Текст книги "GTD. Практический курс. Самоучитель по тайм-менеджменту."

Автор книги: Николай Додонов

сообщить о нарушении

Текущая страница: 1 (всего у книги 3 страниц)

Николай Додонов
GTD. Практический курс.
Самоучитель по тайм-менеджменту

Введение

Перед вами краткий практический курс, состоящий из 8 занятий. Создавая его, я преследовал цель научить читателя пользоваться GTD на базовом уровне, достаточном для того, чтобы стать «спасательным кругом», когда столько дел, что даже умереть некогда.

Перед тем, как вы приступите к работе над ним, пожалуйста, учтите, что выполнять задания нужно непрерывно, одно за другим, без перерывов. Само прочтение не займет много времени, вряд ли вы потратите на него больше пары часов, но прошу, не читайте текст от начала до конца просто так. Если вам попадается практическое задание, не двигайтесь дальше, пока не сделаете его. Эта простая рекомендация обеспечит ваш успех в деле освоения методики GTD.

Читателям, знакомым с детищем Дэвида Аллена многое в тексте может показаться спорным, часть ожидаемого они могут не найти. Я сделал так специально, чтобы сделать обучение настолько простым и быстрым, насколько это возможно.

Обучение людей тайм-менеджменту на протяжении последних лет привело меня к убеждению, что в большинстве случаев человеку нужен простой и эффективный инструмент, который можно применить быстро. Когда работы море у большинства нет времени много читать и проходить длительное обучение – нужно что-то простое, но результативное, такое, что поможет преодолеть аврал и разобраться с делами. Таким я постарался сделать этот курс.

Углубить свои знания вы сможете всегда. Для этого есть все условия. Книги Дэвида Аллена есть в свободном доступе, интернет полон статей, видео и подкастов на тему GTD, – лишь бы было время учиться.

Пока что я предлагаю вам несколько простых рекомендаций, 8 практических заданий. Это то, что выкристаллизовалось из коучингов руководителей и сотрудников, многих часов очного обучения. Это самые простые, но самые результативные вещи, применить которые может каждый, и которые не требуют никаких усилий для внедрения.

Вы можете изменить свою жизнь с помощью этого курса, если просто будете выполнять то, что я вам предлагаю. Выделите пару часов и дайте себе зарок не отвлекаться, пока не закончите. Как только все будет сделано, вы станете другим человеком.

Успехов!

Установка таск-менеджера

Перед тем, как начать, пожалуйста:

1. Зайдите на сайт http://doit.im/ и зарегистрируйтесь. Выбирайте сразу PRO аккаунт, он стоит всего 600 рублей в год, при этом первый месяц можно пользоваться бесплатно.

2. Скачайте на свой смартфон (и планшет, если вы им пользуетесь) приложение doit.im из Apple Store или Google Play и подключите его к созданной на шаге 1 учетной записи.

3. Скачайте и установите на локальный(-е) компьютер(-ы) клиент для PC или Mac. (По желанию) 1

[Закрыть].

4. Убедитесь, что задачи, введенные на одном из устройств или с помощью веб-версии сервиса, синхронизируются, то есть, появляются на всех устройствах.

Немного о том, как все работает 22
  В лекциях Дмитрия Шаменкова теория функциональных систем изложена гораздо профессиональнее и полнее, вместе с тем, очень просто и доступно.


[Закрыть]

Чтобы объяснить, почему нужно делать так, а не иначе, кратко коснусь теории. Если вы не хотите тратить на нее время или знакомы с теорией функциональных систем П.К. Анохина, смело пропускайте раздел и переходите к заданиям.

Производственные мощности

У человека, как у компьютера, есть хард. Ближайшая аналогия – компьютер в смысле своих физических компонентов: системный блок, устройства ввода, вывода информации. Наше тело, все, что можно пощупать, относится к нему. Мозг, как орган, обрабатывающий информацию, относится к главной производственной мощности. От того, как он работает (точнее, от того, как мы им пользуемся) зависит эффективность усвоения и обработки данных, то есть, наша эффективность.

