Текст книги "Как писать так, чтобы вам доверяли."

Автор книги: Кеннет Роуман

Соавторы: Джоэл Рафаэльсон
сообщить о нарушении

Текущая страница: 2 (всего у книги 9 страниц) [доступный отрывок для чтения: 3 страниц]

Максималистский – проявляющий чрезмерную крайность: максималистские требования, лозунги, настроения, выходки.

Максимальный – наибольший, наивысший: максимальный объем, размер; максимальное количество, напряжение, внимание.

Обосновать – подкрепить доказательствами: обосновать точку зрения, гипотезу, претензию.

Основать – положить начало, учредить: основать город, музей, театр; а также построить на основе чего-либо: основать взгляды, выводы, теорию, надежды на чем-либо: на знании, предположении, недоразумении и т. д.

Освоить – вполне овладеть чем-нибудь, научившись пользоваться: освоить производство, профессию, технологию; также воспринять, запомнить: освоить материал, тему, язык, сообщение; а также обжить: освоить участок.

Усвоить – сделать свойственным, привычным для себя: усвоить взгляды, привычку, тон; также поняв, запомнить как следует: усвоить книгу, лекцию, теорию.

Предоставить – отдать в распоряжение, пользование: предоставить заем, кредит, свободу, слово, возможность; а также дать право, возможность сделать: предоставить решить дело, вести спор, определить цену.

Представить – доставить, предъявить, сообщить: представить отчет, проект, характеристику, свидетеля, соучастника; также познакомить: представить гостя, лектора; также выдвинуть, предложить: представить к награде, к ордену, к званию, на соискание премии; также причинить, создать: это не представляет затруднений; а также воспроизвести, показать, изобразить: представить походку, манеру говорить.

Тема – предмет, основное содержание: тема доклада, фильма, беседы, спора.

Тематика – совокупность тем: научная тематика; литературная тематика; тематика симпозиума.

Факт – событие, явление, случай, реальность: изложить факты; исторический факт; возмутительный факт; а также наличие чего-либо: факт существования, борьбы, победы, обмана, участия.

Фактор – момент, существенное обстоятельство в каком-нибудь процессе, явлении: учитывать фактор времени; немаловажный фактор; фактор внезапности.

Циклический – совершающийся циклами, законченными периодами: циклическое развитие, движение; а также составляющий цикл, законченный круг, систему: циклическая система летосчисления; циклические музыкальные формы.

Цикличный – то же, что циклический в первом значении: цикличное развитие; а также построенный на повторяющихся кругах операций, работ: цикличная организация работ; цикличный график.

претензию. построить на основе чего-либо: основать взгляды, выводы, теорию, надежды на чем-либо: на знании, предположении, недоразумении и т. д. Освоить – вполне овладеть чем-нибудь, научившись пользоваться: освоить производство, профессию, технологию; также воспринять, запомнить: освоить материал, тему, язык, сообщение; а также обжить: освоить участок. Усвоить – сделать свойственным, привычным для себя: усвоить взгляды, привычку, тон; также поняв, запомнить как следует: усвоить книгу, лекцию, теорию. Предоставить – отдать в распоряжение, пользование: предоставить заем, кредит, свободу, слово, возможность; а также дать право, возможность сделать: предоставить решить дело, вести спор, определить цену. Представить – доставить, предъявить, сообщить: представить отчет, проект, характеристику, свидетеля, соучастника; также познакомить: представить гостя, лектора; также выдвинуть, предложить: представить к награде, к ордену, к званию, на соискание премии; также причинить, создать: это не представляет затруднений; а также воспроизвести, показать, изобразить: представить походку, манеру говорить. Тема – предмет, основное содержание: тема доклада, фильма, беседы, спора. Тематика – совокупность тем: научная тематика; литературная тематика; тематика симпозиума. Факт – событие, явление, случай, реальность: изложить факты; исторический факт; возмутительный факт; а также наличие чего-либо: факт существования, борьбы, победы, обмана, участия. Фактор – момент, существенное обстоятельство в каком-нибудь процессе, явлении: учитывать фактор времени; немаловажный фактор; фактор внезапности. Циклический – совершающийся циклами, законченными периодами: циклическое развитие, движение; а также составляющий цикл, законченный круг, систему: циклическая система летосчисления; циклические музыкальные формы. Цикличный – то же, что циклический в первом значении: цикличное развитие; а также построенный на повторяющихся кругах операций, работ: цикличная организация работ; цикличный график. Никаких опечаток, ошибок в орфографии, числах и датах. Если ваше письмо грешит этим, то, пусть даже недостатки и кажутся вам незначительными, читатель, который их заметит, может не без оснований засомневаться, действительно ли вы серьезно относитесь к тому, о чем пишете. Орфография – отдельный и важный вопрос. Грамотные люди бывают весьма нетерпимы, а ваш читатель вполне может оказаться одним из них.

