Текст книги "Руководство начинающего счастливчика, или Вакцина против лени"

Автор книги: Инна Иголкина

сообщить о нарушении

Текущая страница: 4 (всего у книги 14 страниц) [доступный отрывок для чтения: 6 страниц]

Если планировать – будет легче

Еще один логический способ справиться с ленью – это создать ПЛАН. Почему я отнесла создание плана к логическому, а не к временному способу? Потому что план позволяет предварительно обдумать, логически выстроить то, что вы потом будете делать. Если у вас нет плана, то выполнение дела, скорее всего, займет намного больше времени и сил, чем если заранее все продумать. Представьте, как обидно бывает человеку ездить два раза в одно и то же место, потому что ему забыли сказать про второе поручение? Некоторые дела вообще невозможно сделать без четкого и детального плана.

Какие есть способы планирования? Самый распространенный, о котором вы уже, наверно, и так знаете, – это простое планирование. Вы берете и составляете список всех дел, которые вам нужно сделать. Например, такой:

• подготовить отчет по итогам года;

• купить пленку для фотоаппарата;

• купить новый костюм;

• посетить тренинг по тайм-менеджменту;

• составить план на ближайшие 10 лет;

• навести порядок дома и на работе;

• позвонить Иванову по срочному рабочему поводу;

• прийти во вторник на совещание в 12.00;

• подготовить к совещанию отчет по результатам работы;

• прочитать книгу «Особенности жизни сороконожек в неволе»;

• посмотреть телевизор вечером;

• поговорить с руководителем.

Что вы заметили в этом списке? Мысленно ответьте самому себе, с какого дела вы бы начали работу, если б это был ваш список дел на завтра? Какие дела вы бы не стали делать? Как показывает практика, если составить подобный список дел и рядом написать количество часов, за которое вы предполагаете сделать каждое из них, то сумма обычно занимает намного больше времени, чем есть у вас в распоряжении.

Ряд дел «ворует» у нас время и силы. Обычно это такие дела, которые доставляют удовольствие, позволяют не делать то, чего не хочется. Это могут быть перекуры, беседы, чаепития, перекладывание бумажек с места на место и многое другое.

Для того чтобы применить «научный» подход и понять, что стоит делать в первую очередь, а что не стоит, можно использовать метод расстановки приоритетов, например матрицу Эйзенхауэра. В ней всего 2 оси: срочно и важно. Эта матрица – настоящий подарок для лентяев. Уделите все свое внимание срочным и важным делам, научите других делать то, что срочно, но не важно, избавьтесь от несрочных и неважных дел всеми доступными вам способами, и тогда вы сможете заняться теми делами, которые не срочные, но очень важные. Именно эти дела, по закону Парето, дают вам 80 % результата при затратах труда всего лишь 20 %. Если после этого вы найдете способ сделать оставшиеся 5 % труда по-другому, более эффективно, например поручив их кому-нибудь еще, вы получите 100-процентное выполнение дел при вложении всего лишь 25 % усилий. Чем не подарок для умных лентяев?

Еще в вашем распоряжении есть «метод 6 задач». Президент сталелитейной компании Bethlehem Steel Corporation Чарльз Шваб заплатил Айви Ли 25000 долларов за 20-минутную консультацию. Вот ее краткие итоги:

• Запишите на листе бумаги все дела.

• Выберите 6 наиболее важных.

• Пронумеруйте в порядке убывания важности.

• Положите листок в карман и больше о нем не думайте.

• Утром начните выполнять дело № 1.

• Остальные дела выполняйте по мере завершения предыдущих.

При всей простоте этот способ не всегда и не везде удается применить. Если к вам заходят много людей, то они буквально уведут вас от первого дела и заставят переключиться на что-то еще. В этом случае лучшее, что можно сделать, – сразу, как освободитесь, снова вернуться к делу № 1.

Метод «Альпы» сочетает в себе несколько методов, которые мы уже рассмотрели ранее:

• запишите дела и сроки их исполнения,

• оцените необходимое время,

• зарезервируйте «буферное» время (т. е. резервное, «на всякий случай»),

• расставьте приоритеты,

• контролируйте выполнение плана и перенос незавершенных дел.

