Текст книги "Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению"

Автор книги: Джин Желязны

сообщить о нарушении

Текущая страница: 5 (всего у книги 7 страниц)

Подготовка помещения и установка оборудования

По собственному горькому опыту могу сказать одно: когда дело доходит до подготовки помещения, мой вам совет – приезжайте на место по крайней мере за 40 минут до начала презентации и возьмите все в свои руки. Нужно помнить: если какая-то неприятность может случиться, она обязательно случится, и вы потеряете уверенность в себе, над которой так долго работали. Чем сложнее оборудование, тем больше вероятность сбоя в работе. Вот лишь некоторые примеры проблемных ситуаций и моих методов их решения.

Проблемы с помещением

ПРОБЛЕМА. Панель выключателей так сложна, что ей может управлять только ученый-ракетчик… да и найти ее не так-то просто. Что с системой кондиционирования? Что с оконными шторами?

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я запоминаю, где находится панель выключателей, и, проверив соответствие выключателей светильникам, решаю, какие светильники выключить, какие оставить включенными, а у каких уменьшить яркость. Я обязательно выключаю свет над экраном.

Я спрашиваю, что необходимо сделать, или кому надо позвонить, чтобы повысить или понизить температуру, если возникает необходимость создать в комнате комфортный температурный режим.

Я пробую, как работают оконные жалюзи, проверяя, какие из них можно опустить, так чтобы солнечный свет не стер изображение с экрана и не отвлек внимание участников от того, что происходит в комнате.

ПРОБЛЕМА. Я заметил, что зачастую столы расставлены неудачно.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я превращаю U-образную конфигурацию расстановки столов в V-образную, освобождая пространство в передней части комнаты.

Я расставляю столы «елочкой» вдоль центрального прохода.

Я стараюсь сделать центральный проход достаточно широким, чтобы зрители не загораживали друг другу экран.

Я отодвигаю в сторону лишние стулья.

ПРОБЛЕМА. Микрофон обычно устанавливают на трибуне, что ограничивает свободу передвижений, а вам необходимо подходить к экрану, чтобы указывать на важные элементы диаграмм.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Чтобы не стать пленником трибуны, я прошу прикрепить мне маленький микрофон к лацкану или выдать мне беспроводной микрофон. Я редко использую трибуну; она всегда слишком высока и создает физический и психологический барьер между мной и аудиторией. Даже когда использую трибуну для того, чтобы положить на нее мои заметки, я всегда начинаю презентацию в стороне от трибуны так, чтобы публика видела меня в полный рост, а не только мою лысину. (Важная мера предосторожности при использовании беспроводных микрофонов: убедитесь, что выключили его, когда не обращаетесь к публике… А ТАКЖЕ когда идете в туалет.)

Проблемы с проектором

ПРОБЛЕМА. Я заметил: оверхед-проектор неизменно устанавливают на столе конференц-зала так, что сидящие за ним вынуждены проделывать акробатические фигуры, чтобы увидеть изображение на экране. Кроме того, в фокусе внимания оказывается проектор, а не докладчик.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Стол для коктейлей из офиса президента компании или из комнаты для приемов, стул для пианино, перевернутая урна для бумаг, сиденье стула – любой предмет высотой 40–50 сантиметров можно использовать для того, чтобы поставить проектор ниже уровня зрения сидящих за ним участников.

ПРОБЛЕМА. Я заметил, что не бывает двух одинаковых проекторов – выключатели находятся в разных местах, уровень яркости изображения различен, на ноутбуках установлено разное программное обеспечение, у мультимедийных проекторов разные соединительные кабели, у пультов дистанционного управления разные конструкции.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я обязательно проверяю все переключатели на проекторе, все соединительные кабели, все функции пульта дистанционного управления. Я убеждаюсь, что все провода убраны подальше или, по крайней мере, надежно защищены.

ПРОБЛЕМА. Я обещаю: во время самого важного выступления в вашей жизни перед самыми важными для вас людьми, в самый ответственный момент перегорит лампочка.

