Текст книги "Избавь свою жизнь от хлама!"

Автор книги: Эндрю Меллен

сообщить о нарушении

Текущая страница: 7 (всего у книги 25 страниц) [доступный отрывок для чтения: 10 страниц]

Что представляет собой офис

Офис – помещение, где выполняются профессиональные или конторские обязанности. Домашний офис – комната в жилом помещении, или его часть, оборудованная под офис и позволяющая работать дома.

Если кухня – это горячий цех, считайте офис, домашний или рабочий, холодным и технологичным цехом. Именно отсюда вы управляете своим бизнесом, жизнью или жизнью своей семьи. Вовсе не обязательно это место мрачное, серое и не допускающее проявления легкомыслия. Но порядок, к которому мы здесь стремимся, столь же близок к совершенству, как и в любом другом помещении. Если ваше сердце быстро забилось, подумайте вот о чем: в математике нет понятий «почти» или «приблизительно». Мы знаем, что два плюс два всегда четыре. Если речь идет о счетах, чековых книжках или даже архивации документов, аналогия с математикой требует от нас точности и внимания. Тогда у всех уравнений найдется решение. Последствия от потери крышки от кастрюли гораздо менее серьезны, чем от потери страхового полиса или неоплаты чеков.

Поэтому, если вы желаете обойти все острые углы или стремитесь к позиции «довольно неплохо», со всей серьезностью призываю вас к упорству и совершенству. Чтобы приручить бумажного тигра, нужно вооружиться внутренним бесстрашием.

Ничего не бойтесь. Я полагаю, что вы абсолютно готовы к чистоте и порядку, если говорить об организации помещения. Подчеркну также, что, когда помещение в нормальном состоянии, работа спорится. И наоборот, эффективная работа требует порядка.

Всему свое место

Данный принцип особенно важен, когда речь идет о документах и технике: они позволят контролировать поток бумаг и оборудования, которые неизбежно проходят через офис. Счета кладите к счетам, выписки – к выпискам, гарантийные талоны – к гарантийным талонам. То же касается удлинителей, бумаги для принтера, папок, скрепок, кнопок, ручек и карандашей. Оставьте то, что нужно, найдите подходящие места для хранения и обустройте дом для каждой вещи. Даже если бо́льшую часть банковских операций вы проводите в электронном виде, наше общество еще не отказалось от бумаги окончательно. Бумажные документы все равно останутся, и если вы не распределите их по принципу «всему свое место», то лишь прибавите себе работы и потеряете время.

Что происходит у вас в офисе?

Давайте для начала зафиксируем в блокноте все операции, которые в настоящее время выполняются в офисе.

Хорошо. Какие из перечисленных операций вы бы делали в другом месте, если бы в вашем доме нашлось свободное помещение? Обведите варианты. Пока мы хотим их изолировать и удалить из офиса, чтобы упорядочить его содержимое и цель.

Если бы у вас было подходящее место, какие операции вы бы там осуществляли? Перепишите все неофисные задачи на отдельный лист.

Вот вы и определили задачи, которые действительно имеют отношение к офису. Выпишите их на чистую страницу.

Именно под них должен быть спланирован офис. Конечно, все может измениться, но пока давайте соотносить ваши обязанности и организацию офиса с осуществляемыми там процессами.

Офисные и канцелярские принадлежности для хранения не годятся

И вправду не годятся! Организацию и управление документами никому и ничему доверять нельзя. Никакое количество бумагодержателей, симпатичных коробочек, декоративных папок или цветных бирок не сумеют организовать документацию так, чтобы все бумаги при необходимости были под рукой. Можно, конечно, использовать разноцветные папки для определенных категорий или типов документов. Все папки, имеющие отношение к деньгам, могут быть, например, зелеными. Или вы предпочитаете разноцветные папки просто потому, что не хотите смотреть на серые. Любое решение может быть более жизнерадостным и симпатичным, чем нужно для порядка, но оно не даст желаемый результат. Тогда как система архивации должна быть удобна и проста.

Новые причуды или модные тенденции в сфере канцтоваров не придут на службу порядку, к которому вы стремитесь. Это не значит, что новшества не смогут облегчить работу офиса – хорошие всегда смогут. Но для управления документами более эффективно и продуктивно использовать как можно меньше дополнительных опций. Избавьтесь от всех вещей, без которых можно обойтись в работе с бумагами, и вы сможете их контролировать. Что угодно – любой инструмент, техника или методология, стоящие между вами и файлами, – способно помешать быстрому доступу к документам.

