Текст книги "Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени"

Автор книги: Джулия Моргенстерн

сообщить о нарушении

Текущая страница: 6 (всего у книги 18 страниц)

ПОДДЕРЖИВАЙТЕ СВОЮ МОТИВАЦИЮ

В середине процесса организации пространства вам может надоесть постоянно принимать решения, вы начнете отвлекаться или почувствуете, что другие дела увлекают в другом направлении. Это случается со всеми. Чтобы преодолеть такие узкие места, нужны некоторые инструменты. Выберите одно или несколько из следующих действий:

• Запишите свои цели. Прикрепите свои ответы на четвертый вопрос фазы анализа («Зачем мне быть организованным?») на стену той комнаты, которую приводите в порядок. И если почувствуете, что начинаете уставать, перечитайте свои ответы. Вы получите новый импульс и снова сможете активно работать.

• Используйте фотографии «до» и «после». Сделайте моментальные снимки помещения, которое собираетесь организовать, и прикрепите их на стену рядом со списком своих целей. Это будет вас стимулировать. Затем сделайте фотографии того же помещения после окончания уборки и прикрепите их рядом с фотографиями «до». Позвольте себе полностью пережить удовольствие от хорошо выполненной работы.

• Вознаграждайте себя в процессе уборки. Подумайте о том, что вам больше всего нравится делать, и запланируйте заняться этим по окончании некоторых основных этапов. Потом, в процессе уборки, можно сказать себе: «Когда я закончу этот угол, то смогу посмотреть шоу» или «Как только уберу на столе, пойду прогуляюсь на свежий воздух». Но будьте внимательны и не отмахивайтесь от награды, когда пришло ее время. Не говорите: «О, я только раскачался. Мне нужно просто продолжать работать». Соблюдайте договор, который заключили с собой, выполняйте свои обещания.

• Работайте весело. Если музыка дает вам энергию и помогает работать, выберите несколько кассет или компакт-дисков или решите, какую радиостанцию хотите послушать. Чтобы поддерживать мотивацию, играйте и развлекайтесь. Скажите: «Итак, когда закончится эта песня, я закончу убирать на книжной полке». Убирайте одну полку или один угол комнаты за время звучания песни или за время проигрывания одного компакт-диска. Но не ругайте себя, если не успели убрать одну полку до конца этой песни. Просто сделайте это до конца следующей.

• Убирайте вместе с другом. Без сомнения, беда не приходит одна… Но кто, спрашивается, захочет разделить с вами вашу беду? Объединитесь с коллегой или другом, который тоже борется с неорганизованностью. Работать вместе действительно быстрее и легче, и вы получите больше удовольствия. Кроме того, будет с кем обмениваться идеями. А когда вы начнете заниматься самоедством («Как я мог дойти до такого ужасного беспорядка!»), друг поддержит вас и поможет оставаться сосредоточенным на текущей работе. Отведите выходные дни для совместной работы и помогайте друг другу. Вы будете поражены тем, как много можно достичь вместе и каким прекрасным может быть такой опыт.

Выбор подходящих приспособлений для хранения

На что обращать внимание:

• Эстетика. Выбирайте те емкости для хранения, которые вам нравятся. Ими будет очень приятно пользоваться, и они привлекательно впишутся в стиль, который вы выбрали для своего пространства: скромный шик, деревенский уют или высокие технологии.

• Прочность. Не поддавайтесь соблазну экономии. Средства хранения должны быть достаточно прочными, чтобы выдержать многократное использование. Если они развалятся на части, сломаются или износятся, вы перестанете ими пользоваться.

• Легкость в пользовании. Ими должно быть легко пользоваться. Если вы собираетесь хранить в них много вещей, примите во внимание их вес в заполненном состоянии.

• Размер. Убедитесь, что размер полок и коробок соответствует тому количеству вещей, которые вы собираетесь в них хранить, и что они в то же время не будут переполнены. Не забудьте оставить немного свободного пространства для роста – но не слишком много.

Подготовьте список покупок

Чтобы не пришлось ходить в магазин пятьдесят раз, убедитесь, что спланировали покупки заранее. Сначала составьте полный список всех предметов, которые вам нужны. Мне нравится составлять список покупок для каждой рабочей зоны на том же листе бумаги, где я набросала ее план, чтобы, придя в магазин (или роясь на чердаке), я точно видела, как планирую использовать каждый ящик, если мне придется искать ему замену.

