Системное решение проблем

Текст добавлен: 6 октября 2016, 04:51

Текст книги "Системное решение проблем"

Автор книги: Юрий Лапыгин

Жанр:

Управление, подбор персонала

сообщить о нарушении

Текущая страница: 2 (всего у книги 16 страниц) [доступный отрывок для чтения: 6 страниц]

Назад к карточке книги

2.2. Ментальные возможности

Окончательное решение всегда принимается интуитивно. В противном случае все проблемы смогли бы решить математики.

Брюс Хендерсон

Специалисты считают, что память человека (уже на стадии эмбриона) начинает работать через 20 недель после зачатия.

Мы рождаемся с полным запасом нервных клеток, но до 70 % из них отмирает в первый год жизни: некоторые из них укрепляются в результате использования, а другие исчезают, по мере того как мы осваиваем мир.

Наш мозг состоит из более 100 миллиардов нейронов (нервных клеток), связи между которыми, в полном соответствии с логикой системного мышления, даже важнее, чем сами нервные клетки: у одного нейрона может быть до 100 тысяч связей. В целом в коре головного мозга человека возникает более миллиона миллиардов связей. Это очень много. Представьте себе: если отсчитывать по одной связи в секунду, то на этот счет потребуется 32 миллиона лет.

Полученная мозгом информация не исчезает бесследно – она переходит из активной памяти в пассивную, откуда иногда ее удается извлечь. Возрастное ослабление памяти связано не столько с физической гибелью нейронов, сколько с нарушением контактов между ними.

Считается, что человек использует не больше 10 % врожденных возможностей своей памяти. Остальные 90 % пропадают, потому что он не всегда может воспользоваться естественными законами запоминания, в основе которых лежат впечатления, повторения и ассоциации.

Задача мозга состоит в том, чтобы из огромного потока получаемой им сенсорной информации извлекать образы и ощущения. Поэтому восприятие проблемы может варьироваться от индивидуума к индивидууму и испытывать влияние своих или чужих эмоций. Так, например, при обсуждении чертежей нового изделия там, где конструктор видит изящную форму и творческое решение, технолог отмечает сложности обеспечения заданных параметров в процессе изготовления, а специалисты в области подготовки производства – проблемы изготовления технологической оснастки. Директор же слушает их всех и думает о том, как производство нового изделия отразится на его карьере.

Однако выделим системные свойства проблем.

2.3. Проблема как система

Препятствие – это то, что держит вас и не дает достичь цели или усложняет решение проблемы.

Р.Э. Ален, С.Д. Ален.
Винни-Пух решает проблемы

Приведем ряд определений понятия «проблема», которые можно встретить в различных источниках.

• «Под проблемами обычно понимают противоречия, требующие разрешения, это своего рода трудности по преодолению трудностей».[3]3
Лапыгин Ю.Н. Основы управленческого консультирования. – М.: Академический проект, 2006.

[Закрыть]

• «Проблема – понятие, характеризующее разницу между действительным и желаемым состоянием объекта».[4]4
Фатхутдинов Р.А. Управленческие решения. – М.: ИНФРА-М, 2001.

[Закрыть]

• «Проблема – теоретический или практический вопрос, требующий разрешения, исследования».[5]5
Словарь иностранных слов. Изд. 15-е, испр. – М.: Русский язык, 1988.

[Закрыть]

• «Проблема – ведущее противоречие цели и ситуации, определяющее движение или изменение ситуации в направлении цели. Иначе говоря, проблема – это противоречие, требующее первоочередного разрешения».[6]6
Лафта Дж. К. Управленческие решения: Учебное пособие. – М.: Центр экономики и маркетинга, 2002. С. 13.

[Закрыть]

• «Наличие проблемы – критическое рассогласование между желаемым положением и реальным».[7]7
Там же. С. 13.

[Закрыть]

Попробуем на основе вышеизложенного сформулировать общее определение.

Проблема есть неудовлетворительное состояние системы (организации, подразделения и т. п.), некоторое противоречие, требующее разрешения.

В некоторых случаях мы склонны называть проблемами некие симптомы, являющиеся признаками существования отклонений от нормы, что, в свою очередь, и является проблемой, но сами по себе симптомы не содержат противоречий или выраженных причинно-следственных связей. Например, боль в плечевом суставе не обязательно связана с повреждением сустава, а может быть связана с ущемлением нерва между позвонками позвоночника.

