Текст книги "Суперприбыльный салон красоты. Как преуспеть в этом бизнесе"

Автор книги: Елена Иванова

Соавторы: Михаил Кузнецов
сообщить о нарушении

Текущая страница: 9 (всего у книги 27 страниц) [доступный отрывок для чтения: 10 страниц]

• штатное расписание предприятия (Т-форма);

• табель учета рабочего времени (Т-форма);

• документы по оформлению командировок (командировочные удостоверения, журнал учета выдачи командировочных удостоверений и др.);

• трудовые договора и дополнения к ним;

• должностные инструкции;

• личные дела сотрудников (сюда же входят дипломы об образовании, документы о повышении квалификации сотрудников-специалистов);

• правила внутреннего трудового распорядка;

• номенклатура дел кадровых документов;

• документы о прохождении аттестации;

• заявления, справки с места работы;

• график отпусков. Инструкции по охране труда:

• приказ о назначении ответственного за соблюдение и обучение по охране труда;

• удостоверение инструктора по охране труда;

• журналы инструктажа – вводный и постоянный.

6. Папка по пожарной безопасности.

Ведет директор, бухгалтер или ответственный за пожарную безопасность на предприятии:

• заключение пожарной инспекции;

• приказ о назначении ответственного за соблюдение и обучение пожарной безопасности;

• удостоверение инструктора по пожарной безопасности;

• журналы инструктажа – вводный и постоянный;

• техническая документация на пожарную сигнализацию, договор на периодическое обслуживание и контроль;

• технический отчет об изоляции и измерении напряжения в сети;

• схемы эвакуации.

7. Информационный щит или уголок потребителя.

Должен содержать нормативные документы, обязательные к наличию на предприятии:

• Федеральный закон от 30 марта 1999 года № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»;

• санитарно-эпидемиологические правила и нормативы Сан-Пин 2. 1. 2 1199-03.

• Закон РФ от 7 апреля 1992 года № 2300-1 «О защите прав потребителей»;

• книга отзывов и предложений в соответствии с законом «О защите прав потребителей»;

• правила бытового обслуживания населения РФ;

• копия санитарно-эпидемиологического заключения на ведение деятельности;

• копия медицинской лицензии (при оказании медицинских услуг населению);

• копия свидетельства о государственной регистрации предприятия;

• список телефонов контролирующих организаций.

На стойке администратора для клиентов и посетителей должны быть обязательно доступны:

• прейскурант на услуги с обязательными атрибутами: дата, подпись директора и печать;

• ценники на товар с обязательными атрибутами: дата, подпись директора, печать.

Желательно, чтобы были доступны:

• каталог услуг предприятия;

• каталог товаров предприятия;

• информационные материалы для продвижения услуг и товаров. Движение расходных материалов регистрируется в журнале:

• накладных на перемещение материальных ценностей по предприятию (специалисту в работу, на витрину для продажи и т. п.);

• накладных на возврат материальных ценностей со склада специалиста на основной склад.

Движение товара на продажу регистрируется в журнале:

• внутренних накладных по розничным ценам;

• накладных на возврат товаров на основной склад.

Кассовый аппарат на начало дня должен быть включен. Книга кассира-операциониста должна быть заполнена перед началом смены: дата, остаток денег в кассе.

При оказании услуг может заполняться наряд на оказание услуги, в котором указывается:

• название услуги;

• фамилия, имя клиента;

• перечень расходных материалов;

• фамилия мастера;

• дата.

При этом каждому клиенту выдается кассовый чек или бланк строгой отчетности. Последовательность расчета с клиентом за покупку следующая: вначале берем деньги, пробиваем и даем чек, а потом сдачу.

Списание расходных материалов осуществляется на основе наряда на оказание услуг.

Продажа с витрины учитывается по перечню проданных товаров. Последовательность действий администратора или продавца: деньги, кассовый чек, сдача, товар.

Денежные средства учитываются с помощью:

1) Z-отчета по кассовому аппарату;

2) заполнения книги кассира-операциониста;

3) ежедневного заполнения кассовой книги;

4) ежедневного оформления приходно-кассовых ордеров.

Учет товара производится в виде товарного отчета для розничных продаж, в котором указывается остаток на конец предыдущего месяца – в рублях, а также отмечается поступление по накладным – в рублях, возврат товаров по накладным – в рублях, а затем остаток на конец текущего месяца – в рублях. Заполняется данная форма администратором на унифицированном бланке.

