Текст книги "Большая книга директора магазина 2.0. Новые технологии"
Автор книги: Светлана Сысоева
Соавторы: Гульфира Крок
сообщить о нарушении
Текущая страница: 15 (всего у книги 36 страниц) [доступный отрывок для чтения: 15 страниц]
Дефицит товарного запаса, или по-английски Out-Of-Stock, – серьезная проблема для многих розничных сетей, которая ведет к недополучению товарооборота и дохода и может привести к потере покупателей Основными причинами дефицита товарного запаса являются:
• несвоевременная поставка;
• неполная поставка товара;
• поставка бракованного товара;
• отсутствие заказа нужного товара;
• ошибки заказа товара;
• резкое увеличение спроса.
Кроме того, дефицит товарного запаса может возникнуть из-за проблем у покупателя с поиском товара в торговом зале (рис 2 26)
Рис 2 26 Проблемы у покупателя с поиском товара в торговом зале.
По данным ECR Europe[18]18
ECR Europe – это некоммерческое партнерство, созданное для внедрения методов «Эффективного отклика на запросы потребителей» (Efficient Consumer Response)
[Закрыть], неудовлетворенный спрос, вызванный отсутствием необходимого товара в магазине, влечет самые негативные последствия:
• недополучение прибыли – около 10–15 % (нижняя оценка);
• снижение лояльности покупателей – если покупатель не находит нужный товар, он:
• переключается на другие бренды – 37 %;
• покупает аналог того же производителя – 16 %;
• откладывает покупку – 17 %;
• ничего не покупает – 9 %;
• уходит к конкуренту – от 21 до 43 % (до 70 % при трехкратном обращении).
Потому планирование товарных запасов является весьма важной задачей, которую необходимо решать руководителю магазина или розничной сети, чтобы найти ту единственно правильную грань, которая позволит сэкономить оборотный капитал и удовлетворить запросы покупателей.
На размеры товарных запасов оказывает влияние целый ряд факторов:
• равномерность и частота поставок;
• транспортные условия поставок;
• возможности хранения в магазине (условия и площадь склада);
• свойства товаров (скоропортящиеся или долгого хранения);
• объем продаж товара за период (день, месяц) согласно прогнозу или данным статистики;
• сроки подготовки и исполнения заказа и т. д.
Выделяют несколько видов дефицита товарного запаса:
1) полный (нулевые остатки товара);
2) частичный (остатки товара ниже установленного минимума);
3) дефицит по вине торгового персонала (товар недоступен покупателю, и продажи падают вследствие несвоевременного выноса товара в торговый зал)
Первый и второй виды дефицита товарного запаса могут иметь место по вине поставщика (недопоставки товара, отсутствие поставки) или самого ритейлера (некорректные заказы, отсутствие заказа товара)
Каждый вид OOS ритейлеры учитывают отдельно и считают совокупные потери товарооборота вследствие дефицита товарного запаса (рис 2. 27).
Рис 2. 27. Расчет совокупных потерь товарооборота вследствие дефицита товарного запаса.
Управление товарными запасами
Основные способы учета и контроля товарных запасов следующие:
• оперативный контроль остатков товаров;
• инвентаризация;
• балансовый метод.
Повседневный учет товарных запасов осуществляется методами бухгалтерского учета. Оперативный контроль остатков товаров в современных условиях заключается в просмотре данных по товарным остаткам в системе электронного учета с целью своевременного заказа товара поставщику. Многие современные программы учета позволяют формировать заказ на поставку товара автоматически – при достижении товарным запасом определенного показателя.
С помощью балансового метода можно определить расчетным путем общую сумму запасов товаров на определенную дату. Для этого используется следующая зависимость:
Зн + П = Р + В + Зк;
Зн = Р + В + Зк – П;
Зк – Зн = П – Р – В
Здесь:
• Зн, Зк – стоимость запасов товаров соответственно на начало и конец периода;
• П – стоимость поступивших за период товаров;
• Р – сумма выручки за проданные товары;
• В – прочее выбытие товаров.
Балансовый метод и инвентаризация (см далее раздел «Проведение инвентаризации») позволяют выявить недостачи и растраты товаров.