Программы действий

Как и у компьютера, у человека есть софт, который, используя производственные мощности, выполняет определенные функции. В компьютере софт записан на магнитных дорожках жесткого диска, у нас – в виде нейронных цепей.

Наше программное обеспечение бывает двух видов:

• Полученное от предков (память вида)

• Сформированное в течение жизни (собственная память).

Важно уяснить, что в нем записано все, с чем мы имели дело с момента рождения и по сегодняшний день, включая как чистые данные (книжные знания, etc), так и знания об удачных и неудачных опытах, с которыми мы столкнулись сами.

По сути, это невероятная по размеру база данных, с тем отличием, что она не просто сохраняет информацию, но управляет на ее основе всей нашей деятельностью. Что и как мы говорим, как себя ведем, как едим, ходим, какие ошибки совершаем и как реагируем на раздражители, все это определяет наш разум, который я грубо называю «софт».

В нем заложены (и постоянно закладываются) программы действий – алгоритмы, закрепленные генами, многочисленным повторением и результатом (успешным или неуспешным) в ответ на действие.

Водительское мастерство – пример такой программы. Когда вы только учились водить машину, то вряд ли могли говорить за рулем по телефону. Спустя какое-то время, это затруднение исчезло. Управление стало автоматическим, и сознание теперь может присутствовать в другой области.

Полагаю, не будет ошибкой назвать софт «бессознательное». Но не в том смысле, который используется в теории психоанализа, а в смысле, который разделяет эволюционная психология. Она различает в человеке две системы: Систему 1 и Систему 2.

Пользователь

Пользователь – сущность, которая осознает. Система 2, отвечающая за абстрактное, рациональное мышление.

Безусловно, чистых состояний, в которых доминирует какая-то из систем не бывает. Однако возможно преимущественное разделение. И оно прямо влияет на нашу эффективность, так как управляет, в том числе, и мотивацией.

Эволюционная психология считает, что люди слишком быстро поменяли условия существования. Настолько быстро, что оказались не вполне готовы к этому физиологически.

По-русски, это значит, что мы, оставаясь фактически тем же человеком пещерного мира, оказались в мире информационном в абсолютно незащищенном виде. Мы не умеем толком работать с информацией, воспринимать ее большие объемы, а самое главное – пользоваться тем, что у нас есть – нашим хардом и софтом в полном объеме.

За примером далеко ходить не нужно. Мы помним очень многое, наверное, практически все из того, что когда-либо попадало в память3, но не можем по желанию воспользоваться этим. Зато под гипнозом с легкостью можем вспомнить то, до чего сознательно не умеем добраться.

На мой взгляд, это одна, если не главная, причина низкой эффективности. Конкретные проблемы в этой области, одинаковые у разных людей – главное тому свидетельство.

Секрет успеха GTD в том, что она, в отличие от других методик, опирается на физиологию. Правила, из которых состоит система, полностью согласуются с тем, как функционирует наше тело, сознание и разум.

В курсе нет некоторых вещей, которые описаны Алленом. Это сделано специально:

В «минимальной комплектации» они не нужны. Мне нужно, чтобы вы быстро и хорошо освоили рабочий функционал и стали его использовать уже завтра.

Их полезность каждый определит сам. Если будет желание глубже разобраться в системе, то соответствующей литературы достаточно. Сам Аллен говорит, что его система – гибкая и каждый подстраивает ее под себя, как ему удобно. Моя задача – дать основу, которую можно быстро взять и сразу использовать. Всем без исключения.

Главный принцип, на котором все строится:

в один момент одно занятие.

Главное, что нужно усвоить – Пользователь обрабатывает информацию последовательно.

Никакая система тайм-менеджмента не будет работать, если делать несколько дел разом. Если вы привыкли одновременно говорить по телефону, смотреть почту, читать новости и отвечать по ICQ или Skype, вам не стоит приступать к этому курсу.

