Текст книги "Акционерное Общество - методические материалы, положения и инструкции (Выпуски 1-3, 5, 6, 9)"
Автор книги: Автор Неизвестен
сообщить о нарушении
Текущая страница: 18 (всего у книги 22 страниц)
Приказ ГКАП РФ от 24 августа 1992 г. N185.
Приказ Росстрохнадзора от 3 августа 1993 г. N02-02/21.
Раздел 1.
ПОЛОЖЕНИЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает необходимый минимальный объем мер, соблюдение которых позволяет предотвратить утечку сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.
При необходимости руководителем предприятия могут быть введены дополнительные меры, направленные на усиление защиты коммерческой тайны предприятия.
2. Служба безопасности предприятия: задачи, функции, права
2.1. Служба безопасности предприятия создается в целях разработки и осуществления мероприятий по защите коммерческой тайны и подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
2.2. Численность работников службы безопасности предприятия определяется штатным расписанием.
2.3. Служба безопасности имеет следующую структуру:
– подразделение специального делопроизводства:
– подразделение режима;
– подразделение охраны;
– аналитическое подразделение.
2.4. Задачи, функции и права службы безопасности и ее структурных подразделений определяются и утверждаются руководителем предприятия.
2.5. Основными задачами службы безопасности являются:
обеспечение сохранности коммерческой тайны предприятия при проведении всех видов работ, обращении с документами и изделиями, имеющими отношение к коммерческой тайне;
организация специального делопроизводства, обеспечивающего надежную защиту коммерческой тайны предприятия;
выявление и закрытие возможных каналов утечки информации, относящейся к коммерческой тайне, в процессе производственной и иной деятельности предприятия:
предотвращение необоснованного допуска и доступа лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия, которые содержатся в работах, документах и изделиях.
2.6. Служба безопасности предприятия в процессе своей деятельности осуществляет следующие функции:
участвует в разработке и пересмотре (изменении и дополнении) перечня сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
планирует работу по защите коммерческой тайны;
организует и проводит мероприятия, обеспечивающие сохранность коммерческой тайны при разработке, производстве, учете, хранении, транспортировке и уничтожении изделий:
разрабатывает и проводит мероприятия по защите коммерческой тайны в производственно-технической, научно-исследовательской, опытно-конструкторской и другой деятельности предприятия:
осуществляет руководство подчиненными структурными подразделениями и лицами, осуществляющими работу по защите коммерческой тайны;
организует и ведет специальное делопроизводство; контролирует обеспечение установленного порядка размножения документов, содержащих сведения, касающиеся коммерческой тайны, их учета, хранения и пользования ими в архивах, библиотеках и отделах (бюро) технической документации;
контролирует соблюдение правил обращения с документами, содержащими информацию, относящуюся к коммерческой тайне предприятия, и своевременное их возвращение в службу безопасности;
обеспечивает соблюдение правил рассылки документов, содержащих сведения, касающиеся коммерческой тайны предприятия;
принимает меры к внедрению средств механизации и автоматизации в процесс ведения специального делопроизводства и обеспечивает контроль за соблюдением правил хранения и эксплуатации средств, предназначенных для размножения документов, содержащих коммерческую тайну;
изучает все стороны деятельности предприятия для выявления и закрытия возможных каналов утечки информации, относящейся к коммерческой тайне: проводит аналитическую работу;
участвует в разработке и осуществлении мероприятий по защите информации, составляющей коммерческую тайну предприятия, от возможной утечки по техническим каналам в процессе ее передачи, накопления и использования;
организует проведение профилактической работы с работниками предприятия по соблюдению требований по защите коммерческой тайны:
принимает участие в проведении расследований по фактам разглашения коммерческой тайны предприятия, утраты документов и изделий, имеющих отношение к коммерческой тайне;
организует учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерческой тайны предприятия;
осуществляет мероприятия, обеспечивающие допуск к работам, документам и изделиям, относящимся к коммерческой тайне предприятия, только тех лиц, которым это необходимо для выполнения служебных обязанностей:
участвует в подборе лиц, командируемых на другие предприятия;
проводит инструктаж лиц, допущенных к коммерческой тайне:
участвует в обеспечении пропускного и внутриобъектового режима, охраны учреждений и их режимных зданий, помещений, территорий, хранилищ;
участвует в определении эффективности инженерно-технических средств охраны фирмы и разработке предложений по их совершенствованию;
принимает меры по предотвращению чрезвычайных происшествий на предприятии.
