Текст книги "Бухгалтерское дело. Учебное пособие"

Автор книги: Николай Бортник

Соавторы: Николай Бортник
сообщить о нарушении

Текущая страница: 3 (всего у книги 25 страниц) [доступный отрывок для чтения: 10 страниц]

2.3. Нормативная база бухгалтерского учета

2.3.1. Перечень типовых учетных документов

Документом называется письменное подтверждение выполнения той или иной хозяйственной операции и права на ее совершение. Оформление производственных, финансовых и хозяйственных операций документами называется документированием.

Документирование хозяйственных операций является вторым принципом бухгалтерского учета и представляет собой сплошное первичное отражение объектов учета и непрерывно совершающихся хозяйственных операций в первичных документах.

На основе документов, составляемых на каждую хозяйственную операцию, получают исходную информацию, используемую впоследствии для исчисления обобщающих показателей о хозяйственных процессах. Документы составляются с соблюдением определенных правил и юридических требований, что придает их данным доказательную силу. Все первичные документы должны составляться своевременно, в момент совершения операций, и содержать следующие обязательные реквизиты:

• название документа (приходный орден, накладная и т. д.);

• название и адрес организации, составившей документ;

• указание сторон, участвовавших в совершении хозяйственной операции, оформленной данным документом, дату составления документа;

• содержание хозяйственной операции и ее основание;

• измерители операции (натуральные, трудовые, денежные);

• подписи лиц, ответственных за операции и правильность их оформления в документе.

Остальные реквизиты определяются характером оформляемых хозяйственных операций. От качества первичного документа зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из него. Поэтому первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны проверяться по форме (полнота и правильность их оформления) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка от сходных показателей).

В документах, как в текстовых, так и в цифровых, недопустимы помарки, подчистки и т. п. Ошибки в документах исправляются чернилами путем зачеркивания неправильного текста или суммы и написания над зачеркнутым нового, т. е. правильного, текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Всякое исправление ошибки в документе должно быть оговорено на этом документе и подтверждено лицами, подписавшими неправильный документ. В кассовых и банковских документах никакие исправления и оговорки не допускаются.

Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в порядке и в сроки, предусмотренные графиком (называемым документооборотом), который разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на отчетный год и утверждаемой приказом руководителя.

График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса. Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников (кладовщиков, мастеров и др.), сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ в зачетный период вплоть до составления бухгалтерского баланса и отчетности. График утверждается и вводится в действие приказом руководителя, с тем чтобы он был безоговорочно обязательным не только для счетных, но и для связанных с учетом других работников.

К первичным документам, принимаемым к исполнению, относятся следующие.

Документы по учету основных средств и нематериальных активов (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»):

ф. № ОС-1а Акт о приеме-передаче здания (сооружения) – для выполнения проводки по окончании строительства и ввода объекта в эксплуатацию;

ф. № ОС-1 Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) – для выполнения проводки по зачислению поступивших по разным причинам основных средств или выбытию;

ф. № ОС-2 Накладная на внутренние перемещения основных средств — при передаче объекта от одного подотчетного лица другому;

ф. № ОС-3 Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов — для выполнения проводки по удорожанию объекта;

ф. № ОС-4 Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) – для выполнения проводки при ликвидации любого объекта основных средств;

ф. № ОС-4а Акт о списании автотранспортных средств;

ф. № ОС-6 Инвентарная карточка учета основных средств — для учета зданий и сооружений;

ф. № ОС-7 Инвентарная карточка учета основных средств (для машин, оборудования, инструмента, инвентаря);

ф. № ОС-8 Инвентарная карточка учета основных средств (для животных и многолетних насаждений);

ф. № ОС-9 Инвентарная карточка группового учета однородных объектов ОС;

ф. № ОС-10 Опись инвентарных карточек по учету средств;

ф. № ОС-11 Инвентарная книга учета основных средств;

ф. № ОС-12 Карточка учета движения основных средств;

ф. № ОС-13 Инвентарный список основных средств (по месту их нахождения и эксплуатации).

Документы по учету сырья и материалов (утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а):

ф. № М-1 Журнал учета поступающих грузов;

ф. № М-2 Доверенность;

ф. № М-2а Журнал учета выданных доверенностей;

ф. № М-3 Приходный складской ордер однострочный — для оприходования поступающих на склад материалов;

ф. № М-4 Приходный складской ордер многострочный — для оприходования поступающих на склад материалов;

ф. № М-7 Акт о приемке материалов;

ф. М-10 Требования однострочные — для отпуска материалов в производство;

ф. № М-11 Требования многострочные — для отпуска материалов в производство;

ф. № М-12 Накладная однострочная — на перемещение материальных ценностей со склада на склад;

ф. № М-13 Накладная многострочная — на перемещение материальных ценностей со склада на склад;

ф. № М-14 Накладная однострочная — на отпуск материалов на сторону;

ф. № М-15 Накладная многострочная — на отпуск материалов на сторону;

ф. № М-17 Карточка складского учета материалов;

ф. № М-18 Реестр приемки-сдачи документов;

ф. № М-20 Ведомость учета остатков материалов на складе;

ф. № М-34 Сигнальная справка об отклонениях фактических остатков от установленных норм запаса.

