Текст книги "Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью"

Автор книги: Джулия Моргенстерн

сообщить о нарушении

Текущая страница: 6 (всего у книги 12 страниц) [доступный отрывок для чтения: 6 страниц]

Каждый день становился для Брендона новым кризисом – встречи с персоналом, заседания врачебных комиссий, экстренные вызовы к пациентам, административные обязанности, учеба и проведение семинаров. Я попросила Брендона составить список дел, которые он не успевал сделать, что приводило к возникновению серьезных проблем. Первым пунктом в этом списке была подготовка к выступлениям. Он должен был просто зарезервировать для этого определенное время. У него не было никакой возможности делать это даже раз в неделю, но он мог выделить для этого воскресный вечер один раз в месяц. В это время он был в состоянии подготовить все свои запланированные выступления на месяц вперед.

Другой способ справиться с «обязательными задачами» состоит в том, чтобы втискивать их выполнение в любой доступный момент свободного времени, как только вам удается его найти. Этот способ пригодится вам, если у вас есть много времени, когда вы вынуждены бездействовать, «простаивая» без работы, – во время ожидания, во время поездок, при вынужденных задержках и т. д.

^{План распределения времени в условиях кризиса}

Клаудия работала торговым агентом и проводила большую часть времени в пути, делая звонки потенциальным клиентам. Одной из ее обязательных задач было поддержание постоянных связей с клиентами. Клаудия решила эту проблему, используя сотовый телефон, чтобы делать звонки в любое свободное время. В перерывах между деловыми встречами, в автомобиле, на улице она могла созваниваться со своими клиентами, принимая заказы и решая текущие проблемы. Она чувствовала, что все находится под ее контролем, и клиенты всегда оставались довольны прекрасным обслуживанием.

ЖЕЛАТЕЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ.Что делать с теми задачами, которые вы хотели бы выполнить, но не оцениваете их как обязательные? Люси была матерью двоих детей, каждому из которых не исполнилось и трех лет. Она не относила свои занятия йогой и наведение порядка в кладовой к обязательным задачам, но ей очень хотелось бы заниматься и этим тоже.

Для таких задач мы составили список непредвиденных возможностей с указанием времени, требуемого на выполнение каждого из таких дел. Когда у Люси неожиданно появлялось окно свободного времени, она выбирала одну из задач подходящей продолжительности из этого списка и приступала к ней. Например, если ее дети чудесным образом засыпали в середине дня, Люси могла, включив телевизор и видеомагнитофон, разучивать новые упражнения, пользуясь учебным видеокурсом по йоге.

Когда вы живете в условиях полной непредсказуемости, внезапно возникшие у вас излишки свободного времени могут быть разными по своей продолжительности. В вашем распоряжении может оказаться пять свободных минут, или полчаса, или даже – о чудо! – целый час. У вас внезапно появляется свободное время, но вы проводите добрую половину этого времени в размышлениях о том, чем бы заняться, и в итоге упускаете это время и эту возможность.

Приготовьтесь к подобным ситуациям, составив список непредвиденных возможностей. Этот список должен быть разделен на три категории задач. (Если вам приходится заниматься большими проектами, разбейте их на части перед тем, как вносить в этот список.)

Пять минут или меньше.Сделать короткие телефонные звонки, прочитать статью в прессе, упорядочить файлы в компьютере, написать короткое письмо или поздравительную открытку.

Тридцать минут или меньше.Прочитать отчет, составить бюджет или смету, приготовить обед, разобрать накопившиеся документы или картотеку, выйти на прогулку.

Один час или меньше.Поиск информации в Интернете, расчеты, работа над бизнес-планом, составление и оплата счетов, стирка.

Каждый раз, когда вы думаете о чем-то, что вам необходимо сделать, спросите себя, сколько времени вам может на это потребоваться. Затем, когда в вашем распоряжении оказываются те самые окна свободного времени, обратитесь к своему списку пятиминутных, тридцатиминутных и часовых задач соответственно и выберите одну из них.

Если вы предполагаете, что сможете выкроить дополнительное время перед деловой встречей или в ожидании своей очереди, заранее запланируйте работу на это время и имейте ее при себе. Возьмите с собой пачку газет, профессиональных журналов или тот самый роман, который вы уже и не надеялись когда-нибудь прочитать. Имейте в виду, что, если эти неожиданные окна свободного времени не будут появляться достаточно часто, вам может понадобиться зарезервировать время, чтобы наверстать упущенное в чтении, в вашем плане распределения времени.