Чтобы купить емкости подходящего размера, измеряйте, измеряйте и еще раз измеряйте до того, как пойти в магазин. Нет ничего более раздражающего, не говоря уже о затратах времени и денег, как обнаружить, что купленные разделители для ящиков на три миллиметра выше, чем сами ящики.

• Чтобы определить, какого размера должна быть нужная емкость для хранения, измеряйте высоту, ширину и длину вещей, которые будете в ней хранить (обязательно подсчитайте их количество).

• Измеряйте высоту, ширину и глубину пространства, в котором будет находиться каждая емкость. Например, прежде чем покупать новую корзину, промерьте полку или ящик, где она должна находиться.

• Измеряйте приспособления для хранения в магазине, чтобы убедиться, что они вам подойдут. Для точности возьмите с собой сантиметр. И не забудьте список покупок!

МАРКИРОВКА

Как только все приспособления для хранения установлены, наступает время их маркировки. Маркировка – это не только для детей. Она нужна для того, чтобы вещи возвращались туда, откуда их взяли; она сделает уборку легкой и не требующей раздумий. Маркировка особенно важна, если вы разделяете свое пространство с другими людьми. Она гарантирует, что вещи все время будут возвращаться на свои места.

В зависимости от того, что именно вы маркируете, можно выбрать ярлык ярче или скромнее. Например, если коробка будет находиться внутри аптечки, шкафчика для документов или стенного шкафа, желательно маркировать саму коробку. Но если она будет находиться на виду – например, на открытой полке – можно промаркировать не ее саму, а тот край полки или ту поверхность, на которой она будет находиться.

ПРИМЕР СПИСКА ПРИСПОСОБЛЕНИЙ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ

Какой бы способ вы ни выбрали, очень важно, чтобы ярлыки были разборчивыми, аккуратными, привлекательными и крепко приклеенными; никто, даже вы сами, не будет серьезно их воспринимать, если они постоянно отваливаются, кое-как нацарапаны или похожи на рецепты лекарств. Лучше всего – белые ярлыки с большими черными буквами. Можно написать их от руки, но чтобы легко было читать, лучше использовать маркер или принтер. В каждой главе Частей III и IV описаны специальные приемы маркировки для определенных зон пространства.

Поздравляю! Вы это сделали! Ну, почти…

5. ПОДДЕРЖИВАТЬ ПОРЯДОК

Представьте себе, что ведете машину. Вряд ли вы при этом просто фиксируете руль и держите его в одном положении, пока не доедете туда, куда нужно. Если вы попытаетесь так сделать, один поворот – и авария. Наоборот, вы постоянно и естественно отслеживаете состояние дороги и немного поворачиваете руль, постоянно поддерживая движение в нужном направлении.

Так же и с организацией пространства.

Отведите в календаре время, примерно через две недели после окончания процесса организации, и оцените, хорошо ли работает ваша система. Все ли настолько просто, как вам хочется? Следуете ли вы своей системе? Хорошо ли служат зоны и категории, которые вы установили? Есть ли какие-то сложные участки? Может быть, чтобы решить какие-то проблемы, нужно еще раз просмотреть список потребностей, приведенный в Главе 3-й? Делайте повторную оценку каждые несколько недель до тех пор, пока не будете полностью и абсолютно удовлетворены своей системой.

Как только у вас появилась система организации пространства, которая работает на все сто процентов, нужно ввести в свой образ жизни постоянную и периодическую программу поддержания порядка, сделав ее частью повседневного распорядка. Пусть она будет простой. Если для того, чтобы поддерживать порядок, нужно слишком много времени и усилий, вы не будете этого делать.

Каждый вечер делайте уборку и кладите вещи на место. Какой бы беспорядок ни возникал в помещении в течение дня, уборка займет всего несколько минут, потому что у каждой вещи есть логичное, доступное и определенное место. Никогда не откладывайте ежедневную уборку. Иначе беспорядок начнет накапливаться, и со временем с ним станет очень сложно справиться.

Чтобы система работала гладко, ей нужно уделять внимание. Для этого есть несложные, но очень эффективные приемы и техники. Они помогают поддерживать порядок и легко вписываются в повседневную жизнь, почти не требуя при этом времени. (Множество таких приемов описано в Частях III и IV.)

