Текст книги "Короче: меньше слов – больше смысла"
Автор книги: Джозеф Маккормак
сообщить о нарушении
Текущая страница: 3 (всего у книги 13 страниц) [доступный отрывок для чтения: 4 страниц]
• Проблема. Вы позволяете себе излишнюю многословность в разговоре со знакомыми. Такая фамильярность ведет к презрительному отношению к собеседнику и недостатку краткости. Вы используете двойные стандарты: со значительными людьми вы лаконичны, а с теми, кого хорошо знаете, не в меру болтливы.
• Пример. Пятница, конец рабочего дня. Вы сталкиваетесь со своим руководителем, возвращающимся с встречи. Он из вежливости интересуется вашими планами на выходные, а у вас их множество. В середине вашего пятнадцати минутного монолога начальник задумывается: «Может, мне не надо было спрашивать? Или следовало выбрать другую дорогу?»
• Последствия. Разговору о погоде – свое время и место. Всегда стоит помнить: то, что интересно для вас, может оказаться настоящей пыткой для слушателей. Ко всем нужно относиться одинаково. Мы занятые люди и ждем от вас лаконичности.
5. Неразбериха• Проблема. Вы предпочитаете думать вслух, если вам не вполне понятен предмет ваших размышлений. Это большая ошибка. Когда мысли только зарождаются, они, как правило, беспорядочны и неопределенны. И это нормально, но только до тех пор, пока вы не начнете демонстрировать их окружающим.
• Пример. Вы руководитель в строительной фирме. Вам нравится генерировать идеи в процессе мозгового штурма. Не все они попадают в точку, но вы увлечены творческим процессом. Не в силах сдерживать восторг, вы описываете очередной великий прорыв. Окружающие молча слушают, как ваши мысли растекаются по древу и запутываются в трех соснах.
• Последствия. Даже если ваша мысль только формируется, люди оценивают вас и ваши способности. Нужно тщательно выбирать, когда, где и с кем думать вслух.
6. Сложность• Проблема. Вы твердо убеждены: некоторые вещи настолько сложны, что их невозможно упростить. Хотя весь мир высоко ценит людей, которые умеют излагать непростые идеи простым языком.
• Пример. Звонит клиент, чтобы уточнить сроки доставки заказа, который выполняется с опозданием. Вы в курсе всех проблем, тормозящих проект, и даете многословный ответ, чтобы оправдать неожиданную задержку. Ваш собеседник очень недоволен. Теперь он еще и обеспокоен, не возникнет ли проблем с качеством, если процесс производства такой же запутанный, как и объяснения представителя отдела обслуживания клиентов.
• Последствия. Когда люди ждут простого ответа, нужно его дать. Не получив желаемого, они потеряют терпение и доверие.
7. Небрежность• Проблема. Зачастую вы неаккуратны в подборе слов. Ваши мысли и слова путаются, а собеседникам остается только гадать, что вы хотели сказать, и испытывать раздражение от невозможности вас понять.
• Пример. Вы только что вернулись после встречи с ценным клиентом и хотите поговорить со своим руководителем о статусе нового контракта, поэтому звоните ему поздним вечером. Вы не ожидали, что придется оставлять голосовое сообщение, поэтому оно получилось очень пространным. Вы понимаете, что это не лучший выход, но надеетесь все прояснить завтра. Вы даже отправляете руководителю электронное письмо (такое же длинное). В тот же вечер ваш адресат проверяет свою голосовую и электронную почту и начинает сомневаться в вашей способности общаться с клиентами.
• Последствия. Ваша умственная и словесная лень заставляет руководителя задуматься над тем, готовы ли вы к следующему заданию и подходите ли для этой работы.
При профессиональном взаимодействии нужно придерживаться самых высоких стандартов и прежде всего думать о том, сообщаете ли вы главное.
Меняться должны вы сами. Не ждите, что другие готовы мириться с семью вашими «смертными грехами». Не забывайте о них, чтобы научиться быть бережливым собеседником и мастером краткости. Это даст вам возможность быстро измениться, что приведет к высоким результатам в профессиональном общении.
Коротко говоря, освоить правила краткости трудно. Потому что есть семь малозаметных, совершаемых бессознательно «смертных грехов», которые могут в этом помешать.
Глава 4
«Большой взрыв» краткости
Коротко говоря, будьте дисциплинированны, вежливы и хорошо подготовлены, и клиенты скажут вам спасибо.
История успехаУмение кратко выражать свои мысли – не обязательно следствие личного негативного опыта руководителя. Бывают такие истории успеха, которые сразу влияют на планы занятых людей. Приведу пример.
Эдна, финансовый директор компании, рассказала мне об удачном опыте работы с одной из консультационных фирм. Она руководитель высшего звена, работает в напряженном темпе и ежедневно обрабатывает массу информации: проверяет электронную почту, отвечает на телефонные звонки и вопросы сотрудников. Она крайне востребована, потому что обладает способностью обрабатывать большой объем данных и принимать быстрые решения. Но, как и многие из нас, Эдна легко отвлекается. Она заводится с полуоборота и всегда стремится довести дело до конца. Чтобы добиться ее одобрения, нужно завладеть ее вниманием. Она типичный современный руководитель.
