Текст книги "Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению"
Автор книги: Джин Желязны
Жанр:
Делопроизводство
сообщить о нарушении
Текущая страница: 3 (всего у книги 7 страниц)
Напишите сценарий презентации
Когда дело доходит до обсуждения сценария презентации, я чувствую себя Сальери по отношению к Моцарту. В данном случае Моцарт – это Барбара Минто, основатель и автор «Принципа пирамиды»[2]2
Barbara Minto, The Pyramid Principle, Copyright 1998, Barbara Minto International, 19 Cadogan Place, Bell 3, London SWIX 9 SA, England
[Закрыть]. Вы не пожалеете, приобретя ее книгу, в которой она объясняет, как объединять факты и идеи таким образом, чтобы они вели к логическим выводам. Я не стану повторять ее блестящие и проверенные опытом идеи, но хочу поделиться собственными наблюдениями и опытом относительно структурирования выводов.
Когда приходит время отчета по проекту, мы часто используем тот же подход, что и при работе над проектом – подход, ориентированный на решение проблем. Мы описываем хронологию событий или последовательность использованных методов, потом делаем выводы и даем рекомендации. Мой опыт показывает, что презентацию лучше начать с рекомендаций – с той основной идеи, которую вы только что записали, – а в оставшееся время рассказать слушателям, почему вы считаете данные рекомендации лучшим ответом на поставленную перед вами задачу.
Вот простой пример, иллюстрирующий разницу вышеназванных подходов, – письмо, адресованное Ширли и написанное Люси, ее лучшей подругой. На несколько секунд представьте себя Ширли и попробуйте понять, что Люси пытается вам сказать.
Заметьте: читая первый абзац про субботний эпизод, вы не совсем понимали, о чем это письмо. Вы продолжили чтение и узнали, что произошло в воскресенье и вчера. И если вы добавите первый абзац ко второму, а затем к третьему, вы увидите, что это логически вылилось в концовку.
Предположим, что события происходили именно в такой последовательности. Обратите внимание: смысл письма стал бы гораздо яснее, а само письмо – убедительнее, если бы его переписали в обратном порядке, начав с заключения:
Я вовсе не советую применять такой грубый, резкий подход к человеческим отношениям, но давайте попробуем использовать этот принцип в бизнесе. Допустим, мы делаем презентацию для совета директоров английского банка, который должен решить, выходить ли ему на американский рынок.
Сыграйте со мной в такую игру. Я назначаю вас членом совета директоров этого банка. Единственное, что от вас требуется – это послушать презентацию, или хотя бы вводные слова, но не с целью решить, насколько хороши рекомендации, а чтобы оценить, какой сценарий лучше доносит до вас основную идею и легче всего воспринимается. (Имейте в виду: план презентации гораздо более лаконичен, чем сама презентация, которая предполагает, что по ходу выступления будут представлены доказательства всего заявленного в плане.)
Давайте начнем со сценария, который отражает традиционный подход, ориентированный на решение проблем. Итак, моя цель как докладчика – помочь вам понять, надо ли банку выходить на американский рынок. Слушайте мои выводы и кивните тогда, когда будете точно уверены, что поняли мою рекомендацию (выходить на рынок или нет).
ЦЕЛЬ: Определить, должен ли банк J.J. Ltd. попытаться использовать возможности для роста на рынке США
ТЕМА 1: Роль США в мировой экономике
Доказательства:
1. Наибольшая доля мирового ВНП
2. Наибольший объем внешней торговли
3. Ожидаемое увеличение иностранных инвестиций
ТЕМА 2: Привлекательность отдачи от инвестиций в США
Доказательства:
4. Жесткий контроль над издержками
5. Устойчивая конкурентная позиция
6. Прочее
ТЕМА 3: Барьеры для входа
Доказательства:
7. Рынки фрагментированы
8. Высокая эластичность спроса
Резюме ВЫВОДОВ:
1. США – ведущая мировая экономика
2. Доход на инвестиции в США очень привлекателен
3. Барьеры для входа можно преодолеть
РЕКОМЕНДАЦИЯ: Выходить на рынок!