Проблемой также является связь между двумя явлениями, содержащая в себе противоречие и носящая деструктивный характер по отношению к целям системы. Например, проблема, связанная с ущемлением позвоночного нерва, возникла по причине гиподинамии, обусловленной сверхурочной продолжительной работой, цель которой заключается в стремлении заработать больше денег для поездки на курорт.

Другими словами, проблема – это система, состоящая из противоречий факторов внутренней и внешней среды, проявляющихся в неудовлетворительности совокупности связей, которая сдерживает достижение цели.

Глава 3. Типология проблем

Главную проблему крупных корпораций можно описать одним словом – менеджмент. Для ее решения понадобятся три слова: управление без менеджеров.

Ричард Кох, Ян Годден

3.1. Проблемная ситуация

Обычно препятствия ограничивают возможные решения или навязывают определенные мнения, которые приходится учитывать при решении проблемы.

Р.Э. Ален, С.Д. Ален.
Винни-Пух решает проблемы

Из теории систем известно, что привнесенное в них разнообразие увеличивает их потенциал. Но вместе с тем внесение разнообразия понижает стабильность системы, приводит к отклонениям от нормы. Когда указанные отклонения приобретают уродливую форму, ведут речь о патологии. Патологические изменения[8]8
Кордон С.И. Организационная патология. – Пермь, 1997.

[Закрыть] возникают не сразу, а в результате системных отклонений от нормы. Например, если руководитель раз за разом откладывает принятие управленческого решения, то затем это становится нормой, которая звучит примерно так: бумага должна отлежаться (решение должно созреть). И даже в тех случаях, когда решения следует принимать незамедлительно, продолжает срабатывать эта норма: бумага должна отлежаться.

Система претерпевает патологические изменения в силу неспособности ее элементов адекватно воспринимать происходящие изменения. Неадекватность восприятия обусловлена давлением ментальных моделей, а также физиологическими способностями людей.

Начинаются патологические изменения с нарушений взаимодействия внутри системы.

Источники отклонений от нормы могут находиться как на границе между внешней средой и системой (на входе и выходе), так и в составе самой системы, а также на линиях связей между ее элементами.

На входе в систему патология возникает как реакция на воздействие внешней среды и регулирующие воздействия управляющей системы. На выходе из системы она проявляется в несоответствии ожиданий внешней среды реальным потокам продуктов жизнедеятельности системы. Примером может служить зарплата «в конвертах». При приеме на работу человеку сообщают о такой системе оплаты труда, и он воспринимает это как проблему. Внешняя среда в лице, например, налоговых органов также воспринимает подобную ситуацию как проблему.

Модель состава системы претерпевает патологические изменения в силу неспособности ее элементов адекватно воспринимать происходящие в системе изменения. Например, в процессе приватизации государственной собственности в 90-х гг. прошлого столетия в России только часть граждан страны сознательно хотели стать собственниками, что подтверждается социологическими опросами,[9]9
Лапыгин Ю.Н., Эйдельман Я.Л. Мотивация экономической деятельности в условиях российской реформы. – М.: Наука, 1966.

[Закрыть] в соответствии с которыми более 60 % населения были настроены патерналистски,[10]10
Патернализм в данном случае представляет собой явление, при котором люди добровольно перепоручают заботу о своей судьбе кому-либо: президенту, директору, соседу по даче и т. д.

[Закрыть] то есть не желали нести ответственность не только за свою собственность, но и за свое будущее. В итоге собственниками стали те члены социально-экономической системы, которые были способны адекватно воспринять происходящие в обществе реформы.

В отношении связей между элементами системы можно сказать, что они как место зарождения патологии в первую очередь отражают борьбу, происходящую внутри системы за различные ресурсы (время, энергию, информацию, финансы и т. д.). Например, те же отношения собственности в период экономических реформ стали основным источником формирования отклонений от нормы в потреблении благ, когда «братва» стала носить огромные золотые цепи на шее и ездить исключительно на джипах.

Чтобы, образно говоря, лечить заболевание системы, необходимо выяснить источник возникновения патологии и причины, которые способствуют ее сохранению.

Как показывают наблюдения, подавляющее количество патологических изменений находится внутри самой системы, а не на границе ее раздела с внешней средой. Что же касается внутренних патологий, то большая их часть сосредоточена на линиях связей между работниками, составляющими основу организации как системы.

Некоторые симптомы патологии модели состава организации приведены в табл. 3.1.

Таблица 3.1

Патологии моделей состава

Из приведенной выше таблицы следует, что содержание отклонений от нормы разносторонне и – в зависимости от особенностей конкретной организации – может дополняться специфическими проблемами.

