Текст книги "500 советов секретарю"

Автор книги: Ольга Энговатова

сообщить о нарушении

Текущая страница: 6 (всего у книги 16 страниц) [доступный отрывок для чтения: 6 страниц]

3. Деловые приемы

Секретарь – это и лицо фирмы, и душа фирмы.

Секретарь дает всему внешнему миру – клиентам, поставщикам или партнерам – уверенность в том, что они избрали правильный контакт для своей деятельности

3.1. Участие секретаря в подготовке выставки

С переходом нашей страны на рыночные отношения и с развитием жесткой конкуренции все чаще появляется необходимость в продвижении своего товара на рынок. И одним из способов познакомить клиентов со своей продукцией являются выставки. Выставка имеет основную цель – завязать новые деловые связи, укрепить старые партнерские отношения, познакомиться с новой продукцией и информацией, а главное – установить контакт с потенциальными заказчиками. Для того что бы выставка прошла успешно, важно организовать ее на должном уровне.

До начала выставки и в период ее проведения секретарь является информационным центром. К нему поступают все телефонные звонки с вопросами об условиях проведения выставки, о датах проведения, времени открытия выставки, советует, к кому обратиться с тем или иным вопросом на предмет участия в ней, и т. д. Секретарь обязан дать самую исчерпывающую информацию по каждому интересующему вопросу.

Секретарь принимает по факсимильной связи заявки на участие в выставке и передает их ответственному исполнителю.

Наибольшие нагрузки падают на секретаря с момента приезда участников выставки.

Встреча участников выставки проходит централизованно: с этой целью арендованные предприятием автобусы круглосуточно дежурят на городских железнодорожных станциях. Представители, сопровождающие автобусы, ответственные за встречу участников выставки во время следования автобуса в назначенный пункт, сообщают по мобильному телефону секретарю в приемную о количестве человек, которые едут в автобусе, и времени отправки автобуса. Секретарь в свою очередь сообщает об этом ответственным за питание участников выставки и за их размещение в гостиницах. Тем самым обеспечивается оперативность размещения в гостинице и организация питания.

Секретарь распределяет и планирует транспорт для встречи делегаций иностранных фирм в аэропортах. Для этого он просматривает письма от инофирм, поступившие по факсимильной связи, в которых указаны состав делегации, аэропорт, в который они прилетают, время прибытия и номер рейса. В зависимости от количества членов делегации секретарь планирует, какой вид транспорта отправлять для встречи.

В дни заезда участников выставки в гостиницах дежурят регистраторы, сверяющие по спискам прибывших представителей от разных организаций. При необходимости в списки вносятся коррективы (например, вместо одного представителя приезжает другой), о чем сообщается секретарю. Секретарь вносит эти поправки в список рукописно и на следующий день утром вносит все изменения в список на компьютере. В результате этой работы у секретаря есть информация о том, какие делегации и в каком количестве прибыли на выставку.

В дни проведения выставки у всех сотрудников, задействованных в организации проведения выставки, ненормированный рабочий день.

Секретарь приходит на работу к 7.00, чтобы принять участие в утренней планерке, где обсуждаются задачи на текущий день. В 20.00 секретаря подменяет дежурный, который дежурит на рабочем месте секретаря всю ночь до его прихода утром. Это делается на случай приезда участников выставки ночью или ночного прибытия экспонатов организаций для демонстрации их на выставке.

Если делегации приезжают за несколько дней до выставки, то секретарь организует прием делегаций руководителем (генеральным директором) или его заместителями.

В дни выставки секретарь должен иметь полный пакет информационно-справочных документов:

1) список участников выставки;

2) буклет выставки, в котором можно найти перечни выставочных экспонатов, адреса предприятий и фирм – участников выставки;

3) программу выставки, в которой по дням расписаны мероприятия с указанием времени начала их проведения и окончания;

4) регламент совещаний и переговоров на выставке.

Выставка считается открытой с момента разрезания красной ленты. После открытия выставки посетители и участники знакомятся с экспонатами, устанавливают деловые контакты.

