Текст книги "Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело"

Автор книги: Грем Олкотт

сообщить о нарушении

Текущая страница: 7 (всего у книги 19 страниц) [доступный отрывок для чтения: 7 страниц]

Упражнние: составление плана внимания и концентрации

Давайте составим ваш личный план действий по управлению вниманием и сосредоточенностью! Проанализируйте и оцените приемы управления вниманием и идеи, которые вы найдете на следующих страницах. Отделите то, чем вы уже пользуетесь, от того, что обязательно попробуете (и когда), что могли бы попробовать и чем не будете пользоваться никогда. Затем отберите три приема, которые могли бы быть вам полезны, и испробуйте их на практике.

1. Стройте рабочий день в соответствии с графиком изменения внимания.

2. Защищайте свое внимание, не отвлекайтесь и не прерывайте работу по малозначительным поводам.

3. Делайте все, что в ваших силах, чтобы усилить глубину внимания, старайтесь превратить периоды инертного внимания в периоды внимания активного, а периоды активного внимания – в период проактивного.

4. При любой возможности используйте внимание и время, которые сохранились у вас.

А вы – ниндзя?

✓ Ниндзя безжалостен в выборе того, на что следует направить внимание.

✓ Ниндзя подготовлен, он знает, какого уровня внимания требуют разные виды работ.

✓ Ниндзя подвижен и гибок. Он постоянно углубляет степень сосредоточенности, чтобы добиться максимальной продуктивности.

4. Ниндзя электронной почты

Мы с вами только что обсудили вопрос управления вниманием и выяснили, что этот фактор чрезвычайно важен для повышения продуктивности до уровня ниндзя. И причина этого вполне понятна – информационная перегрузка.

Сегодня информационная перегрузка (электронная почта, Интернет, социальные сети, круглосуточно поступающие новости, внутренняя офисная сеть, стремительность и объем квалифицированной работы) – проблема гораздо более серьезная, чем два года назад. Десять лет назад о таком никто и не подозревал. Сегодня же информационная перегрузка серьезно угрожает нашей продуктивности. Чем больше информации мы получаем, тем сильнее наше внимание отвлекается от того, на чем ему следует сосредоточиться.

«Одно из самых важных рабочих качеств – это умение справляться с большим потоком электронной почты. Единственный способ – это создание простой и доступной для повторения системы, которая позволит вам вести настоящую жизнь вне зависимости от электронной почты».

Мерлин Манн, создатель сайта 43folders.com и Inbox Zero

Электронная почта играет весьма значительную и пагубную роль. Исследования, проведенные университетом Глазго и Пейсли, показали, что треть пользователей электронной почты испытывают стресс от огромных объемов получаемой информации. Когда я был руководителем крупной фирмы, но еще не задумывался о собственной эффективности (в моей компании было достаточно людей, эффективностью которых я управлял), объем электронной почты повергал меня в депрессию. В моей папке «Входящие» накапливалось до трех тысяч писем, которые я не успевал открыть. Мне слишком часто приходилось решать серьезные вопросы в спешке. В результате я нередко упускал возможности проактивного внимания и срывал сроки просто потому, что сообщения о них тонули в груде бесполезных и бессмысленных посланий.

Конечно, узнать, что ты пропустил и не сделал что-то важное, неприятно. Но еще неприятнее не узнать, что ты пропустил что-то важное. Многие люди испытывают серьезный стресс из-за того, что опасаются не знать, какие возможности или угрозы скрываются в их почтовых ящиках. Мы страдаем от того, что не представляем, насколько важна эта информация и насколько перспективны упущенные возможности. А для кого-то главной причиной стресса является необходимость постоянно находиться на связи.

Люди превращаются в рабов своей электронной почты. Письма накапливаются и постоянно требуют нашего внимания. Когда я был руководителем компании, то электронная почта у меня всегда была включена. Сигналы о поступлении новых писем отвлекали меня от моей работы. Я половину времени проводил за просмотром полученных сообщений и из-за этого не справлялся с серьезными проблемами, требующими моего внимания. Я лишь постоянно напоминал себе, что проблема, которой я занимался, все еще не решена. Вам знакома такая ситуация?

