Текст книги "Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности"
Автор книги: Карсон Тейт
сообщить о нарушении
Текущая страница: 4 (всего у книги 22 страниц) [доступный отрывок для чтения: 6 страниц]
Какой стиль вам ближе?
Когда вы читали описание вашего основного стиля продуктивности (согласно итогу подсчета очков), оно вызвало у вас резонанс? Что-нибудь в нем удивило вас? Вы замечали прежде проявления этого стиля в своей работе или личной жизни?
Большинство людей, прошедших тестирование, обычно говорят о сильном чувстве общности с описываемым типом личности, которое у них возникло во время чтения. Однако у ряда людей есть и другой продуктивный стиль, поскольку они набрали по нему почти столько же очков, как и по первому. В этом факте нет ничего удивительного, просто он свидетельствует о наличии второго, вспомогательного стиля продуктивности. К нему вы часто прибегаете в стрессовой ситуации.
Следующие главы книги расширят ваши знания. В каждой главе мы рассмотрим конкретный аспект продуктивности или конкретную проблему постоянной занятости сквозь призму четырех стилей продуктивности. Читая текст, обращайте особое внимание на стратегии, тактики и инструменты, рекомендуемые для вашего основного продуктивного стиля. Вместе с тем не упускайте из вида стратегии, тактики и инструменты, подходящие для вашего вспомогательного продуктивного стиля, отмечайте про себя, какие коррективы или видоизменения вам, возможно, стоит внести в свои методы работы на случай форс-мажорных обстоятельств.
В то же время я призываю вас положиться на собственный разум и опыт и просеять через них все предлагаемые стратегии. Проанализируйте стратегии, тактики и инструменты, рекомендуемые для других стилей продуктивности, отличных от вашего. Не исключено, что что-нибудь из них бросится вам в глаза и в дальнейшем докажет свою несомненную ценность. В конце концов, у каждого из нас есть целый мозг, а не один какой-то его квадрант! Даже у людей с сильно выраженным предпочтением к стилю плановика есть немного от визуализатора, и даже организатор может найти что-нибудь ценное для себя в методах, предпочитаемых приоритетчиком.
Не наклеивайте на себя ярлыки. Я видела стольких мужчин и женщин, сбитых с толку и впавших в отчаяние из-за систем повышения продуктивности, разработанных для людей совсем другого типа и навязанных им без достаточных на то оснований! Последнее, что мне хотелось бы сделать, – это создать еще один набор жестких правил, которые бы стали для вас «смирительной рубашкой»! Поступите иначе: рассмотрите весь спектр идей, представленных в следующих главах, и свободно берите в свою «корзину» те, что понравятся. Ваша задача – подобрать себе индивидуальный комплект инструментов для повышения своей продуктивности, созвучный именно вашему стилю мышления и реально способный заново разжечь в вас пламя цели и смысла жизни и помочь в преодолении вечной занятости.
Моя история
Клиенты и участники семинаров часто спрашивают, какой у меня стиль продуктивности. Прежде чем ответить, я прошу их попробовать угадать, используя «подсказки» и «ключи», которые я уже «роняла», описывая свои мысли и поведение. Многим действительно это удается. Возможно, для вас также не станет сюрпризом, что я – плановик с чертами организатора.
Как плановик, я – заядлый составитель перечней. Настолько заядлый, что иногда (ладно, так и быть, признаюсь: довольно часто) вписываю в свой перечень дел задачи, которые уже выполнила, лишь затем, чтобы вычеркнуть их. Мне никогда не попадалась канцелярская принадлежность или инструмент для улучшения организации труда, который бы мне не понравился. Посещения магазинов канцтоваров типа Container Store и Office Depot приносят мне огромное удовольствие, хотя обходятся весьма недешево в плане временных и денежных затрат. Предметы в моем ящике с декоративной косметикой разложены по типу, цвету и частоте использования, как, впрочем, и все остальные вещи во всех остальных ящиках моего дома и офиса. Когда на календаре маячит семейная поездка или поход в гости, часто именно я заниматься планированием предстоящего мероприятия. Недавно мама сказала мне, что, даже будучи маленькой девочкой, в возрасте двух или трех лет, я раскладывала свои игрушки в определенном порядке и распределяла одежду кукол по «ассортименту»: блузки – в одну кучку, платья – в другую, обувь – в третью. Кто мог подумать, что я найду свою карьерную дорожку в таком юном возрасте?
