Текст книги "Искусство бесстрессовой продуктивности"

Автор книги: Дэвид Ален

сообщить о нарушении

Текущая страница: 15 (всего у книги 20 страниц)

«Подъем над горизонтом повседневной рутины» это тот самый наиболее типичный способ расправиться с гигантским, превышающим границы разумного, потоком информации, это интуитивный процесс уменьшения дел до определенного минимума, с которым можно спокойно работать… В условиях перманентного поступления избыточной информации, возможность такого подъема скоро станет самым дефицитным ресурсом.

Поль

Если вы можете себе позволить такую роскошь как отдельный кабинет и пятидневная рабочая неделя, то я рекомендую выделять вам часа два времени в пятницу днем на то, чтобы сделать обзор. Я считаю это время наиболее подходящим и у меня на это есть три причины.

События недели ещё свежи, и вы с легкостью можете сделать их полный обзор («О да, мне ещё надо убедиться, что я смогу с ней встретиться…»).

Если вдруг обнаружатся дела, в ходе которых вам понадобятся ваши коллеги, то вы ещё сможете их выцепить, пока они не пропали на выходные.

Очень здорово расчищать свой рабочий стол перед выходными – вы уйдете с работы полностью готовыми к отдыху, и ничто не будет вас беспокоить.

Однако у вас может быть и ненормированная рабочая неделя. У меня, например, по субботам и воскресеньям дел не меньше, чем, скажем, по средам. Но мне часто приходится совершать длительные авиаперелеты, а это прекрасная возможность сделать обзор, чтобы оставаться в теме. Один мой хороший друг, менеджер одной из крупнейших в мире компаний, работающей в сфере авиакосмической промышленности, завел себе ритуал, который он совершает каждый воскресный вечер в своем домашнем офисе и в ходе которого разгребает сотни заметок и записок, которые в течении недели делал во время разного рода переговоров и совещаний.

Какой бы стиль жизни вы ни вели, подобный ритуал необходим и вам. Скорее всего, у вас уже что-то подобное есть. Если так, то укрепите свою привычку – пусть она станет частью вашей системы.

Для тех, у кого много срочной работы и тех, кто работает в домашних условиях, не имея возможности выделить время и место на какой бы то ни было обзор и перегруппировку – для них отыскать такое время является сложнейшей задачей. Наиболее подвержены стрессу те, кому по работе необходимо молниеносно реагировать и принимать много критически важных решений (например, маклеры высокого уровня или менеджеры по персоналу) и кто возвращается домой к детям, которым нет ещё и десяти лет и супруге, которая тоже работает. Самым удачливым из них приходится ежедневно тратить час на то, чтобы добраться из дому на работу.

Если это про вас, то вашей самой главной сложностью будет выделить-таки время на обзор и перегруппировку тогда, когда никто не стоит у вас над душой. Либо вам придется по пятницам задерживаться в офисе на некоторое время после работы, либо же вам придется выделить время, когда вы сможете спокойно и не спеша заняться обзором дома.

Время для оперативного обзора. Я приучал многих моих клиентов выделять в ежедневнике по паре часов по пятницам. Самой большой проблемой для них было совмещение процесса обзора и срочных дел, результаты которых критичны для дальнейшего продвижения проекта.

Это действительно непросто. Однако, опытные работники знают цену того, чтобы пожертвовать кажущейся срочностью ради действительно важного и они умудряются-таки создать себе островки времени для некоторого обзора.

Даже те, кто все-таки выделил время на осмысление работы, частенько грешат тем, чтобы «по быстренькому» сделать обзор в самых общих чертах, чтобы оставаться на гребне. Между кораблем и балом, необходимо осмыслить, отрефлексировать и перегруппировать наработанное для того, чтобы не потерять контроль над ситуацией. Если вы всерьез думаете, что все ваше «разное» разложено по полочкам, прояснено и оценено, то вы скорее всего обманываетесь.

Самые лучше идеи по работе не придут вам в голову, когда вы в офисе.

