Текст книги "Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач"

Автор книги: Марк Хёрст

сообщить о нарушении

Текущая страница: 2 (всего у книги 13 страниц) [доступный отрывок для чтения: 4 страниц]

Глава 3
Решение

Биты – вещь тяжелая, и научиться управлять ими во избежание перегрузки должны сами пользователи. Но как это сделать? В основе цифровой грамотности лежит простое решение, которое может быть применимо к любой ситуации, в которой фигурируют биты. Оно не требует резкого скачка сознания или комплексного подхода. Собственно, это единственное логически возможное решение.

Рассмотрим ситуацию. Биты перегружают пользователей всегда и везде, их количество растет. В результате перегрузки пользователи теряют продуктивность, испытывают стресс, и с этим надо что-то делать. Игнорирование проблемы не поможет: биты останутся тяжелыми, даже если мы сделаем вид, что не замечаем этого. Носиться же в попытках объять все биты сразу – тоже плохая идея. Занятой Человек – явление неэффективное, нездоровое, нежизнеспособное. Решение должно отличаться от двух этих стратегий поведения и быть при этом универсальным. Биты по сути своей бесконечны, и любое их бремя, с которым мы справимся сегодня, завтра только усилится. Таким образом, решение должно быть эффективным, жизнеспособным и реализовываться в мире бесконечного потока битов. Такое решение только одно:

Оставьте биты в покое.

Единственный способ существовать и даже благоденствовать в мире бесконечных битов – оставить их в покое. Здесь нужно кое-что пояснить, потому что эту фразу легко понять превратно. Во-первых, это не значит, что нужно все удалить – вряд ли такая стратегия эффективна. Однажды я проводил семинар, одна из участниц которого рассказала, что легко разбирается с входящей электронной почтой: когда ящик переполняется, она просто оставляет биты в покое и удаляет все сообщения – важные или нет, прочитанные или нет, – они исчезают и больше ее не беспокоят. Когда я выразил некоторые сомнения в достоинствах такого метода, она ответила: «Кому надо, напишет еще раз».

Еще одно возможное неверное толкование принципа «оставьте биты в покое» – полный отказ от них. Сломать систему и жить без электронной почты, мобильного телефона, цифрового фотоаппарата и доступа в интернет. Возможно, такой образ жизни кому-то и подходит, но точно не тем, кто работает в области цифровых технологий. Цифровая грамотность подразумевает использование битов, как любая дисциплина подразумевает использование соответствующего материала. Медитация – это борьба с отвлеченностью разума; живопись – это применение кисти; цифровая грамотность – это использование битов.

Цифровая грамотность состоит даже не в использовании меньшего количества битов. Напротив, ее цель – освободить пользователей настолько, чтобы они могли использовать как можно больше битов, но при этом не чувствовать никакой перегрузки. Точное количество используемых битов, которое к тому же изо дня в день отличается, не имеет значения. Важно понять, как лучше всего их использовать – нужным образом в нужное время. Перефразируя Экклезиаста, можно сказать, что есть время сохранять и время удалять; время включать и время выключать; всякому делу свое время. Но всегда нужно думать, каким образом можно оставить биты в покое. Иного способа выжить в мире бесконечных битов просто нет.

Иногда на семинарах я иллюстрирую цифровую грамотность на доске: рисую пустой квадрат, внутри него просто белое пространство. Потом я пишу внутри него слово. В квадрате сначала не было ничего, а сейчас там находится один предмет. Это слово хорошо видно.

Потом я рисую еще один квадрат того же размера и закрашиваю его маркером, так что белой доски не остается. И тут я спрашиваю аудиторию: как лучше всего передать сообщение в этом случае? Что будет, если просто написать новое слово? Я пишу его – и оно остается невидимым. Это всего лишь чернила поверх других чернил, которых и так слишком много. Нет контраста, который показал бы, что это за слово или хотя бы где оно. Я могу написать еще много слов, но все с тем же успехом: передать сообщение нельзя. Среда перенасыщена информацией, и никакие писания ничего не дадут. «Каково же решение?» – спрашиваю я.

