Текст книги "Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные"

Автор книги: Дэвид Перл

сообщить о нарушении

Текущая страница: 8 (всего у книги 18 страниц) [доступный отрывок для чтения: 8 страниц]

Двигайтесь!

Человек – существо не двумерное, а трехмерное. Мы живем в пространстве, мы выражаем себя в движении. Прискорбно устаревшая идея: будто думает только голова. Головной мозг напрямую соединен со спинным, дивная и изумительная сеть нервной системы опутывает весь организм. Разум распределен по всему телу. Может, ваш мозг не желает этого признавать, однако у коленок, стоп, локтей и запястий имеется собственная мудрость.

Недавно я весьма наглядно убедился в том, как ум бывает с телом не в ладу: мой бухгалтер Лоренс, энтузиаст велосипедной езды, уговорил меня прокатиться из Лондона в Брайтон, на южное побережье. Это было благотворительное спортивное мероприятие, собирали деньги на местные нужды. Я лично вовсе не спортсмен, у моих родителей «спортивным поединком» считался ожесточенный шахматный матч. И когда я взгромоздился на жесткое седло и понял, что мне предстоит петлять 100 километров по сельским дорогам, разум мой преисполнился самых неприятных предчувствий. «Ты не в форме!», «Ты для такого не годишься!», «Да ты с ума сошел!» – мозг неустанно комментировал мои действия, и комментарий его дружеским не назовешь. Заткнулся он только в тот момент, когда я начал крутить педали, – вступил голос тела, заглушая голос мозга. Обходясь почти без помощи интеллекта, мое тело само соображало, как действовать. Колени знай себе весело ходили вверх-вниз, километры таяли, и стало казаться, будто за рулем – тело, а не мозг. Ближе к морскому побережью мозг снова включился и стал поздравлять себя с новыми идеями насчет моей замечательной спортивной формы, однако, по правде говоря, в тот день я куда больше действовал, чем думал.

Нужно вернуться к урокам прошлого и припомнить мудрость древних цивилизаций. К античности восходит традиция как сидячей медитации, так и размышлений на ходу. Аристотель, основатель перипатетической школы, проводил занятия во время прогулок – он понимал, что движение ног способствует движению мысли. Шаманы отправляются не только в воображаемые, но в реальные паломничества в поисках нужного решения. Суфии танцуют, изгибаются во все стороны и так достигают высших уровней сознания. Как мы помним, Архимед закричал «Эврика!» не после сверхурочной работы, а когда прервал процесс интенсивного сознательного обдумывания задачи и погрузился в ванну. Ньютона осенило, когда вполне материальное яблоко хлопнулось на столь же материальную землю. Вновь и вновь мы убеждаемся в том, что физическое действие предшествует или способствует интеллектуальному прорыву.

Всем родителям известно, какую важную роль в фантазии ребенка играет движение. На прошлой неделе моя дочь Эльза буквально «застряла» при попытке написать рассказ. Это было очень наглядно: она словно прилипла к стулу, потирала лоб, как будто пыталась выдавить из головы свежую мысль. Я поглядел на ее страдания и предложил пройтись по двору и обсудить сюжет. С первых же шагов рассказ вновь пришел в движение.

Так и голливудские авторы (которые зачастую пишут в соавторстве) любят обсуждать сценарии на ходу, отчаянно жестикулируя. И это помогает, потому что:

• при изменении физического состояния меняется и состояние разума;

• у тела есть своя мудрость, но в неподвижности она остается недоступной.

С точки зрения разума, воображаемое не так уж далеко отстоит от реального, и как только мы начинаем продвигаться физически – шагать вперед – разум тоже продвигается. Зачастую мысли не приходится «думать», они появляются сами собой, как открываются новые виды во время прогулки.

Освободив члены своего тела и предоставив им двигаться, вы освободите и спрятанный в них разум. В нас обитает так и не повзрослевший ребенок, и он знает, что некоторые идеи – как тот лиловый дракон, которого он колдовством вызывал прямо из воздуха: легче изобразить, передать физически и наглядно, чем записать.