Обзор «В перспективе»

Да, на каком-то уровне вам придется прояснять более масштабные ожидаемые результаты, долгосрочные цели, перспективы и принципы, которые направляют и фильтруют ваши решения, т. е. делать обзор весьма общего характера.

Каковы ключевые цели вашей работы? Каков ожидаемый результат через год или через три года? Как будет двигаться ваша карьера? Этот стиль жизни вам идеально подходит? Вы делаете то, что хотите делать или же то, что вам делать надо в расчете на дальние перспективы?.

Мыслительный процесс это самое важное, но вместе с тем и самое трудное, как в бизнесе, так и в жизни. Строители империй проводят долгие часы в раздумьях… пока другие тусуются на вечеринках. Если вы сознательно не хотите приложить следующее усилие к мышлению… значит, вы попадаете в рабство лени и больше не сможете контролировать свою жизнь.

Дэвид Кекич

Побудить вас ориентироваться в перспективе и помогать вам принимать решения адекватные реальности, в которой все мы варимся – это сами собой разумеющиеся цели этой книги. Если вы полны рвения и кидаетесь прояснять перспективы, то убедитесь, чтобы они были прояснены на всех уровнях.

Как часто стоит такой обзор проводить – вам видней. Важный на этом этапе принцип, который мне хотелось бы подчеркнуть.

Вам надо оценивать вашу работу и жизнь соответственно определенным горизонтам, принимать правильные решения, в правильное время для того, чтобы поддерживать ясность сознания.

Итак, отправная точка всей этой персональной методологии сбора, обработки, организации и обзора: сегодня среда, 9:22 утра – что надо делать?.

Глава 9. Выполнение: принятие оптимальных решений

Итак, простой рабочий день. Как вы решаете, что именно делать по каждому проекту именно сейчас? Как я уже говорил, прислушайтесь к внутреннему голосу. Если же вас воротит от этого понятия, тогда назовите это иначе: встроенный компас, интуиция.

Это вовсе не значит, что надо плыть по течению. Я и сам шел таким путем и могу сказать, что на себе проверил полезность, не сказать острую необходимость этих уроков.[15]15
   Конечно, те кто особенно строго придерживается технологии ГТД, как правило, уже находятся на пути саморазвития и не предполагают, что через год они будут заниматься тем же самым, что и сейчас. Но им нравится осознание того факта, что этот метод поможет им быстрее и легче добиться цели.


[Закрыть] Как я говорил во второй главе, я выявил три модели расстановки приоритетов, которые оказали мне неоценимую услугу в процессе принятия решений.

четырехкритериальная модель принятия решений

тройная модель оценки каждодневной работы.

шестиуровневая модель обзора вашей собственной работы

В конечном счете, вы всегда должны доверять своей интуиции. Однако эту степень доверия можно увеличить.

Это показано в одной из версий иерархической модели – которая, на самом деле является вариантом типичной стратегической модели сверху вниз. Следуя методологии GTD, я решил, что небесполезно будет проработать систему приоритетов снизу вверх, то есть, я начну с самого приземленного уровня.

Четырехкритериальная модель принятия решений

Помните, что вы принимаете решения, основываясь на четырех критериях, следующих в таком порядке.

1. Контекст (сопутствующие условия).

2. Время, которым вы располагаете.

3. Силы, которыми вы располагаете.

4. Приоритет.

Давайте разберем каждый из критериев подробно с точки зрения усиления динамичности вашей поведенческой политики.

Контекст

Первое, что надо решить это что вы можете сделать прямо сейчас, используя имеющиеся под рукой инструменты. Телефон рядом? Можете ли вы поговорить с глазу на глаз с человеком, с которым вы планировали обсудить, по крайней мере, три дела? А может, вы сейчас в магазине, где вам надо что-то купить? Если же вы не можете выполнить то или другое по причине отсутствия инструментов или потому, что вы находитесь не там, где надо, это не должно вас сильно беспокоить.