Умный студент всегда найдет правильный ответ: возьмите ластик. Если я воспользуюсь ластиком в случае со вторым квадратом, который полностью закрашен чернилами, это наконец-то позволит мне передать информацию в этой загрязненной среде, удалив часть материала. Я могу написать ластиком слово или очистить часть доски, чтобы написать на ней новое слово; я могу даже полностью очистить весь квадрат так, чтобы читатель смог полностью сосредоточиться на следующем слове, которое будет там написано.

В условиях бесконечности битов единственный способ с ними справиться – взять ластик. Это и значит оставить биты в покое: всегда искать возможности удалить, отсрочить или отфильтровать биты, которые встают у нас на пути, иначе они будут накапливаться. Итак, альтернативное определение цифровой грамотности – постоянные попытки добиться пустоты в мире бесконечных битов [4]4
  Фанаты «Матрицы» вспомнят, что в кульминационный момент фильма, когда Нео добивается полного могущества в цифровом мире, он говорит «нет».


[Закрыть].

Пустота лежит в основе цифровой грамотности, и это может беспокоить. Часто пустота воспринимается отрицательно: «из этого ничего не получится», «это совершенно пустая вещь». Мы предпочитаем что-то иметь, ведь мы живем в такой культуре, где, как ни крути, чем больше, тем лучше. Символ успеха – изобилие, которое измеряется в размерах и количестве: например, большие дома с множеством вещей. Это не моральное суждение, а замечание относительно приобретений. В мире конечных или скудных ресурсов мы часто оцениваем людей по тому, сколько они имеют.

В цифровом же мире, где размер и количество значат не так много, все иначе. Биты легко доступны каждому, у кого есть выход в интернет. Они подобны тем чернилам в закрашенном квадратике на доске: обретают смысл только при удалении части. Ограничены ресурсы не битов, а нашего времени и внимания, которые мы на них тратим. Успеха в цифровом мире можно достигнуть, если создать спокойное пустое местечко, где мы можем сконцентрироваться на тех битах, которые нам нужны, и тогда, когда они нам нужны.

Пустота приносит немедленную выгоду – возможность отдыха. Я называю это завершенностью, и этого чувства многие не испытывали долгие годы. Оно овладевало мной, когда я возвращался домой с последнего урока в учебном году, бросал все свои папки и записи в барбекюшницу на заднем дворе и зажигал спичку. Глядя, как бумаги и проекты превращаются в дым, я ощущал освобождение. Это было официальное начало лета, и для меня наступала завершенность. Больше никаких учебных дел, никакого бремени долгосрочных проектов, и можно не беспокоиться, где хранить старые бумаги! Все кончилось, я избавился от них.

Сейчас достичь завершенности все сложнее и сложнее: мы отвечаем на одно письмо, и тут же приходят еще два; мы заканчиваем один проект – и нам напоминают, что уже надо работать над следующим. Мы не успеваем послушать всю музыку и посмотреть все кино, которое загрузили, потому что слишком устаем, скачивая их. Цифровая грамотность дарит такое чувство завершенности, и не от случая к случаю, а регулярно. Это позволяет работать более продуктивно и больше наслаждаться жизнью вне работы.

В следующих нескольких главах описывается метод достижения пустоты (и производительности) применительно к каждому из основных цифровых потоков – электронным письмам, спискам дел, рассылкам новостей, фотографиям и т. д. В каждом случае наш метод покажет, как оставить биты в покое и избежать тем самым информационного завала. Последующие главы будут посвящены обсуждению, как более эффективно создавать биты, оберегая их потребителей от перегрузки.

Еще один компонент цифровой грамотности состоит в том, чтобы научиться эффективно работать с инструментами. Инструменты – это посредники в нашем общении с битами, так что эффективность необходима. Чем быстрее мы будем обращаться с инструментами, тем скорее наступит завершенность, тем больше времени и энергии останется для более важных вещей: ведь в конце концов наша работа состоит не просто в управлении битами. Наоборот, только когда мы оставляем биты в покое и достигаем пустоты, можно начать лучше думать и эффективнее работать. Обладающие цифровой грамотностью пользователи должны постоянно искать более простые инструменты, более быстрые методы работы, более простые интерфейсы. Поэтому в последних главах рассказывается, как работать с современными инструментами, чтобы наиболее эффективно оставить биты в покое.