Документы по учету кассовых операций (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»):

№ КО-1 Приходный кассовый ордер — для оформления операций поступления наличных средств в кассу по любым основаниям от одного лица;

ф. № КО-2 Расходный кассовый ордер — для оформления выдачи наличных средств из кассы на любые нужды одному лицу;

ф. № КО-3 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

ф. № КО-4 Кассовая книга;

ф. № КО-5 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;

ф. № Т-53 Платежная ведомость — для выплаты зарплаты и других платежей одновременно нескольким лицам.

Документы по учету банковских операций:

ф. № 0401002 Платежное поручение — для оформления операций на банковских счетах предприятия (зачисление или списание);

ф. № 872-а Сводное платежное поручение — для оформления операций на банковских счетах предприятия (зачисление или списание) одновременно в адреса нескольких получателей, обслуживаемых одним банком;

ф. № 0401004 Инкассовое платежное поручение — для безакцептного списания средств со счета предприятия в случаях, установленных законодательством;

ф. № 0401005 Заявление на аккредитив — это перечисление по поручению предприятия определенной суммы в банк поставщика для оперативной оплаты по предъявлении отгрузочных документов поставщиком в свой банк.

Реестр чека — для передачи в свой банк одного или нескольких чеков из лимитированной чековой книжки покупателей и снятия со специальных счетов покупателей в их банках определенных сумм для зачисления на расчетный счет продавца.

Мемориальный банковский ордер — служит для списания или зачисления на счет предприятия безналичных средств по распоряжению обслуживающего банка.

Документы по учету коммерческих операций:

счет или счет-фактура – это документ, выписываемый продавцом на отгружаемую продукцию, в котором указывается количество отгружаемой продукции по каждому наименованию, цена, сумма, накладные расходы и общая сумма, подлежащая оплате покупателем.

Документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»):

ф. № Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме на работу;

ф. № Т-2 Личная карточка работника;

ф. № Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;

ф. № Т-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

ф. № Т-8 Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;

ф. № Т-12 Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда — для учета явки на работу или причин отсутствия для начисления оплаты работникам по окладам или тарифным ставкам;

Сдельный наряд, служащий основанием для начисления зарплаты за конкретный вид работы по установленным расценкам;

Листок нетрудоспособности — для оплаты за время отсутствия на работе по причине заболевания;

ф. № Т-51 Расчетная ведомость;

ф. № Т-53 Платежная ведомость;

ф. № Т-54 Лицевой счет;

ф. № АО-1 Авансовый отчет — для зачета использованных средств, полученных под конкретные цели. Их образцы приведены в постановлении Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации» № АО-1 «Авансовый отчет».

Всего применяется в зависимости от объема продукции номенклатуры выпускаемых изделий (работ, услуг), количества работающих и сложности применяемой оплаты труда около 182 видов первичных документов, являющихся основанием для выполнения записей информации на бухгалтерских счетах. В переходный период к международным стандартам в бухгалтерском учете любое предприятие с численностью до полутора тысяч человек и при небольшой номенклатуре видов продукции может вести учет, используя из рекомендуемого перечня не более тридцати документов.

2.3.2. Организация регистрации первичных документов

Для правильной постановки учета на предприятиях независимо от численности работников, объема производства, количества хозяйственных операций первым шагом бухгалтера после получения нормативных документов должно быть создание базы регистрации первичных документов.

Это не роскошь, это даже не сервис, это то, что всегда убережет как бухгалтера, так и руководителей от всяких непредвиденных негативных последствий, не говоря о том, что это поможет сэкономить до 50 % времени при поиске необходимой информации. Все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии первичные документы должны иметь свой идентификатор – код (разовый неповторимый номер), который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии.

Из чего же состоит база регистрации?

1. Журнал регистрации договоров (Регистрационный журнал № 1).

2. Журнал регистрации Актов ввода (актов приема-передачи основных средств и нематериальных активов, накладных на внутреннее перемещение, актов на модернизацию, реконструкцию, выполнение капитального ремонта). Такая регистрация может выполняться в одном журнале (тетради), но раздельно по видам документов (Регистрационный журнал № 2).

3. Журнал регистрации Доверенностей выполняется в журнале типовой формы (Регистрационный журнал № 3).

