Текст книги "Секретарское дело"

Автор книги: Юлия Петрова

сообщить о нарушении

Текущая страница: 10 (всего у книги 30 страниц) [доступный отрывок для чтения: 11 страниц]

5.3. Телефонограммы

Телефонограмма– это документ по оперативным вопросам, который передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются при необходимости срочного оповещения о деловых встречах, совещаниях и т. п. и особенно о каких-либо изменениях в ранее запланированных мероприятиях.

Телефонограмма должна иметь следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дату, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи, указание должностей и фамилий (либо только фамилий) должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму, номера телефонов организаций, передавших и получивших телефонограмму.

Телефонограммы составляются на специальных бланках либо на листе бумаги формата А5 в одном экземпляре.

Телефонограммы подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем.

Текст телефонограммы должен быть лаконичным (не более 50 слов), четким, с акцентом на конкретные факты, даты, время и место.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается список учреждений-адресатов с номерами телефонов.

Образец телефонограммы

5.4. Факсимильные сообщения

Факсимильные сообщения– копия документа на бумажном носителе, получаемая по каналам факсимильной связи.

По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как деловое письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат».

В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получать сообщения о доставке с указанием количества страниц отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.

Пример факсимильного сообщения

14.11.2005 №_61

На №________от_________

О согласовании проведения запланированной встречи

Уважаемая Оксана Анатольевна!

Хотим напомнить Вам о намеченной нами встрече по проведению обучающего семинара-тренинга, который должен состояться 16 ноября 2005 г.

Мы надеемся, что Вы не изменили свои планы и встреча состоится.

Факс, отправляемый иностранному партнеру, имеет определенные особенности:

1) иначе оформляется адресная часть;

2) номер факса, сведения о получателе и отправителе, дата отправления и количество страниц составляют единый блок;

3) указывается вид документа – «Fax-message».

5.5. Пресс-релизы

Появление пресс-релизов, как правило, сопровождает разного рода юбилейные даты, выходящие из общего ряда событий на фирме, научные открытия, благотворительные акции, осуществляемые компанией, другие заслуживающие внимания широкой публики мероприятия. В рыночных условиях данный жанр становится одним из ведущих в плане формирования имиджа фирмы, продвижения на рынке ее продукции, достойного противостояния в конкурентной борьбе. В западных корпорациях работа с пресс-релизами входит в сферу деятельности службы Public Relations и находится в ведении наиболее опытных, хорошо подготовленных специалистов. Крупные компании, широко используя данный жанр в своих целях, нередко для составления эксклюзивных пресс-релизов привлекают маститых «акул пера» со стороны, предусматривая в своем бюджете для этих целей значительные суммы.

Пресс-релиз– это краткое, актуальное, социально значимое письменное сообщение для средств массовой информации (СМИ) от имени руководства предприятия (организации, учреждения).

Значимость пресс-релиза как делового документа еще более возрастает в свете его многофункциональности. В этой связи функциональное назначение пресс-релизаможно определить следующим образом:

1) привлечение внимания потенциальной общественной аудитории к событиям и фактам, описываемым в его содержании;

2) побуждение потенциальной общественной аудитории к поиску дополнительной информации о предприятии, его деятельности, продукции и т. п.;

3) разработка (на основе содержащейся в документе информации) других информационных материалов;

4) расширение потенциальной общественной аудитории, проявляющей здоровый интерес к предприятию;

5) повышение роста осведомленности потенциальной общественной аудитории и на этой основе – обеспечение более позитивного отношения к предприятию.

Помните!

1. Пользуйтесь специальным бланком, предназначенным для пресс-релизов. Если у вас его нет, не забудьте указать в верхней части страницы: «пресс-релиз».

2. Постарайтесь ограничиться объемом в одну страницу формата А4. Если же объем пресс-релиза большой, то вам следует пронумеровать каждую страницу.

3. Всегда проставляйте дату на пресс-релизе, проконтролируйте, чтобы его заголовок был броским!

4. Абзацы должны быть короткими. В первом абзаце должно быть выражено основное содержание в одном или двух предложениях.

5. Печатайте с двойным интервалом, оставляя широкие поля с двух сторон.