NB. Человек может с успехом что-то делать параллельно, но при одном условии – действия должны быть доведены до автоматизма, как в примере с разговором за рулем. Система 1 в состоянии поддерживать несколько параллельных процессов. Система 2 – нет. В рамках нашей работы, когда речь идет не о механических действиях, а о действиях с информацией, главную роль играет Пользователь.

Не имея достоверных знаний о том, как на самом деле нужно работать с информацией, мы используем навыки двигательных программ, которыми управляет другая система.

Это и приводит к тому, что мы не можем справиться с горой работы, устаем, раздражаемся и никуда не успеваем.

Очистка оперативной памяти

Задача – снять с Пользователя функцию краткосрочной памяти.

Представьте, что краткосрочная память равна оперативной. Чем больше запущено программ, тем меньше в ней свободного места, тем медленнее будет работать компьютер, пока совсем не зависнет. Использовать суперкомпьютер, как шкаф для хранения хлама – глупо. Почему же именно так мы обращаемся с собственным мозгом?

Когда вы пишите письмо, отвечаете на звонок, стараетесь что-то не забыть, слушаете коллегу, жить сложно, но можно. Стоит добавить еще 1–3 процесса, и зависание гарантировано. Наступит очень утомительный ступор, в котором не знаешь, за что хвататься.

Средний человек способен одновременно удерживать в краткосрочной памяти 7 (+/-2) абстракций. Эйнштейн отбирал себе учеников, загадывая загадку, для решения которой нужно было оперировать 9 абстракциями, то есть, обладать максимальными возможностями.

В информационную эру почти каждый офисный работник может столкнуться с тем, что данных разом поступит больше, чем можно обработать. Отсюда и вытекает правило «в один момент одно занятие»

Ну, а поскольку мы по-прежнему обращаемся с информацией, как будто ходим на охоту, а не занимаемся интеллектуальным трудом, задача первого задания – вычистить оперативку, чтобы компьютер работал как можно быстрее.

Задание 1.Пожалуйста, откройте таск-менеджер, поставьте курсор на INBOX (слева вверху экрана) и выпишите туда все, что нужно сделать, что нужно не забыть, все то, что хранится у вас в голове, на стикерах, в ежедневнике и т.д.

Создайте единый список того, что нужно сделать или не забыть.

Пишите до тех пор, пока можете вспомнить хоть самую малость. Записывайте все дела: домашние или рабочие, важные или пустяковые.

Хорошие новости:

• Придут свежие идеи (записывайте их тоже).

• По мере того, как список будет расти, вы ощутите, что меньше тревожитесь.

Сделайте два-три подхода. Если кажется, что все выписали и ничего не приходит в голову, отдохните и попробуйте еще раз. Обычно, после перерыва удается вспомнить еще несколько дел.

Рекомендации

Если какую-то задачу захочется расписать подробнее – расписывайте, воспользуйтесь для этого полем Description. Но, если вы захотите что-то распланировать, определить порядок действий, выстроить приоритеты – притормозите. Как только включится аналитика, поток сознания прервется, и придется все начинать сначала.

Если, всплывут дела, которые можно сделать немедленно – делайте. Чем больше можно сделать, разом, – тем лучше.

Когда список завершен, удалите все неактуальное. Все, что попало в него формально – нужно удалить. Просмотрите каждую задачу. Избавьтесь от тех, по отношению к которым испытываете сомнения.

Комментарии

Скорее всего, первый список задач будет большим. Иногда это шокирует: «Ах! Сколько у меня работы!» (можно подумать, пока вы задачи не выписали, их было меньше). Иногда это отбивает желание продолжать занятия. Практика показывает, что большинство задач сделаны не будут. Потому что они попали туда формально, потому что изменились обстоятельства, потому что пропало желание и т.д. Так что постарайтесь, чтобы список задач был актуальным сразу.

Важно еще кое-что! Если задача, которую никто делать не будет, есть в списке дел, подсознательно вы считаете ее (цикл действий по задаче) открытой. А открытый цикл действий – это незавершенное дело, которое порождает тревогу и дискомфорт.