Что делать, если ваши циклы изменения энергии совершенно непредсказуемы?

Люди, подверженные депрессиям или страдающие расстройствами концентрации внимания или другими синдромами, которые мешают им идти вперед полным ходом, тоже сталкиваются с необходимостью вносить особые изменения в свои планы распределения времени.

Если ваша энергия или силы непредсказуемо изменяются, прежде всего, перестаньте двигаться против течения. Вы должны подходить к планированию жизни так же, как и в случае планирования и управления временем в условиях кризиса. Примите ту реальность, те факторы жизни, с которыми вы столкнулись, и стройте свою жизнь с учетом этих факторов и вокруг них. Оставьте в своем плане много свободного пространства.

Алексис, агент бюро путешествий, страдала расстройством внимания, и иногда ей требовалось несколько часов, чтобы по утрам сосредоточиться и взяться за работу. Бывали дни, когда она вообще не могла ни на чем сконцентрироваться. В другие дни она могла работать с маниакальной настойчивостью двенадцать или даже пятнадцать часов без перерыва. Она не могла заранее предугадать, как она будет чувствовать себя на следующий день, поэтому ей было очень трудно планировать свое время.

Работая с Алексис, я сократила список ее дел, оставив в нем только самое существенное. Мы установили, что на протяжении сорокачасовой рабочей недели она, как правило, обладала высокой работоспособностью в общей сложности в течение двадцати четырех часов. Она никогда не знала, на какие из дней недели выпадут эти часы. Следовательно, Алексис требовалось распланировать только три дня в неделю, в которые стоило работать. Таким образом, она обрела уверенность в том, что сможет выполнить все, что запланировала.

Гэйл столкнулась с временной проблемой упадка сил: она только что пережила тяжелый разрыв с мужем и каждое утро чувствовала вялость и апатию. Она решила, что лучший способ справиться с этим временным состоянием депрессии – ходить по утрам в бассейн. Плавание, будучи занятием, позволявшим ей сосредоточиться на себе и регулярно получать достаточную физическую нагрузку, оказывало на Гэйл одновременно расслабляющее и тонизирующее воздействие, давая ей заряд энергии на весь день. Она привыкла не планировать никаких общественных мероприятий, ничего, что требовало умственного напряжения, вплоть до полудня.

У каждого из нас бывали периоды, когда наши силы и энергия были неустойчивыми и колебались в широких пределах по той или иной причине. В главе 11 «Гармонизация» вы научитесь изменять ваш план распределения времени, чтобы приспособиться к этим ситуациям. Ваш план всегда должен отражать ваши текущие интересы, потребности и цели.

После того как вы составили свой план распределения времени, вы, по всей видимости, захотите знать то же, что всегда хотят знать в этот момент мои клиенты: «Теперь я знаю, что в это субботнее утро у меня есть время для личных дел. Какие же дела мне запланировать?» Или: «Я зарезервировал вечернее время для семьи. Что именно я собираюсь делать?»

Вот здесь как раз и пригодится ваша привычка составлять списки дел. В настоящий момент все, что вы сделали, – это, например, установили для себя свободное личное время в субботу утром. В третьей части этой книги мы выясним, как составлять списки дел и как справляться с их выполнением.

Прежде чем мы перейдем к следующему этапу, вам нужно выбрать себе инструмент для планирования времени, который поможет вам отслеживать весь ход вашей жизни и деятельности и выполнение конкретных задач.

Удачно составленный план распределения времени: список контрольных вопросов

Вносите изменения в план распределения времени до тех пор, пока не сможете ответить утвердительно на все вопросы, перечисленные ниже.

• Мой план распределения времени отражает мои стратегические цели.

• Мой план распределения времени включает в себя время для всех видов деятельности, которыми я хочу заниматься.

• Мой план распределения времени составлен таким образом, что я могу сосредоточиться на выбранной задаче (в период времени, отведенный для семьи, я могу сосредоточиться на семье; в период времени, отведенный для конкретной работы, я могу сосредоточиться на этой работе).