6. Пометьте конец текста словом «конец», а затем добавьте имя человека, с которым можно связаться, и его контактный телефон.

5.6. Резюме

Цель резюме– подчеркнуть достоинства соискателя и, по возможности, сгладить недостатки. Недостатки студентов и выпускников вузов очевидны: отсутствие стажа, неопытность и пр. К достоинствам относятся энергичность, умение и желание учиться новому, стремление стать профессионалом и т. д.

По своему содержанию резюме должно быть:

1) целенаправленно деловым, т. е. характеризующим только те ваши качества, которые требуются именно для данной работы;

2) конкретным – указывающим факты и цифры, свидетельствующие о ваших достижениях;

3) подробным, чтобы потенциальный работодатель мог сделать логические выводы о ваших профессиональных данных;

4) достоверным – во избежание недоразумений, которые могут возникнуть при прохождении отборочных испытаний в случае, если выяснится, что кандидат сообщил о себе заведомо ложные сведения (например, указал отсутствующие компьютерные навыки, уровень владения иностранным языком или опыт работы по специальности);

Самый важный блок резюме: образование и опыт работы.

В разделе «Образование»необходимо указать не только оконченное учебное заведение, но и написать о стажировках, практикумах, семинарах, конференциях, в которых вы принимали участие. Можно отметить те доклады или курсовые работы, которые имели практическое значение. Нет необходимости перечислять похвальные грамоты, полученные вами в детском возрасте, а также курсы, не имеющие прямого отношения к предлагаемой должности.

У молодых специалистов раздел «Опыт работы»вызывает особые затруднения, так как их опыт крайне незначителен. В таком случае старайтесь показать даже не значительный опыт в данном направлении: прохождение практики в фирме или на предприятии и даже успешное выполнение разовых поручений в любой из областей.

Опыт работы укажите за последние 5-10 лет в обратном хронологическом порядке. при перечислении должностных обязанностей, выберите те, которые в большей степени требуются в данной должности. Излагайте свои функции, начиная с главных, заканчивая второстепенными.

Профессиональные навыки– подтверждение уровня своей квалификации путем описания всего, что знаете и умеете делать.

Уровень владения компьютером содержит сведения о ваших навыках работы на ПК (пользователь, опытный пользователь, оператор, программист), а также программах, средах, языках, базах данных, с которыми вы работали. Знание иностранных языков. Укажите все иностранные языки и степень, в которой вы ими владеете. Придерживайтесь следующих формулировок:

«в совершенстве»– знание языка на уровне носителя, владение синхронным переводом;

«свободно»– владение последовательным переводом, способность свободно общаться на иностранном языке в рамках любой тематики;

«хороший»– способность грамотно выразить свои мысли на иностранном языке, а также понять собеседника;

«разговорный»– общение на бытовом уровне, способность понять несложную речь, донести до собеседника известную информацию;

«базовый»– знание элементарных основ языка, общение на уровне «Как дела?», «Сегодня хорошая погода», способность понять простой.

Владение оргтехникой (мини-АТС, факс, ксерокс и т. д.).

Машинопись. Указать скорость ввода слепым десятипальцевым методом. Стенография.

Практическая психология, служебный этикет и протокол.

В графе «Личные качества»отметьте именно те качества, которые принципиально важны для выбранной должности и профессии.

В разделе «Дополнительная информация»обязательно укажите ваш уровень знания иностранного языка, а также компьютерных программ и Интернета. Если у вас имеются водительские права, а будущая должность связана с разъездами, также подчеркните это.

Зарплатав резюме обычно не указывается, поскольку она, как правило, зависит от результатов собеседования. Но вы вправе указать минимальный уровень желаемой зарплаты, чтобы вас не беспокоили предложениями более низкой ставки.

Дата составлениярезюме должна быть свежей. Старая дата выдает давность и безрезультатность ваших поисков работы, что побуждает работодателя к решению: «Никто не взял – и ты не бери».

Оформление документа осуществляется в соответствии с общими требованиями ГОСТ Р6.30-2003.

Рекомендуемыми реквизитами резюме являются:

1) адресат (15);

2) наименование вида документа (10);

3) заголовок к тексту документа (18);

4) текст документа (20);

5) подпись (22).

Правила оформления резюме.

