Текст книги "Шпаргалка по бухгалтерскому учету"

Автор книги: Елена Кабкова

сообщить о нарушении

Текущая страница: 4 (всего у книги 13 страниц) [доступный отрывок для чтения: 5 страниц]

22. Бухгалтерские проводки: правила составления. Забалансовые счета

Одним из этапов бухгалтерской обработки документов является запись корреспондирующих счетов на документах – составление бухгалтерских проводок – контировка.

Бухгалтерской проводкой называется текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов.

Различают простые и сложные бухгалтерские проводки.

Простая проводка – запись, имеющая только два корреспондирующих счета.

Cложные проводки составляются, когда операция затрагивает более двух объектов учета, а значит, более двух корреспондирующих счетов: при этом один счет дебетуется, остальные – кредитуются, и наоборот.

Бухгалтерские проводки составляются в самом документе, которым оформляется хозяйственная операция, в ведомости или журнале, куда записывается операция, или на отдельных специальных бланках (мемориальных ордерах).

Мемориальный ордер – это документ бухгалтерского оформления, содержащий указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Для облегчения записей каждому счету присваивается определенный номер, чтобы при составлении бухгалтерских проводок указывать не наименование счетов, а их номера.

При записи хозяйственных операций на счета их группируют по экономически однородным признакам. Отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета называется систематической записью.

Наряду с систематической организации применяют хронологическую запись – регистрацию хозяйственных операций в той последовательности, в которой они совершаются. Различия в экономическом содержании операции при этом не учитываются.

Забалансовые счета предназначены для обобщения информации о наличии и движении ценностей, не принадлежащих предприятию, но временно находящихся в его пользовании или распоряжении. В эту группу входят арендованные основные средства, товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение, и материалы, принятые в переработку, и т. д.

Забалансовые счета не корреспондируют с другими счетами. По ним ведутся односторонние записи: либо только по дебету – увеличение, либо только по кредиту – уменьшение.

Забалансовые счета в балансе не указываются, так как они уже отражены в балансе предприятия, которому принадлежат средства и источники их образования, отраженные на данных счетах.

Что отражается на забалансовых счетах? Многие предприятия часто пользуются имуществом, которое не принадлежит им на правах собственности: полученным в аренду, принятым на ответственное хранение и т. п. Кроме того, предприятия могут сдавать основные средства в аренду или получать гарантии от банка. Именно эти операции отражаются на забалансовых счетах бухгалтерского учета.

Как показывает практика проведения аудиторских проверок, бухгалтеры большинства предприятий не уделяют должного внимания оформлению операций на этих счетах. И, как следствие, недостоверность бухгалтерского учета в целом. Ведь хозяйственные операции, отражаемые на забалансовых счетах, в той или иной степени оказывают влияние на балансовый учет.

С 1 января 2001 г. предприятия могут вести учет по новому Плану счетов. В новом Плане счетов перечень забалансовых счетов изменился.

23. Учетные регистры и способы записи в них

Записать операцию на счетах – значит отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или сводных листах, являющихся учетными регистрами.

Регистры представляют собой специально разграфленные типографским способом бумажные листы, которые предназначены для целей регистрации хозяйственных операций. Регистры (по внешнему виду) подразделяются на книги, карточки и сводные листы. Книги – это переплетенные между собой листы, которые сброшюрованы в одно целое.

Преимущество книги – обеспечение сохранности информации на достаточно длительное время. Недостаток – возможность работы с ней только одного человека, т. е. велика возможность возникновения различных трудностей в распределении труда между работниками бухгалтерского учета.

В бухгалтерии ведутся такие книги: кассовая книга, книга регистрации приходных и расходных ордеров, книга учета доверенностей, книга учета депонентских сумм, главная книга и др.

Карточки – это свободные листы, которые изготавливаются из более плотной бумаги. Они разграфлены типографским способом. Карточки предназначаются для ведения аналитического учета по счетам, они хранятся в специальной картотеке по группам и наименованиям средств.

