Текст книги "Логистика"

Автор книги: Татьяна Савенкова

сообщить о нарушении

Текущая страница: 6 (всего у книги 11 страниц)

4. 2. Информационный поток при транспортировке груза

Расмотрим этапы прохождения логистического информационного потока при перевозке груза от поставщика к потребителю на различных видах транспорта: железнодорожном, морском, речном и автомобильном.

При перевозках по железной дороге используются следующие документы:

• накладная, служащая договором перевозки на железнодорожном транспорте;

• дорожная ведомость (документ, сопровождающий груз на всем пути следования);

• корешок дорожной ведомости (остается на станции отправления и служит основным документом для учета и отчетности о выполнении плана перевозок);

• квитанция о приеме груза (документ, свидетельствующий о приеме железной дорогой груза от отправителя);

• вагонный лист (составляется на каждый загруженный вагон).

В накладной на лицевой стороне отправитель указывает станцию и дорогу назначения, трассу к пункту назначения, наименование отправителя и получателя, число мест груза, род упаковки, техническую норму загрузки вагона, массу груза. Эти же данные заносят в дорожную ведомость, корешок дорожной ведомости, квитанцию о приеме груза.

При перевозке грузов морским транспортом различают линейную и нелинейную (трамповую) формы судоходства. В первом случае суда работают между определенными портами по заранее объявленному расписанию и единым для всех фрахтовым ставкам.

При данной форме судоходства договором перевозки выступает коносамент. Договором морской перевозки при нелинейных формах судоходства является чартер. Коносамент в данном случае также оформляется, но выполняет другие функции: он служит подтверждением как наличия чартера, так и принятия груза к перевозке, а также товарораспорядительным документом.

Погрузка груза на морском транспорте оформляется поручением на отгрузку экспортного груза или грузовым поручением. Если имеются расхождения по количеству и качеству груза между данными коносамента и генерального акта, то заполняется акт-извещение, в котором фиксируются все несоответствия.

На речном транспорте перед открытием навигации отправители заключают навигационные договоры на перевозку и буксировку. Одновременно с предъявлением груза к перевозке грузоотправитель обязан передать порту (пристани) отправления накладную, которая служит основным документом, сопровождающим груз на всем пути следования.

Для перевозки на автотранспорте оформляется договор. Перевозки грузов должны производиться при оформлении товарно-транспортного документа – накладной. Товарно-транспортная накладная служит основанием для расчета заказчика с автотранспортной

организацией.

4. 3. Информационные логистические системы

Информационная логистическая система – это организованная совокупность взаимосвязанных средств вычислительной техники, справочников и средств программирования, обеспечивающая решение задач по управлению движением материального потока.

Информационные системы можно подразделить на две подсистемы: фунциональную и обеспечивающую.

Функциональная подсистема состоит из совокупности решаемых задач, сгруппированных по признаку общности цели.

Обеспечивающая подсистема включает следующие элементы:

• техническое обеспечение, т.е. совокупность технических средств для обработки и передачи информационных потоков;

• информационное обеспечение, которое состоит из определенных периодически обновляемых справочников (в том числе и нормативных документов), классификаторов, кодификаторов;

• программное обеспечение, позволяющее решать задачи управления материальными потоками, обрабатывать тексты, получать справочные данные.

Формирование информационной системы – процесс, в котором используются достижения современных информационных технологий и новейшие компьютерные системы. Это делает возможным успешное руководство производственными процессами на основе применения адекватной информационной техники, методов и форм информационного обеспечения логистической системы в целом.

Информационная логистика – часть логистической системы, обеспечивающая функциональную область логистического менеджмента. Основная цель – информирование логистических систем в нужные сроки, в нужном объеме и в нужном месте. Информационный поток генерируется материальным потоком.

В информационной логистике информационный поток рассматривается только в логистической системе, между звеньями логистической системы или между внешней средой и логистической системой. Логистическая система состоит из совокупности элементов-звеньев, между которыми установлены определенные функциональные связи и отношения. Рабочим звеном информационной системы могут быть автоматизированное рабочее место управленческого персонала, информационное подразделение системы управления организацией или обособленная группа управленческих работников, объединенных общностью выполняемых информационных функций (процедур, операций). Цели информационной системы заключаются в следующем:

• обеспечении выживаемости и дееспособности организации;

• обеспечении работников оперативной информацией, способствующей более эффективному трудовому процессу;

• соблюдении адресности информации;

• устранении неразберихи в получении информации и ее использовании;

• расширении функций предприятия в соответствии с требованиями рынка.

