Текст книги "Склад: логистика, управление, анализ"

Автор книги: Владислав Волгин

сообщить о нарушении

Текущая страница: 6 (всего у книги 43 страниц) [доступный отрывок для чтения: 16 страниц]

Система нумерации заказов. Номер заказа состоит из 10 знаков. Первые б знаков представляют собой код дилера, включая 1 знак для регионального склада. Остальные 4 знака – серийный номер.

Пример:

Код дилера: Компания присваивает каждому дилеру.

Код регионального склада: идентифицирует каждый региональный склад дилера на его территории. Если у дилера всего один склад, он обозначается как “X”, если два и более, код присваивается каждому.

Код года:

Последняя цифра года для заказов на запчасти к легковым автомобилям и микроавтобусам и мини-грузовикам: 7 -1997, 9 – 1999, 0 -2000.

Код месяца: Алфавитная последовательность от А (январь) до L (декабрь).

Код последовательности заказов: Алфавитная последовательность для каждого типа заказа на месячной базе.

А = Первый срочный заказ в ноябре.

В= Второй срочный заказ в ноябре.

С= Третий срочный заказ в ноябре.

Код типа заказа:

Стандартные параметры

Примечание. Если способ отгрузки не указан, дилер может выбрать желаемый, указав его в заказе.

Типы заказов. Назначение кодов типов заказов и принципы формирования типов.

* Примечание: Специальные заказы

Первичный заказ для новой модели выполняется не из регулярного запаса, а обрабатывается в соответствии со стандартным графиком обеспечения поставок для новых моделей машин.

Первичные складские заказы для новых моделей маши. Для успешного запуска новых моделей на рынке важно, чтобы создание первичного запаса покрывало потребности стартового периода, по крайней мере трех месяцев, до тех пор, пока прибудет первый месячный заказ на склад дилера. Каталог запасных частей для новой модели может быть еще не готов из-за частых конструктивных изменений на стадии освоения новой модели. Поэтому Компания выпускает Рекомендации (IRL–Initial recommendation list) и стандартный график обеспечения поставок запчастей к новым моделям. Этим обеспечивается возможность для дилера подготовить вовремя “первичный заказ” и возможность пунктуальной отгрузки.

Стандартный график обеспечения поставок запчастей к новым моде лям. Менеджер службы запчастей должен направить “первичный заказ” в полном соответствии со сроками начала продаж новых машин и со спецификацией заказа к новым моделям, тесно взаимодействуя с менеджером по продажам. Будьте уверены в правильности выбора номеров деталей из рекомендованной спецификации (Код модели, опцион код в IRL) и определите заказываемые количества в соответствии с сервисными условиями вашего рынка. Направляйте отдельный заказ с кодом “I” и проверьте заполнение колонки “In case of initial order for new vehicle model” в формуляре EPD – 010, чтобы Компания обеспечила приоритет обработки заказа и двойную проверку номеров деталей.

Пример:

In case of initial order for new vehicle model (В случае первичного заказа для новой модели)

Model name (Название модели): H1

Model year (Год модели): 00MY

Sheduled date of launching (Дата старта продаж): JAN 20, 2006

Order made based on (Заказ подготовлен на базе): COMPANY’S REF. MKG-70725 (рекомендованной спецификации № 70725)

Конструктивные изменения требуют изменений в номерах деталей. Компания будет отражать все изменения в номерах деталей в счетах-проформах и подтверждениях заказов.

Первый месячный складской заказ дилера. Компания подчеркивает, что дилер должен регистрировать новые детали в своей базе данных, как только получит каталог запчастей для новой модели и направит первый месячный складской заказ для полномасштабной поддержки новой модели.

Принадлежности. Компания высылает “Справочник принадлежностей” для новых моделей машин за полтора месяца до начала производства продукции. Это дает возможность отгружать принадлежности в те же сроки, что и запчасти по первичному заказу.

Месячный складской заказ. Размещается для пополнения запаса ежемесячно.

