Текст книги "Настольная книга российского карьериста"

Автор книги: Валерия Ивлева

сообщить о нарушении

Текущая страница: 9 (всего у книги 24 страниц) [доступный отрывок для чтения: 9 страниц]

Как понравиться начальству

Независимо от того, где Вы делаете свою карьеру, Вам придется иметь дело с массой людей. Самым главным человеком на Вашем пути является ваш босс. От этого человека зависит, пойдете ли Вы вверх, или застрянете на месте, или Вам вообще придется покинуть насиженное место и метаться по белу свету в поисках работы.

Каждому из нас мама в детстве внушила одну очень и очень нездоровую идею – ты самый лучший. Забудьте об этом!!! Самый лучший на земле человек – Ваш начальник, это бесспорно. Это – аксиома, которую Вам рекомендуется зазубрить наизусть.

Чтобы ваша карьера не потерпела фиаско в самом начале пути, подружитесь с начальником. Станьте его правой рукой, а заодно и левой, и ногами (обеими сразу). Не гнушайтесь деликатных поручений шефа, даже если вам это будет грозить потерей благорасположения большей части коллег в офисе.

Предложите шефу свою помощь при подготовке его выступления – если он горд и считает, что справится сам, просто оброните невзначай, что могли бы набрать на компьютере тезисы его речи. Он наверняка согласится, ведь читать печатный текст неизмеримо приятнее, чем торопливые закорючки.

Попробуйте оригинально оформить карточку с каким-нибудь крылатым выражением и поставьте ее на стол шефа. Меняйте карточки время от времени – ему будет приятно знать, что в офисе работают эрудированные сотрудники.

Используйте на практике правила хорошего тона, не забывайте улыбаться даже самым бородатым шуткам вашего начальника – ведь он совершенно искренне уверен в своем искрометном чувстве юмора!

Вы когда-нибудь поправляете оговорки своей мамы? Так почему же считается, что исправить начальника – норма? Он ведь может и затаить обиду, и Вам тогда не поздоровится. Даже если Ваш начальник не злопамятный тип, он все равно станет считать Вас несимпатичным человеком, и станет – о, вполне неосознанно! – «тормозить» Вас в вашем карьерном росте.

Если Ваш начальник не имеет друзей на работе, не стесняйтесь предложить ему помощь в тех делах, которые ему некогда делать самому. Обычно начальники благодушно относятся к таким вещам. Тем не менее, не забывайте о субординации, помните, что Вы все-таки – квалифицированный сотрудник, и не позволяйте превратить себя в некое подобие посыльного вперемешку с носильщиком.

Изучите слабости вашего начальника – у кого их нет? Он любит цветы? Смело поливайте его вазоны в кабинете, если он вдруг забудет. Ваш начальник без ума от кофе? Не стесняйтесь принести ему чашечку свежесваренного напитка, и не забудьте упомянуть, что варили его специально, по особому рецепту, который Вам достался от бабушки.

Постарайтесь побольше узнать о привычках и хобби вашего начальника. Если он посещает тренажерный зал, узнайте, какой именно, и занимайте беговую дорожку рядом с ним. Совместные занятия спортом очень сближают.

Ваш шеф имеет научную степень? Прекрасно! Сообщите ему, что мечтаете заняться научной работой и предложите себя в ассистенты. Поверьте, он это оценит.

Добрые и теплые отношения с начальником могут стать отличным заделом на будущее – кто знает, а вдруг Ваш шеф пойдет на повышение, может, он прихватит вас собой? Ведь Вы же такая сплоченная команда!

На протяжении многих лет многими поколениями работников были сформулированы правила, следуя которым, Вы сможете пользоваться устойчивым и неизменным расположением своего начальника:

В первую очередь, возьмите себе за правило являться на службу немного раньше, чем приходит Ваш начальник, а также старайтесь покидать офис только после того, как шеф отбудет домой;

Во-вторых, старайтесь поменьше отпрашиваться в рабочее время, а также пореже берите больничный;

В-третьих, никогда не спорьте со своим начальником. Не допускайте споров как с глазу на глаз, так и в присутствии других сотрудников. Это – грубое нарушение субординации;

Если ваш шеф лично просит Вас остаться после работы и поработать сверхурочно, соглашайтесь немедленно и с энтузиазмом, отложив все свои личные дела на потом;