Проявление проблем организации осуществляется в исполнении функций, реализации внутренних организационных связей и функционировании структуры, осуществлении деятельности, выработке решений и исполнении внутренних правил организации. Проблемы и конфликты, возникающие в процессе жизнедеятельности организации, приведены в табл. 3.2.

Таблица 3.2

Патологии моделей структуры

Особенность проблемных изменений в организациях заключается в том, что причиной их возникновения является деятельность человека, который непрерывно создает себе и окружающим проблемы, без решения которых невозможно рассчитывать на «оздоровление организации» и развитие.

При описании проблемных ситуаций необходимо выявить полный объем знаний о потребностях организации и возможных средствах их удовлетворения. Сбор информации не может продолжаться до бесконечности и должен быть подчинен конечной цели – решению проблемы, поэтому в процессе сбора сведений целесообразно постоянно корректировать понимание проблемной ситуации, что позволит отсечь избыточную информацию и сократить поиск.

Процесс описания проблемной ситуации состоит из следующих этапов:

• фиксация ситуации (недостаточная и неупорядоченная информация о ней);

• предварительное описание (упорядочение имеющейся информации и осознание ее недостаточности);

• информационный поиск (получение дополнительной информации, которая приводит к ее разупорядочению);

• полное описание проблемной ситуации (получение достаточной и упорядоченной информации о ситуации).

Проблемная ситуация возникает в процессе познавательной деятельности субъекта, когда он встречает какое-то затруднение, преграду, направленные на некий объект. Например, собирая грибы, мы видим привлекательную поляну, но попасть на нее не можем, потому что глубокая лесная река преграждает нам путь, а идти в обход – далеко. Графическая модель такой ситуации приведена на рис. 3.1.

Проблемную ситуацию следует рассматривать как «разрыв» в деятельности, «рассогласование» между целями и возможностями субъекта. Она, по сути, представляет собой условия, порождающие проблему.

Проблемные ситуации возникают в следующих случаях:

• результаты деятельности не соответствуют желанным целям;

• ранее выработанные, теоретически обоснованные и практически проверенные методы решения не дают должного эффекта или не могут быть использованы;

• в практической деятельности обнаруживаются факты, которые не укладываются в рамки существующих теоретических представлений, либо одна из частных теорий вступает в логическое противоречие с более общей теорией или другими областями жизни в пределах данной отрасли знаний (рис. 3.2).

Например, появление новых крупных конкурентов в нашем сегменте рынка приводит к тому, что объемы наших продаж снижаются, а традиционные методы рекламы не обеспечивают изменения ситуации в лучшую сторону.

Для корректной постановки проблемы необходимо понимание проблемной ситуации, которое трактуется как усвоение смысла и способности ее воспроизведения.

Здесь требуется адаптация общего знания к конкретному объекту. Перегруппировка и адаптация информации, как правило, осуществляется в виде переформулировки описания проблемной ситуации, так как оно оказывается противоречивым.

Кроме того, при переформулировании надо учесть, что описание проблемной ситуации фиксирует не только элементы и структуру, но и эмпирический базис, ментальные модели. Полезно поставить вопрос: как еще можно составить описание проблемной ситуации, какими средствами, с учетом каких мотивов и установок?

Необходимой предпосылкой для использования имеющейся информации с целью получения дополнительных или новых сведений о проблемной ситуации является способность постановщика проблемы к особой перегруппировке и адаптации информации, содержащейся в описании проблемной ситуации.

Графической иллюстрацией подобной процедуры является изображенное на рис. 3.3 преобразование первоначальной структуры описания проблемной ситуации (состояние А) в иерархически систематизированную структуру (состояние Б).

В результате либо описание проблемной ситуации дополняется новыми вопросами, которые возникают в процессе его анализа, либо совокупность вопросов систематизируется посредством выявления новых отношений между ними. Оперируя первым или вторым приемами, можно находить новые элементы и структуры проблемной ситуации.

3.2. Моделирование проблемной ситуации

Как много дел считались невозможными, пока они не были осуществлены.

Плиний Старший

Если представить себе проблему как иерархически упорядоченную совокупность вопросов, то ядром проблемной ситуации являются противоречия. Установить их иерархию и выявить среди них центральное удается, как правило, только на уровне теоретической схемы проблемы. Примером теоретической схемы может служить ментальная карта, от центра которой отходят «стволы» противоречий, на которых ветвятся проблемы.

