Текст книги "Кадровая служба без кадровика"

Автор книги: Дарья Гусятникова

сообщить о нарушении

Текущая страница: 4 (всего у книги 15 страниц) [доступный отрывок для чтения: 6 страниц]

2.6. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

После того как трудовая книжка будет заполнена, сведения о ней должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой и требования к ее ведению установлены Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках». В указанной книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

2.7. Личная карточка работника

На основании оформленных ранее документов и документов, представленных работником должна быть заполнена личная карточка работника, форма которой и рекомендации по ее заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. – форма № Т-2. Личная карточка заполняется сотрудником организации, ответственным за ведение кадрового учета на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и(или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При этом исходной датой, на которую исчисляется стаж работы, является, как правило, дата приема на работу работника. Общий стаж представляет собой суммирование всех периодов трудовой деятельности работника до поступления на работу в организацию. Непрерывный стаж рассчитывается в соответствии с правилами, установленными Постановлением СМ СССР от 13 апреля 1973 г. № 252 «Об утверждении правил исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию» (в редакции от 26 июля 1973 г., 27 декабря 1983 г., 24 ноября 1990 г., 1 июля 1991 г.).

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;

• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

1) п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

2) п. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);

3) п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);

4) п. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

5) в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

• строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

• строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

1) п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;

2) п. 2 «Воинское звание» – делается запись «подлежит призыву»;

3) п. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

Заполнение остальных пунктов производится на основании информации из перечисленных документов.

В п. 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» вносится запись о приеме работника на работу, размере его должностного оклада, указывается основание приема на работу. С указанной записью и каждой последующей записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу работник должен быть ознакомлен под расписку в графе 6 формы.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

После заполнения личная карточка работника помещается в папку «Личные карточки работников организации», которая хранится обычно в сейфе организации. Личные карточки работающих сотрудников хранятся отдельно от личных карточек уволенных работников.

2.8. Личное дело работника

После того, как заполнена личная карточка, как правило, формируется личное дело работника. Прямой обязанности иметь указанную совокупность документов, касающихся работника, для работодателя – коммерческой организации не установлено, но исходя из практики кадрового учета, это является удобной формой хранения необходимых сведений о работнике. Перечень документов, приобщаемых к личному делу, как правило, определяется лицом, отвечающим за ведение кадрового учета, самостоятельно. Обычно в личное дело работника включаются:

– личное заявление о приеме на работу;

– фотография;

– копия паспорта;

– копия страхового пенсионного свидетельства;

– копия свидетельства о присвоении ИНН;

– копия свидетельства о рождении ребенка;

– копия документа о заключении (расторжении) брака;

– аттестационные листы;

– копия документа об образовании;

– копия приказа о приеме работника на работу;

– копии иных приказов по личному составу, касающихся работника

– иные документы (копии документов) на усмотрение работодателя

На обложке указывается номер дела (как правило, соответствует табельному номеру работника), фамилия, имя, отчество работника, дата принятия на работу (дата начала дела), указывается пустая графа для даты увольнения работника (даты окончания дела), срок хранения дела – 75 лет.

2.9. Должностная инструкция

После того, как оформлены документы, касающиеся непосредственно работника, обычно приступают к ознакомлению работника с документами, действующим в организации. Прежде всего, работник должен быть ознакомлен под роспись с должностной инструкцией. Должностная инструкция представляет собой документ, содержащий полный перечень все обязанностей, прав работника, занимающего определенную должность, исчерпывающий перечень его должностных обязанностей, совокупность знаний, умений и профессионального опыта, которыми должен обладать работник, замещающий указанную должность, иные требования, предъявляемые к работнику указанной должности. Должностная инструкция утверждается руководителем организации (или лицом его заменяющим) и предоставляется работнику для ознакомления перед тем, как работник приступит к выполнению своих трудовых обязанностей.