2.7. Подразделениям безопасности предоставляется право:
требовать от всех работников предприятия выполнения требований нормативных актов, регулирующих порядок сохранения коммерческой тайны;
привлекать в необходимых случаях специалистов предприятия к работе по обеспечению сохранения коммерческой тайны;
проводить проверки состояния и организации работы по защите коммерческой тайны предприятия:
давать рекомендации и обязательные для исполнения указания руководителям структурных подразделений предприятия и подчиненных ему организаций по вопросам обеспечения сохранности коммерческой тайны;
в случае нанесения ущерба работником предприятия ходатайствовать перед руководителем о привлечении его к уголовной, административной, гражданско-правовой и другой ответственности в соответствии с законодательством РФ.
3. Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия
3.1. Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия, осуществляет руководитель предприятия.
К данным сведениям допускаются только те лица, которым такая информация необходима для выполнения их служебных обязанностей.
3.2. При решении вопроса о допуске сотрудников предприятия к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия, должны учитываться:
нравственные и деловые качества допускаемого; способность хранить коммерческую тайну;
временный или постоянный характер работы;
наличие информации о привлечении кандидата к уголовной ответственности; факты совершения и склонность к аморальным проступкам (пьянство, наркомания и т.п.), вследствие которых может наступить разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, а также информация об утрате документов (изделий), содержащих такие сведения;
Если в результате дополнительного изучения кандидата выявлены обстоятельства, имеющие значение для принятия решения о допуске, то о них ставится в известность руководитель предприятия, который по данной информации принимает соответствующее решение.
3.3. После принятия решения о допуске исполнитель подписывает соответствующее обязательство о неразглашении коммерческой тайны предприятия с указанием срока действия этих обязательств.
Служба безопасности, режимно-секретный орган или другое спецподраэделение организует учет осведомленности лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия.
4. Порядок оформления разрешений на доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия
4.1. Разрешения на доступ к документам с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" даются только в письменном виде: на карточках разрешений, на списках ознакомления, на самих документах или в форме приказов (указаний).
4.2. В случае, когда исполнитель допускается только к части документа, в разрешении должны четко указываться конкретные пункты, разделы, части или страницы, к которым он допускается, а сотрудники подразделения специального дело
производства должны принимать необходимые меры, исключающие возможность ознакомления с другими частями документа.
4.3. Порядок оформления разрешений на доступ к номенклатурным делам.
В соответствии с номенклатурой дел для каждого тома на внутренней стороне обложки или на карточке-разрешении составляется список сотрудников, допущенных к документам, подшитым в дело. Список заверяется подписью сотрудника подразделения специального делопроизводства.
Ознакомление сотрудников предприятия с отдельными документами в деле производится по письменному разрешению соответствующего руководителя. При этом сотрудниками подразделения специального делопроизводства должны быть приняты меры, исключающие ознакомление исполнителя с другими документами, подшитыми в дело.
Изменения и дополнения списков лиц, допущенных к номенклатурным делам, вносит руководитель подразделения специального делопроизводства по письменному представлению руководителя соответствующего подразделения.
4.4. Разрешение на доступ к документам входящего учета дается на самом документе в виде резолюции соответствующего руководителя.
4.5. Доступ работников смежных предприятий, представителей различных сторонних организаций к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия, осуществляется с разрешения руководителя предприятия после предъявления документов, удостоверяющих личность, и предписания на выполнение задания.
В предписании кратко указывается основание командирования (номер и дата договора о проведении совместных работ), а также к каким конкретно сведениям, составляющим коммерческую тайну, может иметь доступ командируемый.
Предписание подписывается руководителем командирующего предприятия и заверяется печатью последнего.
Предписания с отметками о фактической осведомленности хранятся в службе безопасности до окончания срока действия совместного договора.
4.6. В случае необходимости ознакомление со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, сотрудников правоохранительных органов (прокуратуры, МВД, МБРФ), а также сотрудников государственного санитарного надзора, государственного геодезического надзора, энергосбыта, финансовых и других органов, непосредственно связанных с обслуживанием данного предприятия, осуществляется беспрепятственно в пределах их полномочий при предъявлении ими соответствующих документов с разрешения руководителя предприятия.
5. Помещения для ведения работ, содержащих коммерческую тайну; хранилища документов и изделий; их охрана
5.1. Помещения, в которых ведется работа и хранятся в нерабочее время документы и изделия, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, должны обеспечивать их надежную защиту.
Размещение режимных помещений и их оборудование должно исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать
сохранность в этих помещениях документов и изделий, относящихся к коммерческой тайне предприятия.