Забудьте о таких выражениях, как «это неосуществимо», «это не входит в круг моих должностных обязанностей» и других им подобных. Вы должны всегда быть открыты новому опыту и новым направлениям работы;

Не забывайте, что Ваш начальник – занятой человек, не задерживайте его по пустякам, свои проблемы старайтесь решить самостоятельно, а если уж никак не обойтись без помощи босса, старайтесь изложить суть вопроса как можно короче и понятнее;

Если стол начальника завален деловой документацией, можете поинтересоваться, не требуется ли Ваша помощь, и смело напрашивайтесь в помощники;

Научитесь мыслить небанально – ищите новые, оригинальные решения рабочих вопросов, не бойтесь негативной реакции коллег – они Вам просто завидуют;

Наконец, научитесь все время маячить у шефа перед глазами, создавая имидж ответственного, надежного и трудолюбивого сотрудника.

Не стремитесь «задавить» шефа своим интеллектом, он и без Вас почти все знает. Но и не притворяйтесь неучем – такая игра всегда чревата неприятными последствиями.

Остерегайтесь высказывать мнение, обратное точке зрения вашего шефа, в особенности публично. Первоначально проведите «разведку боем», изучите позицию руководства, и только затем излагайте свои идеи.

Чтобы не казаться в глазах руководства пустомелей, постарайтесь сформировать себе «задел» на будущее – уже исполненные дела, которые при случае можно включить в план на перспективу. Так Вы повысите свои показатели и приобретете реноме исполнительного и усердного работника.

Начальник, какую бы высокую должность он не занимал, всегда имеет одну особенность – дает практически одновременно сразу несколько взаимоисключающих поручений. Вследствие этого никогда не торопитесь выполнять первое же по счету задание шефа, дождитесь, когда он его отменит, и даст следующее. Да и то, не лишним было бы поинтересоваться у коллег, не желает ли кто-то из них снискать почетное звание «самого исполнительного работника». Экономьте силы для других, более существенных дел.

Имейте в виду, что под маской этакой душки в вашем офисе может скрываться враг – настоящая змея в сиропе. И сладко, и приятно, а чуть зазеваешься – не замедлит укусить. Будьте разумно недоверчивы. Остерегайтесь навязчивых коллег.

В продолжение предыдущего совета, можно сказать, что как бы вам не был антипатичен ваш начальник, берегитесь критиковать его в кругу коллег. Вполне может статься, что где-то притаился шпион с диктофоном. И слова, сказанные в сердцах, могут вам дорого обойтись.

Развивайте в себе экстрасенсорные способности – учитесь чувствовать настроения окружающих вас людей, и в первую очередь, расположение духа начальника. Учитесь делать подобающую мину, рефлексируйте начальника.

Короче,

СТАНЬТЕ ЧЕЛОВЕКОМ, КОТОРЫЙ НУЖЕН НАЧАЛЬНИКУ

Выбор своего стиля руководства

Предположим, что первые шаги Вами сделаны успешно, и теперь у Вас в подчинении коллектив, который выполняет определенную функцию в системе управления или планирования. Успешные руководители считают, что главной задачей для руководителя любого уровня является совмещение успешного функционирования подразделения одновременно с успешным существованием подразделения как коллектива. То есть, другими словами, чтобы управляемый Вами участок стал коллективом творческих и исполнительных людей, которые слаженно, бесконфликтно и успешно выполняют поставленные перед ними задачи. От того, как Вам это удастся, зависит Ваш карьерный рост, авторитет, количество людей, которые Вас поддерживают. И что немаловажно, сводится к минимальному количество людей, которые негативно к Вам относятся. Предполагать, что их не будет совсем, по крайней мере, наивно. Кстати, отношения и линия поведения с недоброжелателями – это тоже важная тема. На пути молодого карьериста встречается множество препятствий. Одни из них объективного свойства, и преодолеть их представляется крайне затруднительным, справиться же с другими целиком и полностью в Ваших силах. Давайте, перечислим хотя бы некоторые из них.

Если Вы человек малообщительный и закрытый, Вам придется туго. Развивайте в себе коммуникабельность, станьте экстравертом, перестаньте замыкаться только на себе и своей работе, посмотрите, как прекрасен мир, и поделитесь своими открытиями с окружающими. Вы сами удивитесь, насколько проще и свободнее вам станет общаться с коллегами, и, в первую очередь, с вашим шефом.