Всякий раз, когда сомневаетесь в написании слова, проверяйте его в словаре или доверьте проверку написанного тому, кто в ладах с орфографией. Компьютерная проверка правописания, безусловно, помогает, но у этого способа есть свои недостатки (о чем подробнее рассказывается в главе 3).

9. Переходите к сути

Однажды Уинстон Черчилль^[10] произнес что-то вроде «во Франции складывается очень серьезная ситуация». На самом деле это следовало понимать как «новости о Франции просто ужасны».

Если руководитель сообщил в докладе, что «расширение мощностей за счет роста продаж столкнулось с проблемами в инженерной сфере, оказывающими негативное воздействие на прибыль», то это надо понимать так: «Прибыли нет, поскольку инженерные проблемы не позволяют наращивать производство так же быстро, как растут продажи».

Потратьте время на то, чтобы определить суть вашего сообщения и найти способ выразить это простыми предложениями. Вспомните о человеке, который извинился за то, что написал длинное письмо, потому что не было времени написать короче.

В пенсильванском Геттисберге есть адрес из 266 слов. А самое короткое предложение в Новом Завете – «Иисус прослезился».

10. Пишите просто и естественно – так, как вы говорите

«Бен, – обращается к коллеге один офисный работник, – если вам понадобится совет, просто спросите меня». Его реплика из восьми слов ясно и четко выражает его мысли. Любой может их понять. Есть ли смысл что-то добавлять?

Вот пример избыточного письменного извещения:

В том случае, если руководство, высланное вам, не сможет ответить на все ваши вопросы, вам следует сообщить об этом, чтобы получить дополнительные инструкции.

Послание, которое изначально состояло из восьми слов, теперь выглядит тяжеловесным и напыщенным.

Многим американцам внушают, что письменная и устная речь различаются. Они учатся писать в формальном, холодном стиле и избегают всего, что звучит естественно, как разговорная речь.

Чопорно

Естественно

Имеется четыре причины, по которым…

Есть четыре причины…

Необходимо отметить, что…

Важно то, что…

Визит, посещение

Приезд

Обратите внимание, как часто об успешно написанном тексте кто-нибудь говорит: «Это как будто ее/его слова». Значит, написанное вами должно походить на то, что вы сказали бы в ситуации, когда мысли в порядке, синтаксис четок, словарный запас достаточен и, наконец, когда уже просто невозможно сказать лучше.

Первый шаг к этой цели – употребление только тех слов и выражений, которыми бы вы разговаривали с вашим читателем тет-а-тет. Если же ваше письменное сообщение совсем не походит на то, что вы говорите вслух, зачем вы вообще его произвели? (Некоторые люди, как мы заметили, пишут как говорят, но при этом их устная речь запутывается. Они могут спокойно пропустить этот пункт.)

Тон и стиль вашего письма будут меняться в зависимости от читателя. Так, с президентом страны вы бы разговаривали более официально, чем со своим дядей. По той же причине письмо главе государства должно быть более формальным, чем письмо родственникам. Но и оно должно звучать так, как если бы вы проговаривали вслух то, что в нем написано.

11. Избегайте слов, без которых можно обойтись

В песне поется: «Нежно, как на восходе солнца…»^[11]. Ринг Ларднер объясняет такую поэтичность тем, что это явление – полная противоположность вечернему закату или полуденному солнцу. Можно прибегать к образности языка, когда вы пишете песню, но в иных случаях откажитесь от излишней выразительности:

Не пишите

Пишите

Улучшенный план

План

Совершать действие

Действовать

Равно как и

Наравне с

Организовать встречу

Встретиться

Прорабатывать

Изучать

Актуальные инновации

Инновации

Консенсус

Единомыслие

В настоящий момент

Сейчас

До того момента, как

До того, как

В преобладающем большинстве случаев

Чаще всего, обычно

Локально

В частности

Вы не осведомлены о том, что

Вам неизвестно, что

Комплексный план

План

Относительно (касательно) того, что

О том, что

По причине того, что

Из-за того, что

В случае, если

Если

Для того, чтобы; с целью, в целях

Чтобы

Несмотря на тот факт, что

Хотя

Ввиду того, что

Поскольку

12. Не пренебрегайте нормами литературного языка

Несколько лет назад один копирайтер, пытаясь убедить большее количество людей читать The New York Times, написал такое предложение в рекламном тексте:

Он всегда действовал так, вроде как зная, о чем говорит.