Во избежание ошибок при ручном печатании заказов дилерам рекомендуется высылка заказов электронной почтой. Для сокращения расходов по перевозкам дилерам рекомендуется включать объемные детали (бамперы, панели, стекла) в складские заказы на основе тщательного контроля движения запаса. Дистрибьюторам настоятельно рекомендуется выдерживать даты и объемы заказов, согласованные с Компанией, для сокращения сроков поставки и увеличения степени удовлетворения за счет ритмичной и эффективной организации физических операций на складе. Месячные заказы позволяют получить прямые и косвенные преимущества – минимальные расходы по обработке и перевозке, а также экономичный уровень запасов.

VOR – заказы (неисправная машина на обочине)

В случае если автомобиль не может быть отремонтирован из-за отсутствия детали на складе дилера, он направляет специальный срочный заказ VOR(vehicle off road – машина на обочине, вне дороги). VOR-заказы обрабатываются вне очереди по всем процессам системы обработки заказов. Цель Компании в поставке таких заказов – 48 часов после получения заказа, если:

компания получила заказ до 9 часов утра и платеж заранее урегулирован; для поставки не требуется специальных документов, таких, как “сертификат о происхождении товара”, “консульский коммерческий счет”, “сертификат инспекции sgs” и т. п.;

имеется в этот период самолет и место в нем;

тип заказа точно указан дилером – “v”;

заказанные детали действительно относятся к возможным VOR-ситуациям.

Для обеспечения срочного выполнения заказов дилеры должны указывать в них только действительно необходимые детали, по возможности, не более 10 наименований. Детали, которые из-за отсутствия на складе не отгружены немедленно, ожидают в перечне невыполненных срочных заказов. При пополнении запаса они в первую очередь обрабатываются по наличию. Принимая во внимание дороговизну авиафрахта для дилеров и высокую стоимость срочной обработки заказов для Компании, дилерам рекомендуется уменьшить количество срочных заказов и увеличить количество регулярных, месячных.

Запрещение изменения заказов. Ни один из заказов, подтвержденных компьютером Компании, не может быть изменен и каждый дилер должен учитывать и соблюдать это требование.

Причины этого следующие:

корректировки удлиняют сроки выполнения заказов и вызывают перерывы в технологическом процессе обработки заказов в Компании;

компьютеризованная система службы запчастей не имеет необходимой гибкости для внесения изменений;

дорогостоящие процедуры распаковки и раскладки товаров в случае уменьшения или аннулирования заказов;

необходимость в корректировке заказов может быть устранена дилерами за счет увеличения внимательности и двойной проверки заказов.

В случае необходимости увеличить или дополнить заказ, дилер должен направить отдельный дополнительный заказ. Компания постарается отгрузить товар по дополнительному заказу вместе с товаром по основному, если обстоятельства позволят. Ошибки присущи людям, но Компания надеется на понимание дилеров, что запрет изменения заказов – к взаимной пользе.

Процесс обработки заказов в Компании. Нижеприведенная схема иллюстрирует три главные системы, их базовые функции и взаимодействие между Компанией и дилерами, показывая общую картину обработки заказов дилеров.

Получение заказов. Так как заказы поступают на дисплей, они проверяются немедленно в случае VOR – заказов или по очереди в случае других заказов на правильность:

номера, типа и даты заказа;

номеров заказываемых деталей;

заказываемых количеств (не применяется для некоторых заказов).

Проверочная программа печатает “Отчет о расхождениях” для ручного ввода корректировок в компьютер. Эта ручная корректировка снижает количество отказов системой в поставке деталей из-за возможных ошибок в заказах. Затем система создает “Файл заказа” как подготовительный этап для обработки по наличию и, при необходимости, печатает “Подтверждение заказа” для высылки дилеру.

Для информации дилеров в “Подтверждении заказа” печатаются коды изменений, если номера или количества деталей были изменены. При “первичном заказе” система готовит свой соответствующий первичный заказ изготовителям запасных частей.

Последовательность проверки заказа:

ЗАКАЗ – ВВОД – ПРОВЕРКА НА ПРАВИЛЬНОСТЬ – ПРОВЕРКА ПО НАЛИЧИЮ – ПЕРЕЧЕНЬ ОШИБОК – РУЧНАЯ КОРРЕКТИРОВКА – ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАКАЗА

Компьютер проверяет “ненормальные” заказываемые количества

Во избежание обработки неверного заказа система предусматривает поиск “ненормальных” количеств заказанных по ошибке или опечатке деталей по специальному алгоритму и дает правильное предложение количеств в таких случаях.