Как я уже говорил, все напоминания надо группировать по контексту – «Телефонные звонки», «Домашние дела», «На Комьютере», «То, что надо отослать», «Передать Джо», «План проведения собрания персонала» и так далее. Критерий контекстов является первым в вашей системе критериев, и поэтому он может предотвратить лишние переоценки и пересмотры того, что надо сделать. Если вам надо переделать некоторое количество дел согласно вашему «to-do» – списку, но вы не можете сделать большую часть, находясь в определенный условиях, вы заставляете себя продолжать менять решения по ним по всем.

Если вы застряли в пробке и единственное, что вы можете сделать – это звонить по сотовому – тогда вам надо будет вынуть только список телефонных разговоров, которые вам надо сделать. Ваши списки действий должны появляться и исчезать из поля зрения в зависимости от того, что вы можете сделать в данный конкретный момент.

Второе преимущество этого метода становится видно в ходе организации дел по критерию необходимого для их выполнения физического контекста, который сам по себе заставляет вас принять крайне важное решение по поводу следующих действий. Все мои списки организованы именно так: прежде чем решить, в какой из них помещать конкретное напоминание, я должен принять решение по поводу следующего конкретного действия (может, для него понадобится компьютер или телефон, или может, надо пойти в магазин). Люди, которые ведут смешанные списки дел, вынуждены потом плавать и в вопросах принятия решений.

Частенько я настаиваю на том, чтобы мои клиенты начинали структурировать свои списки по категориям на раннем этапе, на этапе разбора корзинки с входящей информацией потому, что это автоматически группирует их проекты в соответствии с реальными вещами, которые надо сделать для того, чтобы они начали двигаться.

Время, которым вы располагаете

Второй фактор, которым следует руководствоваться – это количество свободного времени, которым вы располагаете и которое вы готовы потратить на это дело. Наверняка, если у вас через десять минут собрание, вы станете выполнять совсем иное действие, нежели то, что вы сделали бы, будь у вас в наличии два часа свободного времени.

Очевидно, что очень удобно знать, каким количеством времени вы располагаете. Инвентаризация всех напоминаний предоставит вам максимум информации по поводу того, что вам надо сделать и поможет подогнать действия в имеющиеся временные окна. Другими словами, если у вас перед встречей осталось десять минут, так и найдите для себя десятиминутное дело. Если же ваши списки содержат только «масштабные» и «важные» дела, то вы такого дела не найдете. Если же вам все равно нужно переделать массу мелких дел, то лучше всего впихивать их в короткие непонятно откуда берущиеся временные промежутки, случающиеся между крупными делами в течение дня.

Силы и энергия, которыми вы располагаете

Несмотря на то, что вы можете увеличить запасы энергии путем смены рода деятельности и переконцентрации, этого будет недостаточно. Конец дня, занятого преимущественно марафоном сессий планирования бюджета, пожалуй, не самое лучшее время, чтобы звонить потенциальному заказчику или же начинать составление политики обзора выполняемых операций. В таких условиях лучше будет позвонить в авиакассу, чтобы поменять бронь на билеты, обработать некоторые расходы или просмотреть отраслевой журнал.

Также как наличие под рукой всех необходимых условий принятия следующих конкретных решений дает вам возможность управлять временными дырами, возникающими в течение дня, также осведомленность обо всем, что вам следует обработать поможет адекватно и грамотно распределить ваши физические силы.

У всех у нас случаются моменты, когда мы мыслим очень продуктивно, и моменты, когда нам лучше бы не мыслить вовсе.

Дэниэл Коэн

Я рекомендую вам всегда держать под рукой список дел, которые должны быть переделаны и в то же время не требуют каких-то невероятных усилий. И если вы не в форме, займитесь ими. Каждодневное чтение (журналы, заметки, каталоги), телефоны и адреса, которые надо бы внести в компьютер, прочистка файлов, бэкап содержимого ноутбука, да даже комнатные цветы полить или скрепки в степлере заменить – вот некоторые из сотен мелких дел, которые все равно придется выполнить. Вы можете оставаться продуктивным, даже если вы не в форме – а это одна из самых явных причин для того, что надо четко очертить границы вашей индивидуальной системы управления. Если вы не в форме: статьи и заметки, которые надо прочитать вылезают невесть откуда, файловая система засорилась по самый «некуда», лоток для поступающей информации забился до краев и кажется, что чтобы разобрать все это надо приложить неимоверные усилия, вот тогда-то вы и стараетесь уклониться от дел вообще и чувствуете себя только хуже. Один из лучших способов увеличить свои силы – это позакрывать часть своих «открытых дыр», разобрать часть «разного». Так что вы всегда должны быть уверены, что под рукой найдутся такие несложные быстро выполнимые дела.