Мой график – это перенесенная на бумагу запись активности моего мозга. Он нужен мне для того, чтобы я не отходила далеко от поставленных целей, выполняла данные обещания и соблюдала сроки. Когда редактор моей книги Ники напомнила мне о крайнем сроке сдачи черновика, она сказала: «Я отмечаю эту дату у себя в календаре и рассчитываю, что к указанному времени работа будет готова». Первое, что пришло мне на ум (и на язык), было восклицание: «Это же крайний срок! Как можно не быть к нему готовой?!». (С тех пор я узнала, что не все писатели подходят к срокам сдачи своих книг столь же ответственно. Дуглас Адамс, автор знаменитого романа «Автостопом по Галактике», должно быть, говорил от имени большинства литераторов, когда пошутил: «Я люблю крайние сроки. Особенно люблю звук свиста, с которым они пролетают».) Но для меня крайний срок – категория абсолютная, безусловная, и я сделаю все что угодно, лишь бы успеть к нему.
Организатор же во мне просто не способен не начинать электронные письма как минимум со слов «Здравствуйте» или «Добрый день», хотя я прекрасно понимаю, что подобные любезности раздражают визуализаторов и особенно приоритетчиков – им было бы приятнее, если бы я сразу перешла к делу. В процессе написания этой книги я не раз надиктовывала свои идеи и даже целые главы, потому что мне иногда проще думать в ходе самого процесса говорения. Такое поведение весьма типично для организаторов, и мне часто приходится предупреждать об этом своих коллег, чтобы они не бросались в разные стороны реализовывать проекты и инициативы, которые я всего лишь обдумывала вслух. На моем рабочем столе в офисе всегда найдется место еще для нескольких фотографий семьи и друзей. Все мои любимые книги упорядочены по тематике (естественно), а моя коллекция из трех типов ручек, которыми люблю пользоваться, красуется в жгуче-алом стеклянном контейнере, купленном на художественной выставке.
Мое основное предпочтение как плановика предопределяет то, как я структурирую и организую свою работу и личную жизнь. Если я чувствую себя перегруженной, издерганной и измотанной, то это обычно означает, что я не выделила достаточно времени на обдумывание проектов и обещаний и не внесла в график и перечень дел соответствующих изменений. Но как только я исправляю это упущение, у меня на душе становится спокойно и я снова в состоянии эффективно трудиться.
Вторичное же мое предпочтение – как организатора – помогает мне интуитивно определять, какую работу следует выполнить в первую очередь и как лучше строить отношения с клиентами, коллегами и партнерами. Оно также делает меня очень чувствительной к обстановке на рабочем месте и к инструментам, которыми я пользуюсь. Мне необходимо естественное освещение, а также все мои записные книжки, ручки и большой стол, чтобы можно было свободно расположиться. Поэтому, когда я собираюсь в командировку, то кладу в багаж все, что мне может понадобиться для создания подходящей «производственной» среды, независимо от того, где именно придется проводить время и работать – хоть на полу в аэропорту. Конечно, иногда я ловлю на себе удивленные взгляды окружающих – не без этого.
Возможно, предпочитаемые мной методы работы и то, как я их описала, покажутся вам слишком строгими, скучными и чересчур жестко структурированными, чтобы перенять их. И это замечательно, что вы так подумали! Продолжайте относиться к написанному мной именно так. Мой стиль работы может не совпадать с вашим. И не должен совпадать. Каждый из нас – уникальная личность, не похожая ни на кого другого, и каждому необходимо строить свою работу и жизнь сообразно собственному представлению об этом. Когда мои клиенты пытаются применять ту же систему записных книжек, что и я, или же составлять свой график так же, как я, их работа становится неэффективной (за исключением тех, у кого предпочтение к стилю плановика – ведущее). В подобных случаях мне приходится прикусить язык, чтобы не сказать: «Я же предупреждала, что у вас ничего не получится! Моя система не подходит вашему стилю продуктивности».
А потому примите свой стиль продуктивности таким, какой он есть! Помните: универсальных рецептов не существует. Начав организовывать жизнь и работу в соответствии со своими естественными предпочтениями и свойственным лично вам стилем, вы, наконец, сможете расслабиться и испытаете удовлетворение от того, что штурвал управления вашей жизнью действительно находится в ваших руках. Вы перестанете тяготиться внутренним напряжением, возникающим из-за того, что порой приходится себя ломать и бороться с предпочитаемым вами стилем мышления. Вы почувствуете себя в «своей тарелке», а это ощущение – верный признак того, что вы нащупали подходящий именно для вас стиль. И не важно, понимает ли и разделяет ли его кто-нибудь из ваших знакомых или нет.