Нередки случаи, когда превосходный технический работник, перейдя на управленческую должность, оказывается несостоятельным начальником. Чтобы избежать этого, воспитывайте в себе качества руководителя. Как свидетельствует опыт, если Вы сумеете организовать трех человек для эффективной работы, то и с тридцатью управитесь без труда.

К тому же люди часто склонны завышать уровень своих способностей, в том числе и способности управлять другими людьми. Старайтесь объективно оценивать себя, с тем, чтобы в дальнейшем не было досадных проколов. Учитесь управлять – ведь Вы выбрали именно это.

Но в начале определимся до конца – кто такой руководитель, какие типы руководителей и способы руководства бывают, какими качествами должен обладать руководитель?

Итак, кто же такой руководитель? Суть деятельности руководителя состоит в организационной работе. Именно руководитель направляет и координирует деятельность исполнителей. В свою очередь исполнители обязаны ему подчиняться и выполнять все его указания. Впрочем, иногда сам руководитель становится исполнителем, но лишь для того, чтобы глубже вникнуть в специфику деятельности предприятия.

Организовывая работу своих сотрудников, руководитель занимается творческой работой, причем, чем выше его должностное положение, тем более творческим становится его подход к руководящей деятельности. Да и научно-технический прогресс подстёгивает к постоянному совершенствованию руководящих навыков.

Однако организация – лишь одна из сторон руководства. Руководитель также обязан направлять работу сотрудников, способствовать их дальнейшему развитию, и даже оказывать влияние на их поведение, в том числе и неслужебное. Для этого недостаточно только профессиональной подготовки. Нужно умение работать с людьми, педагогические и психологические знания.

В основном руководитель занимается следующими вопросами: он формулирует задания, планирует работу, контролирует качество её исполнения, оценивает результат деятельности, мотивирует те или иные решения (свои или руководства) и личным примером вдохновляет своих подчинённых. Выполнение этих функций зачастую требует немалых усилий, ведь нередко они вступают между собой в противоречие.

С продвижением по служебной лестнице имеют место следующие тенденции:

– – именно он сосредотачивает в своих руках все больше функций решающей власти и силы, поэтому решение, в конечном счете, должно быть все более взвешенными;

– – неформальные, личностные контакты с каждой новой ступенькой карьерного роста будут неуклонно сужаться, и потребность в общении придётся, как это не грустно звучит, удовлетворять, как правило, в рамках своего круга. Необходимость контролировать свои контакты и своё поведение будет только усиливаться;

– – нужно быть готовым к тому, что с переходом на руководящую должность отношение к нему бывшего коллектива изменится: контакты постепенно станут более формальными или даже вовсе оборвутся, а попытки остаться в коллективе «своим» натолкнуться на трудноразрешимые противоречия с должностными обязанностями и интересами организации;

– – спорные вопросы между сотрудниками или сотрудниками и руководством решаются именно руководителем, и к роли арбитра также нужно привыкнуть;

– – и ещё – руководитель всегда на виду, всегда в зоне повышенного внимания окружающих. Следить за своей внешностью и поведением теперь придётся более тщательно.

Все люди разные. Одинаковых руководителей, как вообще одинаковых людей, быть не может. При всех универсальных правилах и требованиях, руководители отличаются своим стилем руководства, характером, профессиональными качествами, подходом к людям. Каждый управленец имеет свой, уникальный стиль руководства. Однако всё-таки можно вывести некоторые закономерности, которые позволят как-то классифицировать эти стили. Одной из таких классификаций является классификация Д. Кейси. Он разделяет руководителей на четыре больших категории.

К первой он относит руководителей, которых смело можно назвать бюрократами. Это формалисты, не любящие инноваций и риска, предпочитающие старые, испытанные пути, старающиеся следовать именно букве, а не духу закона (инструкции, указанию). Такой руководитель надёжен, он достаточно внимателен к мелочам и деталям, но для того, чтобы предприятие под его руководством успешно развивалось, ему требуются более гибкие и разворотливые сотрудники. Тем карьеристам, которые попадают к такому руководителю, следует учитывать, что иногда перспективный подчиненный выставляется как пробная фигура. То есть, чтобы не рисковать самому начальнику, решение щекотливых вопросов возлагается именно на того, кто рвется себя проявить. В случае неудачи фигура сдается вместо осторожного руководителя.