Секретарь в день открытия постоянно находится на своем рабочем месте и является связывающим звеном между организаторами выставки. Кроме того, он организует все необходимые транспортные поездки.

Второй день выставки – это в основном день переговоров с отечественными и зарубежными фирмами, подведение итогов конкурса на лучший экспонат, представленный на выставке.

Переговоры проходят в кабинете генерального директора. Секретарь готовит кабинет для переговоров, раскладывает необходимое количество рекламных проспектов, проверяет наличие минеральной воды на столе и т. д.

На таких приемах принято организовать чай, кофе. Секретарь заказывает необходимый ассортимент. После окончания переговоров секретарь убирает посуду и готовится к встрече следующей делегации. Таких приемов в день может быть 7 – 8 с разным количеством участников (3 – 4 человека).

В течение всех дней проведения выставки секретарь участвует в оперативных совещаниях. На таких совещаниях планируется транспорт (уточняется, кто из участников выставки уезжает, в какой день, кто-то приезжает на второй день выставки и их необходимо встретить), какие поездки планируются в течение дня и т. д.

Все сведения об отправке транспорта находятся у секретаря, так как ему приходится обеспечивать перемещение участников выставки и их отъезд.

Наиболее насыщенный последний день выставки, когда разъезжается основная масса ее участников. Секретарь обеспечивает прием руководителем предприятия делегаций перед их отъездом, организует их доставку в аэропорты и на вокзалы. Генеральный директор предприятия проводит в этот день совещание с директорами дочерних предприятий, для них секретарем размножается необходимая документация и раздается перед совещанием.

Таким образом, в момент проведения выставки меняется вид деятельности секретаря. Вся деятельность направлена на безупречное обеспечение и обслуживание ее участников, которые постоянно обращаются к секретарю за различными справками.

Подводя итоги: секретарь в период проведения выставки является во многом его организационным звеном, и от него требуются большая собранность и проявление всех необходимых профессиональных качеств: оперативность, вежливость, безупречное знание регламента.

3.2. Участие секретаря в организации переговоров

Переговоры преследуют цель – найти приемлемое решение для партнеров по решению какой-либо проблемы. Они могут пройти успешно или завершиться неудачей. Во многом их успех определяется тем, как переговоры подготовлены организационно и по содержанию, как проработаны их будущие стратегия и тактика.

На первом этапе, в период подготовки, обе стороны анализируют проблему и интересы участников, формируют общий подход и собственную позицию на переговорах; определяют возможные результаты. На данном этапе секретарь готовит необходимые документы: заявления, протоколы, проекты договоров, соглашений, контрактов. Необходимо, чтобы подготовленные документы были переведены на рабочий язык переговоров. Также следует составить досье по вопросам, намеченным для обсуждения. Секретарь должен позаботиться о том, чтобы были собраны официальные справки, рекламные проспекты, пресса, аналитические материалы о фирме-партнере, а также о собственной фирме в аспекте, интересном для участников переговоров.

По взаимной договоренности определяются время, место, регламент переговоров. При этом окончательное решение предоставляется приглашенной стороне. Местом переговоров могут быть служебное помещение принимающей стороны либо нейтральная территория.

Помещение для переговоров должно быть чистым, светлым, нешумным. Стол переговоров должен быть соответствующей конфигурации (круглый, квадратный, прямоугольный) и размера.

СОВЕТ: уделите внимание оформлению помещения.

Второй этап – собственно ход переговоров.

Как правило, продолжительность каждого отдельно взятого «раунда» переговоров ограничивается 2 – 2, 5 ч. Во время переговоров по согласованию с партнерами полезно сделать перерыв (или несколько перерывов) продолжительностью 10 – 15 мин каждый. Что касается курения, то здесь все решает «хозяин» переговоров: если на столе стоят пепельницы (а иногда и лежат сигареты) – это значит, что курить можно. Отсутствие на столе этих атрибутов ясно дает понять грамотному бизнесмену, что курение нежелательно. Невежливо вешать на стенку (или тем более ставить на стол) табличку с надписью «У нас не курят!» или «Не курить!».