Система Бенджамина Франклина позволяет планировать от большого к малому, т. е. от глобальных целей к ежедневным действиям. Она как пирамида, каждый уровень из которой опирается на нижележащий:

• план на день;

• краткосрочный план на несколько недель или месяцев;

• долгосрочный план на 4–5 лет;

• генеральный план;

• глобальная цель жизни;

• жизненные ценности.

Начинать пользоваться системой Бенджамина Франклина надо с того, что сначала заложить крепкий, надежный фундамент, определить свои ценности (для этого можно еще раз вернуться в начало раздела II, где мы рисовали их на картинке). Глобальную цель жизни кто-то знает четко, кто-то ее только ищет. Именно о ней говорят: «Построить дом, посадить дерево, вырастить сына». Не бывает образцовых целей, поищите лично свою, и вы обязательно ее найдете. Вся остальная пирамида получается в зависимости от того, что находится в ее основании. Чем лучше согласованы между собой «этажи», тем лучше работает план.

Заканчивает этот список система планирования и использованием понятия «богатый контекст», предложенного Андреем Плигиным:[7]7
  Плигин А., Максименко И. Now Let's Play English, Личностно-ориентированное обучение английскому языку. СПб.: Прайм-Еврознак, 2005.


[Закрыть]

Богатый контекст – это связь между целями и ценностями человека, а также между разными областями его жизни, когда, делая одну вещь, человек попутно получает сразу несколько других. Например, человек, который любит общаться, путешествовать и изучать иностранные языки, устраивается на работу журналистом. Для использования множественного контекста надо связывать свои цели с максимально возможным количеством разных жизненных областей, отмечая, какие ценности при этом удовлетворяются. Вспомните ту «ромашку», которую вы, я надеюсь, не поленились и нарисовали в начале раздела II. Если пока не нарисовали, самое время вернуться и нарисовать, это – один из тестов: хотите ли вы действительно что-то менять в лучшую сторону?

Есть еще несколько простых законов, применение которых даже самого ленивого человека автоматически приводит к успеху. Например, закон Паркинсона: «Работа занимает все отведенное на нее время». Соответственно отдых тоже занимает все отведенное на него время. Если вы хотите навести порядок в доме к приходу гостей, можете даже не надеяться, что справитесь раньше. Если вы отводите на наведение порядка один час, значит, через час вы освободитесь и сможете отдохнуть.

Также стоит подумать о возможных последствиях. Русское радио шутит: «Не пугайте страуса, пол бетонный». Многие люди стремятся зарыть голову в песок, чтобы не думать о законе Мерфи: «Если неприятность может случиться, она обязательно произойдет». Если вы заранее продумали, где, когда и при каких обстоятельствах могут произойти неприятности, то вы владеете принципом: «Предупрежден – значит, вооружен».

Каким образом планирование помогает справиться с ленью? Зачастую дело кажется таким большим и трудновыполнимым, что это отпугивает, руки опускаются и трудно сделать даже самый первый шаг для его выполнения. Для таких дел и придуман метод «Швейцарского сыра». Вы разбиваете дело на ряд маленьких дел, которые можно легко и быстро выполнить. В результате уговорить себя сделать какую-то малость – всего лишь дело техники. Мы «заговариваем» лень: «Всего-то сделать нужно – одну марку на конверт наклеить». Этим вы как бы «выгрызаете дыры» в сыре – в большом и сложном деле. Этот метод прекрасно подходит как для больших и сложных дел, так и для маленьких, при условии, что их можно дробить на части.

Брайан Трейси[8]8
  Трейси Б. Оставьте брезгливость, съешьте лягушку! 21 действенный принцип эффективного труда. М.: Попурри, 2006.


[Закрыть] предлагает «съесть лягушку», т. е. начинать день с выполнения самой крупной и важной задачи, которую не хочется делать. Этот метод основывается на фразе: «Если каждое утро вам приходится съедать живую лягушку, весь день после этого вы можете довольствоваться сознанием, что, вероятно, ничего худшего с вами сегодня уже не случится». Придумайте для себя метафору, помогающую лично вам. Например, одна девушка придумала для себя две разные роли – Госпожи, которая дает задания, и Служанки, которая их послушно выполняет. Какие роли можете придумать вы?