Я понимаю, что для вас это может звучать неутешительно. Даже обескураживающе. Никто не любит заниматься архивацией. И я не люблю. Это утомительная и однообразная работа. Здесь трудно что-либо изменить. Я могу сложить документы в клоунские папки с идиотскими наклейками, только это все равно скучища. Сожалею. Но чем скорее мы справимся с раздражением, тем скорее смиримся и начнем работать. Ведь мы стремимся к качественной системе архивации документов. Нам нужно знать, где что находится, и обеспечить прямой доступ ко всему. Вот на этом и сосредоточимся. Я тоже не особенно люблю разбирать хлам или ветошь, но после этого в квартире можно вздохнуть свободно.

Архивация – вот что вам нужно

Итак, что представляет собой качественная система архивации, как ее быстро разработать и сделать удобной в использовании?

В архивации нет ничего загадочного. Как и при сортировке на кухне, мы начинаем с категорий. От категорий переходим к подкатегориям и под каждую подкатегорию собираем все документы. Разница в том, что вместо автоматизированных рабочих мест, буфетов и шкафчиков мы используем офисные шкафы, столы и тумбы. Словом, тот же процесс сортировки и упорядочения.

Начните с секций стола или шкафа: каждой категории присвойте собственную секцию. Тогда у каждой подкатегории в секции будет собственная папка. А после разложите документы по папкам в своих подкатегориях.

Разработав систему, подпишите секции, наклейте бирки на все папки и поместите в них соответствующие документы в хронологическом порядке: самые старые бумаги вниз, новые – наверх. Папки в ящиках разложите в алфавитном порядке, и вот здесь можете немного поварьировать. Можете сложить папки от А до Я или от Я до A, слева направо или сверху вниз. Ну как? Проще не придумаешь!

Чем больше секций, тем дальше можно изолировать определенные виды документов друг от друга. Вот иллюстрация структуры архивного шкафа.

Ящик (Категория)

Папка (Подкатегория)

– Документ (самый давний).

– Документ.

– Документ (самый новый).

Вот список секций в моей системе регистрации.

Административный: Личное

Административный: VirgoMan

Финансы и домашнее хозяйство

Клиенты (А – Н)

Клиенты (О – Я)

Исследования: Личное

Исследования: Профессиональное

И вот что они содержат.

Административный: личное

Здесь хранятся документы обо всех аспектах моей жизни, включая медицинские карточки, закладные и контракты, счета и выписки, налоговые декларации, страховые полисы, резюме. Если речь идет лично обо мне, Эндрю Меллене, а не о моем бизнесе, в данной секции найдется место для всего. Здесь я также храню отчеты о путешествиях, поездках по редким маршрутам, к которым хочу вернуться. Тут же папка с картами и прозрачным пластиковым конвертом с туристической информацией о моем городе – я дарю ее гостям.

Административный: VirgoMan

Здесь все, что касается моего бизнеса. Пустые бланки контрактов, рекламные проспекты и флаеры, газетные вырезки, переписка с офисом, папки клиентов, включая копии контрактов с клиентами, с агентом и издателем. Счета на оплату офисных расходов. Файлы моего помощника.

Финансы и домашнее хозяйство

Несколько лет назад я сделал в доме капитальный ремонт. Когда я купил дом, у него был разрушенный фундамент, что продавец преднамеренно утаил, и это закончилось судебным иском с моей стороны. Здесь хранятся документы по судебному процессу наряду со всеми квитанциями и документацией для ремонта и реконструкции. Они подтвердят мои расходы на ремонт, когда я буду продавать дом. Я не держу здесь ежемесячные счета за коммунальные услуги – эти бумаги хранятся в отделе «Административный: личное». Только окончательные расчеты за определенные ремонтные работы.

Клиенты (А – Н) – (О – Я)

Эти документы принадлежат непосредственно клиентам. Банковские выписки, налоговые декларации, переписка между клиентами и их поставщиками или кредиторами, квитанции – все лежит в этих ящиках. Если бы у меня была их копия нашего контракта, она хранилась бы здесь.