• Я занимаюсь каждым видом деятельности в подходящий для меня период времени.

• Следуя своему плану распределения времени, я чувствую равновесие и гармонию в жизни; он придает мне энергию и силы.

6. Выбор инструмента для планирования времени

Для того чтобы отслеживать все те отдельные задачи, которые вы собираетесь выполнить в пределах каждой из зон деятельности, вам нужен подходящий инструмент для планирования и управления временем. Существует множество альтернатив: блокноты, органайзеры, тайм-менеджеры, календари, электронные планировщики и записные книжки. Как выбрать то, что подойдет именно вам?

Если в прошлом вы пытались пользоваться одним из таких инструментов для планирования времени, но отказались от него потому, что он не помогал вам, возможно, вы совершили одну из этих трех распространенных ошибок:

1. Вы не подобрали такой инструмент планирования времени, который был бы удобен и подходил лично вам.

2. Вы не потратили достаточно времени на изучение его особенностей и специфических функций и на то, чтобы научиться пользоваться ими.

3. Вы не сделали этот инструмент единственным местом регистрации своих планов, дел и встреч, чтобы полагаться только на него и доверять ему.

Хороший планировщик становится продолжением вас самих, поэтому вы должны выбрать его правильно. Чтобы выбрать инструмент планирования времени, прежде всего задумайтесь о том, какие его особенности и качества вам бы понравились, посмотрите, что предлагает вам рынок, а затем приобретите что-нибудь из того, что вам понравилось, и попробуйте воспользоваться функциями этого инструмента, чтобы адаптировать его для своих целей.

Независимо от того, какой именно инструмент планирования времени вы выберете, очень важно, чтобы вы следовали правилу исключительности выбора: этот инструмент должен стать единственным и постоянным местом, где вы регистрируете все ваши дела, задачи и встречи. У вас одна жизнь – и у вас должен быть один планировщик времени. Когда у вас один планировщик в компьютере, другой – в сумке, а на холодильнике – календарь с заметками и напоминаниями, процесс планирования времени становится громоздким и сбивает вас с толку. Когда вы переносите информацию из одного места в другое, время от времени важные данные неизбежно теряются. Вы должны полагаться на один планировщик и хранить в нем информацию обо всехсвоих планах, делах и встречах. Поскольку идеального и совершенного инструмента для планирования времени не существует, вы должны выбрать такой планировщик, который подходит вам больше всего.

Есть четыре основных вида планировщиков:

• Настольные и настенные календари.

• Специализированные планировщики в форме записной книжки (или на основе взаимозаменяемых бумажных бланков): блокноты, органайзеры, тайм-менеджеры.

• Компьютерные программы для планирования времени.

• Портативные электронные устройства: электронные планировщики, органайзеры и записные книжки.

Чтобы выяснить, которым из них вам стоит воспользоваться, начнем с оценки ваших индивидуальных склонностей и предпочтений.

Зрительно-осязательный тип.

Люди, относящиеся к зрительно-осязательному типу, считают наиболее удобными бумажные планировщики. Вот некоторые признаки того, что вы относитесь к зрительно-осязательному типу людей:

• Вам легче всего думать, когда под рукой есть перо и бумага, записывая свои основные мысли.

• Вы легче запоминаете, если излагаете информацию в письменном виде.

• Вам нравится перелистывать страницы записной книжки или блокнота взад-вперед, чтобы увидеть или восстановить последовательность развития событий во времени.

• У вас есть привычка помнить, в каком именно месте страницы вы записали нужные данные. («Я записывал номер ее телефона справа внизу, на уголке страницы».)

• Вы составляете списки дел в соответствии со своими ассоциациями или группируя их по темам (что надо купить, кому необходимо написать, куда позвонить), а не в соответствии с их очередностью, приоритетом и хронологическим порядком.

• Вы храните свои старые записные книжки и любите просматривать их много лет спустя.

• В целом вы считаете компьютерные технологии планирования времени неуклюжими, громоздкими и требующими слишком много времени.

Линейно-цифровой тип.

Напротив, если вы относитесь к линейно-цифровому типу людей, вам, скорее всего, понравится электронный планировщик времени. Вот некоторые признаки вашей принадлежности к линейно-цифровому, а не к зрительно-осязательному типу людей:

• Вам легче думать, набирая текст на клавиатуре компьютера или на пишущей машинке.