В следующих главах я расскажу, как использовать свойственный вам стиль продуктивности, чтобы проложить свой уникальный путь к успеху: как действовать проще, но эффективнее.
4. Управляйте своим вниманием
Стук в дверь, звон телефона, колокольчик входящей почты. «Найдется минутка?» «Это срочно!» Звучит знакомо, не правда ли?! Весь рабочий день напролет нас беспрестанно прерывают и отвлекают. Технические устройства, коллеги, встречи, непредвиденные ситуации и даже скука и тоска – все они постоянно требуют «своей доли» нашего внимания.
В 2005 году фирма Basex, специализирующаяся на изучении продуктивности, провела интересное исследование. Согласно ему, время, уходящее у человека на все эти вынужденные перерывы и «посторонние» дела и последующее восстановление хода своих мыслей и возвращение к работе, составляет примерно 28 процентов рабочего дня среднестатистического высококвалифицированного специалиста. Для американских компаний все это оборачивается потерей 28 миллиардов человеко-часов в год{9}9
Spira Jonathan B., Feintuch Joshua B. The Cost of Not Paying Attention: How Interruptions Impact Worker Productivity. – Basex, Inc., September 2005.
[Закрыть].
Глория Марк, профессор Университета Калифорнии в Ирвине, изучает электронные раздражители, отвлекающие внимание. Она обнаружила, что сегодня у служащего, как правило, есть всего три минуты на то, чтобы целиком сосредоточиться на работе, прежде чем что-нибудь или кто-нибудь – электронный или человеческий фактор – отвлечет его или он сам отвлечется. (Три минуты! За это время я даже зубы не успеваю почистить.) Профессор Марк также подсчитала, что затем человеку понадобится примерно 23 минуты на то, чтобы вернуться к выполнению задачи, которой он занимался до перерыва{10}10
Distractions at Work: Employees Increasingly Losing Focus; Some Companies Combating the Problem // Huffington Post. – URL: http://www.huffingtonpost.com/2012/12/13/work-distractions-employees-lose-focus-companies-problem_n_2294054.html. (Дата обращения: 08.07.2013.)
[Закрыть]. Схожие данные были получены и в результате другого эксперимента, проведенного компанией harmon.ie – поставщиком программного обеспечения для организации коллективного взаимодействия. Как оказалось, почти половина опрошенных рабочих и служащих американских корпораций ответили, что обычно им удается поработать всего пятнадцать минут или даже меньше до того, как их прервут или оторвут от дела{11}11
Do Collaboration and Social Tools Increase or Drain User Productivity? – harmon.ie. URL: http://harmon.ie/Downloads/DistractionSurveyResults. (Дата обращения: 08.07.2013.)
[Закрыть].
Итак, совершенно очевидно, что внешние раздражители съедают значительное количество времени. При этом они «влетают» компаниям в копеечку. Исследование, проведенное Basex, доказало, что издержки американского бизнеса, причиной которых стало отвлечение внимания работников, составляют 588 миллиардов долларов. По данным harmon.ie, типичная компания с численностью персонала более одной тысячи человек может терять свыше 10 миллионов долларов в год из-за электронных факторов отвлечения внимания ее сотрудников.
Резкие прерывания деятельности могут существенно подорвать нашу продуктивность, способность фокусироваться и вовлекаться в работу. Тем не менее мы вынуждены мириться с таким положение вещей и даже привыкли считать его вполне приемлемым. Для многих из нас стало нормой выполнять свои непосредственные обязанности в нерабочее время – рано утром или поздно вечером, поскольку днем что-то или кто-то нас постоянно отрывает от дел. Нередко сами организации целенаправленно формируют у себя такую корпоративную культуру. Они поощряют менеджеров, которые заявляют: «Моя дверь всегда открыта», ожидают от сотрудников, что те будут отвечать на электронные письма или тестовые сообщения в течение нескольких минут или даже секунд, и превозносят до небес служащих, каким-то образом умудряющихся выполнять два или три дела одновременно, как будто «многозадачность» – ключ к успеху. В условиях подобного организационного климата чрезмерная занятость становится неизбежной. Ведь она навязывается самой корпоративной культурой, а потому редко подвергается критике, хотя на деле существенно подрывает нашу продуктивность и эффективность.
Пришла пора дать отпор всему тому, что нас прерывает и отвлекает. Но прежде чем этим заняться, нам необходимо понять скоротечную природу внимания и то, в какой степени наша продуктивность зависит от него.
