Текст книги "Бухгалтерское дело. Учебное пособие"

Автор книги: Николай Бортник

Соавторы: Николай Бортник
сообщить о нарушении

Текущая страница: 6 (всего у книги 25 страниц) [доступный отрывок для чтения: 10 страниц]

Инвентаризация вложений в отдельные объекты основных средств сопряжена как с проверкой их наличия и состояния, так и с определением степени готовности к эксплуатации. Если объект фактически принят в эксплуатацию, но продолжает числиться на субсчете 08-4 «Приобретение объектов основных средств», у организации, с одной стороны, возникает неучтенный объект обложения налогом на имущество с момента реального ввода его в эксплуатацию, с другой – занижается себестоимость из-за отсутствия амортизационных отчислений по данному объекту.

В то же время, поскольку единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект, который может представлять собой обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, возможно наличие в составе капитальных вложений объектов, способных к самостоятельному выполнению определенных функций, но предназначенных для включения в создаваемый комплекс. Потенциальная готовность к эксплуатации таких объектов не является причиной для их зачисления в состав основных средств.

При выявлении объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна вносить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Указанные выше особенности должны быть отражены в акте инвентаризации капитальных вложений в приобретение отдельных объектов основных средств (табл. 8).

Таблица 8. Рабочая таблица к акту инвентаризации капитальных вложений в приобретение отдельных объектов основных средств

Наличие у организации остатка по субсчету 08-5 «Приобретение нематериальных активов» обычно связано с неоконченным процессом оформления имущественных прав на конкретный объект в соответствии с требованиями действующего законодательства. Например, организация разработала (самостоятельно или с привлечением исполнителя) товарный знак. Затраты на его разработку учитывают на субсчете 08-5 до получении свидетельства о регистрации товарного знака в Российском агентстве по патентам и товарным знакам. Причина невозможности отразить фактические затраты на приобретение объектов нематериальных активов непосредственно на счете 04 «Нематериальные активы» должна быть указана в акте инвентаризации (табл. 9).

Таблица 9. Рабочая таблица к акту инвентаризации капитальных вложений в приобретение нематериальных активов

При инвентаризации затрат на приобретение ценных бумаг нужно убедиться в правильности и полноте их формирования, выявить расхождения между данными бухгалтерского учета и документами, подтверждающими эти затраты. Расхождения возможны как из-за несовпадения стоимостных оценок (количественных данных) по операциям с ценными бумагами, так и ошибочного отнесения затрат на другие объекты. Для оформления результатов инвентаризации этих затрат нецелесообразно использовать форму акта, применяемую при инвентаризации финансовых вложений, дополнив ее сведениями о продавцах ценных бумаг и реквизитами соответствующих договоров.

Инвентаризация оценочных резервов и резервов предстоящих расходов и платежей

При инвентаризации этого вида обязательств необходимо проверять операции как по начислению, так и по использованию резервов. При этом проводится бухгалтерская проверка использования резервов.

Примерные формы рабочей таблицы к акту инвентаризации оценочных резервов и резервов предстоящих расходов и платежей приведены в табл. 10.

Таблица 10. Рабочая таблица к акту инвентаризации оценочных резервов и резервов предстоящих расходов и платежей

Расчет резервов по сомнительной дебиторской задолженности сочетается с инвентаризацией расчетов с дебиторами. Поскольку резерв сомнительных долгов создается на основе инвентаризации дебиторской задолженности, то целесообразно в акте инвентаризации расчетов с дебиторами фиксировать сомнительную задолженность непосредственно в ходе проверки (табл. 11).

Инвентаризация призвана обеспечить отражение в бухгалтерском балансе только действительно имеющихся в наличии объектов, а не учтенных на счетах, но отсутствующих при проверке. Однако при списании отсутствующего и оприходовании ранее не учтенного имущества следует проявлять осторожность, поскольку выявление объекта, по которому в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют данные, не может служить достаточным основанием для постановки его на баланс. В данном случае организации нужно руководствоваться порядком приобретения права собственности на бесхозяйные вещи. И наоборот, сам по себе факт отсутствия какого-либо объекта (например, в результате хищения) не ведет к утрате организацией права собственности на этот объект.