И последнее – по порядку, но не по значению. Чтобы ваша система организации всегда отражала изменение ваших потребностей, целей, приобретений и приоритетов, необходима периодическая «настройка». Через регулярные интервалы отводите в календаре время на то, чтобы оценить, как работает ваша система, внести в нее новые задачи, убрать старые, которые больше не нужны, и рассмотреть необходимость покупки какой-то новой «штучки» для организации, которая поможет сделать вашу систему еще более приятной и вдохновляющей. Такие постоянные обновления будут поддерживать ваш интерес к системе и не позволят забросить ее из-за скуки. (В каждой главе Частей III и IV вы найдете примерный график поддержания порядка.)

НАВЫКИ НА ВСЮ ЖИЗНЬ

Как и все, чем стоит заниматься в этой жизни, мастерство в организации пространства требует времени. Вы будете не раз ошибаться и спотыкаться. Старайтесь не паниковать и не злиться на самого себя. Просто расслабьтесь, устраняйте неисправности и возвращайтесь к работе.

Если вы овладеете этими навыками, они никогда не подведут вас, потому что останутся с вами навсегда. Самая большая ценность этих приемов заключается в том, что вы сможете использовать их снова и снова для выполнения почти любой задачи.

Они принесут вам постоянное чувство безопасности, личной идентичности, гордости и покоя, так необходимые в современном мире, который постоянно изменяется, усложняется и ускоряется.

Теперь, когда вы овладели теоретическими основами процесса самоорганизации по принципу «изнутри наружу», пора переходить к практике и применять новые знания в деле.

Часть третья
ПРИМЕНЯЕМ НА ПРАКТИКЕ ТО, ЧЕМУ НАУЧИЛИСЬ

КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ЭТИМ РАЗДЕЛОМ

В каждой из следующих глав Частей III и IV рассказывается, как применять мою простую и надежную формулу Анализ – Планирование – Действие в разных сферах деятельности дома, офиса и жизни.

Не поддавайтесь искушению броситься в чтение этих глав, не прочитав и не усвоив первых двух частей книги. Материал, который в них содержится, даст вам целостное представление о контексте применения многих приемов, описанных в этих практических главах. Первые две части книги предназначены для того, чтобы полностью изменить ваш подход к процессу организации пространства. И это наконец позволит вам достичь успеха и привести в порядок те помещения, которые больше всего вас беспокоят.

Каждая глава следует структуре моей формулы самоорганизации по принципу «изнутри наружу». Она начинается с Анализа, а затем переходит к Планированию и, наконец, к Действиям. Я не стану снова объяснять вам, что означает каждый шаг, а приведу примеры ответов моих клиентов, чтобы подстегнуть ваши собственные мысли, и опишу специфические приемы, относящиеся к определенной области, над которой вы работаете. Эти примеры – не догма, и вы не обязаны следовать им буквально. Их единственная цель – снабдить вас идеями, чтобы вы могли самостоятельно разработать и поддерживать систему организации пространства, которая согласуется с вашим уникальным способом мыслить, вашими привычками и тем, что для вас действительно важно в жизни.

СОБЕРИТЕ НЕОБХОДИМОЕ ОБОРУДОВАНИЕ

Прежде чем начать какой-либо проект по организации пространства, было бы очень неплохо собрать вместе все необходимое оборудование, которое вам понадобится для выполнения проекта. Это позволит полностью сосредоточиться на работе, потому что в таком случае не придется тратить время на поиски чистящих средств, беспокоиться, хватит ли мешков для мусора, или отвлекаться, чтобы включить музыку, которая поможет вам работать.

^{Архивный ящик – очень удобен для хранения текущих документов, ведения архивов и т. д.}

Я рекомендую использовать следующее оборудование:

• Большие, прочные мешки для мусора. Хлам может быть тяжелым и громоздким; дешевые мешки могут порваться, добавив вам раздражения.

• Пустые коробки для сортировки вещей, маркированные следующим образом:

– Отдать – если вы собираетесь отправить вещи в разные места, используйте отдельный ящик для каждого из этих мест.

– Должно находиться в другом месте – складывайте сюда «неприкаянные» вещи, чтобы в конце сеанса уборки перенести их в подходящее место в соответствии со своей системой организации.

– Требует ремонта – в эту коробку собирайте требующие ремонта вещи, которые хотите сохранить. Укажите на коробке сроки ремонта, например один месяц. Если за это время вы не отремонтируете их, придется от них избавиться.