ИЗМЕНЕНИЕ ПАРАДИГМЫ: ПРОДУКТИВНОСТЬ ПРОТИВ ПОСТОЯННОГО ПРЕБЫВАНИЯ НА СВЯЗИ

Сегодня я работаю с электронной почтой иначе. Я разработал систему, с помощью которой несколько раз в день очищаю папку «Входящие», благодаря чему я сразу узнаю о возможностях и опасностях, которые таит содержимое почтового ящика. Волшебным образом я получил возможность отслеживать и изучать электронные письма в нужный момент, и теперь важная информация не теряется в колоссальных объемах бесполезных сообщений. В этой главе я расскажу вам о своей системе. А приведенные здесь упражнения помогут вам очистить вашу папку «Входящие» за пару часов – если вы этого захотите.

ЧТОБЫ «БЫТЬ НА СВЯЗИ», ДУМАТЬ НЕ НУЖНО. А ЧТОБЫ ПОНЯТЬ СМЫСЛ ПОСТУПАЮЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ, ДУМАТЬ ПРИДЕТСЯ МНОГО

Настало время переосмыслить электронную почту. Давайте начнем с неприятного осознания характера нашей работы. Как только нам приходится обращать внимание сразу на несколько дел и возникает информационная перегрузка, мы инстинктивно стремимся к ощущению занятости, которое позволяет нам почувствовать свой прогресс. Поскольку человек от природы ленив, мы тяготеем к простейшему способу ощущения иллюзии прогресса.

Мы проверяем все новое, мы прокручиваем почту вперед и назад, мы проверяем новые письма, снова прокручиваем, создаем архивные папки, проверяем другую новую информацию (например, профиль в социальных сетях, новости или собственный телефон). Постепенно потребность находиться на связи становится невротической зависимостью. Мы впадаем в зависимость от иллюзии эффективности, практически не приносящей никаких результатов.

Очистка папки «Входящие» разрушает эту дурную привычку и меняет отношение к электронной почте. Характер зависимости меняется.

Вы хотите ощущать безопасность, зная, что все решения приняты, а мыслительная работа проделана? Эта система буквально принуждает вас к решительности и дисциплине, необходимой для принятия сложных решений по полученным письмам сразу же после их получения. Она избавляет от прокрастинации, повышает ясность ума и значительно снижает стресс, порожденный валом электронной почты.

«То, что поддается измерению, поддается и управлению».

Питер Друкер

Многие люди даже не представляют, что стоит один раз очистить папку «Входящие», и поддерживать ее в таком состоянии будет очень легко. Больше не придется взбираться на гору – перед вами останется лишь маленький холмик. Самое лучшее в этой системе – то, как просто станет возвращаться в офис после пары дней отсутствия. Вы будете знать, что вас ожидают только новые письма, потому что перед уходом все просмотренные были удалены. Кроме того, вы научитесь так быстро принимать решения по каждому полученному письму, что, вернувшись из отпуска, сможете разобрать всю свою электронную почту за час-полтора. А если за несколько дней накопится много писем и вы увидите, что папка «Входящие» снова заполнена до отказа, вы сразу поймете, сколько времени вам потребуется, чтобы ее очистить. Разборка электронной почты перестанет быть аморфной массой работы, которая никогда не кончается, а превратится в ленту конвейера. И вы будете быстро и эффективно принимать решения по каждому письму. Просто, верно? А самое приятное – это действительно несложно!

Образ мыслей, необходимый для очистки папки «входящие»

Чтобы использовать систему, которая избавит вас от зависимости от электронной почты и выработает зависимость от решительности и эффективности, нужно осуществить три изменения в образе мыслей.