Как находят “ненормальные” количества?

Система проверяет среднемесячный спрос на соответствующую деталь и отмечает как “ненормальное” количество, превышающее спрос в 3 и более раз.

Без проверки “ненормальных” количеств обрабатываются следующие заказы:

– Первичные

– VOR-заказы

– Заказы, по которым выслано подтверждение для акцепта и оплаты дилером.

В случае заказа “ненормальных” количеств не быстро оборачивающихся запчастей они могут быть поставлены после подтверждения дилера.

Дистрибьютора уведомляют о результатах проверки заказа следующим образом:

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ СКЛАДСКОГО ЗАПАСА

Этот этап предусматривает распределение наличия деталей по заказам объективным и эффективным образом, базирующимся на стратегии управления запасами. За исключением VOR-заказов, этот этап повторяется ежедневно для распределения меняющегося фактического наличия. Количество, распределенное в конкретный заказ не могут быть “переброшены” в другой.

Начало распределения. Система распределяет наличный запас по поступающим заказам по специальной логике, использующей факторы приоритета, такие, как тип заказа, дата его получения, ожидаемая дата готовности к отгрузке или график отхода судов, состояние платежа и др. В случае VOR-заказов распределение выполняется немедленно после подтверждения заказа, ля “первичных заказов” стартовая дата распределения вводится оператором вручную с учетом графика “запуска” новой модели машины. Обычно дилеры получают запасные части по первичным заказам примерно в те же сроки, что и новые машины. Согласно регулированию внешнеторговых сделок отгрузка невозможна без официального подтверждения платежа. Распределение запаса откладывается до фактического получения платежа или гарантий платежа.Последовательность обработки заказа:

НОВЫЙ ЗАКАЗ плюс НЕВЫПОЛНЕННЫЙ ЗАКАЗ минус СЛИЯНИЕ минус РЕШЕНИЕ О ПРИОРИТЕТЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ минус РЕШЕНИЕ ПО ОЖИДАЕМОМУ СРОКУ ОТГРУЗКИ ИЛИ ГРАФИКУ ОТХОДА СУДОВ минус РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАПАСА минус ПЕРЕЧЕНЬ ПРИНЯТЫХ К ИСПОЛНЕНИЮ (для отгрузки) плюс ПЕРЕЧЕНЬ ОТСУТСТВУЮЩИХ В НАЛИЧИИ (для заказа поставщикам)

Физический контроль движения. Система распределения исполняет следующие основные функции:

Эффективное распределение запасных частей: удовлетворяет заказы дилеров наличным запасом справедливо и быстро, базируясь на правилах приоритета распределения. Создание данных о неудовлетворенной части заказа: в случае нехватки деталей на складе для покрытия заказа создает файл “неудовлетворенный заказ” и выдает срочный заказ на пополнение склада.

С другой стороны, система физического контроля помогает сбалансировать загрузку склада, контролируя следующее:

контроль времени и частоты выдачи нарядов для отбора и упаковки деталей: наряды по отдельным заказам не выдаются – выдача приостановлена до тех пор, пока распределение запаса не закончится по всем поступившим заказам;

оптимизация по объему отгружаемых партий: для авиазаказов и “первичных заказов” все же существует определенный уровень резерва до начала выдачи нарядов;

оптимизация объема отгружаемых партий: ради экономической эффективности объемы отгружаемых партий оптимизируются на базе фрахтовых ставок, минимальных количеств в упаковке, графика отплытия судов и т. д.

Подтверждение заказа и счет проформа. Подтверждение заказа должно быть отпечатано с компьютера после проверки заказа. При помощи компьютерной системы дилер получает более точную информацию о номерах и ценах деталей. Счет-проформа, если нужен дилеру, должен готовиться после подтверждения заказа. Дистрибьютор может использовать счет-проформу для получения импортной лицензии, обеспечения платежа и т. д.

А – название дилера;

В – номер подтверждения заказа – присваивает Компания;

С – номер заказа;

D – условия сделки – как согласовано между дилером и Компанией;

Е – валюта – обычно доллары США, если другое не согласовано сторонами;

F – дата;

G – страница;Н – номер позиции – тот, который был в заказе дилера.

