Текст книги "Ноутбук для ваших родителей"

Автор книги: Никита Культин

Соавторы: Лариса Цой
сообщить о нарушении

Текущая страница: 13 (всего у книги 14 страниц)

Операции и функции

Когда вы в формуле используете знак + (плюс), например =A1+B1, это значит, что Excel для расчета значения должен выполнить операцию арифметического сложения над значениями ячеек A1 и B1. В табл. 6.1 приведен список некоторых операций, которые вы можете использовать при написании формул.

Таблица 6.1. Операции в Excel

Арифметической операции вычисления квадратного корня в Excel нет, для этого нам потребуется функция – КОРЕНЬ(). Например, чтобы в ячейке B1 получить квадратный корень числа, содержащегося в ячейке A1, нужно в ячейку B1 записать такую формулу: =КОРЕНЬ(A1).

В Excel очень много предопределенных функций. Для того чтобы пользователь мог узнать, какие функции возможны, а также легко найти и вставить в формулу ячейки нужную ему функцию, существует вкладка Формулы, которая вызывает ленту с группой Библиотека функцийс набором функций самых различных направлений.

Рис. 6.45. Выделили ячейку и нажимаем кнопку Вставить функцию

Рис. 6.46. Окно мастера функций

Например, в ячейке A1 у нас находится число 1,5. Мы хотим в ячейку B1 занести результат округления этого числа до целого, иначе говоря, выполнить функцию округления до целого.

1. Выделяем ячейку B1 и нажимаем кнопку Вставить функцию(рис. 6.45).

ПРИМЕЧАНИЕ

На рис. 6.46 показано окно, с помощью которого вы можете найти необходимую вам функцию, так называемый мастер функций. Обратите внимание, что пользователь может ввести любую функцию в формулу ячейки самостоятельно, непосредственно в строку формул, не прибегая к услугам мастера, а мастер лишь помогает нам правильно и без синтаксических ошибок ее написать, что, в общем-то, удобно.

2. В раскрывающемся списке Категориявыбираем Математические, а в списке Выберите функцию, прокрутив его вниз, щелчком мыши выбираем ОКРУГЛ(рис. 6.47).

Рис. 6.47. Выбираем функцию ОКРУГЛ

3. Нажимаем кнопку OK, и перед нами появляется окно А ргументы функции, предназначенное для определения входных параметров функции, где нужно указать, откуда брать округляемое число и сколько десятичных разрядов оставить после округления (рис. 6.48).

Рис. 6.48. Окно Аргументы функции

В центре окна отображается комментарий-подсказка " Числоокругляемое число", чтобы всем было понятно, какой параметр мы сейчас определяем. Следовательно, в поле Числомы должны указать округляемое число или ссылку на ячейку, где оно находится.

Рис. 6.49. Заполнение поля Числов окне Аргументы функциипутем указания мышью нужной ячейки

4. Для указания ссылки нажимаем кнопку , расположенную справа от поля Число. Окно Аргументы функциина время сворачивается в узкую полоску, чтобы не мешать нам видеть экран, а мы, не теряя даром времени, щелкаем на ячейке A1 (рис. 6.49).

ВНИМАНИЕ!

Щелкаем только один раз, потому что с каждым щелчком в поле Числоокна Аргументы функциив позицию курсора вписывается ссылка на ячейку, по которой мы щелкнули.

5. Нажимаем теперь в свернутом окне Аргументы функциина кнопку, находящуюся справа от поля ввода этого окна (рис. 6.50).

Рис. 6.50. Щелкаем на кнопке свернутого окна Аргументы функциисправа от поля

6. Окно Аргументы функциивозвращается в свое первоначальное состояние с уже заполненным полем Число(там записано A1), а мы вводим в поле Число_разрядов0 (ноль), поскольку не хотим видеть в округленном числе ни одного десятичного разряда (рис. 6.51).

Рис. 6.51. Заполнение поля Число_разрядов

ПРИМЕЧАНИЕ

Если бы мы указали 1, то число округлилось бы с точностью до одной десятой, а если бы установили -1, то увидели бы результат округления до десятка.

7. Нажимаем кнопку OK и обнаруживаем в ячейке B1 число 2, что мы собственно и предполагали увидеть. Теперь мы знакомы с этой функцией и в следующий раз, когда нам она понадобится, мы можем непосредственно в ячейку (или в строку формул при выделенной ячейке) записать формулу =ОКРУГЛ(A1;0), изменив, при необходимости, ее аргументы. Важно не сделать синтаксических ошибок при написании формулы, а то вместо результата в ячейке мы увидим очень «страшные» буквы: #ИМЯ? (рис. 6.52).