Секретарь должен позаботиться, чтобы на столе были разложены блокноты, листы бумаги, карандаши, ручки. Не полагается оставлять никаких документов и бумаг, кроме относящихся к переговорам.

В самом начале переговоров полезно провести представление гостям всех членов переговорной группы с указанием их должностей и сфер ответственности каждого из них. В этот момент обычно происходит обмен визитными карточками. Также целесообразно ознакомить гостей с предлагаемой программой их пребывания и поинтересоваться их мнением по этому вопросу и возможными пожеланиями.

Во время переговоров можно предложить гостям чай, кофе, прохладительные напитки. При длительных переговорах могут быть предложены бутерброды, пиво. Не принято в ходе переговоров предлагать спиртные напитки. Исключение может быть сделано в случае достижения договоренности по сложным, давно обсуждаемым проблемам или при подписании каких-либо итоговых документов (договор, соглашения, контракта и т. п.). В этом случае в порядке исключения можно предложить всем участникам переговоров по бокалу шампанского, но уж никак не водку и не коньяк.

Одно из важнейших и незыблемых правил переговоров – все переговоры ведет ОДИН человек – глава группы. Все остальные вступают в беседу и высказывают свое мнение только после получения от него разрешения. Недопустимо во время переговоров вести дискуссии между собой, переговариваться.

Третий этап – анализ достигнутых результатов.

3.3. Особенности организации переговоров с иностранными гостями

Переговоры играют очень важную роль в установлении контактов между партнерами и разрешении возникшей проблемы. Выше мы рассматривали роль секретаря в подготовке переговоров, участники которых принадлежат одной стране. Но все больший круг российских предприятий выходят на международный рынок, и тогда партнерами по бизнесу оказываются люди, представляющие иную культуру и имеющие свои традиции.

Итак, все основные моменты проведения переговоров оговариваются за 2 – 3 месяца: дата, место встречи, количество и состав участников, продолжительность пребывания, язык переговоров и количество переводчиков. За 2 – 3 дня все эти моменты еще раз уточняются по факсу или электронной почте.

Для гражданина какого-либо иностранного государства выдача въездной визы в Российскую Федерацию производится в консульском отделе МИД РФ посольства РФ в его стране с внесением в визу перечня городов, которые он может посетить, находясь в России. Разрешение на посещение того или иного города дается на основании письменного приглашения принимающей стороны.

При направлении официального приглашения иностранному гражданину в нем указываются в обязательном порядке его имя, возраст, место рождения и проживания, представляемая им фирма и организация, адрес, цель приезда в вашу организацию, длительность пребывания, даты приезда и отъезда, вид транспорта. Отметим также то, что при направлении такого приглашения ваша организация берет на себя всю ответственность за соблюдение иностранным приглашенным всех правил поведения на территории вашего города на весь период пребывания там.

После согласования времени и места переговоров целесообразно провести следующие мероприятия:

1) организовать группу «переговорщиков». Состав этой группы и уровень представительства будут зависеть от состава и уровня представительства группы приезжающих партнеров. Например, если во главе приезжающей группы стоит начальник департамента, то совершенно необязательно во главе нашей группы, ведущей переговоры, ставить директора предприятия. Вполне достаточно, чтобы нашу группу возглавил заместитель директора или даже начальник отдела маркетинга (в зависимости от серьезности наших целей в данных конкретных переговорах). Если в составе прибывающей группы есть женщина, то целесообразно и в нашу группу включить даму. Сразу же необходимо решить вопрос с переводчиком. Им может быть как работник предприятия, если он достаточно хорошо владеет языком переговоров, так и представитель иностранной фирмы. В отдельных случаях может быть приглашен переводчик со стороны, хотя это и не очень желательно, так как он может не знать специфику предприятия. В любом случае состав нашей группы на переговорах не должен превышать значительно состав группы партнеров. Это, естественно, не исключает возможности привлечения на отдельных этапах переговоров других наших сотрудников дополнительно;