Другой тип – прямая противоположность первому. Это быстрый и гибкий руководитель, не любит увлекаться мелочами, часто рискует и не теряется в нестандартных ситуациях. Однако чтобы сгладить его недочёты в работе с деталями и в планировании, такому руководителю требуются заместители, склонные к точной и последовательной деятельности.

Третий тип руководителя склонен смотреть далеко в будущее, развивать долгосрочные планы, часто не обращая внимания на повседневный производственный процесс. Заботы подчинённых его мало занимают, так же как и насущные проблемы производства. Эти вопросы кажутся ему мелочными и неинтересными по сравнению с теми планами и проектами, над которыми он упорно трудится без отдыха и срока. Однако если такой руководитель не научиться прислушиваться к мнению других людей и учитывать их интересы, вряд ли его самым лучшим и подробнейше разработанным планам будет суждено сбыться.

И, наконец, четвёртый тип, как вы уже, наверное, догадались – это опять-таки просто зеркальное отражение предыдущего. Если третий тип руководителя отдаёт силы во благо абстрактного прогресса, то четвёртый – во благо конкретного человека. По крайней мере, во благо в его понимании. Он целиком посвящает себя работе с людьми: проникается их проблемами, их интересами. Очень дружелюбен, не любит конфликтовать, интересы конкретного человека может поставить выше интересов фирмы. Зачастую не может отказать в помощи своим сотрудникам, даже там, где реально её оказать не в состоянии. Такой руководитель может запросто «перегореть», заработав инфаркт, если не станет более чётко осознавать свои обязанности и не перестанет брать на себя чужую ответственность.

Деление это, конечно, весьма условно. Да и вряд ли можно найти «чистый» тип руководителя. Скорее, в каждом руководителе есть что-то от первого типа, что-то от второго, с преобладанием, например, третьего.

А самый высший пилотаж – это когда руководитель знает, когда ему быть новатором, а когда – четко следовать букве инструкции. Он умеет быть и тираном, и отцом родным. Это и есть искусство руководства.

Однако есть более чёткое деление, которое определяет место руководителя в управленческой иерархии. В этой иерархии всего три типа: руководители высшего, среднего и низового звена. И отличаются друг от друга эти типы отнюдь не только количеством полномочий, сосредоточенных в одних руках, но и своими обязанностями, контактами, средствами деятельности, а также количеством.

Работа руководителя высшего звена самая сложная: работать придётся очень много, рабочий день никем не нормирован и фактически длится 24 часа в сутки, не у кого спросить совета и неоткуда ждать указаний. Полная самостоятельность, что вовсе не подразумевает полную свободу действий.

Контактов у руководителя высшего звена много, и они весьма разноплановы. Так, если контакты с подчинёнными имеют вид различных указаний, директив и инструкций, то с руководителями других уровней и своего ранга эти контакты носят личный характер – планёрки, совещания, летучки. Но если эти личные встречи носят систематических характер, то приём посетителей или деловые контакты с представителями других организаций имеют характер эпизодический.

Чем же, собственно, занимается руководитель высшего звена? А занимается он выработкой основной, или как было принято говорить раньше, генеральной линии.

Роль руководителя высшего звена настолько сложна, что исполнять её одному человеку практически невозможно. Для этого он должен быть и политиком, и общественным деятелем, и психологом, и экономистом, и дипломатом – и всё это в одном лице. В природе такие индивидуумы встречаются крайне редко, поэтому вроде бы принято принимать решения коллективно, где роль руководителя включает в себя лишь руководство процессом выработки решения.

Но в рамках российской административной системы сложно сказать однозначно, что эта практика на самом деле отражает коллегиальность принятия решений. Все решения согласовываются с высшими эшелонами власти, так как в нашей стране эти два организма – административная и политическая власть – срослись воедино, как сиамские близнецы.

Руководители среднего звена выполняют более узкие задачи, которые, в основном, заключаются в разработке и подготовке конкретных приказов, которые обеспечивают продвижение генеральной линии. Они выдают инструкции общего характера, готовят разъяснения, распределяют по нижестоящим инстанциям методические указания по приказам и контроля за их исполнением на местах.