Тревога из-за незавершенных дел заложена в нас природой. Известен эксперимент, в котором обезьян обучали простой задаче. Контрольной группе давали выполнить ее до конца, опытной – нет. Обезьяны из второй группы приходили в ярость, пока им не позволяли закончить работу.

Конечно, у людей эта черта не проявляется в той же мере (по крайней мере, не у всех), но она находит выражение в ряде особенностей 44
  Например, в коллекционировании.


[Закрыть], важнейшая из которых –беспокойство из-за незаконченных дел.

Эмоции мешает аналитическому мышлению. Чем больше мы тревожимся, тем сложнее нам думать. За эмоции отвечает Система 1, за логическое мышление – Система 2, у которой волнение забирает ресурсы. Поэтому незавершенные дела порождают отрицательную обратную связь. Чем больше информации вы держите в голове, тем меньше «оперативной памяти» – тем выше ваша тревога. Чем выше тревога – тем меньше производительности, из-за снижения которой – выше тревога и так далее до стресса и невроза.

Дайте Пользователю отдохнуть, дайте ему оперативки – выгрузите из кратковременной памяти «все, что нужно сделать», избавьтесь от того, что на самом деле вы делать не будете и не хотите. Это снизит тревожность и повысит продуктивность. Ведь именно к этому мы и стремимся.

NB.Выработайте привычку записывать все, что приходит в голову. Это нужно, чтобы не грузить вычислительный центр непрофильными задачами. А так же в силу простого практического соображения. Если вам пришла стоящая идея, и вы подумали «а, лень записывать, запомню», в 99 случаях из 100 она забудется.

Инструменты GTD

Накопители

Термин, который иногда вносит путаницу, потому что ассоциируется с конкретным инструментом. Давайте разберемся, что это такое, зачем это нужно и что можно считать Накопителем.

Пользуясь аналогией с компьютером, Накопитель можно условно сравнить с буфером или кэш-памятью, куда поступают данные перед тем, как их обработает процессор.

Поскольку наш процессор (Пользователь) хорошо обрабатывает данные последовательно, а поступают они потоком, нужно где-то их накапливать до того момента, пока мы не разберемся с текущей задачей и не будем готовы к новой.

Собственно, Накопитель – это скорее принцип, нежели конкретный инструмент. К нему можно отнести все, что может хранить в себе данные до того момента, пока вы не освободитесь, и не решите, что к ним нужно обратиться.

Кстати, дела, которые были выписаны в самом начале – попали в Накопитель. В Outlook задача без категории считается занесенной в Накопитель 55
  Так гораздо удобнее, чем создавать задачу, а потом присваивать ей категорию «Накопитель». В других таск-менежерах можно настроить попадание новых задач в INBOX по умолчанию.


[Закрыть]. Если вы пользуетесь другим таск-менеджером, скорее всего, там есть специальный список INBOX.

Традиционно в качестве Накопителя используются:

• Папка «Входящие» в электронной почте

• Лоток для бумаг

• Специальная категория в таск-менеджере (обычно INBOX) или задачи без категории

• Диктофон

«Входящие»

Электронная почта слишком хорошо знакома, чтобы относиться к ней серьезно. В результате во «Входящих» лежат старые и новые письма, прочитанные и непрочитанные, письма с пометками и без. На самом деле, ее главное назначение – хранить только непрочитанные письма!

Если письмо открыто, его нужно обработать (проанализировать по алгоритму, который вы увидите ниже) и убрать из Входящих. В Gmail есть удобная функция «Архивировать», которая помещает письмо из «Входящих» в папку «Вся почта». Если вы пользуетесь другим сервисом или почтовой программой, пожалуйста, сделайте отдельную папку «Архив» или «Вся почта», в которую будете отправлять письма после того, как они были открыты и обработаны.