Кто-то в редакции высказал свое мнение по поводу «вроде»: «Да, полагаю, что использование этих словечек стало повсеместным в последние десять-двенадцать лет, но я не считаю, что наше издание должно быть в числе пионеров этого движения».

Количество «пионеров» с момента первого издания этой книги только умножилось, но мы настоятельно рекомендуем вам не пополнять их ряды. Просторечные слова часто режут слух. Если бы копирайтер написал: «Он всегда действовал так, как если бы знал, о чем говорит», это восприняли бы и как естественную фразу, и как грамотную.

Есть старое доброе правило, очень простое: не используйте «вроде» и «как бы» там, где возможны более официальные эквиваленты «как если бы» и «как будто».

13. Не пишите как адвокат или чиновник

Юристы говорят, что должны писать друг другу на подобном языке:

BLANK Corporation, корпорация, учрежденная в соответствии с законодательством штата Новый Южный Уэльс, считает необходимым разрешить владельцам ее акций, являющимся резидентами или гражданами США, их территорий и владений («Американским владельцам») принять участие в Плане реинвестирования дивидендов^[12] (DRP) на тех же условиях, которыми воспользовались и другие акционеры («Неамериканские держатели АДР»^[13]), а также определить, с помощью каких держателей АДР (об этом пойдет речь ниже), являющихся резидентами или гражданами США, их территорий и владений («Американские владельцы АДР»), можно косвенно участвовать, через Депозитарий, в DRP. С этой целью BLANK Corporation приняла поправки к системе DRP (в конечном варианте она упоминалась как «Измененная DRP») (копия прилагается к настоящему документу), чтобы позволить вышеупомянутым владельцам участвовать в DRP.

Юристы утверждают, что такой язык наиболее четок, недвусмыслен и наилучшим образом подходит для составления контрактов и иных документов. Вполне возможно, но мы полагаем, что те же самые мысли могли бы быть выражены более кратко и ясно:

BLANK Corporation считает необходимым предложить держателям акций, являющимся резидентами или гражданами США, принять участие в Плане реинвестирования дивидендов (DRP) на тех же условиях, что и для неамериканских акционеров. В программе будут участвовать и держатели АДР (как указано ниже).

BLANK Corporation внесла соответствующие поправки в DRP; исправленная версия документа прилагается.

Если некоторые особенности юридического языка еще можно оправдать, то вот оправдания канцеляриту не существует. Признаками канцелярита принято считать длинные формулировки, аббревиатуры, отглагольные существительные, расщепленные сказуемые, огромное количество пунктов и подпунктов в тексте, а также бизнес-жаргонизмы.

Пытаясь избавиться от канцелярита, постарайтесь записывать то, что вы сказали бы читателю в разговоре лицом к лицу. Не волнуйтесь, если результат покажется вам несерьезным. Как только вы поймете, как высказать основную идею обычным языком, то сможете подстроить стиль письма под соответствующий уровень формальности. Чтобы вырваться из канцелярита, исключите из текста латинские выражения, если вы их употребляете. Например, не стоит писать N.B.! (Nota bene!), когда вы хотите обратить внимание читателя на важный пункт. Это допустимо только в подчеркнуто официальных или юридических документах и не приветствуется в заголовках и названиях.

14. Помните о том, чего читатель не знает

Читатель редко знает, к каким выводам подводит его автор и что именно хочет сказать. Не стоит полагать, что люди могут читать ваши мысли так, как они читают ваше письмо или документ. Всегда помните, с чем читатель знаком – с какой справочной информацией, какими фактами, техническими терминами.

Следите за аббревиатурами. Возможно, их кто-то не поймет? Может, они покажутся неоднозначными даже тем, кто знаком с ними?