2.10. Ознакомление с локальными нормативными актами

В соответствии с ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Иными локальными нормативными актами организации могут являться Положение об оплате труда, Положение о премировании работников и др. Сведения об ознакомлении с указанными документами и подпись работника, подтверждающая такое ознакомление с ними, может ставиться как в конце каждого из указанных документов, так и в трудовом договоре, который заключается с работником. В случае, если ссылка на ознакомление работника с локальными документами организации делается в трудовом договоре, то должны быть указаны полные и точные реквизиты каждого документа, в том числе дата их утверждения.

2.11. Типичные ошибки при приеме на работу и правила их исправления

Наиболее типичной ошибкой, встречающейся при оформлении документов по кадровому учету организации, является несоответствие наименований должностей, указанных в различных кадровых документах между собой. Как правило, это касается таких документов как заявление о приеме на работу, приказ о приеме, штатное расписание и трудовой договор. Связано это обычно с тем, что многие должности имеют порой, казалось бы, равнозначные наименования – юрисконсульт и юрист, менеджер по продажам и менеджер торгового зала и т. п. Во избежание указанной ошибки необходимо руководствоваться, прежде всего, штатным расписанием организации, являющимся основным документом, утверждающим перечень должностей для данной организации. В случае обнаружения несоответствия ему других документов – в них должны быть внесены изменения либо путем составления дополнительных соглашений к данному документу (трудовой договор), либо на основании приказа (приказ о приеме, личная карточка).

В настоящее время в большинстве трудовых договоров, как правило, прописывается стандартная фраза – «согласно штатному расписанию». Однако такое оформление трудового договора является нарушением действующего законодательства, поскольку в ст. 57 ТК РФ содержится четкое требование о необходимости указания в трудовом договоре размера должностного оклада работника. В случае если правильно заполнить указанную графу трудового договора заполнить не представляется возможным (трудовой договор уже заключен), то исправить указанную ошибку возможно лишь путем заключения дополнительного соглашения (изменения) к действующему трудовому договору, в котором будет указан размер должностного оклада.

Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных ч. 1, 2 ст. 57 ТК РФ, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.

Во многих организациях личные карточки работников либо не ведутся вообще, либо многие графы в них остаются незаполненными. Принимая во внимание, что личная карточка является формой кадровой документации официально рекомендованной к применению в организациях всех организационно-правовых форм, то пренебрежение указанным документом является нарушением и должно быть устранено путем соответственно либо ее заведения на каждого работника либо заполнения пропущенных разделов личной карточки.

Многие ошибки при ведении кадровой документации связаны с порядком заполнения трудовых книжек. Среди наиболее распространенных можно назвать – отсутствие полного и сокращенного наименования организации перед внесением записи о приеме работника, наличии в записях сокращений каких-либо слов, заверение записи о приеме работника на работу подписью и печатью руководителя организации и др. В случае внесения в трудовую книжку работника ошибочной записи, исправление такой записи возможно только в порядке, установленном Постановлением Минтруда РФ «Об утверждении инструкции…» и Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках». В соответствии с указанными документами. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В разделе трудовой книжки, содержащем сведения о работе зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Глава 3
Заключение договора о полной материальной ответственности

3.1. Случаи полной материальной ответственности

В настоящее время в связи с интенсивным развитием рыночных отношений увеличилось число организаций, в которых работникам в той или иной мере доверяются товарно-материальные ценности для их дальнейшей реализации, хранения и использования в процессе работы. И вполне закономерным является желание работодателя защитить свои интересы в части сохранности указанных ценностей. Однако прежде чем поручить работнику какое-либо задание, связанное с доступом к материальным ценностям необходимо четко представлять весь порядок возложения на работника полной материальной ответственности.

В соответствии с ст. 242 ТК РФ полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

В отличие от предыдущей редакции указанной статьи, в которой необходимым условием для наступления полной материальной ответственности работника являлось только причинение ущерба, новая редакция от 30 июня 2006 г. устанавливает более конкретизированное условие наступления ответственности – ущерб должен быть причинен работодателю и при этом являться прямым и непосредственным. Таким образом, исключаются случаи наступления полной материальной ответственности, если речь идет об упущенной выгоде (неполученных доходах).