Наши школьные классы ограничивали нас в движении, теперь нас сковывают офисы и конференц-залы. Редко где встретишь кресло-мешок, обычная рабочая мебель – стол со стулом, как в школе, и непременный компьютер перед носом. Мы даже призываем «сесть и все как следует обсудить». Согнувшись над столом и потирая лоб, мы демонстрируем всем: вот, мол, как я утруждаюсь! Если б явился из первобытного мира предок, собиратель ягод и охотник на мамонта, удивился бы: «А это что за бездельники?!»

Труд из внешней сферы мигрирует во внутреннюю, физические усилия заменяются интеллектуальными – нужно думать, решать проблемы, играть в сетевой покер, когда никто не видит. Но мы доводим это до абсурда, полностью лишая себя движения – мыслительному процессу это отнюдь не способствует.

И для тела вредно. Пусть мы не таскаем камни и не работаем с тяжелыми инструментами, неподвижная поза калечит нам шеи и спины.

Один человек, ссутулившийся на стуле и пытающийся думать умные мысли – уже печальное зрелище, но эффект возрастает на порядок, когда это проделывает весь конференц-зал. Энергия передается от человека человеку, но и бессилие тоже. И вот все собрание – реальное или виртуальное – погружается в оцепенение.

Если чувствуете, как «плывете», значит, вы заблудились в собственных мыслях. Простейшие движения – хотя бы пальцами пошевелить – помогут вырваться из плена и вернуться к реальности. А еще лучше было бы подняться и пройтись. Часто организаторов встречи просят предусмотреть энергетики, чтобы не дать собранию засохнуть, а ведь достаточно сменить тип поведения, позу (в нейролингвистической психологии это именуется «прерыванием паттерна») – и, глядишь, бледные щечки порозовели.

Поэтому совет мой прост:

• Застряли – двигайтесь!

• Требуется вдохновение – вдохните!

Ломайте схемы, рушьте привычное

Один из способов сломать схему – изменить привычную обстановку собрания. Малейшие изменения дают замечательный эффект.

Наш клиент, компания Dell, проводила выездное собрание с целью убедить партнеров в том, что каждый клиент уникален и потому компьютеры надо оснащать на заказ. Чтобы подчеркнуть эту мысль, мы уговорили администрацию отеля заменить ряды одинаковых плюшевых стульев в конференц-зале на 312 разномастных сидений – тут были и трон, и кресло в стиле ампир, и табуретка для доения, надувной диван, качели – что угодно. Так вот, участники этой встречи не только прекрасно усвоили основную мысль, но с ланча бежали бегом, чтобы занять места поудобнее.

Зал «Всем занять свои места!»

Люблю задавать деловой аудитории вопрос: как бы вам хотелось в идеале распределить свое время между тремя видами деятельности – работой, игрой и игрой-работой (сочетанием и того, и другого). На первом месте – в каком бы уголке мира я ни задал этот вопрос – всегда оказывается игра-работа. Будь это в их власти, люди предпочли бы посвящать львиную долю своего времени работе, которая воспринимается как игра – продуктивной игре.

Организатор коворкингов Том Болл проводил мальчишник, и тут его осенила классическая, на мой взгляд, идея игры-работы:

«Поначалу вечеринка шла скучно, ребята кучковались, пытались познакомиться друг с другом. Они не знали, что я заказал туристический рок-н-рольный автобус, который должен был повезти нас в таинственное путешествие. Как только мы вошли в салон, все барьеры рухнули. Нам предстояла общая дорога.

Потом я прикинул, как это использовать в бизнесе, и тут мне попался на глаза выставленный на продажу автобус. Мы его купили и превратили в полностью оборудованный мобильный зал совета (www.allaboardroom.com). Группы обожают этот автобус: можно удрать из офиса и все же остаться на работе. Ощущение свободы появляется с той минуты, как они поднимаются в салон».

И Том уточняет: «Не превращайте совещание в вещание, не томите людей».

Отдых от отдыха

Вроде бы угощение не самое главное, но почему бы и тут не внести свежую струю? Замените печенье и шипучку на бутилированную воду и сухофрукты, овсяные батончики и тому подобное питание, дающее силы, а не перегружающее организм сахарами и всевозможными красителями-консерваторами – от них адреналин убывает, а нервы в клочья. Глушить команду во время совещания кофеином и глюкозой – все равно что кормить конфетами детский сад: сначала гиперактивность, потом резкий спад. По моим подсчетам, достаточно этой небольшой уловки, чтобы эффективность рабочего дня повысилась на 20 %. И хватит с нас официальных перерывов на чаепитие, пусть еда будет доступна весь день, пусть люди пасутся и грызут угощение, когда рука протянется, – не стоит прерывать собрание в тот самый момент, когда стало интересно, лишь потому что – ура-ура! – прибыли пончики.