Логистическая информационная система – интерактивная структура, включающая персонал, оборудование и процедуры (технологии), которые объединены информационным потоком, используемым логистическим менеджментом для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы.

4. 4. Классификация информационных систем

На уровне отдельного предприятия информационные системы можно классифицировать следующим образом: плановые, текущие и оперативные.

Плановые информационные системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди задач, решаемых плановой системой, могут быть:

• создание и оптимизация звеньев логистической цепи;

• управление условно-постоянными данными;

• общее управление запасами;

• управление резервами и др.

Текущие информационные системы создаются на уровне управления складом или цехом. Служат для обеспечения отлаженной работы логистических систем и решают следующие задачи:

• детальное управление запасами (определение мест складирования);

• распоряжение внутрискладским транспортом;

• отбор грузов по заказам и их комплектование и др.

Оперативные информационные системы создаются на уровне исполнителей. Режим работы в реальном масштабе времени позволяет получать необходимую информацию о движении груза в данный момент и своевременно выдавать административные и управляющие воздействия на объект управления.

Построение информационной системы логистики характеризуется следующими задачами:

• структуризацией сетей;

• иерархическим построением;

• возрастающей автоматизацией и компьютерной поддержкой создания банка данных;

• растущим применением стандартных программ для компьютеров.

Информационная система логистики должна отражать иерархическую структуру построения организации. Внутрипроизводственная

часть информационной системы логистики осуществляется с помощью локальной сети (LAN), служащей коммуникативным средством на различных уровнях информационной системы. Наряду с обменом данными между отдельными группами компьютеров возникают возможности использования периферийных компьютеров. Возможны три основные топологии сетей:

1) структура звезды – все участники работают с центральным звеном (узел звезды), через которое связаны друг с другом. Недостаток

заключается в том, что выход из строя этого центра нарушает работу всего комплекса сети;

2) кольцевая структура – каждый участник связан с двумя соседями. С помощью промежуточных звеньев возможна связь со всеми станциями сети. При выходе из строя одной станции кольцо оказывается нарушенным;

3) U-образная структура – все участники связаны друг с другом. Во время связи двух участников сети она временно недоступна для использования остальными. Но эта структура имеет то преимущество, что при выходе любой станции сеть остается работоспособной.

На практике обычно используются смешанные формы или развитие этих структур. При внепроизводственной передаче информации и данных применяются так называемые общетерриториальные сети (WAN).

4. 5. Построение информационных систем в логистике

При построении логистических информационных систем необходимо соблюдать:

• принцип использования аппаратных и программных модулей. Под аппаратным модулем подразумевается функциональный узел радиоэлектронной аппаратуры. Программный модуль – программный элемент, выполняющий определенную функцию в общем программном обеспечении.

Соблюдение принципа использования программных и аппаратных

модулей позволяет:

^ обеспечить совместимость вычислительной техники и программного обеспечения на разных уровнях управления;

^ повысить эффективность функционирования логистических информационных систем;

^ снизить стоимость информационных систем и ускорить их построение;

• принцип возможности поэтапного создания системы. Логистические информационные системы постоянно развиваются. Это означает, что при их проектировании необходимо предусмотреть возможность постоянного увеличения числа объектов автоматизации, расширения состава реализуемых системой функций и количества решаемых задач.

Следует иметь в виду, что определение этапов создания системы оказывает большое влияние на ее последующее развитие и эффективное функционирование;

• принцип четкого установления мест стыка. В местах стыка материальный и информационный потоки переходят через границы ответственности отдельных подразделений предприятия или через границы предприятия. Обеспечение плавного преодоления мест стыка – одна из важных задач логистики.

В соответствии с принципами системного подхода любая система сначала должна исследоваться во взаимоотношении с внешней средой, а уже затем внутри своей структуры. Этот принцип – последовательного продвижения по этапам создания системы -

должен соблюдаться и при построении логистических информационных систем, поэтому функции подсистемы информационного обеспечения можно разделить на первичные и вторичные.

