Текст книги "Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач"

Автор книги: Марк Хёрст

сообщить о нарушении

Текущая страница: 4 (всего у книги 13 страниц) [доступный отрывок для чтения: 4 страниц]

Бумага и пространство

Количество бумаги всегда становится проблемой, когда мы пытаемся применить к цифровым задачам бумажные решения. Бумажные заметки эффективны, только если их не так много: один стикер прекрасно справляется со своей задачей напоминания, но несколько способствуют рассеиванию внимания. Несколько десятков стикеров – это уже беспорядок на мониторе, к которому они все прикреплены. А уж с бóльшим количеством нельзя справиться физически, не говоря уже о психологическом дискомфорте.

Но «большее количество» – это именно то, что приносит цифровой мир. Биты бесконечны. Чтобы успешно существовать в цифровую эпоху, нам нужно решение, которое эффективно управлялось бы с любым количеством задач. Бумага такого решения не дает – она физически ограничена пространством, которое занимает, и нашими возможностями ее увидеть. Если действительно использовать стикеры для управления цифровыми задачами, надо подготовить место, чтобы видеть сотни их, если не тысячи [9]9
  Популярная несколько лет назад компьютерная программа Sticky Notes давала пользователям возможность заклеить весь экран виртуальными стикерами, как будто физически существующих краев монитора было недостаточно. У таких виртуальных заметок были все недостатки настоящей бумаги: беспорядок, рассеивание внимания, отсутствие места – и почти ни одного достоинства битов.


[Закрыть]. Бумага, даже в виде тщательно организованного блокнота, не может заменить правильного управления битами. При большом количестве задач необходимо пользоваться только битами.

Бумага не может похвастаться и емкостью содержания опять же из-за физических ограничений. К задаче может прилагаться сколь угодно много информации, и нельзя полагаться на то, что вся она уместится на бумаге. Например, представьте себе такую задачу: нужно ответить на несколько вопросов на основании нескольких страниц заметок с совещания. Вместить все относящиеся к задаче данные не смогут ни стикеры, ни блокнот. А ведь каждый день появляется множество подобных задач. Биты же прекрасно могут хранить любое количество данных на небольшой площади. Удачный пример – почтовый ящик, который хранит длинное письмо, отображая только его заголовок из нескольких слов. (Ниже будет показано, что подобными же достоинствами обладает и организованный по принципам цифровой грамотности список дел.) Но бумага не может сжимать информацию: чем больше на ней данных, тем больше места она занимает.

Бумага и время

Недостаток пространства вторичен по сравнению с еще более существенным: бумага не идет ни в какое сравнение с битами в том, что касается значительно более важного аспекта управления делами – во времени. Управление списком дел – это прежде всего процесс управления нашим вниманием в течение времени. Когда пользователь сталкивается с десятком элементов списка дел, он должен не переделать их все немедленно, а решить, какие задачи важнее сделать сейчас, а какие позже, и определить порядок их выполнения. Когда дел много, времени обычно не хватает и этим ресурсом нужно четко управлять.

Управление списком дел неразрывно связано с планированием рабочего времени. Каждая задача должна иметь собственное время выполнения, и для многих из них это время находится в будущем. Поэтому часто нужно сегоднясоздать задачу, чтобы выполнить ее в будущем.

Например, когда я сдаю вещи в химчистку во вторник, приемщица говорит, что забрать их можно в пятницу. Поскольку я лучше всего помню об этом, когда сдаю одежду, то и задачу создаю в тот же день – во вторник, хотя до ее выполнения еще есть время. Вопрос в том, каксоздать задачу. Один вариант – наклеить на холодильник стикер «забрать вещи из химчистки в пятницу», но в результате этот стикер будет висеть у меня под носом без дела три дня. Это неудачное решение: или я буду несколько дней отвлекаться на него без необходимости, или забуду о нем вовсе, а значит, он не выполнит своей функции напоминания.