Рис. 6.52. Ошибка в формуле. Вместо верного имени функции ОКРУГЛ написано ОКР

Автоматическое форматирование

Допустим, мы на скорую руку набросали такую таблицу (рис. 6.53).

Рис. 6.53. Исходная таблица учета расходов по месяцам

Теперь нам захотелось ее красиво оформить. Выделяем таблицу, включая шапку, и выбираем вкладку Главная, группу Стили, а в ней Форматировать как таблицу(рис. 6.54). Раскроется список готовых стилей таблиц (рис. 6.55). Прокрутив находящейся справа полоской прокрутки возможные варианты щелчком левой кнопки мыши, выбираем понравившийся вариант оформления.

Рис. 6.54. Выделили таблицу и на вкладке Главнаявыбрали Стили | Форматировать как таблицу

Выделенная нами ранее таблица (теперь снимите с нее выделение) сразу приобретает оформленный вид (рис. 6.56).

Рис. 6.55. Выбираем вариант оформления

Рис. 6.56. Оформленная таблица

Диаграммы

И наконец, самое, на наш взгляд, интересное… Возьмем исходную, ранее созданную таблицу (см. рис. 6.56), и выделим ее, включая шапку, а затем выберем вкладку Вставка | группу Диаграммы | Гистограмма(рис. 6.57).

Рис. 6.57. Выделяем таблицу и выбираем Вставка | Диаграммы | Гистограмма

Рис. 6.58. Выбираем вид гистограммы из великого их множества

Открывается список гистограмм, где мы с удовольствием выбираем желаемый вид гистограммы (рис. 6.58). Щелкаем мышью на выбранной гистограмме, и на листе с таблицей появляется готовая диаграмма (рис. 6.59).

В сущности, если проследить за нашими действиями, то для вставки диаграммы мы не сделали ничего, кроме того, что предварительно выделили таблицу, затем выбрали тип желаемой диаграммы. Однако для Microsoft Excelэтого оказалось достаточно.

Как выглядит созданная нами диаграмма, показано на рис. 6.59. Диаграмму можно двигать мышью по листу Excel за Область диаграммы, можно выделять разные ее элементы (диаграмма – сложный составной объект), щелкать на них правой кнопкой мыши, вызывать контекстные меню и менять с их помощью свойства выделенных элементов.

Экспериментировать с диаграммами очень интересно и совсем не страшно – попробуйте.

Рис. 6.59. Готовая диаграмма

Если вам нужно изучить эту программу более глубоко, то тогда вам нужно обратиться к специализированной литературе, например Н. Культин, Л. Цой «Microsoft Excel 2010». – СПб.: БХВ-Петербург, 2010.

Глава 7
Microsoft PowerPoint

Программа Microsoft PowerPoint, предназначенная для создания и проведения презентаций, является частью пакета Microsoft Office.

Презентация(от англ. presentation– представление) представляет собой последовательность сменяющих друг друга слайдов, другими словами, набор картинок с иллюстративным материалом, предназначенный для демонстрации во время доклада, проекта, лекции, рекламной акции по представлению товаров и услуг и т. п. с помощью мультимедиапроектора или интерактивной доски.

Рис. 7.1. Запуск программы Microsoft PowerPoint

К подготовке презентации нужно относиться очень серьезно, это один из важнейших этапов для достижения поставленной цели. От качества презентации часто зависит получение финансирования на тот или иной проект, например, от удачно проведенной рекламной кампании зависит судьба новых товаров и новых услуг.

Задача программы Microsoft PowerPointсостоит в том, чтобы помочь пользователю создавать очень качественные презентации. Презентация может проходить под музыку и включать в себя видеоролики и анимированные картинки. Можно подготовить презентацию и для автоматического показа, например, на стенде фирмы во время выставки-ярмарки или конференции. Еще Microsoft PowerPoint позволяет подготовить печатный раздаточный материал для лучшего усвоения выступления докладчика. В этом случае на листе бумаги распечатывается конспект доклада или несколько слайдов.

Для запуска Microsoft PowerPointнажмите системную кнопку Пуски выберите в главном меню команду Все программы | Microsoft Office | Microsoft Office PowerPoint(рис. 7.1). Если вы часто будете работать с этой программой, то лучше создать к ней ярлык, поместить его на рабочий стол и запускать Microsoft PowerPointдвойным щелчком мыши по ярлыку программы.