Весьма вероятно, что вы начали догадываться, каковы будут рекомендации, только тогда, когда увидели резюме выводов. Если бы это была полноценная презентация, на это ушло бы не меньше 45 минут.
Давайте продолжим игру. На этот раз мне вспомнилось второе письмо Ширли, и я использовал его как образец при подготовке второго варианта презентации. Еще раз прочитайте сценарий и кивните тогда, когда вы будете уверены в том, какова будет рекомендация.
РЕКОМЕНДАЦИЯ: J.J. Ltd. должен попытаться использовать возможности, существующие на американском рынке
Общие ВЫВОДЫ:
А. США – ведущая мировая экономика
В. Доход на инвестиции в США очень привлекателен
С. Ограничения по входу можно преодолеть.
ВЫВОД А: Роль США в мировой экономике
Доказательства:
1. Наибольшая доля мирового ВНП
2. Наибольший объем внешней торговли
3. Ожидаемое увеличение иностранных инвестиций
ВЫВОД Б: Привлекательность отдачи от инвестиций в США
Доказательства:
4. Жесткий контроль над издержками
5. Устойчивая конкурентная позиция
6. Прочее
ВЫВОД В: Барьеры для входа
Доказательства:
7. Рынки фрагментированы
8. Высокая эластичность спроса
РЕКОМЕНДАЦИЯ: Выходить на рынок!
Заняло не так уж много времени, не правда ли? Вы с самого начала знали, какой будет рекомендация.
Конечно же, это отнюдь не означает, что вы сразу с ней согласитесь. Для этого и существует оставшаяся часть презентации: в ней должны быть представлены выводы, которые логически приведут к уже сформулированной рекомендации, и факты, поддерживающие эти выводы. Тем не менее, поскольку вы уже знаете выводы, то можете оценить силу и значимость поддерживающих их аргументов по мере знакомства с последними. Вы, слушатели, не просто пассивно принимаете информацию, но активно участвуете в процессе аргументации.
Да-да, я уже слышу следующие вопросы. А если аудитория не склонна соглашаться? А если ваши рекомендации – это не то, что они хотели услышать? А если они настроены враждебно? А если вы стоите перед людьми, которые привыкли к выстраиванию аргументов по схеме «факты – выводы – рекомендации»? Один из возможных ответов – не оставляйте все выводы на потом, а озвучивайте их поэтапно, в конце каждого раздела, примерно так:
ЦЕЛЬ: Определить, должен ли J J. Ltd. попытаться использовать возможности, предлагаемые рынком США
ВВОДНЫЕ ТЕМЫ:
1. Сила экономики
2. Потенциальная прибыльность
3. Возможности выхода на рынок
ТЕМА 1: Сила экономики
Доказательства:
1. Наибольшая доля мирового ВНП
2. Наибольший объем внешней торговли
3. Ожидаемое увеличение иностранных инвестиций
ВЫВОД 1: США – ведущая мировая экономика
ТЕМА 2: Потенциальная прибыльность
Доказательства:
4. Жесткий контроль над издержками
5. Устойчивая конкурентная позиция
6. Прочее
ВЫВОД 2: Доход на инвестиции в США очень привлекателен
ТЕМА 3: Возможности выхода на рынок
Доказательства:
7. Рынки фрагментированы
8. Высокая эластичность спроса
ВЫВОД 3: Барьеры для входа можно преодолеть
Резюме ВЫВОДОВ:
1. США – ведущая мировая экономика
2. Доход на инвестиции в США очень привлекателен
3. Барьеры для входа можно преодолеть
РЕКОМЕНДАЦИЯ: Выходить на рынок!