Примечания:

1. В случае изменения кода АС или АО к номеру позиции будет добавлена буква, например:

2. В случае “ненормальных” количеств к номеру позиции добавляются значки:

I – номер, под которым поставляется деталь;

J. – код изменений;

К – название детали.

Примечание.

В случае если заказанный номер не тот, под которым деталь поставляется, заказанный номер будет указан в скобках в следующей строке,

L – количество, которое будет поставлено;

М – цена за единицу;

N – сумма – цена, умноженная на количество;О – ожидаемая дата отгрузки.

КОДЫ ИЗМЕНЕНИЙ

Отчет о состоянии заказа (OSR – order status report). Отчет о состоянии (ходе выполнения) заказа может быть выслан по запросу дилера в течение определенного периода. Каждая заказанная позиция отслеживается компьютерной системой. Ожидаемая дата готовности к отгрузке (ECRD – Expected Cargo-Ready Date). Отчет о состоянии заказа показывает ожидаемую дату готовности к отгрузке по каждой позиции. Имеется в виду, что к этой дате все операции по отбору и упаковке заказанных позиций будут завершены. Не следует путать дату готовности к отгрузке (ECRD) и график отплытия судов (ETD), так как после готовности груза он хранится в зоне отгрузки склада в ожидании отгрузки по лучшему графику.

Ожидаемая дата готовности к отгрузке определяется следующими факторами:

текущее состояние запаса; среднее время физической обработки товара от приемки до раскладки поступившего, от распределения до отбора и от отбора до упаковки; согласованное время поставки от размещения заказа у поставщиков до получения их в компании; важность ожидаемой даты готовности к отгрузке.

При распределении компьютер присваивает высший приоритет заказам, у которых ожидаемая дата готовности к отгрузке наступает ранее, при прочих равных условиях.

Маркировка ожидаемой даты готовности к отгрузке. Ожидаемая дата готовности отмечается по каждой позиции следующим образом:

FILLED: Все заказанные количества удовлетворены.

КОЛИЧЕСТВО: Подтверждено только возможное количество по наличию.

*****: На момент отчета дата не установлена.

ДАТА: Указывается, если заказанные количества еще не подтверждены.

А – код Дистрибьютора, присваиваемый Компанией;

В – дата регистрации заказа – ввод в систему обработки;

С – способ отгрузки;

D – размер скидки в процентах;

Е – номер позиции по заказу;

F – номер детали, которая поставляется;

G – код изменения – указывается, если номер поставляемой детали не тот, который заказан;

Н – количество подтвержденное;

I – ожидаемая дата готовности к отгрузке.

Примечание. Дата может меняться по самым неожиданным обстоятельствам. Поэтому чем позднее дата отчета, тем точнее дата готовности.

J – количество, оставшееся неподтвержденным и включенное в бэк-ордер (back-order) для закупки и последующей поставки;

К – количество, подтвержденное по наличию;

L – количество в процессе упаковки;

М – количество, отгруженное на дату отчета;

N – дата отгрузки;О – номер счета.

Третий метод организации обработки заявок основан на другом принципе реинжиниринга, который рекомендует: Обращайтесь с партнерами так, будто они являются частью вашего предприятия. Следующим шагом в сокращении потерь времени на обработку заявок и устранения ошибок в них является замена заявок постоянных заказчиков их электронными отчетами о наличии запасов товаров на складе. Поставщики анализируют остаток и расход товаров на складах заказчиков и направляют им предложения на поставку тоже в электронной форме. Получив подтверждение и корректировку предложений, поставщики отгружают товары. Например, региональные склады запасных частей компании “Volkswagen” ежемесячно сообщают логистическому центру компьютеру компании о наличии деталей на складе, о продаже за последние один, пять и пятнадцать месяцев. На основе этих данных поставщик рассчитывает потребность на соответствующий период и направляет предложение о поставке. Региональный склад обязательно корректирует его с учетом факторов рынка, не предусмотренных программами компьютера, и подтверждает отгрузку. Такой метод подготовки заявок вообще устраняет участие людей в обработке заявок у поставщиков. Тем самым соблюдается еще один принцип реинжиниринга: Как можно меньше людей должно быть вовлечено в процесс.

