Текст книги "Тайм-менеджмент и прочее"

Автор книги: Вася Кислый

сообщить о нарушении

Текущая страница: 3 (всего у книги 3 страниц)

На лейбле:

Садоводство

Инструмент садовый

Еще пример:

Садоводство

Семена

Еще:

Отдел

Координаты сотрудников

Еще:

Отдел

Бюджет 2 квартал

Еще:

Отдел

Инструкции должностные

Не делай уровень вложенности больше двух! Не более двух строк на лейбле. Иначе ни за что ничего потом не найдешь!

Тэкс. Теперь папка СОПУТ. Это самая важная папка из всех наличных. Нужна она для того, чтобы сопровождать твои действия и текущие проекты, записанные в КПК тяжелой бумажной артиллерией. Возьмем один из предыдущих примеров:

У тебя в процедурной категории ***DAY обозначено действие:

Яискать материалы по уходу от налогов

Тебе приходит в голову просмотреть по этому вопросу пару-тройку журналов

Допустим, ты что-то нарыл в журнале «Бухгалтерский учет». Ты вырываешь нужную статью и складываешь ее в файловую папку. На нее наклеиваешь лейбл с надписью, соответствующей записи в КПК Яискать материалы по уходу от налогов При этом в действии чуть меняешь тему. Приписываешь Сопут. Вот что получается в КПК:

Я Сопутискать материалы по уходу от налогов

Теперь, если задача еще не выполнена и поиск продолжается – ты будешь снабжен соответствующим материалом. Файлики помещаются в папку КОРОНА в произвольном порядке. Если ты аккуратно обращаешься со своими задачами папка не будет переполняться и найти в ней соответствующие бумажки будет проще простого. Туда же складываются материалы, сопутствующие действиям из процедурных категорий **LATER и CONTROL

Папка МБКН («может быть, когда нибудь») – аналог категории >>MAYBE в твоем КПК. Бывает так, что вдруг встречается статейка или просто чьи-то наброски, которые наталкивают тебя на ИДЕЮ. Запиши идею в **IN для завтрашней обработки в рамках регламента (и, вероятно, с последующим помещением в категорию >>MAYBE, а может, в контекстную категорию), а статейку помести в папку МБКН (конечно, в файлике и с лейблом). Твоя ИДЕЯ или МЕЧТА будет иметь солидное обеспечение в «бумажных носителях».

Далее. Поговорим о тоненьких пластиковых папочках – карманах, которые будут храниться в отдельном ящике (лотке). Нет, не будем говорить о них. Мы уже говорили о них. Именно они лежат в Лотке 2. Если ты потерялся – найди это место выше по тексту. Добавим только, что после выполнения (окончания, прекращения) проекта – все материалы из соответствующей пластиковой папки выбрасывается в мусор, а папка заботливо складывается в твой склад канцелярских принадлежностей. Еще важно, чтобы на лейбле такой папки было название твоего текущего проекта, а не хрен чего.

Еще. Указанные папки (как и лотки) должны располагаться от тебя НА РАССТОЯНИИ ВЫТЯНУТОЙ РУКИ. Это важно. Если при обработке документов из входящего лотка ты будешь бегать через комнату к шкафу или даже прыгать вверх/вниз как ванька-встанька – можешь и не начинать это безнадежное дело. Расположи папки вертикально на полке или приставной тумбочке. Короче, в ближайшем доступе. Надпиши папки большими буквами в том месте, где папки и должны подписываться.

Ну вот, практически и все о папках-бумажках. Надо только помнить – что накопившееся во входном лотке надо периодически (чем чаще, тем лучше) чистить до 0. Неочищенный входной лоток должен вызывать у тебя деятельный порыв, как немытая посуда у хорошей хозяйки. И как нормальная хозяйка моет ВСЮ посуду, так же и ты, раз взялся, должен очистить входной лоток до дна. Из этого лотка бумаги попадают либо в мусор (огромное большинство), либо в упомянутые папки, либо в «почтовый» лоток номер 3. Более никуда!