Сделав сложное и важное дело с утра, мы не рискуем тем, что появятся какие-то другие дела, которые вынудят нас отложить это дело на потом. Второй положительный момент – сделав дело, можно чувствовать гордость за себя. Третий – когда человек достигает цели, то у него в организме вырабатывается допамин, гормон, отвечающий за чувство удовольствия. Достаточно ли этих трех причин, чтобы хотя бы попытаться применить это простое правило несколько раз? Дальше оно само постепенно войдет в привычку.

Хотя вам может быть лень тратить время на планирование, осознание того, что всего лишь 8 минут в день, выделяемые на составление плана, могут сэкономить вам 2 часа на его выполнение, является достаточно веским аргументом в пользу планирования.

Если вы, например, едете куда-то, в пять различных мест, то поможет ли вам заранее составленный план избежать лишних передвижений? Уверена, большинство из вас ответили «да» на этот вопрос. Точно так же план помогает достигать не только простые цели, но и очень сложные, стратегические.

Планы бывают краткосрочные, среднесрочные и на длительную перспективу. Кроме того, план можно составлять из настоящего в будущее (как мы обычно делаем) и обратно, от желаемого события в будущем, к настоящему.

Планирование позволяет не только получать больше за меньшее время, но и снижать уровень стресса. Например, если вы предусмотрительно подготовились к тому, что можете где-то задержаться, то вы можете спокойно читать в это время заранее взятую с собой книжку. Таким образом, вы убиваете сразу двух зайцев: делаете нужное дело и занимаетесь самообразованием.

Существенный вклад в нашу жизнь вносят биоритмы. О них мы еще поговорим позже. Если часто прерываться и начинать множество новых дел, не заканчивая старые, возникает так называемый «эффект пилы».

Если изобразить на графике процесс втягивания в работу, а затем резкое переключение на другое дело, то рисунок получится зигзагообразный, как пила. Из этого рисунка видно, что если вычислить интеграл, т. е. определить площадь, лежащую под зубьями пилы, то она составит 50 % от максимально возможной.

Еще один рисунок – это приблизительный график суточных биоритмов. В нем за 100 % принята средняя производительность труда в целом за сутки.

Подумайте о том, что происходит, когда люди остаются после работы, чтобы что-то доделать. Иногда работа, которая занимает обычно 1 час, в состоянии пониженной работоспособности занимает 2 или 3 часа. Многие люди, применившие этот график в своей жизни, рассказывали мне, что потрясены результатами.

При совмещении графика суточных биоритмов человека с графиком полотна пилы становится понятно, почему люди, которых часто отвлекают, часто страдают от неудовлетворенности своей работой. Если просуммировать площадь под двумя графиками и поделить ее пополам, то станет понятно, что при работе с постоянными прерываниями производительность вообще не поднимается до 100 %.

В некоторые моменты производительность труда падает в 2–3 раза! Т. е. сконцентрировавшись на одном деле в единицу времени, мы получаем значительный выигрыш во времени и в качестве выполняемой работы, а после ее завершения еще и чувство морального удовлетворения. Вывод из этих трех графиков: для того чтобы больше успевать, постарайтесь группировать дела в более крупные блоки, но не более 1 часа, т. к. после часа работы рекомендуется делать 10-минутный перерыв, во время которого восстанавливается работоспособность и концентрация на выполняемом деле. Один этот простой совет может сэкономить вам столько сил, что вы не будете знать, куда их девать!

При планировании также важно учитывать, что человек в состоянии удерживать в фокусе своего внимания только одно дело в единицу времени. Отсюда и возникает «Полотно пилы». Когда мы занимаемся несколькими делами сразу, мозг поступает так же, как компьютер – прерывает одно дело, переключается на другое и т. д. Всего обычный человек в состоянии удерживать одновременно в памяти 7±2 дела. В то же время в глубинах бессознательного хранится огромное количество информации, но достать ее оттуда не всегда получается в нужный момент.

…Планирование кроме явной экономии времени и сил при правильном подходе даст вам также чувство «контроля над ситуацией», реального обзора всего, что вы наметили, и чувство спокойствия.

Неправильный подход к планированию заключается в том, что вы планируете либо больше дел, чем можете сделать, либо существенно меньше. Еще плохо сказывается привычка ругать себя за что-либо или пытаться все на свете сделать самостоятельно, о чем мы и поговорим далее.