В бухгалтерском учете принято вести карточки складского учета материалов, инвентарные карточки учета основных средств и др. Свободные листы изготовлены из более тонкой бумаги и большего формата. Это, как правило: журналы-ордера, ведомости, разработочные таблицы.

У свободных листов имеется своя выгода – они дают возможность оптимального распределения труда между работниками бухгалтерского учета, что позволяет быстрее их обрабатывать, особенно в отчетный период. Большинство журналов-ордеров включают в себя вкладыши, что позволяет упростить и сделать более удобными подсчет и записи. Для удобства хранения свободные листы обычно принято переплетать в книги. Если же данные обрабатываются на компьютере, то печатают машинограмму в виде свободного листа.

В бухгалтерском учете существуют следующие записи в учетных регистрах:

– хронологическая – это запись операции, которая производится по мере ее совершения в определенной последовательности;

– линейная запись – это запись в регистре, которая производится на основании документа в одну линию.

– шахматная запись – сумма на основном документе записывается в регистр, после чего в одну рабочую запись выводится проверка. В том случае, если регистры не подсчитаны и сумма не передана для дальнейшего учета, тогда применяются всевозможные виды исправления ошибок в записях.

При коррекционном способе – неверная сумма зачеркивается, а сверху пишется правильная сумма. Если необходимо, то исправление подтверждается подписью. В сторону уменьшения суммы на разницу производится запись красными чернилами в определенных регистрах. Если сумму необходимо увеличить, тогда необходимо применить дополнительную запись обычными чернилами. Если же все итоги в регистрах уже подсчитаны и суммы переданы для составления отчетности, но обнаружена ошибка, тогда исправление ошибки делается в следующем месяце в качестве исправительной проверки («красное сторно», дополнительная запись).

24. Синтетический и аналитический учет

Синтетическими счетами называют счета, отражающие обобщенные показатели об объектах учета, а учет в системе этих счетов называется синтетическим учетом. Данные синтетических счетов имеют денежное измерение.

Аналитическими счетами называют счета, открываемые в развитие синтетических счетов для получения конкретных данных, а учет в системе этих счетов называется аналитическим учетом. В аналитических счетах учет ведется не только в стоимостном выражении, но и в натуральных и трудовых измерителях.

Синтетические и аналитические счета взаимосвязаны. Суммы начальных и конечных остатков, а также дебетовых и кредитовых оборотов всех аналитических счетов равны суммам начального и конечного остатка, дебетового и кредитового оборотов синтетического счета.

В аналитических счетах, отражающих движение хозяйственных средств, учет ведется в натурально-стоимостном выражении, а в аналитических счетах, отражающих движение источников хозяйственных средств, учет ведется только в денежном измерении.

Аналитические счета не ведутся по денежным средствам. Некоторые сложные синтетические счета непосредственно связаны с аналитическими счетами без каких-либо промежуточных групп.

Однако такое построение не всегда обеспечивает получение необходимых показателей. Некоторые синтетические счета состоят из нескольких групп аналитических счетов.

Записи в синтетических счетах по сумме равны записям в аналитических счетах.

Для управления предприятием его руководителю, а также руководителям отдельных структурных подразделений необходимо получение данных о каждом участке хозяйственной деятельности, о видах имущества и источниках их формирования различной степени обобщения и детализации.

Необходимы сведения о каждом дебиторе с целью своевременного получения денег или имущества, услуг. Сведения о кредиторах необходимы для своевременного погашения долгов, избежания штрафных санкций и сохранения деловой репутации, являющейся важным фактором в установлении договорных отношений.

Для получения представления о средствах и процессах необходимы счета, обобщающие данные, характеризующие объект учета в целом. Например, счета, отражающие общую сумму задолженности перед поставщиками или общую сумму полученных материалов.

Для получения сведений о суммах задолженности по каждому конкретному поставщику нужны счета, дающие такую конкретную информацию, а для получения сведений по каждому виду полученных материалов нужны счета, отражающие движение каждого вида материалов.