4. Журнал регистрации Приходных складских ордеров ведется непосредственно на складе кладовщиком (Регистрационный журнал № 4).

5. Журнал регистрации накладных, требований, Накопительных (заборных) ведомостей может выполняться в одном журнале (тетради), но раздельно по видам документов (Регистрационный журнал № 5).

6. Журнал регистрации фактур, счет-фактур, счетов, платежных поручений, сводных платежных поручений, реестров чеков и других банковских документов может выполняться в одном журнале, но раздельно по каждому виду (Регистрационный журнал № 6).

7. Журнал регистрации приходных, расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей может выполняться в одном журнале, но раздельно по каждому виду документа (Регистрационный журнал № 7).

8. Журнал регистрации бухгалтерских справок и других первичных документов по усмотрению бухгалтера, организующего бухгалтерский учет (Регистрационный журнал № 8).

Кроме вышеперечисленных регистрационных журналов, на каждом конкретном предприятии могут быть заведены и другие виды регистрации.

2.3.3. Состав нормативной базы по бухгалтерскому учету

Для рациональной организации бухгалтерского дела в бухгалтерии хозяйствующего субъекта, кроме законодательных нормативных актов, положений, инструкций, должна быть заведена различного рода нормативно-справочная информация.

К нормативно-справочной информации относятся:

• нормы расхода сырья основных и вспомогательных материалов;

• нормы естественной убыли по списку материальных ценностей;

• трудоемкость на одну операцию, работу, изделие;

• потребная квалификация работника для выполнения соответствующей операции, работы или изготовления изделия;

• нормы выдачи спецпитания, жиров, спецодежды и защитных средств;

• нормы расхода технологической энергии;

• тарифно-квалификационный справочник;

• нормы отчислений на дополнительную оплату (отпуска, ночные и др.);

• календарные нормы рабочего времени;

• нормы машинного времени по маркам используемого оборудования;

• нормы амортизационных отчислений на основные средства;

• нормы начисления износа нематериальных активов;

• нормы общехозяйственных, общепроизводственных, коммерческих расходов;

• нормативы готовой продукции;

• нормативы переходящего остатка готовой продукции;

• нормативы сбыта готовой продукции;

• расшифровки общехозяйственных, общепроизводственных, коммерческих расходов.

Указанная нормативно-справочная информация оформляется в виде таблицы произвольной формы в зависимости от особенностей хозяйствующего субъекта.

Кроме этого, на любом предприятии должна быть нормативно-справочная информация, которая может содержаться и накапливаться по мере изменения в виде соответствующим образом составленных таблиц:

• учетные ставки Центрального банка России за пользование банковским кредитом;

• нормативы отчислений на социальное страхование и обеспечение;

• сроки исполнения обязательств и списания дебиторской задолженности;

• предельные размеры расчетов наличными деньгами в РФ;

• нормы возмещения расходов в иностранной валюте работникам, находящимся в краткосрочных командировках за границей;

• нормы возмещения расходов на командировки на территории РФ;

• нормы затрат на создание страховых фондов (резервов);

• предельные ставки по уплате процентов по ссудам, получаемым в иностранной валюте;

• нормы компенсации работникам за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок;

• норматив отчислений в ремонтный фонд предприятия;

• норматив отчислений в отраслевые и межотраслевые внебюджетные фонды финансирования НИОКР;

• нормативы для исчисления предельных размеров расходов на рекламу в год;

• нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов в год;

• нормативы расходов на подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров в год;

• минимальный размер оплаты труда (МРОТ), учитываемый при исчислении налогов, сборов и иных платежей;

• индексы инфляции, используемые при определении прибыли от реализации основных фондов и иного имущества организации для целей налогообложения;

• ввозные и вывозные таможенные пошлины;

• размеры пеней за несвоевременное перечисление налогов и платежей во внебюджетные фонды;

• размеры нормируемой величины расходов на оплату труда, учитываемые при начислении налога с сумм превышения фактических расходов на оплату труда;

• ставки подоходного налога с физических лиц;

• обозначение иностранных валют и их расшифровка;

• курсы иностранных валют;

• налог на прибыль (налогообложение отдельных видов доходов);

• налог на прибыль;

• ставки акцизов по подакцизным товарам, ввозимым на территорию РФ;

• ставки акцизов на отдельные виды товаров народного потребления;

• налог на добавленную стоимость;

• единый налог для субъектов малого предпринимательства;

• сбор на нужды образовательных учреждений;

• транспортный налог;

• налог на имущество предприятий;

• налог на рекламу;

• сбор на содержание правоохранительных органов;

• налог на содержание жилищного фонда и объектов социально-культурной сферы;

• плата за воду, забираемую предприятиями из водохозяйственных систем;

• земельный налог;

• налог на реализацию горючесмазочных материалов (ГСМ);

• налог на пользователей автомобильных дорог;

• налог с владельцев транспортных средств;

• налог на приобретение автотранспортных средств;

• налог на операции с ценными бумагами;

• налог на доход иностранных юридических лиц.