«K» обозначает тысячу в США, «M» – миллион в Англии.

«9/12» обозначает 12 сентября в США и 9 декабря в Европе.

Если без аббревиатур никак не обойтись, сразу же расшифровывайте их. «Цена за тысячу показов (CPM)^[14] – тот показатель, за которым мы будем следить в ходе этого проекта».

15. Будьте осторожны с пунктуацией

Главная задача знаков препинания схожа с функцией дорожных знаков: они помогают читателю ориентироваться в предложениях. Пропущенная запятая, лишняя или поставленная не там, где надо, может ввести читателей в заблуждение или поменять смысл предложения.

Вот довольно банальный пример, который тем не менее доказывает роль пунктуации^[15]:

Уйти, нельзя остаться.

Сюда же можно отнести такие фразы, как «говорить нельзя сказать», «любить нельзя использовать» и т. д.

Обычная ошибка в бизнес-текстах – использование кавычек для выделения: этот крепеж обладает «особым» пределом прочности. Когда глава компании выделил кавычками слово в важном документе, его помощник поинтересовался, почему он так сделал. Тот ответил, что хотел тем самым подчеркнуть точность написанного. Помощник спросил, не нужно ли в тех же целях регистрироваться в отеле как Джон Дергин с «женой».

Существует масса словарей и справочников, которые помогут вам сориентироваться в вопросах пунктуации и понять разницу между двоеточием, тире и точкой с запятой.

16. Лучше преуменьшайте, а не преувеличивайте

Никогда не лгите читателю и не преувеличивайте, если только не делаете это открыто с целью произвести впечатление. Гораздо убедительнее преуменьшить, чем преувеличить. Одно лишь доказательство того, что вы говорите неправду, – и это ставит под угрозу все дело. Хотя, конечно, трудно устоять перед соблазном раздуть факты, чтобы обосновать свою позицию. Можно также обсуждать наполовину правдивые новости, пытаясь избежать необходимости говорить о плохих.

Всякий раз, испытывая подобное искушение, напоминайте себе, что умные читатели держат ухо востро и редко попадают в ловушки. Из этих же соображений используйте в тексте десятичные дроби и не обозначайте 6,7 оборота – «почти семь» или «больше шести с половиной».

Писатель Генри Менкен всю жизнь хранил запечатанный конверт, который открыли, только когда он скончался и нужно было составить некролог. Послание, заключенное в конверте, гласило: «Не переборщите».

17. Пишите так, чтобы вас не могли понять неправильно

Мало составить понятные вашему читателю предложения и абзацы. Надо тщательно проверить те пункты, которые могут быть неправильно поняты.

Реферат студента начинается со следующих слов:

Моя мать принимала активное участие в Законодательном собрании штата Калифорния.

Некоторые читатели могут не понять причины такой активной гражданской позиции.

Неоднозначность часто возникает из-за какого-то одного предложения, которое несет смысловую нагрузку. Но если такое предложение разделить, это может творить чудеса.

Вот заявление из отчета Комиссии по ядерной регламентации США:

Было бы целесообразно как можно скорее рассмотреть вопрос изготовления приборов, которые могли бы обеспечить индикацию уровня жидкости в реакторе.

Если разделить предложение на две части, связанные по смыслу с соседними предложениями, то мысль будет восприниматься легче:

Мы должны быстро наладить получение датчиков лучшего качества. Хорошие датчики точно покажут, сколько жидкости находится в корпусе реактора.

18. Пишите привычным языком даже тексты по узкоспециальным вопросам

Одни из наиболее сложных финансовых продуктов связаны с аннуитетами^[16]. По итогам исследования, проведенного среди инвесторов, только у 20% из них есть понимание по этому вопросу. Документы настолько запутанны, что в какой-то момент Комиссия по ценным бумагам и биржам США потребовала писать их «понятным языком», чтобы читатели могли адекватно воспринимать написанное. The Wall Street Journal так прокомментировала это правило: «Избавьтесь от громких слов».

Один из служащих Prudential Investments, чьей обязанностью было переписывать планы по страховым аннуитетам, получил следующее указание: писать так, как если бы он отправлял свои тексты кому-нибудь, кого знал лично, – скажем, бабушке и дедушке.