Процесс обработки заявок

Дифференциация заказов

Концепция Lean Manufacturing [16] рассматривает предприятие как открытую систему, важной особенностью которой являются отношения с партнерами. Целесообразно не обещать заказчикам невозможного, а настраивать их на реальные сроки поставок, на реальную степень удовлетворения их спроса, на возможную отгрузку неполных количеств с последующей допоставкой, на необходимость предварительных заказов. Логистический подход к работе с заказами клиентов предусматривает дифференцирование и кодирование заказов для обработки с учетом специфических особенностей заказчиков, заказов и включенных в них товаров, для последующей статистики, анализа и оптимизации.

Кодирование по особенностям обработки, предоставляемым скидкам и срокам исполнения:

Код (01) Очень срочные заказы. Заказы, имеющие внеочередной порядок обработки. Приоритет обработки заказа – первый. Обработка по наличию на складе и срочная отгрузка. Способ отгрузки– авиа или авто.

Код (02) Срочные заказы. Согласно установленным договорами с заказчиками правилам ежедневными (срочными) заказами считаются заказы, которые не должны быть крупными, поступающие поставщику до 11 часов того дня, в который требуется их отгрузка. Комплектация этих заказов начинается немедленно после обработки, а отгрузка – с 14–15 часов, когда вернется разъехавшийся рано утром транспорт. По заказам, поступающим поставщику с 11 часов до 18 часов дня, комплектация выполняется ночью, а отгрузка осуществляется утром следующего дня. Приоритет обработки заказа – второй. Выполняются из наличия на складе. Для покрытия возможной нехватки запаса у дилеров в ближайшем будущем или покрытия дилером невыполненной заявки потребителей.

Код (03) Обычные заказы. Обычными заказами считаются заказы, которые не должны быть мелкими, поступающие поставщику в течение рабочего дня, комплектация выполняется в течение 1–2 дней, а отгрузка осуществляется не позднее 3-го дня с даты поступления заказа. Иногда оговаривается, что отгружаются еженедельные партии по четвергам. Для регулярного пополнения запасов у дилеров. Рекомендуется размещать заказы в согласованные даты, чтобы сбалансировать загрузку склада. Выполняются из регулярного запаса на складе. Способ отгрузки: ж/д или авто.

Код (04) Месячные заказы. Месячными заказами считаются заказы, которые содержат заранее согласованный перечень товаров на длительный срок; они не должны быть мелкими и срочными. Месячные заказы имеют согласованный график поставок (ежемесячные партии в 1-ю неделю месяца и т. п.). Для ежемесячного пополнения запасов у дилеров. Рекомендуется размещать месячные заказы в согласованные даты, чтобы сбалансировать загрузку склада. Выполняются из регулярного запаса на складе. Способ отгрузки: ж/д.

Код (05) Пробные заказы на новые для дилеров товары. Такими заказами считаются заказы, которые:

– допускают вариабельность дат отгрузок, адресов доставки и количеств;

– являются предварительными и требуют подтверждения поставщика;

– являются планируемыми и требуют подтверждения заказчика.

Пробные заказы не должны быть мелкими и срочными. Способ отгрузки: ж/д или авто.

Код (06) Первичные заказы новых дилеров. Такими заказами считаются заказы, которые являются твердыми, но:

отгрузка по ним осуществляется после специальной команды, поступающей от коммерческой службы после поступления платежа или его гарантии, поступления какой-либо необходимой информации (готовность судна к погрузке, дата подачи вагонов или автотранспорта и т. п.)

разрешена отсрочка исполнения по просьбе заказчика или поставщика;

отгрузка по ним заявлена или целесообразна только одновременно с другими заказами (сборный вагон или состав в одном направлении разным заказчикам и т. п.).

Возможно указание приоритетов заказов и выполнение соответствующего резервирования. Заказы не должны быть мелкими и срочными. Способ отгрузки: ж/д или авто, по указанию заказчика.