Таблица 11. Рабочая таблица к акту инвентаризации расчетов с дебиторами

Если по результатам инвентаризации выявлен излишек имущества, учитываемого на счетах, у организации возникает дополнительный объект обложения налогом на имущество. Несмотря на то что результаты обязательной ежегодной инвентаризации отражаются в балансе на первое января, по мнению налоговых органов, базу для расчета налога на имущество необходимо увеличить с даты, когда указанное имущество должно было быть учтено в регистрах бухгалтерского учета и отражено в активе баланса. Если эта дата может быть установлена по данным первичных документов, то при обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым отчетным периодам, в текущем отчетном периоде проводится перерасчет налоговых обязательств за время с момента совершения ошибки. И только если конкретный период, в котором должно было быть оприходовано имущество, определить невозможно, обязательства по уплате налога возникают у организации в текущем отчетном периоде.

Стоимость основных средств, материалов, пришедших в негодность, не уменьшает налоговую базу по налогу на имущество до периода, в котором будет документально оформлено их списание, т. е. указание в описях на невозможность дальнейшего использования имущества по назначению не может служить основанием для исключения этого имущества из состава объекта налогообложения.

3.8. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Прежде чем сдать документы на хранение и в архив предприятия, их необходимо соответствующим образом подготовить.

Однородные первичные документы должны формироваться в дела. При этом в дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдение следующих требований:

1) документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

2) подлинники должны быть отделены от копий;

3) годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных;

4) в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного периода – месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев они помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Сложились определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце – приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседанию, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются наименование предприятия (учреждения, организации), название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Налоговый кодекс Российской Федерации установил срок хранения документов, связанных с исчислением и уплатой налогов, в течение трех календарных лет. Однако существуют специальные сроки хранения документов, установленные другими нормативными актами, которые применяются при осуществлении государственного контроля со стороны Федеральной архивной службы России, внебюджетных фондов и иных уполномоченных органов.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела.

По истечении установленных действующим законодательством сроков хранения документов в организации они подлежат передаче на хранение в Архивный фонд РФ.

Архивный фонд состоит из двух частей:

1) государственной части, обязательной передаче в которую подлежат документы государственных предприятий, учреждений, организаций;

2) негосударственной части, где хранятся документы негосударственных организаций (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и т. п.). Передача документов в негосударственную часть Архивного фонда РФ не носит обязательного характера и осуществляется на основании соглашения (договоров) между органами Федеральной архивной службы России и собственниками документов.

Перечень устанавливает сроки хранения документов для предприятия, учреждений и организаций двух категорий. К первой относятся организации, документы которых поступают в государственную часть Архивного фонда РФ. Ко второй категории относятся организации, чьи документы составляют негосударственную часть Архивного фонда РФ.

Для организаций, относящихся ко второй категории, установлены следующие сроки хранения документов:

1) бухгалтерские отчеты и балансы организаций:

• сводные годовые – 10 лет;

• годовые – 10 лет;

• квартальные – 3 года;

2) передаточные, разделительные, ликвидационные балансы – 10 лет;

3) лицевые счета рабочих и служащих – 75 лет;

4) учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и др.) – 3 года.

Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документа Архивного фонда РФ, является Федеральная архивная служба России (Росархив).

Документы государственной части Архивного фонда РФ хранятся в учреждениях Росархива, государственных музеях, библиотеках и т. п. Эти документы, а также справочники к ним предоставляются для пользования всем юридическим и физическим лицам.

Организации, чьи документы отнесены к негосударственной части Архивного фонда РФ, должны своими силами обеспечить их постоянное хранение в специально создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с органами и учреждениями Росархива.

Следует обратить внимание на то, что документы организаций, образованных в процессе приватизации государственных и муниципальных предприятий, до настоящего времени хранящиеся в этих организациях, являются государственной собственностью. Такие документы приватизации не подлежат и должны быть сданы на хранение по первому требованию архива.