В некоторых ситуациях подобная схема может быть оправдана; тем не менее, я полагаю, что в 90 % случаев вам нужно начинать с рекомендаций или, по крайней мере, с выводов. Если вы по-прежнему не уверены в таком подходе и предвидите негативную реакцию слушателей, можете оставить свои выводы и рекомендации на самый конец, но в большинстве случаев это не лучший способ. Даже когда вы знаете, что слушатели будут сопротивляться, я бы рекомендовал во вступительном слове сказать что-то вроде:
«Доброе утро! Мы готовы представить рекомендации, которые вам, скорее всего, придутся не по душе. Мы хотим, чтобы вы знали: наша команда потратила много времени на решение проблемы. Мы изучили все возможности и потратили не один час на обсуждение аргументов за и против. Мы бы не предлагали вам этого решения, если бы не были в нем абсолютно уверены. Мы рекомендуем вам попытаться воспользоваться возможностями для роста на рынке США. Оставшееся время мы посвятим объяснению, почему мы выдвигаем именно такие рекомендации».
Другими словами, дайте слушателям понять, что предвидели их реакцию и понимаете их чувства. Поставьте себя на их место и решите, как бы вы себя чувствовали, услышав это вступительное слово.
Выводы и рекомендации с самого начала? В середине? В конце? Ответ зависит от того, как вы оценили ситуацию и насколько восприимчива аудитория. Как только вы сделали выбор, вы готовы к тому, чтобы написать вступление и заключение для вашей презентации.
Напишите вступление
Вспомните свой последний полет на самолете. Что вы делаете в первые минуты полета, когда стюардессы объясняют меры безопасности на борту? Я в это время закрываю глаза, отвлекаюсь от происходящего и засыпаю.
Так и со многими презентациями: когда я слышу вступление, меня клонит в сон.
А теперь представьте, что случилось бы, если бы стюардесса объявила:
Дамы и господа, если вы посмотрите в правый иллюминатор, то увидите, что четвертый двигатель загорелся!
Вы немедленно сосредоточитесь на словах стюардессы. И весьма вероятно, вы проигнорируете любого пассажира, который попытается помешать вам получить ответы на интересующие вас вопросы.
Для этого и нужны вступления: они должны разжечь интерес, энтузиазм и желание узнать, что будет дальше.
Я оставляю на ваше усмотрение то, как вы будете разжигать этот интерес. Что же касается вводных слов, я предлагаю использовать формулу ЦВО:
Цель. Зачем вы делаете эту презентацию? Зачем мы здесь? Что определит успех этой презентации?
Важность. Почему так важно достичь этой цели сегодня? Как презентация поможет решить проблемы, с которыми мы столкнулись? Почему это так срочно?
Обзор. Дайте нам общее представление о структуре презентации, о том, чего мы можем ожидать во время презентации. Это даст нам возможность сконцентрироваться на содержании, а не на лихорадочном желании выяснить, о чем вы сейчас говорите и что будет дальше.
Вы можете расположить элементы формулы ЦВО в любом порядке в зависимости от своего представления о том, какой тон в общении с аудиторией вам следует взять. К примеру, вы можете сказать:
Цель: «Моей целью сегодня является представление набора практических рекомендаций по преодолению беспокойства во время проведения презентации».
Важность: «Это очень своевременно, так как на следующей неделе вы должны представить свои рекомендации совету директоров».
Обзор: «За тот час, что у нас имеется, мы обсудим этапы планирования, подготовки и проведения презентации».
Или
Важность: «Вас пригласили выступить с презентацией перед советом директоров на следующей неделе».
Цель: «Поэтому я хочу потратить ближайший час на то, чтобы дать вам набор практических рекомендаций по преодолению нервозности во время выступления».
Обзор: «Давайте начнем с того, как лучше планировать презентацию, затем обсудим ее подготовку, и закончим тем, как ее провести».
Или
Обзор: «В этой презентации я расскажу о том, как спланировать, подготовить и провести презентацию».
Цель: «Как вы знаете, выступление с презентацией может вызвать излишнюю нервозность. Таким образом, моей целью является показать, как те методы, которые мы будем обсуждать, помогут вам справиться с этой проблемой».