NB.В работе с электронной почтой как никогда ярко проявляется главный враг продуктивности – двойная работа. Как говорится, лучший способ быть продуктивным – не делать одно и то же дважды. К сожалению, не все распространяют это правило на электронную почту. Вот и получается, что мы тратим время на чтение письма, потом думаем: «Сейчас не хочу ничего по нему делать», и отмечаем его как непрочитанное. А потом повторяем всю операцию заново, тратя драгоценное время.

Главное правило в работе с электронной почтой:

Нет времени обработать письмо – не открывай его!

NB.В реальности, обычно, все сложнее. Сложно предугадать, когда времени хватит на работу с почтой, а когда нет 66
  Человеку вообще свойственно ошибаться в меньшую сторону в прогнозах относительно затрачиваемого на выполнение задачи времени и сталкиваться с постоянным провалом самостоятельно установленных сроков. Эта особенность получила название «ошибка прогнозирования».


[Закрыть]. В случае, если письмо открыто, но работу по нему пришлось прервать, не помечайте его как непрочитанное. Поставьте себе задачу в таск-менеджер и скопируйте само письмо в заметки по ней, после чего архивируйте оригинал.

Так вы избавите себя от двойной работы (потому что заголовок задачи уже будет содержать в себе действие по письму), очистите «Входящие», и со спокойно займетесь тем, что вас отвлекло.

Не очень хорошо, хотя и допустимо, держать письма в необработанном виде, оставляя их в виде напоминаний. Неважные письма можно игнорировать достаточное количество времени. Однако, всегда лучше иметь один список задач, с которым вы работаете постоянно, чем разносить его функции между собственно списком и различными «накопителями». В том числе и потому, что работая в списке задач, вы с большой долей вероятности забудете о том, что какие-то письма оставлены непрочитанными и их нужно бы обработать.

Гораздо полезнее специально выделить время на работу с почтой, чем постоянно держать ее открытой. Настройте автоответчик, который бы сообщал, когда вы проверяете почту, чтобы отправители не волновались. Например, если отправлять такое сообщение, никто не будет переживать, что вы долго не отвечаете:

« Привет! Если вы получили это письмо, я 100 % получил ваше. Я проверяю почту в 11–00, 14–00 и 16–00. Если вы прислали мне счет или хотите сказать что-то очень срочное, пожалуйста, позвоните мне на мобильный +7 123 456 67 89.

С ув. и прочее и прочее».

Постоянно открытая почта – одна из главных причин непродуктивного, рваного ритма работы. Мы не сможем сосредоточиться, если будем вынуждены постоянно отвлекаться. Выделите для работы с почтой отдельное время, и вы увидите, насколько это облегчит жизнь.

Правило «нет времени – не трогай» имеет и другое выражение: «тронул – ходи». Если вы все же открыли письмо (задачу в INBOX или бумаге в лотке), его необходимо проанализировать.

В рамках этих двух правил работы с Накопителем (будь то электропочта, смс-ки, бумаги в лотке «Входящие» или задача в INBOX) мы приближаемся к пониманию того, что поступившие данные не требуют спешки.

В 99 случаях из 100, письмо с пометкой «СРОЧНО!!!» означает: «я хочу, чтобы ты сделал это срочно», а не «это действительно срочно». Желание отправителя понятно, но потворствуя ему, мы вредим собственной эффективности.

Все, что касается обработки электронной почты:

• «Нет времени – не трогай»,

• «Тронул – ходи» и

• «Открыл – убери из “Входящих”».

В полной мере относится к обращению с другими «Накопителями». С одной оговоркой, которая относится к бумагам. Если электронную почту мы смотрим, как минимум, раз в день, то бумаги в лотке могут подождать до недели. Можете быть уверены, действительно важная информация найдет путь к вашим ушам, подчиненные помогут.

Поэтому не старайтесь ежедневно обработать все, что пришло в лоток для бумаг, – сосредоточьтесь на списке задач. К тому же, часто бывает, что, проблема рассасывается без вашего участия, пока документы ждут своей очереди.

Стоит отметить, что в «Накопители» поступают не только данные извне. Если вам пришла какая-то мысль, идея, запишите и положите в «Накопитель». Проще всего создать задачу, все в нее записать и сохранить в INBOX. Так вы ничего не забудете, и не будете загружать голову непрофильной работой.