Теперь подумайте, что будет, если задача относится к более отдаленному будущему – следующим неделе, месяцу, году. Например, телефонная компания взяла с вас лишнее, и, чтобы убедиться, что ошибку исправят, нужно дождаться счета за следующий месяц. В таком случае стикер будет раздражать вас долго: ведь ежедневные напоминания в течение нескольких недель о том, что нужно проверить следующий счет, совершенно ни к чему. Это ненужное рассеивание внимания, и со временем вы, вероятно, научитесь игнорировать его. Тут-то задача и станет актуальной. Лучше, чтобы вам к тому времени только началинапоминать об этом деле. В бумажном календаре может содержаться несколько таких напоминаний, но только в небольшом количестве и без сопутствующей информации.

А теперь умножьте примеры с химчисткой и телефонным счетом примерно на тысячу. Таков масштаб задач в мире битов, и ни одно бумажное решение для них не годится. Цифровая грамотность же позволяет пользователям обрабатывать любое количество задач за сколь угодно долгое время.

Жизненный цикл задачи

Эффективное управление списком дел требует понимания того, как они работают. Четыре этапа задачи – это ее создание, период инертности, вступление в действие и исполнение.

•  Создание —это, разумеется, момент, когда пользователь создает задачу. Внести дело в список он должен сразу, как только узнает о его необходимости, даже если заняться этим делом нужно будет позже.

•  Период инертности —это возможный период «затишья» между созданием задачи и ее вступлением в действие. Некоторые дела требуют немедленного исполнения сразу после их занесения в список, так что для них этот шаг пропускается; другие – вспомните наш пример с химчисткой – могут пребывать в инертности несколько дней или даже дольше и «просыпаются» только потом. Инертные задачи нужно убрать с глаз долой, чтобы до своего вступления в действие они не отвлекали и не перегружали пользователя.

•  Вступление в действие —момент, с которого задачу можно решать и с которого она напоминает пользователю о своем существовании. В таком активном состоянии задача пребывает до своего исполнения. (Если пользователь снова не деактивирует задачу на определенное время, перенося ее выполнение на будущее, о чем будет рассказано ниже.) Так, в примере с химчисткой задача вступает в действие в пятницу, когда одежду можно забирать.

•  Исполнение– момент окончания дела, когда его можно вычеркнуть из списка. Возможно, впрочем, что пользователь вычеркивает задачу, если она с момента своего создания утратила важность.

Чтобы список дел соответствовал принципам цифровой грамотности, задачи в нем должны продвигаться по этапам. (В большинстве списков дел, как мы увидим ниже, забывают о втором этапе – фазе инертности, что приводит к разного рода проблемам.) Список должен иметь простой интерфейс, пользоваться им должно быть быстро и удобно. Как мы и говорили, он должен быть цифровым, а не бумажным, чтобы удовлетворять требованиям пространства и времени. Памятуя об этих требованиях, мы можем выделить четыре компонента грамотного с цифровой точки зрения списка:

1. каждая задача приурочена к конкретному дню;

2. новые дела в списке можно создавать при помощи электронной почты, на текущий день или на будущее;

3. у каждой задачи есть свой ранг приоритетности в течение дня;

4. каждая задача должна содержать детальное описание и краткое резюме, примерно как электронное письмо содержит текст и поле «Тема».

Как ни странно, эти компоненты содержатся далеко не во всех программах, и не потому, что они слишком сложны или их создание требует значительных средств, но в основном потому, что компьютерные технологии по большей части игнорируют цифровую грамотность. Тем не менее в списке дел пользователей, обладающих такой грамотностью, должны присутствовать всечетыре перечисленных аспекта: привязка к дате, совместимость с электронной почтой, ранжирование в течение дня и детальное описание. Программа списка дел без этих четырех компонентов подобна трамплину, который предназначен для отправки людей на Луну. Это забавная идея, и попробовать было бы даже интересно, но работать она все равно не будет.