И нижнее звено – это администраторы, которые доводят до исполнителей указания в виде конкретных приказов, и контролируют их исполнение.

Итак, в сфере управления также имеется разделение труда. Одни руководители отвечают за принятие основных, глобальных решений другие же наполняют их жизненным содержанием.

Осталось лишь затронуть некоторые тонкости процесса руководства, без которого разговор о стилях руководителей был бы неполным. Дело в том. Что кроме официальных обязанностей, о которых можно осведомиться в контракте, руководитель имеет и обязанности неофициальные, которые законодательно могут быть и не закреплены, однако в большинстве случаев признаются как сами собой разумеющиеся. Это обязанности уважительно относится к своим подчинённым, помогать им не только советом, но и делом, заботиться о их здоровье, материальном и физическом благополучии, сохранять хорошие взаимоотношения в коллективе.

Естественно, что, например, появление фаворитов в коллективе резко негативно сказывается на атмосфере внутри этого коллектива. Таких явлений нужно избегать. Впрочем, есть простой способ проконтролировать себя: просто представить себя на месте своего подчинённого. Смогли бы вы длительное время работать у себя же в подчинении? Нет? Вот это уже повод задуматься над своим стилем руководства.

Тем более что не только подчинённый зависит от руководителя, но и руководитель – от подчинённого. В конечном итоге они делают одно дело – дело процветания фирмы. А если у руководителя нет желания вникать в проблемы своих работников, то вряд ли у работников возникнет желание хорошо работать. Да и в целом внимательное отношение к людям руководителю жизненно необходимо: ведь он также зависит от своих коллег, партнёров, начальства, лояльность которых значит очень много.

Таким образом, следует знать, что

СТАНОВЯСЬ РУКОВОДИТЕЛЕМ, ВЫ НАЧИНАЕТЕ ОСВАИВАТЬ НОВУЮ СПЕЦИАЛЬНОСТЬ.

Рабочее время руководителя

Итак, как же управлять коллективом? Руководитель должен начинать с себя. Самая большая ошибка – делать все за подчиненных. В таком случае не было смысла добиваться руководящей должности. Вы погрязнете в рутине и постоянно будете испытывать недостаток времени. Видимо, следует по-новому, с точки зрения своей руководящей должности, в первую очередь организовать свое время и определить рабочие задачи.

Проблема организации рабочего дня для руководителя стоит очень остро. Руководитель любого уровня ощущает дефицит времени постоянно. Спешка мешает работе, не дает продумывать нужные вопросы с должной тщательностью. Не говоря уже о том, что иногда обилие срочных вопросов превращает не только работу, но и жизнь в подобие карусели. Эффективность руководства в условиях нехватки времени заметно снижается. Так где же его взять, это время?

Сутки невозможно растянуть больше, чем на 24 часа. Выход заключается в оптимизации времени и организации труда.

Первое, что следует сделать руководителю, это распределить проблемы по степени важности. Руководитель не должен стремиться забить собственноручно каждый гвоздь. Если же он этого не понимает, то ему не нужно иметь подчиненных.

Переутомление и обилие мелких и неотложных дел мешает работать над главным – принятием решений и руководством.

Постоянная нехватка времени приводит к нарушению планов, дезориентации подчиненных, которые перестают понимать свои задачи в ситуации, когда от них срочно требуется то одно, то второе, и все в процессе аврала. Такое руководство не предполагает ни производительности труда, ни должной дисциплины и понимания своих задач сотрудниками, что в конечном итоге очень сильно вредит делу.

Руководитель должен ценить свое время. Для тех, кто ощущает его нехватку, можно предложить подойти к проблеме с научной точки зрения и подвергнуть анализу свой рабочий день.

Некоторые начинающие руководители считают, что их памяти, интеллекта и энергии хватит, чтобы держать на контроле ситуацию, даже если приходится бегать сломя голову с утра до ночи и постоянно решать проблемы, которые возникают на каждом шагу. Но наступает день, когда Вы наконец замечаете, что бегать, звонить, ругать и затыкать дыры авралами приходится все чаще. Уже невозможно составить какой-то план даже на завтра, а тем более, на более длительное время.

Никто на работе не знает, где Вы и что делаете. Иногда и Вы сами этого не знаете – то догоняете, то ждете.