Исследования: личное

Эта секция содержит статьи и документы, интересующие меня лично. Здесь информация и статьи обо всем: от проектов домашней реконструкции и работы в саду до здоровья и фитнеса. Статьи об окрашивании бетонированных полов и морозоустойчивых растениях. А также статьи о йоге и медитации и папка с материалами об интересных местах, которые хочу посетить.

В этом и соседнем ящиках вещи, интересующие меня, но не связанные со мной напрямую. Но, когда я вижу интересную статью в журнале или газете о недорогом путешествии или новейшем методе, который я мог бы применить, я храню их в этом ящике. Они не скапливаются бумажной грудой на столе.

Честно говоря, я не так уж часто заглядываю сюда. По крайней мере раз в год просматриваю содержимое секции, чтобы избавиться от устаревшей информации.

Исследования: профессиональное

В этом ящике содержатся статьи и документы, интересующие меня с профессиональной точки зрения. Опросы общественного мнения, информация о развитии бизнеса, маркетинговых технологиях, новых системах хранения, франчайзинге – все это и многое другое хранится здесь.

К этому ящику я обращаюсь достаточно часто. Раз в несколько недель отвожу пару часов, чтобы просмотреть его содержимое и разбудить в душе творческие порывы. Если я не назначу встречу самому себе – если она не запланирована в ежедневнике – она не состоится. Вместо этого я проведу время с клиентом или найду другое занятие. Это здорово. Но мне необходимо определенное количество времени выделять на превентивное построение бизнеса, а также на обдумывание, как увеличить его эффективность и получать от него больше удовольствия.

Эту секцию хотя бы раз в год я также очищаю от устаревшей информации.

Используя эти ящики в качестве примеров, проиллюстрирую их дальнейшую структуру.

Административный: VirgoMan (ящик в картотеке)

Регистрация домена и хостинг (папка с файлами):

• Запрос на регистрацию домена (самый давний документ на дне).

• Свидетельство о регистрации.

• Счет 19XX (на пять лет вперед).

• Обновление регистрации.

• Счет 20XX (на пять лет вперед).

• Обновление регистрации.

• Счет 20XX (на пять лет вперед).

А вот другой пример.

Административный: личное (ящик в картотеке)

Медицинские карточки (папка с файлами):

• Результаты анализов (10.11.1995) (самый давний документ на дне).

• Направление от участкового терапевта (УТ).

• Результаты анализов (02.02.1999).

• Результаты анализов (14.03.2002).

• Направление от УТ.

• Результаты анализов (16.01.2005).

• Направление от УТ.

• Результаты анализов (17.05.2009).

Теперь вы понимаете, что организация бумаг не трудна сама по себе, просто занимает время. Если документ не подшит, будет очень трудно его найти.

Архивация, возможно, не самое интересное занятие, но весьма простое и требует лишь концентрации и внимания к деталям.

Лучшие инструменты архивации

Я немного кривил душой, когда говорил, что не люблю архивировать документы. Я даже нахожу, что это несколько успокаивает: включаю музыку и начинаю разбирать коробку «документов для архивации», пока все не разложу. Здесь принципы «всему свое место» и «подобное к подобному» – ключевые. Они гарантируют, что важные бумаги никогда не будут валяться «без присмотра» и каждый вид документа легко найдется среди себе подобных.

Для архивации рекомендую использовать обычные двухдырные дыроколы и папки-регистраторы или скоросшиватели. Каждый документ крепится поверх предыдущего и хранится в папке. У этих папок есть металлические держатели или разделители. Вы наверняка видели такие папки в кабинетах врачей или адвокатов, хотя обычно у них отсчет идет с конца, а мы будем вести отсчет с начала.

Они бывают разных цветов, а в папках-регистраторах может быть несколько внутренних разделителей. Папки называют скоросшивателями, когда там нет внутренних разделителей, только крепления для бумаг внутри обложки. Регистраторы позволяют классифицировать содержание подкатегории в каждой папке, используя страницы для дальнейшего отделения различных типов документов друг от друга. В зависимости от количества подкатегорий подсчитайте, сколько разделителей (или страниц) вам необходимо.

Например, у вас пять различных кредитных карт, и вам присылают выписки для всех пяти. При использовании одной папки-регистратора с двумя внутренними разделителями (шесть возможных страниц) для хранения всех выписок каждый счет имеет свою страницу в папке.