• Вы, скорее всего, будете искать нужное слово по имени, по первой букве или по цифре, чем пытаться вспомнить, где вы записали информацию, которую ищите.

• Вам достаточно посмотреть на лист или на экран, отображающий день или неделю, чтобы увидеть перспективу и представить себе события в хронологической последовательности.

• Вы чаще всего запоминаете запланированные задачи по дате, дням недели, времени суток. («Концерт состоится во вторник, через два дня после дня рождения моего мужа, в воскресенье, двадцать шестого числа».)

• Вы думаете и группируете предметы в соответствии с их очередностью, приоритетом и хронологическим порядком, а не в соответствии с ассоциациями или с определенными общими тематическими свойствами.

• У вас нет необходимости оглядываться на то, что вы сделали за прошедшие несколько дней, чтобы планировать, что делать сегодня или в течение предстоящей недели; вы держите в уме те дела, которые нужно перенести на следующий день.

• Вы не чувствуете никаких неудобств при обращении с компьютерами или электроникой.

Варианты выбора для людей зрительно-осязательного типа.

Если вы относитесь к зрительно-осязательному типу людей, у вас есть два основных варианта выбора: настольные и настенные календари или планировщики на бумажной основе. Какой из них вы выберете, зависит от того, насколько велик тот объем информации, с которым вы работаете, и насколько мобильными должны быть вы сами.

НАСТОЛЬНЫЕ и НАСТЕННЫЕ КАЛЕНДАРИ.Такие календари, содержащие сетку времени, разбитую по месяцам, неделям и дням недели, достаточно удобны. Есть два обстоятельства, при которых настольный или настенный календарь может использоваться в качестве важного компонента вашей системы планирования и управления временем.

1. Если вы постоянно работаете в одном и том же месте (помещении) и ваше расписание достаточно просто организовано, для успешного планирования вы можете пользоваться автономным календарем. Я знакома с одним предпринимателем, ведущим свой небольшой бизнес, который отмечал все свои планы в настольном календаре. Каждое утро он сверялся с календарем и выписывал список дел на текущий день на лист бумаги или на карточку, включая все запланированные встречи и задачи. Затем он просто клал этот список в карман и приступал к работе. Поскольку его жизнь была относительно несложной, эта система планирования была достаточна для удовлетворения его потребностей.

2. Вы можете использовать ваш настенный календарь в качестве средства коммуникации. Это прекрасно работает в семьях, где каждый член должен иметь возможность отслеживать планы других. Назначьте одного из членов семьи «хранителем календаря», и он будет вести его, уточняя и согласовывая с остальными их домашние обязанности и планы на будущее в конце каждого дня.

Настенные календари как системы для тайм-менеджмента имеют, однако, два серьезных недостатка. Во-первых, они не подходят для составления и записи списка текущих дел. Текущие задачи взаимосвязаны с вашим календарем, поскольку, планируя каждую задачу, которую вы хотите выполнить, вы должны спросить себя, когда приступить к ней. Во-вторых, вам будет не совсем удобно носить ваш настенный календарь с собой. Следовательно, вы по-прежнему будете нуждаться в планировщике, и у вас возникнут трудности, если вы будете записывать свои планы и задачи и в настольном (настенном) календаре, и в планировщике. Выберите что-нибудь одно; в большинстве случаев это будет ваш планировщик, поскольку он более удобен и эффективен.

ПЛАНИРОВЩИКИ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ (НА ОСНОВЕ ВЗАИМОЗАМЕНЯЕМЫХ БУМАЖНЫХ БЛАНКОВ): At-A-Glance, Day-Runner, Day-Timer, Time Design, Time Manager, FranklinCoveyPlanner, Filofax [3]3
  На российском рынке представлены не все перечисленные здесь марки органайзеров; кроме того, их широкому распространению препятствует высокая цена. Российским покупателям хорошо знакомы более дешевые версии таких планировщиков, которые в широком обиходе называют органайзерами или тайм-менеджерами. В их конструкции реализован тот же самый принцип взаимозаменяемости различных бланков и бумажных форм, которые по мере необходимости вставляются в раскрывающийся кольцевой механизм обложки, и повторяют структуру и стандартные форматы классических планировщиков. – Прим. ред.