Это значит, что можно сосредоточиться на чем-то одном по-настоящему важном, размышлять и генерировать свежие идеи, ассоциации. Когда есть уверенность, что ничего не забудется и не потеряется (ведь все записано), сосредоточиться становится гораздо проще.

Те, кто привыкли пользоваться «Накопителями», записывая в них все, что приходит в голову или поступает снаружи, испытывают поистине физический дискомфорт, если не могут записать что-либо и вынуждены держать это в голове.

Для человека, который привык пользоваться мозгом по назначению, обязанность «что-то не забыть» в высшей степени обременительна. Имея чистый и открытый разум, он привыкает занимать его обустройством будущего, что положительно сказывается на качестве планов и достижении поставленных целей.

Проблема чистого «Накопителя» стоит того, чтобы остановиться на ней еще раз. Прелесть пустой папки «Входящих», пустого Inbox в таск-менеджере и т.д. в том, что ничто в них не требует внимания. У вас не остается ни малейшего повода тратить время на что-то, кроме выполнения намеченных дел.

Эмоционально это выражается в большом облегчении – когда во «Входящих» нет писем, а в INBOX – задач, чувствуешь себя гораздо спокойнее, нет никакого замешательства. Цели определены, задачи поставлены. За работу, товарищи!

Алгоритм анализа

Алгоритм анализа – центральная часть GTD. Он связывает ее части и применяется постоянно, когда вы достаете что-то из «Накопителя». Каждый раз, когда мы сталкиваемся с новыми данными, без разницы, пришли ли они извне или изнутри (как новая идея), применяется алгоритм.

Это инструмент, задача которого – принять входящий поток данных, распознать их, устранить посторонний «шум», определить действия и занести их в систему хранения (таск-менеджер). Это порядок действий по обработке данных, который нужно заучить и довести до автоматизма.

Знакомым с авторским изложением системы, приведенный алгоритм, возможно, покажется странным. В частности, Аллен начинает анализ с вопроса «Можно ли с этим что-нибудь сделать?» (is it actionable?). Здесь этот вопрос предвосхищают два других: «Что это такое по сути?» и «Нужно ли это или можно выбросить?».

Их назначение очевидно. Прежде, чем уяснить, можно ли что-либо сделать в связи с тем, что поступило, нужно понимать, с чем мы имеем дело и нужно ли нам это в принципе? Без четкого ответа на первый вопрос не будет нормального анализа. Ответ на второй помогает избежать «холостых» усилий.

Если не отдавать себе отчета в том, чем является пришедший квант информации по своей сути, сложно понять, можно ли от него избавиться и какие последующие действия он подразумевает. В анализе, например, электронной почты, каждый раз мы обрабатываем письма, по форме. По сути – это каждый раз разные вещи.

Одно письмо может быть приглашением на выставку, другое докладной запиской, третье – уведомлением, а четвертое просто рассылкой. Вопрос «что это такое по сути?» важен еще и потому, что в ответе на него содержится половина ответа на следующие два вопроса: «нужно ли это или можно выбросить» и «связано ли с этим какое-либо действие?».

Вопрос «нужно ли это или можно выбросить» призван ликвидировать мусор на входе, чтобы не тратить на него время. К нему стоит относиться максимально внимательно. Часто лучше вовсе не тратить время на какое-то письмо или документ, чем потратить его зря.

Кстати, для общения сотрудников к руководителям давно разработана специальная форма – «Законченное решение сотрудника», которая сильно облегчает жизнь. Она состоит из трех пунктов:

1. В первом излагается, что произошло.

2. Во втором – сотрудник описывает, что по его мнению следует сделать.

3. В третьем – руководитель ставит визу или отвергает документ.

Если к вам приходит такой документ, то нет необходимости вникать в ситуацию и тратить время на ее анализ. Описание ситуации и предлагаемое решение уже готовы. Вам нужно утвердить его либо вернуть на доработку. Это не снимает с руководителя ответственности за происходящее, но повышает самостоятельность и сообразительность сотрудников.