Эти первые три критерия (контекст, время и силы) обуславливают необходимость наличия полной всеобъемлющей системы напоминаний. Вы не всегда будете в состоянии продумать все это, так что необходимо, чтобы это уже было сделано. Если это уже сделано, то вы будете ориентироваться в делах гораздо лучше и сможете выбирать из намеченных действий те, которые уместны в сложившейся ситуации.

Нет причин быть непродуктивным даже если вы сегодня и не в лучшей форме.

Приоритеты

Имея контекст, время и силы. Которыми вы располагаете, логичным следующим критерием принятия решения является относительный приоритет: «исходя из оставшихся условий, что для меня сейчас самое важное?».

«Как опеределить приоритеты?» Этот вопрос я нередко слышу от людей, с которыми мне случается работать. Этот вопрос рождается из их собственного опыта – опыта, когда перед ними оказывается гораздо больше дел, чем они могли бы выполнить. Они понимают, что предстоит принять несколько непростых решений, а некоторые дела нельзя будет выполнить вовсе.

Чтобы не беспокоиться по поводу несделанных за день дел, вы должны должны четко обозначить для себя границы своей ответственности, целей и ценностей. Этот процесс включает в себя регулярное сложное взаимодействие с целями, ценностями и направлениями деятельности вашей организации и других важных для вас людей, и ценность этих отношений для вас.

Невозможно быть до конца уверенным в правильности своих решений, если не знаете наверняка, в чем заключается ваша работа.

Тройная модель оценки ежедневной работы

Расстановка приоритетов это, в сущности, определение важности, но важность относительно чего? В данном случае ответом относительно задач, которые вам надо решить: задач, которые вы сами перед собой поставили или же задач, которые вы от кого-то получили. Введем две конструкции, которые вам следует принимать во внимание. Они касаются определения, идентификации вашей работы. Помните, что несмотря на то, что эта методология распространяется в основном на вашу профессиональную деятельность, я использую слово «работа» в более широком смысле, имея ввиду все, что вам так или иначе надо выполнить в личном или профессиональном плане.

Сегодня ежедневная работа сама по себе является испытанием. Как я рассказывал ранее, в течение дня вы будете вовлечены в один из следующих типов деятельности.

выполнения предопределенной работы

выполнение работы по мере её появления

определение, идентификация задач

Вы можете решать задачи, руководствуясь вашими списками; выполнять задания, которые поступают в непрерывном потоке или обрабатывать поступающую информацию и определять, какая работа должна быть проделана. И это просто здравый смысл. Но многие люди слишком легко попадаются в ловушку второго вида деятельности – выполнения срочных, только что поступивших задач – и пускают другие два вида деятельности на самотек, что им сильно вредит впоследствии.

Скажем, сегодня понедельник, 10:26 и вы сейчас в офисе. Вы только что завершили незапланированный получасовой телефонный разговор с потенциальным клиентом, и от этого разговора у вас осталось три страницы малоразборчивых пометок. На 11 у вас назначено собрание отдела, это примерно через полчаса. Вчера вечером вы с супругой поздно вернулись от родителей и до сих пор чувствуете себя немного не в форме (вы обещали вашему тестю поговорить с ним насчет… чего?). Ваш ассистент только что положил перед вами список оставленных вам телефонных сообщений. Через пару дней вам предстоит провести основной сеанс стратегического планирования, а вы ещё не сформулировали должным образом свои мысли и идеи по этому поводу. Когда вы сегодня ехали на работу, обнаружили, что масло в машине надо бы поменять. А когда вы проходили по коридору, то столкнулись с начальницей, и она напомнила вам, что сегодня до совещания, которое намечено на три часа дня, она ждет ваших комментариев по предложению, которое она вчера вам отправила.