По запросам органов Росархива организации, хранящие документы негосударственной части Архивного фонда РФ, представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета.

Организации могут передавать документы в собственность государства на хранение в учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки. Документы передаются в учреждения Росархива в случае ликвидации организации при отсутствии правопреемников. В случае реорганизации предприятия собственники документов не обязаны передавать их на хранение в архив. Однако документы должны быть переданы правопреемнику по передаточному акту или по желанию организации сданы в архив. Если изменяется собственник или место хранения документов, органы Росархива должны быть поставлены в известность о новом владельце или месте дальнейшего хранения этих документов.

В связи с участившимися случаями нарушения архивного законодательства ужесточились требования, предъявляемые регистрирующими органами к учредительным документам. Так, в ряде субъектов Федерации местными органами власти принимаются нормативные акты, обязывающие включать в устав регистрируемых предприятий обязательства по проведению архивной работы. В этом случае в уставе организации должно содержаться примерно следующее положение: «Предприятие в целях реализации государственной социальной, экономической и налоговой политики несет ответственность за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и др.); обеспечивает передачу их в предусмотренных действующим законодательством случаях на государственное хранение. Отсутствие указанных положений в уставах предприятий может рассматриваться как несоответствие учредительных документов требованиям закона, вследствие чего предприятию может быть отказано в государственной регистрации. В связи с этим при подготовке учредительных документов рекомендуем обращать внимание на нормативные акты местных органов власти.

Для организации работы по уничтожению документов в организациях создаются экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители архивного учреждения.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

Необходимо описывать все документы, которые отбираются экспертной комиссией на хранение. Организации возможно уничтожение документов (тех, которые не подлежат передаче в Архивный фонд) только при условии утверждения описи архивным органом. При этом оформляется акт и утверждается руководителем организации.

Необходимо отметить, что без согласования с органами Росархива организация может уничтожить лишь те документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность в которых отпала, а сроки хранения истекли. Если же было указание органа исполнительной власти о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, необходимо направить для рассмотрения в эту организацию.

Отобранные к уничтожению документы должны быть переданы организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Вторичное использование этих документов запрещено. Сдача документов оформляется приемосдаточными накладными.

Следует отметить, что уничтожение документов с установленным сроком хранения документов либо без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (только для организаций, передающих документы в государственные архивы) является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.

Органы и учреждения Федеральной архивной службы Российской Федерации обязаны оказывать методическую помощь организациям в сохранении, комплектовании и использовании архивов, если имела место просьба собственника документов. В каждом субъекте Российской Федерации предусмотрена своя структура архивов, в большинстве субъектов РФ к тому же приняты законы или положения об архивных фондах субъектов РФ. Следует отметить, что архив должен быть зарегистрирован надлежащим образом и наделен соответствующими полномочиями, что чаще всего опускают. Существует такая проблема, как оказание услуг по уничтожению документов организациям частными структурами, которые, как правило, не уполномочены совершать подобные действия, и описи на уничтожение документов, заверенные печатью таких предприятий, недействительны.

Таким образом, законодательство устанавливает срок и условия хранения документов, составляющих архивный фонд, а также порядок их уничтожения. Контроль за сохранностью документов, относящихся к архивному фонду, осуществляют органы управления архивным делом. В соответствии с нормативными актами субъектов Российской Федерации в большинстве регионов в случае нарушения архивного законодательства уполномоченные органы вправе налагать административные взыскания на организации в виде штрафа. Органы управления архивным делом вправе также обращаться с соответствующими запросами в органы прокуратуры. Однако возбуждение уголовного дела или производства по административным нарушениям по основанию пропажи (несохранности) документов возможно лишь в строго ограниченных случаях.

3.9. Ответственность за нарушение правил бухгалтерского учета

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. В соответствии с этим Законом основными задачами бухгалтерского учета являются:

• формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

• обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

• предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Пункт 1 ст. 6 Закона «О бухгалтерском учете» возлагает ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций на руководителей организации.