Делегирование – тоже выход

Логика поможет нам расстаться с некоторыми делами, передав их другим людям. Всем, наверно, известно, что обычно, когда дело делают другие, вы не устаете так, как когда делаете его сами. Рассмотрим, например, как перепоручить кому-нибудь выполнение обычного ежедневного дела. Какие страхи возникают чаще всего? Первая мысль: «Я быстрее сделаю сам, чем объясню другому, как это сделать». Лень объяснять. Лень тратить свои силы, нервы и еще много чего. Есть опасность, что другой человек сделает хуже, чем ты сам, а в самом плохом случае просто «завалит» дело.

Когда дело «горящее», «нужно было сделать вчера», то объяснять другому действительно НЕКОГДА. Обычно эти дела «живут» в квадранте «срочно, важно». Но если вы не хотите, как наше доблестное МЧС, все время заниматься решением чрезвычайных ситуаций (говоря проще, «тушить пожары»), то НУЖНО найти время, подумать и начать обучать других людей. (Кстати, МЧС в основном именно этим и занимается.) Сделать это нужно тогда, когда дело еще не стало срочным. Тогда вы постепенно перестанете жить в состоянии аврала и сможете спокойно отдыхать, при этом добиваясь больших результатов, чем раньше.

Когда дело не горящее, но понятно, что заниматься им все равно кому-то придется, обучение других людей исполнению ваших поручений в будущем принесет вам ряд плюсов. Вы получите свободное время и к тому же сможете спокойно «лениться». Ваша эффективность вырастет тем больше, чем больше дел вы сможете делегировать. Успешные люди редко стоят у станка и завинчивают одну и ту же гайку. Чаще они создают такой механизм или организацию, которая делает это за них, или просто покупают результат труда в готовом виде.

…– Кто умнее, кошка или собака?

– Кошка, конечно!

– С чего это?

– А ты когда-нибудь видел, чтобы десять кошек тащили в тундре упряжку с чукчами!

Анекдот

Когда вы поручаете дело другим, вы не просто ленитесь и «скидываете» с себя ответственность, вы ее перераспределяете. Это значит, что вы сначала вкладываете некоторое количество времени в обучение другого человека. Это может быть ваш сотрудник, ребенок или другие люди. Затем вы многократно контролируете, как идет выполнение дела. По мере того как человек выполняет ваши поручения, он повышает свою квалификацию. Тогда контроль можно ослабить.

…При делегировании необходимо учитывать, что люди могут обладать разной степенью ответственности.

И к тому же всем людям свойственно ошибаться. Чтобы избежать ошибок, насколько это возможно, приходится многократно все проверять и перепроверять, а это требует затрат сил и времени. Всегда важно помнить о границах допустимой ошибки и применять простой здравый смысл.

На днях видела в одном офисе фотографию на стене. В рамочке висела фотография того, как должны быть расставлены чашки на сушке для посуды. Сотрудник организации с гордостью объяснил мне, что если ручка у чашки повернута не в ту сторону, что на фотографии, то это уже ошибка.

Если вы ко всей своей работе предъявляете настолько жесткие требования, возможно, это оправдано, например, если вы занимаетесь чем-то чрезвычайно серьезным, где цена ошибки очень велика. В случае с чашками, на мой взгляд, это уже перебор. Подумайте о своей жизни и работе. Где проходят ваши границы между разумным и чрезмерным?

Для того чтобы передавать ответственность другому человеку (и давать себе время лениться, пока другие работают), нужно две составляющих: желание или хотя бы согласие этого человека взять на себя ответственность (мотивация) и четкие критерии того, что человек должен получить на выходе (например, куда повернута ручка чашки и что допустимо, а что недопустимо).

Как-то зимой я гуляла в парке и наблюдала такую картину. Две собаки по очереди высоко подпрыгивали, вцеплялись в ветку дерева зубами и некоторое время висели на ней. Затем они падали и начинали снова подпрыгивать. Естественно, пока они висели, лаять они не могли, зато в перерывах с удовольствием это делали. Представьте себе, что, когда вы не хотите кому-то делегировать дело, вы сами навешиваете на себя собак. Причем чем больше дел – тем больше собак на вас висит. Помогает ли вам эта картинка в борьбе с ленью?