Еще вот что: чтобы начать новую жизнь с этими папками-лейблами тебе надо совершить подвиг. Заключается он в том, что ты должен ДО НУЛЯ, ДО ПОЛНОЙ ПУСТОТЫ очистить свое рабочее пространство путем собирания всего, что есть вблизи твоего рабочего стола (в том числе в ящиках, на самом столе, на тумбочках и полках и т.д.) во входном лотке. Это делается единоразово, результат должен быть полным и окончательным. Абсолютно чистая рабочая поверхность стола, аккуратные ящички (я, правда, не знаю, что ты там будешь держать – ну, может, дезодорант или тряпочку для вытирания пыли, а может, аспирин и презервативы, но точно НЕ БУМАГИ. Подойдет еще склад канцелярии.). Еще раз: бумажки либо лежат во входном лотке, либо в папках, либо в «почтовом» лотке. Более они не лежат НИГДЕ! Стопки журналов держи подальше от рабочего места. Письма, счета и т.д. ровно также идут через входной лоток, как и все остальное. Если тебе надо накапливать однородную информацию (типа, счета или отчеты) – накапливай ее в СПРАВ, если считаешь, что тебе это понадобится или закидывай в МУЗЕЙ, если просто страшно выкинуть сразу. Замечу, что речь идет исключительно о составе папок для ЛИЧНОГО управления. Не рассматриваются случаи, когда состав хранимых документов (и, соответственно, папок) определен законодательством или инструкцией, нуждами управления ОРГАНИЗАЦИЕЙ. Хотел бы я посмотреть на главбуха, который не имеет папок Касса или Банк.

Повторим кратко процесс обработки: берем бумагу из лотка, стараемся убедить себя просто выкинуть ее в мусорную корзину, стоящую рядом с твоим столом. Ладно, выкинуть страшно. Тогда помещаем в файлик, наклеиваем лейбл и помещаем в МУЗЕЙ. Если и это не удается, пытаемся кому-то передать бумагу с соответствующими пометками, оборачиваем ее другой бумажкой формата А6, пишем адресат и краткий сопроводительный текст, затем помещаем в лоток номер 3. Если бумагу приходится оставить у себя и бумага требует действий – записываем это действие в ***IN, или **DAY, добавляя в задачу префикс Сопут. Если бумага действий не требует – значит это справочная бумага. Затем кладем бумажку в файл, приклеиваем лейбл, пишем на нем то, что надо, размещаем в СОПУТ или СПРАВ. Все. Бумага в системе хранения. Забудь о ней. В нужный момент твой КПК сам выудит ее из нужной папки.

Глава 24

Ежедневный РЕГЛАМЕНТ

Мы приближаемся к разговору о священном ритуале. Это ритуал ежедневного планирования, без которого ты имеешь все шансы остаться рефлексирующим куском дерьма и ни одного шанса приблизиться к сияющей звезде творческой самореализации.

Итак, ежедневный РЕГЛАМЕНТ

1. Обработка сектора ***IN – определение следующего действия в каждой записи. Помни: ты обязан ПОЛНОСТЬЮ УНИЧТОЖИТЬ все накопленные здесь записи (до черточек) путем перевода их в **DAY или удаления.

2. Обработка сектора **DAY – последовательный просмотр и изменение текущих действий (добавление, изменение, перевод в LATER или CONTROL), расстановка галочек «выполнено».

3. В случае если в **DAY экран заполнен не полностью (осталось место) – обработка LATER (Перевод в *DAY или CONTROL) Помни: поскольку в LATER может скапливаться довольно большое количество действий, ты можешь выбрать бегло что-либо приемлемое для того, чтобы добить **DAY. Что переносить – сердце подскажет. Упаси тебя Господь пытаться построить для этого систему приоритетов или прочие хреновые системы – делай все быстро! Очень быстро!

4. Просмотр сектора CONTROL – там тоже могут быть изменения – в частности, когда дело выполнено – ставь галочку! Вот эта галочка – действительно стОящая галочка! Если что-то выполнено в этом секторе – ты действовал в этот раз максимально эффективно!

5. Беглый просмотр текущих проектов при отключенном режиме «активные задачи». Дело в том, что, просматривая текущий проект, тебе надо видеть одновременно ВСЕ задачи, относящиеся к нему, в том числе и те, которые ты перенес на попозже (а значит, тебе не видимые в режиме «активные задачи»). Если у тебя существует текущий проект, в котором нет НИ ОДНОЙ текущей задачи (либо их вообще там нет, либо они перенесены на более поздний срок), то ты занимаешься любимым своим делом – обманом самого себя! Зачем тебе текущий проект, в котором нет задач? Удали его на хрен! А задачи, которые в него входили запихни в один общий проект под названием ЯЯ-ПРОЕКТЫ. Почему ЯЯ-? Догадайся. Молодец – это чтобы данный проект находился в конце списка и не мозолил глаза без нужды.