Ну и? Кто из нас подумает о том, чтобы принести запасную лампу? Если поразмыслить, это даже не столь важно. Кто из нас умеет заменять лампочки? О, конечно, во все проекторы встроены запасные лампы… Неправда!

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я проверяю наличие встроенной запасной лампы в проекторе. Я выясняю, где находится переключатель, который заменяет лампу, и работает ли вторая лампа. Я трачу дополнительные деньги, чтобы поставить в комнате второй проектор, и проверяю его исправность. Это небольшая цена, если учесть, насколько важны для меня слушатели.

ПРОБЛЕМА. Я заметил, что ни один проектор никогда не протирают с момента покупки.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я обязательно протираю влажной салфеткой подставку для слайдов, зеркала и линзы проектора.

Проблемы с экраном

ПРОБЛЕМА. Мы обычно довольствуемся тем экраном, который есть в комнате, не рассматривая другие варианты. Обычно экраны бывают двух размеров – маленькие и очень маленькие – и четырех типов: матовые, линзообразные, пузырьковые или полупрозрачные.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я обычно прошу установить экран размером 2,5 x 1,8 метра для выступления перед группой из 50 человек и максимально большой – для более многочисленной аудитории. Я настаиваю на матовом экране, если только экран и проектор не установлены в обратной последовательности. Линзообразные и пузырьковые экраны дают более яркое изображение, но только для тех зрителей, которые сидят прямо перед экраном. Чем ближе к краю ряда сидят люди, тем более тусклым выглядит для них изображение. На матовом экране картинка отображается с одинаковой интенсивностью независимо от того, где сидит зритель.

Иногда я устанавливал экран на более длинной стене комнаты, а не на короткой, оставляя, таким образом, больше места для зрителей.

Мне приходилось ставить экран в углу комнаты – только в таком положении его не закрывали колонны.

Чтобы изображение не искажалось – а это случается, когда проектор стоит на низком столике, – я немного наклоняю верхнюю часть экрана.

Я всегда поднимаю экран как можно выше к потолку, чтобы зрители, сидящие в первых рядах, не загораживали обзор остальным.

Резюме: не перекладывайте эту работу на других.

Приходите в помещение, где будете делать презентацию, пораньше.

Не сдавайтесь на милость неодушевленных предметов.

Сами вносите изменения.

Как вести себя во время презентации

Вы готовы выступить с презентацией. Как произвести хорошее и незабываемое впечатление? Я недавно получил письмо от своей дочери Донны, которая близко подошла к ответу на этот вопрос, высказав следующую мысль: «Танцуйте так, как будто на вас никто не смотрит». Зачастую мы проявляем себя лучше всего, когда нас не волнует, что о нас подумают. В конце концов, мы все тщательно спланировали и отрепетировали. Ниже приводятся подсказки, которые помогут вам раскованно ощущать себя перед публикой.

Дышите. Дышите. Дышите.

Концентрация на дыхании – это, пожалуй, самый лучший способ преодолеть нервное напряжение во время выступления. Перед началом презентации задержитесь на секунду, чтобы осмыслить, что происходит в комнате, и сделать пару глубоких вдохов. Вдохните перед тем, как отвечать на вопросы. Делайте вдох, когда почувствуете, что вам необходимо расслабиться.

Установите зрительный контакт

Установление и поддержание зрительного контакта с сидящими в аудитории – один из наиболее важных навыков докладчика. Этим общение с аудиторией отличается от выступления перед ней.

Зрительный контакт – это психологическое рукопожатие; благодаря ему люди чувствуют свою вовлеченность в процесс, как если бы вы вели личный разговор с каждым из них. И когда я говорю «зрительный контакт», я имею в виду именно «зрительный контакт», а вовсе не блуждающий взгляд докладчика, который опасается заглянуть дальше, чем на 30 сантиметров от себя.