2) собрать воедино и тщательно проанализировать все имеющиеся в распоряжении материалы по фирме и личностные характеристики на приезжающих партнеров, четко определить их места в иерархии фирмы, степень влияния на решение вопросов, уровень компетенции, а также внимательно изучить все материалы по результатам предыдущих переговоров, если таковые проводились ранее;

3) сразу же решить вопрос о том, кто будет вести запись переговоров, с тем чтобы после их окончания составить полный отчет о ходе переговоров и о достигнутых результатах. На обычные деловые переговоры стенографистку, как правило, не приглашают. Нельзя также поручать запись переговоров руководителю группы или переводчику;

4) приготовить все необходимые в ходе переговоров документы, например техническую документацию, идеи цен, буклеты и др. информационные материалы и т. д. и т. п. Незадолго до приезда делегации иностранного партнера необходимо составить и утвердить у руководства предприятия программу пребывания делегации. Она должна включать в себя следующие вопросы:

а) встречу делегации в аэропорту или на вокзале;

б) размещение в гостинице;

в) организацию питания;

г) организацию транспортного обслуживания;

д) подготовку переговорного помещения;

е) вопросы показа нашего предприятия;

ж) культурную программу;

з) протокольные мероприятия (обед, прием, фуршет и т. п.);

и) собственно переговоры (время начала и конца, кто отвечает за организацию, какие вопросы необходимо решить).

Одновременно с программой, как правило, разрабатывается и утверждается смета расходов на прием делегации.

Смета расходов составляется принимающей стороной с учетом того, за чей счет едет делегация. Если члены делегации приглашены в качестве гостей, то принимающая сторона берет на себя расходы по пребыванию, включая проживание в гостинице, питание, автотранспорт; обеспечивает регистрацию паспортов, получение и транспортировку багажа, работу переводчиков и т. п. Если при этом руководитель иностранной делегации приглашается с супругой, то специально согласовываются финансовые условия ее приглашения.

В том случае, когда делегация приезжает за свой счет, принимающая сторона оплачивает расходы, связанные с протокольной частью программы. Остальные расходы (размещение в гостинице, питание, автотранспорт и др.) обеспечивает направляющая сторона. Все финансовые условия визита должны быть проработаны и зафиксированы в письменном документе – письме, факсе.

Необходимо также решить и продумать вопрос вручении гостям сувениров или подарков – фирменных или покупных и т. д.

СОВЕТ: не забудьте снабдить каждого участника переговоров с нашей стороны визитными карточками; неплохо было бы приготовить для них и нагрудные знаки (бейджи).

После получения сообщения о точном времени прибытия иностранных партнеров целесообразно еще раз собрать всю группу и проанализировать составленную ранее программу. На этих этапах работы (при встрече, размещении в гостинице, транспортном обслуживании, организации переговоров, культурной программе, протокольных мероприятиях) основная роль отводится секретарю.

ВСТРЕЧА В АЭРОПОРТУ (или на вокзале). Обычно в зависимости от уровня руководства приезжающей группы ее встречают секретарь с шофером и, возможно, переводчик. Вручать цветы не принято; исключение может составить тот случай, когда в группе приехавших есть дама. Тогда можно вручить небольшой букет, и то в зависимости от сезона (цветы вручают в целлофановой упаковке). В момент встречи не принято производить обмен визитными карточками. Встреча прибывшей группы «у трапа самолета» обычно не практикуется, кроме тех случаев, когда приезжает делегация высокого уровня. И то это производится только тогда, когда у вас в городе для этого существует реальная возможность.

ТРАНСПОРТ. В зависимости от числа членов приехавшей делегации это могут быть: одна или две легковые автомашины (наемные или заводские) или микроавтобус. Обслуживать делегацию на личных или, в общем случае, на частных автомашинах не рекомендуется.

Главный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостью. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева. Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером.