Ошибочные решения встречаются часто. Бумажные системы, как описано выше, уже по определению не соответствуют цифровой грамотности. Программные решения и веб-приложения тоже в основном неэффективны, так как страдают одной из двух проблем.

•  Некоторые из них слишком просты:эти списки дел предлагают привлекательные простые интерфейсы, которые позволяют легко добавлять дела в список. Но на этом преимущества и заканчиваются. Они не привязывают задачи к конкретному дню, а иногда, как ни странно, даже не предоставляют возможности детального описания задачи – только резюме. Это как если бы почтовая программа показывала только заголовки писем, а не их текст. Вне зависимости от всех остальных аспектов списка дел отсутствие поля детального описания сводит его к онлайн-коллекции стикеров – это хорошо для быстрых напоминаний и списков покупок в магазине, не более. Если задачи нельзя привязать к конкретным дням, это еще менее эффективно.

•  Другие слишком сложны:по контрасту с упрощенными списками дел этот подход призван вместить в один продукт все возможные функции. Однако, стараясь быть «всем для всех», этот инструмент на деле дает немногое. Со всем этим хаосом меню, вкладок, цветов, окон, мастеров установки, флагов, панелей и всплывающих сообщений даже простые задачи становятся сложными. Такие программы перегружают пользователей ничего не значащей информацией и делают их менее производительными. Чем больше пользователям приходится отсеивать инертные задачи или ненужные функции интерфейса, тем меньше времени и энергии у них остается для работы. Список дел, составленный по правилам цифровой грамотности, должен быть достаточно простым, чтобы пользователь смог сосредоточиться на самой работе, а не на инструменте.

Список дел по правилам цифровой грамотности

Ниже мы рассмотрим четыре компонента списка дел, составленного по правилам цифровой грамотности. Конечно, сейчас доступно много соответствующих программ. В нашем списке показаны функции, которые вы должны учитывать, выбирая программу для списков дел.

1. Каждая задача приурочена к конкретному дню

Список дел должен проводить разграничение между активными задачами (над которыми нужно работать сегодня) и инертными (на которые сегодня можно не обращать внимания, поскольку они станут важны в дальнейшем). Список дел должен концентрировать пользователей толькона сегодняшних задачах. То, что предстоит в будущем, должно оставаться там и не отвлекать взгляд. Список дел должен включать календарь, в котором разные дела запланированы на разные дни и где сегодняшние задачи показываются отдельно от тех, что будут актуальны в последующие дни.

Отображение только сегодняшних задач помогает пользователям оставить биты в покое и не обращать внимания на последующие дела, чтобы сосредоточиться на текущих. Показывая один день за один раз, список дел защищает пользователя от чувства перегрузки многодневными задачами. (Конечно, если при этом пользователь хочет узнать, что ожидает его в один из следующих дней, то может сделать это одним щелчком мыши.)

Помимо привязки к конкретному дню каждый список дел должен сопровождаться кнопкой или ссылкой «Перенести», которая позволит пользователю перенести задачу в будущее – на завтра, на следующую неделю, на любой день следующего года. При этом задача, разумеется, исключается из списка на сегодня.

Это как раз тот случай, когда прокрастинация – это хорошо. Часто полезно отложить задачу как можно дальше – на последнюю дату, когда еще имеет смысл начать над ней работать. Такое «избавление от задачи» сокращает длину списка на день, что дает три преимущества:

1. пользователи меньше отвлекаются и могут сосредоточиться именно на том, что нужно сделать сегодня;

2. они настраиваются на успех: чем короче список дел, тем больше шансов, что их выполнят;

3. когда все задачи на день исполнены, пользователи смогут испытать чувство облегчения – завершенности.

Конечно, если пользователи успевают переделать все дневные дела и еще остается свободное время, можно заглянуть в следующие дни и начать решать задачи на будущее. (Впрочем, в реальности это бывает редко: достаточно просто постараться успеть сделать все дела на этот день.)