ПАПКА «ВХОДЯЩИЕ» – ЭТО ВСЕГО ЛИШЬ МЕСТО, КУДА ПОПАДАЮТ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПИСЬМА

Папка «Входящие» – не список дел. Это невероятно важно! А всего лишь папка, куда попадают электронные письма. Мы обычно храним письма прямо в папке, потому что не хотим их потерять или думаем, что в будущем они могут нам понадобиться. Но реальная работа происходит вне этой папки. Если вы используете ее в качестве основного списка дел, то почти наверняка что-то теряете. В конце концов, вам придется писать электронные письма самому себе. Используя папку подобным образом, вы начинаете путать по-настоящему важные письма со всяким мусором, которого предостаточно в любой почте. Очень трудно бывает отделить «что сделать» от «что случилось» и от «никому не нужно».

Нужно создать новые папки для писем разных категорий, иначе придется снова и снова принимать решения о том, что требует реакции, а на что не следует обращать внимание. Письмо должно побудить вас к действию, ответу, чтению и запоминанию – или к удалению.

НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ МУЧИТЬ ВАС ЦЕЛЫЙ ДЕНЬ

В вашей почте содержится множество потенциально интересной информации, на которую стоит отвлечься, и эта информация постоянно накапливается! «Что, если нам написали что-то интересное? Надо побыстрее посмотреть, что там пришло!» Постоянная проверка электронной почты превратилась в смертельную болезнь. Выключите все звуковые и графические сигналы. И тогда вы будете заглядывать в почту, только когда почувствуете себя готовым, а не по сигналу бездушной машины.

НЕ «ПРОВЕРЯЙТЕ» ПОЧТУ, «ОБРАБАТЫВАЙТЕ» ПОЧТУ

Подобный совет может показаться очень простым, но он приведет к самым глубоким изменениям. Каждый раз, когда вы открываете папку «Входящие», вам нужно не проверить, что в ней нового, а принять решения относительно того, чтобы переместить полученные письма туда, где они должны находиться. Сделать это можно только вне почтового ящика. У каждого вашего действия должен быть очевидный следующий шаг. Иначе вы будете поступать точно так же, как и сейчас: «Ну-у-у, не знаю, что с этим делать. Пожалуй, оставлю письмо и вернусь к нему позже». Система, о которой я говорю, не позволит вам мешкать. Вам придется принимать решение немедленно – и действовать в соответствии с ним.

РЕГУЛЯРНЫЙ ОБЗОР

Регулярно просматривайте, проверяйте, печатайте, удаляйте и проводите генеральную уборку в своей электронной почте. Это позволит вам сформировать систему рутинной поддержки и облегчит процесс принятия стратегических решений. Очень важно оценивать эффективность любой системы. Одна из основных причин использования Outlook или Gmail в том, что люди не чувствуют возможности контроля – они просто не понимают, что здесь можно оценить.

Решимость

Хочу вас обрадовать. Получив электронное письмо, вы можете отреагировать семью способами:

✓ Удалить письмо или переместить его в другую папку.

✓ Сделать это немедленно (если требуется менее двух минут, сделайте это автоматически).

✓ Сделать это позже.

✓ Решить, что письмо не требует никаких действий, но его стоит сохранить для ссылок или использования в будущем.

✓ Передать письмо кому-то другому.

✓ Зафиксировать решение о действиях, которые нужно будет предпринять в будущем (добавить в свой календарь).

✓ Решить, что действий от вас не требуется, но нужно проверить, не придется ли действовать кому-то другому.

Это единственные решения, которые можно принять относительно каждого полученного электронного письма. Проблема заключается в том, что большинство людей откладывают эти решения на потом. В результате важная информация теряется среди бесполезных писем, которые следовало удалить давным-давно.

ПРАВИЛО 800/20

Многие из тех, кого я учил очищать папку «Входящие», очень часто спрашивали меня, каково соотношение писем, требующих действий, и тех, что действий не требуют. Я вас удивлю: действий требует не более 20 % получаемых писем. Я называют это вариантом правила Парето 80/20: около 20 % получаемых вами имеют 80 % значения. Не менее 80 % электронных писем относится к категории малозначительных, рекламных, формальных или почти бесполезных. Пойду дальше и скажу, что у моих слушателей соотношение бывает еще более экстремальным. Электронная почта господствует в нашей профессиональной жизни. Общение мы ценим больше тишины и размышлений. Отправка электронного письма нередко является заменой ответственности за ясность мышления. В результате электронная почта для многих организаций и компаний стала настоящим проклятием.