Бумаг в Вашем кабинете, до которых не доходят руки, становится все больше, и Вы все чаще берете их домой, чтобы вечером разобраться с ними. Но это не помогает, и Вы все чаще получаете нагоняй от начальства за то, что вовремя не справляетесь с поручениями, хотя времени на их исполнение Вам дается достаточно.

Упорядочивание рабочего дня, правильное использование времени начальника – это необходимые условия успешного функционирования всего подразделения или учреждения.

Чтобы выработать оптимальный распорядок дня и систему работы в целом, следует произвести анализ задач и расходования времени. Это позволит упорядочить всю работу структуры и сделает возможным реальное планирование.

Итак, анализ использования рабочего времени складывается из двух моментов – анализа видов деятельности и анализа отвлекающих моментов, которые мешают работать последовательно и планово.

Типичные ошибки и методы их устранения.

Если Вы пришли к выводу, что в течение дня Вам приходилось делать работу за подчиненных, то следует задуматься о том, что у Вас не продумана система, в которой каждый сотрудник знает круг своих обязанностей, или Вы неправильно распределили эти обязанности между своими подчиненными.

Принцип номер один для руководителя – он не должен делать работу за подчиненных. Он – руководитель, то есть человек, который уполномочен раскладывать общую задачу на части и делегировать эти части работы для исполнения своим подчиненным. Конечно, общая задача оказывается невыполненной, если не выполнена какая-то ее часть. Иногда руководитель выполняет эту часть работы. Когда такое происходит систематически, это означает, что работа распределена плохо.

В таком случае может помочь аттестация рабочего времени в подразделении.

Возможно, выяснится, что определенный круг задач вообще не входит в обязанности ни одного из сотрудников. В таком случае, следует по результатам аттестации и, исходя из личных и рабочих качеств сотрудников, вменить в обязанность эти вопросы кому-то конкретно. Может случиться даже так, что Вы поразитесь, до какой степени плохо организована работа, и насколько неравномерно распределена нагрузка между сотрудниками. В таком случае, простое наведение порядка в сфере должностных обязанностей может решить проблему раз и навсегда. Озадачить таким исследованием вполне можно работника кадровой службы.

Возможно также, что Ваш секретарь сводит свои служебные обязанности к распечатке приказов и протиранию пыли на компьютере. Секретарь должен как минимум участвовать в процессе сортировки документов, которые проходят через Вашу приемную. Совет – купите секретарю учебник или инструкцию для секретаря-референта.

Вы же, в свою очередь, все-таки должны оставлять секретарю информацию о том, где Вы и что собираетесь делать. Возможно, нормальный секретарь сам решит многие вопросы и освободит Вас от множества неважных и ненужных визитов.

Чтобы не тонуть во многих вопросах и визитах, следует постоянно иметь перед глазами список дел, встреч, решений и отчетов, которые нельзя отменить и передвинуть. Желательно делать заметки о таких мероприятиях не только на тот день, на который они назначены, но и на предыдущий, чтобы напомнить о подготовке. Если Вы знаете за собой некоторую забывчивость и беспечность, попросите организовать это своего секретаря. К слову сказать, это является его прямой обязанностью, и если секретарь будет в курсе дела, маловероятно, что он не напомнит об этом.

Следует подумать и о том, насколько часто Вы общаетесь с подчиненными и коллегами, когда это не является необходимым. Не стоит создавать ситуацию, когда подчиненные будут целый день сновать в Ваш кабинет по поводу каждой мелочи. Конечно же, проблемы членов коллектива нельзя игнорировать, как служебные, так, возможно, иногда и личные, ведь все мы люди. Но большинство из таких проблем, может подождать определенного дня недели или времени, специально отведенного для этих целей. А в случае большой срочности секретарь вполне может решить, что это тот самый исключительный момент, когда можно побеспокоить Вас в неурочное время.

Очень много проблем возникает, если руководитель не находит времени для того, чтобы вовремя читать входящие документы, особенно директивные.

Этого не следует допускать ни в коем случае.

Для того чтобы все успевать, при планировании, особенно в начале своей деятельности в отдельном кабинете, просто необходимо быть реалистами. Рекомендуется оставлять 40-60-% рабочего времени свободными, для того, чтобы неожиданные проблемы и дела, которые нередко спонтанно возникают во время работы, не ломали дальнейшие планы.