Код (07) Заказы на впервые продвигаемые поставщиком на рынок товары. Это проекты спецификаций товаров к возможным договорам. Они составляются коммерческой службой и обрабатываются как заказы с соответствующими признаками. Товары резервируются на сроки действия предложений. После того, как коммерческое предложение станет реальным договором, его спецификация корректируется в соответствии с изменениями при заключении договора и обрабатывается как реальный заказ соответствующего типа. Контролируются начальная и конечная даты срока действия предложения с автоматическим переводом в модуль “формирование коммерческих предложений” с функциями ввода и корректировки. Принципы размещения и выполнения сообщаются дилерам, когда поставщик объявляет продвижение товаров.

Код (08) Коммерческие предложения без обязательств. Это спецификации свободных предложений “на перспективу”. Обработка ведется без резервирования количеств и сроков. Если такое предложение будет принято заказчиком, оно обрабатывается как новая заявка.

Код (08) Заказы, вид которых определяет приемщик. Это заказы, не подпадающие под вышеперечисленные категории. Приемщик заказов вводит все необходимые параметры по резервированию и распределению запасов, условиям платежей и пр. Это могут быть внутренние заказы, заказы с нестандартными условиями и т. п.

Встречается также и разделение заказов на перечисленные ниже виды.

Типовые заказы:

– заранее согласованный перечень товаров;

– запрос предыдущих заявок заказчика и истории продаж.

Будущие заказы:

– вариабельность дат отгрузок, адресов доставки и количеств;

– планируемые заказы;

– предварительные заказы, требующие подтверждения.

Отложенные заказы:

– разрешение отсрочки по заказчику, товару и складу;

– полное стоимостное отслеживание и отчетность;

– возможность указания приоритетов отложенных заказов и выполнения соответствующего резервирования.

Для поддержания запаса товаров постоянного спроса по номенклатуре в целях исключения перебоев в удовлетворении заказов и создания страхового запаса каждого товара необходимо обеспечить:

– обработку заказов потребителей не по всему наличию товаров, а по половине или другой доле – остальное должно быть резервом для приоритетных клиентов;

– специальный контроль и признаки распределения запаса для каждого товара – обработка разрешена по всему наличию,

по половине наличия, по четверти наличия, не разрешена при наличии минимального запаса и т. д.;

– каждому заказчику присвоить код важности в обработке заявок, например, официальные дилеры – 1, приоритетные клиенты – 2, собственный магазин дистрибьютора (если есть) – 3, прочие – 4, именно в такой последовательности.

Необходимо обеспечить возможность настройки заказов и строк заказов при обработке на:

– неоднократные отгрузки;

– несколько дат отгрузки и доставки, по нескольким адресам, с различными инструкциями;

– разные методы отгрузки;

– разные исходные склады хранения товаров.

Важно приучить заказчиков к предварительным заказам, не требующим срочности отгрузок. Зарубежные поставщики стимулируют предварительные заказы клиентов дополнительными скидками, например: на срочные заказы дополнительной скидки нет, на заказы с поставкой в течение 3 дней скидка 1 %, с поставкой в течение недели – 3 %, с поставкой в течение месяца – 5 %; предварительные заказы обеспечивают ритмичную работу склада без оплаты сверхурочных. Более того, многие поставщики не предоставляют скидки в зависимости от объемов заказов, а только скидки в зависимости от предварительности заказов. Клиенты, желая получить наибольшие скидки, вынуждены прогнозировать спрос и готовить предварительные заказы – квартальные и полугодовые.

Возможности для управления отгрузками

Компьютерная система должна обеспечивать следующие возможности:

– возможность устанавливать различные методы обработки заказа непосредственно после ввода;

– расстановка заказов по приоритетам заказчиков;

– приоритеты на уровне отложенных заказов;

– приоритеты товаров;

– подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме;

– подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа;

– просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно;

– подтверждение, основанное на доступности по дате;

– возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков;

– подтверждение запасов по будущим заказам;

– установка разного времени резервирования на разных складах.