Записи хозяйственных операций на аналитических счетах производятся на основании первичных документов.

Аналитический учет составляет основу для формирования данных синтетического учета. Аналитический учет ведется в карточках (карточки учета материалов, карточки учета основных средств, карточки учета дебиторов и кредиторов и др.), в ведомостях (расчетная ведомость, платежная ведомость), оборотных ведомостях (материалов), сальдовых ведомостях, в книгах (амбарная книга). Данные в них о движении отдельных объектов учета накапливаются, группируются, и полученные итоги одновременно отражаются на соответствующих синтетических счетах (в журналах-ордерах, Главной книге, машинограммах).

25. Хронологические и систематические записи

Учесть хозяйственную операцию – значит отразить в бухгалтерском учете факт ее совершения. Совершение хозяйственной операции подтверждается наличием документов, ее оформляющих.

Последовательность текущего учета хозяйственных операций:

– регистрация хозяйственных операций по документам согласно календарной очередности их оформления или поступления;

– разноска хозяйственных операций – запись тех же хозяйственных операций в учетные регистры по дебету одного и кредиту другого счета в определенном порядке.

При записи хозяйственных операций на счета их группируют по экономически однородным признакам, т. е. записывают по определенной системе.

Записи всех операций в текущем учете ведутся следующими способами:

– хронологическим;

– систематическим.

Различия в экономическом содержании операции при этом не учитываются.

Хронологическая запись – отражение хозяйственных операций независимо от содержания в последовательности их совершения во времени и оформления документами. Запись производится в специальных книгах или журналах, являющихся регистрационными.

Данные об отдельных объектах учета хронологическая запись не предоставляет, поскольку не производит их необходимой группировки.

Хронологическая запись не показывает нам общую сумму прихода материалов в целом и по отдельным их видам, общую сумму оплаты поставщикам в целом и по отдельным кредиторам и т. д.

Назначение хронологической записи – контроль полноты и правильности разноски операций по счетам, т. е. контроль систематической записи.

Систематической записью называется систематизированная группировка по экономическому содержанию на счетах бухгалтерского учета, необходимая для получения требуемых показателей об отдельных объектах учета. Систематизировать необходимо все зарегистрированные в хронологическом порядке хозяйственные операции.

Примером хронологической записи всех операций служит Книга учета доходов и расходов, применяемая организациями и предпринимателями, использующими упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности, но Книга учета доходов и расходов предназначена для налогового учета и регистром бухгалтерского учета не является.

Учетные регистры, отражающие все хозяйственные операции только в хронологическом порядке, современными формами бухгалтерского учета не применяются. Примером хронологического регистра по отдельным объектам учета может служить Кассовая книга, где ведутся в хронологическом порядке записи кассовых операций. Книга покупок и Книга продаж учитывают стоимость налога на добавленную стоимость по приобретенным и реализованным материальным ценностям у плательщиков налога на добавленную стоимость. Хронологическая регистрация хозяйственных операций на предприятиях сочетается с систематической в учетных регистрах, предназначенных для отражения операций по одному счету (журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 «Касса»), по группе счетов (журнал-ордер № 10 по дебету счетов производственных затрат), по всем счетам, отражающим операции (журнал – главная форма учета). Операции разносятся по счетам в последовательности их совершения и документального оформления, что значительно сокращает и упрощает учетные записи. Все операции нумеруются.

26. Оборотные, сальдовые, шахматные ведомости

Оборотными ведомостями называют специальные таблицы, в которых проводятся обобщение и проверка данных всех учетных объектов.

Оборотные ведомости составляются отдельно по синтетическим и аналитическим счетам за каждый отчетный период.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам – это таблица, отражающая обороты и остатки по синтетическим счетам, заполняется она на основании данных всех синтетических счетов, ведущихся на предприятии. В ней записываются наименование синтетического счета, его номер (шифр), затем приводятся три пары колонок.

1. Начальное сальдо. Первая пара итогов: равенство начального остатка по дебету и кредиту вытекает из равенства итога актива и пассива баланса на начало отчетного периода.