Папка будет выглядеть следующим образом.

Кредитные карты 20XX (папка с файлами):

• American Express 21000 (страница 1):

▪ январский счет;

▪ февральский счет;

▪ мартовский счет;

▪ и т. д.

• Bank of America 4339 (страница 2):

▪ январский счет;

▪ февральский счет;

▪ мартовский счет;

▪ и т. д.

• Bank of America 7828 (страница 3):

▪ январский счет;

▪ февральский счет;

▪ мартовский счет;

▪ и т. д.

• Chase Continental 4399 (страница 4):

▪ январский счет;

▪ февральский счет;

▪ мартовский счет;

▪ и т. д.

• Discover 6004 (страница 5):

▪ январский счет;

▪ февральский счет;

▪ мартовский счет;

▪ и т. д.

Каждая отдельная страница хранит лишь один конкретный счет, и все выписки расположены в хронологическом порядке от самой старой на дне к самой новой наверху. Теперь, вместо того чтобы перерывать все пять папок в поисках выписки со счета, нужно вытащить лишь одну папку из ящика, и в одной опрятной папке найдутся все пять счетов. Совершенство!

Разработка и применение системы поиска файлов

Теперь займемся разработкой системы архивации. На отдельной странице в блокноте перечислите названия секций (или категорий) для картотеки. Возьмите за образец мою, если хотите.

Отлично. Теперь на отдельных страницах перечисляйте папки (или подкатегории), которые должны храниться в каждой секции. Не старайтесь соблюдать какой-то порядок, пока просто записывайте все в столбик. Когда у вас будут реальные папки с файлами, загрузите их в ящики в алфавитном порядке.

Это не бесполезная работа. Может, она и нудная, зато поможет сосредоточиться и получить удобную в использовании систему архивации. Она также позволит разработать и опробовать различные способы обозначения и организации папок, не тратя напрасно время и деньги на переименование папок и перепечатывание бирок.

Если у вас уже есть некая система архивации, соотнесите имеющиеся папки со списком, составленным ранее. Действительно ли данные папки охватывают все? Или они слишком специализированы?

Хотя совершенного способа обозначения нет, эти подсказки призваны помочь вам.

1. Ищите общее и уникальное в содержании каждой папки.

Принцип «подобное к подобному» подразумевает, что все папки по страхованию должны находиться вместе. Их можно разбить на следующие категории: «Страхование автомобилей», «Медицинское страхование», «Страхование домовладельца». Общее у них то, что они содержат страховые полисы. Используя общие признаки, объединяйте их, а по уникальным признакам разделяйте.

Страхование:

a) авто;

б) домовладелец;

в) здоровье.

Теперь мы знаем, что все они хранятся под буквой С в секции «Страхование», а внутри – в алфавитном порядке.

2. Давайте папкам простые и структурированные имена: категория, год или дата (если нужно), подкатегория, любая дополнительная информация.

Чем конкретнее название, тем лучше. Вместо того чтобы писать: «Наша поездка в Большой каньон с Бобом и Салли 20XX», попробуйте так: «Путешествие: 20XX, Большой каньон (Боб и Салли)».

Мы начинаем с категории «Путешествия». Затем год или дата: 20XX. Затем место назначения – Большой каньон. И любая дополнительная информация: здесь указаны попутчики Боб и Салли.

Старайтесь объединить однородные документы в одну папку.

Вместо того чтобы создавать серию отдельных папок, сделайте так:

Коммунальные услуги: 20XX: вода и канализация.

Коммунальные услуги: 20XX: газ и электричество.

Коммунальные услуги: 20XX: кабельное телевидение.

Коммунальные услуги: 20XX: мобильный телефон.

Коммунальные услуги: 20XX: телефон.

Используйте папку-регистратор с биркой «Коммунальные услуги: 20XX», в которой каждому коммунальному предприятию отведена своя страница. В качестве иллюстрации вернитесь к описанной выше папке «Кредитные карты 20XX».

Обретя уверенность, что на базе общих методов вы разработали логичную для себя систему, отправляйтесь в свой кабинет, чтобы разработать, сформировать и переименовать папки.