Контроль над расходными средствами производится по результатам инвентаризации, которая проводится примерно раз в 1–3 месяца. Инвентаризации проводят комиссии на основании приказа директора предприятия. Приказ может быть издан в начале года. В нем должны быть указаны члены комиссии по инвентаризации, а также порядок ее проведения. Объектами периодических инвентаризаций чаще всего являются:

• витрины для продажи товаров домашнего применения;

• основной склад предприятия;

• склады специалистов или специализированных кабинетов.

Основные средства учитываются при:

• выдаче в пользование оборудования, мебели, инструментов;

• заключении с сотрудником договора о материальной ответственности за переданные ценности;

• сдаче кабинета специалистом администратору в конце рабочей смены.

Что нужно контролировать в салоне:

• денежные средства по кассе как приход, так и расход;

• оказанные услуги все без исключения, в том числе сотрудникам, владельцам и пр.;

• движение расходных материалов по салону – приход, выдача, расход и списание;

• эффективность рекламы.

Компьютерные программы по учету в салоне красоты

Многие руководители не доверяют компьютерам, считая их «опасными» и ненадежными. Думаю, если вы хотите быть конкурентоспособными, не стоит верить этим аргументам. Прогресс в области высоких технологий помогает решать все более сложные задачи.

Иных руководителей пугает возможность того, что «реальное положение» вещей увидят «контролеры». Однако на этот случай имеются различные схемы защиты электронной информации, в том числе административный доступ, специальные программы. Абсолютной защиты действительно нет, но ведь вы и не «ЛУКОЙЛ» или «ЮКОС». Важно обеспечить такой уровень защиты, чтобы получить доступ к вашей секретной информации было не слишком легко.

В этом вопросе главную опасность может представлять «обиженный ключевой сотрудник», который может «слить» заинтересованным лицам все ваши тайны.

После принятия решения о внедрении на предприятии компьютерного учета, перед руководителем стоит следующий выбор: купить готовую программу или создать свою. Многие директора, познакомившись с прайс-листами поставщиков программных продуктов, приходят к выводу, что дешевле написать программу самим. Возможно, если вы сами классный программист, а также сильный бухгалтер и менеджер и у вас огромное количество свободного времени. Но такое сочетание практически не встречается. Ведь для успешного создания программного продукта должно быть составлено безупречное техническое задание. Это вызывает самую большую сложность у многих руководителей. Поэтому «домашние» разработки обходятся в несколько раз дороже.

Программные продукты по управлению фитнес-центрами стоят в три и более раз дороже других. При этом они часто не имеют возможности совместной работы с другими программами. Поэтому салону красоты в фитнес-центре приходится вести отдельный учет.

Преимущества электронного учета перед бумажным:

• быстрота операций;

• возможность получения разнообразных аналитических данных за любой период времени;

• оперативное ведение склада и возможность проведения «внезапных» инвентаризаций;

• автоматическое информирование о необходимости заказа расходных материалов;

• ведение полной базы данных клиентов, помощь в разработке продуманной маркетинговой и ценовой политики предприятия;

• напоминание о днях рождения клиентов;

• быстрый и практически безошибочный расчет клиентов после обслуживания и покупок;

• эффективное ведение записи на обслуживание;

• учет всех пожеланий клиентов и мн. др.

При выборе программного обеспечения для учета необходимо уделить внимание вопросам удобства работы с программой для пользователя, возможности внесения в нее изменений, адаптации под ваши особенности ведения бизнеса, обучения специалистов, а также последующего технического сопровождения.

Будьте внимательны и старайтесь организовать рабочие процессы таким образом, чтобы успешно выполнить все необходимые этапы: установить программу, настроить ее, заполнить необходимые базы данных, обучить персонал.

Воровство в салоне! Бороться или контролировать?

Воровство – давний спутник русской жизни. На вопрос в письме из-за границы одного из соотечественников: «Как дела в России?» – был ответ: «Как всегда – воруют!» К сожалению, в салонах довольно часто встречаются факты воровства. Многим руководителям они не дают покоя. Давайте разберемся в этом вопросе. Кто, что и почему ворует? А потом поищем способы решения этой проблемы.

Итак, кто ворует в салоне?

• Клиенты.

• Специалисты.

• Администраторы.

• Управляющие.

Впечатляющий список, правда. Что же они воруют?

Клиенты «забирают с собой»: косметические препараты с витрин и из кабинетов, личные вещи других посетителей, а иногда и сотрудников, а также предметы интерьера и оснащения кабинетов.