Входные двери режимных помещений оборудуются замками, гарантирующими их надежное закрытие в нерабочее время. Для контроля за входом могут устанавливаться шифровальные и электронные замки, автоматические турникеты и т.п. При отсутствии поста охраны режимные помещения могут оснащаться охранной сигнализацией, связанной с караульным помещением или с дежурными по предприятию, пультом централизованного наблюдения за сигнализацией при органах охраны, что способствует более надежной защите таких помещений.
Кроме того, режимные помещения при необходимости должны быть оборудованы дополнительными техническими средствами защиты от побочных электромагнитных излучении.
Перед началом эксплуатации помещение обследуется комиссией, назначенной руководителем предприятия. В состав комиссии включаются представители спецподразделения и представители структурного подразделения, которому принадлежит помещение.
5.2. Внутренняя планировка и расположение рабочих мест в режимных помещениях должны способствовать выполнению работы исполнителями в условиях, предусматривающих обеспечение персональной ответственности за сохранность доверенных им документов и изделий, относящихся к коммерческой тайне.
Для хранения материалов, составляющих коммерческую тайну, помещения снабжаются необходимым количеством сейфов и металлических шкафов.
5.3. Хранилища, где постоянно или в рабочее время хранятся эти документы и изделия, а также ключи от хранилищ берутся на учет в спецподразделении.
Хранилища, а также входные двери помещений, в которых они находятся, должны быть оборудованы разными по своим секретам замками с двумя экземплярами ключей.
Рабочие экземпляры ключей от хранилищ хранятся в нерабочее время в отдельных опечатанных пеналах (пакетах) в одном из сейфов или металлических шкафов службы безопасности. Ключ от этого сейфа или металлического шкафа и рабочий экземпляр ключа от входных дверей помещения, в котором он находится, в отдельных опечатанных сотрудниками службы безопасности пеналах (пакетах), передаются охране или дежурному по предприятию под расписку.
5.4. По окончании рабочего дня сейфы, металлические шкафы, спецхранилища, склады хранения изделий, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, и другие режимные помещения запираются и опечатываются. При этом сейфы, металлические шкафы и хранилища опечатываются таким образом, чтобы исключить возможность ее снятия без повреждения оттиска печати. Режимные помещения, хранилища с опечатанными входными дверями, пеналы (пакеты) с ключами сдаются под охрану или дежурному по предприятию с указанием времени приема (сдачи) и с отметкой о включении охранной сигнализации.
Сдачу ключей и режимных помещений под охрану, а также получение ключей и вскрытие режимных помещений производят сотрудники, работающие в этих помещениях, по утвержденному начальником спецподраэделения списку с образцами подписей этих сотрудников. Данный список находится у охраны или у дежурного по предприятию.
Опечатанные (опломбированные) хранилища вскрываются только лицами, ответственными за сохранность документов и изделий, составляющих коммерческую тайну. Списки таких лиц с образцами их подписей утверждаются начальником спецподразделения и находятся у охраны или у дежурного по предприятию. В отсутствии указанных лиц режимные помещения и хранилища могут быть вскрыты комиссией, созданной по указанию руководителя предприятия или данного подразделения, о чем должен быть составлен акт.
Перед вскрытием режимных помещений и хранилищ должна быть проверена целостность оттисков печатей и исправность запоров. При обнаружении нарушения целости оттисков или других признаков, указывающих на возможное проникновение посторонних лиц в эти помещения или хранилища, последние не вскрываются, а составляется акт. О случившемся немедленно ставятся в известность руководитель предприятия и начальник спецподраэделения. Одновременно принимаются меры по охране места происшествия, на которое не допускаются посторонние лица.
В случае утраты ключа от хранилища или входной двери режимного помещения немедленно ставится в известность спецподраэделение. Замок этого хранилища или двери необходимо заменить или должен быть изменен его секрет.
Хранение документов и изделий, имеющих отношение к коммерческой тайне, в хранилищах, от которых утрачены ключи, до замены замка или изменения его секрета запрещается.
5.5. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в режимных помещениях, спецхранилищах, складах производятся только в присутствии работников, отвечающих за сохранность документов и изделий, относящихся к коммерческой тайне, в этих помещениях или соответствующих дежурных. Во время уборки и хозяйственных работ все документы должны находиться в сейфах (металлических шкафах), а изделия зачехляются и опечатываются.
На предприятии на случай пожара, аварии или стихийного бедствия разрабатывается специальная инструкция, утверждаемая руководителем спецподразделения, в которой предусматриваются:
– порядок вызова должностных лиц;
– порядок вскрытия режимных помещений;
– очередность и порядок спасения документов (изделий) и дальнейшего их
хранения.
Инструкция должна находится у дежурного по предприятию и в подразделении охраны.
