Текст книги "Как приручить компьютер за несколько часов"

Автор книги: Ирина Ремнева

Программа Microsoft Word – очень мощный текстовый редактор. Она позволяет сделать с текстом все, что угодно (и не только с текстом). Думаю, что вы уже видели толстые и умные книги по изучению этой программы. Но, по всей вероятности, подавляющее большинство из них не содержит ее полного описания. Да и полностью возможности этой программы, пожалуй, знает только тот, кто ее создавал. На самом же деле достаточно знать 20 (а то и 10) процентов его возможностей, чтобы спокойно работать.

В этой книге вы найдете только то самое необходимое, без чего невозможно работать с текстовыми документами. Остальное вы изучите сами, по мере необходимости.

Для начала, дорогие дамы, узнаем то, для чего, собственно, предназначен текстовый редактор – правила набора текста. Можете отбросить мысли о машинистке, у которой жутко гремят клавиши при нажатии на них и со звоном передвигается каретка. Компьютер тем и хорош для набора текстов, что, в отличие от пишущей машинки, при работе на нем можно сосредоточиться на наборе текста и не думать о форматировании. Текст не выйдет за пределы страницы, да и переносы выставятся автоматически. Про наступившую тишину и говорит нечего.

Окончательное же форматирование можно сделать потом, так сказать, на втором этапе. Да и ошибки при наборе не придется отслеживать: забивание лишних букв или подрезка и подтирание лезвием на компьютере неуместна (если у кого имеется опыт набора на печатной машинке, те поймут, о чем я). Word сам подскажет, какие ошибки нужно исправить.

Запускаем

Надеюсь, как запускать Word, вы уже знаете. Самый длинный путь – это через кнопку Пуск. Затем выбираете строку Все программы, по стрелочке вправо находите строку Microsoft Word и нажимаете на эту строчку.

Запускаем Word

 


Для более быстрого запуска программы лучше всего сделать ярлык на рабочем столе. Для этого по строке Microsoft Word щелкнем правой клавишей мышки и в появившемся списке выберем строку Отправить. По стрелочке с помощью курсора перейдем в другой всплывающий список, в котором выберем строку Рабочий стол (создать ярлык). После нажатия на эту строку на рабочем столе появится ярлык для быстрого запуска программы.

 

Создаем на рабочем столе ярлык для программки Word

 


Имеется еще один хороший способ – поместить этот ярлык на панель быстрого запуска. Панель быстрого запуска находится на панели задач. Если эта панель не отображается, то щелкните правой кнопкой мыши по пустому месту панели задач. В появившемся окне выберите команду Панель инструментов, а затем Быстрый запуск. На экране появилась панель быстрого запуска.

 

Теперь нужно поместить значок программы на панель быстрого запуска. Для этого в окне Мой компьютер или в окне проводника выберите значок программы, которую нужно добавить, и, не отпуская кнопки мышки, перетащите его на панель быстрого запуска, расположенную следом за кнопкой Пуск. Теперь значок программы всегда будет перед глазами.

А можно просто перетащить значок ярлычка, созданного на рабочем столе. Будет тот же эффект

Создаем папку для готовых документов

Итак, с запуском программы мы разобрались. Можно немного перевести дух.

Теперь нужно подготовиться к работе. Чтобы было куда складывать готовые документы, предлагаем создать для них свою папку. Как создавать папку, уже было описано выше, но мы немного освежим память.

Давайте создадим на Рабочем столе папку с названием «Моя первая папка для моих документов».

Создаем папку

 


Но вместо названия «Новая папка» введем «Моя папка для моих документов».

 

Вместо названия «Новая папка» введем «Моя папка для моих документов»

 


Если курсор не мигает (как он посмел), то щелкните левой кнопкой на названии папки один раз – и он быстренько замигает.

 

Интерфейс – лицо программы

А теперь наконец-то давайте откроем Word. Выбирайте любой удобный для вас способ. Итак, открыли? Что же мы видим?