Глава 23

Еженедельный РЕГЛАМЕНТ

Еженедельный регламент состоит из следующих простых действий, занимающих не более 30 минут (Это у нормальных людей. У тебя – до 1 часа):

1. Подробный просмотр списка текущих проектов.

2. Обработка сектора >>MAYBE.

3. Просмотр общего списка проектов ЯЯ-ПРОЕКТЫ (возможное изменение списка текущих проектов).

4. Подсчет выполненных задач (в том числе по текущим проектам, занесение цифр в файл эффективности). Убивание всех выполненных задач

5. Дневниковый обзор

Разжую:

1. Подробный просмотр списка текущих проектов.

Это именно тот момент, когда ты можешь сказать с уверенностью, что ты занимаешься АНАЛИЗОМ, ТВОРЧЕСКИМ ОСМЫСЛЕНИЕМ, ПРОГНОЗИРОВАНИЕМ, ПЛАНИРОВАНИЕМ, ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕМ и что там есть еще из умных названий. На самом деле все до смешного просто. Ты пялишься на список действий в выбранном проекте, и тебе в голову приходят разные мысли, которые ты либо закидываешь в **IN с одновременным помещением в этот самый рассматриваемый проект, либо изменяешь какие-то действия, либо их удаляешь. НЕ НАДО занудствовать, употребляя слова-паразиты: «исследовать», «развить», «оптимизировать» и т.д. Ты либо знаешь, что делать прямо сейчас, либо выделяешь себе конкретное время, чтобы получить информацию по вопросу.

Как правило, если в проекте сразу не просматриваются три – четыре первых шага, то ИМ ВООБЩЕ НЕ НАДО ЗАНИМАТЬСЯ. Пойми: ты просто НЕ ГОТОВ к этому проекту, если пытаешься высосать из пальца действия по нему. А если поручило начальство – скажешь ты? Ну что же, займись тогда СБОРОМ ИНФОРМАЦИИ (маловероятно, что ты соберешь НУЖНУЮ информацию, не зная, как она выглядит, но это иногда срабатывает). Или займись построением карт памяти (вообще, с тем же успехом можно играть в дурака с самим собой, но, чтобы не обижать достойных людей, которые верят в эффективность этого метода – сформулируем так: прикалывайся по-всякому, возможно это поможет).

Единственный более-менее надежный метод двинуть проект, о котором тебе не известно ничего – СПРОСИТЬ знающих людей прямо конкретно по твоей проблеме. Это можно сделать и в форуме. Нет ничего лучше въехать в тематику, чем долго и внимательно изучать форум по предмету. Можно заплатить денег и пойти на семинар, а потом запытать ведущего. Главное – не ковырять в носу, пытаясь, глядя глубокомысленно в потолок, изобрести решение проблемы, КОТОРАЯ УЖЕ РЕШЕНА. Напиши красной краской (лучше кровью) на оконном стекле ТВОЯ ПРОБЛЕМА УЖЕ РЕШЕНА! Просто найди кем – и заплати за решение. Или не плати, а укради, это, конечно, гораздо лучше.

Интродукция23<Об интеллектуальной собственности. Кто-то еще надеется, что и в будущем интеллектуальную собственность можно будет защитить с помощью закона. Проблема в том, что чем дальше – тем это менее возможно, а значит всерьез заниматься этим все глупее. Во все конституции следует записать право человека на пользование найденной информацией без каких-либо ограничений. С другой стороны, это не исключает возможность автора пользоваться минированием и сознательным дезинформированием.

О чем я? Достань в Интернете практически любую книгу. Но будь готов к часто никакому качеству перевода. Чем читать галиматью с ошибками через слово – ты с удовольствием заплатишь нормальные деньги за нормальный текст. А для бедных – бесплатно! Но хреново! Так и будет всегда. Ты воруешь программное обеспечение у старины Билла? Ведь воруешь, я знаю, я и сам воровал. Но это воровство только с точки зрения закона. А с точки зрения реальности – это норма. Почему Билл не вставляет в свои системы атомные бомбы, портящие его произведения или форматирующие твой хард при несанкционированном доступе? Помилуйте, ограниченное воровство просто выгодно Биллу, поскольку создает культуру Microsoft, которая заставляет тратить на нее деньги тех, у кого их раньше не было, и он воровал, а теперь есть и он покупает. Сделайте абсолютную защиту в программах Майкрософт, и от Майкрософт останется только эхо – рванут на Линукс, да всегда есть куда рвануть!