[Закрыть]. Эти ставшие уже классическими инструменты успешно помогают очень многим людям даже в наш век высоких технологий. Вам не придется тратить много времени, чтобы научиться работать с ними, и занесение информации в них является естественным процессом. Вам не нужна электрическая сеть или батарейки. Более того, если вы хотите составить список дел или запланировать встречу, вам не нужно ждать, пока ваш инструмент включится и загрузится: вы просто делаете короткую запись в своем планировщике. И еще вы можете легко настраивать свою систему планирования, используя только те виды страниц и бланков, которые вам нужны, удалив из органайзера все остальное.

Недостатком здесь является то, что, если вы потеряли такой планировщик, это причинит вам много неприятностей и хлопот. Здесь нет простых способов дублирования информации на экстренный случай ее потери. Кроме того, если кто-то другой нуждается в доступе к вашему графику работ или к информации, вам сложнее поделиться ею с таким человеком.

Самый большой недостаток таких планировщиков состоит в том, что, если у вас очень много информации для занесения в него, он становится слишком объемным и тяжелым. Для людей, которые много путешествуют, это может стать поводом для беспокойства. Наилучшей альтернативой будет приобретение компактных и хорошо структурированных моделей таких планировщиков.

Варианты планировщиков для людей линейно-цифрового типа.

Если вы относитесь к линейно-цифровому типу людей, у вас есть два основных варианта выбора: компьютерные программы для планирования времени и портативные электронные устройства: электронные планировщики, органайзеры и записные книжки.

Если вы решили использовать для планирования и управления временем свой компьютер, вам нужно выбрать программное обеспечение, содержащее в себе такие возможности, которые более известны как «личный информационный менеджер» (personal information manager, PIM) или «программы управления контактами» (contact manager). Обе группы этих приложений имеют встроенные календари, формируют списки задач и адресов, но PIM изначально предназначен для планирования личного времени – ваших дел или задач, в то время как программа управления контактами строится как база данных, помогающая вам сконцентрироваться на всем том, что вы должны сделать для ваших клиентов. Такие программы особенно хорошо подходят для людей, занимающихся продажей товаров и услуг. Чтобы не вдаваться в подробности, в этой главе мы будем говорить только о PIM, поскольку такое программное обеспечение получило более широкое распространение.

Если вам нужно что-то более компактное, одним из самых лучших вариантов будет электронное устройство, которое обычно называют личным электронным секретарем (personal digital assistant, PDA). Существует множество разновидностей PIM и PDA, и они совместимы друг с другом. В ваш PDA обычно включаются программы, совместимые с программным обеспечением вашего компьютера. Эта комбинация технически не нарушает принцип «одна жизнь – один инструмент для планирования», поскольку они работают в тандеме: вы подключаете свой PDA к своему компьютеру, на котором установлено программное обеспечение типа PIM, даете команду синхронизации, и тотчас же ваш календарь, сформированный вами с помощью программного обеспечения на компьютере, и встроенный календарь PDA обновляют и дополняют информацию друг друга, извещая вас, если при синхронизации в календаре возникают конфликтующие друг с другом задачи.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ КОМПЬЮТЕРОВ(Act, Microsoft Outlook, Day-Runner, Day-Timer, Lotus Organizer). Существует много компьютерных программ, включающих календарь, возможности планирования и составления списков текущих задач, управление контактами и коммуникациями и формы для хранения и систематизации заметок и информации.

Если вы проводите весь день в своем рабочем кабинете, вы сможете извлечь большую выгоду, пользуясь такими программами. Кроме того, в обстановке большого офиса с собственной локальной сетью, где множеству людей необходим доступ к информации о ваших рабочих планах и о вашем графике работ, возможность доступа к рабочим календарям сотрудников – чрезвычайно эффективное средство для управления. Если вы отсутствуете, ваш секретарь может дополнить ваше расписание. Ваши сотрудники и коллеги могут увидеть, когда вы заняты. Согласовать время встречи или совещания намного проще, когда по сети можно получить информацию о графике работы каждого участника. Вы можете ввести имена тех людей, которых хотите пригласить на встречу, и программа проверит календари всех потенциальных участников, выявит все конфликты с их планами, поможет вам выбрать более удачное время, если это необходимо, и разошлет ваши приглашения на встречу по электронной почте.