Я постоянно встречаю людей, у которых в начале занятия в папке «Входящие» находится около 800 непрочитанных и необработанных электронных писем, а буквально через пару часов их остается около двадцати. И остаются только те, которые требуют серьезных действий. Поэтому нужно отказаться от правила 80/20, заменив его на 800/20.

На каждые 800 получаемых вами писем приходится всего 20 важных, а 780 можно удалить, переместить или, в худшем случае, быстро ответить, потратив на это несколько секунд. Не страдайте из-за полученной тысячи писем, воспринимайте их как два десятка разговоров. С тем, что по-настоящему важно, вы легко справитесь, но, чтобы найти такие письма среди вала бесполезных посланий, рекламных уведомлений и рассылки, потребуется безжалостная сосредоточенность.

ЧТО ХУДШЕЕ МОЖЕТ СЛУЧИТЬСЯ?

Задумайтесь, что вы потеряете, если завтра ваша электронная почта рухнет? Я спрашиваю, не сколько писем вы потеряете, а сколько возможностей получить преимущество или предотвратить неудачу будет упущено? Как изменится ваш мир?

Мы придаем огромное значение каждому полученному письму, но важны лишь действия и информация во внешнем мире, а вовсе не то, что происходит в вашем почтовом ящике.

Мысли об электронной почте заставляют нас нервничать. На моих семинарах часто звучит слово «страх». Люди боятся промахнуться, боятся действовать без разрешения, боятся слишком быстро удалить письма, которые могут понадобиться в будущем. Все эти страхи вполне понятны, но они пагубно влияют на нашу способность эффективно, сосредоточенно, решительно и спокойно действовать.

Во-первых, электронные письма почти всегда можно восстановить. Возможно, специалистам вашего компьютерного отдела придется немного повозиться, но как только электронное письмо написано, его всегда можно вытащить тем или иным образом. Все зависит от соотношения ценности содержания письма и расходов на его восстановление. Прислушайтесь к моим словам: ценность представляет не электронное письмо, а информация, обязательства или действия, которые в нем скрываются. Сможет ли отправитель повторить письмо? Есть ли у кого-нибудь копия? Можно ли получить ту же информацию или обязательства иным образом? Обычно ответ на все эти вопросы утвердительный.

Я никоим образом не хочу принижать ваш статус и значимость, но эти электронные письма вряд ли смогут испортить показатели вашей компании и уж точно не нарушат мир во всем мире. Это всего лишь небольшой блок информации в электронном виде, который порождает у нас навязчивые идеи и болезненную зависимость. Письма – это не домашние животные. Вы ничего не получите, скопив самую большую в мире коллекцию неразобранной почты. Настало время стать по-настоящему безжалостным.

Если безвозвратное удаление вас тревожит, то можете сделать две очень простые вещи. Во-первых, измените установки папки «Удаленные» так, чтобы она опустошалась не при каждом закрытии почтового ящика, а раз в две недели или раз в месяц. Таким образом вы обеспечите себе автоматическую страховку. Если что-то не показалось вам важным и вы удалили письмо, а потом начальник сказал, что это было очень важно, то, скорее всего, двух недель будет вполне достаточно для того, чтобы одуматься и все восстановить. Во-вторых, создайте вспомогательные папки, которые будут альтернативой удалению. Не бойтесь перегружать эти папки: большинство людей пользуются ими гораздо реже, чем им кажется. Но с помощью программ (например, Outlook) вы сможете легко отсортировать письма по дате, теме и имени отправителя, а также осуществить поиск. Так что потерять что-нибудь даже в самой переполненной папке вам вряд ли удастся.