Глава 3
Бухгалтерская документация

3.1. Документирование хозяйственных операций

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

• формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

• обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

• своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций.

От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Одним из основных принципов ведения бухгалтерского учета является то, что хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного законом порядка.

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учетной документации, относятся:

1) к учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждаемые Государственным комитетом РФ по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов (например, торгово-закупочные акты на приобретение материалов у физических лиц). Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

2) первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных обязательных реквизитов, в первичной учетной документации могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции и назначение которых состоит в усилении контрольного, познавательного и оперативного значения документов:

• первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях – непосредственно после его окончания;

• в первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условие совершения операций, т. е. возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов;

• исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;

• заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам:

1) по назначению:

распорядительные – документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);

оправдательные – документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансированный отчет);

бухгалтерского оформления – документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплаты труда);

комбинированные – документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда);

2) по содержанию хозяйственных операций:

материальные – документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер);

денежные – документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);

расчетные – используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура);

3) по объему отраженных операций:

первичные – документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);

сводные – документы, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйствен-

ных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира);

4) по способу использования:

разовые – документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции (накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов);

накопительные – используются для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта);

5) по числу учитываемых позиций:

однострочные – документы, содержащие одну учетную позицию;

многострочные – документы, содержащие две или более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость);

6) по месту составления:

внутренние – документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей);

внешние – документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования-поручения);

7) по способу заполнения:

• заполняемые вручную;

• заполняемые при помощи средств вычислительной техники.

Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:

организационно-распорядительные – документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;

финансово-расчетные – документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и рас-

четах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;

документы по снабжению и сбыту – материальные документы.

Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены.

Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и банковских документах (чеках, платежных поручениях и др.), то данные документы к учету не должны приниматься, а подлежат составлению заново независимо от характера ошибки, поскольку исправления в кассовых и банковских документах запрещены.

Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции.

Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Первичные документы изымаются на основании мотивированного постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества изымаемых документов.

Любым предприятиям (будь то маленький магазин или солидная корпорация со множеством подразделений) невозможно управлять, если там не налажен учет – бухгалтерский, оперативный, статистический. У любого вида учета есть своя основа – документ. Как не бывает дома без фундамента, так не бывает и учета без документов, а грамотное и эффективное управление невозможно без всестороннего анализа информации, полученной посредством бухгалтерского, оперативного и статистического учета.

Первичные документы по своей сути различны, однако их можно разделить на два вида. Первый – документы-основания (договоры, счета, счета-фактуры, заявки на обслуживание), регламентирующие операции с контрагентами (клиентами). Эти документы создаются в системе для увязки сопроводительных документов на движение товаров, услуг и платежных документов, а поэтому не требуют разноски по счетам. Второй вид документов – сопроводительные документы (накладные, акты, складские ордера, платежные поручения, кассовые ордера и т. д.), сопровождающие движение товаров (услуг) и денежных средств. К такого рода документам могут быть отнесены проводки, отражающие в стоимостном выражении суть операции.

Документы-основания в большинстве своем относятся к оперативному учету, в то время как сопроводительные документы имеют отношение ко всем видам учета. Документы-основания могут находиться в одном из трех состояний: оформляемые, исполняемые и закрытые. Оформляемые используются только для планирования закупок и продаж и не включаются в хозяйственный оборот, по ним не производится контроль регламента выполнения. Исполняемые документы используются для формирования на их основе накладных и актов на работу (услуги), а также включаются в контроль сроков исполнения и расчета штрафов. Над документом в состоянии «Исполняемый» можно проводить любые действия: вводить даты фактической оплаты и поставки товара; формировать накладные и акты на услуги, связанные с данным документом, а также платежные документы; выписывать складские ордера, связанные с накладными. Документ в таком состоянии можно назвать рабочим, так как он является основой создания цепочки связанных с ним сопроводительных документов.

После выполнения регламента (оплаты и проведения товара со складов) документ может быть переведен в состояние «Закрытый». В этом качестве он системой не обрабатывается (хранится в архиве). Закрытие документа-основания производится на основании данных отчета по исполняемым договорам только в том случае, если по нему нет задолженности.

Проверить использование документов-оснований можно автоматически. Документы, по которым после указанной даты не было никаких операций, после подтверждения пользователя удаляются из системы.