Многими программами планирования времени можно пользоваться в режиме свободного доступа в сети Интернет. Вы можете получить доступ к вашим данным с помощью пароля и оперативно вносить изменения в ваше расписание в режиме on-line. Вы можете также предоставить возможность доступа к вашему расписанию другим людям. Другое преимущество таких служб планирования времени в сети Интернет состоит в том, что многие из них могут производить в сети поиск информации о предстоящих событиях, входящих в круг ваших интересов – о концертах, фильмах, телепередачах, спортивных событиях, – и встраивать эти события в ваше расписание. Большинство таких Интернет-календарей совместимы со всеми основными программами для компьютеров и PDA, поэтому вы можете синхронизировать полученную информацию.

Хотя вы и способны использовать специальное программное обеспечение, установленное на вашем персональном компьютере в качестве единственного инструмента для планирования и управления временем, периодически вам придется распечатывать информацию о ваших планах и контактах и носить ее с собой. Когда вы работаете за пределами офиса, вам придется записывать информацию о новых задачах или контактах на бумаге и вводить ее в компьютер по возвращении на рабочее место. Этот метод может оказаться очень неудобным, поэтому я не советую вам его использовать. Однако, если вы достаточно дисциплинированы, чтобы вводить эту информацию каждый раз, как только вы снова оказываетесь у компьютера, или у вас есть секретарь, который может сделать это за вас, этот метод может оказаться для вас подходящим.

Вы можете также использовать одну из таких программ, установив ее на своем мобильном компьютере (ноутбуке), если вы всегда носите его с собой. Но иногда бывает неудобно включать компьютер, ждать его загрузки и искать нужную папку с файлами или раздел программы только для того, чтобы уточнить время и место встречи или ввести еще одно дело в список задач. И до тех пор, пока ваша искушенная высокими технологиями «вторая половина» и все ваши дети не связаны локальной сетью и не подключены к Интернету, это средство не подходит для планирования семейного времени. Кроме того, вы должны заботиться о сохранности информации, часто делая ее резервные копии, чтобы исключить потерю данных в результате сбоев в компьютере.

ПОРТАТИВНЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЛАНИРОВЩИКИ(PALM, SHARP, CASIO). ЭТИ устройства легкие, компактные и способны хранить большой объем информации. В их число входят и очень простые и недорогие электронные органайзеры, и более дорогостоящие личные электронные секретари (personal digital assistant, PDA), и весьма дорогие портативные персональные компьютеры (например, Psion), которые ничем не уступают персональным компьютерам и ноутбукам. Если акронимы, сокращения и аббревиатуры не смущают вас и еще вам не надоели, скажу, что эти мини-компьютеры также известны как палм-топы (palm-top, palm-size PC, PPC). Базовые модели PDA содержат календарь, списки текущих задач, телефонные и адресные книги и обладают функциями для записи заметок и графической информации. Самые совершенные модели «палм-топов» могут выполнять практически все те функции, что и персональные компьютеры, но в меньшем объеме.

Основные преимущества таких устройств – небольшие размеры, малый вес и способность хранить большой объем информации. Кроме того, они экономят время, которое вы тратите на ввод информации: большинство электронных органайзеров и PDA позволяют вам, однажды введя в календарь данные, просматривать их в разных форматах и масштабах времени – в масштабе одного дня, недели и месяца – одним нажатием кнопки. Вы легко можете запрограммировать ваш электронный планировщик на внесение в ваше расписание периодически повторяющихся событий. Вместо того чтобы каждую неделю записывать в своем блокноте «Понедельник, утро: совещания по продажам» – пятьдесят два раза в год, вы можете ввести эту информацию один раз, и одним нажатием кнопки в ваше расписание будут внесены соответствующие добавления до конца года. Электронные органайзеры и PDA также позволяют вам производить поиск и отбор информации по ключевым словам или цифрам.

К недостаткам всех электронных органайзеров можно отнести то, что их использование требует больше времени, чем обычно необходимо для беглого просмотра страниц в обычных бумажных планировщиках или на запись в них текущей информации. Кроме того, чтобы научиться пользоваться PDA, требуется время, поэтому многие люди в итоге используют их просто в качестве электронных записных книжек.