Внимание – бесценный и весьма ограниченный ресурс
Человеческий мозг наделен двумя видами внимания: преднамеренным и непреднамеренным. Предназначение второго – стоять на страже, высматривая потенциальные угрозы нашему существованию. Оно приводится в действие внешними стимулами – тем, что буквально захватывает его. Сегодня мы уже не сталкиваемся с теми опасностями, перед лицом которых нередко оказывались наши предки, – нападениями хищников или атаками враждебных племен. Самую большую угрозу для нас представляет раздраженный клиент, недовольный босс или сердитый сослуживец, но их вряд ли можно сравнить с голодным тигром. Однако наш мозг пока не эволюционировал до такой степени, чтобы проводить разницу между звоночком входящей почты и рыком дикого зверя. (Хотя вам порой и кажется, что электронная почта хуже любой кровожадной твари, в действительности это не так.) Даже в самый обычный трудовой день наше непреднамеренное внимание работает «на износ», инстинктивно «подпрыгивая» от каждого стука в дверь, звонка телефона, колокольчика поступившего сообщения – от всей той какофонии звуков, которая наполняет наши будни.
Пока наше непреднамеренное внимание работает в полную силу, нам приходится сражаться еще и с нейромедиатором дофамином[8]8
Дофамин – гормон, вырабатываемый в мозге людей и животных, биохимический предшественник адреналина и норадреналина. Прим. пер.
[Закрыть], который заставляет нас испытывать информационный голод, неосознанно жаждать и искать новые идеи. Так что если у вас когда-нибудь возникало ощущение, будто вы пристрастились к электронной почте, Twitter или обмену эсэмэсками, то знайте: так оно и есть, а физиологическая тому причина – дофамин{12}12
Weinschenk Susan. Brain Wise. – URL: http://www.psychologytoday.com/blog/brain-wise.
[Закрыть].
Способность дофамина вызывать привыкание удивительно сильна. Пока я пишу эти строчки, появляется желание больше о нем узнать, которое легко удовлетворить, набрав слово в строке поиска Google. Не успела я просмотреть полученные результаты, как меня уже гложет мысль: а не пришло ли мне по электронной почте какое-нибудь сообщение за последние двадцать минут. Еще во мне просыпается любопытство, какой будет погода до конца недели. И уже совсем невтерпеж выяснить, кто готов составить мне компанию сегодня за обедом. Клик, стук, звон – и я с петлей на шее, наброшенной на меня дофамином, уже нарезаю круги по интернету, вместо того чтобы работать над задачей, которую собиралась выполнить. Дофамин заставил меня искать информацию, затем я получила от него биохимическую награду за свои изыскания, и теперь хочу продолжать их – еще и еще. Со временем становится все труднее останавливать себя – заставить не заглядывать по сто раз на дню в почтовый ящик, iPhone, Twitter, LinkedIn[9]9
LinkedIn – социальная сеть для поиска и поддержания деловых контактов. Доступна на 20 языках, в том числе и на русском. Прим. пер.
[Закрыть]…
Недавно я работала над одним проектом со своей коллегой Кэти в ее офисе. На столе у нее находилось два мобильных телефона (один – для личного общения, второй – для делового), стационарный телефон и компьютер. В течение первых пятнадцати минут, которые мы провели вместе, один раз зазвонил ее личный сотовый (пришли две эсэмэски), затем подал голос стационарный телефон, пискнул служебный мобильный, возвестив о приходе текстового сообщения, и еще Кэти получила десять электронных писем. При каждом звонке, щелчке и писке Кэти зримо вздрагивала и переводила взгляд на одно из четырех устройств. Надо ли говорить, что из-за всех этих отвлекающих факторов, перехватывающих непреднамеренное внимание Кэти и затягивающих на ее шее дофаминовую «петлю», нам пришлось потратить на выполнение проекта в два раза больше времени, чем следовало.
Преднамеренное же внимание – это способность концентрироваться на выбранной задаче. «Преднамеренное» оно потому, что находится у вас под контролем независимо от того, осознаете и осуществляете вы этот контроль или нет. В своей книге «Я вся внимание» Уинифред Галлахер доказывает: человек – это совокупность всего того, чему он уделяет внимание. Именно то, на чем мы фокусируемся, по сути, формирует наш опыт, знания, времяпрепровождение и достижения{13}13
Gallagher Winifred. Rapt: Attention and the Focused Life. – New York: Penguin Group, 2009.
[Закрыть]. Наше внимание на самом деле представляет собой огромную силу, которая предопределяет нашу жизнь и само наше существование. Но вместо того чтобы развивать этот ресурс и относиться к нему бережно, мы, как правило, склонны безрассудно тратить его на все, что волею случая «захватило» наше сознание.