Переосмыслите папку «входящие»

Я собираюсь показать вам, как можно переосмыслить папку «Входящие», с тем чтобы она из потенциальной причины стресса и отвлекающего фактора превратилась в мощный центр сбора важной поступающей информации. В зависимости от используемого вами почтового сервера действия могут быть различны, но основа все равно останется общей.

Три части папки «входящие»

Папка «Входящие» может стать причиной стресса, потому что мозг человека пытается использовать ее для выполнения слишком большого количества функций. Обычно папка «Входящие» – это место:

✓ Куда приходят новые сообщения.

✓ Где накапливаются старые, непрочитанные или необработанные письма.

✓ Где хранятся письма, на которые вы не отреагировали, но знаете, что сделать это необходимо.

✓ Где хранятся письма, на которые вы отреагировали, но оставили их, чтобы помнить, что кто-то еще должен что-то сделать.

✓ Где хранятся старые письма с полезной информацией, которая может пригодиться в будущем.

✓ Где хранятся письма, которые вы пометили для работы в будущем, когда возникнет аналогичная ситуация (никогда не замечали, что такого не случается?), или пока вы не выясните, что именно нужно сделать.

Полагаю, вам теперь понятно, почему просмотр почтового ящика никак не проясняет ситуацию, а найти что-то важное в нем довольно сложно. В каждом электронном письме может содержаться важная информация, и даже один их вид заставляет задуматься, какой она могла бы быть. Совершенно понятно, что папка «Входящие» напоминает вам о том, разбираться с чем у вас абсолютно нет времени, то есть порождает стресс. А ведь она могла бы стать эффективным средством, облегчающим процесс принятия решений и позитивно влияющим на работу в целом.

Итак, настало время разобраться, для чего можно использовать папку «Входящие». Давайте разделим ее на три части:

✓ Рабочие папки – те, где происходит «живая» работа.

✓ Вспомогательная библиотека – в ней хранятся старые письма, которые могут понадобиться в будущем.

✓ Основная папка – та, куда приходят новые письма.

Давайте же обсудим эти части более подробно и начнем обсуждение с папок рабочих.

Входящая почта, часть 1: рабочие папки

Нам нужно отделить бесполезные письма, приходящие в наш ящик, от малого количества по-настоящему важных и ценных. Для этого стоит завести три рабочие папки – @Action (действия), @Read (чтение) и @ Waiting (ожидание). На них мы и сосредоточимся. (Я использовал знак «@», потому что мой провайдер сортирует папки по алфавиту, а этот знак позволяет переместить рабочие папки в начало.) Рабочие папки потому так и называются, что вы работаете с их содержимым и тратите на них максимум времени и внимания. Поскольку в них не содержится ничего, кроме рабочих материалов, они становятся нашими помощниками и мерилом нашей активности. Хотите знать, сколько ответов вам еще нужно написать, сколько прочитать за неделю и сколько получить от своих коллег? Теперь вы это знаете!

@ACTION (ДЕЙСТВИЕ)

Возможно, вы привыкли использовать папку «Входящие» как основной объект работы. Она помогает вам сосредоточиться на своей работе, наметить следующие дела и т. п. Наша система поможет вам сместить внимание. Теперь основной для вас станет папка @Action. В этой аккуратной маленькой папке будет храниться все, что вам действительно требуется – не больше и не меньше.

Что попадает в папку @Action?

✓ Все полученные вами письма, которые требуют ответа или других действий в электронной почте, при этом ответ или действия займут более двух минут.

Что не попадает в папку @Action?

✓ Письма, которые требуют действий, не связанных с почтой (например, письмо, по поводу которого вам нужно кому-то позвонить, что-то посмотреть, подготовить что-то к совещанию или что-то сделать, и напоминание об этом лучше хранить в списке дел, чем в папке «Входящие»). В следующих главах мы поговорим о хранении таких писем в Главном списке действий, который станет частью вашего нового «второго мозга».

✓ Письма, на которые можно ответить или выполнить необходимые действия, и на это потребуется менее двух минут – делайте это сразу, чтобы не забивать ими важную папку.