Относительный показатель обеспеченности товарооборота товарными запасами рассчитывается по формуле:
Выраженный в днях товарооборота товарный запас показывает, за сколько дней может быть продана масса товаров, составляющая товарный запас. Этот показатель может быть исчислен как по отдельным товарам и товарным группам, так и в целом по розничной компании. Для анализа обеспеченности розничного товарооборота товарными запасами сравнивают фактические показатели обеспеченности с нормативными показателями.
Оборачиваемость
Одной из важнейших задач в управлении товарными запасами является изучение показателей оборачиваемости – скорости и времени товарного обращения, так как магазин заинтересован в том, чтобы товары как можно быстрее доходили до своих покупателей и опять превращались в деньги.
Оборачиваемость товаров – это, во-первых, процесс постоянного обновления и замены товаров, движения товаров в сфере обращения, образования и реализации товарных запасов; во-вторых, показатель, характеризующий скорость оборота товаров, их движение в сфере обращения, от производителя к потребителю через торговлю[19]19
Райзберг Б. А., Лозовский Л. Ш., Стародубцева Е. Б. Современный экономический словарь 5-е изд, перераб и доп – М: ИНФРА-М, 2007 С 495.
[Закрыть]
Чем быстрее совершается товарооборот в магазине, тем меньше требуется оборотных средств для организации товарного обращения, лучше сохраняется качество товаров, относительно ниже издержки обращения, выше производительность труда персонала магазина.
Время товарного обращения измеряется показателем оборачиваемости товара, который выражается в днях оборота или в количестве оборотов за определенный период.
Оборачиваемость товарных запасов характеризуется двумя показателями: временем обращения и скоростью товарооборота.
Время обращения (В), или оборачиваемость в днях, показывает число дней, за которые был реализован средний товарный запас в прошедшем периоде, и вычисляется по формуле:
Здесь:
• ТЗср – средний товарный запас;
• Т – фактический однодневный товарооборот этого же периода.
Скорость товарооборота (С), или оборачиваемость в разах, показывает число оборотов среднего товарного запаса и определяется по формуле:
Здесь О – объем товарооборота.
Средние товарные запасы вычисляются в зависимости от наличия данных:
4. Если имеются данные на две даты, используют простое среднее арифметическое:
Здесь:
• ЗН – товарные запасы на начало периода;
• ЗК – товарные запасы на конец периода.
5. Если имеются данные на три даты и более, применяется среднее хронологическое.
Здесь:
• З2, З3… – запасы товаров на определенные даты;
• n – количество дат.
Рассмотрим методику расчета показателей оборачиваемости товарных запасов на примере Данные приведены в табл. 2. 22.
Таблица 2.22. Данные для расчета показателей оборачиваемости товарных запасов.
Определим средний товарный запас за первый квартал:
Однодневный фактический товарооборот за квартал:
Время обращения товарных запасов в днях:
Скорость обращения (в разах):
Динамика показателей оборачиваемости измеряется абсолютными и относительными величинами Абсолютное их изменение определяют сравнением фактической оборачиваемости отчетного периода с оборачиваемостью прошедшего периода. Относительное изменение оборачиваемости анализируется с помощью различных индексов:
• индекса среднего времени обращения товарных запасов, который отражает, насколько изменилась оборачиваемость по сравнению с прошлым периодом. Он равен отношению времени обращения товарных запасов отчетного периода к прошедшему;
• индекса структурных сдвигов, отражающего изменение оборачиваемости по магазину в целом в зависимости от изменений долей групп с разной оборачиваемостью;
• индекса обращения постоянного состава, который отражает, насколько изменилась оборачиваемость в целом по магазину при изменении оборачиваемости некоторых групп.
Анализ динамики показателей оборачиваемости необходим для повышения эффективности управления закупками.
Часто время обращения и скорость обращения товара называют коэффициентами оборачиваемости. Рекомендуемых значений этих коэффициентов не существует. Закономерность одна: чем выше коэффициент – тем меньше времени товары находятся на складе, тем быстрее они превращаются в деньги.
В одном из сетевых супермаркетов норма оборачиваемости по непродовольственной группе делится на основе АВС-анализа: для товаров группы А – 10 дней, для товаров группы В – 20 дней, для товаров группы С – 30. В этой розничной сети закладывают в показатель товарного запаса месячную оборачиваемость, а товарный остаток по магазину складывается из нормы оборачиваемости плюс страховой запас.