Задание 2.Распечатайте алгоритм, откройте список задач, которые вы записали ранее и проработайте каждую. Будьте скрупулезны и настойчивы, повторяйте вопросы вслух. Это скучно, выглядит странно и утомляет, но это необходимо. Без этого пользоваться GTD невозможно.

Если действие не требуется

Часто бывает, что пришедшие данные не требуют действия, но нужны на будущее. Вопрос: «связанно ли с этим какое-либо действие?» позволяет их выявить.

Точка «Нет» первого ветвления, возможно, вызовет вопросы у тех, кому знакома технология Аллена. Его термин «система хранения» подразумевает хорошо и сложно организованный архив электронной и бумажной документации. Множество папок, определенные правила вложенности и т. д. К счастью, сейчас бумажными документами редко пользуются (по крайней мере, в таких объемах, как раньше). Так же, к счастью, в современные операционные системы встроен хороший поиск.

Это позволяет отказаться от:

• архивов с макулатурой 77
  Допускаю, что у многих может быть множество рабочих бумаг. Я имею ввиду, что рабочих бумаг, к которыми часто пользуются – мало. Поэтому сейчас тратить на них время не стоит.


[Закрыть]и

• электронных архивов со сложной структурой и многими уровнями вложенности.

Большинству достаточно иметь простой электронный архив, который хранится в одной материнской папке. В ней можно сделать подпапки, если очень хочется. Например, по проектам или другим признакам, но нужно ограничиться одним уровнем вложенности. То есть, в материнской папке «Архив» могут быть подпапки «Проект 1» и «Проект 2», но уже к ним делать подпапки не рекомендуется.

Эта система работает, когда соблюдается одно правило: файлы должны называться подробно. Если вы привыкли именовать их «Отчет» или, что еще хуже (но, к сожалению, не редко встречается) – «1.doc» – так не пойдет. Для корректного поиска нужны пространные названия. Например, «Отчет по продажам стекловолокна за 1 квартал 2012 года».

Такие документы искать просто – достаточно вбить в поисковую строку ключевое слово, и система выдаст все документы с этим словом в названии. Это гораздо быстрее, чем блуждать по древу каталогов. И тем актуальнее, чем старше компьютер. Ведь чем дольше на нем работают, тем сильнее разрастается структура папок и через пару месяцев трудно вспомнить, куда вы сохранили файл.

Дополнительным препятствием в этом случае служит разный принцип хранения данных в компьютере и мозге. Папки (или категории) позволяют сохранить файл только в какой-то одной из них. Если файл сохранен в папке «Елки», его уже не может быть в папке «Палки» и любой другой. В памяти, напротив, объекты снабжаются множеством меток (тегов 88
  Грубая аналогия, зато интуитивно понятная.


[Закрыть]), по каждому из которых их можно найти. Например, ручка на вашем столе имеет метки «серебристая», «пишет синим», «перьевая», «подарок», «parker» и т.д. 99
  Причем, если мозг ничего не нашел по тегу «пишет синим», то будет искать и по соседним «пишет черным» и «пишет голубым». Компьютер так не умеет.


[Закрыть] Скорее всего, вы уже поняли, что вообще все характеристики, по которым можно определить предмет, являются метками (без них предмет не распознается).

Когда папок становится много, появляются папки-дубликаты. Просто потому, что забылось, что папка под эти задачи уже есть. Или вы ее просто не нашли. Это еще больше все усложняет. Мало кто способен, используя папки, создать упорядоченную и органичную структуру, в которой легко ориентироваться. Тем более, если их много.

С появлением хорошего встроенного поиска в операционных системах 1010
  На платформе Windows встроенный поиск стал хорошим только с версии Windows 7. Если вы пользуетесь Windows XP, включите службу индексирования файлов, чтобы поиск заработал по-человечески.


