогу и день на то, чтобы втянуться в повседневную жизнь, и вы получите 12–14 дней, необходимых для полноценного отпуска. В любом случае вам потребуется не меньше.

Рассмотрим некоторые распространенные ошибки, допускаемые системными администраторами в отношении отпуска:

• Использование незапланированного отпуска для выполнения мелких дел по дому и т. д. Это не отпуск. Это использование времени отпуска, но оно не имеет отношения к отдыху. Делайте домашние дела вместо того, чтобы сидеть за компьютером, или придите на работу пораньше и отпроситесь с работы на час-другой для личных дел.

• Присоединение отгула к выходным. Это немного напоминает отпуск, но здесь отсутствует период перехода в режим отдыха. К тому же когда я пытался так поступить, у меня всегда оставались невыполненные дела, которые я планировал на выходные. Это порождает еще больший стресс. Серия подобных удлиненных уикэндов тоже не имеет эффекта.

• Проверка электронной почты каждые несколько часов во время отпуска. Беря в отпуск ноутбук и проверяя электронную почту, вы не сможете отдохнуть. Каждый раз, проверяя почту, вы переводите мозг в рабочий режим, и вам потребуется три дня для возвращения в режим отдыха. Большинство отелей предоставляет за небольшую плату доступ в Интернет. Я предпочел бы отель, где мне за небольшую плату гарантируют полную невозможность доступа в Интернет.

Не проверять электронную почту трудно. Очень трудно. Отправляясь в отпуск, я непременно отключаю себе доступ к виртуальной частной сети, иначе мне не удержаться от проверки электронной почты. Это как болезнь.

В первые несколько дней отпуска я обычно продолжаю думать о работе. Я заметил за собой, что если не удается избавиться от этих мыслей, мне нужно записать их в расчете вернуться к этим записям, выйдя из отпуска. В противном случае я буду стараться не забыть их и, следовательно, не смогу выкинуть их из головы.

Я слышал, как некоторые системные администраторы хвастались тем, что не берут отпуск: «Эта фирма без меня не выживет! Я горжусь тем, что у меня не было отпуска несколько лет». Для меня подобное заявление – повод для беспокойства. Как менеджер, я опасаюсь, что у системного администратора разовьется комплекс мученика. Человек с комплексом мученика полагает, что все у него в долгу, поскольку он платит такую высокую цену за то, чтобы в фирме все было в порядке. С таким человеком становится невозможно работать. Я заметил, что сотрудник в этой ситуации в конце концов начинает чувствовать себя заваленным работой, загнанным в угол и не способен найти выход. Человек с подобными настроениями, как правило, увольняется, причем неожиданно. В результате я теряю технически одаренного специалиста, которого некем заменить.

♥ Я меньше чувствую себя загнанным в угол, если могу уйти с работы легко и без мук совести. Этому весьма способствует правильное ведение документации. В главе 12 рассказывается, как облегчить документирование процессов.

С деловой точки зрения у большого отпуска есть еще одно достоинство: он позволяет определить, где заканчивается ваша зона действия и/или насколько удачно ведется ваша документация. Хороший системный администратор исходит из предположения, что завтра его может сбить грузовик, а фирма должна остаться на плаву и без него. Большой отпуск позволяет проверить эту теорию без вреда для здоровья.

Вот несколько моих советов по поводу ухода в отпуск:

• За две недели до отпуска выясните, какие ваши функции должны быть переданы другому сотруднику, и потратьте достаточно времени на его обучение.

• За неделю до отпуска убедитесь, что коллега, который будет вас замещать, способен выполнять ваши обязанности, не задавая вопросов.

• За день до отпуска не делайте ничего как системный администратор. Не вносите изменения, которые трудно или невозможно исправить. Если искушение велико, отвлекитесь на что-нибудь. Например, составляйте документацию.

• Вернувшись из отпуска, проверьте, какие сбои произошли в ваше отсутствие. Как правило, оказывается, что какая-то часть системы отказала и фирме пришлось обходиться без нее до вашего возвращения. Почему произошел отказ? Что нужно было задокументировать?

Возможно, вы возразите: «Но разве я смогу научить кого-нибудь всему, что знаю?» А вы и не должны это делать. Ему достаточно знать столько, сколько требуется, чтобы фирма продержалась без вас неделю или две. Например, пусть в ваши обязанности входит генерирование некоторой отчетной документации каждую неделю. Сотрудник, который вас будет замещать, не обязан уметь создавать новые шаблоны отчетов. Ему достаточно уметь генерировать отчеты по имеющимся шаблонам. Если понадобится новая форма отчета, она может подождать до вашего возвращения. В самом крайнем случае ваши коллеги распечатают несколько отчетов и с помощью ножниц и клея сконструируют бумажку необходимого формата. (В действительности человек, требующий отчет, отнесется к ситуации с пониманием, потому что сам периодически уходит в отпуск.)