Розничные компании используют понятие «норма оборачиваемости» и сами устанавливают для себя такие нормативы для анализа эффективности закупок и управления ассортиментом в целом.
Норма оборачиваемости – это количество дней или оборотов, за которое, по мнению руководства розничной компании, должен быть реализован запас товара, чтобы торговлю можно было считать успешной.
Чарльз Боденстаб[20]20
Charles J. Bodenstab, «How Many Inventory Turns Should I Get?», www.nbds.com/pages/chpapr12.htm.
[Закрыть], владелец логистической компании, известный консультант, автор и разработчик программного обеспечения для управления логистикой, проанализировал данные по большому количеству компаний и результаты эмпирического исследования обобщил в следующей формуле:
Ожидаемое количество оборотов = 12 / (f (OF + 0,2 × L))
Здесь:
• OF – средняя частота заказа в месяцах (т. е. временной интервал между размещением заказов поставщику);
• L – средний период доставки в месяцах (т. е. время между размещением заказа и получением товара);
• f – коэффициент, который обобщает действие прочих факторов, влияющих на теоретическое количество оборотов.
К этим факторам относятся:
• ширина ассортимента в хранении, т. е. необходимость хранения медленно оборачивающихся запасов в маркетинговых целях;
• большие, чем требуются, покупки в целях получения скидок за объем;
• требования минимальной партии закупки от поставщика;
• ненадежность поставщика;
• факторы политики экономичного размера заказа;
• затоваривание в целях промоушн;
• использование поставки в две стадии.
Проведение инвентаризацииИнвентаризация является необходимой периодической процедурой контроля товарных запасов для любого магазина.
Инвентаризация позволяет определить реальное количество товара в магазине и сравнить его с данными товарного учета. Такое сравнение необходимо, так как в магазине неизбежно возникают расхождения Расхождения возможны по нескольким причинам:
• воровство покупателей;
• административные ошибки (пересортица и пр);
• естественные причины (для продуктов питания – усушка, утруска);
• воровство персонала.
В большинстве магазинов определен лимит списания недостач товара на административные ошибки и/или естественные причины Превышение данного лимита согласно договору материальной ответственности компенсирует персонал магазина В зависимости от принятых в компании внутренних правил, компенсация может быть либо полной, либо частичной.
По нашим данным, средним показателем недостач в рознице является 2 % от выручки за период Конечно, эта цифра ни в коем случае не является нормативом или целью. Просто это наиболее часто встречающийся показатель. Показатель в 1 % или 0,5 % – большая редкость Скорее всего, в таком магазине отсутствует воровство покупателей и персонала, а недостачи вызваны исключительно мелкими ошибками, которые свойственны всем Если этот показатель превысил в вашем магазине 4–5 %, к этому, как показывает практика, скорее всего, причастен персонал (если только нет серьезных огрехов в противокражной системе). Как известно, воровать выгодно, даже если сотрудник участвует в полной компенсации недостач.
Время проведения инвентаризации. Инвентаризацию лучше всего проводить в нерабочее время (утром или ночью). Это позволяет без сбоев и без экономического вреда для торгового процесса провести необходимую проверку. Утренняя инвентаризация должна быть закончена до открытия магазина.
В некоторых случаях – если магазин имеет большой ассортимент товаров (как правило, это супермаркеты или гипермаркеты) или работает круглосуточно – возникает необходимость проведения инвентаризации в рабочее время, так как невозможно провести инвентаризацию всего ассортимента в ночное время и закрыть магазин для этих целей.
Ассортимент для проверки. Необходимо выбрать ассортимент, который будет проверен в ходе инвентаризации.
Проводить инвентаризацию по всему ассортименту или по его части определяется количеством наименований товара, площадью магазина, количеством персонала, участвующего в инвентаризации, и степенью автоматизации данного процесса:
• маленький или средний магазин – весь ассортимент (полная инвентаризация);
• супермаркет или гипермаркет – часть ассортимента (выборочная инвентаризация)
В случае если инвентаризации подвергается не весь ассортимент, определяется количество наименований – такое, чтобы проверяющие сотрудники успели все проверить за выделенное время. Проверяемый ассортимент должен быть сосредоточен в одной зоне торгового зала.