Выступая перед большой аудиторией, мысленно разделите ее на четыре части, в каждой части выберите человека – лучше улыбающегося, а не того, кто хмурится или зевает, – и установите с ним зрительный контакт. Расстояние между вами и данным человеком будет достаточно большим, поэтому вы сможете охватить боковым зрением сидящих вокруг и они почувствуют, что тоже участвуют в зрительном контакте.

Говорите естественно

Многие из нас выписывают на бумаге то, что собираются сказать. Однако зачастую мы не осознаем, что наша письменная речь отличается от устной. Если бы мы все время читали текст с листа, вот как бы мы изъяснялись, заказывая в кафе завтрак: «Доброе утро, сэр. Целью моего присутствия здесь является заказ завтрака. Мне потребуются следующие пункты: а) яйца, б) обжаренный хлеб, в) кофе…» Вы понимаете, что я имею в виду.

Давайте будем вести себя естественно и говорить так, как мы обычно говорим – с сокращениями, идиоматическими выражениями и всем прочим. Решив написать текст или тезисы выступления заранее, убедитесь в том, что пишете так же, как говорите.

Кстати, не стесняйтесь обращаться к записям, чтобы убедиться, что не забыли важный материал. Однако не следует привязываться к ним настолько, чтобы «общаться» с ними, а не с аудиторией. Когда вы смотрите в записи, лучше всего молчать, а глаза на зрителей поднять тогда, когда уже знаете, что сказать.

При работе с письменным текстом помните, что обычно озвучивание страницы текста, напечатанной 12 шрифтом через два интервала, занимает 1 минуту и 20 секунд. Выбирайте шрифт такого размера, чтобы легко различать лежащий перед вами на трибуне текст. Выделите слова, на которых хотите сделать акцент (подчеркиванием или жирным шрифтом), и укажите, когда нужно сделать паузу. Например, можно обозначать короткие паузы одной косой чертой, а длинные – двумя. Укажите, где нужна смена слайда (я использую для этого звездочку). Вот пример текста с такими пометками.

Давайте посмотрим, как растет количество коммерческих веб-сайтов. Сегодня их насчитывается примерно * один миллион, в то время как * 10 лет назад их почти не было. В будущем году их число возрастет до примерно * четырех миллионов.

К тому же. значительно увеличивается количество домашних хозяйств, подключившихся к Интернету. За последнее время количество таких подключений в США выросло * с 900 тысяч до * более чем 20 миллионов – ежегодные темпы роста составляют 43 %. И такая же интенсивность подключений наблюдается в * Великобритании, Японии и других странах мира.

Мы также ожидаем, что объем торговли через Интернет значительно вырастет, поднявшись с уровня * немногим более 3 миллиардов в прошлом году до примерно * 100 миллиардов в будущем году.

Используйте весь диапазон голоса

Проезжая на велосипеде мимо пары подростков, я услышал, как один из них спросил своего друга: «С какого расстояния тебя слышно? Меня будет слышно с конца этого дома». Что он и продемонстрировал, закричав изо всех сил:

«ПРИВЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕТ,

ДОООООООООМ!»

Я отнюдь не советую кричать во время презентации. Но вы должны использовать весь диапазон своего голоса. Ваш голос должен становиться немного громче, чтобы подчеркнуть важные моменты, и немного тише на менее важных местах. Однако люди, сидящие в конце зала, обязательно должны все время вас слышать, чтобы постоянно чувствовать себя частью аудитории.

Обращая свои замечания или шутки только к сидящим в первом ряду, вы исключаете из коммуникации остальных.

Распределите вес на обе ноги, держите руки на уровне пояса

Многие докладчики, похоже, не знают, что делать со своим телом и руками. Думаю, данный заголовок дает полный ответ на этот вопрос. Если вы стоите, равномерно распределив вес на обе ноги, вы уже не сможете раскачиваться справа налево и взад-вперед. Согнув руки в локтях и держа их перед собой, вы, скорее всего, будете жестикулировать естественно, чтобы подкрепить жестами свои слова.