• Пылесос, тряпка и тазик с водой, швабра и совок, чтобы убирать освобожденные на время полки, ящики и пол позади мебели, – не стоит упускать эту редкую возможность.

• Блок простых папок для сортировки документов.

• Заметки Post-it[3]3
  Post-it – наборы небольших разноцветных листков для заметок, с клейким слоем на обороте, что позволяет крепить их на различные поверхности и предметы. – Прим. пер.


[Закрыть] для временной маркировки куч вещей и группировки предметов по мере сортировки.

• Карандаш и блокнот, чтобы записывать мысли о том, что делать с разными вещами. Эти идеи могут часто возникать в процессе работы.

• Архивные ящики для временного хранения с ясно, аккуратно и правильно рассортированными документами в процессе создания вашей системы и для архивирования документов, которые вы решили сохранить.

• Напитки и легкие закуски, чтобы предотвратить обезвоживание организма и поддерживать свои силы, а также чтобы не приходилось прерывать сеанс уборки ради того, чтобы выскочить в магазин.

Итак, перевернем страницу и приступим к организации пространства!

Глава 6
ТРАДИЦИОННЫЕ ОФИСЫ И СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

Термин «традиционные офисы» относится к офисам, в которых есть дверь и которые находятся в помещении компании, а не дома. Однако эта глава также содержит самую подробную информацию о том, как создать дружественную к пользователю систему подшивки и хранения документов. Поэтому от ее чтения получат пользу и те, кто работает в офисах другого типа.

АНАЛИЗ

1. Что работает?

Примеры:

«Единственная вещь, которая работает, – это моя система ведения счетов и бухгалтерии. Остальные бумаги находятся в беспорядке, но я всегда четко представляю себе движение своих наличных денег».

Хозяин розничного магазина

«У меня есть один ящик, где я храню копии всех своих выступлений, рассортированные по дате и месту. Мне легко вернуться к тому, что нужно».

Председатель совета директоров

2. Что не работает?

Примеры:

«Каждое утро я несусь к телефону, поднимаю трубку, роняю на стол портфель, сбрасывая при этом на пол гору бумаг, и сжимаюсь от страха, когда собеседник на том конце провода просит меня просмотреть документ, который я ему недавно выслал. Я знаю, что он где-то здесь, но где? Мне приходится сначала как-то выкручиваться, а потом буквально охотиться за этой бумагой. Я не могу больше выносить ежедневное напряжение, стресс и смущение».

Администратор отдела управления персоналом

«Я настолько плохо организован, что не могу использовать наилучшим образом помощь своих подчиненных. Важнейшие проекты постоянно застревают у меня на столе. Мой ассистент не в состоянии даже подшить для меня документы, потому что ни один из нас не понимает, как устроена моя система хранения бумаг».

Вице-президент по продажам и маркетингу

«Каждый день я работаю с 8 утра до 9 вечера. Я знаю, это происходит из-за того, что ежедневно я трачу слишком много времени на то, чтобы разыскать среди вороха бумаг нужные документы. Это – сегодняшняя кипа. Это – вчерашняя. Стопки за прошлую неделю лежат на полу. Стопки за прошлый месяц – на приставном столе. Пытаясь найти то, что мне нужно, я полностью полагаюсь на память – и это никогда не работает!»

Финансовый директор корпорации

«Я приобрел в отделе ужасную репутацию, потому что постоянно все теряю. Больше никто не дает мне никаких документов, не сделав перед этим копии для себя. К сожалению, я уверен, что компания также не спешит расширять мои полномочия. Моя дурная слава портит мне карьеру».

Менеджер по работе с клиентами рекламного агентства

3. Что для вас самое важное?

Примеры:

• Шарлотте М., юристу крупной международной корпорации, нужно было место для текущих проектов (судебных дел), материалов исследований (новые законопроекты, информационные бюллетени, книги по юриспруденции, материалы для анализа прецедентов), документов, взятых из центрального хранилища (которые нельзя было смешивать с ее собственными документами или вернуть на место с опозданием), ежедневников, статей и проектов презентаций, которые она писала для личного профессионального развития.

• Джоэлю К., директору агентства по торговле канцелярскими товарами, нужно было место для папки с прайс-листами, рекламными материалами за текущий месяц и книги заказов (для переговоров); визиток и заметок, связанных с продажами, трех категорий документов («Производители продукции», «Планирование бизнеса», «Личные финансы»); отдельного места для работы с бумагами, которые он передавал бухгалтеру и ассистенту.