В случае проведения выборочной инвентаризации необходимо определить периодичность проведения инвентаризаций для разных групп товаров. Периодичность может быть одинаковой, а может и различаться, если различаются риски появления недостач в разных группах товаров. К примеру, в магазине бытовой техники риск недостач стиральных машин намного ниже, чем риск недостач бритвенных приборов Соответственно, товары делятся на группы по степени риска, и для каждой группы устанавливается своя периодичность – один раз в месяц, в квартал, полугодие, год.
Подготовка к инвентаризации. Скорость и точность проведения инвентаризации напрямую зависят от ее подготовленности. В большинстве современных магазинов весь товар имеет штрих-коды, что значительно облегчает все процедуры учета: прием товара, его отпуск в торговый зал, списание и т. д. Инвентаризация путем считывания штрих-кодов заменяет обычный подсчет, сокращает время и количество ошибок Однако это не означает, что ошибок вовсе нет: случается, что какой-то товар так же, как и при обычном подсчете, пропускается или сканируется дважды.
В день инвентаризации и желательно за два-три дня до нее нужно запретить осуществлять какие бы то ни было перемещения товара из одного магазина сети в другой.
В случае, если инвентаризация проводится в рабочее время магазина, зона, в которой сосредоточен ассортимент, изолируется от покупателей, склад перестает отгружать товар проверяемого ассортимента.
При проведении выборочной инвентаризации нужно убедиться в отсутствии проверяемого ассортимента в других частях торгового зала, а если инвентаризация проводится в рабочее время – и в том, что покупатели, имеющие товар проверяемого ассортимента, прошли через кассовый узел.
Весь персонал должен быть информирован о возможных проблемах, возникающих во время проведения инвентаризации.
Начало инвентаризации. Непосредственно перед началом инвентаризации снимаются учетные остатки по проверяемому ассортименту Желательно, чтобы после этого не происходило никакого движения товара.
Если инвентаризация проводится в рабочее время, после снятия учетных остатков возможно выставление товара по проверяемому ассортименту (если проверяются позиции, которые обязательно должны быть в продаже), но должен вестись строгий учет того, что выставлено дополнительно Выставленный дополнительно товар учитывается как посчитанный.
Подсчет. Должен быть осуществлен подсчет всех товарных единиц (одна за другой), находящихся в зоне При этом подсчет необходимо произвести дважды:
• первый сотрудник считает товар в зоне и записывает подсчитанное количество на зона-листе;
• второй пересчитывает, и если количество совпадает, он оглашает его. Если же подсчитанные количества разнятся, то пересчет проводится в третий раз и на зона-листе записывается правильное количество.
Товар подсчитывается и в торговом зале, и на складе. На складе (в подсобном помещении) рекомендуется соблюдать строгое закрепление мест хранения за определенными товарами. Это уменьшает количество административных ошибок.
Если инвентаризация проводится в рабочее время, подсчитанный товар сразу поступает в продажу.
Распределение работы между проверяющими. Определите количество зон для каждого сканирующего (проверяющего). Для этого необходимо общее количество зон разделить на число непосредственных участников инвентаризации.
Ответственный за проведение инвентаризации определяет, кто какие зоны будет сканировать. Сканирующее оборудование раздается персоналу.
Все товарные единицы зоны должны быть просканированы и подтверждены. В случае ручного ввода данных цифры вводятся и ввод подтверждается нажатием специальных клавиш на компьютере.
Контроль и подтверждение инвентаризации. Убедитесь, что итоговое число товарных единиц соответствует просканированному количеству артикулов. Убедитесь, что все товарные единицы просканированы, а также в том, что подсчет был осуществлен корректно – все товарные единицы подсчитаны только один раз Подтвердите итог инвентаризации.
Сверка несоответствий. По окончании пересчета магазин работает в нормальном режиме и начинается бухгалтерская фаза, т. е. по сличительным ведомостям составляется список несоответствий между фактическим и учетным значениями. Несоответствия по возможности устраняются.
Если инвентаризация выборочная, она повторяется до тех пор, пока не будет покрыт весь ассортимент. Затем составляется полная ведомость несоответствий.
Таким образом достигается полная картина состояния товара в магазине После этого надо пересчитать те позиции, по которым выявлены несоответствия.