Укрепляйте здоровье

Почти во всех отелях найдется теперь тренажерный зал. Но стоит ли останавливаться на этом? Недавно во время выездного семинара мы снабдили всех участников шагомерами и замеряли, какое расстояние они преодолеют за дни мероприятия. Мы наращивали количество шагов и чертили графики, словно задачей было вместе виртуально пересечь графство. Удивительно, сколько миль проходят в сумме 40 человек на самом обычном семинаре. Дух соревнования разгорался, кое-кто уже и лестницы стал предпочитать лифтам. Одного умника застукали с несколькими педометрами – коллеги передали ему свои, чтоб больше накрутить. Противозаконно, однако остроумно. И достойный благотворительный фонд получил в итоге от компании взнос из расчета столько-то вполне реальных фунтов за каждую виртуальную милю.

Выбирайтесь на свежий воздух

Конференц-залы погребены где-то внутри, а порой и внизу отелей. Все сидят вокруг стола, то есть лицом в комнату, спиной к окну. Удивительно ли, что наши собрания сосредоточены на самих себе – даже закупорены в самих себе?

Когда мои клиенты собираются, чтобы обсудить события реального мира, я советую им первым делом выбраться в этот мир. Пусть собрание пройдет в холле гостиницы, в мебельном отделе супермаркета, в поезде, на улице – где угодно, только не в конференц-зале.

Метод комнат-близнецов

В середине 1990-х мы работали с филиалом Ericsson. Компания хотела радикально изменить свой облик в глазах клиентов. До тех пор они продавали «коробки», то есть обеспечивали «железо», теперь же хотели предложить всеохватывающий сервис и помогать клиентам с решением деловых проблем. Для этого требовалось внести серьезные изменения в подход работников к бизнесу, а главное, поменять их образ действий. При подготовке ключевого собрания, охватывавшего и интеллектуальную, и операционную сторону вопроса, мы использовали простейший прием: собрали народ в двух смежных помещениях. В одной комнате проходило бизнес-совещание, другую мы сделали пространством открытой деятельности. В одном помещении мы работали головой, а затем меняли помещение и «проверяли идеи на ходу». Три дня подряд участники перемещались из комнаты в комнату, все время переходя из мира Мысли в мир Действия и обратно. К концу второго дня им потребовалось третье помещение, где они могли бы совместить обе стороны своей деятельности – именно к этому мы и хотели их подвести, – и тогда мы попросту сдвинули разделявшую комнаты перегородку и заключительный день совещания провели в большом, универсальном по назначению зале.

Распределять различные аспекты собрания по соседним комнатам весьма полезно, даже если вы располагаете небольшим пространством.

И капелька роскоши

Обставляя конференц-зал, позаботьтесь об удобных креслах, которые можно двигать с места на место: тем самым вы без лишних усилий сможете менять взаимное положение участников собрания. Заодно разгрузите позвоночники своих коллег, им не придется целыми днями на манер таксиста выворачивать себе шею, пытаясь рассмотреть одновременно и вас, и экран и наживая себе травму, которую лично я именую «Синдромом конференции в стиле кафе».

И еще кое-что я бы взял с собой даже на необитаемый остров (хотя туда-то зачем?). Это стол-пианино. Я видел такой в «Хабе», фантастически обустроенном месте для совместной работы фрилансеров в Амстердаме. Такой стол полностью соответствует голландской концепции Gezellig. В точности нам этого слова не передать, но приблизительно – «уютность, домашность». Создатели «Хаба» твердо уверены, что работать нужно в теплой дружеской обстановке и пусть где-то в отдалении играет музыка.

Подводя итоги: обстановка собрания столь же важна, как и то, что на нем обсуждается. Для эффективности встрече требуется определенным образом обустроенное пространство и время. Обратите внимание не только на картину, но и на раму, и используйте все, что предлагает вам окружающее пространство.