5.6. При пожаре, аварии или стихийном бедствии дежурный по предприятию, а также работники охраны немедленно вызывают пожарную команду или соответственно аварийную службу, ставят в известность руководителя предприятия, начальника спецподразделения и принимают меры к ликвидации пожара или аварии и их последствий.
В случае, если создается угроза уничтожения находящихся в режимных помещениях, хранилищах, складах документов и изделий, относящихся к коммерческой тайне, дежурный по предприятию совместно с представителями охраны обязан вскрыть эти помещения и принять меры к спасению документов и изделий в соответствии с инструкцией на случай пожара, аварии, стихийного бедствия. О произведенном вскрытии составляется акт, который подписывается лицами, вскрывшими данное помещение.
6. Совещания по вопросам, составляющим коммерческую тайну предприятия с участием работников сторонних организаций
6.1. Служебные совещания с участием работников сторонних организаций, на которых рассматриваются вопросы, связанные со сведениями, составляющими коммерческую тайну, ПРОВОДЯТСЯ с разрешения руководителя предприятия.
Руководитель назначает лицо, ответственное за проведение таких совещаний.
6.2. Лицо, назначенное ответственным за проведение совещания, совместно с представителями службы безопасности и соответствующими техническими специалистами осуществляет необходимые организационные и технические мероприятия, которые должны обеспечить сохранение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, и исключить утечку информации во время проведения такого совещания
6.3. На совещания допускаются лица, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым на них вопросам и участие которых вызывается служебной необходимостью.
При планировании проведения совещания предусматривается такая очередность рассмотрения вопросов, которая исключает участие в их обсуждении лиц, не имеющих отношения к ним.
6.4. Лицо, ответственное за проведение совещания, должно представить в службу безопасности предприятия:
– проект программы проведения совещания;
– перечень его участников;
– список вопросов, с которыми разрешено знакомиться каждому участнику.
Список приглашенных на совещание согласовывается с лицами, ответственными за проведение совещания, и утверждается руководителем, давшим разрешение на проведение совещания.
6.5. Участники пропускаются на совещание по спискам и документам, удостоверяющим их личность.
6.6. Документы, необходимые для подготовки совещания, если в них содержатся сведения, составляющие коммерческую тайну, рассылаются по списку, утвержденному руководителем, давшим разрешение на проведение совещания.
При этом рассылаются только те документы, которые непосредственно касаются приглашенных.
6.7.Совещания проводятся в помещениях, где может быть обеспечено сохранение в тайне обсуждаемых вопросов. В необходимых случаях эти помещения могут быть обследованы соответствующими специалистами с целью обеспечения защиты от утечки информации по техническим каналам и при необходимости – обеспечены охраной.
6.8. Лицо, ответственное за проведение совещания, перед его началом обязано проинформировать присутствующих о том, что обсуждаемые на нем вопросы, содержат сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, и что все записи они могут делать только на учтенных листах (блокнотах).
6.9. Решения совещания и другие, относящиеся к нему документы, рассылаются по указанию руководителя, давшего разрешение на его проведение.
Рабочие тетради, переданные в службу безопасности по окончании совещания, рассылаются или уничтожаются в установленном порядке.
Программа проведения совещания и список его участников приобщаются к материалам совещания. Данные материалы обеспечиваются защитой до окончания работ по обсуждаемой проблеме, либо до того времени, когда сведения, составляющие коммерческую тайну, будут рассекречены в установленном порядке.
КОММЕНТАРИИ
Настоящий документ может служить основой для разработки собственного "Положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны" на предприятиях любой формы собственности. В акционерных обществах настоящее Положение должно утверждаться Правлением.
УТВЕРЖДЕНО ПРАВЛЕНИЕМ акционерного общества открытого типа
Протокол от " " 19 г.
– Структура, численность и штаты службы безопасности каждого конкретного предприятия определяются руководителем в зависимости от необходимого объема работы по защите коммерческой тайны предприятия.
Возможно создание и других подразделений в зависимости от специфики производственной деятельности предприятия (подразделение противодействия технической разведки, подразделение связи и др.).
Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну, целесообразно осуществлять не сразу после приема на работу, а по прошествии определенного времени работы на предприятии, в течении которого работники отдела кадров и непосредственные руководители должны провести изучение личных и деловых качеств принимаемого на работу.
При наличии большого количества таких материалов возможно их хранение в специальных хранилищах на открытых стеллажах при условии персональной ответственности одного из сотрудников за сохранность этих документов.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция определяет порядок работ по учету, размножению, хранению и уничтожению документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
1.2. Организация и ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на специальное подразделение предприятия (или на специально назначенных работников).
2. Размещение подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
2.1. Подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" размещаются в отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые исключен.