Как показывает практика, серия выборочных инвентаризаций позволяет поддерживать товарный учет на высоком уровне. Однако полная инвентаризация необходима, так как отдельные ошибки могут остаться неучтенными. Кроме того, персонал, зная конкретные недостачи, может сознательно устраивать пересортицу, учитывая продажи пересчитанных позиций вместо неподсчитанных (утерянных).
Инструкции по проведению инвентаризации. Процедура и периодичность проведения инвентаризации существенно отличаются в разных магазинах. Зависит это, как уже отмечалось, от специфики товара, количества ассортиментных позиций, режима работы магазина и степени автоматизации учета.
Конечно, инвентаризация сама по себе не уменьшит количество недостач Однако строгий контроль – это основа порядка, возможность выявить причины недостач и изменить ситуацию.
Некоторые магазины составляют для своих сотрудников детальные инструкции по проведению инвентаризации, в которых излагаются и этапы проведения инвентаризации, и обязанности каждого участника, и детальное описание технологии вплоть до того, например, что делать, если на товаре нет этикетки К такой инструкции по инвентаризации прилагаются все виды отчетов: отчет по подготовке инвентаризации (присутствует не во всех магазинах), отчет по результатам инвентаризации, отчет несоответствий. По каждому этапу и по всей инвентаризации определяются ответственные. Также регламентируются сроки проведения и принципы распределения работ в ходе инвентаризации.
Примерная инструкция по проведению инвентаризации в супермаркете
Сплошная инвентаризация проводится при наименьших товарных остатках в два этапа:
1. В воскресенье днем проводится инвентаризация склада после подачи в торговый зал всего необходимого для дневной реализации. При этом:
• за каждой холодильной камерой, складами закрепляется сотрудник, принимающий информацию о количестве товара на ТСД;
• вместе с ним работают 2–3 помощника, которые подбирают товар по штрих-кодам, отбирают образцы с указанием на них количества данного наименования;
• просканировав весь товар с закрепленного участка, ответственный сотрудник передает ТСД системному администратору для формирования Протокола;
• склад опечатывается после приема данных со всех ТСД.
2. В ночь с воскресенья на понедельник проводится инвентаризация торгового зала в следующем порядке:
• зал делится на сектора с указанием на стеллажах и другом торговом оборудовании порядковых номеров;
• за каждым номером закрепляется ответственное лицо для принятия информации на терминал;
• для пересчета товара отбираются образцы, с указанием ни них количества данного товара;
• образцы отбираются с торгового оборудования начиная с верхней до нижней полки в направлении слева направо;
• после пересчета закрепленного сектора терминал отдается системному администратору для переноса информации в Протоколы приемки данных;
• протоколы распечатываются системным администратором;
• в строке «Данные собраны» – проставляется фамилия ответственного лица, в строке «Данные приняты» – фамилия системного администратора;
• протоколы передаются председателю инвентаризационной комиссии, который принимает решение о назначении новых ответственных лиц для проведения проверки товара на соответствие данным Протокола;
• в случае обнаружения несоответствия фактического количества количеству, указанному в Протоколе, исправления вносятся в графу «Примечание» за подписью двух ответственных лиц, и протоколы сдаются председателю комиссии;
• председатель комиссии дает разрешение системному администратору на исправление ошибок в инвентаризационной ведомости, предварительно убедившись в правильности посчитанного товара;
• после исправления выявленных ошибок системный администратор фиксирует остатки и формирует сличительную ведомость;
• председатель комиссии принимает решение по проверке расхождений, назначив ответственных лиц, и сам принимает участие в этой проверке;
• расхождения более 5 штук проверяются путем пересчета товара на всех складах и секторах назначенными лицами;
• при пересчете в сличительной ведомости ставится фактическое количество товара в графе «Факт. остаток»;
• в случае выявления ошибки в ведомости расписываются сотрудники, считающие данный товар первый раз, и сотрудники, проверяющие за ними, председатель комиссии;
• после проверки сличительные ведомости председатель комиссии передает системному администратору для внесения изменений и вывода окончательного результата инвентаризации.
С Инструкцией ознакомлены: перечень лиц, отвечающих за проведение инвентаризации.
Источник: Новоселова Н. А. Учет и контроль в розничном магазине. Питер, 2006.