Наиболее важными факторами, определяющими процесс формулирования проблемы, являются методологические установки (разграничение старого и нового, проблемного знания, содержащегося в описании проблемной ситуации) и ценностные ориентации, в которых методологические установки выступают в качестве принципов запрета или нормы.

Таким образом, генезис проблемы представляет собой последовательную реализацию следующих процедур:

• описание проблемной ситуации (создание исходной совокупности знаний о проблеме – например, ярко светит солнце);

• ее осмысление и понимание ее описания (установление смысла проблемной ситуации в структуре человеческой деятельности – например, дискомфорт, испытываемый от ярких солнечных лучей);

• формирование теоретической схемы проблемы (построение системы теоретических конструктов – например, солнце светит в глаза, потому что мы выбрали такое неудачное положение);

• формулирование проблемы (соотнесение ее теоретической схемы со структурой проблемной ситуации – например, неудачная позиция, занятая нами по отношению к солнцу, создает нам дискомфорт от его ярких лучей).

Однако нужно отдавать себе отчет в том, что на практике формулировки некоторых проблем не всегда позволяют увидеть причину и следствие, да и само существо проблемы. В данном случае под проблемами понимаются противоречия, требующие разрешения; трудности по преодолению трудностей.

В основание классификации проблем могут быть положены различные явления реальной действительности.

3.3. Матрица организационных проблем

Опыт – это воспоминания о проблемах, решенных в прошлом.

Р.Э. Ален, С.Д. Ален.
Винни-Пух решает проблемы

По типологии А.И. Пригожина, проблемы подразделяются на встроенные, социокультурные и ситуативные, а их формулировки – на назывные, причинно-следственные и антитезные.[11]11
Пригожин А.И. Методы развития организаций. – М.: МЦФЭР, 2003.

[Закрыть] Итак, в ходе проведения интервью встречаются три типа формулировок проблем.

1. Назывные – формулировки, состоящие из констатации факта, не содержащего причинно-следственной связи, или противоречия, как правило, состоящие только из причинной части, только из следственной части или из части какого-либо противоречия.

2. Причинно-следственные – формулировки, содержащие четко выраженную причинно-следственную связь.

3. Антитезные – формулировки, включающие два явления, одновременное существование которых есть нонсенс или признак патологии системы.

Схематически типология проблем представлена в табл. 3.3.

Таблица 3.3

Типология проблем

Необходимо добавить к этому списку сложную формулировку проблемы, суть которой заключается в том, что она включает в себя две и более причинно-следственные связи или несколько противоречий. Например, рассмотрим такую формулировку: «На предприятии решено организовать отдел маркетинга, не изменив функции отдела сбыта, которые определялись самими сотрудниками, а не вышестоящим руководством, что привело к дисфункции этого отдела как функционально подчиненного подразделения».

Первая часть – «на предприятии решено организовать отдел маркетинга, не изменив функции отдела сбыта» – антитезный тип формулировки.

Вторая часть – «функциональность подразделения была нарушена вследствие определения его функций работниками самого подразделения» – причинно-следственная формулировка.

Матрица организационных проблем представлена в табл. 3.4.

Таблица 3.4

Матрица организационных проблем[12]12
Лапыгин Ю. Н. Основы управленческого консультирования. – М.: Академический проект, 2006. С.155.

[Закрыть]

Встроенные в организацию проблемы – ряд противоречий, присущих организациям:

• между стабильностью организации и ее развитием;

• между целями субъектов и целеполаганием (работников);

• между формальными и неформальными отношениями;

• между трудом и оплатой труда;

• между текущей эффективностью и стратегическим развитием.

Избавиться от этих противоречий полностью невозможно, да в этом и нет необходимости, поскольку именно наличие противоречий является основой развития организаций. Главная задача управления – снять остроту этих проблем, направить количественную энергию, возникающую на стыках организационных противоречий, в русло целевых качественных изменений.

Социокультурные проблемы вызваны средой, в которой находится организация. Под средой в данном случае понимаются привычки, традиции, устоявшиеся взгляды, опыт и т. д. Преодоление этих проблем требует значительного времени, оно сродни воспитанию корпоративной культуры, системы ценностей, присущей данной организации.

Ситуативные проблемы связаны с нарушением какой-либо функции или связи, они зависят от ситуации в организации и ее окружения, поэтому каждый раз разные.