2.2. Документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах.
2.3. Хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях других подразделений может осуществляться по разрешению руководителя предприятия при обеспечении условий их надежной сохранности.
3. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
3.1. Все документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", изданные или поступившие на предприятие, подлежат учету в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
3.2. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется отдельно от учета секретных (государственные секреты) и несекретных, а также документов с грифом "для СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ".
3.3. Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной работы и обеспечения контроля исполнения на предприятии ведутся следующие виды учета:
– учет подготовленных документов;
– учет входящих документов:
– инвентарный учет:
– номенклатура дел, журналов, картотек:
– учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерческой тайны.
3.3.1. Печатание документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производится в машбюро подразделения по ведению делопроизводства этих документов.
По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения получения охраняемой информации посторонними лицами.
На последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа необходимо указать:
– количество отпечатанных экземпляров;
– фамилию исполнителя документа;
– фамилию машинистки или лица, печатавшего документ:
– дату.
Отпечатанный документ, а также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" на карточках или в журналах, имеющих соответствующие графы.
Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе – перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров.
Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы для уничтожения в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
3.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется подразделением по ведению делопроизводства этих документов.
Главное требование к делопроизводству документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" – это однократность их регистрации.
При получении корреспонденции в экспедицию, а также при ее получении в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроизводства этих документов. Ошибочно поступившие документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возвращаются отправителю.
В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
На первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проставляется штамп, а котором указываются:
– наименование предприятия,
– входящий номер документа,
– дата регистрации,
– количество листов основного документа и приложений.
На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп с указанием:
– номера входящего документа;
– количества листов данного приложения.
3.3.3. Инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий научно-технические, чертежно-конструкторские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.
Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.
На инвентарный учет не берутся технические и другие документы, подшиваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во временное пользование.
В зависимости от специфики предприятия, инвентарный учет может вестись в отдельных журналах или по отдельным картотекам по наименованиям и видам документов, а также по видам производства.
Инвентарный учет ведется по карточкам или журналам, имеющим графы, аналогичные графам карточки. Картотеки или журналы учитываются в номенклатуре.
На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических документов. Копии учитываются за номером оригинала. Если документ изготавливается машинописным способом и черновик уничтожается сразу после изготовления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в журнале (карточке) учета делается отметка об уничтожении черновика.
На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием:
– инвентарного номера;
– даты регистрации.
Штамп с инвентарным номером проставляется:
– на сброшюрованных документах – в верхнем левом углу обложки и
титульного (первого) листа документа:
– на графических документах – над основной надписью.
3.3.4. Дела, журналы, картотеки с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются по общей номенклатуре дел предприятия.
В графе 1 номенклатуры под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке, проставляется гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". После графы "заголовок дела" вводится графа "фамилии исполнителей", которым предоставлено право пользования делом.
Для подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" делается выписка из номенклатуры, в которую вносятся все дела, журналы и картотеки с таким грифом.
При составлении номенклатуры дел, включающей дела с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", кроме учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел в соответствии с различными признаками классификации (номинальный, структурный, предметно-тематический, по срокам хранения и т.д.) должен быть предусмотрен круг лиц, имеющих право пользоваться делом.
Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" подшиваются в дела в соответствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с таким грифом независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.
Листы дела нумеруются. После закрытия дела прошиваются и опечатываются. В конце дела подшивается чистый лист, на котором сотрудником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" делается заверительная надпись, в которой указывается сколько подшито документов в деле и на скольких листах.
3.3.5. Учет лиц, осведомленных в сведениях, составляющих коммерческую тайну предприятия, ведется в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в отдельном журнале или на карточках, имеющих соответствующие графы:
– фамилия, имя, отчество;
– должность;
– кто санкционировал допуск к "КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ":
– когда и т.д.
4.0. Правка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
4.1. Отправка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответствующие полномочия руководителем предприятия.
4.2. Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. Возможно использование каналов Фельдъегерской службы.
При отправке документов заказными или ценными отправлениями на конвертах (пакетах) гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не проставляется. В этом случае рекомендуется использовать двойной конверт. На внутреннем конверте указывается гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" и номера документов, а на внешнем – адрес получателя.
4.3. Исходящим номером документа с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" является номер, за которым зарегистрирован документ."
4.4. После отправки документа в карточке (журнале) учета, по которому зарегистрирован отправляемый документ, делается отметка об отправке, заверяемая подписью лица, производившего отправку.
4.5. При необходимости документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.
5. Размножение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
5.1. Размножение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" должно производиться в местах, определенных руководителем предприятия, под контролем специально назначенных для этих целей лиц.