Чем более узкоспециализирован ваш материал, тем меньше вероятность, что читатель поймет его, если только вы не переведете текст на адекватный язык. Исключение составляет тот случай, когда и читатель, и автор специализируются в одной области. Рекламная кампания New York Telephone подтверждает это различие. В одном из рекламных объявлений директор компании по телекоммуникациям общался с другими специалистами на профессиональном языке:

Учитывая стратегическое значение нашей телекоммуникационной инфраструктуры, способность сети сохранять работоспособность при отказе отдельных местных линий связи далека от идеала.

В том же объявлении глава компании обратился к более широкому кругу людей и объяснил то же самое в другом стиле:

Если сеть выходит из строя, компании приходит конец.

То, что Business Week называет технической терминологией, на самом деле ухудшает понимание сказанного. «Обычный язык, – констатирует журнал, – не используется при составлении большинства инструкций, которые прилагаются к электронике».

Если вы пишете с целью ввести читателей в курс дела, проверьте текст на некоторых из них. Выяснить, что им понятно, а что нет, – бесценная помощь при редактировании. Это поможет вам отделить удачный вариант от провального.

Запутанные тексты выглядят неискренними, а усилия, затраченные на установление контакта с читателем, оказываются напрасными. Еще хуже – попытка сказать нечто, чего люди не хотели бы услышать, преднамеренно сложным языком.

Няня, уронившая ребенка, сослалась в своем отчете на «непредусмотренные действия со стороны младенца».

Составляя текст на основе пресс-релиза ВВС об испытании новой ракеты, журналист написал, что «примерно через 70 секунд после запуска произошли отклонения от нормальных показателей, в результате чего служба безопасности сочла необходимым предпринять действия по уничтожению».

В последнем примере, как мы видим, скрывается тот факт, что с ракетой что-то пошло не так и ее вынуждены были взорвать. Плохие новости не становятся лучше от того, что делаются непонятными. Да, они могут не понравиться читателям, когда вы излагаете их доступным языком. Но неудовольствие не будет связано с подозрением, что вы стремитесь что-то утаить.

Прочтите удивительный бизнес-бестселлер Спенсера Джонсона Who Moved My Cheese?^[17] Это простая, почти банальная история о двух маленьких мышках и двух маленьких человечках, которые живут в лабиринте и каждый день находят сыр, а также о том, как они реагируют на то, что однажды сыра в лабиринте не оказывается. В рецензии Fortune говорится, что ключевые идеи этой книги – о том, что следует приготовиться к изменениям, принять их и наслаждаться ими – высказываются очень живым и простым языком. Fortune приводит для сравнения выдержку из книги четырех консультантов по менеджменту:

Компании удается конкурировать на всех рынках присутствия благодаря тому, что она финансирует за счет заемного капитала свои конкурентные преимущества и не вполне осязаемый эффект экономии на масштабах (иными словами, оплачивая за счет займов постоянные издержки в целях создания нематериальных активов).

По своей сути столь пространное предложение схоже с тем, что прозвучало в книге Who Moved My Cheese?

Каждый день мыши и человечки проводят время в лабиринте и ищут свой сыр.

Эта книга действительно рассказывает о том, что происходит в бизнес-кругах, а руководители крупных компаний покупают тысячи экземпляров этого издания. Зачем? Она акцентирует внимание на важных вещах и написана простым языком. Как говорит профессор Harvard Business School Джон Коттер, автор «написал кое-что, что действительно может заинтересовать людей». Он показал кое-что, что на самом деле работает.

Каково ваше состояние, или Что обычно говорят люди

В повседневной жизни люди не всегда говорят просто и понятно. Так, врач, спрашивая по телефону пациента: «Каково ваше состояние после операции?» – хочет узнать лишь, может ли тот самостоятельно добраться до офиса. Синоптики обычно говорят не торнадо, а ураганная активность, а метели именуются у них обильными осадками в виде снега.