1) резюме лучше разместить на одной странице формата А4, в крайнем случае – на двух (но только особо важную информацию);

2) текст должен быть набран на компьютере кеглем не менее 12 пунктов;

3) в резюме нет необходимости в декоративных деталях и разностильных шрифтах. Название разделов желательно выделить жирным шрифтом, можно с подчеркиванием. Границы полей следует сделать ровными, т. е. отформатировать текст «по ширине». Фон для текста должен быть белым;

4) если вы размещаете резюме в Интернете, следует учитывать особенности современной компьютерной обработки информации.

Помните!

Для того, чтобы составить грамотное и совершенное резюме можно воспользоваться помощью профессионалов. В Интернете на ресурсе «Резюме Банк» ( www.resume-bank.ru) это можно сделать быстро и качественно.

К одному из эффективных способов поиска работы относится мини-резюме, опубликованное в авторитетном специализированном периодическом издании. Одним из ведущих изданий, публикующих мини-резюме является газета «Работа сегодня», которая осуществляет рассылку каждого номера более чем в 1000 крупных компаний, а также автоматически публикует мини-резюме на сайте www.job-today.ru.

Пример резюме

Мини-резюме бухгалтера

Должность:Главный бухгалтер

Возраст:36 лет

Телефон:31-29-43 (дом.), 8-917-223-47-43, [email protected]

Образование:В 1992 г. окончила экономический институт факультет бухгалтерского учета и аудита, специализация – бухгалтер.

В 1995 окончила вечерние компьютерные курсы и получила специальность – оператор ПК.

Специальность:Бухгалтерский учет и аудит

Опыт работы:

06.1995-04.2005 ООО «Мир компьютеров»

Должность: бухгалтер

Обязанности: Начисление зарплаты

Работа с текущими счетами

Профессиональные навыки: Знание программ «Парус», «1С: Бухгалтерия», СПС «КонсультантПлюс»

Адрес:410040, ул. Топольчанская, д.45/47, кв. 23

Дата составления резюме:18 мая 2005 года.

5.7. Доверенности

Согласно ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) (части первая, вторая и третья) (с изм. и доп. от 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997 г., 8 июля, 17 декабря 1999 г., 16 апреля, 15 мая, 26 ноября 2001 г., 21 марта, 14, 26 ноября 2002 г., 10 января, 26 марта, 11 ноября, 23 декабря 2003 г., 29 июня, 29 июля, 2, 29, 30 декабря 2004 г., 21 марта, 9 мая, 2, 18, 21 июля 2005 г., 3, 10 января, 2 февраля 2006 г.) доверенность– письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицам.

От имени юридического лица доверенности выдаются гражданам совершать юридически значимые действия в интересах организации: заключать договоры, представлять его интересы, сопровождать грузы и т. д.

Ряд сделок требует нотариального удостоверения доверенности.

В соответствии с ГК РФ к нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются:

1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;

2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) это; части, соединения, учреждения или заведения;

3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;

4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем соответствующего органа социальной защиты населения.

Доверенность на получение заработной платы и других платежей, связанных с трудовыми отношениями, доверенность на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции (денежной и посылочной) может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства и администрацией стационарного лечебного учреждения, если он находится на излечении.

Доверенность на получение вклада в банке, денежных средств с банковского счета доверителя, адресованной ему корреспонденции в организациях связи, а также на совершение от его имени иных сделок может быть удостоверена банком или организацией связи. Удостоверение такой доверенности осуществляется бесплатно.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей подписывается также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Доверенности от имени юридического лица выдаются, во-первых, должностным лицам, специалистам организации на право совершать сделки или осуществлять какие-либо управленческие или иные действия от имени организации, во-вторых, работникам организации на получение каких-либо материальных ценностей.

Примеры доверенности

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ДОВЕРЕННОСТЬ

на руководителя Филиала

_______________, _________________________________

(место и дата составления доверенности прописью)

___________________________, в лице _____________________________________,

(полное наименование) (должность, ф.и.о.)

действующего на основании ___________________________, именуем__ далее «Доверитель», настоящим уполномочивает г-на ____________________________________

(паспорт: серия _________, No. ________,

выдан ______________________________

«___» ________ ____ г.)