2. Обороты (за месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год). Вторая пара итогов: равенство оборотов по дебету и кредиту обусловлено методом двойной записи операций на счетах в одинаковой сумме.

3. Конечное сальдо. Третья пара итогов: равенство конечных остатков по дебету и кредиту вытекает из равенств первой (равенства средств и источников) и второй пары (метода двойной записи) итогов.

Двойственное отражение – это запись хозяйственной операции в дебет одного и в кредит другого счета в одинаковой сумме. При автоматизации учета ошибки исключены. Равенства итогов оборотной ведомости основываются на двойственном отражении хозяйственных операций на счетах.

Ошибки, которые не выявляет оборотная ведомость при записях хозяйственной операции на счетах: – правильная корреспонденция счетов с одинаково неверной суммой;

– неверная корреспонденция счетов с одинаково правильной суммой;

– не указана корреспонденция счетов по хозяйственной операции.

Равенство итогов оборотной ведомости при таких ошибках не нарушается.

Назначение оборотной ведомости по синтетическим счетам – контрольное: проверка полноты и правильности записей на счетах.

Для проверки правильности записей по аналитическим счетам данные оборотной ведомости по аналитическим счетам сверяют с данными своего синтетического счета – они должны быть равны.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам включает показатели натуральные и стоимостные или только стоимостные в зависимости от строения аналитических счетов.

Особенность составления шахматной оборотной ведомости – в нее записываются не общие итоги дебетовых и кредитовых оборотов каждого счета, ведущегося на предприятии, а каждая сумма корреспонденции счетов по каждой хозяйственной операции. Сумма хозяйственной операции записывается один раз в клетку, в которой пересекаются корреспондирующие счета: дебет одного и кредит другого счетов – метод двойной записи соблюдается.

При ручном ведении бухгалтерского учета составление шахматной оборотной ведомости является предпочтительным, поскольку наиболее полно обеспечивает ее контрольную функцию.

Сальдовые ведомости – средство обобщения данных текущего бухгалтерского учета. В них присутствуют данные об остатках объектов учета. Применяются они для контроля за обеспеченностью предприятия запасами товарно-материальных ценностей, а также в целях проверки соответствия данных бухгалтерского учета и фактического наличия производственных запасов предприятия.

27. Формы бухгалтерского учета

В данное время применяют три формы учета.

1. Мемориально-ордерная форма – применяется в отдельных отраслях народного хозяйства.

Мемориально-ордерная форма учета основана на базе контрольно-шахматной формы учета. При этой форме однородные документы группируют в накопительных ведомостях, на их основании составляют мемориальные ордера, ордера регистрируют, это обеспечивает контроль за их сохранностью и позволяет получить контрольную сумму оборота по всем счетам.

Недостатки мемориально-ордерной формы:

– многократность записей;

– отрыв аналитического учета от синтетического;

– сложность приемов выявления ошибочных записей.

2. Журнально-ордерная форма – применяется ручной труд работников учета и средства малой вычислительной техники.

Записи при журнально-ордерной форме ведутся по схеме: документ – регистр – форма отчетности.

В ряде журналов-ордеров синтетический учет объединен с аналитическим, что создает единую стройную систему записей. Журналы-ордера ведут по кредиту одного или нескольких счетов. Кредитовый признак является ведущим, так как все хозяйственные операции начинают записывать на кредитовой основе.

Преимущества журнально-ордерной формы учета:

1) объединение синтетического и аналитического учета – по большинству счетов аналитический учет объединен с синтетическим, исключается необходимость применения промежуточных регистров;

2) сокращение количества записей – рациональное построение учетных регистров и Главной книги, совмещение синтетического учета и аналитического учета в одном регистре, ускоряется документооборот;

3) подчинение регистров требованиям отчетности, контроля и анализа – в регистрах предусмотрено накапливание данных в разрезах, необходимых для составления отчетности, исключается выборка данных в конце отчетного периода;

4) возможности для широкого применения малых вычислительных машин, лучшее распределение обязанностей между счетными работниками, соблюдение графика работы, улучшение организации и техники ведения учета.