Конкретно строить рабочий день, с учетом того, что было сказано ранее, можно примерно так:

Не нужно, встав с постели, сломя голову, бежать на службу, заранее расстраиваясь по поводу того, что, скорее всего, опять ничего не успеете.

Лучше встать, выпить кофе, позавтракать, привести себя в порядок и спокойно прийти на работу.

Начинать рабочий день следует с того, что изучить ежедневник и скорректировать планы. При этом желательно посоветоваться с секретарем и дать ему указания.

В первую очередь следует приступить к главным задачам.

В течение дня следует придерживаться по возможности намеченного, избегать внезапных проблем, то есть не бросаться на прорыв, а найти время хотя бы на следующий день. Спешное решение часто бывает ошибочным.

Постарайтесь не остаться без перерыва на обед.

В конце рабочего дня следует проконтролировать, насколько выполнено то, что запланировано. Только после этого рекомендуется составлять план на следующий день. Показателем того, насколько правильным было планирование, будет то время, в которое Вы закончите работу.

Еще одним фактором, который «съедает» время, является обилие информации в печатном виде, и необходимость с ней работать. Мало прочитать то, что находится на столе. Важно понять, что это значит, и определиться со своими действиями. Кроме того, приходится изучать еще массу информации. Иногда очень устаешь от этого.

Овладение навыками скорочтения может помочь, но полностью проблему не решит. Нужно научиться анализировать информацию, и иногда отвечать на письма.

Анализ документов станет легче, если записывать тезисы и делать заметки. Отвечать же проще, имея опытного секретаря. План ответа, составленный начальником, и последующая проверка того, что получилось, сэкономят массу времени. Кроме того, такая совместная работа позволит Вашему секретарю и Вам действовать более слаженно, способствует пониманию задач, которые Вы ставите.

То же самое касается планерок и совещаний. Чтобы они занимали меньше времени и приносили больше пользы, можно заранее составлять план, и вместе с обсуждаемыми документами заранее предоставлять всем участникам совещания. Это сразу повысит эффективность таких мероприятий.

И, наконец, следует оптимизировать общение с помощью современных средств коммуникации. Это телефон, факс, Интернет, сотовая и мобильная связь. Конечно, это дополнительные расходы, но в большинстве случаев они окупаются в виде четкости работы, слаженности действий, быстроты реакции.

Как советуют специалисты, различные электронные записные книжки, компьютерный ежедневник, списки контактов и использование всех средств экономии времени и упрощения связи, очень облегчают жизнь.

Еще один важный момент, который связан с пользой всех этих новинок – они уменьшают количество бумаг. Это само по себе – чистая экономия времени и средств.

И, наконец, если своими силами решить проблему времени Вы не в состоянии, то можно воспользоваться пособиями такого плана, которых великое множество, как и систем планирования. А, может, Вам просто нужен исполнительный директор?

Попробуйте каждое из средств оптимизации использования рабочего времени. На наш взгляд, все они полезны. Но без личного стремления к самодисциплине, ответственности, самоконтроля ничего не получится. Но не будем рассматривать этот вариант, потому что, не обладая этими качествами, нечего и думать о карьере руководителя.

Выводы этой главы.

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ РУКОВОДИТЕЛЯ – ЭТО ЦЕННОСТЬ.

ДЛЯ ТОГО ЧТОБЫ ОНО НЕ ПРОПАДАЛО ЗРЯ, НУЖНО ЗНАТЬ, ЧТО

РУКОВОДИТЕЛЬ НЕ ДОЛЖЕН ЗАНИМАТЬСЯ МЕЛОЧАМИ.

ОН ДОЛЖЕН ПЛАНИРОВАТЬ И АНАЛИЗИРОВАТЬ СВОЕ ВРЕМЯ.

УМЕТЬ ВЫДЕЛИТЬ ГЛАВНОЕ И РАЗДЕЛИТЬ РАБОТУ МЕЖДУ ПЛОДЧИНЕННЫМИ.

ХОРОШИЙ СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ – ЭТО ОЧЕНЬ ЦЕННЫЙ ПОМОЩНИК.

ЕЩЕ ОДИН ПОМОЩНИК – ЭТО КАДРОВИК.