Возможно, использование скоросшивателей и дыроколов вас утомляет или отбирает слишком много времени. Но благодаря этой системе вам никогда не придется вытряхивать содержимое папки на пол и перебирать все бумаги. Документ, который вы положили в папку X, больше не найдется случайно в папке Y. Я сэкономил клиентам тысячи долларов и много времени, поскольку всегда настаивал на папках-скоросшивателях. Во-первых, ничего не потеряется, а дополнительное время, посвященное созданию системы регистрации, гарантирует, что вы никогда случайно не засунете документ в неправильную папку.

Если я вас еще не убедил, просто используйте обычные папки с файлами и будьте очень внимательны в процессе архивации. Эта не та работа, которую можно с чем-то совмещать. Хотя она и однообразна, но требует предельной концентрации, чтобы избежать самых простых ошибок. Мне будет не очень-то приятно закончить словами «я же говорил», если в конечном счете невнимательная регистрация повлечет за собой негативные результаты.

Структурные элементы офиса

Мебель

• Письменный стол.

• Офисное кресло.

• Дополнительные стулья и другие сиденья.

• Шкаф-картотека (офисный шкаф).

• Книжные полки.

• Доска объявлений (маркерная доска).

• Держатель для журналов (стеллаж).

• Несгораемый сейф или шкаф.

• Другое.

Папки с файлами

• Картонные простые папки.

• Папки с бумагодержателями.

• Скоросшиватели и папки-регистраторы (мои любимые).

• Другое.

Бумага: белая, формат А4

• Линованная с тремя отверстиями для подшивки.

• Линованная без отверстий.

• Нелинованная с тремя отверстиями для подшивки.

• Нелинованная без отверстий.

• Нелинованная без отверстий цветная.

• Нелинованная без отверстий других размеров.

• Другое.

Канцтовары

• Регистрационный журнал.

• Календарь.

• Лотки для писем (коробки, корзины для сортировки).

• Брошюровщики.

• Обложки для отчетов.

• Ручки (карандаши).

• Маркеры (фломастеры).

• Стикеры или любые листочки для заметок.

• Учетные карточки.

• Скрепки.

• Зажимы для бумаги.

• Пружины для переплета.

• Яркая тесьма.

• Клей-карандаш (ПВА, резиновый клей, жидкий клей).

• Корректор.

Резиновые кольца для бумаг

• Кнопки чертежные и канцелярские.

• Другое.

Печатные материалы

• Книги.

• Журналы.

• Газеты.

• Каталоги.

• Другие необходимые материалы (источники).

• Другое.

Освещение

• Общее освещение.

• Местное освещение.

• Другое.

Оборудование и техника

• Шредер (измельчитель бумаги).

• Компьютер.

• Принтер или многофункциональное устройство (принтер, факс, сканер).

• Интернет (высокоскоростной, беспроводной, «позаимствованный» у соседей).

• Другое.

Коммуникации

• Внутренняя сеть.

• USB.

• FireWire.

• Удлинители.

• Предохранитель (аварийный аккумулятор).

• Другое.

Носители информации

• CD.

• DVD.

• Дискеты.

• Накопители.

• Другое.

Внешние накопители

• FireWire.

• USB.

• FireWire/USB combo.

• SATA.

• NAS.

• Другое.

Переносное оборудование

• Трехдырный дырокол.

• Двухдырный дырокол.

• Степлер.

• Антистеплер.

• Ножницы.

• Держатель для клейкой ленты.

• Ручки, карандаши (в подставках).

• Точилка.

• Линейка.

• Конвертовскрывающая машина.

• Бумагодержатели (кнопки в коробках).

• Калькулятор.

• Телефон (наушники).

• Электронный органайзер.

• Пресс-папье.

• Батарейки (AA, AAA, C, D, 9-вольтные и др.).

• Другое.

Перед вами подробный, но не окончательный список вещей, которые могут пригодиться в домашнем офисе. Конечно, вам не обязательно иметь все вышеперечисленное.

Теперь осмотрите свой офис. Используйте этот список как руководство и подумайте, какие вещи вы бы использовали, но не имеете, имеете и не используете (с ними можно быстро разобраться – отправляйте их в контейнер для благотворительных целей), имеете и используете. Пометьте каждый пункт, который есть в вашем офисе. Используйте этот список и принцип «подобное к подобному», чтобы определить, где каждый предмет (группа предметов) будет жить.