Если хотите увидеть себя с наилучшей стороны, запишите на видеокассету свой рассказ о самом замечательном путешествии во время отпуска, а затем посмотрите запись.

Стойте рядом с экраном

Вне зависимости от того, какое проекционное оборудование вы используете, очень важно правильно встать. Если вы всю презентацию простояли у трибуны, ваши слова могут показаться менее значимыми, чем слайды на экране. Стоя между экраном и сидящими в зале, вы загораживаете от них изображение на экране. Смещаясь в ту или иную сторону, вы мешаете какой-то части аудитории. К тому же, ваше внимание рассеивается между экраном и аудиторией, что не позволяет сосредоточиться на выступлении.

Я предлагаю стоять рядом с экраном, повернувшись к нему под углом в 30 градусов так, чтобы сохранять зрительный контакт с аудиторией. Указывайте на те элементы слайда на экране, на которых хотите сосредоточить внимание зрителей. Так вы подаете сидящим в аудитории четкий сигнал, куда следует обратить взгляд, и получаете возможность конструктивно использовать свое тело, что снижает нервозность.

Да, но! А как же луч света, который падает на вас, когда вы тянетесь к экрану? Указав на нужный элемент слайда, выйдите из луча проектора и продолжайте объяснять суть того элемента, на который указали.

Иногда у вас нет другого выбора, кроме как стоять за трибуной, – например, когда требуется сверяться с заранее подготовленным текстом. Однако помните: трибуна создает физический и психологический барьер между вами и аудиторией. Поэтому по возможности откажитесь от трибуны.

Если вы не можете этого сделать, стойте на трибуне во время вступления и заключения презентации, когда свет в зале включен. Перемещайтесь позади трибуны только во время демонстрации слайдов – в это время зрители будут смотреть уже не на вас, а на изображение на экране.

Как я уже говорил ранее, вы можете существенно расширить себе свободу передвижения, попросив вместо микрофона на подставке маленький микрофон, прикрепляющийся на лацкан, или беспроводной микрофон.

Используйте указку только при необходимости

У вас уже более чем достаточно предметов в руках – не берите ничего, что доставит вам лишнее беспокойство. Заметки, пульты дистанционного управления, провод микрофона, ручка и… Достаточно!

Я заметил – возможно, вы тоже, – что для многих докладчиков указка становится оружием. Они используют ее, чтобы парировать вопросы, тыкать в беззащитный экран или шлепать по столу, который этого совершенно не заслужил. Хуже всего, если указка раскладная. Тогда они ее постоянно раскладывают и складывают, что отвлекает слушателей.

Предоставьте вашему телу возможность делать то, для чего оно создано. Используйте руки и ладони, чтобы указать прямо на экран.

Да, но! Что, если я не могу дотянуться до того места, на которое хочу указать? В таком случае используйте указку – но только по ее прямому назначению: указывать на те элементы, до которых нельзя достать рукой. В противном случае, забудьте про нее. Кроме того, не берите лазерные указки на батарейках – использовать их эффективно можно, только обладая точностью баскетболиста, попадающего в кольцо с центра игрового поля; к тому же, движение луча само по себе становится отвлекающим фактором для слушателей.

Конечно, делая презентации с помощью мультимедийного проектора, можно управлять указкой с помощью мыши – такие указки входят в программное обеспечение. Но даже в этом случае постарайтесь сделать траекторию движения указки по экрану минимальной.

Как проводить презентацию в режиме видеоконференции

Чтобы рассказ о том, как научиться преподносить материал и эффективно использовать слайды, был полным, придется потратить немного времени на тонкости выступления во время видеоконференций.

К видеоконференциям применимо большинство приведенных рекомендаций, но с некоторыми поправками.

Одним из таких нюансов является временная задержка – то мгновение, которое требуется сигналу, чтобы дойти до зрителей.