В делегировании скрывается еще одна возможность. Это так называемый выигрыш-выигрыш. Обычно, когда мы играем в какую-нибудь игру, предполагается, что если одна сторона или команда победила, то вторая – проиграла. В жизни все может быть совсем не так, если правильно подойти к этому вопросу. Допустим, вы великолепно поете, рисуете, говорите по-английски, скачете на лошади или делаете еще что-то. Обычно люди не ценят то, что имеют, или недооценивают. Зато при этом многие переоценивают то, чего у них нет. Если наладить обмен, при котором один человек делает для другого то, что ему легко, и получает взамен то, что ему самому сложно, то обе стороны получают больше, чем вкладывают.

Вам может показаться, что этот пример оторван от жизни. Кто-то, наоборот, может сказать: «Ну и что тут такого, я только так и живу». Обычно в крупных фирмах производительность труда выше, чем если бы каждый человек работал сам по себе. Это происходит потому, что если человек занимается своим делом, которое ему нравится, в котором он – профессионал, то он работает быстро и с удовольствием.

Посмотрите, например, на то, как опытная хозяйка печет пирожки. У нее они получаются ровные, красивые, один в один, вкусные, а запах-то какой! Если ее подруга захочет попросить помочь в приготовлении пирожков, а сама предложит в это время сделать взамен что-то полезное, то обе они выиграют.

Мне кажется, большинство из нас недостаточно использует в своей жизни скрытые возможности делегирования. У многих с детства идет убеждение: «Не верь, не бойся, не проси», которое часто мешает увидеть возможности, и поэтому получается, что люди мучаются, сражаются с ленью, хотя было бы проще обменяться делами и получить массу удовольствия. На работе эта схема действует немного по-другому, но, как правило, человека, который успешно раздает задания и организует работу других людей, начинают продвигать вверх по служебной лестнице, потому что он делает больше, чем смог бы в одиночку.

…Еще одна сторона делегирования – это когда вам дают поручения.

Есть один универсальный способ того, как повысить свои доходы. Он действует во всем мире. Это – стать профессионалом, специалистом, незаменимым человеком. Наверно, все мы видели таких людей, и не раз. Попробуйте поиграть в игру: «Если б я был директором». Станьте, хотя бы мысленно, собственником той фирмы, в которой вы работаете. Если вы уже директор, тогда мысленно станьте директором, у которого сотня фирм, подобных вашей.

Что бы вы изменили в своей работе и в работе окружающих вас людей? Эта мысль об игре может показаться крамольной, но, во-первых, подобная игра поднимет вам настроение, сделает работу интересней, а во-вторых, весьма вероятно, что со временем эта игра, если играть в нее постоянно, поднимет и ваш доход, потому что активные и неравнодушные люди, которые не только мысленно играют, но и воплощают свои идеи, обычно нужны и высоко ценятся на любой фирме.

Вы просто не хотите… чего?

Часто люди отказываются от попыток делегирования не только потому, что думают, что никто не сделает дело так же хорошо, как они, или не захочет вообще делать то, о чем просят, но потому, что у них пару раз не получилось, или потому, что они не нашли кого-то, на кого можно переложить дело. Почему люди отказываются выполнять ваши поручения? Во-первых, из чувства самосохранения. Таким образом они экономят свое время и силы. Во-вторых, если люди отказываются, возможно, вы не смогли их заинтересовать. Но есть еще и третья причина: это нежелание брать на себя ответственность. Какой спрос с человека, который ничего не делает? С него как с гуся вода, все скатывается. Давайте вместе разберемся, что на самом деле скрывается в этом случае за словом «лень» и как можно изменить ситуацию.

Лень как предохранитель от ошибки. Вы осознаете, что в деле, поручении или в полномочии полно белых пятен, того, с чем вы не можете или не умеете справиться. Пути решения проблемы: попросите помощи начальства, сотрудников, специалистов, друзей либо обучитесь на курсах или самостоятельно.

Лень как негативный прошлый опыт. Однажды вам уже давали подобное поручение (дело), но вы с ним не справились. Что делать, если вы столкнулись с этим? Скажите себе, что за одного битого двух небитых дают, а в одну и ту же воронку снаряд дважды не падает. Скорее всего, вы с этим делом справитесь. Дайте себе еще один шанс. И подстрахуйтесь везде, куда можно упасть, подложите соломки, попросите совета у тех, кто с этим делом уже справлялся.