Специалисты «не брезгуют» в основном:

• профессиональными косметическими средствами;

• «уводом» клиентов на домашнее обслуживание либо в другой салон;

• оказанием неучтенных услуг или расчетами с клиентами на месте мимо кассы;

• воровством личных вещей других сотрудников.

Чем же «балуются» администраторы? Тут список будет самым скромным. Чаще всего это выручка из кассы либо личные вещи сотрудников.

Ну а может ли воровать директор? Это случается, хотя и очень редко. Директор, конечно, не станет воровать в салоне, если он по совместительству еще и владелец данного предприятия. Иное дело наемный управляющий. Не хотелось бы бросать тень подозрения на многих честных и уважаемых руководителей салонов, но наша с вами задача рассмотреть ситуацию со всех сторон и показать по возможности все «подводные камни». Объектом «незаконной приватизации» со стороны управляющего могут быть самые банальные деньги.

Вот несколько способов получения «прибавки» к зарплате:

• дополнительный социальный пакет (оплата за счет предприятия собственных затрат: мобильного телефона, личного транспорта, завышенные представительские расходы);

• изменения финансовой отчетности в сторону снижения прибыльности;

• «откаты» от фирм-партнеров за закупки по завышенной цене;

• принятие на работу своих родственников на неоправданно благоприятных условиях.

Пример 13

Описанная выше ситуация наблюдалась в одном престижном салоне Москвы. Заработная плата сотрудников составляла до 45 % от выручки. При высокой арендной плате (около 40 %) и необходимых закупках материалов (около 15 %) владельцам-инвесторам практически ничего не оставалось, но управляющая при этом регулярно получала зарплату в размере 1000 у. е., а ее муж в том же салоне работал массажистом с оплатой 50 % от выручки за услуги. Правда, здорово?

Авторы не призывают урезать зарплату сотрудникам, имеется в виду, что эта зарплата должна быть увязана с результативностью работы. Тогда появится возможность достичь действительно высоких результатов.

Еще одним вариантом поведения недовольного или необразованного управляющего может стать неэффективное управление, приводящее к финансовым потерям всего предприятия. Например, проведение акции с заведомо низким результатом либо приобретение дорогостоящего оборудования, ненужных косметических средств и пр.

Пример 14

В одном элитном столичном салоне площадью около 300 м2 управляющим был довольно сильный в прошлом стилист. Владельцы надеялись на его опыт и компетенцию. Однако без должного контроля с их стороны через некоторое время они получили долги по коммунальным платежам, аренде, расчетам с поставщиками, а также по зарплате сотрудников и «сбежавшего» управляющего, то есть практически «разваленный» салон. В результате для восстановления предприятию потребовалось внешнее квалифицированное управление…

Давайте попробуем разобраться в причинах салонного воровства. Почему люди воруют? Думается, на эту тему написаны и будут писаться трактаты.

Основные причины, видимо, следующие:

• наследственная предрасположенность и невоспитанность;

• нарушение условий трудового договора со стороны администрации;

• отсутствие эффективного хозяйствования на предприятии, то есть «нет в доме хозяина, или все кругом колхозное, все кругом…»

В салонном бизнесе чаще всего представлены последние два варианта. Клептоманов в салоне очень мало.

Во всех случаях воровства значительная ответственность лежит на администрации, так как она принимает на работу тех или иных сотрудников, она решает вопросы эффективного стимулирования сотрудника и она же занимается вопросами максимально результативного использования всех ресурсов предприятия на общее благо.

Также замечено, что вероятность воровства повышается в результате безнаказанности работников, или иными словами – слабости администрации.

Будьте «хозяевами» на своем предприятии и держите слово. Нередко приходится наблюдать, как причиной конфликтов сотрудников и руководства становится несправедливое распределение заработной платы. Если вы обещали своему сотруднику одни условия, а потом поняли, что не можете их обеспечить, вам все же необходимо держать слово. Придется проводить с ним беседы и переговоры по поводу изменения условий оплаты и только при взаимном согласии изменять их.

Волюнтаризм руководителя приводит к расцвету «воровства» (у работника достаточно много способов подзаработать и компенсировать моральный ущерб), либо к «саботажу» и «партизанской войне». Второй сценарий страшнее по последствиям для предприятия. У вас и так достаточно противников в виде конкурентов, не хватало еще и «пятой колонны» в своих рядах.

Как победить воровство? Ответ на этот вопрос, вероятно, может быть удостоен Нобелевской премии. Думается, что окончательно в этой войне можно победить только благодаря всеобщей ответственности и сознательности. Нам пока это не грозит. Так что будем заниматься снижением потерь от этого явления. Итак, по порядку.

