Текст книги "Кадровая служба без кадровика"

Автор книги: Дарья Гусятникова

сообщить о нарушении

Текущая страница: 2 (всего у книги 15 страниц) [доступный отрывок для чтения: 6 страниц]

1.4. Иные локальные нормативные акты

Помимо вышеперечисленных локальных нормативных актов на практике у любого работодателя, как правило, возникает необходимость в создании дополнительных локальных нормативных актов. В принципе законодателем не установлено никаких запретов на создание дополнительных документов по кадровому учету при условии соответствия содержащихся в них положений нормам действующего трудового законодательства. Поэтому работодатель по своей инициативе или инициативе работников (их представительного органа) может разработать и применять любой удобный для него локальный акт в сфере труда. Но, как правило, основными наиболее часто применяемыми в кадровом учете являются следующие локальные нормативные акты:

1. Должностная инструкция

2. Положение об оплате и стимулировании труда работников

3. Штатное расписание

4. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны организации

5. Положение о порядке обработки персональных данных работников, их правах и обязанностях в этой области

1. Должностная инструкция, как правило разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот документ работодателем, то есть руководитель ставит в графе «Утверждаю» свою подпись, дату утверждения, и, как правило, заверяется печатью предприятия, хотя это и не является обязательным требованием. Должностная инструкция разрабатывается применительно к каждой должности, в том числе и для руководителя предприятия. В случае, если речь идет о должностной инструкции руководителя предприятия, то данный документ утверждается учредителем (учредителями). Как правило, структуру должностной инструкции образуют несколько разделов. Такими разделами могут быть, например:

а) общие положения (дается, как правило, точное наименование должности работника указывается, кому непосредственно подчиняется работник данной профессии, какие требования предъявляются к уровню образования и стажу для работников, замещающих указанную должность, предусматривается основная задача работника, занимающего должность, какими нормативными актами, правилами, стандартами он должен руководствоваться при осуществлении трудовых обязанностей);

б) должностные обязанности (в этом разделе необходимо очень четко, подробно и последовательно изложить все те обязанности, которые вменяются работнику. От правильности и полноты изложения указанного раздела в дальнейшем будет зависеть то, выполнение каких именно обязанностей сможет требовать от работника указанной должности. Причем, чем конкретнее и доступнее будут изложены указанные обязанности работника, тем больше вероятность их исполнения со стороны работника и тем проще контроль за их выполнением со стороны работодателя. Основные квалификационные характеристики наиболее распространенных должностей содержатся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37) (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая, 20 июня 2002 г., 28 июля, 12 ноября 2003 г., 25 июля 2005 г.) – далее по тексту Квалификационный справочник. Как указывается в самом Квалификационном справочнике его положения могут служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности. При необходимости обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

в) права (в данном разделе указываются права, работника, занимающего указанную должность, позволяющие оптимальным образом организовать его труд. В частности здесь может указываться право работника получать необходимую для него информацию от работников других должностей, право на определенные условия организации трудового места и т. п.);

г) ответственность (предусматриваются условия наступления ответственности для работника, вид ответственности, порядок привлечения к ответственности).

Кроме того, существует два варианта ознакомления работников с должностной инструкцией. Первый вариант предусматривает создание должностной инструкции отдельно для каждого работника, в том числе занимающих одинаковые должности. В этом случае должностная инструкция предусматривает только одну подпись – именно этого работника. Преимуществом этого варианта является то, что в случае необходимости внесения каких-либо изменений в должностную инструкцию при приеме нового работника, нет необходимости заново знакомить всех остальных работников той же должности с новой должностной инструкцией. Во втором варианте каждой должности соответствует одна должностная инструкция, в которой поочередно расписываются после ознакомления все работники занимающие эту должность. Такой вариант удобен тем, что позволяет экономить время и исключает накопление дополнительных документов, как в первом случае. В любом случае право выбора за наиболее удобным вариантом – у организации.

2. Положение об оплате и стимулировании труда работников. Данный документ также разрабатывается и утверждается работодателем в лице его представителя руководителя предприятия. Необходимость в указанном документе возникает в том случае, если на предприятии имеются системы оплаты труда, отличающиеся от обычных должностных окладов, установленных штатным расписанием. Так, например, в случае повременной системы оплаты труда необходимо установить ставку оплаты труда работников в единицу времени. В случае необходимости и желания дифференциации оплаты труда в указанном документе можно установить различные коэффициенты (например, за продолжительность работы на данном предприятии), надбавки (в случае расширения зон обслуживания и т. п.). Кроме того, указанный документ позволяет установить систему премирования, которая может зависеть от различных показателей, применимых к данному предприятию. Например, определенный процент в случае выполнения плана продаж, или в случае заключения определенного количества договоров, и т. п. Такой документ позволяет гибко регулировать систему оплаты труда на предприятии, стимулировать работников к успехам в труде и повышать производительность труда в целом.

Как правило, Положение об оплате и стимулировании труда работников также состоит из нескольких разделов, в качестве примерной структуры может быть названа следующая:

а) Общие положения (в данной части определяется система оплаты труда, указываются цели установления именно такой системы оплаты труда, в качестве которых могут быть, например, названы, повышение мотивации к труду работников, обеспечение материальной заинтересованности работников в улучшении качественных и количественных результатов труда, стимулирование творческого и ответственного отношения к работе.

б) Характеристика системы оплаты труда (в данном разделе необходимо изложить основные условия и принципы выбранной системы оплаты труда, указать конкретный расчет, привести необходимые коэффициенты и ставки)

в) Надбавки (указываются случаи, при которых работнику может быть назначена надбавка, может быть также указано, что надбавка устанавливается в твердой денежной сумме или в процентном отношении к месячному (должностному) окладу на определенный срок или на срок действия трудового договора и т. п.)

г) Премирование (указываются виды и размеры премий, которые предусмотрены на данном предприятии, случаи премирования работников может быть также указаны определенные даты, к которым приурочивается выплата премия или достижение определенных периодов работы, например, по итогам года и т. д.).

3. Штатное расписание. Форма указанного документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05. 01. 2004 г. – унифицированная форма № Т-3. В соответствии с разъяснениями, изложенными в вышеназванном Постановлении, штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6–8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы санного двумя сторонами – руководителем предприятия и работником заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

4. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны организации. Составление данного документа является исключительной инициативой работодателя и не носит обязательного характера. Однако наличие указанного соглашения актуально в том случае если работник в процессе работы имеет доступ к определенным сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия. Этот документ оформляется в виде соглашения и подписывается обеими сторонами. К коммерческой тайне организации в частности могут относиться: сведения (информация) содержащиеся в каталогах, прайс-листах, входящих и исходящих документах организации; сведения о поставщиках организации, в том числе: адрес места жительства, номер телефона менеджера, дилерская цена, условия и порядок расчетов, условия поставок, тексты договоров, инструкций, правил и положений о продаже и поставке, количество заключенных договоров и т. п.; сведения (информация) о партнерах – юридических лицах организации, в том числе: финансовые взаимоотношения с заказчиками, исполнителями, продавцами и покупателями, порядок и форма расчетов, банковские и иные реквизиты; сведения (информация) о партнерах физических лицах организации, в том числе: фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес места жительства, номер телефона, место работы, номенклатура и объем закупок, форма и порядок взаиморасчетов; результаты финансово-хозяйственной деятельности организации в том числе: объем закупок и продаж, оборот предприятия; состояние склада, объем товарных запасов и др. Указанные сведения (информация) являются собственностью организации и не подлежат разглашению (передачи или использованию), в том числе в виде копий документов, третьим (юридическим и физическим) лицам без письменного согласия руководителя Организации.

В указанном документе также могут быть указаны сведения, которые в соответствии с действующим законодательством не могут являться коммерческой тайной.

5. Положение о порядке обработки персональных данных работников, их правах и обязанностях в этой области. Порядок создания указанного документа, его утверждение, а также содержание практически не установлены законодателем. В ТК РФ лишь имеется ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все работники предприятия. Из этого можно сделать однозначный вывод об обязательности присутствия данного положения в кадровом учете любого предприятия. Утверждается данный документ, как и вышеперечисленные локальные нормативные акты руководителем предприятия, после чего предъявляется для ознакомления работникам. В указанном документе должна быть зафиксирована вся процедура получения персональных данных от работника, их использования и хранения. Должен быть определен конкретный перечень документов (их копий), который предприятие получает от работника при его поступлении, какие документы должны быть представлены работником впоследствии. Должен быть также отражен порядок хранения указанных данных в связи с изменением своих паспортных данных, составе семьи т. п. Кроме того, могут быть указаны также права и обязанности работодателя в связи с заключением данного договора. Обязательным условием вышеназванного положения является ответственность сторон и третьих лиц, виновных в нарушении трудового законодательства, локальных нормативных актов предприятия в области использования и защиты персональных данных работника.

1.5. Журналы по кадровому учету (журнал учета работников, журнал учета трудовых договоров, журнал приказов и т. п.)

С целью систематизации информации по кадровому учет на предприятии рекомендуется ведение журналов по кадровому учету, среди которых можно назвать следующие:

а) журнал учета работников. Удобство данного журнала состоит в том, что в нем, при условии его систематического ведения отражается вся информация о действующем составе работников, должностях, которые они занимают. С помощью учета работников, который отражается в данном журнале присваиваются табельные номера работникам. Данный журнал представляет собой совокупность определенных граф, которая может быть изменена по усмотрению предприятия в связи с его спецификой. Ниже приводится примерный перечень таких граф: порядковый, номер, фамилия, имя, отчество работника табельный номер работника, дата его приема на работу, должность работника, реквизиты приказа о приеме и трудового договора, дата увольнения, реквизиты приказа об увольнении, примечание. В случае изменений каких-либо сведений содержащихся в журнале работник обязан своевременно заявить об этом лицу, ответственному за кадровый учет и представить копии соответствующих документов. На основании таких документов вносятся соответствующие исправления в данные о работнике. В случае, если изменение сведений о работнике явилось инициативой работодателя (например, перевод на другую работу, изменении должности и т. д.) измененные сведения вносятся на основании соответствующих приказов.

б) журнал учета трудовых договоров. Такой журнал, как правило, необходим в тех случаях, когда на предприятии часто принимают новых сотрудников и увольняют прежних. Кроме того, необходимость в указанном журнале возникает и в том случае если предприятие заключает с работниками, в том числе, срочные трудовые договоры. В этом случае необходимо четко отслеживать не только дату их заключения, но и истечение срока их действия, в противном случае такой срочный трудовой договор может стать трудовым договором, заключенным на неопределенный срок. Обычно в таком журнале указывается порядковый номер записи, фамилия, имя, отчество лица, поступающего на работу, должность, дата заключения трудового договора, его номер, срок его действия, дата прекращения трудового договора (для срочных трудовых договоров).

в) журнал учета приказов. Данная форма журнала позволяет систематизировать издаваемые на предприятии приказы, отследить дату издания того или иного приказа, позволяет сохранить непрерывность текущих номеров приказов, в случае если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения, а также в случае, если приказы могут одновременно издаваться разными структурными подразделениями. Кроме того, такой «журнальный» учет приказов позволяет, в том числе отслеживать ознакомление работников с приказами. Как правило, можно назвать следующие графы указанного журнала: порядковый номер записи, дата издания приказа, краткое содержание приказа номер приказа, отметка об ознакомлении с указанным приказом работников, в отношении которых он издан. Можно также указать место хранения приказа (наименование папки, бокса) в случае, если подразумевается систематизация приказов по их содержанию.

В зависимости от специфики деятельности организации, ее особенностей и пожеланий руководителя предприятия могут вводиться также другие виды журналов, которые позволят ускорить систематизацию сведений по кадровому учету, а также обеспечат быстрый поиск любого кадрового документа.

Глава 2
Прием на работу

Итак, руководителем организации вынесено окончательное решение – принять кандидата на работу. Осталось, казалось бы, только формальности – отразить это решение на бумаге, и работнику уже можно приступать к работе. Но как показывает практика, оформление приема работника на работу является одним из основных моментов кадрового учета. От того, насколько правильно это будет сделано, зависят порой не только дальнейшие трудовые взаимоотношения между работодателем и работником, но и финансовое благополучие организации в целом и ее руководителя лично. Поскольку ответственность за неправильное оформление кадровых документов (а в случае оформления приема на работу исправить ошибки, как правило, либо уже невозможно, либо очень сложно) может быть возложена как на организацию, так и лично на руководителя.

2.1. Перечень документов при приеме на работу. Персональные данные работника

Прежде всего, необходимо определиться – какие документы необходимо и возможно (с точки зрения закона) получить от будущего работника. Совокупность таких данных о работнике представляет собой персональные данные работника. Главой 14 ТК РФ установлены основные положения защиты персональных данных работника, гарантии и права работника при их обработке и хранении. В соответствии с требованиями указанной главы работодатель обязан не только разработать документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области, но и ознакомить под роспись каждого работника с указанным документом (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Следует обратить особое внимание, что 27 июля 2006 года был принят ФЗ РФ «О персональных данных» № 152 ФЗ, в соответствии со ст. 3 которого персональные данные – это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. В соответствии с указанным законом лицо, обрабатывающее персональные данные именуется оператор.

В соответствии с ст. 6 указанного Закона обработка персональных данных может осуществляться оператором с согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда такое согласие не требуется. Такие случаи предусмотрены в ч. 2 статьи и среди них можно назвать лишь некоторые. Так, в частности:

1) обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора;

2) обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных.

С учетом вышеизложенного согласия работника на обработку его персональных данных в виде документов, которые в соответствии с ТК РФ работодатель требует при приеме на работу, не требуется.

С целью упрощения процедуры оформления кандидата на работу в организации обычно разрабатывается перечень необходимых документов, которые должен представить будущий работник при оформлении его на работу. Это позволяет не только не забыть, какие именно документы затребовать от кандидата, но и дает возможность будущему работнику подготовить необходимые документы или их копии.

Указанный перечень вручается работнику, и в день оформления на работу все необходимые документы, как правило, уже имеются. При составлении указанного перечня следует учитывать, что в ст. 65 ТК РФ установлен исчерпывающий перечень документов, предъявляемых при заключении договора. В их число включаются:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Кроме того, указанной статьей установлен запрет требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Однако, как правило, документов, предусмотренных настоящей статьей не всегда достаточно для оформления работника на работу, и работодателю требуются дополнительно некоторые другие документы, например свидетельство о постановке на налоговый учет с присвоением ИНН; в некоторых организациях предпочитают вклеивать в личную карточку фотографию работника; для бухгалтерии, как правило, требуется справка о доходах работника с предыдущего места работы. Как быть в таком случае? Один из вариантов решения указанной ситуации может быть следующий: закон запрещает требовать от лица, поступающего на работу документы, помимо вышеназванных, но при этом нигде не установлен запрет на то, чтобы предложить работнику представить дополнительные сведения или документы. Как правило, получив такое «предложение» лицо, поступающее на работу вряд ли будет ему противоречить. С учетом изложенного перечень документов, необходимых для приема на работу, который вручается будущему работнику, может выглядеть следующим образом:

Для оформления на работу, просим предъявить следующие документы:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовая книжка (в случае если трудовой договор заключается впервые или предусматривается работа по совместительству трудовая книжка не представляется);

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Кроме того, предлагаем Вам представить следующие документы:

• копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

• копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• копию свидетельства о присвоении ИНН;

• копии документов воинского учета;

• копию документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний фотографию 3х4;

• копии свидетельства о рождении ребенка (при наличии детей до 14 лет);

• справку по форме 2-НДФЛ (в случае увольнения с предыдущего места работы в текущем году).

В случае заключения трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Кроме того, в соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Дополнительные документы при поступлении на работу требуются также, если работник принимается на работу в порядке перевода из другой организации. В этом случае, для того, чтобы оформить такой перевод от организации, принимающей работника на работу, требуется направить письмо в организацию, где работает работник, с просьбой уволить указанного работника в порядке перевода. В случае согласия организация, получившая указанное письмо, направляет ответ о том, что не возражает против увольнения указанного сотрудника в порядке перевода в данную организацию. Копии таких писем могут храниться в личном деле сотрудника для подтверждения оснований его приема на работу в порядке перевода из другой организации.