В бизнес-лексике подобных примеров масса:

Бизнес-лексика

Обычно говорят так

Ограниченные ресурсы

Мало людей для выполнения работы

В августовский период

В августе

Поручено организацией

Постановили

Дважды обратить внимание

Подчеркнуть

Детально исследовать

Анализировать

Определить область применения

Проверить

Ввести в эксплуатацию

Запустить в работу

Увеличить численность персонала

Нанять больше людей

Нехватка временных ресурсов

Недостаток времени

Дважды обратить внимание Подчеркнуть Детально исследовать Анализировать Определить область применения Проверить Ввести в эксплуатацию Запустить в работу Увеличить численность персонала Нанять больше людей Нехватка временных ресурсов Недостаток времени Глава 3

«Я люблю свой компьютер»

Процесс написания и редактирования текста на компьютере настолько удобен, что у многих вызывает настоящий восторг (особенно это касается тех, кто начинал работать на печатной машинке), подобный тому, какой иные люди испытывают в связи с покупкой авто. Здесь все легко и просто – изменить слово, добавить точку, удалить предложение, переместить абзац. В связи с этим приемы, описываемые в этой книге, могут показаться вам слишком простыми, а иногда и забавными.

Даже те, кто все еще верен печатной машинке, должны будут вскоре признать, что эпоха постукивания на ней заканчивается. Писатель Том Вульф^[18] рассказал в интервью, что его роман A Man in Full^[19] был последней машинописной работой, но не потому, что он проникся любовью к компьютеру. Он просто не мог больше ремонтировать пишущую машинку.

В своей замечательной книге «Пишу хорошо» (On Writing Well) Уильям Зинссер называет компьютер «Божьим даром или подарком техники, сделанным для того, чтобы мы могли хорошо писать». Но каким бы замечательным ни было данное изобретение, стоит иметь в виду, что это всего лишь машина, а не волшебник. Этим устройствам неподвластно сделать из плохого писателя хорошего, а зачастую наоборот.

Большинство компьютеров содержат тезаурус, имеют шаблоны для записей или деловых писем, где задан определенный шрифт, размер бумаги и поля. Другие инструменты позволяют нумеровать страницы, делать сноски, вставки, размечать заголовки разделов. Вы можете в две секунды посчитать количество слов или символов.

В этой главе мы расскажем о возможностях современной техники и о том, как избежать опасностей, с которыми вы можете столкнуться при работе на компьютере.

Как пользоваться компьютером, чтобы писать

Существует много способов того, как писать на компьютере, учитывая индивидуальные особенности и привычки.

Один автор любит прокручивать документ назад и редактировать написанное после каждого абзаца или двух; другой же пишет текст целиком, не прерываясь. Вы не сможете найти двух людей с одинаковыми навыками. Ваши собственные наклонности направят вас к тому, что будет лучше именно для вас. Однако опытные пользователи в целом соглашаются, что все же есть ряд общих техник, о чем мы подробнее скажем ниже.

1. Сначала пишите, потом форматируйте

Верстка текста – не сам процесс его написания. Играя с деталями оформления документа, вы можете отвлечься от его содержания. С другой стороны, если вы не хотите, чтобы ваш проект представлял собой лишь нагромождение слов, полезно работать с набросками, форматируя текст с самого начала, чтобы была заметна его структура.

Составитель этой главы, например, отформатировал заголовки и подзаголовки – все, что были в его плане, – набирая еще первый черновой вариант. Это помогало ему содержать мысли в порядке по мере продвижения по тексту. Впрочем, иногда он шел вразрез с собственной рекомендацией: играл с отступами страниц и выделял номера и подзаголовки жирным шрифтом. Они хорошо смотрелись на экране, но это стоило ему потерянного времени и нарушало ход мысли.

2. Соблюдайте правило «более одной копии»

Ни в коем случае не ограничивайтесь одной копией того, над чем вы работаете. Убедитесь, что у вас имеется и резервный вариант. Жесткий диск может подвести, да и внешние носители тоже не вечны. Многие авторы предпочитают дублировать важную информацию на дисках, а также распечатывать копии.

Ознакомьтесь с функцией автосохранения (в меню «Файл/Параметры») и установите ее, чтобы сохранять документ по крайней мере каждые 15 минут. Скачки напряжения или сбой в программе вполне могут нарушить ваш рабочий процесс.

Мы также собираем данные о еженедельных проверках компьютеров на вирусы. Однажды мы не делали этого несколько месяцев и обнаружили 45 вирусов на нашем компьютере и более сотни – на компьютере нашего ассистента. Компании, которые раньше охотились на основные вирусы раз в квартал, теперь делают это каждый день.

То, как часто вы будете создавать бумажные копии ваших черновиков, зависит от объема и важности того, что вы пишете. Чем важнее документы, тем выше вероятность, что вы захотите сравнить проекты или обратиться к более ранним из них. И хотя некоторые программы позволяют сопоставлять версии текста на экране вашего компьютера, все равно сравнительный анализ зачастую легче проводить на бумажных носителях.