Важность: «Это обсуждение очень своевременно, поскольку на следующей неделе вас попросили представить рекомендации совету директоров».
Обдумывая ЦВО-введение, имейте в виду, что головы слушателей забиты множеством других важных вопросов. Подготовьте такое вступление, которое переключит внимание участников на то, о чем будете говорить вы. Дайте им понять, что ваше выступление заслуживает их времени и внимания.
Вступление лучше писать заранее, чтобы как следует продумать последовательность его элементов и выбрать для них нужные интонации.
Составьте план заключения
Немногое способно столь же быстро вызвать улыбку на лицах ваших слушателей, как слова: «…и чтобы подвести итог…». Даже если ваша презентация была понятной, интересной и хорошо структурированной, слушатели будут вам крайне признательны, когда вы позволите им вернуться к своим обязанностям. Заключение, как и введение, притягивает к себе максимум внимания со стороны аудитории. Вот что я рекомендую в качестве эффектного заключения:
1. Резюмируйте основные тезисы презентации, будь то заключения, тенденции, аргументы или что-то еще.
2. Еще раз проговорите рекомендации. (Помните, вы представили их как основную идею вашей презентации.)
3. Представьте программу действий. Слушатели с большей вероятностью согласятся с вашими рекомендациями, если поймут: вы предвидели, что именно понадобится для их осуществления. Подготовьте слайд, который показывает отдельные шаги или действия, необходимые для выполнения рекомендаций. Определите ответственных за каждый шаг. Покажите, сколько времени займет каждый этап и когда можно ожидать завершения программы. Кратко обозначьте, во сколько обойдется каждый этап и сколько составит общий бюджет.
4. Попросите дать согласие и взять на себя обязательства, необходимые для выполнения рекомендаций. Пусть вас не вводят в заблуждение кивание головой или утверждения типа «Я понимаю» по ходу презентации. Они ни в малейшей степени не означают согласия. Будьте уверены в себе, непосредственны и конкретны. Спросите: «Нашей целью сегодня было получить ваше согласие на 30-процентное сокращение расходов вашего отдела. Достигли ли мы цели и можем ли мы рассчитывать на результаты в конце финансового квартала?» Если слушатели не согласны, обсудите с ними, что требуется для получения их согласия.
5. Закончите «дальнейшими шагами». Подведите итог всех договоренностей, достигнутых во время презентации. К примеру, кто-то из слушателей попросил провести какой-то специальный анализ, вы попросили о дополнительной информации. Повторите все это в конце, чтобы убедить нужных людей в том, что вы их слышали. Не забудьте получить согласие на последующие встречи или презентации.
Презентация не обязательно заканчивается с последними произнесенными словами. Зачастую это всего лишь одно из целого ряда событий, которые выстраивают взаимоотношения между вами и слушателями. Заключение должно показать присутствующим, что все с нетерпением ожидают дальнейшей совместной работы.
Используйте слайды максимально эффективно.
Я не собираюсь долго рассуждать о важности слайдов. Основная их ценность в том, что они позволяют продемонстрировать взаимосвязи четче и быстрее, чем слова или таблицы.
На этом рисунке показаны всевозможные виды слайдов. На самом верху находятся текстовые слайды, которые используются для ответов на вопросы «что?» и «почему?». Слева – количественные диаграммы, справа – концептуальные. Наряду с ними существуют картинки, фотографии, образы, модели и видеоролики, которые также должны рассматриваться как неотъемлемая часть современного визуального аппарата.
Здесь я буду говорить не о том, как важны слайды, а о том, как их готовить. Сначала мы поговорим о диаграммах – количественных и концептуальных, – а затем перейдем к текстовым слайдам. Закончу же я проповедью о читабельности.
Используйте слайды максимально эффективно
Я не собираюсь долго рассуждать о важности слайдов. Основная их ценность в том, что они позволяют продемонстрировать взаимосвязи четче и быстрее, чем слова или таблицы.