Окно Документ 1

 


Мы видим окно документа, который так и называется Документ 1. Всегда, когда вы будете открывать программу Word (именно программку, а не текстовый документ), она будет создавать новый документ, первый из них будет Документ 1, ну а все последующие по «порядку расчитайсь», т. е. 1, 2, 3 и т. д. Если вы захотите в уже открытой программе создать новый документ, то пользуйтесь меню Файл ? Создать или клавишами Ctrl и N.

 

Сохранение документа

Чтобы потом было понятно, что это за документик лежит в нашей папке, давайте напишем прямо на пустом поле текст, например «Мой первый документ», и сразу же сохраним документ, чтобы в случае непредвиденных обстоятельств не искать, где его сохранил сам компьютер.

Для того чтобы сохранить документ, щелкаете курсором вверху вордовского окна слева меню Файл, а в открывшемся меню выбираете Сохранить как... Откроется окно Сохранение документа.

Сохраняем наш первый документ

 


Кстати, хотите полезный совет? В любом окне от одной кнопки к другой или от одного окошечка к другому можно перескакивать двумя способами:

 

 


1) щелкнуть левой кнопкой мышки на нужном окошке или кнопке;

 

2) нажимать клавишу Tab на клавиатуре. Курсор будет перескакивать от одной позиции к другой столько раз, сколько вы будете нажимать Tab. Попробуйте, вам понравится.

 


В открывшемся окне Сохранение документа вы видите название папки (Мои документы), в которой Word предлагает сохранить новый документ. Под названием папки мы видим список документов, уже имеющихся в той папке (если они там, конечно, есть). Но ведь вы же создали свою папку.

 

Вместо предлагаемой папки вы можете выбрать из выпадающего списка любую другую папку на вашем компьютере. Главное – не забудьте, куда сохранили!

Щелкаем на значке Рабочий стол и в следующем списке щелкаем два раза на нашей папке «Моя первая папка для моих документов». В окне пусто, а это все потому, что мы туда еще ничего не успели сохранить.

 


Чтобы в следующий раз вы смогли легко найти ваш файл, нужно дать ему понятное имя. Это делается в строке Имя файла. Компьютер попытается предложить вам свой вариант имени файла, если вы согласны, можете его оставить, а если в вашей голове уже родился шедевр, то просто щелкните левой кнопкой мышки на этой строке – в ней начнет мигать курсор. Удалите старую надпись (жестоко, но что поделаешь) и набирайте новое название.

 

Сохраняем наш документ в папку «Моя первая папка для моих документов»

 


Тип файла «Документ Word» мы не трогаем, ведь это же документ, созданный в программе Word. Когда вы в следующий раз захотите открыть этот документ, то вам достаточно будет щелкнуть курсором по названию документа, и он откроется сразу в окне Word. И не нужно будет предварительно запускать Word!

 

Теперь нажимаем кнопку Сохранить – и документ сохранен.

Кстати, хотите получить еще один полезный совет? Можно для открытия окошка Сохранение документа использовать клавишу F12.

Word может в автоматическом режиме периодически сохранять набираемый текст. Ну а если вы хотите сохранить только что внесенные данные в документ (а то мало ли ненароком свет отключится, а вы тут целый час сочиняли вступление к курсовой), то воспользуйтесь комбинацией клавиш Shift и F12, нажимать нужно одновременно. Очень удобно это делать так: нажимать большим пальцем правой руки правую клавишу Shift, а средним пальцем – клавишу F12. Попробуйте – очень удобно и быстро получается. Впрочем, вы можете изобрести свой метод нажатия этих клавиш.

Открытие документа

Сохраненный документ можно будет открыть при помощи команд Файл ? Открыть или с помощью комбинации клавиш Ctrl и O.

Окно открытия документа

 


Вы уже, наверное, заметили, что мы пользуемся пока только меню Файл.