зарегистрирован по адресу:

_____________________________________________________________________________) действовать в качестве руководителя Филиала _____________________________________, зарегистрированного в городе _______________, и осуществлять следующие действия:

– представлять Доверителя в государственных органах Российской Федерации в связи с регистрацией, перерегистрацией Филиала;

– осуществлять руководство Филиалом и действовать от его имени и в его интересах, в том числе, но не ограничиваясь этим, с правом заключать любые сделки и подписывать от имени Филиала договоры и иные необходимые документы, связанные с деятельностью Филиала, открывать расчетные, валютные и иные счета Филиала в банках и иных кредитных организациях на территории Российской Федерации и распоряжаться находящимися на них денежными средствами, подписывать финансовые документы от имени Филиала;

– представлять интересы Филиала перед государственными, общественными и коммерческими организациями в Российской Федерации в связи с деятельностью Филиала;

– вести от имени и в интересах Филиала любые гражданские дела во всех судебных инстанциях (судах общей юрисдикции и арбитражных судах), в том числе при рассмотрении дел по существу, а также в апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях со всеми правами, которые предоставлены законом истцу, ответчику, третьему лицу, потерпевшему, в том числе с правом подписания искового заявления, отзыва на исковое заявление, заявления об обеспечении иска, предъявления иска, изменения предмета или основания иска, признания иска, полного или частичного отказа от исковых требований, передачи иска в третейский суд, заключения мирового соглашения и соглашения по фактическим обстоятельствам, обжалования судебных актов, подписания заявления о принесении протеста, предъявления исполнительного листа ко взысканию, обжалования действий судебного пристава – исполнителя, получения присужденного имущества или денег, с правом сбора, подготовки и получения любых необходимых для выполнения данного поручения документов, с правом подписи всех необходимых документов и совершения всех необходимых действий, связанных с выполнением данного поручения.

Подпись доверенного лица ___________________________ удостоверяю.

Доверенность выдана сроком на _____________________ с правом передоверия.

(не более трех лет)

_______________ /________________

(уполномоченное лицо организации)

_____________ /__________________

(подпись) (Ф.И.О.)

ДОВЕРЕННОСТЬ

______________________________________________________________________

(место и дата выдачи доверенности прописью)

Я, гр. ________________________________________________________, проживающий(ая) по адресу: ___________________________________________________,

настоящей доверенностью уполномочиваю гр. _______________________________

______________________, проживающего(ую) по адресу: ______________________

__________________________________, вести дело по оформлению моих наследственных прав на имущество, оставшееся после смерти ________________________

(ф.и.о., степень родства)

______________________________________, состоящее из _____________________

_______________________________________________________________________,

(наименование имущества)

находящегося по адресу: _________________________________________________.

Для выполнения указанных действий я уполномочиваю гр. ______________________________ подавать от моего имени заявления, получать справки и документы, расписываться за меня и получить свидетельство о праве на наследство.

Доверенность выдана сроком на __________________________________.

(прописью)

(подпись)

«___» ____________ _____ г. настоящая доверенность удостоверена мной, _____________________________, нотариусом _____________________ _____________________________________________________________________________.

(наименование нотариальной конторы, No., дата выдачи лицензии)

Доверенность подписана гр. ___________________________________________ в моем присутствии. Личность установлена, дееспособность проверена.

Текст доверенности прочитан нотариусом вслух.

Зарегистрировано в реестре за No. ___________________

Взыскано по тарифу: _____________ руб. с сост. проекта

Нотариус: ______________________

(подпись)

М.П.

5.8. Заявления

Заявление– это документ, адресованный руководителю организации или должностному лицу, и содержащий просьбу работника.

Заявление пишется, как правило, от руки, в произвольной форме, на стандартном листе формата А4 или на трафаретном бланке организации.

В заявлении указывают:

1) адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации);

2) наименование вида документа;

3) дату;

4) текст и проставляют личную подпись.

В дальнейшем на заявление руководитель наносит резолюцию и отметку об исполнении документа, после чего документ направляется в дело.

В заявлении о приеме на работу должен быть указан адрес проживания работника.

На заявлении работника ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. Затем заявление поступает в отдел кадров или работнику, ведущему документы по кадрам, после чего издается приказ о приеме на работу.