Планировщики на бумажной основе.

ЗА

• Нет необходимости изучать программное обеспечение.

• Запись информации производится естественным и удобным способом.

• Нет необходимости беспокоиться об электропитании.

• Вы можете легко перелистывать страницы, чтобы получить общее представление о своих делах.

• Вы можете хранить использованные листы и бланки на полке, чтобы всегда иметь возможность обратиться к ним.

ПРОТИВ

• Нет возможностей автоматического поиска информации.

• Есть возможность переполнения, планировщик становится громоздким.

• Сложно создавать резервные копии информации.

• Другие люди не могут получить доступ к вашей информации.

Электронные планировщики.

ЗА

• Вы можете производить поиск и отбор информации по ключевым словам или цифрам.

• Вы можете легко группировать и трансформировать данные.

• Легко создавать резервные копии информации.

• К вашей информации с помощью сети могут получить доступ другие люди.

ПРОТИВ

• Вы можете просматривать одновременно только один экран или окно; сложно получить общий обзор.

• Неудобно обращаться к архивной информации.

• Ниже скорость обращения к данным.

Если вам приходится пользоваться электронными системами планирования времени.

Даже если вы относитесь к людям зрительно-осязательного типа, вы можете решиться совершить путешествие в мир электронно-цифровых систем в том случае, когда другим людям необходим быстрый доступ к вашему расписанию или графику работ. Возможно, компания, в которой вы работаете, потребует от вас пользоваться компьютерной системой планирования рабочего времени. Или, если вам приходится хранить слишком большой объем информации в своем блокноте или органайзере, вес и объем такого планировщика на основе бумажных бланков может оказаться для вас слишком большим. И наконец, вы можете предпочесть электронный планировщик по соображениям безопасности и конфиденциальности информации, поскольку его программные средства требуют введения пароля для получения доступа к вашим данным.

Если вы относитесь к людям зрительно-осязательного типа и собираетесь использовать электронный планировщик, вы можете научиться этому, но имейте в виду, что вам могут потребоваться недели или даже месяцы, чтобы освоиться и чувствовать себя комфортно в работе с таким устройством или системой. Переходя от бумажной технологии планирования времени к электронной, лучше всего заранее побеспокоиться об адаптации программных средств электронного планировщика к вашим потребностям и предпочтениям. Задумайтесь о том, что именно вам нравится в вашем бумажном органайзере – как вы привыкли пользоваться им, какая форма представления информации вам удобна, – и затем посмотрите, можно ли настроить ваш электронный планировщик так, чтобы его работа соответствовала вашему стилю мышления. Если вы выбираете из нескольких моделей, изучите каждую из них поподробнее, чтобы убедиться, что выбранный вами планировщик можно приспособить к вашей манере организовывать информацию.

Размеры и удобство пользования.

Если вы много передвигаетесь, вы захотите выбрать самый маленький из существующих органайзеров. Если ваша работа не предполагает частых разъездов, ваш инструмент для планирования может занимать столько места, сколько вам необходимо.

Планировщики на основе взаимозаменяемых бумажных бланков имеют самые разные размеры, от карманных до формата А4 (21 х 29 см). Вы должны учитывать две вещи: размах вашего почерка и объем записей, которые вы обычно делаете.

Если у вас плотный график работы и вы должны параллельно отслеживать графики сотрудников, вам понадобится большой планировщик. Если вам требуется много места, но вы не хотите везде носить с собой слишком много бумаг, выберите планировщик с небольшим диаметром кольцевого механизма, и носите с собой только бланки на ближайший месяц. Выбирая программное обеспечение, проверьте свободное место на жестком диске своего компьютера и убедитесь, что его будет достаточно для запуска программы.

Электронные органайзеры должны быть компактными, и конкуренция между производителями заставляет их делать все более и более легкие и миниатюрные устройства. Однако существует разумный предел компактности. Если вы не можете читать информацию на дисплее без напряжения зрения, или если экран слишком мал, чтобы соответствовать объему вашей информации, или клавиши управления слишком малы, чтобы было удобно обращаться с ними, – вы не сможете получить удовольствие от работы с другими функциями вашего электронного органайзера, какими бы замечательными они ни были.