 

Меню Файл

 


Здесь есть активные строки (темный шрифт) и неактивные (светлый серый шрифт) строки. Пользоваться можно только строками, которые активны (конечно, неактивными строчками вам никто не запрещает пользоваться, можете попробовать щелкнуть на такой, потом расскажете, что получилось). Рядом с некоторыми строчками указаны сочетания клавиш, которые их дублируют, и картинки-значки, которые вы сможете найти на панели инструментов (под строкой меню). Это самые популярные команды, поэтому они завоевали право выполняться тремя способами:

 

 


1) щелчок на нужной строке меню;

 

2) щелчок на соответствующей картинке на панели инструментов;

3) нажав специальное сочетание клавиш.

Набор текста

Печатать текст – это, наверное, самое нудное и трудоемкое занятие при работе на компьютере. Отформатировать (придать лоск), выровнять по краям, выделить заголовки, сделать переносы и т. д. вам поможет любой знаток компьютера. А вот набирать текст, во всяком случае бесплатно, желающих будет мало.

Сейчас студенты и школьники привыкли находить готовые рефераты в Интернете, чтобы не набирать. А если материал есть только в новой книге – и тут найдут выход. Отсканируют книгу, распознают программой Fine Reader и опять же набором текста заниматься не будут!

Так что придется вам свои мемуары самим набирать, чтобы не тратить всю зарплату на машинистку!

Итак, приготовились, сели в исходное положение. Начинаем набирать текст. Используем обе руки, не сачкуем. Стучать по клавишам нужно начинать хотя бы двумя пальцами разных рук. А то привыкните одним пальцем – потом попробуй переучись! Клавиатура устроена достаточно удобно. Самые популярные буквы находятся в центре, остальные – по краям. На самом деле, чтобы научиться печатать со скоростью, которая превышает скорость написания от руки, нужно не так много времени. А помогут в этом практика и помощник. Вы его еще не видели? То гд а вам нужно выпустить его на свет божий.

Помощник

В меню Справка выбираете строчку Показать помощника.

В меню Справка нажимаем строку Показать помощника

 


По умолчанию вот такой Скрепыш будет вашим верным помощником, но вы можете выбрать себе другого помощника, щелкнув на Скрепыше правой кнопкой мыши, а затем на пункте Выбрать помощника. А можете попробовать нажать Мотор из меню помощника, и посмотрите, что будет делать ваш друг.

 

Вы можете выбрать себе другого помощника

 


Нажимая на кнопочки Назад или Далее, вы можете выбрать самого лучшего помощника.

 

Выбираем самого лучшего помощника

 


Так, с помощником разобрались. Пусть пока немного отдохнет. А мы начнем вводить текст. Текст начнет вводится с того места, где вы расположили мигающий текстовый курсор.

 

Перемещаемся по тексту

Для вашего удобства есть способы быстрого перемещения по тексту.

Пользуйтесь клавишами управления курсором на клавиатуре ?, ?, ?, ?. Если нажимать эти клавиши вместе с клавишей Ctrl, то курсор начнет скакать, как заяц, прыгая через слово.

 


1) Нажмете клавишу Home – курсор переместится в начало строки.

 

2) End – в конец строки.

3) Page up – документ перелистывается на страничку вверх.

4) Page down – на страничку вниз.

 


Если вы захотите что-то исправить в любом месте документа, просто щелкните левой кнопкой мыши, там сразу появится курсор.

 

Покрутите колесико мышки, и ваш текст будет прокручиваться вслед за действиями вашей мышки.

Просматривать текст можно также с помощью кнопочек ???? на бегунке справа и внизу окна.

Чтобы вернуться к месту последнего исправления, нужно просто нажать сочетание клавиш Shift и F5, предпоследнего – два раза, и так далее.

Если вы сделаете ошибку, то клавишей Backspace (?), которая находится под клавишей F12 (с помощью которой мы недавно сохраняли наш документ), стираете букву левее курсора, а клавишей Delete букву правее курсора.

В конце строки Word сам делает перенос курсора на следующую строку, вам за этим следить не нужно. Только если вы хотите начать новый абзац, тогда нажимаете клавишу Enter. Не нужно пытаться выровнять строки путем переноса строки клавишей Enter. Вы это сделаете без проблем при форматировании текста. Там же научитесь красиво выравнивать текст, расставлять переносы, выделять красную строку в начале каждого абзаца. А сейчас вы просто обозначайте начало нового абзаца клавишей Enter.