Готова ли ваши система управления к тому, чтобы справиться со всеми этими делами, которые свалились на вас сегодня, в понедельник в 10:26? Если вы все ещё пытаетесь удержать все это в голове и если вы до сих пор заносите в свои списки только критические проекты, то ответом на этот вопрос будет «нет». Я заметил, что многие гораздо более комфортно чувствуют себя в условии кризиса и сюрпризов, нежели когда они контролируют, обрабатывают, организуют и оценивают ту часть работы, которая к этим самым кризисам не относится, а рассматривают её как нечто само собой разумеющееся. Очень просто оказаться «очень занятым» и «деловым», если вы держите в голове кучу необработанного материала, документов, над которыми вы потеряли всякий контроль и неотвеченных е-мейлов.

На самом деле, большая часть профессиональных или личных дел всплывают на какое-то время и именно тогда приобретают важность. Очень часто требуется, чтобы работник постоянно был на месте и мог выполнить вновь свалившиеся на него задания незамедлительно. Например, когда ваш начальник вызывает вас к себе в кабинет на несколько минут, вы вынуждены уделить ему внимание. Или вы получаете от старшего менеджера запрос, который внезапно становится важнее всего того, что вы на сегодня запланировали. Или в ходе выполнения заказа вашего главного клиента вы сталкиваетесь с проблемой, и вам надо заняться этим немедленно.

Гораздо проще впасть в водоворот срочных запросов и указаний, чем ковыряться с корзинкой приходящей информации, е-мейлами и прочим «разными» делами.

Все это вполне понятные имеющие право на существование аспекты. Но беды начинаются тогда, когда вы обнаруживаете, что остальные пункты ваших списков ещё не просмотрены и не пересмотрены вами лично или вами и вашими коллегами. Вы можете быть спокойны по поводу работы, которую вы не делаете, только если вы точно знаете, что именно вы не делаете. А это требует регулярной организации содержимого вашей корзинки (определения вашей работы) и последовательного обзора полных списков всех расписанных задач.

Если вы осознанно предпочитаете выполнять срочную, только что появившуся работу в ущерб тому, что вы распланировали, значит, это и есть единственно правильное поведение. Однако большинству все-таки не помешают улучшения в области прояснения, организации и пересмотра всех их списков проектов и действий. Если же вы позволяете срочным делам захватить вас в плен и при этом не знаете, что именно вы не делаете, то неотвратимым последствием этого станет беспокойство и чувство неудовлетворенности. Очень часто в стрессе и упадке эффективности обвиняют подобные «сюрпризы». Если же вы знаете, что вы делаете и что вы не делаете, то сюрпризы – это всего лишь ещё одна возможность проявить креативность.

Кроме того, когда вы подолгу игнорируете содержимое вашей корзинки и ваши списки, то оно в какой-то момент тоже становится срочной, горящей работой и добавляется к заданиям, которые непрерывно сыпятся вам на голову, только подливая масла в огонь.

Многие люди используют неизбежную необходимость выполнения срочных сиюминутных заданий, следующих почти непрекращающимся потоком для того, чтобы снять с себя ответственность за прояснение сути своей работы, разбор и организацию дел.

Очень просто соблазниться даже не таким уж и важным сиюминутным делом, особенно, если в вашей корзинке с приходящей информацией творится черт знает что, и вся система управления рабочим процессом давно вышла из-под контроля. Очень часто такое «беспорядочное управление» служит своего рода оправданием побега от бесформенных куч документов, которые требуют к себе предельного внимания.

Это-то и есть работа для гигантов интеллектуального труда. Очень немногие сформировались как специалисты в мире, где определение границ работы и организация огромного количества информации являются необходимостью. Но когда вы уже приобрели привычку и навык обрабатывать и помещать приходящую информацию в строго организованную систему, вам будет гораздо легче доверять себе по поводу того, что делать, что не делать и что делать вместо этого.