На этом рисунке показаны всевозможные виды слайдов. На самом верху находятся текстовые слайды, которые используются для ответов на вопросы «что?» и «почему?». Слева – количественные диаграммы, справа – концептуальные. Наряду с ними существуют картинки, фотографии, образы, модели и видеоролики, которые также должны рассматриваться как неотъемлемая часть современного визуального аппарата.
Здесь я буду говорить не о том, как важны слайды, а о том, как их готовить. Сначала мы поговорим о диаграммах – количественных и концептуальных, – а затем перейдем к текстовым слайдам. Закончу же я проповедью о читабельности.
Узнать о том, как поэтапно переводить данные в диаграммы, можно из моей книги «Говори на языке диаграмм». Сейчас же мы опробуем другой подход. Он родился из ответа одного мастера дзен-буддизма, которого спросили о том, умеет ли он играть на скрипке. Он ответил: «Не знаю, никогда не пробовал».
Так вот, позвольте спросить вас: «Умеете ли вы составлять диаграммы?»
Не важно, пробовали ли вы уже делать диаграммы или нет – мне кажется, вы это умеете. Даже если вы уже пробовали и думаете, что не умеете, это не имеет никакого значения, потому что это означает всего лишь – вы думаете, что не умеете. Я убежден, это вопрос уверенности, а не навыков. Сейчас, наедине с этой книгой, вы легко можете обнаружить, что умеете создавать диаграммы, не боясь ошибиться.
С другой стороны, я не знаю ни одного дзен-буддиста, на котором я мог бы проверить свое предположение. Но мне кажется, что достойной заменой буддисту может стать шестилетний ребенок. Поэтому я хочу обратиться к тому шестилетнему ребенку, который живет в каждом из вас. Тому, который выучился ездить на велосипеде до того, как узнал, что существуют учебники с подробными инструкциями. Тому, который знал, как отбивать теннисный мяч еще до того, как ему рассказали, как держать ракетку. Тому, который делал что-то просто потому, что ему так хотелось, а не потому, что на то были причины и существовали определенные логика и правила, критерии успешного или неуспешного действия, которые нужно соблюдать, чтобы сделать все правильно.
Итак, вот что я предлагаю сделать: возьмите цветные карандаши и быстро-быстро нарисуйте первое, что придет вам в голову, по каждому из восьми сюжетов на следующей странице. Помните: у цветных карандашей нет ластиков с обратной стороны и вы не сможете стереть нарисованное, так что значение имеет только первая пришедшая вам в голову идея. Более того, вам всего шесть лет и вы очень импульсивны, поэтому не тратьте на рисунки много времени. Если ассоциация не приходит сразу, переходите к следующему рисунку. Самое же важное – в шесть лет вы еще просто не знаете, что у вас есть разум, поэтому вы и не думаете, а просто делаете. Итак, приступим!
После того, как закончите, сравните свои рисунки с рисунками других таких же детей, и вы убедитесь, что нарисованные вами диаграммы ничуть не хуже. Главное – доверие к себе.
1. С 1990 г. продажи компании возросли в четыре раза.
2. У компании А наименьшая доля рынка.
3. Проект будет развиваться в 5 этапов.
4. Клиент занимает четвертое место по коэффициенту ROS.
1. С 1990 г. продажи компании возросли в четыре раза.
Не важно, используете вы график или гистограмму. В любом случае слушатели увидят, как что-то движется вверх, а именно в этом и состоит идея. (Могу только предположить, что последний слайд был нарисован сыном богатого топ-менеджера).
2. У компании А наименьшая доля рынка.
«У компании А наименьшая доля…» Могу поспорить, вы нарисовали круговую диаграмму. Так поступает большинство людей, услышав слова «доля чего-то».
3. Проект будет развиваться в 5 этапов.
Стрелочки показывают движение и направление и поэтому идеально подходят для наглядного представления последовательных стадий. Позвольте привлечь ваше внимание к последнему слайду, моему любимому, на котором изображены пять лиц. Я нарисовал его для Нэнси, когда она пришла показать мне результаты исследования, которым руководила последние несколько месяцев. Она хотела описать моральный дух сотрудников некой конкретной компании: за два месяца до начала работы, за две недели, в день начала работы, через две недели, два месяца спустя.