ГОСТИНИЦА. Номера в гостинице должны быть заказаны заранее. В зависимости от класса гостиницы неплохо было бы их осмотреть заранее и лично убедиться в их достаточной комфортабельности. Проверьте, чтобы номера находились в самой тихой и спокойной ее части. В этом случае при возможности хорошо бы поставить в номер небольшой холодильник для прохладительных напитков и телевизор. Размешать в одном номере двух человек не принято (если это не номер-люкс). В номер дамы можно поставить цветы.

Вне зависимости от времени приезда делегации и времени начала переговоров всегда принято из аэропорта (вокзала) сначала доставить приезжих в гостиницу, дать им возможность оформить проживание и привести себя в порядок после путешествия. Только после этого можно начать выполнение программы проведения переговоров.

ВИЗИТ ВЕЖЛИВОСТИ. Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей делегации в соответствии с общепринятой практикой наносит визит вежливости руководителю принимаемой организации. Визит вежливости является протокольным ответом за проявленной внимание, за встречу при приезде. В процессе визита, кроме того, еще раз согласовывается программа пребывания, высказываются, если есть необходимость, дополнительные просьбы и пожелания.

В назначенное время в вестибюле офиса принимающей организации главу приехавшей делегации, сопровождаемого переводчиком, встречает секретарь. Руководитель встречает гостей, выйдя из-за рабочего стола примерно на середину кабинета. Переводчик представляет гостя хозяину.

Поскольку визит вежливости длится не более 20 – 30 мин, то через 5 – 7 мин секретарь может подать угощение: чай, кофе, прохладительные напитки, конфеты (в коробке), печенье, фрукты. Спиртные напитки не подаются.

СОВЕТ: угощение, кроме чая и кофе, могут быть оставлены на журнальном столе до прихода гостей.

В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей кабинета. Дальше, до выхода из здания, гостей провожает секретарь.

ПЕРЕГОВОРЫ. Не стоит забывать, что приоритетной является деловая часть программы, а именно переговоры. Роль секретаря в организации переговоров мы обсуждали выше, но есть некоторые особенности ведения переговоров с иностранными партнерами.

Если на предприятии нет специально выделенной переговорной комнаты, целесообразно подготовить помещение для переговоров заранее. Нежелательно, чтобы это был кабинет директора или его заместителей, так как в этом случае неизбежные телефонные звонки могут мешать переговорам. В любом случае стоит на внешней стороне двери повесить табличку: «ПРОСЬБА НЕ МЕШАТЬ! ИДУТ ПЕРЕГОВОРЫ!». Лучше всего, если для переговоров выделено специальное помещение, где можно разместить рекламные и представительские материалы нашего предприятия. Очень хорошо смотрятся стенды с образцами нашей продукции, фотографии, иллюстрирующие историю предприятия в динамике.

СОВЕТ: на столе переговоров могут быть расположены государственные флаги (флажки) стран-участниц. Они должны быть одинакового размера и расположены на одном уровне.

С интересом воспринимается иностранными партнерами электрифицированная карта, иллюстрирующая внешние и внутренние связи предприятия. На японских фирмах (а в последнее время и в Европе) широко используются специально снятые видеоролики о предприятии. Стоит оборудовать в приемной рядом с переговорной комнатой небольшой буфет или хотя бы просто поставить небольшой холодильник и создать возможность приготовить чай, кофе и бутерброды.

СОВЕТ: не забудьте о туалете!

Следует обратить внимание на то, чтобы все члены нашей переговорной группы в той или иной степени владели языком переговоров. Однако и в этом случае целесообразно вести официальную беседу через переводчика. Следует выбрать темп беседы так, чтобы переводчику было удобно делать перевод; фразы желательно строить коротко, четко и ясно, без двояких толкований. Не стоит злоупотреблять сленгом, жаргонными словечками, разбавлять свою речь труднопереводимыми (а иногда и вовсе непереводимыми) пословицами, поговорками, анекдотами. В обязанности секретаря в ходе проведения переговоров входит контроль за осуществлением записи беседы и за своевременностью обслуживания гостей за столом переговоров.