Чтобы напечатать заглавные буквы, нажимаете клавишу Shift (но первую букву первого слова предложения Word автоматически де лает большой). Если вам нужно большой абзац напечатать заглавными буквами, тогда, чтобы все время не держать клавишу Shift, нажмите клавишу Caps Lock и дальше БУДЕТЕ ПЕЧАТАТЬ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. КОГДА В ЭТОМ НЕОБХОДИМОСТЬ ОТПА ДЕТ, ПОВТОРНО НАЖМИТЕ Caps Lock и дальше печатаете, как обычно.

Параметры страницы

Открываете меню Файл, выбираете строку Параметры страницы.

Окно Параметры страницы

 


В этом окне можно задать нужные поля (заметьте, их не нужно рисовать от руки, как в тетрадках) и ориентацию страницы (книжная или альбомная – посмотрите на картинку в окне).

 

Если вы используете обычные листы формата А4 (это обычные листы, которые в пачках лежат в бухгалтерии, на которых вы пишете курсовые), лучше установить параметры для этого размера бумаги. Ну а если у вас необычный формат листа, вы можете самостоятельно выбрать ширину и высоту листа. Вы спросите – зачем? Для того, чтобы, когда вы выведете на печать свое произведение искусства, не получилось так, что на лист влезает только половина текста.

Задаем параметры для бумаги, на которой потом будем печататьemp1

Предварительный просмотр

Здесь вы увидите ваш документ в таком виде, в каком вам напечатает ваш принтер. Заодно сэкономите бумагу и время, так как в окне предварительного просмотра вы сможете увидеть все недостатки вашего документа и сразу же все исправить, не доводя дело до принтера.

Окно предварительного просмотра

Печать

При желании вы можете распечатать то, что у вас сейчас получилось (благо принтер у нас установлен и настроен), просто выбрав меню Файл ? Печать.

Последние открытые файлы

Это список файлов, которые вы открывали последними. Очень удобно, когда вы не знаете, в какую папку сохранили файл, но точно помните, что с ним работали. Чтобы посмотреть список последних файлов, выберите меню Файл. Внизу вкладки, которая откроется, вы увидите список. Это и есть ваши последние файлы. Нажимаете на нужном вам файле левой кнопкой мыши, и он откроется.

Вставка символов

Если вы хотите напечатать знак, которого нет на клавиатуре (?, ?, ?, ?, €, ® и т. п.), открываете меню Вставка и выбираете Символ. Перед вами откроется окно, в котором выбираете необходимые символы и нажимаете кнопку Вставить.

Теперь потренируйтесь в наборе текста, наберите хотя бы страницу, сохраните ее и не забудьте, где сохранили! Немного передохнем и пойдем учиться красиво форматировать ваш текст.

Окно вставки символов

Форматирование текста

Итак, если вы уже выполнили самую неинтересную часть работы – напечатали текст и (что немаловажно) сохранили его, можете теперь перейти к более интересной части работы – красиво отформатировать (оформить) этот текст, добавить картинки или таблицу. Для этого давайте поподробнее познакомимся с кнопочками текстового редактора Microsoft Word.

В верхней строке (она обозначена буквой А) видим название документа, которым мы его наградили, когда сохраняли.

Ниже (обозначена буквой В) находится строка меню.

Начнем с внешнего вида текстового редактора

 


Под строкой меню находятся панели инструментов. В данном случае мы видим панель форматирования (на рисунке строка С) и стандартную панель (на рисунке строка D). Если вы вдруг с ужасом обнаружите, что пропала панель форматирования (или стандартная, или обе сразу), а что делать дальше вы не знаете, то расскажем вам по секрету, что вы сами можете добавлять новые и прятать ненужные панели.