Лучший помощник в деле сокращения воровства в салоне во всех проявлениях – это честный и порядочный администратор, «болеющий» за общее дело. Берегите его, вознаграждайте соответственно его усилия, иначе о нем «позаботятся» ваши специалисты. Есть довольно много примеров того, как покровительство со стороны администратора помогало сотрудникам и управляющим довольно эффективно воровать.

Пример 15

В провинциальном салоне красоты эконом-класса руководитель-владелец два года не вникал в состояние дел в салоне. Однажды он решил повысить свою компетенцию и прошел курс обучения администраторов. После его возвращения на работу один из администраторов отправился в отпуск на две недели. Руководитель с радостью взялся его замещать. Вооруженный знаниями, полученными на стажировке, владелец просчитал выручку и увидел, что регулярно по салону происходило недополучение выручки в размере более 2000 у. е. После увольнения прежнего администратора новому администратору специалисты предложили «сговор» по утайке денег уже через неделю. Вот такие бывают случаи покровительства.

Другой пример. В элитном столичном салоне существовал сговор между администратором и врачом-мезотерапевтом. В результате после посещения мезотерапии и контурной пластики 10 клиентами за день в кассу сдавалось лишь 5000 рублей. Остальные деньги были «поделены» между участниками сговора.

ПОМНИТЕ

Стоит подумать о «защите» бизнеса. Хотя лучшая защита – преданные сотрудники.

Главное не бороться и ловить злоумышленников, а предотвращать и предупреждать воровство. И прежде всего навести порядок в учете.

Чтобы снизить риски и потери от воровства личных вещей со стороны клиентов, необходим комплекс мер. Предотвратить исчезновение дорогой верхней одежды в престижном салоне поможет правильно организованный гардероб с гардеробщиком, индивидуальными номерками или ключами от шкафчиков.

В салонах, обслуживающих высокообеспеченных клиентов, будут полезны ячейки для хранения ценных вещей, расположенные в зоне работы администратора.

Также будет полезно установление домофона с электрическим замком на входной двери. При этом желательно устанавливать такие устройства, которые контролируют не только вход в помещение, но и выход. Во многих салонах стоят домофоны, с помощью которых администратор управляет только входом. А выход осуществляется клиентом самостоятельно. На это можно возразить: «У администратора не хватает времени на все». Это правда. Только задача руководителя организовать процесс и распределить функции таким образом, чтобы можно было успевать сделать все без потери качества. Если выход происходит по нажатию кнопки на пульте администратора, то вынести легко и незаметно крупные ценные вещи уже не удастся.

К месту будет и специальное объявление: «За оставленные без присмотра ценные вещи администрация ответственности не несет».

Сохранность препаратов, выставленных на витринах можно обеспечить соответствующим размещением витрин, их конструкцией. Либо при большом объеме витрин – назначением специалиста-консультанта, ответственного за витрины.

Предотвратить хищения товаров с витрин можно также установкой специальных «рамок» на выходе, но помните, что там же должен присутствовать еще и охранник, который среагирует на сигнал этого устройства.

Применение же видео – и аудиозаписывающей аппаратуры никогда и никого еще полностью не защитило от воровства. Данная аппаратура поможет установить систематического «вора». Найти его среди некоторых «подозреваемых». Кроме того, использование видео – и аудиозаписывающей спецаппаратуры регламентируется документами МВД РФ и часто требует наличия соответствующей лицензии.

Не стоит забывать, что для обнаружения фактов хищения необходимо находиться перед мониторами и вести непрерывное наблюде ние либо потратить уйму времени на просмотр отснятого материала.

Известны случаи, когда установка подобной аппаратуры в салоне приводила к массовой «потере» клиентов и увольнению сотрудников. Клиенты не хотят, чтобы их снимали без разрешения. Да и сотрудников это довольно сильно «напрягает». В результате один салон остался почти «пустой». Подумайте, чего вы хотите добиться, а также о возможных последствиях своих решений.

Для примера можно рассмотреть супермаркеты. Там устанавливаются многочисленные камеры, системы контроля, однако полностью прекратить воровство не удается. Руководство прогнозирует определенный «процент воровства» и контролирует, чтобы реальные потери не превышали эту норму.

Воровство со стороны специалистов, к сожалению, широко распространенное явление в салонном бизнесе. Чаще происходит воровство в подразделениях, где специалист работает в кабинете индивидуально. При этом косметические препараты закупает предприятие. При работе мастера на «собственных» препаратах возникает иная проблема – завышение расходов на оказание услуги и последующий «увод» клиентов из салона.