Выжать все из виртуальной встречи

Прежде чем мы завершим путешествие по миру реальной встречи, посетив также область «содержания», уделим минутку обсуждению виртуальной встречи.

Для начала, разомните ноги, прогуляйтесь по офису, пните кошку и/или выпейте стакан воды. Большинство людей даже не догадывается, как много энергии и внимания требует виртуальная встреча.

Вернулись? Готовы к бою? О’кей.

Раньше в этой же книге я много рассуждал насчет изъянов, обеспеченных современными технологиями «псевдовстреч», теперь же настала пора обсудить, как выжать побольше из современных средств связи.

Бизнес все глобализируется, компании распространяются по всему миру, и одновременно растет озабоченность финансовыми и экологическими последствиями бесконечных перемещений на автомобилях и самолетах. Неудивительно, что с каждым днем изобретаются все новые способы соединить нас виртуально, не принуждая к передвижению в пространстве.

Мгновенные сообщения, карманные компьютеры, теле-, видео– и вебсеминары, вики, объединенные коммуникации, технология присутствия… Список растет и растет. Пока вы прочтете эту книгу, глядишь, и слайды PowerPoint научатся передавать прямо вам в глаз…

Все, кто пользуется этими технологиями или экспериментирует с ними, подтвердят: у любой из них есть свои преимущества и изъяны. Мы посвящаем специальные программы освоению новых коммуникационных технологий. Здесь не место вдаваться в детали, вместо деталей я назову вам несколько фундаментальных принципов, которые работают в любой ситуации.

Меняется все, ничего не меняется

Прежде всего: какие бы новые технологии ни изобретались, фундаментальные основы собраний никогда не поменяются. Действуют те же правила – разве что с большей силой.

Легче – оно же труднее

Досадно, однако: сберегающие труд гаджеты, как правило, прибавляют нам работы. Припомните, как вы трудитесь, очищая высокоскоростную соковыжималку от мякоти трех апельсинов. Поскольку послать электронное письмо куда проще, чем бумажное, мы стали писать их гораздо чаще, и время, сэкономленное за счет прогулок на почту, с избытком тратится на разгребание переполненного виртуального ящика.

Благодаря технологиям мы можем теперь общаться куда с большим количеством людей, но тем паче от нас требуется повышать уровень общения: резко возросли неблагоприятные последствия неудачного слова, досадного промаха.

На радио нужны дикторы

Именно из-за этого усиливающего эффекта коммуникационных технологий я рекомендую клиентам рассматривать виртуальные встречи скорее как радиотрансляцию, нежели в качестве нормального общения.

Современный человек проводит немало времени перед телевизором, созерцая передачи и фильмы со спецэффектами – реальнее реальности, – тщательно проработанными и снятыми за немалые деньги. Мы сделались уже не просто потребителями массмедиа – гурманами. Глаза и уши все подхватывают и сортируют. Ожидания завышены, разочарование караулит за углом.

Учтите это при подготовке теле– или веб-конференции. Было время – только флагманам индустрии требовалась особая подготовка в области коммуникационных технологий. Теперь эти технологии повсюду. Мы все участвуем в теле– и радиопередачах (что такое YouTube, если не самодеятельное телевидение?), и нам пора совершенствоваться в этой игре.

Конечно, вы уверены, будто обладаете природным обаянием Джорджа Клуни или Мерил Стрип и что это обаяние безо всяких усилий само собой передастся зрителям через посредство веб-камеры. Увы, Джордж и Мерил основательно работают над собой, чтобы добиться «природного обаяния» – придется поработать и вам.

Готовим сцену

В этой ситуации еще большее значение придается контексту. Участники телеконференции находятся в слепом полете, их единственным органом восприятия становится слух. Чтобы общение состоялось, люди должны понимать, на каком этапе находятся, кто рядом с ними и куда они идут. Дикторы, ведущие теленовостей и диджеи владеют искусством деликатно взять слушателя за руку и повести его в это путешествие – с закрытыми глазами, но с открытыми ушами.

«Спасибо, мистер Натт. С нами был министр транспорта, Джон Натт высказал свое мнение по поводу недавнего кризиса. Теперь мы ждем на “Авторадио” ответа миссис Дженевьевы Болт. Она – мэр города, оказавшегося на пути гигантского нового шоссе. Но прежде чем мы начнем разговор, напоминаем: нам важно ваше мнение, звоните нам сейчас на 123 4567 890».