Пунктом 2 указанной статьи установлено, что руководители организации могут в зависимости от объема учетной работы:

• учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

• ввести в штат должность главного бухгалтера;

• передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

• вести бухгалтерский учет лично.

В соответствии с п. 4 ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций. Статья 18 указанного Федерального закона устанавливает ответственность за нарушения законодательства РФ о бухгалтерском учете.

Эта статья предусматривает, что руководители организации и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством РФ и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, за искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдение сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятий различных форм собственности совершаются разнообразные экономические преступления. Они могут быть как умышленными, так и неумышленными, являющимися следствием недостаточного знания законодательства, бесхозяйственности и безответственности со стороны субъектов деятельности.

Экономические преступления могут совершаться из корыстных побуждений и по мотивам другого характера. Корыстными преступлениями являются такие, как злоупотребление служебным положением и предоставленными полномочиями, сознательное искажение отчетности и завышение себестоимости продукции в целях уклонения от налогообложения и обмана деловых партнеров. В сфере бухгалтерского учета и отчетности к тяжелым правонарушениям относятся вуалирование и фальсификация балансов, связанные, как правило, с документальными подлогами.

К нарушениям законодательства, по которым надлежащие санкции осуществляются либо на основании статей уголовного кодекса, либо в административном порядке, относятся хищения собственности предприятий государственных и негосударственных форм собственности; преступная халатность; нарушение правил государственного и хозяйственного управления.

Преступления характеризуются совокупностью признаков правонарушений, обусловленных определенной хозяйственной ситуацией. Поэтому они могут быть выявлены в ходе ревизий или аудиторских проверок в виде фактических данных – документов и вещественных материалов, которые согласно уголовно-процессуальным законам могут служить основанием для возбуждения уголовного дела. К таким признакам правонарушения, в частности, можно отнести:

• факты, свидетельствующие о занятии деятельностью, не предусмотренной учредительными договорами, или о том, что предприятие не осуществляет деятельность, предусмотренную учредительными документами;

• нарушение порядка управления предприятием, установленного учредительными документами и нормативами;

• нарушение порядка учета, отчетности, документооборота, предусмотренного учетной политикой предприятия, нормативно-распорядительными актами и учредительными документами;

• обнаружение недостачи или излишков материальных ценностей и денежных средств;

• неполное или неправильное отражение поступления средств, полученной прибыли, преуменьшение или преувеличение затрат;

• неправильное или несвоевременное перечисление налогов;

• нарушение положений нормативных документов по ведению бухгалтерского учета;

• ненадлежащее оформление или неоформление документами производственно-хозяйственных и финансовых операций по выполнению работ, оказанию услуг, приходу и расходу денежных средств, а также наличие в отчетах сомнительных документов;

• нарушение порядка получения, учета, расходования, и возврата банковских ссуд;

• нарушение правил и порядка контроля, установленных на данном предприятии, либо полное отсутствие такого контроля, непроведение или проведение ревизий, аудита, иных проверок с нарушением сроков;

• наличие связи с лицами или предприятиями, в отношении которых имеются данные о занятии преступной и иной незаконной деятельностью.

Бухгалтер есть боевая единица сама в себе и одна из наиболее ответственных и значимых должностей в любой организации. Особенно если бухгалтер – главный. От тех или иных действий главбуха зависит очень и очень многое. Вместе с тем главный бухгалтер обязан подчиняться руководителю организации.

Ни для кого из нас не секрет, что в настоящее время подавляющее большинство руководителей коммерческих организаций стремятся минимизировать налоговые платежи и ставят данную задачу прежде всего перед главным бухгалтером. При этом далеко не все руководители разборчивы в способах налоговой минимизации. Зачастую бухгалтеру предлагается использование заведомо незаконных схем.

В такой ситуации бухгалтер должен решить для себя: подчиняться незаконным требованиям руководителя, имея все шансы стать исполнителем налогового правонарушения, или вступить в конфликт с руководителем.