1. Вероятно, в ходе видеоконференции вы будете сидеть, а не стоять. Сядьте поудобней, выпрямите спину, поставьте стопы всей подошвой на пол и положите руки на стол.

2. Удерживайте зрительный контакт с камерой, чтобы дать почувствовать зрителям, находящимся с другой стороны камеры, что вы обращаетесь к ним лично.

3. Жестикулируйте так, как вам удобно.

4. Поменьше шутите. Юмор работает лучше всего, когда за шуткой практически мгновенно следует смех аудитории. Учитывая современный уровень технологии видеоконференций, когда вы со своими коллегами по эту сторону видеомоста уже смеетесь, публика еще слушает окончание шутки.

5. Чтобы сократить психологическую дистанцию, выучите имена зрителей по ту сторону видеомоста и обращайтесь к ним по именам во время выступления.

* * *

Если вы хотите дальше развивать свое умение преподносить материал, иногда полезно прибегнуть к помощи профессионала, который сможет сделать конструктивные замечания по поводу вашего поведения перед публикой. По возможности используйте видео, чтобы увидеть себя со стороны глазами аудитории.

Как работать со слайдами

Мы только что обсудили, как правильно стоять и говорить во время презентации. В этой области есть чему поучиться, но искусство проведения презентаций этим не исчерпывается. Надо как можно раньше освоить работу со слайдами, чтобы навыки их использования стали второй натурой. Вот мои секреты работы со слайдами во время презентации.

СНАЧАЛА логический переход, затем смена слайда

Повторяйте за мной: «СНАЧАЛА логический переход, ЗАТЕМ смена слайда»

Еще раз: «СНАЧАЛА логический переход, ЗАТЕМ смена слайда».

Еще раз: «СНАЧАЛА логический переход, ЗАТЕМ смена слайда».

Когда вы демонстрируете слайды, будь то раздаточные материалы, диапозитивы, прозрачные пленки или что-либо еще, сделайте устный логический переход к тому, что вы будете показывать на следующем слайде, ДО ТОГО, как его сменить.

Большинство докладчиков сначала меняют слайд, а потом произносят слова, которые служат логическим переходом к нему. В этом случае присутствующие не знают, читать ли им то, что изображено на слайде, к которому еще не обращались, или слушать, что говорит докладчик. У слушателей может также возникнуть впечатление, что докладчик не ориентируется в своем выступлении и ему надо посмотреть на экран, чтобы знать, что говорить. К сожалению, когда докладчик использует слайд как карточку-шпаргалку, он тратит больше времени на разглядывание слайда, чем на общение со слушателями. Можно ли винить их за подозрения в том, что докладчик не настолько заинтересован в обсуждаемом вопросе, чтобы как следует подготовиться?

Чтобы достичь нужного эффекта, слова и слайды должны действовать одновременно; то, что мы слышим, должно подкреплять то, что мы видим, а то, что мы видим, – подтверждать то, что мы слышим. Устный логический переход выполняет функцию смыслового «мостика» от одного слайда к другому.

Переход осуществляется в четыре этапа:

1. Сохраняйте зрительный контакт с аудиторией, завершая обсуждение предыдущего слайда.

«Как мы только что видели, США имеют огромный потенциал для банка J.J. Ltd.»

2. Сохраняйте зрительный контакт, озвучивая переход к следующему слайду.

«Но сможет ли J.J. Ltd. проникнуть на рынок США? На самом деле непреодолимых барьеров для входа не существует».

3. Сохраняйте молчание, пока меняете старый слайд на новый.

4. Восстановите зрительный контакт, начав рассказывать о новом слайде.

«Здесь перечислены уже известные вам барьеры и приведены рекомендации по их преодолению».