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

В соответствии с ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях (при условии достижения им 18 лет):

1) когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

3) умышленного причинения ущерба;

4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

6) причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

Таким образом, в вышеуказанной статье установлен исчерпывающий перечень оснований, при наступлении которых на работника может быть возложена полная материальная ответственность.

В первом случае речь идет о конкретных случаях полной материальной ответственности, которые могут быть предусмотрены только федеральными законами и, непосредственно ТК РФ. Так, например, в соответствии со ст. 34. Федерального закона от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ «О почтовой связи» (с изменениями от 7 июля 2003 г., 22 августа, 29 декабря 2004 г.) установлена полная материальная ответственность операторов почтовой связи за неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязательств по оказанию услуг почтовой связи либо исполнение их ненадлежащим образом. Ответственность операторов почтовой связи наступает за утрату, порчу (повреждение), недостачу вложений, недоставку или нарушение контрольных сроков пересылки почтовых отправлений, осуществления почтовых переводов денежных средств, иные нарушения установленных требований по оказанию услуг почтовой связи. Каких-либо дополнительных оснований наступления полной материальной ответственности для работников предприятий малого бизнеса в законодательстве РФ в настоящее время не установлено.

Второй случай наступления полной материальной ответственности – недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу предполагает в качестве обязательного условия наличие такого разового документа или специального письменного договора, а, кроме того, должен быть документально подтвержден факт недостачи имущества. Под разовым документом понимается документ, на основании которого работнику были переданы материальные ценности. В качестве такого документа может выступать, например, накладная, в соответствии с которой работник принял определенные материальные ценности по поручению предприятия, которое в свою очередь выдало ему на получение таких ценностей доверенность. В случае, если будет выявлена недостача указанных ценностей, работник понесет полную материальную ответственность. Кроме того, работникам могут выдаваться под отчет на различные хозяйственные нужды, в случае командировки и т. п. денежные средства. В этом случае работник в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. № 40, с изменениями от 26 февраля 1996 г.) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. В случае если работник нарушит указанное условие, к нему может быть применена полная материальная ответственность.

Порядок и случаи заключения специальных письменных договоров будет рассмотрен в следующих разделах настоящего пособия.

Третий случай наступления полной материальной ответственности предполагает умышленное причинение работником ущерба работодателю. При этом именно работодатель должен будет доказывать, что работник причинил такой ущерб умышленно.

В случае причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения должно быть документально подтверждено, что работник, в момент причинения ущерба находился в состоянии опьянения. Конечно, наиболее веским подтверждением, в данном случае будет являться справка медицинского учреждения или медицинского работника, подтверждающая факт опьянения, но на практике, но на практике это возможно осуществить, как правило, если на предприятии имеется свой медпункт или медицинский работник. В остальных случаях при отсутствии возможности проведения медицинского освидетельствования можно порекомендовать составить соответствующий акт, в котором зафиксировать опьянение работника и причиненный им ущерб.

Причинение ущерба в результате преступных действий работника подразумевает полную материальную ответственность работника только при условии наличия вступившего в законную силу приговора суда, которым будет установлена вина работника. Однако, как правило, в рамках уголовного процесса потерпевшая сторона (в данном случае работодатель) вправе заявить гражданский иск о возмещении убытков и суд, рассмотрев указанный иск, может вынести судебный акт о взыскании с работника суммы ущерба.

В случае причинения ущерба в результате административного проступка, полная материальная ответственность наступает только в том случае, если таковой проступок установлен соответствующим государственным органом. То есть речь идет также о документальном подтверждении совершенного работником проступка, результатом которого явилось причинение работнику ущерба. Например, органами милиции был надлежащим образом зафиксирован факт хулиганских действий работника предприятия, в результате которых был нанесен определенный ущерб имуществу предприятия (например, разбито оконное стекло). В этом случае на работника может быть возложена полная материальная ответственность.