• Дениз 3., директору по развитию общественной организации, нужно было место для документов, связанных с текущими событиями, с прошедшими событиями; органайзера; рекламных материалов, почты и предложений по различным мероприятиям для сбора средств; информации спонсоров; банковских чеков.

4. Зачем быть организованным?

Примеры:

• «Ускорить поиск информации во всем офисе».

• «Навести порядок, чтобы производить более благоприятное впечатление на клиентов, начальство и подчиненных».

• «Уменьшить напряжение, связанное с потерей информации».

• «Легче справляться с несколькими делами одновременно и жесткими сроками».

5. Что вам мешает?

Вот самые распространенные причины беспорядка в подобных помещениях:

• Неудобная система хранения. В большинстве офисов, которые я видела, приставные тумбы для документов находятся рядом со столами, а шкафы для документов – в другом конце комнаты. Это превращает подшивку и поиск документов в настоящую проблему. Просто переставив эти предметы мебели, вы поместите максимальное количество документов туда, где они будут у вас под руками, рядом с вашим креслом, и на 500 % повысите свои шансы содержать в порядке свой стол!

• У вещей нет своего места. Если ваши бумаги разбросаны по всему столу, похоже, вы так и не нашли для них подходящего места. Может быть, это происходит из-за того, что в офисе постоянно появляются новые категории документов и вы никогда не прекращаете заводить новые папки. Именно по этой причине все бумаги валяются на столе. Другая распространенная ситуация – ящики заполнены папками вашего предшественника, и у вас не было возможности убрать их, чтобы освободить место для собственной системы организации. В любом случае, если у вещей нет своего места, они неизбежно собираются в кучи.

• Рост темпов жизни и развитие новых технологий. Часто в круговороте современной деловой жизни люди не находят или не отводят времени на то, чтобы остановиться и организовать себя. Вот распространенная жалоба одного из участников моего семинара: «Независимо от того, как сильно я жажду организовать офис, мне кажется невозможным – и даже опасным – найти на это время, не прерывая при этом ежедневной работы. Я могу не уложиться в сроки, отстать и потерпеть неудачу в бизнесе».

• Заниматься организацией пространства скучно. Процесс организации в офисе в основном заключается в систематизации и подшивке документов. Это одна из самых неприятных задач в мире. Часто люди так никогда и не вносят в свою систему индивидуальный стиль и своеобразие. Они продолжают использовать серые скоросшиватели с унылыми надписями – и все это скучно, скучно и еще раз скучно. А ведь информация, лежащая в папках, – источник жизненной силы бизнеса, и легкий доступ к этой информации неразрывно связан с успехом. Далее в этой главе вы прочтете о том, как вносить в свою систему подшивки и хранения документов стиль, настроение и чувство собственного достоинства, чтобы постоянно использовать ее было намного веселее, проще и интереснее.

ПЛАНИРУЕМ

Создаем стратегию: определяем рабочие зоны

Ниже приведены несколько типичных зон деятельности, необходимого для них оборудования и мест для его хранения в традиционных офисах.

Советы по перестановке мебели

• Используйте L-образную и U-образную мебель. Создайте собственный центр контроля, собственный штаб, переставив мебель в основной зоне работы с документами и телефонных звонков в форме буквы «L» или буквы «U». Так вы создадите максимальную рабочую поверхность и дополнительные возможности хранения в рамках даже самого тесного пространства.

• Расположение стола. Вы проводите здесь много времени, и поэтому то, что для вас удобно, будет и самым продуктивным. Вы предпочитаете сидеть лицом к окну, к двери, к центру комнаты, к стене? Если вы работаете в одном помещении с другими людьми или не можете закрыть дверь в свой кабинет, предпочитаете ли вы видеть коллег, чтобы всегда оставаться открытым и отслеживать, что происходит вокруг, или хотите сидеть спиной к ним, чтобы вам поменьше мешали? Проявите творческие способности. Существует гораздо больше возможностей, чем вы думаете.

• Держите больше папок в зоне досягаемости. Самая распространенная ошибка, которую я видела в большинстве офисов, такова: шкаф с документами находится слишком далеко от рабочего стола. Именно поэтому бумаги валяются на столе. Если документы подшивать неудобно, делать это не хочется. Если же большинство документов находятся в зоне досягаемости, можно целый день работать с ящиками для бумаг, доставать их и класть на место, не прилагая ни малейших усилий. Но если у вас есть документы, доступ к которым, не прерывая ваших занятий, должен иметь ваш ассистент, держите их поближе к двери своего кабинета.

Идеи для расширения пространства

• Выясните, может ли компания заменить вашу приставную тумбочку с двумя ящиками на приставную тумбочку с пятью ящиками. Так вы более чем вдвое увеличите свою возможность хранить документы, занимая при этом столько же места на полу.

• Передвиньте рабочий стол в центр комнаты или поставьте его перпендикулярно к стене. Это освободит место для дополнительного шкафа или компьютерного стола, позади стола или справа от него.

• Поставьте небольшую тумбочку для документов или книжную полку для материалов, которыми пользуетесь вместе с ассистентом, возле входной двери. Так он сможет входить и выходить из вашего кабинета, не беспокоя вас.

• Расположите монитор компьютера на подставке или в углу стола, чтобы освободить рабочую поверхность.

• Прибейте на входной двери крючки для сумок, верхней и сменной одежды.

• Прибейте на стену рядом с рабочим столом настенные «карманы» для срочных документов, рассортированной почты или литературы, которую вам нужно держать под рукой.

• Используйте разделительные рейки в приставных тумбочках таким образом, чтобы пересматривать документы спереди назад, а не слева направо. Это на 15 % увеличит возможности хранения, позволит хранить больше документов в том же месте.

^{Система разделителей в ящиках приставной тумбы, установленная фронтально, в противоположность системе продольной установки}

ПЛАНИРОВАНИЕ ЗОН РАЗМЕЩЕНИЯ ФАЙЛОВ

Один длинный файл, разбитый по алфавиту от «А» до «Я», как ни странно, иногда может сбивать с толку. Вместо этого файлы можно рассортировать по зонам. В системах «А-Я» связанные между собой файлы часто оказываются далеко друг от друга: «Бухгалтерия» – в разделе «Б», а «Налоги» – в разделе «Н». Система хранения и подшивки документов с разбивкой по категориям позволяет группировать взаимосвязанные файлы и создавать зоны «деятельности» внутри ящиков с документами. Подумайте о том, чтобы рассортировать свои документы по категориям, которые отражают основные зоны вашей ответственности на работе. Вот несколько примеров того, каким образом мои клиенты сортировали свои документы по зонам, чтобы иметь мгновенный обзор своих дел и обязанностей.

Консультант:

• Клиенты: Корпоративные; Индивидуальные.

• Тестовые материалы.

• Вырезки и интересные статьи.

• Презентации.

Журналист:

Сначала он рассортировал документы следующим образом:

• Авторы (рукописи, гранки, график выхода из печати, рекламные материалы и фотографии).

Затем сгруппировал проекты:

• Сезон (Февраль – Май; Июнь – Сентябрь; Октябрь – Январь).

Имейте в виду, точно так же, как следует сначала распланировать свои категории на бумаге (Планирование), было бы желательно рассортировать и документы, прежде чем принимать окончательные решения о категориях. В конечном счете лучше всего установить от трех до пяти довольно широких категорий. Большее количество категорий будет трудно запомнить. Однако если ваши документы распадаются на большее количество категорий, посмотрите, как остроумно решил эту проблему один финансовый директор. Он разделил свои файлы на две основные категории, каждая из которых разбивалась на три взаимосвязанных подкатегории.

Финансовый директор сети розничных магазинов:

• Внешние вопросы:

Владельцы недвижимости/арендодатели.

Поставщики.

Профессиональные консультанты.

• Внутренние вопросы:

Персонал.

Финансы.

Стратегическое планирование.

Оценка времени

Ниже указано среднее время, необходимое для организации традиционного офиса

ДЕЙСТВУЕМ!

1. Сортировка

«Мне было очень страшно начинать сортировку, потому что я знала, что станет явной вся моя неорганизованность – проваленные сроки, утраченные возможности, потерянные контакты. Кроме того, это потребует большой концентрации и значительных умственных усилий. Принимать все эти решения так мучительно… Но, когда я начала сортировку, процесс избавления от этих напоминаний о прошлых неудачах оказался исключительно освобождающим. Когда мы разбирали эти горы бумаг, мне становилось все яснее, что для меня действительно важно сейчас и на чем я хочу сконцентрировать свою энергию в будущем. Я была готова приступить к работе, на этот раз вооруженная системой организации, которая отражает то, что действительно имеет для меня значение».