Когда вы говорите – ГОВОРИТЕ

Когда вы меняете слайды – МЕНЯЙТЕ СЛАЙДЫ

Третий этап требует особого внимания. Если вы продолжаете говорить, пока меняете слайды, это создает неразбериху. Вы пытаетесь одновременно выполнять слишком много различных задач. В большинстве случаев вам необходимо разорвать зрительный контакт с аудиторией, чтобы проконтролировать свои действия, и получается, что вы говорите, обращаясь к слайду или проектору, и забываете о слушателях.

Гораздо лучше сохранять зрительный контакт с аудиторией до конца предложения. Затем в тишине поменяйте слайд. В этом случае вы сможете полностью сосредоточиться на каждой задаче.

Не бойтесь тишины при смене слайдов – слушателям это нравится. Помните, что вы создали для них логический переход, и они не откажутся от нескольких секунд тишины, чтобы поразмыслить о том, что появится на экране дальше.

Поэтапно объясняйте зрителям каждый слайд

Когда на экране появится новый слайд, сделайте следующее:

1. Объясните элементы диаграммы.

«На вертикальной оси справа… На горизонтальной оси внизу…»

«В верхней части матрицы обозначены шесть конкурентов. Сбоку приведены четыре критерия».

2. Объясните, что и как вы выделяли.

«Обратите внимание на три цвета. Желтый обозначает…»

«Сплошная линия означает… в то время как пунктирная линия представляет…»

3. Объясните идею диаграммы.

«Обратите внимание на тенденцию, которая выражена диагональной линией из нижнего левого угла в верхний правый».

«Обратите внимание: у вашего конкурента график ровный, а график вашей компании демонстрирует колебания».

4. Отметьте, к каким выводам можно прийти на основе данного слайда.

«Таким образом, нам необходимо мотивировать торговых агентов, чтобы они обдумали способы повышения прибыльности».

«Следовательно, рынок высоких технологий является достаточно привлекательным».

5. Сделайте логический переход к следующему слайду.

«Мы увидели, что у рынка высоких технологий есть множество благоприятных аспектов. Теперь посмотрим, чего нам следует опасаться».

Меняйте слайды самостоятельно

Учитывая все те детали, о которых нужно помнить во время выступления, вы, возможно, были бы рады, если бы сменой слайдов занимался кто-то другой. Увы, я настаиваю, чтобы вы делали это самостоятельно. Никто другой не знает, когда именно следует сменить слайд, чтобы логический переход от слайда к слайду был плавным. Кроме того, иногда может потребоваться модифицировать первоначальный план смены слайдов, чтобы подчеркнуть какую-то идею или сократить ее изложение. В этих ситуациях вам пришлось бы думать о том, как подать сигнал человеку, меняющему слайды, что отвлекало бы от плавного хода презентации.

Когда у вас нет выбора – например, на крупной отраслевой конференции, где аудио– и видеооборудованием управляют техники, – я рекомендую соответствующим образом обработать текст презентации и дать технику его экземпляр. (В предыдущей главе я приводил пример размеченного нужным образом текста.) Кстати, это потребует дополнительной репетиции.

Сила пустого экрана

Мультимедийные и оверхед-проекторы стоит время от времени выключать. Я не предлагаю выключать проектор после каждого слайда – это будет отвлекать, – однако рекомендую делать это во время длинных переходов от слайда к слайду, подведения итогов, смены докладчиков или при ответе на вопросы, которые не имеют отношения к изображению на экране. Это еще один способ поддерживать столь важный для деловых презентаций зрительный контакт с аудиторией. (Учтите, что не следует выключать проектор в большом помещении, где погашен свет. Для затемненной комнаты нужно подготовить непрерывную серию слайдов, включая те, которые будут демонстрироваться во время длинных логических переходов. Например, можно повторять слайд с планом презентации, где будет выделен тот пункт, о котором в данный момент говорится.)

Я понимаю, что даю вам очень много материала для размышлений. Не утверждаю, что это просто, но обещаю: после некоторой практики и репетиций вы станете следовать этим рекомендациям настолько естественно, что вам не придется думать о них во время презентации, и вы сможете сконцентрировать внимание на содержании доклада.