Создание презентации

После запуска программы раскроется диалоговое окно программы с названием Презентация1– Microsoft PowerPoint(рис. 7.2). По умолчанию вам предлагается для первого слайда презентации использовать макет Титульный слайд.

Рис. 7.2. Окно программы Microsoft PowerPoint

По умолчанию окно программы Microsoft PowerPointразделено на три области. Центральную часть окна занимает область отображения слайдов, слева от которой находится область отображения структуры презентации. В нижней части окна отображается область заметок (пояснительного текста). Области слайда, в которые можно вводить текст, выделены пунктиром. Чтобы ввести текст, надо щелкнуть левой кнопкой мыши в области ввода текста и набирать текст, как в редакторе текста.

ПРИМЕЧАНИЕ

Не рекомендуется изменять характеристики шрифта областей ввода текста вручную. Если набираемый текст не помещается в области отображения текста, лучше внимательно прочитать его и попробовать сократить. Более мелкий текст будет плохо читаться с определенного расстояния.

Заметки к слайду

Работая над презентацией, вы можете параллельно с подготовкой иллюстративного материала готовить текст выступления. Текст выступления, комментарий к слайдам нужно ввести в область заметок. Позже слайды вместе с заметками можно будет распечатать и использовать при подготовке к презентации.

Добавление слайда

Чтобы добавить в презентацию слайд, нужно на вкладке Главнаяв группе Слайдывыбрать команду Создать слайди в выпадающем списке выбрать нужный вам макет слайда (рис. 7.3). Новый слайд будет добавлен в конец презентации или, если текущий слайд не последний, перед этим слайдом.

Рис. 7.3. Окно Создать слайд

Изменение порядка следования слайдов

Слайды в презентации должны следовать в том порядке, в котором предполагается их демонстрировать.

Иногда возникает необходимость изменить порядок следования слайдов. Чтобы это сделать, надо активизировать режим Сортировщик слайдов– на вкладке Вид выбрать команду Сортировщик слайдови затем, путем буксировки слайдов, задать требуемый порядок слайдов (рис. 7.4).

Рис. 7.4. Буксировка слайдов

Оформление слайдов

Прежде чем приступить к созданию презентации, следует выяснить, для каких целей создается презентация, где ее будут демонстрировать, на какую аудиторию и на каком оборудовании. Если предполагается, что слайды будут демонстрироваться на экране при помощи мультимедиапроектора, подключенного к компьютеру, то смело используйте цветной текст и текстуры фона. А если слайды предполагается использовать в качестве раздаточного материала в виде распечаток, то лучше ограничиться черным текстом на белом фоне.

Оформлять слайды можно путем изменения характеристик шрифта, цвета фона, изменяя расположение текста и применяя разные способы выравнивания и т. п. Если вы еще не представляете, как должна выглядеть ваша презентация, то самый простой способ изменения оформления слайдов – применять шаблоны оформления. При выборе шаблона ваша презентация немедленно изменяется, и это сразу видно, что очень удобно.

Для того чтобы найти шаблоны, перейдите на вкладку Дизайн, на ленте вкладки отображаются темы шаблонов, выберите понравившийся вам шаблон. На ленте отображаются не все шаблоны, если вы хотите увидеть все темы, то щелкните левой кнопкой мыши в нижнем правом углу группы Темыпо кнопке   Дополнительные параметры(рис. 7.5). В результате раскроется окно Все темы, содержащее все встроенные темы шаблонов (рис. 7.6).

Рис. 7.5. Темы шаблонов на ленте Дизайн

Рис. 7.6. Все темы шаблонов

Таблицы

Если в презентацию надо добавить слайд с таблицей, то сначала следует добавить новый слайд, затем выбрать вкладку Вставка, а на ленте в группе Таблицавыбрать одноименную кнопку Таблицаи щелкнуть по ней мышью. В результате раскроется выпадающее окно, в котором следует задать количество столбцов и строк вставляемой таблицы (рис. 7.7). В этом окне потяните мышью за верхний левый угол, увеличивая тем самым количество строк и столбцов. При этом в области отображения слайдов сразу же будет отображаться таблица, которую вы обозначаете курсором мыши. После выбора нужного вам количества строк и столбцов таблицы щелкните мышью, и таблица вставится в слайд. Как только вы вставили таблицу, она становится активной (выделена рамкой), и, щелкнув нужную ячейку, можно будет вносить в нее информацию.

Рис. 7.7. Вставка таблицы

Таблицы и текст из Microsoft Word

Обычно у вас уже есть некоторые материалы, которые вы хотите добавить в презентацию. Как правило, это текстовые файлы, подготовленные в Microsoft Word, которые могут содержать и таблицы. Вставить эту информацию можно через буфер обмена. Для этого надо переключиться в Microsoft Word, выделить текст или таблицу и с помощью контекстного меню выбрать команду Копировать. Затем следует «перейти» обратно в PowerPoint, выбрать слайд, на который надо поместить таблицу, и то же воспользовавшись контекстным меню выбрать команду Вставить. Команды копирования и вставки можно вызывать и другими способами, делайте это так, как вам удобно и привычно.

Таблицы из Microsoft Excel

На слайд можно поместить данные из таблицы Microsoft Excel. Сделать это можно точно так же, т. е. через буфер обмена. Чтобы переместить данные из Microsoft Excelв презентацию, надо:

1. Запустить Microsoft Excelи открыть рабочую книгу, в которой находятся данные.

2. Выделить область листа рабочей книги, в которой находятся нужные вам данные.

3. С помощью контекстного меню выбрать команду Копировать(копия выделенного фрагмента таблицы будет помещена в буфер обмена).

4. Щелчком в панели задач Windows перейти в Microsoft PowerPoint.

5. Выбрать слайд, в который надо поместить данные, находящиеся в буфере обмена, вызвать контекстное меню и выбрать команду Вставить.

Далее (рис. 7.8) показаны фрагменты, взятые из Microsoft Excelи вставленные в презентацию через буфер обмена. Аналогичным образом на слайд можно поместить и диаграмму, созданную в программе MicrosoftExcel.

Рис. 7.8. Пример вставленной в Microsoft PowerPoint таблицы из Microsoft Excel

Иллюстрации

На слайд можно поместить не только текст, таблицы и диаграммы, но и картинки или фотографии. Если рисунки и фотографии находятся на диске, то вы должны выбрать вкладку Вставка, а на ленте в группе Изображениящелкнуть по кнопке Рисунок(рис. 7.9). В результате откроется диалоговое окно Вставка рисунка, где автоматически будут показаны все папки с изображениями. Выберите нужный вам рисунок, и он появится на слайде (рис. 7.10).

Рис. 7.9. Лента вкладки Вставка

Рис. 7.10. Пример иллюстрации

Эту иллюстрацию можно перемещать по листу слайда. Для этого установите курсор мыши на изображение, он примет вид крестика, затем зажмите левую кнопку мыши и перемещайте изображение по листу. Как только вы отпустите кнопку мыши, изображение остановится. Кроме того, вставленное вами изображение можно масштабировать. Посмотрите внимательно на изображение на экране, оно имеет маркеры, и когда вы подводите к ним курсор мыши, они превращаются в стрелки, потянув за которые вы можете изменить размер рисунка, предварительно зажав левую кнопку мыши. Передвигая курсор параллельно прямым линиям, вы искажаете рисунок, а если тянете за диагонали, то нет. Для того чтобы точно сохранить пропорции при изменении размера иллюстрации, зажмите клавишу , и отпустите ее только после того, как отпустите кнопку мыши.

Помимо простых картинок в презентацию можно включать и видеоролики, это делается с помощью кнопки Картинка, находящейся на вкладке Вставкав группе Изображения. Кроме того, можно создавать фотоальбомы.

Анимация

Презентацию можно оформить таким образом, чтобы события чередовались с задержкой и через определенные промежутки времени, надписи и картинки появлялись с различными эффектами и т. д.

Сначала выберите слайд, который вы собираетесь анимировать, затем откройте вкладку Анимация. Чтобы задать эффект анимации (рис. 7.11), сначала выделите элемент на слайде, затем на ленте в группе Анимациящелкните по кнопке   Дополнительные параметрыили в группе Расширенная анимацияпо кнопке Добавить анимациюи выберите необходимый эффект анимации.

Рис. 7.11. Добавление эффекта анимации

Во время демонстрации презентации, при переходе к слайду, содержащему анимированные элементы, сначала отображаются неанимированные элементы слайда, а затем, по щелчку левой кнопки мыши или в результате нажатия клавиши пробела или  – элементы, для которых был задан эффект анимации.

Иногда возникает необходимость отказаться от анимации одного или всех элементов слайда. Чтобы это сделать, надо выбрать анимированный слайд и в нем один или все анимированные элементы, затем в группе Анимация нужно сделать щелчок на кнопке Нет (см. рис. 7.11), и эффекты анимации удалятся.