Часть II
Метод

Глава 4
Управление входящими сообщениями

Первое, чему учит цифровая грамотность, – умение обращаться с входящими битами, а самый важный для большинства поток информации – это электронная почта.

Справиться с перегрузкой электронной почты поможет простое решение: не допускайте перегрузки. В конце концов, вполне логично: если перегрузка – проблема, то решение состоит в ее устранении. Цифровая грамотность диктует оставить биты в покое, остальные варианты лишь усугубят ситуацию. Подумайте, что будет, если почтовый ящик наполнится десятками, сотнями, тысячами писем. Такая перегрузка снизит эффективность пользователя по нескольким причинам.

• Перегруженному пользователю придется дольше отвечать на поступившее сообщение. Каждое входящее письмо вступает в конкуренцию с полчищами других, уже возмущенно требующих внимания. Чем больше писем, тем меньше шансов, что на каждое из них удастся ответить вовремя. Кроме того, больше вероятность, что пользователь пропустит что-то очень важное.

• Трудно расставить приоритеты. Даже если пользователю известно, какие сообщения наиболее важны, почтовый ящик не предназначен для отображения их в таком порядке.

• В заполненном почтовом ящике труднее найти конкретное письмо. Поиск и сортировка не всегда помогают, поскольку, например, в ящике может оказаться много писем от одного и того же отправителя с одинаковой темой.

• Сложно запомнить, что и где написано: перегруженный пользователь вынужден открывать и читать одни и те же письма несколько раз, а это процесс неэффективный и деморализующий.

• Перегрузка одного пользователя сказывается на производительности труда других: его коллеги вынуждены посылать дополнительные письма, чтобы напомнить ему, что еще нужно сделать. Так в разбухшем ящике пользователя появляются очередные письма, к тому же он ссорится со всем офисом.

• В Microsoft Outlook и других почтовых программах переполненные почтовые ящики порой ломаются, теряя все содержимое.

На этом проблемы не заканчиваются. Есть и психологическая цена, которую придется заплатить за переполненный почтовый ящик.

• Перегруженные пользователи никогда не могут быть уверены, что не забыли чего-то важного, похоронив это в почтовом ящике. Они живут в страхе «разоблачения» или наказания за забывчивость. Этот страх дополняет стресс и чувство вины, и возникшую проблему они решают еще менее эффективно.

• Полный почтовый ящик с сообщениями недельной или месячной давности постоянно напоминает пользователю, как далек он от завершенности. Работа со старыми сообщениями часто заканчивается признанием собственных ошибок и извинениями за опоздание.

Перегрузка почтой измеряется числом сообщений в почтовом ящике пользователя. Почтовые ящики, в которых содержатся тысячиписем, в мире бизнеса встречаются нередко, притом многие пользователи, которые несут такое бремя, по-прежнему утверждают, что у них все в порядке. (Самое большое число писем, о котором я слышал – и я не преувеличиваю, – 150 тысяч. И владелец ящика говорил, что у него не все в порядке.) Есть ряд причин, по которым перегрузка почтой все же наступает.

Кажется, некоторым даже нравится хранить множество сообщений. Как типичные Занятые Люди, они привыкают к чувству неотложности, которое вызывается необходимостью отреагировать на множество писем. Собственно, разбухший почтовый ящик может стать источником непонятной гордости. Он якобы служит доказательством того, что его владелец – значимый человек, что он значимее своих коллег. Такой ящик словно оправдывает странное, непоследовательное поведение своего владельца. На самом деле такие люди как раз наименее эффективны: бóльшую часть времени они копаются в этом беспорядке, отчего не могут ни работать, ни думать нормально.

Другим пользователям бывает одиноко от отсутствия хоть каких-то писем, которые бы постоянно требовали их внимания. «Электронные письма для меня как друзья, – услышал я однажды. – Я скучаю, когда они уходят». Если нет писем, человек вынужден заняться настоящей работой, предусмотренной в списке дел (о нем мы поговорим в следующей главе), а работать не так-то просто. Куда проще отвлекаться на содержимое почтового ящика, чтобы не переходить к более важным делам.