Моя коллега Кэти явно бездарно расточала этот бесценный ресурс. Как и мой клиент Колин. (Вы помните Колина? Мы встречались с ним во второй главе.) Он строил планы относительно будущего своей фирмы, намереваясь предоставлять услуги, которые превосходят ожидания клиентов, налаживать взаимоотношения со стратегическими партнерами и выступать на отраслевых ярмарках и конференциях. Однако в момент, когда мы с ним только начали работать, он фокусировался не на этих целях, а на освоении новой функции диктофона и поисках идеального программного обеспечения. Основной продуктивный стиль Колина – приоритетчик, а люди этого типа, как ни странно, способны иногда увязнуть в поисках самых-самых лучших и новейших инструментов и технологий. Подобное поведение – следствие постоянного стремления к повышению своей эффективности. Колин уделял этим двум вопросам столько внимания, что у него не оставалось времени на другие, более важные вопросы, хотя его помощник был достаточно грамотным и талантливым человеком и вполне мог бы справиться с решением подобных задач за своего шефа.
Наше внимание – драгоценный ограниченный ресурс. Мы были запрограммированы на его расходование определенным образом еще тысячи лет назад, и эта «программа» до сих пор не претерпела изменений. А потому, чтобы эффективно трудиться, мы должны в полной мере понимать, как устроен от природы наш мозг и как такое его устройство влияет на нашу способность управлять своим вниманием.
К сожалению, управлять вниманием – задача непростая и для многих людей непосильная. Отчасти этот факт объясняется тем, что мы просто не привыкли думать и говорить об этом процессе. Но существует также и ряд других факторов, относящихся как к области психологии, так и к окружающей среде, которые активно саботируют наши усилия сфокусироваться. Среди них можно отметить:
• Сильные эмоции. По мнению Срини Пилея, доцента кафедры психиатрии Гарвардской медицинской школы, само устройство мозга делает его легко поддающимся отвлечению. Та часть мозга, которая курирует внимание, напрямую связана с центром, отвечающим за эмоции. А потому любое сильное чувство, например недовольство коллегами, ребенком-тинейджером и так далее, способно отвлечь наше внимание{14}14
Distracted? It’s Time to Hit the Reset Button // New York Times. – URL: http://www.nytimes.com/2011/11/20/jobs/to-avoid-distractions-at-work-hit-the-reset-button.html?_r=0. (Дата обращения: 08.07.2013.)
[Закрыть]. Как вы, наверное, замечали, даже обычная работа над сложным проектом порой вызывает у нас беспокойство, стресс и другие мощные переживания. Они могут подталкивать нас к тому, чтобы мы сами прервали работу, подсознательно стремясь таким образом избежать перенапряжения.
• Физиологический дискомфорт. Мы намного легче отвлекаемся и тогда, когда испытываем физические неудобства, голодны или устали, – утверждает Роберт Эпштейн, психолог-исследователь, основатель Кембриджского центра по изучению поведения{15}15
Distracted? It’s Time to Hit the Reset Button // New York Times. – URL: http://www.nytimes.com/2011/11/20/jobs/to-avoid-distractions-at-work-hit-the-reset-button.html?_r=0. (Дата обращения: 08.07.2013.)
[Закрыть].
• Психологическая неуверенность. Как отмечает Тони Шварц в книге «То, как мы работаем, – не работает»[10]10
Шварц Т., Гомес Ж., Маккарти К. То, как мы работаем, – не работает. М.: Альпина Паблишер, 2014. Прим. ред.
[Закрыть], наша готовность отвлекаться в значительной степени зависит от нашего желания общаться и поддерживать контакты с людьми. Поэтому чем сильнее в нас чувство уверенности в себе и безопасности окружающей среды, тем легче нам сосредоточиться на долгосрочных целях{16}16
Schwartz Tony. The Way We’re Working Isn’t Working: The Four Forgotten Needs that Energize Great Performance. – New York: Free Press, 2010. – P. 191
[Закрыть].
Чтобы управлять своим вниманием, нам необходимо научиться как-то «ладить» с природой и врожденной склонностью нашего мозга реагировать на такие раздражители, как чувство дискомфорта или неуверенности, а не пытаться бороться с этими психологическими и физиологическими факторами. Так что же нужно для того, чтобы в полной мере использовать столь ограниченный ресурс – свое внимание? На следующих страницах вы найдете несколько рекомендаций.