Наступление полной материальной ответственности работника возможно также в случае разглашения им сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами. Как уже указывалось в предыдущем разделе работодатель вправе заключить с работником соглашение о неразглашении коммерческой тайны. В случае нарушения такого соглашения со стороны работника и при условии, если такое разглашение причинило предприятию прямой действительный ущерб, на работника может быть возложена полная материальная ответственность. Но при этом работодателю будет необходимо доказать о наличии факта разглашения со стороны работника сведений, составляющих коммерческую тайну, а также факт наличия ущерба от таких действий (бездействий) работника.

Работник также может быть привлечен к полной материальной ответственности в случае причинения им ущерба не при исполнении трудовых обязанностей. Например, работница, по окончании рабочего времени, решила на служебном копировальном аппарате размножить какие-либо личные документы, не относящиеся к ее работе. В ходе использования копировальный аппарат сломался. В данном случае работник будет нести полную материальную ответственность в том случае, если работодатель докажет, что ущерб был причинен действительно не при исполнении работником своих трудовых обязанностей.

Особо стоит обратить внимание на возможность привлечения к полной материальной ответственности заместителей руководителя организации и главных бухгалтеров. В отличие от предыдущей редакции указанной статьи ТК РФ в новой редакции не предусмотрено установление полной материальной ответственности для руководителей организации. В связи с этим в случае, если такой договор был заключен, то с момента вступления в действие изменений в ТК РФ указанный договор будет считаться незаконным и, следовательно, не будет иметь юридической силы. Кроме того, необходимо принимать во внимание, что ТК РФ устанавливает возможность, но не обязанность установления полной материальной ответственности для указанных работников. В связи с этим, в случае, если будет принято решение о необходимости возложения на заместителей руководителя предприятия и (или) главного бухгалтера предприятия полной материальной ответственности, условие об этом обязательно должно содержаться в трудовом договоре, заключаемом с указанными работниками.

В соответствии с ст. 239 ТК РФ материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Необходимо обратить внимание на последнее условие – необеспечение со стороны работодателя обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. Фактический данный пункт касается как индивидуальной так и коллективной материальной ответственности. Во избежание в дальнейшем возникновения различных спорных ситуаций, при которых будет сложно доказать – были ли созданы на предприятии соответствующие условия для хранения имущества рекомендуется следующее. При заключении с работником (работниками) договора о полной материальной ответственности знакомить их с имеющимися условиями на предприятии, созданными для обеспечения надлежащего хранения имущества, после чего подписывать двухсторонний акт оценки необходимых условий для обеспечения сохранности ценностей, вверенных работнику (ам), в содержании которого необходимо отразить следующие положения:

Работодатель создал работнику (ам) все необходимые условия для нормальной работы и обеспечения сохранности вверенных ему (им) товарно-материальных ценностей.

Работник (и) признает (ют) созданные Работодателем условия достаточными для обеспечения его(их) нормальной работы и сохранности вверенных ему(им) товарно-материальных ценностей.

Работник (и) обязуется (ются) немедленно сообщать в письменной форме Работодателю обо всех случаях, могущих повлиять на изменение указанных условий или их ухудшение, а Работодатель обязуется немедленно принять меры для устранения таких случаев.

Указанный документ позволяет, во-первых, зафиксировать обеспечение со стороны работодателя надлежащих условий на момент вверения товарно-материальных ценностей работника, а во-вторых, четко устанавливает порядок заявления со стороны работника каких-либо претензий по указанным условиям только в письменной форме, что не позволяет сторонам в дальнейшем ссылаться на наличие или отсутствие каких-либо устных заявлений.

Таким образом, для привлечения работника к полной материальной ответственности необходимо не только фактическое и документальное подтверждение факта причинения ущерба предприятию, но и отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника.