Текст книги "Искусство успевать (61 метод экономии Вашего времени)"

Автор книги: Алан Лакейн

сообщить о нарушении

Текущая страница: 3 (всего у книги 9 страниц)

Глава 8.

Как найти время, о существовании которого вы и не догадывались Многие "перспективные" работники, озабоченные движением "вперед и выше", ставят своею работу значительно выше семейной и личной жизни. Некоторые из них настолько озабочены переживаниями о своем успехе или неудаче в профессиональных делах, что испытывают чувство вины, когда они уделяют время чему-нибудь помимо своей работы. Рассказывают страшные истории про людей, которые работают настолько энергично, что семьи их почти не видят. В итоге они получают язвы и инфаркты. Одно исследование, проведенное несколько лет назад, показало, что многие люди, которые в конечном счете потерпели крушение, до этого принесли свои личные жизни в жертву своей работе. Опыт общения с клиентами убедил меня в том, что в тех случаях, когда люди превращают свою работу в чисто механическую рутину, они утрачивают чувство перспективы и не способны отличить важное от незначительного. Они без нужды тратят много времени на второстепенные дела и оставляют многие важные дела незаконченными. Часто такой стиль работы приводит человека к саморазрушению. Чем больше человек вкладывает усилий, тем больше он истощает свои силы, а чем сильнее истощается, тем больше снижается эффективность его деятельности. Выход не в том, чтобы вкладывать больше времени в то или иное дело, а в том, чтобы работать более эффективно. Я вспоминаю одного архитектора, который пришел ко мне, жалуясь на чрезмерную работу и отсутствие радости в жизни. Он только что поправился после приступа язвенной болезни и вновь работал по 60 часов в неделю. Он жаловался, что у него не хватает времени на то, чтобы больше быть с женой и детьми. Я предложил ему отдыхать в конце недели, отправившись вместе с семьей с середины пятницы на берег озера Тахо. Там он снял небольшой домик, в котором он и его семья стали проводить каждый конец недели в течение лета. Не удивительно, что он снова влюбился в свою жену, познакомился со своими детьми, а его здоровье восстановилось. Так как он понял, что не сможет компенсировать свою низкую производительность труда за счет увеличения продолжительности рабочего времени, он стал делать самые важные дела в течение того времени, которое имелось в его распоряжении. Фактически он стал делать больше, чем когда работал по 60 часов в неделю, хотя он сократил рабочую неделю на 15 часов. В качестве награды он получил много оригинальных идей, которые пришли ему в голову, когда он отдыхал на берегу озера. Единственное, от чего он отказался, это от приготовления чертежей, которые он сам добровольно навязал себе, когда работал по 60 часов в неделю. Теперь он поручил готовить чертежи чертежнику. Можете ли вы работать эффективно, если вы слишком устали от чрезмерно долгой работы? Вероятно, нет. Может быть лучше будет пораньше закончить работу, отдохнуть во второй половине дня и вернуться к работе на следующий день, чтобы выполнить вдвое больше. Можно сделать больше, ничего не делая Я думаю, что если вы сумеете так распланировать свои дела, что найдете время для того, чтобы расслабиться и "ничего не делать", вы сделаете гораздо больше и к тому же получите массу удовольствия. Один мой клиент, авиационный инженер, понятия не имел о том, что значит "ничего не делать". Каждая минута его жизни была заполнена интенсивной деятельностью. У него было расписание для занятий физкультурой и спортом, в котором нашлось место для лыж и хоккея, водных лыж и тенниса. У него была подруга, которая сопровождала его в этих занятиях, хотя она предпочла бы порой просто посидеть у костра и расслабиться. Как и многие люди, он испытывал потребность все время что-нибудь делать. Ему казалось, что "ничегонеделанье" – это пустая трата времени. Когда он "расслаблялся у костра", он на самом деле читал журнал "Сайентифик Америкэн", или играл в бридж. Даже его любовные занятия подчинялись жесткому расписанию. Ради эксперимента я предложил ему "растратить" пять минут, использовав их не на "активные занятия", а расслабиться, тихо посидеть и немного помечтать. Когда он в конце концов признал, что в глубине души отвергал отдых, как пустую трату времени, он начал более критично оценивать свои прежние воззрения. Как только он признал, что отдых – это хороший способ использования времени, он перестал навязывать себе постоянную активность и начал получать удовольствие от "ничегонеделанья". Раньше он был так занят, что у него не было времени для радостей жизни. Когда я увидел его через три года, он по-прежнему следовал активному расписанию, но теперь он мог уравновесить его с периодами расслабления. Поэтому, когда он приходил на работу в понедельник, он уже не был измотан физически тяжелыми и напряженными выходными днями, а выглядел отдохнувшим. По-моему ничто не может быть абсолютной растратой времени, включая "ничегонеделанье". Разумеется, все можно довести до крайности, и я хорошо помню одного своего клиента, которого пришлось выводить из состояния полнейшего безразличия к любой деятельности. Он вновь ожил лишь после того, как мы посидели с ним, разбирая его неоплаченные счета, и я сумел объяснить ему, что пройдет совсем немного дней, и он окажется в большой беде. Иногда приобрести больше свободного времени можно, лишь резко сократив давление работы на человека. Если ваши попытки снять напряжение не приводят к успеху, вы должны осуществить некоторые перемены в вашем трудовом положении. Руководитель финансового отдела в большом магазине одежды в течение двух лет постоянно работал сверхурочно. Он никак не мог заставить своего начальника нанять для него помощника, Наконец, он решил, что ждать нечего, и ушел работать в другую фирму, в которой ему не приходилось работать по 80 часов в неделю. Теперь он смог больше проводить время со своей семьей. Главный бухгалтер в этой же фирме решил аналогичную проблему перегрузок, начав делать ровно столько, сколько он может и не беспокоился о недоделанном. Его решение было более успешным: когда начальник понял что работа не делается, он нанял для него помощника. Руководитель финансового отдела мог бы разрешить свою проблему с начальником аналогичным образом, ответив своим молчаливым саботажем на упрямство начальника. Таким образом он смог бы избежать двух лет мучений. Особая проблема домашней хозяйки Проблема свободного времени у домашней хозяйки является особенно острой. Обязательные дела висят над ней в течение 24 часов в сутки, а исполнение дел в срок, – например, приготовление еды, – не допускает ни минуты отсрочки. Вторжение непредвиденных обстоятельств носит хронический характер: дети ушибаются, болеют или требуют эмоциональной поддержки немедленно. Мать должна оставаться на месте действия постоянно. Она не может уйти с работы в 5 вечера и прийти домой, где ее ожидает готовый ужин. По правде говоря, отвечая за покупки, бюджет семьи, мелкий ремонт, питание, а также решая разнообразные вопросы, включая разрешение конфликтов по поводу очереди пользования велосипедом и ношения самого яркого свитера, женщина в одиночку осуществляет деятельность небольшого предприятия с огромным объемом работы. Принимая во внимание специфику своей деятельности, домашней хозяйке особенно трудно найти свободное время. Единственным выходом для нее остается подготовка расписания повторяющихся занятий. Так, одна домашняя хозяйка стала нанимать прислугу, которая приходила к ней по средам во второй половине дня. В эти часы она ходила на дневные спектакли в театры, сеансы в кино, музеи или картинные галереи. Я настоятельно рекомендую домашним хозяйкам составлять регулярные расписания. Если вы решите: "Я использую свободное время на следующей неделе", то нет никакой гарантии, что вам кто-нибудь или что-нибудь не помешает это сделать. Но если вы заранее отведете определенный день для своих занятий, то вы уже будете твердо рассчитывать на то, что это время будет в вашем распоряжении. Я знал одну домашнюю хозяйку, у которой вечер в четверг был постоянно освобожден от кухни и отведен для посещения ресторанов вместе со своим мужем. Если домашняя хозяйка будет искать свободное время, она без сомнения может обнаружить немало дополнительных часов, которые она до сих пор не замечала. Так, одна женщина поступила на многомесячные курсы "Роль женщины в современном обществе", которые проходили еженедельно по вторникам в течение полугода. Пока женщина ходила на эти курсы, она нанимала сиделку для присмотра за детьми. Когда же занятия завершились, то женщина пожелала, чтобы эти часы постоянно были ее свободным временем, и она продолжала держать сиделку. В эти часы по вторникам она могла осуществлять свои жизненные цели. Люди часто не умеют пользоваться возможностями, которые им открываются, когда они остаются наедине с самим собой. Подумайте, какие возможности у вас появятся, когда ваши дети находятся в школе или когда ваши коллеги уходят в отпуск? Заранее выявляя такие возможности, вы сможете найти время для достижения самых важных целей. Постарайтесь использовать промежутки дня с максимальной пользой для себя Я уже говорил о том, что вам стоит найти равновесие между трудом и игрой. Вы можете мне возразить: "Но у меня не хватает времени на все". На это я вам отвечу: "Давайте посмотрим, не сможем ли мы найти немного времени?", или, более конкретно: "Не найдется ли у вас времени, на которое вы не обращаете внимание?". Часто, например, не замечают так называемых "промежутков". Первый "промежуток" начинается, когда вы просыпаетесь, и заканчивается, когда вы начинаете свой обычный будний день, то есть отправляетесь на работу. У большинства мужчин "промежуток", уходящий на "приготовления", занимает около сорока минут, а у женщин – побольше. Я знал одного мужчину, который сократил время приготовлений до пятнадцати минут. Он делал лишь самое существенное: завтракал, брился, одевался, но делал все это как можно быстрее. Возможно, вы можете получить выгоду, если растянете, а не сократите этот промежуток. Если ваш день разбит на много частей, то время приготовлений это единственный отрезок дня, когда вы остаетесь наедине с собой и вас никто не беспокоит. Это время вы можете использовать для того, чтобы поразмыслить о том, как вам лучше провести предстоящий день. Как я уже говорил, я встаю в 5 утра и посвящаю два часа подготовке плана на текущий день и работе над осуществлением моих жизненных целей. Когда вам лучше вставать? Подавляющее большинство выдающихся людей встают рано. Например, лидер республиканцев в сенате Эверетт Дирксен начинал работать с бумагами в 5 или 5.30 утра и проделывал огромную работу к тому времени, когда в 9 утра начинали трезвонить телефоны. Существуют другие способы обогатить "время приготовлений". Например, сенатор Роберт Кеннеди слушал пьесы Шекспира, пока брился. Один начальник, обнаружив, что лучшие идеи приходят к нему в голову рано утром, ловил их, пока он еще был в хорошей форме для такой охоты. "Время приготовлений" можно также хорошо использовать для пробежки трусцой, рисования, ваяния, чтения и любых других ваших любимых занятий, для которых у вас вечно не хватает времени. Как использовать время в пути Если у вас уходит много времени на дорогу, не думали ли вы переехать поближе? Вы часто даже не представляете себе, сколько имеется возможностей для вашего переезда в более удобное место жительства, хотя во многих случаях это кажется слишком хлопотным делом. Если вы ездите на работу в своей машине, то у вас -ограниченные возможности использования времени в пути. Безопасность движения – превыше всего. Однако ничто не мешает вам слушать радио. Вы можете повторять слова иностранного языка. Можно прослушивать всевозможные магнитофонные записи учебных курсов. В дороге вы можете предварительно продумать план вашего дня, хотя для его уточнения вам потребуется написать его на бумаге, как только вы усядетесь за ваш письменный стол. Как использовать перерывы для кофе Перерывы для приема кофе – это хорошее время для того, чтобы отдохнуть. Но допустим, что вы не слишком перенапряглись. Может быть выучить пару иностранных слов? Может написать неприятное для вас, но столь необходимое письмо в ваш банк с объяснением, почему вы не внесли в срок очередной взнос за кредит, выданный вам в рассрочку? Может быть позвонить зубному врачу и договориться о приеме, не дожидаясь, пока у вас выпадет ваша временная пломба? Настоящая цена обеда Если ваша работа, связана с коммерцией, то клиент является важной фигурой и поэтому обед с ним – это составная часть вашего трудового процесса. Однако для большинства обед – это лишь огромная трата времени. Обед прибавляет большинству людей калории и расходы, без которых они могли бы вполне обойтись. Многие врачи категорически возражают против того, чтобы люди полновесно питались три раза в день и рекомендуют либо пропускать обед, либо сводить его к минимуму. Обеденный перерыв открывает огромные возможности для того, чтобы многое сделать, пока телефоны молчат, а другие люди заняты. С другой стороны, если у вас было много работы в первой половине дня, то обеденный перерыв предоставляет вам единственную возможность свободно вздохнуть. В этом случае, если вы сократите ваш обеденный перерыв, вы снизите эффективность вашей работы в конце рабочего дня. Может быть вам стоит прогуляться, а если есть такая возможность, то и выкупаться. Новый руководитель крупного торгового предприятия решил отказаться от обеденного Перерыва. Он счел, что его ответственная работа требует от него, чтобы он постоянно был на месте. Поэтому в обеденное время он сидел на своем рабочем месте, заглатывая бутерброд. Через несколько недель такой жизни он стал раздражимым, рычал на своих коллег и не мог сосредоточиться на решении важных дел. Я убедил его в том, что ему необходимо не спеша обедать за пределами своего кабинета, чтобы восстановить энергию и внутреннее спокойствие. Он приобрел привычку ходить на обед каждый день с разными людьми. Некоторые из них были его друзьями, но так как он постоянно менял своих сотрапезников, то он постепенно познакомился в непринужденной обстановке со всеми своими подчиненными. Теперь, когда он обращался к ним по работе, у него было преимущество: он мог с ними общаться, как с хорошими знакомыми, с которыми он съел не один пуд соли. Несмотря на то, что его обеды порой затягивались, он проявлял осторожность и старался не переедать, так как иначе он начинал клевать носом во второй половине дня. Как начальник он понял: не важно, что ты ешь, важно, с кем ты ешь и о чем говоришь во время еды. Как использовать время ожидания Если вам приходится ждать автобус или поезд, вы также можете плодотворно использовать это время. Конечно, вы можете почитать газету. Но, допустим, вы всю жизнь хотели читать классическую литературу. Многие из этих книг опубликованы в карманных изданиях. Может быть вам и не понравится читать "Дон Кихота", стоя на стоянке автобуса или на платформе железной дороги, но почему бы вам не сделать такую попытку? Ожидание может помочь вам решить некоторые особенно запутанные проблемы, которые беспокоят вас. Постарайтесь обдумывать их поэтапно. Сначала постарайтесь восстановить в вашем уме один за другим все аспекты этой проблемы в целом. Затем, если у вас есть время, постарайтесь рассмотреть одну из сторон этой проблемы, уделив ей, допустим, пять минут. Возможно, вы не сумеете решить всю проблему, но вы запустите в действие механизм решения. Пусть на вас работает ваш сон Когда вы должны ложиться спать? Если вы решили вставать рано, значит ли это, что вам следует рано ложиться спать? Самый большой отрезок времени, имеющийся в вашем распоряжении – это часы сна. Не проспите ли вы вашу жизнь? Некоторые врачи считают, что расходы на сон часто превышают физиологические потребности многих людей. Когда эти люди меняют свои привычки, они обнаруживают, что ни их здоровье, ни их работоспособность от этого не страдают. Поэкспериментируйте, сократив ваш сон на полчаса. Попытайтесь привыкнуть к сокращенному сну в течение нескольких дней. Если вы сохранили прежнюю работоспособность, то это значит, что вы получите целую неделю и еще 14, 5 часов бодрой и активной жизни дополнительно в течение года. Существуют большие перепады в потребностях во сне у разных людей и даже у одного и того же человека. Продолжительность сна в выходные дни у человека отличается от его продолжительности в будние дни. Необычное физическое напряжение может потребовать дополнительного времени для сна. Вы можете использовать часть времени, проводимого вами во сне, с пользой для себя, как только поймете, что многие физиологические функции человека продолжают работать даже в сонном состоянии. Сновидения свидетельствуют о том, что подсознание человека продолжает работать, даже пока он спит. Почему бы не заставить его работать на вас? Вот как это можно сделать. Поставьте вашему подсознанию вопрос перед тем, как вы погрузитесь в сон. Выберите такую проблему, которая требует много часов работы. Не пытайтесь тратить на нее время, разбирая ее сознательно, но ожидайте, что получите осмысленный ответ, когда вы проснетесь. Многие люди применяли такой метод и получали хорошие результаты. Однако, как только вы почувствуете, что мысль об этой проблеме не дает вам спать, постарайтесь немедленно выкинуть ее из головы. Как отменить закон Паркинсона Сон можно уподобить работе, которую природа заставила человека выполнять каждый день по восемь часов. Мы с вами попыталась придумать способы, как можно использовать часы, отведенные на эту непродуктивную "работу" в ваших интересах. А что делать, если вам не нравится и та работа, которую вы ежедневно выполняете в бодрствующем состоянии в течение восьми часов? Даже если вы работаете лишь для того, чтобы заработать деньги, можно ли сделать так, чтобы вы не просто убивали на работе время? Недавно я разговаривал с одним молодым человеком, который разводит рыбок. Он увлекся этим делом еще в десять лет. Возможно, потому что хобби является главным делом его жизни, (он тратит на рыбок по три часа в день), юноша вполне удовлетворен тем, что выполняет очень скромную техническую работу в администрации штата. Заполняя различные карточки в канцелярии, он постоянно размышляет о своих будущих планах разведения рыб. Например, недавно он решил разводить редкий африканский экземпляр, занесенный в "Красную книгу". Молодому человеку пришлось поломать голову над тем, что ему надо сделать, чтобы вырастить в своих домашних условиях обитательниц африканских рек. Его работа дает ему деньги и одновременно массу свободного времени для того, чтобы обдумать свои планы для реализации своего хобби. Писатель Готорн является ярким примером, как многого можно достигнуть, даже если вы занимаетесь скучной работой. Он много лет прослужил в таможне города Сейлем в штате Массачусетс и написал четыре романа, включая классическое произведение американской литературы "Алая буква". Я думаю, что если люди выполняют работу, которую они должны делать и за которую они получают вознаграждение, это еще не является причиной того, что они постоянно заняты своими делами. Я всегда старался дать людям, которые работали на меня, возможность хорошо использовать время, имевшееся в их распоряжении. Окончив дело, они занимались спортом, читали. Я всегда отпускал их домой до окончания рабочего дня, как только они справлялись со своими заданиями. Стремление держать людей за их письменными столами, даже если им нечего делать, порождает у людей плохие привычки и болезненные психологические явления. Не удивительно, что работа растягивается во времени, отведенном для ее исполнения, как доказал в своей знаменитой книге Норкоут Паркинсон. Я думаю, что настало время отменить закон Паркинсона, открыть людям возможность быстро выполнять рабочие задания и позволять им заниматься собственными делами. Если ваша работа не имеет "пределов", то всегда можно придумать неограниченное количество дел, которые можно сделать в ходе ее осуществления: сбор дополнительной информации, снятие копий с готовых материалов, тщательная уборка на полках и столах до устранения малейшей пылинки и малейшего пятнышка. Имея в своем распоряжении определенное время для исполнения той или иной работы, люди без особой нужды делают ее более продолжительной. Выделение заранее определенной порции времени для осуществления работы не стимулирует творческого настроя в ходе ее осуществления. Паркинсон был прав, когда утверждал, что работа растягивается до тех пор, пока не заполнит время, имеющееся в вашем распоряжении, потому что вам необходимо заполнять чем-нибудь время, если вы не можете пойти домой до конца рабочего дня. Постарайтесь убедить вашего начальника в том, чтобы он разрешал вам уходить домой, как только вы сумеете завершить работу. Подскажите ему, что у вас появится стимул быстрее выполнять его задания, если вы будете за это вознаграждаться ранним возвращением домой. Если вы в этом не преуспеете, постарайтесь, чтобы он разрешил вам читать книги, писать ваши личные письма, пока вы сидите за прилавком в магазине, за столом в приемной или на вахте. Что можно сделать за одну свободную минуту Вы можете значительно продвинуться в исполнении ваших жизненных программ, если готовы воспользоваться каждой свободной минутой, которая попадается на вашем пути и превращать ее в трамплин для прыжка к вашим целям. Я думаю, что в этом вам поможет постановка "задач повышенного внимания", решение которых может длиться от недели до пары месяцев. Постарайтесь каждый день осуществить хотя бы одно дело из категории "А" для реализации одной из "задач повышенного внимания". У одной домашней хозяйки "задача повышенного внимания" сводилась к тому, чтобы каждый день готовить новое овощное блюдо. Она заранее составляла расписание на неделю вперед и на каждый день у нее был готов очередной овощной рецепт. Так она осуществляла свою заветную мечту. Одна пара, страдавшая от одиночества, составила программу возобновления старых знакомств и развития новых связей на месяц вперед. В конце каждой недели по субботам и воскресеньям муж с женой по очереди принимали своих друзей или ходили к ним в гости. В этом состояла их "задача повышенного внимания". Осуществление "задач повышенного внимания" может также помочь вам постепенно достичь поставленных целей. Коммивояжер может ставить перед собой задачу найти хотя бы одного крупного заказчика в течение дня. Начальник цеха по сборке автомобилей может поставить себе задачу проверить качество хотя бы одного автомобиля, лично проехав на нем от заводских ворот до дома. Журналист может записывать хотя бы три идеи, которые впоследствии он бы мог разработать на досуге. Начальник может выделить хотя бы две минуты в день, чтобы постараться поближе познакомиться хотя бы с одним сотрудником. Для всех этих занятий можно всегда найти небольшие периоды времени, если только вы будете постоянно помнить о том, что вам надо сделать еще один шаг для решения "задач повышенного внимания". Иногда для этого может потребоваться не более одной минуты в течение дня. Допустим, одной из ваших жизненных целей является интеллектуальное развитие. А для развития вашего интеллекта вы решили расширить ваш словарный запас. Вам понадобится всего одна минута для того, чтобы найти в словаре хорошее слово, узнать его значение и придумать пару предложений, в которых встречается это слово. Постарайтесь употребить это слово пару раз в разговорах в течение дня. Гимнастику для мышц лица можно проделывать во время приготовления еды или дозваниваясь по телефону. Если вы будете помнить о необходимости решать "задачу повышенного внимания", то вы найдете немало небольших отрезков времени, в течение которых вы сможете осуществлять различные интеллектуальные занятия или физические упражнения. Решение этих "задач повышенного внимания" не только помогут вам приблизиться к реализации ваших заветных целей, но и придадут вам бодрость духа. Вы увидите, что каждый день вы приближаетесь к осуществлению ваших жизненных целей. Для того, чтобы ваши особые задачи постоянно были в поле вашего внимания, вы можете записать их на отдельном листке и держать его в кармане пиджака. Можно держать эту запись и постоянно перед глазами. Я предложил одному моему клиенту, который слишком подолгу говорил по телефону, чтобы он сделал соответствующую надпись, которую мог бы все время видеть перед собой. Прикрепив к телефону листок с призывом к краткости в разговорах, он добился резкого выигрыша во времени. Одна домашняя хозяйка, которая имела привычку чрезмерно долго застревать на кухне за различными делами, повесила плакатик на стену: "Убирайся с кухни и займись чем-нибудь интересным!" Итак, вы говорите, что у вас нет времени? Бросьте себя дурачить!

Глава 9.

Как распределять приоритеты Мне потребовалось несколько месяцев, чтобы отгадать главный секрет того, как можно делать больше в течение каждого дня Когда я стал искать способы более эффективного использования времени, я стал расспрашивать людей, добившихся высокого положения, в чем причина их успеха. Я помню, как вице-президент компании "Стандард ойл оф Калифорниа" ответил мне: "Просто я всегда держу под рукой список необходимых дел. Сначала я пропустил этот ответ мимо ушей, даже не подозревая о его значении. На следующий день я отправился в крупный город, чтобы провести там семинар по вопросам контроля над временем. Там мне довелось пообедать с одним предпринимателем, который фактически держал весь этот город в своих руках. Он был председателем правления газовой и электрической компании, президентом пяти промышленных фирм и совладельцем дюжины других предприятий. По всем меркам он был олицетворением успеха в предпринимательстве. Я задал ему тот же самый вопрос о том, каким образом он успевает много сделать, и получил тот же ответ: "Это – легко. У меня есть список "Что надо сделать". Но это был необычный список. Он сказал мне, что для него этот список был игрой. Когда он приходил утром на работу, то прежде всего составлял список дел, которые он хотел бы сделать в течение дня. Вечером он проверял, что из этого списка осталось невыполненным, и определял счет игры с самим собой. Его целью было добиться "сухого" счета, чтобы ни одно из намеченных дел не осталось нереализованными. Он играл в список "Что надо сделать", как иные играют в лотерею. Он вычеркивал номер за номером по мере того, как в течение дня открывались возможности для выполнения различных дел: ведя намеченные разговоры по телефону, делая запланированные замечания во время выступлений на заседаниях, обсуждая планы с женой вечером. Он всегда старался начинать с самого важного. В конце же дня он делал такие звонки, писал такие письма или осуществлял такие дела, которые не были самыми важными, но могли сделать его счет "сухим". О списке "Что надо сделать" вспоминали снова и снова преуспевавшие бизнесмены и крупные правительственные служащие, с которыми я беседовал. Поэтому на одном из моих семинаров я спросил присутствовавших, кто из них составлял подобные списки. Оказалось, что почти все. Тогда я задал им вопрос, сколько из них добросовестно составляли такие списки каждый день, размещали дела в порядке их важности, вычеркивали дела по мере их исполнения. Я обнаружил, что лишь меньшинство вели такие списки каждый день. В то же время многие составляли подобные списки, лишь когда у них было особенно много дел, и они боялись забыть некоторые из них, а для их исполнения у них было мало времени. Список каждодневных дел Люди, занимающие высокое положение, и люди, занимающие скромное положение, – все знают о списках "Что надо сделать". Разница между ними лишь в том, что люди, оказавшиеся наверху, используют списки "Что надо сделать" каждый Божий день и применяют его для того, чтобы более продуктивно контролировать свое время. Люди же, не достигшие вершин, знают об этом инструменте, но не умеют им правильно пользоваться. Главный секрет умения делать больше и делать лучше -это составлять список "Что надо сделать" каждый день, держать его постоянно перед глазами и использовать его в качестве гида во время вашего дневного перехода. Так как список "Что надо сделать" является существенным инструментом, помогающим контролировать время, давайте рассмотрим его более внимательно. Он предельно прост: его заглавие – "Что надо сделать", потом – перечень различных дел, которые вы собираетесь сделать. Обращение с ним тоже несложно: вычеркивайте дела, которые вы выполнили, добавляйте новые дела, если в этом возникает необходимость, перепишите его заново к концу дня или раньше, если его станет трудно читать. Одним из секретов успеха является умение сохранять эти списки. Для этого лучше держать их вместе и не писать на разрозненных клочках бумаги, которые теряются. Может быть вам лучше записывать их в одной записной книжке, или хранить эти списки в специальном блокноте, или в особой папке. Я знал одну женщину, которая никогда не покупала платья, если в нем не было кармана, в котором она могла бы держать свой список "Что надо сделать". Одна домашняя хозяйка постоянно теряла списки, которая она составляла. Она больше тратила времени на поиски вчерашнего списка, чем на составление сегодняшнего. Чтобы помочь ей взять время под контроль, я сложил все ее списки в записную книжку. Благодаря этому она могла постоянно пополнять свои текущие списки делами "А", оставшиеся невычеркнутыми в предыдущих списках. Что должно быть в списке Должны ли вы записывать все, что вам надо сделать, включая обычные дела? Должны ли вы включить в список лишь дела исключительные? Нужен ли вам список, в котором будет упомянуто только то, что вы сможете сделать сегодня или только то, что вы непременно решили сделать сегодня? Существует много вариантов, и у различных людей существуют разные способы решений. Я рекомендую вам, чтобы вы не включали в список обычные дела, а включали лишь те, которые сегодня имеют для вас большое значение и могут остаться несделанными без особого внимания с вашей стороны. Не забудьте включить дела, относящиеся к решению ваших жизненных целей, в ваш список "Что надо сделать". Хотя может показаться странным увидеть перечень таких дел, как "начать изучение французского" или "найти новых друзей" в том же списке, в котором будет упомянуто: "купить открытку для поздравления с днем рождения" или "принести домой пакет молока", но это будет лишь означать, что вы хотите этим заняться в один и тот же день. Если вы будете пользоваться вашим списком "Что надо сделать" для работы над следующими списками, вам надо, чтобы там были упомянуты и ваши долгосрочные проекты. Таким образом вы не забудете их в момент принятия решений и поэтому будете работать над ними. Прежде чем вы начнете выполнять задания вашего списка, просмотрите его и подумайте какие дела вы можете поручить другим. Речь не идет о няне для ухода за вашим ребенком или ваших подчиненных. Подумайте о том, не помогут ли вам справиться– с этими делами люди, находящиеся в положении равном с вами или даже ваше начальство: не смогут ли они сделать эти дела быстрее и легче, или хотя бы предложить вам более простые и короткие пути решений стоящих перед вами проблем. Если это позволяют условия вашей работы, то вы можете попытаться составить список необходимых дел к концу каждого дня. Если это возможно, обязательно сделайте так. Не исключено, что вы заранее знаете о невозможности выполнить все намеченные дела. Когда у вас в списке слишком много дел, то лучше заранее выбрать дела, которые можно выполнить, и дела, которые вы не сможете сделать, что лучше делать, (а что не делать), чем положиться на волю случая. Я хочу особо подчеркнуть: вы должны определить приоритеты. Некоторые люди хотят включить в списки как можно больше разных дел. В результате у них высок процент выполнения их планов, но эффективность их деятельности низка, потому что задания, которые они выполняют относятся к группе "В". Другие люди любят начинать выполнять дела по порядку в строгом соответствии с их очередностью в списке, не зависимо от значимости этих дел. Самое лучшее – это взять ваш список и поставить возле каждого дела "А", "Б" или "В" в зависимости от их важности для вас. Постарайтесь внимательнейшим образом отнестись к распределению приоритетов. Я знаю одного человека, который любил раскрашивать записи в списке и помечал менее значимые дела черным цветом, а более значимые – красным. Для людей, которым нелегко придерживаться приоритетного распределения дел, я рекомендовал разделять список на три листка: на первом записывались дела "А", на втором -дела "Б", а на третьем – многочисленные дела из группы "В". При этом списки "А" и "Б" помещались поверх списка "В". Поэтому всякий раз, если вы обращались к списку "В" прежде, чем дела из первых списков не были завершены, вы осознавали, что используете свое время не самым лучшим образом. Дела, упомянутые в списке "Что надо сделать", можно группировать по-разному. Их можно распределить в зависимости от характера дел: "поговорить по телефону", "написать", "подумать", "принять решение", "продиктовать". Вы можете объединить ваши дела по сходству содержания дел (допустим, "о загрязнении окружающей среды") или по общему месторасположению (несколько ваших клиентов, проживающих в одном и том же месте). Можно объединить вместе дела, относящиеся к одному и тому же лицу (несколько дел, требующих внимания вашего начальника). Не переживайте, если вы не смогли выполнить все в вашем списке А теперь начинайте работать по списку, выполняя задания "А" до того, как приступили к делам "Б", а Дела из категории "Б" исполняйте до того, как сделаете дела "В". Возможно, что иногда вы выполните все дела из вашего списка, но скорее всего у вас не хватит времени, чтобы справиться со всеми. Если вы делаете их в порядке их значимости, то и в этом случае может так получиться, что вы не сделаете все дела "А". Иногда вы сможете сделать дела "А" и "Б". Другой раз – все дела "А", "Б" и лишь несколько дел "В". Лишь редко вы сможете добраться до конца вашего списка. При выполнении списка важна не сокрушительная победа над ним, а ваше активное участие в правильном использовании времени. Если вы справились с выполнением дел из группы "А", не спешите переходить к делам "Б" и "В", а подумайте: не включить ли в список другие дела "А", о которых вы думали, но не включили, например, переделку вашей системы досье, завершение чтение "Войны и мир", выбор подарка вашей тете на день рождения. Раз уж у вас появилось дополнительное время, почему бы не начать эти дела сегодня? Многие служащие, домашние хозяйки и научные работники приходили на мои семинары, потому что хотели, чтобы "их организовали". Через пару месяцев большинство из них сообщало, что они "стали более организованными" благодаря тому, что они регулярно определяли задания на день и распределяли их в порядке важности. Заведующая санитарной частью в одной больнице, обнаружив, как ей помогает в работе определение заданий и распределение приоритетов, решила использовать этот же метод в домашних делах. Правильное использование времени пригодится не только на работе, но и дома. Нет необходимости внедрять трудовой ритм в домашнюю жизнь, но вы сможете лучше организовать выполнение необходимых дел с помощью списка "Что надо сделать" и, избавившись от них, сумеете лучше расслабиться. Если вы будете делать больше дел "А" и меньше дел "В", то ваши ценности постепенно изменятся. Старые дела из категории "А" будут давать стимул для появления новых дел "А" и "Б", а старые дела "Б" уходить на второй план и превращаться в дела "В". Некоторые же дела "В" вы будете постепенно удалять из вашего списка. Как делать больше наиболее значительных дел Изменения в иерархии ваших ценностей отражают не только перемены в ваших вкусах, но и ваше самосовершенствование. Допустим, год назад посещение филателистической выставки было для вас делом "А". Но сейчас у вас изменились вкусы, и курсы кройки и шитья, которые были для вас год назад делом "Б", переместились в группу "А". Еще полгода назад выполнение простых уроков художественного шитья было для вас делом "А". Однако с тех пор вы достигли больших успехов и придерживаться приоритетов полугодовой давности означало бы застыть в вашем развитии как мастера кройки и шитья. Коммивояжер, который постоянно повышает объем своих торговых операций, в нынешнем году уже не будет считать контракты в 100 долларов делами из группы "А". Теперь его главной целью будут контракты в 250 долларов и выше, сделки менее 250 долларов перейдут в категорию "Б", а заказы менее 100 долларов будут делами "В" При этом, если коммивояжер будет постепенно отказываться от ряда дел из категории "В", то он сможет больше усилий посвятить наиболее выгодным контрактам из группы "А". Мой опыт свидетельствует о том, что большинство коммивояжеров только выиграют, если они на 20 процентов сократят число своих клиентов, сосредоточившись на наиболее прибыльных и перспективных. Возможно, осваивая контроль над временем, вашим делом "А", на первых порах станет изучение того, как вы тратите каждые пять минут. Только так вы сможете разобраться, куда у вас уходит время. Однако по мере того, как вы добьетесь совершенства в анализе ваших расходов, постоянное самонаблюдение за расходом времени станет для вас делом "В", а потом будет осуществляться автоматически. Правда, если вы снова пожелаете проверить или усовершенствовать ваш контроль над временем, то наблюдение за расходованием вами драгоценных минут снова может стать делом "А". Человек, который научился правильно расходовать время, не будет тратить его попусту, придерживаясь устаревших целей или пытаясь довести до абсолютного совершенства одно из дел "А". Он будет стремиться осуществить каждое дело "А" и будет помнить, что как только он решил, каким образом ему стоит использовать время, он должен немедленно воплотить в жизнь свое решение.