Текст книги "Ноутбук для ваших родителей"

Рис. 5.78. Фрагмент окна Принтеры и факсы

Для печати одной страницы в MS Word откройте вкладку Файли на ней выберите команду Печать | Настройка(комбинация клавиш +

). После этого выберите вариант Напечатать текущую страницуили, если хотите выборочно распечатать несколько страниц, Напечатать настраиваемый диапазони укажите диапазон страниц (например, 5-10) или перечислите номера страниц через запятую (рис. 5.79).

Рис. 5.79. Окно Печатьв Microsoft Word

Microsoft Word предоставляет дополнительную возможность печатать документ на обеих сторонах листов. Установите для этого флажок двусторонняя печать. Сначала пойдут на печать нечетные страницы, потом программа попросит вас вставить отпечатанные листы во входной лоток и продолжит печать четных страниц на оборотных сторонах листов.

Сохранение документа в другом формате

При выборе команды Сохранить какс вкладки Файлоткрывается диалоговое окно, в котором вы можете указать место, куда сохранить документ, его имя и тип файла. Остановимся более подробно на типах файлов и, раскрыв список Тип файлаэтого окна, разберемся, в каких форматах Word позволяет сохранить файл.

✓ По умолчанию новый созданный документ сохраняется в формате Документ Word (*.docx).

✓ Текст в формате (*.doc) – дает возможность прочитать ваш документ в более ранних версиях текстового редактора Microsoft Word.

✓ Текст в формате RTF (*.rtf) – дает возможность прочитать ваш документ с помощью программ, которые по какой-то причине не могут корректно открывать файлы Word. RTF-формат(Rich Text Format) – стандартизированный формат, и он менее специфичен, чем формат файлов docx. Вторая причина сохранить свой документ в формате RTF – это желание избавить получателя вашего документа от опасения заразиться макровирусами, которые могут содержаться только в файлах MS Office.

✓ Формат Веб-страница (*.html) – если сохранить документ в этом формате, то его можно будет просмотреть с помощью любого веб-браузера. HTML(HyperText Markup Language) – это формат документов, публикуемых в Интернете. При сохранении файла такого типа рисунки из документа сохраняются в отдельной папке с таким же названием, как и сохраняемый файл, с добавлением слова «files» после точки в названии этой папки.

✓ Формат Обычный текст (*.txt) – документ сохраняется в виде простого текста. После сохранения в этом формате файл можно открыть в любом самом простом текстовом редакторе. Практически все форматирование текста, рисунки и другая информация, не поддерживаемая в формате простого текста, будут утеряны.

Выделение вертикального блока

Суть проблемы заключается в том, при выделении текста в Word выделение распространяется по строкам, как это показано на рис. 5.80, а.

Рис. 5.80. Выделение текста в программе Word: а – по строкам; б – вертикального блока

Если же возникает необходимость выделить вертикальную колонку текста, действуем следующим образом – нажимаем и не отпускаем клавишу , выделяем мышью вертикальный блок (это у нас получится благодаря клавише ) и после отпускаем (рис. 5.80, б).

Автоматическая нумерация страниц

Если вы хотите, чтобы документ был распечатан с номерами страниц, то в этом случае вам поможет команда вкладки Вставка | Колонтитулы | Номер страницы.

Создание колонтитулов

Для вставки колонтитулов выберите вкладку Вставка. Найдите группу Колонтитулы– команды называются Верхний колонтитули Нижний колонтитул.

Рис. 5.81. Вставка колонтитулов

В зависимости от того, какой колонтитул вы хотите создать, и выбирайте команду. Если вы решили создать верхний колонтитул, то щелкните мышью по соответствующей команде – откроется окно с образцами вставки, выберите, например, Пустой(рис. 5.81). В результате в верхней части вашей страницы появится выделенная область, в которой будет написано Введите текст. Введите нужную вам надпись для колонтитула.

Пока вы работаете с колонтитулами, на ленте отображается содержимое вкладки Конструкторс инструментами для удобной работы с ними. По окончании работы нужно закрыть окно колонтитулов, нажав одноименную кнопку Закрыть окно колонтитулов. Создание нижнего колонтитула аналогично созданию верхнего.

Область вставки Экспресс-блокипозволяет вставить Автотекст– это разного рода служебная информация о документе. Например, команда Полное имя файла(Filename and path) вставляет в колонтитул имя файла и полный путь к папке, в которой он находится на вашем компьютере, что бывает очень полезно, если частенько возникают проблемы с поиском файла распечатанного документа.

Пусть вы создали документ Памятка. docx и поместили его в папку C: Мои документы. Тогда при вставке автотекста Полное имя файла в колонтитуле появится строка C: Мои документыПамятка. docx. Вы сохраняете документ и распечатываете его на принтере. Благодаря вашей предусмотрительности вверху вашей памятки будет указано, где найти ее электронный вариант.

Если вы переместите файл Памятка. docxв папку, допустим, C: Памятки и инструкции, надпись в колонтитуле соответственно изменится на C: Памятки и инструкцииПамятка. docx, и следующий печатный вариант памятки будет уже содержать новый путь. Таким образом вы никогда не потеряете свои файлы.

Для перехода в обычный режим нажмите кнопку Закрыть окноколонтитулов на вкладке Конструктор.

Поиск в тексте

Для поиска в открытом документе нужного фрагмента выберите на вкладке Главнаяв группе Редактированиекоманду Найтиили нажмите комбинацию клавиш +. Откроется окно Навигация, показанное на рис. 5.82. Наберите слово или его часть в поле этого окна – ниже сразу же отобразятся фрагменты с текстом, содержащим искомое слово, а в самом тексте такие слова выделятся желтым маркером.

Рис. 5.82. Окно поиска в тексте документа

Рис. 5.83. Окно поиска и замены

Команда Заменитьпозволяет заменять найденные фрагменты на другие. А кнопка Большерасширяет возможные опции поиска (рис. 5.83). В этом окне в поле Найти записывается искомое слово, а в поле Заменить назаписывается слово, на которое следует заменить найденное слово. Как и в предыдущем случае, нажимается кнопка Найти далее, а после того как был найден нужный фрагмент, нажимается кнопка Заменить. Найденный в тексте фрагмент будет заменен. При этом после замены осуществляется поиск следующего фрагмента текста и т. д. Кнопка Заменить всезапускает процесс, при котором все найденные фрагменты автоматически будут заменены.

Сканирование изображений

Сканирование изображений не является функцией текстового редактора Microsoft Word– здесь взаимодействуют между собой операционная система и сканер. Отсканированный рисунок сохраняется в виде файла на диске и позже может быть вставлен в документ Microsoft Word. Работа с разными моделями сканеров, как правило, осуществляется с использованием различного программного обеспечения (у каждого сканера – свое). Приведем пример наиболее распространенного способа работы со сканером.

Воспользовавшись кнопкой Пускнайдите папку Устройства и принтеры. Если в системе установлен сканер, то в этой папке будет присутствовать значок сканера (рис. 5.84).

Рис. 5.84. Значок сканера в папке Устройства и принтеры

Щелкните на значке сканера правой кнопкой мыши и в раскрывшемся контекстном меню выберите пункт Начать сканирование.

Раскроется окно работы со сканером (рис. 5.85), где вы должны будете, выбирая соответствующие вкладки и кнопки, выполнить сканирование изображения.

Рис. 5.85. Окно работы со сканером

На этапе выбора типа сканируемого изображения выберите Носитель: Журнал. Это сделает настройки сканера оптимальными для данного типа изображения. Если щелкнуть по кнопке Просмотр, то в области просмотра вы увидите предварительный вариант изображения. В этом режиме можно подстроить область сканирования – как правило, она определяется автоматически и выделяется пунктирной линией. Чтобы отсканировать изображение, нажмите кнопку Сканировать. Как только картинка закончит сканироваться, то изображение сразу же откроется в стандартном окне Средство просмотра фотографий(рис. 5.86).

Если вас все устраивает, то просто закройте окно. Если результаты сканирования вам не нравятся, то удалите изображение с помощью кнопки с изображением крестика, находящейся в нижней части окна, и попробуйте отсканировать снова. Имена файлам присваиваются автоматически, как в фотоаппарате. Чтобы знать, в какую папку сохраняются фотографии, выберите вкладку На выходе(см. рис. 5.85) и все внимательно посмотрите. Если же вам нужна другая папка для сохранения, то можете ее настроить самостоятельно.

Рис. 5.86. Окно Средство просмотра фотографий

Следует учесть, что каждый сканер имеет свой интерфейс, поэтому вы при работе со своим сканером будете видеть совсем другую картинку, но все принципиальные функции будут аналогичны.

Глава 6
Microsoft Excel

Microsoft Excel– это табличный процессор, который часто называют просто «электронной таблицей», т. е. компьютерной программой, предназначенной для выполнения экономических, научных и прочих расчетов. Программа включает много функций, в том числе финансовые, логические, статистические, математические операции. Работая в программе Microsoft Excel, можно подготовить и распечатать, например, ведомость, накладную, платежное поручение, другие финансовые документы, а также построить диаграммы и графики.

Microsoft Excelявляется незаменимым инструментом при подготовке различных документов: отчетов, проектов. Таблицы и диаграммы, созданные в Micro-soft Excel, можно вставить, например, в текст, набранный в Microsoft Word, или в презентацию, созданную в Microsoft PowerPoint.

Уточнения для версии 2010

Внешний вид Microsoft Excel 2010(рис. 6.1) не претерпел существенных изменений в части пользовательского интерфейса по сравнению с Microsoft Excel 2007.

Меню и панели инструментов более ранних версий у этих табличных процессоров заменены лентой, так же как и в текстовом редакторе Microsoft Word 2010. Лента позволяет иметь быстрый доступ к наиболее часто используемым кнопкам. Все кнопки тематически сгруппированы на вкладках. На рис. 6.1 видно, что в данный момент активирована вкладка Главная. Щелкая на заголовках вкладок, вы сможете переходить от одной группы кнопок к другой.

В левом верхнем углу экрана Microsoft Word 2010вы найдете вкладку Файл. Все, что раньше (до версии Microsoft Excel 2007) находилось в меню Файл, теперь находится на одноименной вкладке. Файлы Microsoft Excel 2010по умолчанию имеют формат, отличающийся от формата версий, предшествующих Microsoft Excel 2007. Чтобы созданные в Excel 2007/2010 файлы открывались в табличном процессоре Excel более ранних версий, при сохранении документов откройте вкладку Файли выберите команду Сохранить как | Книга Excel 97-2003(рис. 6.2).

Рис. 6.1. Интерфейс Microsoft Excel 2010

Рис. 6.2. Вкладка Файл, команда Сохранить какв активированном состоянии

ПРИМЕЧАНИЕ

Обратите внимание, что документы Microsoft Excel 2007 и Microsoft Excel 2010 имеют расширение xlsx, а не xls как в более ранних версиях пакета Excel.

Несмотря на изменения внешнего вида новых версий табличного процессора Excel, принципы работы в них остались прежними.

Элементарные действия в Excel

Я начну с выполнения элементарных действий, а по мере продвижения буду основываться на них при описании более сложных приемов.

Откройте программу Microsoft Excel – Пуск | Все программы | Microsoft Excelили Пуск | Все программы | Microsoft Office | Microsoft Excel.

В окне программы вы видите пустой сетчатый лист, где координату каждой ячейки можно однозначно указать как пересечение колонки (столбца) и ряда ячеек, например A1. На рис. 6.3 ячейка A1была выделена щелчком левой кнопки мыши.

Рис. 6.3. Программа Microsoft Excel: выделена ячейка A1

Чтобы выделить несколько ячеек, нужно навести указатель мыши на первую выделяемую ячейку, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть указатель до середины последней выделяемой ячейки, после чего отпустить кнопку мыши (рис. 6.4). Щелчок левой кнопкой мыши в любом месте на листе снимает выделение с ранее выделенного диапазона ячеек.

Чтобы выделить все ячейки в горизонтальном ряду, нужно щелкнуть мышью на сером поле с номером ряда. Как только вы начинаете выделять мышью какой-нибудь диапазон ячеек (или одну ячейку), все выделение с других ячеек, выделенных ранее, снимается. Но если после первого выделения нажать и удерживать клавишу , а мышью выделить другой диапазон ячеек, то при выделении второго диапазона с первого диапазона выделение не снимается. Что и произойдет, если выделить, например, колонку ячеек C и одновременно ряд 4 (рис. 6.5).

Рис. 6.4. Выделение нескольких ячеек

Рис. 6.5. Выделение нескольких диапазонов ячеек с нажатой клавишей

Клавиша на клавиатуре, удерживаемая во время выделения, позволяет выделить диапазон, щелкнув последовательно на первой и последней ячейках выделяемого диапазона. Щелчок правой кнопкой мыши на ячейке, названии колонки или ряда, а также на выделенном диапазоне ячеек выводит на экран соответствующее случаю контекстное меню для данного объекта. При этом выделение с диапазона не снимается. Перемещение по ячейкам можно осуществлять клавишами управления курсором <←>, <↑>, <→>, <↓>. При этом, удерживая клавишу , можно выделять диапазон ячеек.