Рассмотрим еще пример. Вы отвечаете за создание резервных копий. Сотрудник, остающийся за вас, должен уметь выполнять ежедневное копирование и восстанавливать удаленный файл или каталог. Ему не нужно знать, как добавить в план копирования новый том или как реорганизовать план. Маловероятно, чтобы без вас в системе появился новый диск, а если кого-то из руководства осенит блестящая мысль о новом плане копирования, реализацию этого плана вполне можно будет отложить на неделю. Конечно, если произойдет катастрофический сбой и RAID или другая система восстановления будет не в состоянии спасти данные, вам придется прервать отпуск, но так ли часто это случается? (А если подобная авария чревата ежедневными миллионными убытками, то почему в этой фирме восстанавливать утраченные данные умеет только один сотрудник? Но я отвлекся…)

Когда другой сотрудник уже научился замещать вас, вы должны скоординировать свои отпуска, чтобы они не пришлись на одно время. Это нормальная рабочая практика. В большинстве известных мне фирм директор согласует свой отпуск с главным бухгалтером, а главный инженер – со своим непосредственным руководителем. Мы играем не менее важную роль и должны поступать так же.

Йога, медитация и массаж

В юности у меня были своеобразные заблуждения по поводу йоги, медитации и массажа. Я считал их странными и не заслуживающими внимания. Как я ошибался! Это прекрасные методы снятия телесного и умственного напряжения. Они являются важной частью хорошей программы релаксации и борьбы со стрессом, позволяющей поддерживать высокий уровень психического здоровья.

Прежде чем продолжать, я должен побороть смущение и рассказать о своих заблуждениях относительно йоги, медитации и массажа:

• Йога. Мне казалось, что йога – это экзотический комплекс упражнений для развития гибкости. Я с детства был не в ладах с гимнастикой и считал, что никогда не достигну гибкости, поэтому я игнорировал йогу. В самом деле, зачем моему телу быть гибким?

• Медитация. Я полагал, что медитация является религиозным ритуалом. Она не имела отношения к религии, которую я исповедовал, поэтому я закрывал на нее глаза (или правильнее будет сказать, я закрывал свой третий глаз?)

• Массаж. У меня были противоречивые и неверные представления о массаже. Во-первых, я считал, что это прихоть чудаковатых богачей. Я не был богат, и массаж меня не интересовал. Во-вторых, еще в детстве я видел Питера Селлерса (Peter Sellers) в роли массажиста в «Маппет-шоу». Он скручивал тело Кермита самым невероятным образом. Я не видел смысла кому бы то ни было подвергать себя такой процедуре.

Забавно, как долго мы находимся под влиянием детских впечатлений.

Когда мне было около двадцати пяти, я записался в группу релаксации. Мы занимались раз в неделю в течение восьми недель. Я бы не пошел в эту группу, если бы заранее знал, что в ней меня будут обучать йоге, медитации и массажу. Повторяю, я считал эти занятия странными и не интересовался ими. Как я ошибался!

В основе занятий лежала идея о том, что следует испробовать различные методы релаксации. Не предполагалось, что все они понравятся каждому из нас. Однако осознав, что какой-то метод вам подходит, вы могли изучить его глубже. Что-то вроде любимого блюда для каждого постоянного посетителя ресторанчика.

Итак, вот что я узнал:

• Йога. Йога – это древний способ достижения телесного расслабления. Принимая различные позы и оставаясь в них, вы расслабляете части тела. Мышцы расслабляются. Когда это происходит, расслабляется психика. Кто бы мог подумать?

• Медитация. Медитация – это целенаправленное успокоение психики. Если вам удается перекрыть все посторонние раздражители и мысли, ваш мозг расслабляется, а вслед за ним и тело. Чем выше ваше мастерство, тем более удивительные результаты вы получаете. Боже мой, как я ошибался прежде!

• Массаж. Массаж – это физическое манипулирование мышцами с целью их расслабления. Я испытываю боли в спине, и для меня было неожиданностью узнать, что это не спина болит, а мышцы спины так напряжены, что болят. Они не расслабляются из-за боли, а из-за их напряжения я чувствую боль. В результате процесс поддерживает сам себя. Массаж заставляет мышцы расслабиться и переводит их в спокойное состояние. Я заметил, что ежемесячный массаж предотвращает излишнее напряжение мышц спины (как ежемесячная перезагрузка серверов Windows позволяет им долго сохранять работоспособность).

Я привожу здесь эти сведения потому, что вы, вполне возможно, пренебрегаете йогой, медитацией и массажем по незнанию. Я предлагаю вам изучить эти методики. Только испробовав их на себе, вы сможете понять, подходят ли они вам. Скорее всего, не все они вам подойдут. Но будет достаточно, если вам поможет хотя бы одна.