Самой распространенной причиной перегрузки, однако, служит то, что люди часто используют почтовый ящик в целях, для которых он не предназначен.

•  Список дел:он похоронен под другими письмами, так что его трудно найти и легко забыть.

•  Файловая система:записи со встреч, сообщения по статусу проекта, приложения с коммерческими предложениями и другие важные документы часто хранятся в почтовом ящике, вместо того чтобы отправиться в соответствующую папку.

•  Календарь:даты и время встреч, конференц-звонков и других мероприятий накапливаются в почтовом ящике часто уже после того, как встреча прошла.

•  Список закладок:некоторые письма остаются в почтовом ящике, потому что содержат адреса, логины и пароли от различных сервисов, которые непонятно где хранить.

•  Адресная книга:сообщения с телефонными номерами и почтовыми адресами контактов остаются в ящике, вместо того чтобы вводиться собственно в адресную книгу.

Ошибкой было бы доверять почтовому ящику любуюиз этих функций. Почтовый ящик подходит только для временного, краткосрочного хранения электронных писем, которые затем должны быть удалены или перемещены в другое место. Нужно провести границу между электронным письмом и его содержимым. Письмо – всего лишь посредник. Его содержаниеопределяет, куда нужно отнести послание и что оно собой представляет. Следует использовать подходящие инструменты для каждого типа сообщений: список дел для перечисления того, что запланировано сделать, календарь – для хранения информации о встречах и т. д. Ни одно сообщение, вне зависимости от его содержимого, не должно оставаться в почтовом ящике.

Папка «Входящие» подобна сортировочному помещению в офисе, куда поступают конверты и откуда их потом немедленно разносят по соответствующим кабинетам. Или представьте себе, что входящее сообщение – это порция китайской еды на вынос, которая лежит в холодильнике. Лучше всего съесть ее сразу, потому что потом она начинает попахивать. А теперь представьте себе холодильник с тысячами таких контейнеров на вынос, некоторые лежат там годами. Как и неправильно используемый почтовый ящик, в такой холодильник небезопасно загружать новые продукты и вообще неприятно залезать.

Решение

Для решения проблемы перегрузки почтой следует обратиться к ее источнику – количеству отвлекающих в данный момент факторов. Каждое письмо конкурирует в борьбе за наше внимание с любым другим. Набитый письмами почтовый ящик просто деморализует: он напоминает, сколько еще работы нужно переделать и как мы далеки от результата.

Загрузка письмами часто неправильно измеряется в объемах писем. Когда люди жалуются на то, что они получают 50–100 писем в день, то говорят об объеме – количестве входящих писем ежедневно. Однако объем – неверный способ измерения загрузки, ведь он ничего не говорит о том, сколь много другихсообщений ожидают внимания пользователя. Как мы и утверждали ранее, правильно измерить загрузку электронными письмами – значит оценить общее количество сообщений, которые находятся в почтовом ящике. Человек с большим объемом писем – например, 100 сообщений в день и больше – может быть вовсе не перегруженным, если общее число его сообщений невелико. И наоборот, тот, кто получает всего десять писем в день, может быть болезненно перегруженным, если общее количество его писем достаточно велико.

Вспомните наше исходное условие: если перегрузка – это проблема, то устранение бремени – это решение. Разумеется, на объем получаемых писем мы по большей части повлиять не можем [5]5
  Конечно, есть исключения. Например, пользователи могут – и должны – отписаться от рассылок, которые им не нужны. А при работе в команде или в офисных условиях цифровая грамотность поможет научить сотрудников снизить количество маловажных писем, которые они отправляют коллегам.


[Закрыть]. Поэтому решение должно найтись в области общего количества писем. Скажем прямо, вот решение перегрузки электронными письмами:

Минимум раз в день удаляйте все письма из ящика.

Иными словами, очищайте входящие сообщения прежде, чем они загромоздят почтовый ящик. Большинство удаляйте, некоторые записывайте в файлы (как описано в главе о хранении файлов), но главное – убирайте их из почтового ящика, прежде чем они станут вызывать у вас стресс и отвлекать от дел. Это вполне соотносится, между прочим, с ключевыми идеями трех первых глав.