Качай! Накачай себе гигабайты музыки и софта, электронных книг и секретных баз данных! Да через пару лет и качать не надо – вообще все будет доступно он-лайн в «быстром» Интернете – зачем насиловать свои девайсы! А, может специальное подразделение «ЗЮ» выследит все эти сайты и предъявит обвинения? У тебя температура. Пойми: если Интернет станет подконтрольным – появится ТЕНИРЕТ, РЕТЕТИН, ЕРНИТЕТ и еще черте чего – процесс необратим! Сеть – это живой носитель свободы информации и если ты хочешь защитить свою информацию – защити, если сможешь, а остальное принадлежит всем – как воздух на планете. Слава богу, OPEN SOURCE предлагает даже безболезненную технологию перехода к свободному информационному пространству> Конец интродукции 23

2. Обработка сектора >>MAYBE Мы уже говорили про эту категорию. Ее надо просто спокойно просматривать. Все подряд. Ты, конечно, уже ничего не помнишь, да я и не требую этого от тебя, бедолага. Посмотри, что это за категория ранее по тексту. Знай: чтобы мечты сбывались – надо ПОСТОЯННО о них думать. Это-то ты и будешь делать принудительно. Глядишь, после месяца–двух постоянных засечек в твоей темной памяти – подкорка начнет исподволь и постепенно готовить решения, альтернативы, подходы. Будут строиться новые нейронные цепочки, они станут множиться и разветвляться, сливаться с уже имеющимися информационными каналами, а это, в свою очередь, приведет к тому, что из внешнего мира начнет отфильтровываться подходящая информация… напоминаю: человек сам собой сознательно практически не управляет. Так, чуть-чуть, для отвода глаз (собственных). Знай только, что МЕЧТЫ СБЫВАЮТСЯ. Надо просто не мешать им это делать. В один прекрасный момент из категории >>MAYBE некое действие перейдет в категорию **DAY и вот тогда-то и начнется простой и веселый путь к СБЫЧЕ МЕЧТЫ.

3. Просмотр общего списка проектов. Ты, мой незлобливый друг, конечно помнишь, что у тебя помимо текущих проектов есть еще одна категория, под названием ЯЯ-ПРОЕКТЫ, где свалены в кучу все проекты, которые ты делал, но не доделал или будешь делать (но, конечно, не доделаешь). Короче, там все проекты, которые не являются текущими. Поскольку такая крутая программа, как аутлук не дает возможности делать подкатегории, тебе придется представлять проекты в виде задач, имеющих одну и ту же категорию (ЯЯ-ПРОЕКТЫ).

Например:

Стать, наконец, человеком

Заработать денег

Уговорить Олю-секретаршу

…

Купить резиновую лодку

Да, я хочу надеяться, что ты помнишь, что категория указывается в поле КАТЕГОРИИ каждой из этих задач – проектов. Пока проект не является текущим – накапливай по нему информацию во вкладке ЗАМЕТКИ. Там ты можешь писать текст, надиктовывать, рисовать. В нужный момент (в момент, когда ты захочешь сделать из этого проекта текущий проект) из этой кучи твоего ментального мусора ты родишь несколько действий и запишешь их отдельно в категорию **DAY (и, разумеется, в категорию соответствующего текущего проекта).

Так вот: список проектов надо просматривать! Да, да, на черта было их записывать и думать о них, если ты даже не вспоминаешь о своих собственных мыслях! О своих виртуальных детках! Чудовище! Интеллектуальный алиментщик! Если ты хочешь уважать себя – возьми за правило: родил приличную мысль – вырасти, воспитай и ни в коем случае не бросай ее!

4. Подсчет выполненных задач. Как ты поймешь, что уже научился хотя бы чему-нибудь? Что стал более эффективным и раскрепощенным? Ах, ты это почувствуешь? И как, интересно? Мистические вибрации тонкого мира? Эх ты, мегамозг. Запомни и запиши пальцем по пыли на своем телевизоре (надеюсь, ты его не смотришь, если все-таки хочешь превратиться из млекопитающего в человека): Оценить что-либо объективно можно ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО с использованием чисел. Да, тех, состоящих из арабских цифр, ты наверняка видел их уже раньше. А эти свои «стало лучше», «стало хуже» можешь оставить для умных блондинок.