Штрихкодирование как средство управления товародвижением
Обслуживая покупателя, продавец должен быстро и безошибочно определить наименование товара и его стоимость, сосчитать общее количество покупаемого товара и выставить клиенту счет с полной суммой для оплаты товара. Ассортимент современного супермаркета составляет от 5 до 50 тысяч наименований товаров в зависимости от размеров магазина. Управление таким ассортиментом – трудоемкая задача, практически невыполнимая без системы автоматизированного учета и управления.
Точность и скорость обслуживания могут обеспечиваться системой штрихкодов.
Штриховой код – система условных символов зашифровки информации об основных параметрах товара в виде чередующихся темных и светлых полос (штрихов и пробелов) разной ширины. В двухцветных (черно-белых) штрихкодах закодированная информация определяется относительной шириной темных и светлых полос и их сочетаниями. В многоцветных штрихкодах, в которых темные полосы наносятся красителями разных цветов, информация определяется цветом штриха или сочетанием цветов двух соседних штрихов.
Используя технические инструменты по считыванию штрихкодов – сканеры, – продавец в считанные секунды сосчитает товар и выдаст покупателю необходимый чек. При этом информация обрабатывается учетной программой предприятия: товар списывается из торгового зала, деньги от покупателя приходуются в кассу предприятия, в отчетах менеджеров появляется продажа и сумма маржи по данному товару На сегодняшний день это стало реальностью для многих магазинов.
Однако штрихкоды помогают не только в работе кассира-операциониста. Используя маркер кода, можно автоматизировать учет любого движения товара. Владея технологией штрихкодов, работники склада и продавцы экономят до 60 % времени на документальное оформление движений товара Кроме того, сводятся к нулю проблемы с пересортицей товара. В свою очередь, ревизоры или товарные бухгалтеры, производя выборочные инвентаризации, охватывают большее количество номенклатурных единиц товара, затрачивая при этом меньше времени на обработку полученной информации.
Штрихкод также используется при идентификации личных продаж продавцами-консультантами. Для этого каждый из них наклеивает собственный ярлык на ценник продаваемого покупателю товара (рис 2. 28). И кассир, занося с помощью сканера информацию о товаре при формировании чека, заносит также и информацию о продавце, считывая его штрихкод. Данная система позволяет идентифицировать продажи товаров отдельными продавцами-консультантами, определять объемы личных продаж каждого за отчетный период При этом не нарушается принцип сокращения временных издержек при обслуживании клиента.
Рис 2. 28. Идентификация личных продаж с помощью штрихкодов.
Проблемы применения штрихкодов в системе учета
Первый вопрос, с которым сталкиваются директора магазинов, решивших внедрить систему штрихкодов, это вопрос использования штрихкодов изготовителей. Многие внедряют систему, основанную на использовании оригинальных штрихкодов производителей. Однако нужно учитывать, что стандарты у всех свои. И если предприятие осуществляет продажу импортных товаров, на которых имеются разные системы штрихкодов, то тем более целесообразно использовать свою собственную систему.
Потому возникает второй вопрос – что лучше: обработать товар путем наклеивания собственных этикеток со штрихкодом, сформированным автоматически программным обеспечением, или ввести коды производителей в карточки товара в установленную программу?
Проблема с обработкой товара решается на этапе создания кодов в карточке товара при его введении в систему учета (рис 2 29)
Рис 2 29 Пример внутреннего штрихкода товара.
Далее возникает проблема при наклейке этикетки на товар. Она должна быть наклеена таким образом, чтобы не потеряться в момент транспортировки и хранения товара и не перекрывать оригинальное название товара. Для облегчения поиска этикеток, соответствующих товару и наоборот, целесообразно включать в состав этикетки кроме самого штрихкода еще и полное наименование товара. При этом в номер штрихкода закладывается внутренний код системы учета этого товара. То есть по комбинации цифр в номере штрихкода облегчается поиск товара в справочниках номенклатуры системы учета компании К тому же некоторые этикетки с нанесенным штрихкодом могут быть испорчены: помяты, испачканы, оторваны. Потому рекомендуется кроме самого штриха иметь на этикетке товара номер кода, внутренний номер кода и полное наименование товара.
Во втором случае, когда используются коды производителей (рис 2. 30), возникает вопрос: как ввести номер кода. Любой код имеет цифровое значение. То есть внесение кода возможно как в автоматическом варианте – непосредственно считыванием кода с этикетки сканером системы, так и в ручном – занесение оператором цифрового значения в соответствующее поле. В том и другом случаях налицо так называемый «человеческий» фактор. Контроль соответствия кода в карточке товара коду, имеющемуся на товаре, возлагается на работников, проводящих выборочные и сплошные инвентаризации.