1. «Биты – вещь тяжелая»: разбухший почтовый ящик деморализует пользователей, создавая ощущение перегрузки.

2. «Ваши биты – это ваша ответственность»: никакой инструмент, никакая компания ничего за вас не сделает, управлять собственной почтой нужно научиться самим.

3. «Чтобы научиться цифровой грамотности, оставьте биты в покое»: держите папку «Входящие» пустой.

Держать эту папку почтипустой недостаточно: несколько десятков писем со временем все равно превратятся в несколько сотен. Нужно по меньшей мере раз в день доводить количество писем в ящике именно до нуля. (Конечно, это не относится к выходным и праздникам, когда почта не проверяется.)

Хотя это требует некоторой дисциплины, но держать почтовый ящик пустым – процесс несложный и не отнимающий много времени. Удалить письма из почтового ящика – не значит сделать всю описанную в них работу; достаточно переместить их в нужное место, например в список дел, чтобы поработать над ними позже, когда почтовый ящик опустеет. Допустим, пришло письмо, в котором рассказывается о новом долгосрочном проекте. Окончание работы, на которую ссылаетсяданное письмо, может отнять многие месяцы, но управление самимэтим письмом отнимет пару секунд. Научившись видеть различия между электронным письмом и тем, что оно описывает, вы существенно продвинетесь на пути к цифровой грамотности.

Ежедневное освобождение почтового ящика может проходить в три простых этапа, которые описаны ниже. Метод «устойчивого состояния» предполагает, что почтовый ящик очищался и вчера: папка «Входящие» должна содержать только те письма, которые пришли со вчерашнего дня (или начиная с другой точки отсчета) [6]6
  Если у вас несколько почтовых ящиков, нужно ежедневно очищать каждый из них. Кстати, это серьезный повод, чтобы довести их число до минимума.


[Закрыть]. Те, кто не знаком с этим методом, конечно, вначале должны очистить свой почтовый ящик в первый раз. Этот процесс под названием «индукция» описан в этой главе ниже.

Метод ежедневного стабильного состояния

Допустим, вы с утра приходите на работу, садитесь за компьютер и видите новую пачку почты. Пусть сообщений будет 20, 50 или даже 100. Сколько бы их ни было, не волнуйтесь: ведь вы очищали ящик вчера, можете очистить его и сегодня. Потребуется три этапа.

Шаг-1.-Прочтите всю личную почту и удалите ее.

Шаг-2.-Удалите весь спам.

Шаг-3.-Ознакомьтесь с информационными и предписывающими сообщениями и удалите их. А именно:

• удалите или сохраните в файлы все информационные сообщения, при желании сначала их прочитав;

• сделайте все «дела на две минуты», которые описаны в новых письмах, а потом удалите сообщения;

• все крупные дела внесите в грамотный с цифровой точки зрения список дел, а потом удалите.

Каждый этап детально описан ниже.

Шаг 1. Личная почта

Первым делом обратите внимание на самые важныеписьма – сообщения от семьи и друзей. Прочитайте каждое из них и насладитесь ими. Сделайте что хотите: сохраните на компьютере – например, в папке «Альбом для вырезок», распечатайте и повесьте на холодильник дома, перешлите друзьям. Если хотите, напишите ответ. Но, покончив со всей личной почтой, удалите ее. Как бы это ни было важно, оставлять письма в почтовом ящике нельзя.

Вероятно, такой подход в некоторых офисах вызовет вопросы: как, личная почта сначала? Да, так и должно быть, и такого подхода я придерживаюсь в своей консалтинговой фирме. Мы разрешаем сотрудникам в первую очередь заниматься личной почтой. Альтернатива совершенно неудовлетворительна: иначе личная почта должна ждать, пока не будут обработаны всеостальные сообщения, таким образом, личные отношения и родственные связи сотрудника ставятся ниже, чем рядовая записка из соседнего отдела. (Конечно, этот шаг пропускается в тех компаниях, где личная переписка вообще запрещена.)

Цифровая грамотность позволяет работать более эффективно в цифровом мире, а также жить более полной жизнью вне этого мира. Чтобы научиться ей, пользователей следует поощрять такими приоритетами при проверке почты. Личные сообщения прежде всего.