На тренингах по виртуальным встречам мы активно поощряем клиентов вести телеконференции в режиме «звонка в студию». Представляете, насколько возрастает энергетика самого заурядного телефонного разговора, если вообразить, будто его слушает радиоаудитория. Когда я сам участвовал в радиоинтервью или музыкальных передачах, я ощущал, как мой пульс ускоряется при виде красного сигнала «Эфир». С виду – приятельский разговор с ведущим, но внутренняя концентрация достигает 110 %. Шанс пообщаться с миллионами – и шанс осрамиться прямо перед ними – удивительным образом способствует сосредоточенности. Эту энергию можно направить в русло телеконференции, и это будет бомба!

Руководите разговором

Даже в разговоре лицом к лицу важно, кто его ведет, а кто остается ведомым, тем более это важно в заочном разговоре. При наличии нескольких собеседников, тем более в разных временных зонах, кто-то должен дирижировать разговором, иначе это будет зря потерянное время – тогда уж лучше поскорей положить трубку.

Совет контролировать разговор у многих вызывает протест.

– С какой стати все усложнять? – ворчат клиенты. – Разве нельзя разговаривать нормально, естественно, самим себя организовать?

Можно-можно, однако представьте себе крупный аэропорт, где рейсы начнут самоорганизовываться. Замечательно естественно. Естественно, как смерть.

Роль руководителя виртуального разговора вполне можно сравнить с обязанностями диспетчера авиатранспорта. Моя коллега Мишель называет его «диспетчером голосовых сообщений».

Мой опыт пилота-любителя свидетельствует о том, как легко заблудиться на высоте и сколь спасительным будет голос авиадиспетчера, который назовет тебе твои точные координаты, предупредит о самолетах, пролетающих впереди и сзади, под тобой и в верхнем эшелоне. Пилотам не полагается изливаться в эмоциях, но я готов был расцеловать того прекрасного профессионала, который однажды утром услышал мой панический вопль. Погода испортилась, горючее заканчивалось, я отчаянно высматривал Оксфордский аэропорт. Карта говорила: я на месте. То же самое подтверждал навигатор. Но я не видел, не видел аэродрома.

«Чарли Браво[28]28
  Charlie Bravo – кодовые слова для позывных C и B. – Прим. ред.


[Закрыть], мы точно под вами! – без намека на сарказм произнес бодрый голос. – Гляньте вниз».

Кто бы ты ни был, безымянный диспетчер, спасибо, что не стал смеяться надо мной, хотя я вполне заслужил издевку.

Итог: теле– или видеоконференция без руководителя уподобится движению на забитой трассе в густом тумане. Не зная толком пути, вы будете обречены либо на долгое ожидание и стресс в пробках, либо на аварию.

Аудитория слышит и видит АБСОЛЮТНО ВСЕ

Видеоконференция и ее старший братец, самоуверенное телеприсутствие[29]29
  Технология проведения видеоконференций, обеспечивающая максимально возможный эффект присутствия собеседников в одном помещении. – Прим. ред.


[Закрыть], гордятся интерфейсом, который превращает заочную встречу почти что в реальную. Один мой клиент обустраивал зал с программой Virtual Presence так, что его стол для заседаний делился пополам огромным, во всю стену, экраном и продолжался такой же половиной стола – то есть изображением стола, – за которым его партнер сидел на другом конце света. Весьма наглядный способ создать иллюзию, будто собеседники находятся в одной и той же точке пространства и времени. Беда в том, что Technicolor показывает все: если вы на миг заскучаете, зевнете – это увидят все. Если прикрыть глаза, если исподтишка заглянуть в свой BlackBerry – тоже попадешься. Работает эффект усиления, все воспринимается отчетливее, чем в жизни. Известное исследование Хертфордширского университета в 1990-х показало, что радиослушатели быстрее и точнее улавливают вранье, чем телезрители. Видимо, когда одно чувство (зрение) отключается, другое обостряется.

Так что будьте бдительны. Вы-то думаете, никто не заметит вашей небрежности, если во время телефонного разговора вы приметесь выводить каракули или проверять почту, но – заметят. Разговаривая по телефону, представляйте себе, что за вами следят, и ведите себя соответственно.

Иными словами…