2. Новые дела в списке можно создавать при помощи электронной почты на текущий день или на будущее

Как и отображение задач одного дня за один раз, эта функция – способность создавать задачи, отсылая письма в список дел, – чрезвычайно важна.

Электронное письмо – естественный вариант для создания задач, поскольку его можно применять во множестве контекстов и мест, с различных устройств. Это соответствует разнообразию времени, мест и контекстов, в которых мы создаем новые задачи. С работы, из дома, из аэропорта, из уличного кафе – отовсюду, где есть доступ в интернет, можно отправить задачу в сегодняшний или будущий список дел.

Конечно, многие онлайновые списки дел имеют мобильные приложения для создания задач. Но электронная почта может оказаться особенно удобной, если учесть, что задачи часто поступают в виде писем в почтовый ящик. Помните метод управления электронной почтой, который описан в предыдущей главе, когда нужно было переносить крупные задачи из папки «Входящие» в список дел? Достаточно нажать кнопку «Переслать», чтобы отправить туда задачу.

Рассмотрим пример такой функции в программе Good Todo – онлайновом списке дел, который я запустил в 2005 году (он до сих пор работает на goodtodo.com). Со временем вышли многие другие популярные онлайновые списки дел, но ни в одном из них эта функция не решена именно таким способом.

При получении письма Good Todo создает новую задачу следующим образом:

• в поле «Тема письма» появляется резюме или название задачи;

• тело письма становится описанием, или телом, задачи;

• поле «Кому» определяет дату вступления задачи в силу.

Например, чтобы внести задачу в список дел, можно отправить такое письмо:

От:[email protected]

Кому:[email protected]

Тема:файл с финансовым отчетом

Напомнить включить счета за прокат машины и закуски.

Возможные электронные адреса несложно запомнить. Если отправить письмо на [email protected], задача появится в списке дел на сегодня. Если отправить сообщение на адрес [email protected], задача в списке дел на сегодня непоявится. Она будет полностью скрыта до завтрашнего дня, если не активировать ее, кликнув в календаре на завтрашнюю дату.

С помощью этих адресов можно легко оставить биты в покое. Отправьте задачу самому себе в будущем и прекратите волноваться о ней в настоящем, чтобы сосредоточиться именно на текущей работе. Это особенно ценно, поскольку сводит бесконечность битов к конечному числу, которым можно управлять за доступное время. Этот метод в итоге решает проблемы перегрузки электронной почтой и списками дел.

3. У каждой задачи есть свой ранг приоритетности в течение дня

Как указано выше, календарь позволяет пользователю расставить приоритеты по дате: важные дела на сегодня, менее важные – на будущее. Учитывая важность расстановки приоритетов, пользователи должны иметь возможность осуществлять ее и в течение конкретного дня. (Большинство современных онлайновых списков дел предоставляют такую возможность: пользователи могут поднимать и опускать задачи на день в списке дел.)

После расстановки приоритетности в течение дня пользователь может начинать работу над ними сверху вниз, всегда зная, на чем нужно сосредоточиться в определенный момент. Как только все дела на день будут выполнены и почтовый ящик окажется очищен, пользователь ощутит завершенность. После этого можно закончить день, не думая о перегрузке, или даже начать работать над задачами следующего дня.

4. Каждая задача должна содержать детальное описание и краткое резюме

Как ни странно, многие в целом неплохо сделанные списки дел не предусматривают возможности хранить детальные описания задач. Но детали жизненно важны: пользователи должны иметь возможность хранить любые объемы информации внутри задач, при этом видя сначала только заголовки-резюме (во избежание создания хаоса).

Детали задач могут содержать различные виды текстов: заметки, сделанные в процессе телефонных разговоров, цепочки писем, историю вопроса, записи в журналах и т. д. Например, вы создаете задачу «позвонить Джону», а в деталях содержится вся повестка встречи, телефонные номера Джона и цепочка писем, которая вызвала необходимость позвонить. Все необходимое для выполнения задачи находится в деталях, а в списке дел при этом значится просто «позвонить Джону».