КУЛЬТУРНАЯ ПРОГРАММА зависит от интересов партнеров, их увлечений, хобби, знания русского языка. Согласитесь, едва ли стоит вести партнеров на футбольный или хоккейный матч, если они не увлекаются спортом, или на спектакль в драматический театр, если они не знают русского языка. Зато всегда желателен осмотр города или его достопримечательностей, краеведческих и художественных музеев, галерей; возможен поход на балет или в оперу (если, конечно, они этого заслуживают). Целесообразна организация поездок за город (конечно, в зависимости от сезона и наличия свободного от переговоров времени). В общем случае не очень желательно посещение различных саун, бассейнов, охотничьих домиков и т. п. Можно организовать небольшой пикник на природе. Однако всегда необходимо помнить: прежде всего партнер приехал к нам на переговоры! Все остальное – «гарнир» к переговорам, он может быть приятным, интересным, но это – не «основное блюдо». Безусловно, в выполнении культурной программы не обязательно должны участвовать все члены нашей переговорной группы.

ПРОТОКОЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ. При проведении протокольного мероприятия вся ответственность (за организацию, выбор блюд и напитков, соблюдение протокола и этикета, обслуживание гостей) ложится на секретаря.

3.4. Участие секретаря в организации деловых приемов

Важной частью программы являются протокольные мероприятия. Например, в связи с завершением переговоров и подписанием документов руководство фирмы (компании) организует прием (завтрак, обед, ужин) в честь делегации. В программе указываются место и время, вид приема.

При словах «прием», «банкет», «ужин» обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.

Однако прием в деловой сфере – это прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

Деловые приемы, хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

Полуофициальная обстановка приемов помогает установить прочные связи в деловом мире. Традиции проведения приемов пришли к нам из далекого прошлого и являются символом миролюбия и добросердечности. Несложные приемы секретарю часто приходится организовывать в офисе.

Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой за столом и без рассадки за столом. К дневным относятся приемы типа «бокал шампанского», «бокал вина», завтрак, журфикс.

Необходимо заблаговременно разослать официальные приглашения, отпечатанные типографским способом. Фамилия и должность гостя вписываются от руки. Если планируется прием высокого уровня, то в приглашении делается отметка о форме одежды. Если таких отметок нет, предполагается, что мужчины приходят в деловом, желательно темном, костюме, а женщины – в костюме или строгом платье.

В приглашении не ставятся дата отправления и подпись.

Первые строки приглашения дают информацию о том, кто (какая организация) и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот «приглашает» или «имеет честь пригласить», далее идут фамилия, имя, отчество приглашаемого.

Иногда фирма-хозяйка отправляет приглашение другой фирме без указания фамилий приглашаемых. Текст при этом может быть примерно следующим: «Фирма М приглашает двадцать сотрудников фирмы N на банкет по случаю…» В современной деловой практике это встречается довольно часто. В такой ситуации фирма, сотрудников которой приглашают, сама определяет фамилии тех, кто будет присутствовать на приеме, и передает список фамилий приглашающей фирме. Сотрудники, чьи фамилии есть в списке, должны предъявить охране при входе в помещение, где будет проходить деловой прием, документ, удостоверяющий личность.

Совет : первому лицу приглашаемой фирмы должно быть послано именное приглашение.

Во второй части приглашения указывается, какой будет форма приема (обед, коктейль и др.), когда он состоится и где.

В приглашении на завтрак, бокал шампанского, бокал вина, коктейль принято указывать время начала и окончания приема, например 12.00 – 13.30.

Приглашение, как правило, содержит просьбу о подтверждении намерения присутствовать на приеме. Принято эту просьбу обозначать заглавными французскими буквами: R. S. V. P. (Repondez s’il-vous-plaot – « Ответьте, пожалуйста»). Все общепринятые условные тексты в этикете (аналогичные тексту, данному выше) обычно бывают представлены на французском языке, языке «страны галантности», хотя родина этикета – Италия. Однако американская деловая активность пробила дорогу подобным же английским фразам, которые тем не менее присутствуют не самостоятельно, а после соответствующих французских.