Снизить уровень потерь косметических препаратов при оказании услуг можно в основном за счет хорошо продуманной и постоянно работающей системы учета и учетной политики. Эта система должна быть достаточно прозрачной, проверяемой, дублируемой. И, безусловно, предусматривает полную материальную ответственность сотрудников за полученные препараты, средства и оборудование.

Серьезную помощь в вашей работе может оказать система учета, позволяющая проводить проверки, инвентаризации неожиданно, практически в любое время. Такой же принцип проверок используют в отношении салонов проверяющие и контролирующие организации. Иначе по бумагам отчетность всегда будет «правильной», а на деле?

Приемы, помогающие снизить перерасход косметических средств:

• стандартизация в вопросах оказания услуг всеми специалистами;

• систематический учет расхода и неожиданные проверки – инвентаризации;

• выкуп расходных средств специалистами при строгом учете оказанных услуг;

• расчет заработной платы по схеме (выручка минус стоимость расходных материалов);

• премии специалистам, сэкономившим расходные материалы без потери качества услуги.

Давайте рассмотрим по порядку эти способы.

Стандартизация расхода средств на выполнение той или иной процедуры или услуги поможет избежать «запутывания» учета. При данном подходе должны быть зафиксированы нормы расхода, и все специалисты обязаны следовать этим стандартам и правилам. Учет и списание при таком учете производятся быстро и без потерь. Значительный и необъясненный перерасход материалов на услугу должен компенсироваться из кармана специалистов, допустивших такие потери, по ценам, превышающим себестоимость.

Также все оказанные услуги в салоне должны быть задокументированы, и списание по ним материалов должно фиксироваться в отчетной документации. Необходимо запретить «бартер» услуг по принципу «Ты мне, я тебе». В такой системе организовать действенный учет невозможно. Все услуги должны проходить по записи у администратора. Даже если на обслуживание в салон пришел его владелец.

Неожиданные и систематические проверки складов, в том числе и у специалистов, помогут выявить факты переизбытка, недостачи, наличия на рабочем месте «незаконных» препаратов, отличных от тех, на которых работает салон. Вы же, дорогие руководители, не любите неожиданные проверки. Если они идут по ранее установленному расписанию, то у вас всегда все в порядке. Правда? Используйте этот прием. Помните, «дружба дружбой, а табачок врозь».

Помогает в снижении потерь от перерасхода косметических средств система «выкупа» препаратов и материалов работающими специалистами. При этом расчет за эти препараты возможен как в момент их получения со склада, так и по окончании отчетного периода, лучше месяца. Но учет оказанных услуг должен постоянно вестись администратором.

Расчет заработной платы специалистов по одной из самых распространенных схем – процент от выручки, полученной за услугу, – невыгоден для салона еще и тем, что в этом случае вы никак не стимулируете сотрудника рачительно относится к расходным материалам. Получается, как в одном анекдоте: «Вы мажьте масло, мажьте! – Да я мажу! – Да вы не мажете, вы кусками кладете!» Специалист должен экономно расходовать материалы, так как это один из реальных путей повышения доходности подразделения и предприятия. Стоит подумать, как включить в этот процесс все ресурсы своих сотрудников.

Так вот, следующая схема начисления зарплаты специалисту помогает частично решить эту задачу: процент от выручки за вычетом стоимости расходных материалов. В этом случае мастеру становится выгодно экономить, это увеличивает его зарплату. Но здесь есть один «подводный камень» – чрезмерная экономия материалов и избыточная рационализация в ущерб качеству услуги. Стоит предусмотреть материальную ответственность сотрудника за подобные ноу-хау. Например, вычитать из премии чрезмерно экономного сотрудника всю стоимость «бракованной» услуги.

На предприятии могут быть предусмотрены специальные премии за экономию материальных средств. Выплачивать премии можно в конце месяца по результатам инвентаризации. Как и сколько? Зависит от экономической ситуации на предприятии, маркетинговой и ценовой политики и других факторов. Например, 30–50 % от стоимости сэкономленных средств. Есть ли здесь ресурс по экономии и снижению расхода? Есть. По мнению многих высококлассных специалистов-экспертов, мастер может экономить до 18 % косметических средств без потери качества услуги. Только не забывайте о системе контроля качества и удовлетворенности посетителей после посещения салона. Иначе сотрудники доведут все до абсурда.