В США достаточно центров, предлагающих подобную подготовку. Обычно они размещают рекламу в каталогах, посвященных здоровому образу жизни, которые вы можете найти в ближайшем магазине, торгующем натуральными продуктами. Центры, подобные Институту Омега в Райнбеке, штат Нью-Йорк (недалеко от Вудстока) (http://www.eomega.com), предлагают вводные занятия по выходным, что может послужить прекрасным началом. Ваше местное отделение YMCA (Young Men's Christian Association, Христианский союз молодых людей), институт культурных программ или институт образования взрослых тоже могут предлагать подобные программы. Поспрашивайте окружающих.

Резюме

• Системное администрирование– работа, сопряженная со стрессом. Следовательно, умение справиться со стрессом должно входить в число ваших профессиональных навыков.

• Нередко самыми сильными источниками стресса являются ощущение перегруженности работой или конфликтующие указания от нескольких начальников, по-разному расставляющих приоритеты.

• Справиться с ощущением перегруженности хорошо помогает технология тайм-менеджмента, особенно система Цикл.

• Проблему стресса, вызванного конфликтующими приоритетами, следует пресекать в корне. Для этого необходимо провести переговоры с источниками конфликта или свести заинтересованные стороны для диалога.

• Релаксацией можно управлять, и этому надо учиться. Вам следует выделить в своем графике время для целенаправленной релаксации с помощью йоги, медитации, массажа или аналогичных методов.

• Вы должны научиться приемам релаксации, чтобы достичь положительных результатов. Вы должны запланировать сознательную релаксацию, так же как планируете замену масла в машине.

• Отпуск – это не подарок вам от работодателя. Это часть вашего режима релаксации и программы снятия стресса. Вы уходите в отпуск, чтобы поддержать свое психическое здоровье. Отказаться от очередного отпуска – все равно, что отказаться от очередной чистки зубов. Вам может казаться, что на этот раз в отпуск можно не уходить, но в конечном счете это ударит по вашему здоровью. Если вы растратите время отпуска на повседневные домашние дела, такой отпуск не поможет вам справиться со стрессом.

• Я не люблю каркать, но хороший сисадмин допускает, что если его завтра собьет грузовик, фирма сможет продолжить работать и без него. Большой отпуск – прекрасный способ без ущерба для здоровья протестировать план замещения системного администратора и качество документации. Возможно, вам удастся найти и устранить пробелы в плане замещения, когда вы вернетесь из одно– или двухнедельного отпуска.

• Устройте себе перерыв. Глубоко вздохните. Никто не говорил, покидая этот мир: «Как жаль, что я провел на работе так мало времени». Расслабьтесь, все это только нули и единицы.

10

Управление электронной почтой

Наша манера обрабатывать электронную почту может много рассказать о том, как мы управляем своим временем. Многие системные администраторы идут на поводу у электронной почты, а не управляют ею. В этой главе обсуждается, как следует и как не следует обращаться с электронной почтой. Я предлагаю улучшенную технологию обработки электронной почты, описываю, как разобраться со старыми письмами, которые у вас, возможно, накопились, и касаюсь других вопросов, относящихся к электронной почте.

Обработка вашей электронной почты

Программа чтения электронной почты не очень хороший инструмент тайм-менеджмента. В этом быстро убедятся те, кто попробует одновременно работать с папкой входящих писем и списком дел. Пару дней все работает прекрасно, но затем вы вдруг получаете много писем, и ваш метод с треском проваливается. Письма перемешиваются со списком дел, и нет никакой возможности расставить приоритеты и справиться с происходящим.

Моя первая рекомендация: ваш почтовый ящик должен быть пуст.

Чтобы ящик был пустым, вам понадобится разработать инструкцию о том, как поступать с каждым пришедшим письмом. В любом случае последним в инструкции должен быть пункт «удалить письмо», иначе ваш почтовый ящик станет заполняться. Если вы не удалите новое письмо вскоре после его получения, вам придется постоянно перебирать старые письма, чтобы выяснить, как с ними поступить. Иными словами, вы дважды (или больше) прочтете каждое письмо, прежде чем обработаете его. Это не очень эффективно.

Когда в главе 2 мы обсуждали прерывания, я описал систему «делегируйте, регистрируйте или действуйте». При обработке электронной почты у нас больше возможностей:

• Отфильтровать

• Удалить, не читая

• Прочитать и…

– Удалить

– Сохранить

– Ответить и удалить

– Переадресовать (переслать) и удалить

• Тут же выполнить запрос и удалить письмо

Я понимаю, что такому опытному пользователю электронной почты, как вы, эти пункты кажутся очевидными и не требуют комментариев, но прошу меня простить. Возможно, вы знаете, как надо обрабатывать электронную почту, но поступаете ли вы так, как надо? В следующих разделах я раскрываю пункты этого списка и даю советы, основанные на личном опыте.

Фильтрация

Почтовые фильтры являются важной составной частью процесса обработки электронной почты. Если письма автоматически сортируются по содержанию, теме или отправителю, я могу разработать процедуры.

Основная масса электронных писем приходит ко мне от рассылок, на которые я подписался. Я создаю отдельную папку для каждой рассылки и устанавливаю фильтры для размещения таких писем в соответствующих папках.