Журнально-ордерная форма учета не имеет перспектив, так как в основном рассчитана на ручной труд работников учета.

3. Таблично-автоматизированная форма – предприятие обслуживается машиносчетными установками.

Таблично-автоматизированная форма учета включает использование комплекса вычислительных машин, обеспечивающих получение взаимосвязанной системы учетной информации.

При применении этой формы данные документов переносят на магнитные ленты, диски, которые используют для обработки на вычислительных машинах. В процессе машинной обработки на их основании получают единые учетные регистры – машинограммы, их содержание отвечает требованиям бухгалтерского учета и определяется типовыми проектами комплексной механизации учета.

При этой форме учета повышается оперативность, более тесно используются оперативные плановые и отчетные данные.

Преимущества использования машинно-ориентированных форм учета:

– применение вычислительной техники для обработки информации, для ее сбора и регистрации;

– возможность диалогового режима работы с ЭВМ;

– возможность выдачи информации по запросу;

– освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.

28. Организация бухгалтерского аппарата

Бухгалтерия – самостоятельная структурная единица организации, которая не входит в состав другого организационного подразделения. Главный бухгалтер возглавляет бухгалтерию, обеспечивает правильность постановки учета, его достоверность, осуществляет контроль за сохранностью, рациональным и экономным использованием всех средств предприятия.

Структура аппарата бухгалтерии зависит от содержания и объема учетной работы.

Бухгалтерия крупных предприятий подразделяется на ряд отделов. Данная структура бухгалтерского аппарата применяется на большинстве средних, а иногда и крупных, предприятий и называется вертикальной.

1. Расчетный отдел бухгалтерии ведет расчеты с рабочими и служащими по оплате труда и социальному страхованию, расчеты с финансовыми органами, банками и депонентами, составляет отчетность по труду и заработной плате.

2. Материальный отдел занимается учетом расчетов с поставщиками, учитывает движение основных средств, материалов, тары, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Проверяет правильность ведения складского учета материальных ценностей, составляет отчет о наличии и движении материальных и других имущественных ценностей.

3. Производственно-калькуляционный отдел осуществляет учет издержек производства, исчисляет себестоимость продукции, составляет отчетность о выполнении плана по выпуску продукции и ее себестоимости. Функцией является общее руководство и контроль за наличием, движением и сохранностью полуфабрикатов собственного и незавершенного производства.

4. Отдел по учету сбытовых операций учитывает наличие и движение готовых изделий на складах. В этом отделе ведется учет готовой продукции, ее реализации. Отдел ведет учет расчетов с покупателями, осуществляет контроль за правильностью и своевременностью поступления платежей от них.

5. Отдел расчетных и валютных операций занимается учетом банковских и валютных операций. На этот отдел при отсутствии финансовой службы возлагается функция организации финансовой работы.

6. Общий отдел бухгалтерии предприятия составляет сводные и обобщающие документы, организует бухгалтерский архив.

Линейная структура – структура, при которой все работники аппарата бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

Комбинированная система организации аппарата бухгалтерии возможна на крупных предприятиях. При этой системе в составе бухгалтерии выделяются службы, занятые выполнением замкнутого цикла работ (по видам производств). В этих случаях права главного бухгалтера будут передаваться его заместителям в пределах их полномочий.

В условиях комплексной механизации и автоматизации учета на базе ЭВМ создаются вычислительные центры (ВЦ). Они обслуживают отдельные крупные предприятия, группы предприятий, организаций. Большое распространение получают информационно-вычислительные центры (ИВЦ). Они обрабатывают всю экономическую информацию предприятий данного района (региона). Центры оснащены современными ЭВМ и осуществляют обработку бухгалтерской информации и планово-нормативные технические расчеты.

Автоматизация рабочего места – важный резерв, при котором повышается возможность использования информации в управлении предприятием.