[Закрыть]все стало намного проще. С ним больше не нужно искать файл «руками», достаточно указать ключевое слово и система выдаст список файлов с таким словом в названии или теле (если файл текстовый или, если это файл задачи).

Синхронизация и безопасность

Наверное, всем хочется, чтобы нужные файлы, а в идеале, и весь архив, были под рукой в любой момент. Эти документы можно хранить на флешке, которую следует постоянно носить с собой, и раз в неделю делать резервные копии. А можно использовать облачные сервисы хранения файлов, у которых есть следующие преимущества:

• информация автоматически синхронизируется между нужными компьютерами, не нужно носить флешку и бояться ее потерять,

• на случай, если погибнет или будет украден компьютер, файлы сохранятся на сервере

• из любого места с интернетом можно получить доступ к архиву.

Есть у сервисов этого типа и свои недостатки:

• для комфортного использования требуется хороший интернет-канал (хотя сейчас он есть практически везде)

• безопасность данных под вопросом (хотя, если кто-то всерьез ими заинтересуется, он достанет искомое в любом случае)

• в бесплатной версии доступен небольшой объем свободного места (хотя платная версия -вполне доступна).

На сегодняшний день, наиболее популярные сервисы хранения данных в облаке это Dropbox и Sugar Sync. Особняком стоит Evernote. О нем позже.

Если действие выявлено

В процессе анализа мы отдали себе отчет в том, что именно к нам пришло, определили, что это нельзя выбросить и выяснили, что с этим будет связано действие. Чтобы быть эффективным, первым делом нужно прояснить – «какое?».

Часто ответом на вопрос «Связано ли с этим какое-либо действие?», бывает «Связано, и не одно!». На этапе прояснения нужно обдумать их, определить приоритетность и выкристаллизовать четкую, конкретную, понятную и простую формулировку действия из того, что в целом пришло в голову.

Сделайте прямо сейчас!

Следующий шаг – определить, можно ли сделать то, что мы прояснили, прямо сейчас?

Важность этого шага сложно переоценить. Массу дел можно сделать, не откладывая. Этот принцип сам по себе способен сделать большинство людей гораздо более эффективными ее. Наверное, все авралы в мире происходят потому, что кто-то откладывает все на потом.

Лучший способ обойтись без гор накопившейся работы – делать то, что можно, прямо сейчас.

К сожалению, эта черта не свойственна человеку. Сложно переключиться из состояния покоя к работе. Именно поэтому в алгоритме этот вопрос специально формализован. Когда вы пользуетесь алгоритмом, действительно прорабатывая все вопросы, то побеждаете природные механизмы энергосбережения на благо собственной результативности.

Не относитесь к алгоритму поверхностно. Будьте с ним предельно формальны.

Для знакомых с GTD стоит пояснить, почему я отказался от формулировки Аллена «Можно ли это сделать в течение 2-х минут?».

Наша работа разная. Специфика разная. Характеры разные. Условия тоже разные. Для кого-то прямо сейчас можно сделать то, что не потребует больше минуты, кому-то будет мало пяти. Будет лучше, если каждый сам определит, сколько времени прямо сейчас он готов уделить задаче.

Задание 3

1. Откройте электронную почту, определите какие письма из всех, что лежат во «Входящих», требуют внимания. Архивируйте все письма, пришедшие до них. Те, что нужно проработать, пропустите через алгоритм. Добейтесь, чтобы во «Входящих» не осталось ни одного письма.

2. Проанализируйте получившиеся задачи и удалите неактуальные.

Если прямо сейчас сделать невозможно

Когда действие, которое мы прояснили, сделать, не сходя с места, невозможно, его нужно записать. Алгоритм предлагает сделать это с помощью категорий:

С ними стоит разобраться подробнее, потому как не всегда очевидно, зачем создавать временную категорию, если задаче можно присвоить дату.

Дело в том, что дату и время можно ставить только некоторым задачам. Тем, которые кровь из носу нужно сделать точно в срок. Например, если вы договорились о важном звонке на 13–00, его нужно сделать на 13–00.