Ответить на приглашение и подтвердить свое присутствие или сообщить об отсутствии полагается в течение суток со дня получения приглашения. Можно также сделать это по телефону или факсу – последнее предпочтительнее, так как сохраняет текст подтверждения. Отказ рекомендуется обязательно оформить письменно – в виде почтового послания или по факсу; в письме-отказе кратко указывается причина, по которой приглашенный не может присутствовать.

Приглашение, как и визитная карточка, печатается на бумаге хорошего качества, белой или любого светлого оттенка. Неуместными считаются различные украшательские элементы – виньетки, цветочки, фигурки и т. п. Строгий шрифт, ясно и четко отпечатанный текст с соблюдением правил этикета и с использованием обязательных «формул вежливости» – вот что требуется от идеального приглашения на деловой прием.

При немногочисленном приеме (10 – 12 человек) приглашенные рассаживаются за столом сами, без подсказки фирмы-хозяйки.

Если же деловой прием рассчитан на несколько десятков или сотен человек (а крупные фирмы, как правило, устраивают именно такие приемы), целесообразно тщательно продумать расстановку столов и определить места для гостей.

Размер зала следует подбирать исходя из следующего правила: не менее 10 м 2 на человека, включая и место за столом.

Если прием рассчитан на достаточно большое число гостей, следует позаботиться о том, как их рассадить, и о том, как довести информацию об этом до приглашенных.

Классический, пришедший из глубин светского этикета способ – карточка с фамилией (и титулом, разумеется), которую следует положить на самый высокий бокал или фужер около каждого места. Такой метод годится, если число гостей – не более 10 – 12 человек. При организации современных деловых приемов с большим количеством гостей обычно план рассадки вывешивается в нескольких местах перед входом в зал, где будет проходить прием, либо изображается на специальном листе – вкладыше в приглашение, либо выдается каждому приглашенному при входе в зал.

Совет : в случае когда гость садится не там, где ему предписывалось, его можно попросить пересесть, сопроводив просьбу словами: «Вам там будет гораздо удобнее». Если гость возражает, настаивать не следует, а для гостя, которому положено сидеть на уже занятом месте, можно поставить дополнительный стул.

При определении мест для почетных гостей следует руководствоваться определенными правилами:

1) самые почетные места – это те, которые расположены лицом к свободному пространству, т. е. к входной двери. Однако одновременно с этим почетное место должно быть максимально удалено от входной двери;

2) если конфигурация помещения такова, что затруднительно выполнить два первых требования, почетные места можно выбрать из тех, которые расположены лицом или хотя бы боком к окнам (все та же близость к свободному пространству!);

3) наименее почетные места – в конце стола, спиной к входной двери. Обычно там вообще не делают посадочных мест, но если все же есть необходимость использовать эти места, имеет смысл посадить там молодых мужчин из числа сотрудников фирмы-хозяйки. Женщин и мужчин среднего и «более чем среднего» возраста на эти места усаживать не стоит. Заметим, что некоторые авторы справочных изданий по нормам этикета считают, что если нет другой возможности, можно посадить на эти места молодых женщин, также из числа тех, кто работает в устраивающей прием организации, но одно требование непреложно – женщины должны быть в сопровождении мужчин.

По возможности гостей – мужчин и женщин – рассаживают, чередуя представителей того и другого пола. Но практика показывает, что на деловых приемах мужчин всегда больше. Рекомендуемая минимальная площадь поверхности стола, выделяемая для одного гостя, – 60(70) ґ 40 см. Хотя некоторые источники дают цифру 50 ґ 40 см, следует все же учитывать, что некоторые полные люди не смогут комфортно чувствовать себя за столом в этих рамках.

«Бокал шампанского» начинается, как правило, в 12 ч и продолжается около 1 ч. С точки зрения организации это наиболее простая форма приема, не требующая большой длительной подготовки.