Лень как вид инфантилизма. Нежелание работать вообще. Пусть обо мне, как в детстве, кто-нибудь позаботится. Что делать? Подумайте, а как так случилось, что вы дошли до такой жизни? Что есть такого хорошего в том, что вам предстоит сделать? Плохого? Представьте себя через 10 лет. Вам нравится? Теперь представьте себя еще раз через 10 лет, в этот раз представьте, что сбылись все ваши мечты, что вы живете так, как хотите. Есть ли разница? В чем она? Ведет ли ваша нынешняя работа к той мечте, которую вы только что представили? Что делать? Либо оставить все как есть – работает, ну и бог с ним, либо всерьез подумать, какие следующие шаги можно предпринять.

Лень, скрывающая страх того, что скажут другие люди: «Выслуживается, подлизывается». Лучше ничего делать не буду, зато никто ничего плохого обо мне не скажет, буду как все. Это называется «оценочная зависимость». Из нее желательно выходить, чем раньше, тем лучше. Что бы вы ни делали, все равно при желании можно найти в этом какие-то недостатки. Невозможно нравиться всем без исключения. Главное – нравиться самому себе, действовать в согласии со своей совестью. Как выходить из-под зависимости? Постепенно. Хвалите себя за каждый маленький шаг, который предпримете. Взялись за сложную работу и выполнили – отметьте чем-нибудь приятным. И снова беритесь за работу чуть сложнее. Так постепенно вы станете профессионалом в своем деле.

Лень, скрывающая под собой страх того, что вы не доведете дело до конца. Как бороться? А что случится, если не доделаете дело? Сдвиньте возможную неприятность ближе по времени. Это придаст вам сил. Попросите кого-нибудь периодически контролировать вас. Разбейте дело на ряд более мелких дел и немедленно приступайте к выполнению первого шага. Запланируйте во времени все шаги. Вы и оглянуться не успеете, как справитесь с делом и будете собой гордиться. Не боги горшки обжигают!

Недостаток мотивации. Зачем мне это делать, что мне за это будет? Лень в данном случае предохраняет человека от лишней, ненужной работы. Если в офисе всем платят одинаково, независимо от качества труда и затраченных усилий, к чему стараться? Если дома все равно не похвалят, к чему напрягаться? Оборотная сторона медали – человек привыкает делать ровно столько, сколько с него требуют другие, и теряет инициативу.

Почему люди норовят переложить ответственность на других? Не только потому, что им самим лень эту ответственность нести. Приятно смотреть, как работают другие, а самому в это время отдыхать. Иногда это позволяет некоторым нечестным людям присвоить себе успех, или спихнуть неудачу на другого. Это освобождает. Можно продолжать бесконечно.

Как быть, если вы не хотите брать на себя ответственность? Либо не брать, либо разделить. Иногда мысль о том, чтобы повременить с принятием ответственности, – весьма верная и здравая. Особенно если вы ничего, кроме этой самой ответственности, больше не получаете. Некоторые ловкие мотиваторы могут попытаться соблазнить вас фразой: «Никто, кроме тебя, этого не сможет сделать!» Не попадайтесь на такую примитивную ловушку. По-настоящему ленивый человек чувствует подвох за версту.

Когда человек хочет и может сделать дело, он обычно берется за него сам, и с удовольствием. Если вам не хочется брать на себя ответственность, значит, есть шанс, что что-то может пойти не так и вы каким-то образом окажетесь крайним. Вспомните, какие случаи сразу приходят к вам в голову? Вспомните не меньше 3–5 случаев. Как вы вышли тогда из положения? Какие выводы сделали? Чему научились на ошибках других людей, киногероев, знакомых, из книг?

Подумайте об этих случаях. Ведь часто это на самом деле не лень. Скорее – здравый смысл. Зачастую начальники не хотят тратить время на обучение подчиненных. И тогда тем приходится самостоятельно, методом тыка, изучать всевозможные пути решения поставленных задач. В дальнейших главах мы еще несколько раз вернемся к этому вопросу и будем каждый раз исследовать его с новой точки зрения.