Просмотр презентации

Чтобы просмотреть презентацию, оценить вид созданных слайдов и проверить порядок их следования, надо на вкладке Показ слайдовв группе Начать показ слайдоввыбрать (рис. 7.12) соответствующую команду С начала (либо нажать клавишу ) или С текущего слайда(либо нажать сочетание клавиш +).

Рис. 7.12. Вкладка Показ слайдов

Следующий слайд презентации будет отображаться в результате нажатия клавиши пробела, клавиш , или <↓>, либо щелчка левой кнопкой мыши. Чтобы вернуться к предыдущему слайду, необходимо нажать клавишу или <↑>. Следует обратить внимание, чтобы перейти от слайда, в котором есть анимированные элементы, к предыдущему слайду, клавишу придется нажать несколько раз, столько, сколько анимированных элементов есть на слайде.

Звуковое сопровождение

Слайды можно еще и сопровождать звуком. Для этого на вкладке Вставкав группе Мультимедиащелкните по кнопке Звук(см. рис. 7.7). В результате откроется список со следующими возможными способами добавления звука:

✓ Звук из файла– позволяет добавлять звуковые файлы;

✓ Звук из организатора клипов– позволяет добавлять звуковые файлы из библиотеки MS Office;

✓ Записать звук– дает возможность записать звук с микрофона компьютера.

Чтобы записать звук с микрофона, выберите пункт Записать звук. В результате откроется диалоговое окно Звукозапись(рис. 7.13).

Рис. 7.13. Диалоговое окно Звукозапись

Щелкните по кнопке запись  и скажите в микрофон какую-нибудь фразу.

Затем щелкните кнопку OK и звук будет добавлен к выбранному слайду.

Сохранение презентации

Все слайды презентации хранятся в одном файле. Чтобы сохранить презентацию на диске компьютера, надо открыть вкладку Файл, выбрать команду Сохранить, затем в появившемся диалоговом окне Сохранение документавыбрать папку и ввести имя файла, в который будет записана презентация. Это же можно сделать, используя соответствующую кнопку   Сохранитьна панели быстрого доступа или нажав сочетание клавиш +.

Печать слайдов

Из программы Microsoft PowerPointможно напечатать слайды, заметки к слайдам (на одном листе печатается слайд и текст заметки) или «выдачи» (несколько слайдов на одном листе).

Для того чтобы напечатать слайды заметки или "выдачи", надо открыть вкладку Файли выбрать команду Печать, справа можно постранично просмотреть то, что нужно будет печатать. С помощью пяти раскрывающихся списков Настройкаможно выбрать необходимые настройки для вывода на печать (рис. 7.14). После выполнения всех настроек для осуществления печати щелкните кнопку Печать.

Рис. 7.14. Настройки для вывода на печать

Демонстрация

Презентацию можно сохранить в формате демонстрации. В этом случае в результате щелчка на значке демонстрации PowerPoint (рис. 7.15) всегда будет запускаться режим показа слайдов, а не загрузка презентации в программу Microsoft PowerPoint.

Рис. 7.15. Значки Презентация и Демонстрация

Чтобы сохранить презентацию в формате демонстрации, надо открыть вкладку Файли выбрать команду Сохранить как(рис. 7.16).

Рис. 7.16. Сохранение копии презентации в формате демонстрации

В результате откроется диалоговое окно сохранения документа (рис. 7.17), где нужно убедиться, что тип файла именно Демонстрация PowerPoint (*.ppsx), а после задать имя файлу и щелкнуть кнопку Сохранить.

Рис. 7.17. Сохранение презентации в формате Демонстрация PowerPoint

Итак, здесь мы рассмотрели только основные возможности программы Power-Point. Если вам понравилось создавать презентации и вам не хватает той информации, которая представлена в этой книге, то купите специальную литературу или воспользуйтесь Интернетом для поиска необходимых сведений.

СОВЕТ

Прежде чем демонстрировать свою презентацию на большую аудиторию, посмотрите как она выглядит на большом экране, если вы собираетесь демонстрировать ее через проектор, в случае прогона через монитор, посмотрите при разной освещенности, днем и вечером. Как правило, предварительный просмотр выявляет недостатки цветовой гаммы, рисунки или фотографии плохо видны и видео бывает не того качества и все теряется и выглядит не так, как хотелось бы. Самое главное не паникуйте, т. к. вы увидели это заранее, то у вас есть время все исправить.

Еще, готовясь к представлению с использованием презентации, запомните, что нельзя читать с экрана, публика сразу же потеряет интерес. Презентацию можно использовать только как иллюстративный механизм.

Назад к карточке книги "Ноутбук для ваших родителей"