К первичным относится организация:

^ массивов информации;

^ потоков информации;

^ процессов и средств сбора, хранения, обработки и транспортировки информации.При организации массивов информации используются унифицированные системы документации и классификаторы, с помощью которых создаются структурированные массивы данных, используемых при организации баз данных. Функции организации потоков информации предлагают выполнение следующих управленческих процедур:

• определения источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления;

• определения состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления;

• разработку документооборота;

• использования комплекса технических средств для организации потоков информации;

• установления порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.

Организация процесса сбора, хранения, обработки и транспортировки информации предполагает:

• обеспечение технологических процессов необходимыми техническими средствами;

• распределение между подразделениями и отдельными исполнителями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до потребителя.

Вторичными функциями подсистемы информационного обеспечения служит обеспечение управленческого персонала научно -технической информацией о новейших достижениях науки, техники, экономики, технологии производства, передовом опыте в области управления. Специфика деятельности подсистемы информационного обеспечения состоит в том, что в процессе деятельности она должна иметь возможность оказывать воздействие на все функциональные подсистемы организации.

В настоящее время возможны три варианта организации подсистемы информационного обеспечения на предприятиях.

1. Централизованный способ организации характеризуется сосредочением в одном управлении (подразделении) всей деятельности по информационным технологиям, подчиняемой непосредственно высшему руководству компании, ответственному за информационные системы и технологии. Преимуществом такого способа организации служит обеспечение высокой эффективности работы по внедрению новых информационных систем и технологий. К недостаткам можно отнести высокие затраты на содержание аппарата управления.

2. Децентрализованный способ организации подсистемы информационного обеспечения обусловлен обеспечением функций управления информационными системами специалистами разных функциональных подразделений, причем каждый в своем направлении. Преимущество – высокий уровень знаний предметной области менеджера по информационным системам, а недостаток – дублирование однотипных задач и функций в разных подсистемах.

3. Специализированный способ организации характеризуется отсутствием подразделения по информационным системам (технологиям). При необходимости внедрения автоматизированной системы данные организации обращаются в специализированные фирмы и выполняют работы на договорной основе. (Это характерно для небольших организаций.) Преимущество данного способа организации подсистемы информационного обеспечения заключается в высоком уровне научных и методических разработок, недостаток – в сложности учета всех специфических особенностей объекта.

Выбор того или иного способа организации подсистемы информационного обеспечения на предприятии зависит от многих факторов и прежде всего от размеров организации, системы управления, существующих в ней бизнес-процессов, наличия свободных денежных средств и др.

Главный принцип создания информационной системы – данные должны собираться на самом низком уровне агрегирования и быть сопоставимы.

Необходим комплексный набор данных, которым можно манипулировать и с помощью которого можно проводить анализ, используя такое количество способов, сколько требуется руководителю сферы логистики. Система должна располагать возможностями для проведения детализированного анализа. На рис. 4.1 показан принцип построения логистической информационной системы.

Цель информации в логистике заключается в том, чтобы получить возможность управления, наблюдения и проведения работ, а также комплексного планирования на складах и при транспортировке сырья, материалов и изделий. Все чаще возникает проблема непрерывного учета результатов функционирования системы, что способствует внесению изменений как в построение, так и в реализацию хода процессов.

Организационные процессы на предприятии в большей мере связаны с организацией информации. Воплощение прогрессивных концепций в логистике ведет к изменениям в информационной системе. В соответствии с постановкой целей логистики информационная система имеет задачи:

• обеспечения необходимого качества;

• обеспечения необходимых объемов;

• доставки в нужное место;

• доставки в установленное время.

Можно идентифицировать множество специфических функций, которые должна выполнять логистическая информационная система, например, функции обслуживания (информационного) потребителя, планирования и управления, координирования (рис. 4.2).

4. 6. Управление информационной системой с обратной связью

Информационная система с обратной связью существует там, где окружающая среда способствует принятию решения, оказывающего влияние на эту среду, а значит, и на дальнейшие решения.

Эта система имеет три характеристики: структуру, запаздывания и усиления системы.

Структура системы характеризует взаимосвязь отдельных частей.