Рис 2. 30. Пример штрихкода изготовителя товара.
Считывание автоматом штрихкода происходит только с подачи человека: работника кассы, продавца и кладовщика. На сегодня многие сканеры имеют защиту от «двойного считывания», т. е. считывания одного кода дважды. Тем не менее существуют широкополосные лазерные сканеры, считывающие код на достаточном расстоянии – 50 см и более. При продаже мелких изделий небрежные продавцы могут допускать ошибку – будет считываться код не того товара, который продается, а находящегося по соседству на полке или столе продавца. Это необходимо иметь в виду при выборе инструментов и их расположении на рабочем месте. Также важно включить в инструкцию рабочего места пункт по правилам использования сканера штрихкода продавцом на его рабочем месте.
Пересортица при штрихкодировании
Несмотря на то что система штрихкодов представляет собой существенный вклад в автоматизацию процесса учета, участие человека в этом процессе велико Одно из последствий человеческого фактора – пересортица товара.
При использовании своих кодов или кодов изготовителя происходят ошибки, когда наименование, цвет, размер и другие признаки не полностью соответствуют той информации, что несет в себе штрихкод, нанесенный на упаковку или этикетку товара. Такая пересортица обнаруживается либо при проведении инвентаризаций, либо, что гораздо хуже, в момент возникновения «непроходящих чеков», когда распознается код товара, отсутствующего в магазине.
В том и другом случаях необходимо провести выборочную инвентаризацию по товарам с данным кодом и данного вида При этом необходимо отследить движение товара по документам. Если ошибка не была преднамеренной, обнаружится товар, по которому будет выявлена количественная недостача.
Хуже, когда проблема обнаруживается у кассира, производящего оформление покупки и выписку счета покупателю В данном случае в счет покупателя записывается товар, отличающийся от проданного. Такая малая и незаметная с первого взгляда ошибка может иметь неприятные последствия Метод борьбы с ней только один: постоянная профилактика пересортицы.
Профилактика пересортицы по штрихкодам заключается в сверке соответствия кода на ярлыке товара самому товару, т. е. его наименованию, цвету, размеру и единице измерения. Как правило, такие сверки устраивают при проведении выборочных или полных инвентаризаций групп товаров или мест хранения товаров.
Профилактика пересортицы должна проводиться не только в моменты инвентаризаций. Если коды используются при перемещении товаров, материально ответственные лица должны выборочно сверять товар по наименованию, размеру, цвету и единице измерения с номенклатурными позициями накладных. Кроме того, продавцы, развешивающие ценники на товары, должны проверить соответствие кода на ценнике коду на этикетке и/или упаковке товара, а также соответствие наименования, размера, цвета и единицы измерения. В высокопрофессиональных коллективах продавцов сотрудники постоянно поддерживают эстетичный вид товара, поправляя как сам товар на витрине, вешалке и пр, так и висящие ярлыки, этикетки и ценники. Сверка соответствия содержания ценника этикетке, а также совпадения штрихкодов на различных ярлыках товара является в данном случае совершенно нелишним делом.
Совмещение различных единиц измерения
Система штрихкодов позволяет успешно решать проблемы по учету разных единиц измерения товара. Например, компания занимается продажей кафельной плитки. Эта плитка поступает паллетами, а продается в розницу квадратными метрами, коробками и штуками. Для идентификации каждой единицы товара в компании вводится оригинальный штрихкод. При приеме товара сначала маркируются все паллеты Не слишком долгое занятие – наклеить этикетки со штрихкодом на каждую паллету – позволяет в дальнейшем ускорить операции с ними. Ведь для фиксации движения (получения, перемещения или выдачи) достаточно считать сканером штрихкод паллеты, чтобы идентифицировать количество товара, подвергшегося движению. После разгрузки товара и размещения его на складе выдача в торговый зал осуществляется коробками Поэтому каждая коробка должна быть промаркирована кодом для коробок. У продавца-консультанта имеется каталог по образцам плиток. И обслуживая клиента, он может сформировать счет, используя штрихкод единицы или квадратного метра плитки в каталоге товара.