Джанет Р., директор по маркетингу

Ниже приведены некоторые рекомендации, как можно рассортировать по категориям содержимое офиса.

Способы сортировки оборудования офиса

• Канцелярские принадлежности (бумага для заметок, визитки, конверты, марки, почтовые весы).

• Компьютер (руководства, дискеты, CD-ROM, картриджи, бумага для принтера, дополнительное оборудование для ноутбука).

• Банковские документы (бланки, регистры платежных документов, документы по банковским вкладам).

• Телефон (настольная телефонная и записная книжка, адресная книга, телефонные справочники, наушники).

• Офисные принадлежности (карандаши, ручки, степлер, ножницы, скрепки, резинки).

• Офисное оборудование (фотоаппарат, проектор, диктофон).

Способы сортировки книг и журналов

По темам:

• Финансы.

• Лидерство.

• Маркетинг.

• Руководства по офисным процедурам.

• Навыки презентации.

Способы сортировки документов

Если только ваша система хранения документов не работает с 75-процентной эффективностью, я рекомендую начать с самого начала. Это намного более аккуратный и быстрый способ работы, и по ее завершении вы получите полный и окончательный порядок.

Для этого вам понадобится блок из ста простых папок, карандаш, пустой банковский ящик (ящики) и груды ваших документов. Разберите все кипы в офисе, спрашивая себя: «Что это?», «Почему я храню это?» и «При каких обстоятельствах я увижу это снова?» Запишите первое слово, которое приходит вам в голову на пустой папке, вложите этот лист бумаги внутрь и переходите к следующему листу.

Кладите законченные папки на пол или в пустые банковские ящики. Так вы положите начало совершенно новой системе хранения документов. Если в одной из кип вы находите бумагу, которая относится к разделу файлов, уже существующему в вашей старой системе хранения документов, выньте папку, где он хранится, положите бумагу внутрь и включите этот старый раздел в новую систему, которую создаете. Он только что оправдал свое существование. Таким образом вы обнаружите, какие файлы из вашей старой системы все еще полезны, а какие больше не имеют ценности – это те, которые останутся нетронутыми после окончания процесса сортировки.

НАЗВАНИЯ ФАЙЛОВ

Как выбрать название, которое будет иметь для вас смысл не только сейчас, но и позже? Вот несколько советов:

• Пусть названия будут простыми, а категории – широкими. Секрет быстрого поиска в том, чтобы искать каждый документ как можно в меньшем количестве мест. В продаже можно найти приспособления, которые позволяют разделять и организовывать содержимое папок. Это самоклеющиеся разделители файлов. Мы более подробно поговорим о них в разделе «Разложить по местам».

• Называйте файлы так, чтобы их легче было искать, а не хранить. Другими словами, выбирайте названия, исходя из того, где бы вы искали нечто, если бы оно понадобилось снова. Часто это – тема, а не источник. Например, если вы просматриваете статью об инвестиционных фондах колледжа в Wall Street Journal, может быть, проще хранить ее под названием «Финансовое планирование», а не Wall Street Journal или «Вырезки». Если вы храните брошюру семинара, посвященного компьютерам, решите, храните вы ее для того, чтобы кому-то отдать, так как сами планируете принять участие в этом семинаре, или из-за того, что собираетесь использовать ее как пример для создания собственной брошюры семинара. Затем положите ее в соответствующее место.

• Используйте названия для того, чтобы группировать похожие файлы. Например, у вас может быть раздел «Продажи», содержащий отдельные файлы, например, «Продажи – внутри страны», «Продажи – международные», «Продажи – перспективы» или «Продажи – новые расчеты».

• Используйте названия, побуждающие к действию. Вместо пассивных названий, например, «Счета для выписки», «Счета для оплаты» и «Письма, на которые нужно ответить», попробуйте использовать в названиях больше действия, чтобы на них было трудно не обратить внимания. Например: «Выписать счета», «Оплатить счета» и «Выразить благодарность».

• Используйте названия, которые обращаются к вашей душе. Язык вызывает много реакций; он может быть как воротами, так и препятствием к информации. Посмотрите, влияет ли такое изменение названий на восприятие файлов и на то, как часто вы ими пользуетесь.