4. Клиент занимает четвертое место по коэффициенту ROS.
Не важно, знаем ли мы, что такое ROS – это же не то, что нам надо показать. А показать нам надо что-то, что занимает четвертое место. Не важно, рисуем ли мы линейчатую диаграмму, гистограмму или оставляем данные в табличном виде; на всех этих рисунках идея находит четкое выражение.
5. По возрастному составу работников эта компания резко отличается от конкурентов.
6. Покупатели жилья оказались в трудной ситуации: объем строительства снизился, а затраты выросли.
7. Пять программ взаимосвязаны.
8. Две проектные команды должны взаимодействовать, чтобы достичь наилучших результатов.
5. По возрастному составу работников эта компания резко отличается от конкурентов.
Вы можете выбрать гистограмму, график или круговую диаграмму – все они достаточно хорошо показывают возрастное сравнение. С другой стороны, не забывайте, перед кем выступаете. Если диаграммы прекрасно справятся с задачей при выступлении перед топ-менеджерами, то изображение именинного пирога со свечами отлично сработает в случае со школьниками.
6. Покупатели жилья оказались в трудной ситуации: объем строительства снизился, а затраты выросли.
Волшебное словосочетание в заголовке – трудная ситуация. Ее и надо изобразить. Между прочим, образы не обязательно должны быть абстрактными: изображение ножниц прекрасно усиливает ощущение того, что вы стоите на распутье и потому находитесь в трудной ситуации.
7. Пять программ взаимосвязаны.
Для того, чтобы показать взаимозависимость, я часто использую образ мозаики-паззла. Каждый кусочек можно обсуждать отдельно, а если их сложить вместе, то становится понятной роль каждого в общем успехе. (Последний слайд я нахожу наиболее интересным: шестилетний ребенок изобразил шесть пальцев.)
8. Две проектные команды должны взаимодействовать, чтобы достичь наилучших результатов.
Идея взаимодействия, или совместной работы, хорошо показана на каждом из этих слайдов: будь то символ инь-янь, или два отдельных треугольника, вместе образующих звезду Давида, или синергетический эффект от сложения двух единиц, приводящий к появлению чего-то большего, чем их простая арифметическая сумма.
9. Рабочие группы движутся в противоположных направлениях.
10. Диапазон предложенных скидок на новую модель сильно различается в разных регионах.
11. Давление на компанию со стороны внешних сил приведет к реструктуризации.
12. Тенденция следует по порочному кругу.
9. Рабочие группы движутся в противоположных направлениях.
Эти изображения выразительнее любых слов.
10. Диапазон предложенных скидок на новую модель сильно различается в разных регионах.
Здесь вы, скорее всего, представили либо диапазон скидок в виде гистограммы или линейчатой диаграммы, либо географические области, либо их комбинацию. Я считаю, что символы процента различной величины – весьма оригинальная находка.
11. Давление на компанию со стороны внешних сил приведет к реструктуризации.
Обратите внимание на правый верхний слайд, где три стрелочки изображают силы, воздействующие на круг (компанию), и где большая по размеру стрелочка, показывающая вправо, иллюстрирует идею совместных действий как результат давления. С другой стороны, битва между Люком Скайуокером и Дартом Вейдером передает ту же идею, но более образно.
12. Тенденция следует по порочному кругу.
Сомневаюсь, что вы смогли изобразить порочный круг хотя бы вполовину так живописно, как на представленных здесь картинках.
* * *
Когда вам в следующий раз придется рисовать диаграммы, больше доверяйте своей интуиции. Разбудите в себе шестилетнего ребенка; старайтесь изображать основную идею, и со временем ваши графики будут становиться только лучше. Кто знает, возможно, вы даже обнаружите, что умеете играть на скрипке. Сейчас же я должен вам леденец за хорошую работу.