✓ Электронные письма, по поводу которых, как вам кажется, придется что-то делать, но пока что вы еще не определили, что именно. Не ленитесь, подумайте как следует, верните их в папку «Входящие» и сделайте следующий шаг сразу же.

@READ (ЧТЕНИЕ)

Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, получая огромное множество электронных писем, заключается в том, что многие бесполезные письма можно ошибочно принять за ценные и важные, которые необходимо прочесть! Если в вашей организации работает более двадцати человек, то хотя бы один из них считает своим долгом оповещать всех. Помимо множества внутренних писем вы наверняка получаете массу сообщений от тех, кто хочет привлечь ваше внимание на несколько секунд и известить о новой инициативе или общем изменении. Хотя многие подобные письма неизбежны, они являются серьезным отвлекающим фактором. Более того, одним из самых вредных факторов, потому что эти письма кажутся такими полезными! Я регулярно сталкиваюсь с разумными, интеллигентными, взрослыми людьми, терзаемыми страхом и чувством вины из-за огромного вала внутренних служебных записок, напоминаний и извещений, который их буквально захлестывает. Они боятся, что начальство собирается проверить их квалификацию и память. Им страшно проявить свою неосведомленность на совещании в случае, если они что-то «упустят».

И вот тут-то нам на помощь приходит папка @Read. Она заставляет нас в процессе обработки электронной почты задаваться вопросом, следует ли нам тратить время на определенные письма. Да, конечно, было бы полезно читать все поступающие письма. Но насколько полезно по шкале от одного до ста? В них решается судьба мира и великого озарения? Или они просто держат вас в курсе дел?

Что попадает в папку @Read?

✓ Все, что вы хотите просмотреть позже, а не в тот самый момент, когда эти письма попадают в ваш почтовый ящик.

Что не попадает в папку @Read?

✓ Все то, что требует действий. Подобные письма должны храниться в папке @Action, какими бы длинными они ни были!

✓ Все, что можно прочесть, а затем удалить или сохранить, приняв решение менее чем за две минуты (делайте это сразу же!).

✓ Письма, которые то ли нужно прочесть, то ли нет. Не удаляйте письмо, пока не примете окончательного решения. Будьте безжалостны. Время, потраченное на чтение чужого ответа, вы могли бы потратить на важные и ценные для себя действия. Тщательно обдумайте, на что следует обратить свое внимание.

Папка @Read позволит вам отложить большие объемы чтения на более спокойное время и на период инертного внимания. Возвращайтесь к папке раз в неделю, и тогда письма, требующие прочтения, не будут отвлекать вас в те моменты, когда нужно сосредоточиться на чем-то другом. Эта папка будет служить вам напоминанием о том, что безжалостность и концентрация – основные преимущества истинного ниндзя.

@WAITING (ОЖИДАНИЕ)

Вам никогда не случалось работать над каким-то проектом, выполнить свою часть работы вовремя, а потом тормозиться из-за некомпетентности других людей? Да, мне тоже это знакомо. Последняя наша рабочая папка предназначена для того, что еще не произошло. В папке @Waiting находятся письма, которые напоминают о том, что вы ждете каких-то действий от других людей. Это своего рода портфолио тех, кого нужно пилить, подталкивать и тревожить. Я просматриваю папку @Waiting раз в неделю, посвящая этому несколько минут. Те письма, по которым все сделано, я удаляю. По другим – отправляю вежливые напоминания тем, кто должен что-то сделать. Такая папка позволит вам не упустить ничего важного.

Что попадает в папку @Waiting?

✓ Все письма, по которым вы ожидаете действий других людей и рассчитываете на успешный исход (если вам нет до этого дела, то зачем вообще что-то хранить?).

✓ Письма, которые вы отправили и хотите следить за их исполнением.

Что не попадает в папку @Waiting?

✓ Если вы не знаете, чего и от кого ожидать, то складывать такие письма в эту папку не следует (перед переносом писем в папку @ Waiting, их нужно тщательно обдумать – это не склад для того, о чем вы просто не захотели подумать сразу!)