Запаздывания существуют при получении информации, принятии решений, основанных на информации и в процессе выполнения решений.

Усиления обычно происходят во всей информационной системе, особенно при действующем порядке принятия решений в логистической системе. Они проявляются в тех случаях, когда действие оказывается более сильным, чем это можно предполагать, исходя из ввода информации, определяющей регулирующие решения.

В информационной системе с обратной связью существует строго определенный базис. Решения обычно не являются выражением полной свободы воли, а строго обусловлены окружающими обстоятельствами. Однако можно установить правила, регулирующие эти решения, и определить влияние данных правил на производственное и экономическое поведение систем.

Типовая организационная структура для функции производства и сбыта продукции может быть представлена в виде восходящих потоков заказов на товары и отгрузку товаров. Следует отметить наличие запасов трех уровней: на заводе, в оптовом и розничном звеньях.

Чтобы иметь возможность определить динамические характеристики системы, необходимо также знать запаздывания в потоках

заказов и товаров. Запаздывание указывается, как правило, в днях, неделях и представляет собой обычную величину для предприятия, изготовляющего товары длительного пользования. Для эффективной работы логистической системы следует знать правила, регулирующие размещение заказов и размеры складских запасов в каждом звене реализации продукции. В этой модели выделяют три основных вида заказов:

1) заказы на возмещение проданных товаров;

2) заказы для пополнения запасов во всех звеньях в связи с изменением уровня продаж;

3) заказы, необходимые для заполнения каналов обеспечения товарами по информации о заказах, находящихся в стадии выполнения.

Закупки в качестве входных данных и изменения в складских запасах, в производстве продукции и их воздействие на логистическую систему позволяют построить имитационную модель потока товаров и информации (рис. 4.3).

Модель состоит из четырех элементов: уровней; потоков, перемещающих содержимое одного уровня к другому; решений, регулирующих темпы потока между уровнями; каналов информации, соединяющих решения с уровнями. При этом уровни характеризуют возникающие накопления внутри системы (товары, имеющиеся на складе, товары в пути, складские площади, численность работающих и другие показатели); темп потока – это мгновенные потоки между уровнями в системе. Темпы отражают активности в системе.

Решения представляют собой формулировку линии поведения, определяющую, каким образом имеющаяся информация об уровнях приводит к выбору решений, связанных с величинами текущих темпов.

Чем выше уровень информационной системы, тем выше эффективность логистической системы, поэтому качество информационной системы позволяет эффективно решать проблемы управления запасами, транспортировки продукции, складирования и других логистических функциональных областей. На практике логистическая информационная система состоит из множества дискретных, но связанных подсистем. В упрощенном виде это может быть представлено двумя подсистемами: петлей снабжения и петлей потребителя.

4. 7. Задачи информации в логистике

В центре эффективно управляемого материального потока должен находиться эффективно управляемый поток информации. Для обеспечения гибкой, ориентированной на потребителя логистической системы необходимо, чтобы физическая система функционировала параллельно информационной системе. Решение приобрести информацию должно быть результатом баланса между затратами и выгодами, которые обеспечивают получение соответствующей информации. Затраты на создание более совершенных методов прогнозирования спроса должны быть взвешены относительно затрат из-за отсутствия запасов.

Затраты и выгоды не так просто вычислить при наличии множества рисков, количественное определение которых затруднено. Тем не менее следует осторожно относиться к излишним инвестициям в очень сложные информационные системы в тех случаях, когда затраты, связанные с риском, невысоки. Существует проблема затрат и результатов при решении вопроса хранения информации, так как есть опасность быстрого увеличения затрат в результате хранения данных в системе. Кроме того, следует учитывать иерархию использования логистической информационной системы (рис. 4.4).

Существуют проблемы, связанные со скоростью ответа системы.

Информационные системы, работающие в режиме реального времени, контролируют постоянные поминутные изменения в физической системе, например, в системе резервирования информации на авиалиниях. Более приемлемым может оказаться метод групповой обработки информации, при котором данные обновляются ежедневно, но ответ на информацию может приходить с задержкой. Ответ можно получить только после тщательного анализа реальных потребностей управления в информации.

Кроме этого, существуют различные уровни информационных потребностей, которые в определенном смысле отражают типичную иерархию принятия решения.