Проставьте даты на ваших проектах (в меню «Вставка / Дата и время»). Авторы запутались бы в главах этой книги, если бы не воспользовались этой опцией. Всегда нумеруйте страницы в документах, объем которых превышает две страницы; это серьезно упрощает дальнейшую работу с ними.

3. Подумайте о названиях для ваших файлов

Новые версии программ по работе с текстом позволяют давать файлам длинные названия (без ограничений в восемь символов). Однако по мере заполнения диска вашего компьютера становится все труднее запоминать остроумные имена, которые вы присвоили своим документам.

В конце концов утомительная охота за файлами на диске вызовет у вас тоску по старым добрым временам, когда можно было вручную исследовать свою картотеку. Вы должны разработать простую систему хранения файлов. Профессиональные писатели думают о своей электронной картотеке как об огромном ящике с небольшим количеством основных папок, каждая из которых разделена на вложенные папки.

Для этого издания книги, например, мы завели основную папку с названием WTW3, а также папки для глав 3 и 5 с вложенными папками для новых материалов, касающихся компьютеров и электронной почты. В выборе имен файлов лучше следовать принципам логики, ведь файл должен быть удобным инструментом, а не загадкой.

Предупреждения

Отредактированный текст на мониторе компьютера может выглядеть безукоризненно, но таков ли он на самом деле? Корректировать и еще раз корректировать. Никогда не отправляйте текст, все тщательно не проверив. Лучше всего редактировать бумажную версию документа. Удивительно, но, когда вы имеете дело с листом бумаги, подобным тому, который окажется перед глазами читателя, вы становитесь внимательнее к недочетам.

Используйте программу для проверки орфографии осмотрительно. Она выделяет слова, содержащие ошибки, но иногда начинает «умничать» и делать автоматические замены. Так, один из нас однажды обнаружил во время работы с текстом, что парк Savill Gardens за пределами Лондона, о котором писал его друг Стэнли Пиготт, после внесенных программой «исправлений» превратился в servile (букв. рабский), а сам автор стал именоваться Стэнли Пиглет (букв. Стэнли-Пятачок). Как однажды сказал один эксперт, компьютер – это все же человеческая сущность.

Но ближе к делу! В комиксе Shoe персонаж, сидящий за монитором ПК, отвечает зрителю на вопросы о том, что он пишет: «Пока ничего, но я считаю, что благодаря компьютеру писать стало гораздо проще. С его помощью я могу пальцем напечатать как целую кипу, так и вообще ничего. Я называю это “поток бессознательного”».

Сопротивление потоку бессознательного требует сознательных усилий. Хорошие писатели стараются следовать плану и не отклоняться от курса. Ведь даже если первый вариант работы покажется вам на экране свежим и законченным, вы можете обмануться, приняв его за шедевр. Иллюзия того, что все готово для публикации, может усилиться после печати документа на принтере. Советуем не спешить с выводами.

Будьте консервативны в выборе шрифтов. Наиболее читабельные по начертанию шрифты – те, которыми чаще всего пользуются уважаемые журналы и газеты. Выберите шрифт, встречающийся в Time или Sports Illustrated. Для текста длиннее одного-двух абзацев остановитесь на шрифте с прямым начертанием (воспринимается легче курсива), а шрифт с засечками в этом случае будет более читабельным, чем рубленый шрифт. Это не вопрос личного предпочтения, а выводы серьезных исследований читательской аудитории по всему миру.

Независимо от выбранного вами шрифта, используйте его во всем документе. Не огорчайтесь, если вы не воспользовались всем многообразием шрифтов на вашем компьютере. Вспомните о читателе и поберегите его глаза.

Избегайте выделения жирным шрифтом и подчеркивания. Этот прием подойдет для заголовков, а в тексте его следует использовать только для акцентирования отдельных важных моментов. Это же касается курсива. Когда вы подчеркиваете слишком много слов, эффект может быть противоположным: если подчеркнуто все, то не подчеркнуто ничего, а ваша страница выглядит неряшливо. Если вы все же хотите выделить слово или фразу, сделайте это курсивом. Профессионально подготовленные журналы, газеты, книги всегда предпочитают курсив выделению жирным шрифтом или подчеркиванию.