Файл заказов обрабатывается за несколько этапов:

Проверка артикулов (каталожных номеров) товаров в заказах на соответствие имеющимся в базе данных с выводом спецификации тех товаров, номера которых не известны компьютеру. Эти спецификации поступают товароведам для проверки, корректировки, выявления и обобщения спроса на новые товары, не хранимые на складе. Сверка заказов со справочниками приоритетов и других признаков и сортировка заказов с целью первоочередной обработки срочных заказов, заказов приоритетных клиентов, заказов на скоропортящиеся товары и т. д. Компьютер проверяет “ненормальные” заказываемые количества. Во избежание обработки неверного заказа система предусматривает поиск “ненормальных” количеств заказанных по ошибке или опечатке деталей по специальному алгоритму и дает правильное предложение количеств в таких случаях. Система проверяет среднемесячный спрос на соответствующую деталь и отмечает как “ненормальное” количество, превышающее спрос в 3 и более раз. В случае заказа “ненормальных” количеств не быстро оборачивающихся товаров они могут быть поставлены после подтверждения заказчика.

Распределение запасов

Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственные дилеры, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика не только не способствует поддержке дилеров, о которой должен заботиться дистрибьютор, но и препятствует улучшению его имиджа и развитию продаж.

Система должна распределять наличный запас по поступающим заказам по специальной логике, использующей факторы приоритета, такие, как тип заказа, дата его получения, ожидаемая дата готовности к отгрузке или график отхода судов, состояние платежа и др. Необходима расстановка заказов по приоритетам заказчиков, приоритетам на уровне отложенных заказов, приоритетам товаров.

Последовательность обработки заказа:

новый заказ ^невыполненный заказ – слияние – решение о приоритете распределения – решение по ожидаемому сроку отгрузки или графику отхода судов – распределение запаса – перечень принятых к исполнению (для отгрузки) + перечень отсутствующих в наличии (для заказа поставщикам).

Количество, распределенное в конкретный заказ, не может быть “переброшено” в другой.

Резервирование запасов

Система должна обеспечивать:

– подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме;

– подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа;

– просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно;

– подтверждение, основанное на доступности по дате;

– возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков;

– подтверждение запасов по будущим заказам;

– установка разного времени резервирования на разных складах;

– гибкие временные интервалы для оптимизации склада и отгрузок.

Управление позициями заказов

В практике часто возникает необходимость задержки исполнения заказов по разным причинам – ожидание платежа, ожидание недостающего товара для комплекта, ожидание нужного рейса самолета или судна и т. п. Поэтому необходима возможность управления задержками, специальные коды причин задержки и коды этапов, на которых задерживается исполнение заказа – до отбора, до упаковки или до отгрузки.

Поэтому необходимы:

– разные категории задержки отгрузки и их отслеживание;

– возможность задерживать весь заказ или отдельные позиции;

– возможность устанавливать предел кредита заказчику, основанная на просроченной или ожидающей оплаты дебиторской задолженности, до и после приема и подтверждения заказов;

– возможности задержки заказов, зависимые и не зависимые от кредитов;

– поддержка списка причин задержания для объяснения заказчику;

– контроль кредита в режиме реального времени и авторизация поставки сверх кредита;

– поддержка сообщений о кредитоспособности;

– возможность частичного и выборочного освобождения после задержания;

– возможность пароля для группы пользователей, обладающих правом вести операции с кредитами;

– отслеживание аннулированных заказов.

Кроме того, необходима возможность настройки заказов и строк заказов на:

– неоднократные отгрузки;

– несколько дат отгрузки и доставки, по нескольким адресам, с различными инструкциями;

– разные методы отгрузки;

– разные исходные склады хранения товаров.

Увязка со складскими операциями

Необходима возможность подготовки накладных на отгрузку, предусматривающая:

– гибкий выбор момента печати;

– возможности по сортировке строк;

– возможность редактировать количества товаров к отгрузке с отражением в выставляемом счете;

– разделение между различными складами;

– инструкции для опасных или хрупких товаров.

Управление заданиями персоналу

Необходимо обеспечение возможностей:

– поддержка распределения заданий между рабочими склада: размещения, перемещения, отбора, пересчета товара, пополнения зон отбора (при наличии модуля автоматического пополнения зон отбора), контроля качества (при наличии модуля контроля качества);

– определение приоритетов типов заданий, выдаваемых рабочим на rf или batch-терминал;

– распределение заданий между рабочими оптимальным образом с учетом топологии склада, прав этого пользователя, приоритетов заданий и местонахождения пользователя на складе;