 

Для этого наведите курсор мыши на панели инструментов и нажмите правую кнопку мыши. Откроется весь список панелей инструментов. Ставите галочку напротив нужной панели – она появится, уберете галочку – панель исчезнет. При этом панель Рисование появляется внизу окна, а остальные панели вверху или посередине окна. Если какая-то панель расположится посередине окна, вы можете взять ее курсором мыши за левый край (или начало), потащить вверх, и она «прилипнет» к остальным панелям инструментов. Если вы хотите убрать какую-то панель, то, опять же, потяните эту панельку за начало.

Мы видим галочки возле панелей Стандартная, Форматирование и Рисование. Это означает, что в нашем окне отображаются только эти три панели

 


Остановимся на панели форматирования.

 

Хочется обратить внимание на то, что форматировать можно только выделенный текст. То есть сначала вы выделяете букву, слово, предложение, абзац или весь текст, который собираетесь форматировать.

Мы научились выделять текст

 


Как выделить? Самый распространенный способ: ставите курсор мыши вначале текста, который вы хотите выделить, нажимаете левую кнопку мыши и тащите курсор по тексту вправо (если выделяете слово или предложение) или вправо и вниз (если выделять будете несколько абзацев). При этом левую кнопку мыши не отпускаете до тех пор, пока не выделите необходимый кусок текста. Если ошиблись, то щелкните мышкой еще раз или нажмите любую клавишу управления курсором, выделение пропадет, и вы сможете попробовать снова.

 

Чтобы выделить строку, поставьте мышку слева от нужной строки и щелкните левой кнопкой мыши.

Чтобы выделить слово, просто щелкните на нем два раза.

Щелкните в любом месте абзаца три раза – выделится весь абзац.

Ну вот, текст набран, выделен. Теперь можно с ним сделать все, что пожелаем (или почти все).

Для начала давайте выровняем текст абзацев. Посмотрите на кнопочки выравнивания текста, обозначенные цифрой 5. Здесь мы видим 4 кнопки. Нажмите их по очереди, и вы увидите, как будет меняться расположение выделенного текста (остальной текст будет оставаться неизменным).

Примеры выравнивания текста

 


Оформить абзац можно также при помощи окна Абзац в меню Формат.

 

Оформить абзац можно также при помощи этого окна

 


Не забывайте смотреть в окошко Образец: там наш абзац в окружении соседей. Соседи бледные, а он черненький.

 

Под отступами (цифра 8 на рисунке) имеются в виду отступы от правого и левого полей страницы. Попробуйте их изменить, и вы увидите, как ваш абзац двигается по отношению к соседним. То же самое позволяет сделать линейка. Потяните мышкой треугольнички справа и слева на линейке. Эффект тот же.

Мы выровняли текст абзацев по ширине, заголовок выровняли по центру, для первых строк сделали отступ 1,25 см

 


Интервал. Он позволяет уменьшить или увеличить расстояние между абзацами.

 

Междустрочный интервал (кнопка 6 на рисунке) изменяет расстояние между строками, делая его полуторным, двойным, тройным и т. д.

Если вы нажмете кнопки 7 на панели инструментов, то включится тот маркированный или нумерованный список, который использовался последним.

Окно выбора маркированного списка

 


Если захотите что-то изменить, то увидите, что маркером может быть какой угодно символ – шрифт, знак или рисунок. Чтобы выбрать нужный, войдите в меню Формат ? Список.

 

С нумерованным списком все аналогично маркированному. Нумерацию можно начинать заново, а можно ее продолжать, то есть начать с любого числа.

Для многоуровневого списка есть небольшая особенность набора.

Изменение маркированного списка

Окно выбора многоуровневого списка

 


В окошке, обозначенном цифрой 3, выбираете также из выпадающего списка размер шрифта. Документы обычно печатают 12-м или 14-м размером.

 

Теперь перейдем к кнопкам выделения шрифта (4).

Нажмете кнопку Ж, и шрифт станет полужирным. Нажмете эту кнопку второй раз, и шрифт снова станет обычным.

Нажмете кнопку К, и шрифт выделится курсивом, отпустите – станет обычным.