Часть 2
Постановка задачи решения проблем

Глава 4. Проблемно-целевое управление

Кто неправильно застегнул первую пуговицу, уже не застегнется как следует.

Иоганн Вольфганг Гёте

4.1. Анализ проблемной ситуации

В практике управления традиционно считается, что цель почти всегда очевидна и усилия надо сосредоточивать на поисках средств и путей ее достижения.

В. Ш. Рапопорт

Исследователи сходятся в том, что этапы системного анализа проблем развития организаций включают последовательность действий, представленных на рис. 4.1.

Схема формирования совокупности проблем организации (проблемного поля) приведена на рис. 4.2.

Вышеприведенная схема демонстрирует, как по мере роста количества и качества информации о проблемной ситуации в организации система из простого множества проблем (первичного каталога) трансформируется в структурированную проблемную область.

Структуризация проблемного поля позволяет выделить среди всего перечня проблем значимые (корневые и узловые, которые являются причиной возникновения других) и те, которые решаются автоматически при решении других проблем каталога (результирующие проблемы).

В итоге получаем граф проблем организации, из которого становится ясно, чем ей следует заниматься в первую, вторую и третью очередь. Главная проблема требует, как правило, стратегических решений.

К достоинствам рассмотренного подхода анализа проблем организации следует отнести относительную простоту и быстроту его реализации, но оценки, лежащие в основе этого подхода, содержат погрешности субъективных суждений экспертов.

Специалисты в области исследования систем управления рассматривают этапы постановки проблем в виде схемы, представленной на рис. 4.3.

Этап 1. Общее знакомство с проблемой, составление плана работы с указанием срока выполнения, исполнителей и основных источников, которые могут быть использованы. Например: общий спад производственно-хозяйственной деятельности организации воспринимается как проблема.

Этап 2. Установление «симптомов» проблемы, под которыми понимаются некоторые косвенные признаки или характеристики, указывающие на ее наличие.

Например: не хватает финансовых ресурсов для пополнения оборотных средств.

Этап 3. Сбор факторов, подтверждающих «симптомы»: выявление причин возникновения проблемы.

Например: воровство сырья и полуфабрикатов, нерациональные запасы на складах, рост цен на материальные ресурсы, нерациональная деятельность отдела сбыта и т. п.

Этап 4. Истолкование факторов (анализ всей релевантной[13]13
От relevant – «относящийся к делу» (англ.).

[Закрыть] информации).

Например: рост дебиторской задолженности обусловлен тем, что работники отдела сбыта пассивны во взаимодействии с организациями, осуществляющими оптовые закупки.

Наличие обратных последовательных этапов работы позволяет направить процесс формулирования проблемы по правильному руслу и постоянно его совершенствовать по мере выявления и накопления факторов.

При вскрытии существа проблемы большую помощь могут оказать следующие шаги:

• сбор и анализ данных, которые представляют недостатки системы;

• описание и анализ подсистемы, которая прямо порождает данные проблемы, в частности, оценку входа в подсистему на полноту, частоту, согласованность, надежность и точность;

• определение обратной связи, что даст возможность судить об отклонении, величине ошибки или недостатке системы;

• попытка установить зависимость элементов и свойств подсистемы в соответствии с очевидной, логической или причинной связями между ними;

• представление полной системы, в которой данная проблема является только частью;

• попытка связать между собой полную систему, относящиеся к делу подсистемы и проблему, как она определена.

Выполнение этих шагов создает возможность для формулирования проблемы.

Этап 5. Формулирование проблемы. Этот этап включает следующие шаги:

• составление исходной формулировки проблемы;

• ее осмысление в отношении различных частей проблемы;

• осмысление факторов, которые ее касаются;

• общее уточнение исходной формулировки проблемы – например, отсутствие системы стимулирования снижения дебиторской задолженности приводит к нехватке оборотных средств.

Формулирование проблемы называется исходной, или предварительной, постановкой, так как в ходе анализа и на его основании многие первоначальные положения могут быть пересмотрены или уточнены.

Перечень проблем, описывающих проблемную область, как правило, можно упорядочить методом парных сравнений, определяя наличие и направленность причинно-следственных связей между проблемами.[14]14
Лапыгин Ю.Н. Теория организации: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2007. С. 244.

[Закрыть] В результате получаем граф проблем организации, из которого следует, какую проблему решать в первую очередь. Главная проблема организации требует стратегических решений, что предопределяет формулирование соответствующих целей.

Пример построения графа проблем с целью выявления корневой проблемы предприятия приведен на рисунке 4.4.