В заявлении сотрудника о переводе на другую работу указывается должность, занимаемая на данный момент, а в тексте – причины перевода.

Функциональное назначение заявления заключается в инициировании конкретных управленческих действий, обеспечении их законности.

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А.П. Игнатьеву

Заявление

Прошу принять меня в структурное подразделение бухгалтерия на должность Заместителя главного бухгалтера с 16 января 2006 года.

13 января 2006 Самсонова Н.И.

Если в заявлении содержится просьба о предоставлении отпуска (учебного, по беременности и родам, по уходу за членом семьи и т. п.), то должны содержаться указания на соответствующие документы – справку с места учебы, больничный лист, справку из поликлиники и т. д. Документы представляются вместе с заявлением.

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А.П. Игнатьеву

26.04.2005

Прошу предоставить мне очередной учебный отпуск с 03.06.2005 по 28.06.2005. Справка-вызов из Государственного Экономического университета прилагается.

Подпись

Образец заявления в суд

В __________ районный суд

Истец: __________________

_________________________

наименование, адрес)

Ответчик: _______________

_________________________

(наименование, адрес)

ВСТРЕЧНОЕ ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

об устранении препятствий к общению с ребенком и определении порядка общения с ребенком

«__» ___________ ____ г. между мной и ответчицей по данному делу – __________________ (Ф.И.О.) был зарегистрирован брак. От данного брака у нас имеется общий несовершеннолетний ребенок – ___________ (Ф.И.О.). Сейчас ему _________ (указать возраст).

С «__» _________ ____ г. брачные отношения между мной и ответчицей фактически прекращены, общее хозяйство не ведется. Ребенок проживает вместе с матерью.

В «__» _____________ ____ г. ответчица подала в _________ районный суд исковое заявление о расторжении брака и взыскании алиментов на содержание ребенка. До настоящего времени указанное исковое заявление находится в производстве указанного суда (дело No. _______) и решение по нему не вынесено. Я являюсь ответчиком по этому делу. В соответствии со статьями 137, 138 ГПК РФ ответчик вправе до принятия судом решения предъявить к истцу встречный иск для совместного рассмотрения с первоначальным иском. Встречное исковое заявление принимается судьей, если между ним и первоначальным исковым заявлением имеется взаимная связь и их совместное рассмотрение приведет к более быстрому и правильному рассмотрению споров. В данном случае сложилась именно такая ситуация.

Дело в том, что согласно статье 24 Семейного кодекса РФ при рассмотрении дела о расторжении брака должно быть определено, с кем из родителей останется ребенок. Как уже указывалось выше, наш сын проживает со своей матерью, ответчицей по данному делу. Ответчица, пользуясь этим, с «__» ______ ____ г. и по настоящее время препятствует моим встречам с нашим ребенком и участию в его воспитании. Тем самым ответчица нарушает мои права как отца ребенка.

Поэтому на основании вышеизложенного, а также в соответствии со статьями 61, 63, 66, 67 СК РФ и статьями 137, 138 ГПК РФ,

ПРОШУ:

1. Обязать ответчицу не чинить препятствий к общению истца – _______________ (Ф.И.О.) с несовершеннолетним – ____________ (Ф.И.О.).

2. Определить следующий порядок общения отца с ребенком: _____________________________________________________________________. (Вариант: ответчица обязуется предоставить возможность истцу встречаться с ребенком __ дней в неделю: __ дней в будние дни (_____ – указать, в какие) и в __________. В будние дни ответчица предоставляет возможность общаться отцу и бабушке с ребенком вечером (утром) с _____ по ____ часов ________________ (где именно), а в субботу предоставляет возможность отцу забирать ребенка на весь день с ____ до ____ час.

Кроме того, ответчица обязуется предоставлять возможность отцу по его просьбе проводить отпуск вместе с ребенком, для чего обязуется оформлять все необходимые документы.

Также ответчица обязуется решать вопросы, касающиеся обучения, воспитания их ребенка – _________________ (Ф.И.О.), и иные аналогичные вопросы совместно с истцом).

Приложения:

1. Копия искового заявления.

2. Квитанция об оплате госпошлины.

3. Копия свидетельства о заключении брака.

Истец: __________________

«__» _____________ ____ г.