Есть два показателя твоей эффективности: количество выполненных за неделю дел (где ты поставил галочки «выполнено») и результат деления количества выполненных дел, относящихся к текущим проектам на общее количество выполненных дел. Можно в процентах. Понимаешь, если ты выполнил много дел – ты молодец, но еще не совсем. Это, конечно отлично, что твоя продуктивность повысилась, и ты провернул гору всяких действий. Однако осторожно! СЛИШКОМ большое количество выполненных дел свидетельствует либо о том, что ты слишком подробно планировал и помечаешь теперь ВЫПОЛНЕНО каждую незначительную мелочь (пукнул – отметил), либо что ты бестолково бегаешь во все стороны как разрезвившийся спаниель, поднимаешь ногу над каждым кустиком, отмечая это галочкой и НЕ ВЫПОЛНЯЕШЬ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ВАЖНОГО.

А где у нас сосредоточено действительно важное? Напрягись! Правильно! Это текущие проекты. Ну вот, подсчитай, сколько из выполненных действий относилось к текущим проектам и подели на общее количество выполненных действий. Если цифра получается около 25-30% – это нормально. Если 5% – ты занимаешься всем, чем угодно, кроме того, что надо. Если 90% и более – то ты, похоже, президент крупной компании или небольшой страны. На фига тебе тайм-менеджмент? Вызови министров, топни на них ногой, одного (который давно тебе не нравился) уволь. Остальным пообещай надрать жопу и выгони из кабинета. Дела в стране не изменятся никак, зато тебя будет уважать политическая элита, а также собственная жена.

После того, как ты это подсчитал (надеюсь, не надо объяснять, что для того, чтобы посмотреть выполненные дела – надо выбрать в аутлуке опцию «Завершенные задачи»)– запиши цифры в файл. Да не выделывайся ты с экселем и базами данных – можно просто в отдельную заметку. Запиши в строке дату начала недели – дату конца недели, количество выполненных дел, количество выполненных по текущим проектам дел, процент от деления второго на первое

Так, примерно: 22-26.10 –54 – 14 – 26%

Веди этот файл аккуратно, не пропуская ни одной недели. Ой, да что я говорю! Для тебя должно быть просто НЕМЫСЛИМО не выполнить РЕГЛАМЕНТ. В противном случае я зря писал всю эту галиматью, зря метал перед тобой бисер! Ну, ладно, в конце концов, Христа тоже распяли какие-то суки. И ничего. Так что продолжим.

После подсчетов уничтожь выполненные задачи

5.Дневниковый обзор Ты, наверное, думаешь, что тебе надо поминутно расписать всю неделю? Или, наоборот, в хорошем литературном стиле набросать пару томов типа Войны и Мира, наверное, тебе грезится, что твои дневники издадут, и к ним выстроится толпа как в мавзолей? Нет, милый, нет! Эти твои мыслеизлияния никому не нужны. Вообще никому. Даже тебе. Что действительно нужно – это поддержка твоего отважного (безнадежного?) начинания – попытки превратиться из зверя в человека! Поддержать себя должен ты сам, путем краткого, но энергичного самовосхваления! Ты обязан написать НЕ про свои ошибки (поскольку сам факт твоего рождения – ошибка природы), а про достижения, про крутые (или не очень) свершения на прошлой неделе.

Если ты покопаешься в памяти, то обязательно найдешь, за что себя похвалить! Это должна быть правда. Без натяжек и передержек. Без этих вот «ой, стыдно вспоминать – хи-хи». Помни, что достижения – это не то, что является «хорошим» с точки зрения общепринятой морали. Это те действия, которые тебе лично нравятся. Если ты увел у лучшего друга девушку, напоил ее и трахнул прямо у него на глазах – ты полное говно. Но если тебе нравится то, что ты сделал – запиши это! (Кстати, что-то может потом пригодиться следователям ). Если ты захочешь записать отдельно ошибки – я тебе не запрещаю. Я тебе не мамочка. Но делай это в ДРУГОМ файле. Читай дневниковый файл достижений чаще – это очень, очень приятно. Это награда за нелегкий труд жить эффективно!

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как же я от тебя устал – уже иди отсюда и больше никогда, никогда не попадайся мне на глаза! Да! Обязательно прочитай книжку великого старика Аллена (например, http://wiki.sergeybiryukov.ru/GTD). Все вышеизложенное перекликается с его великолепной системой с некоторыми дополнениями, проверенными на себе. Да, и еще. Удачи!

P.S. Захочешь благодарить меня или вносить конструктивные предложения – пиши на [email protected], ругать – [email protected]