Нажмете кнопку Ч —

А если вы нажмете все 3 кнопки,

В окошке под цифрой 2 вы можете выбрать из выпадающего списка любой шрифт (попробуйте поэкспериментировать), но при печати документов обычно используется Times New Roman. Чтобы варианты шрифта «выпали», нажимаете не на само название шрифта, а на маленький треугольник справа от названия шрифта. В некоторых вариантах при нажатии треугольничка программа предложит вам выбрать только название шрифта, а чтобы выбрать его вид, необходимо войти в меню Формат ? Шрифт.

В окошке ниже под названием Образец вы увидите образец. Он показывает, как будет выглядеть ваш текст после того, как вы нажмете ОК. Пока вы ее не нажали, можете играть со шрифтами сколько угодно. Если передумали – нажмите Отмена или просто закройте окошко.

Заголовок мы выделили жирным шрифтом, а текст – курсивом

В этом окошке тоже можно поработать со шрифтами

 


В окне Шрифт есть две вкладки – Интервал и Анимация. Интервал изменяет расстояние между буквами, а возможности анимации нужно увидеть самой, так как на бумаге это не отобразить в полной мере. Так что попробуйте, посмотрите, что получится, не пожалеете.

 

Нажав кнопку 10 {Выделение цветом), вы можете выделить текст любым цветом (выберите, какой вам по душе).

Нажав кнопку 11 {Цвет шрифта), вы можете задать цвет шрифта. Авто означает, что текст по умолчанию будет черный.

Если вы хотите задать определенный, заранее установленный стиль тексту, то выбираете из выпадающего списка 1 {Стиль), например заголовок 1 (самый большой), заголовок 6 (самый маленький), нумерованный список и т. д.

Рассмотрим самые нужные кнопки стандартной панели (некоторые из них дублируют элементы меню Правка). Эти кнопки позволяют редактировать текст. Нажимая кнопку Вырезать 12, вы удаляете выделенный текст. Но при этом он сохраняется в буфере обмена. Буфер обмена – это такое временное хранилище, где хранится последняя скопированная вами информация. Ставите курсор мыши в то место, куда вы хотите вставить вырезанный текст, и нажимаете кнопку Вставить 14, и пожалуйста – текст появился на новом месте!

Если же вы не хотите удалять текст на старом месте и в то же время хотите добавить его в другое место, тогда нажимаете кнопку Копировать 13, а дальше действуете, как в предыдущем случае.

Кнопки 12, 13 и 14 доступны только тогда, когда текст выделен.

Если щелкнуть правой кнопкой мыши на тексте (который вы, конечно же, не забыли выделить), то выскочит контекстное меню, в котором тоже есть эти кнопки.

Кнопка Отменить 16 интересна тем, что она может отменить одно или даже несколько предыдущих ваших действий. Например, вы нечаянно нажали какую-то кнопку, и исчез кусок текста или текст принял безобразный вид. Не паникуйте раньше времени! Нажимаете кнопку Отменить, и вы можете вернуться на несколько шагов назад, вплоть до открытия документа. А пожелаете вернуться снова вперед, тогда жмете кнопку Вернуть, которая находится справа от кнопки Отменить.

Контекстное меню правой кнопки в Word

Вы одним махом можете отменить столько действий, сколько захотите

 


В окошке Масштаб, обозначенном циферкой 8, вы можете установить такой размер страницы, чтобы текст был нужного размера и не портил зрение при чтении. Обращаем внимание на то, что при этом вы меняете только размер изображения на экране монитора. Сам документ, выводимый на печать, никак изменяться не будет.

 

В самом низу окна слева находятся кнопки, задающие режимы просмотра. Обведена кнопка Режим разметки. Этот режим наиболее удобный. Он позволяет увидеть страницу в ее истинном виде, как она будет выглядеть при печати. Остальные режимы посмотрите для интереса. Они используются значительно реже.

Как набирать и оформлять текст, мы вроде разобрались.

А как быть, если нужно сделать таблицу?