С помощью детального описания пользователи могут также организовывать и отслеживать ход выполнения крупного дела, которое требует разбиения на этапы. По мере выполнения каждого этапа пользователь отмечает это в детальном описании и затем проверяет выполнение всей задачи, когда все ее этапы завершены.

Упрощение

Вышеприведенные примеры иллюстрируют четыре компонента грамотного с цифровой точки зрения списка дел. Правильно составленный список дел не требует большего количества компонентов. Собственно говоря, чем проще список, тем меньше он будет отвлекать пользователя. Производительность труда измеряется объемом работы, которую пользователи проделают в соответствии со списком дел, а не объемом работы по организации этого самого списка.

И многим пользователям нравится отвлекаться. Множество людей, если поставить их перед выбором – сделать дело или потратить несколько минут на выбор цвета для задачи в списке, – предпочтут второе. Цветовое кодирование задач – это весело, красиво смотрится и не требует особых мыслительных усилий. Непосредственная же работа с задачей, напротив, отнимает время и энергию, чревата неудачей и, возможно, совершенно неинтересна. Пользователям лучше применять такой инструмент, который побуждал бы их приняться за работу, а не бесконечно настраивать данные в таблице.

О длинных списках

Список дел, грамотный с цифровой точки зрения, заставляет пользователя концентрироваться только на том, что нужно сделать за сегодняшний день. Есть только один недостаток: если дел слишком много, то список задач быстро обнажает неприятную истину. Когда пользователь заканчивает вносить задачи в список, то дела, требующие неотложного внимания, могут простираться на весь экран – крайне деморализующее зрелище. Некоторые пользователи в отчаянии вновь возвращаются к прежним технологиям – возможно, другие функции или раздельные списки дел помогут справиться с проблемами. Один пользователь написал такое письмо:

Что делать с очень длинными списком дел (150 пунктов и более)? Я пользуюсь [сложной бумажной системой] и думал о ней как о перечне моих дальнейших действий. Поскольку вы защищаете подход «сведения до нуля» применительно к электронной почте и спискам дел, то что бы вы посоветовали? Нужно ли создать другой список в качестве напоминания? Или такие длинные списки – это нормально?

Простой факт состоит в том, что список дел не виноват, если у вас слишком много работы. Списки дел только указывают, что нужно сделать, помогают организовать работу и расставить приоритеты. Если работы слишком много, то эффективный список дел, по крайней мере, сразу прояснит это, и пользователи начнут думать, как реорганизовать работу или даже частично от нее отказаться. Худшее, что может сделать список дел, – затемнить проблему, отвлекая внимание пользователей бесчисленными ненужными функциями и сложностью своего устройства.

Однако пользователи по возможности должны откладывать работу. Если сегоднярешить все 150 задач невозможно, нужно отложить их до определенного момента в будущем, когда к ним реально вернуться. Но если сотрудник подозревает, что он вообщене сможет закончить работу и что все 150 задач будут тянуться за ним постоянно, то эту проблему нужно решать вне зависимости от любых систем и программ. Возможно, если поговорить с начальником, то часть дел можно переложить на кого-то другого. Но ни одна система, какой бы сложной и высокотехнологичной она ни была, не может справиться с проблемой, которая возникла не в цифровом мире.

Успех в управлении списками дел легко оценить по количеству элементов ежедневного списка. Подобно оценке количества писем в почтовом ящике оценка количества задач – легкий способ понять, насколько пользователь продвинулся на пути к завершенности. Все обладающие цифровой грамотностью люди должны очищать раз в день почтовый ящик. Так и список дел они должны очищать как минимум раз в неделю. (Ежедневно решать все задачи из списка на день невозможно, тем более что некоторые дела требуют нескольких дней работы.) Разве не прекрасно уходить с работы вечером в пятницу в предвкушении выходных, ощущая завершенностьпосле того, как почтовый ящик и список дел очищены. (Конечно, только до понедельника.)