Основы краткости
Корректировки. От деталей 1-го уровня к деталям 3-го уровня
Удалите из своего рассказа ненужные подробности.
Чтобы проверить способность участников тренингов исключать ненужную информацию, я использую такое упражнение: прошу представить, что сейчас решающий момент в их профессиональной деятельности. На подготовку трехминутной презентации я даю им 10–15 минут. Многие слушатели волнуются, выбирая информацию, которой хотят поделиться.
Потом я прошу их провести презентацию для партнера, который слушает, делает пометки и сообщает свою версию (длительностью не больше минуты) выступления остальным участникам группы. В презентации детали 1-го уровня – самые важные, детали 2-го уровня придают процессу изюминку, но не затягивают его, а детали 3-го уровня – скорее отягощают.
Такое задание заставляет слушателей вносить корректировки. Чтобы сообщить главное за минуту, нужны только детали 1-го и 2-го уровней.
Возможные последствия:
• Обеспечьте мгновенное понимание. Люди благодарны, когда для восприятия сути информации от них требуется меньше времени и энергии.
• Определите, что вам мешает. Чтобы избавиться от ненужных деталей, требуется внимательность и осознание того, что здесь лишнее.
• Живите по принципу «меньше – значит лучше». Когда вам нужно сократить текст выступления, трудно решить, что убрать, а что оставить. Помните о том, что действительно важно для людей.
«Все мои встречи похожи друг на друга. Мы садимся, знакомимся, просматриваем презентацию в PowerPoint, потом мне начинают приходить сообщения и происходят заминки, мои собеседники тем временем проверяют свои телефоны, я – почту, участники то включаются в ход обсуждения, то отвлекаются от него, – говорит она. – И вот однажды я была абсолютно поражена тем, как моя консультационная фирма приспособилась к новой реальности. Первое, что они сделали, – предложили очень убедительные и четкие выводы. Все данные оказались у меня перед глазами, не было никаких долгих вступлений. Они с ходу определили направление улучшений: “Вот что мы выяснили и вот что, по нашему мнению, нужно сделать”, – объясняет Эдна. – Все это заняло пять-десять минут. Им был выделен час, но они предположили, что все самое важное нужно сообщить в первые же минуты встречи. Не откладывая дела в долгий ящик, они обрисовали основное направление», – рассказывает она.
Подав основное блюдо в начале презентации, клиент гарантировал концентрацию внимания Эдны, даже когда появился первый раздражитель – стук в дверь. «Еще перед тем как люди начали выходить за дверь, у меня сложилось четкое понимание направленности встречи, – говорит она. – Мне показалось, я получила то, что нужно». Ощущение лаконичности перешло и на оставшуюся часть встречи. «Их презентация содержала всего десяток слайдов. Они говорили не со слайдами, а со мной, – объясняет Эдна. – Каждый слайд имел сильный заголовок и хороший визуальный ряд».
«Какая атмосфера царила?» – спросил я.
«Все были вовлечены в разговор. Консультанты говорили со мной, они не выступали передо мной. Они давали мне возможность высказаться, что было для меня действительно важно. Мне показалось, что они готовы слушать и обсуждать».
Раздраженный до безумия
• Ваши презентации теряются в ежедневном потоке информации, которую они получают. Не дайте им утонуть.
«Вас что-нибудь отвлекало?»
«Да, но, когда появлялся какой-то раздражитель, мне не хотелось на него отвлекаться, настолько я была увлечена нашим разговором».
Консультанты также использовали много наглядных материалов, в том числе короткий видеоклип, демонстрировавший анализ одного случая из практики. По словам Эдны, «разговор длился около сорока пяти минут, консультанты раскрыли суть дела так быстро, что смогли закончить встречу раньше срока». Это их modus operandi[7]7
Образ действий (лат.). Прим. ред.
[Закрыть]. «Именно так они работают, – объясняет Эдна. – Каждая важная задача сопровождается разъяснением основных положений, так как есть понимание, что я против длительных презентаций. Мне нравится разговаривать с людьми».
Краткие выводы
Беседа всегда предпочтительнее презентации
Кеннет Бланшар, автор книги The One Minute Manager[8]8
Издана на русском языке: Бланшар К., Джонсон С. Одноминутный менеджер: самые практичные техники менеджмента. – М.: Попурри, 2013. Прим. ред.
[Закрыть], говорит: «Недавно я слушал оратора, выступавшего с мотивационной речью. Он говорил о семи секретах успеха, на первые четыре у него ушло сорок пять минут. Вы бы видели, как заерзали слушатели! Похоже, они думали: “О боже, неужели осталось еще три?”» Говорите с людьми, а не выступайте перед ними. Позвольте им взаимодействовать с вами и участвовать в разговоре.
Эдна добавила, что их подход к коммуникации распространяется и на взаимодействия с компанией: звонки всегда деловые, люди готовы ответить на любые вопросы, поощряют, когда их задают, и дают ей время на обдумывание. Их электронные письма всегда лаконичны. «Я с нетерпением жду каждой встречи с ними. Считаю ее делом первостепенной важности, потому что они знают, как привлечь мое внимание, – говорит Эдна. – У них в команде все такие. Это как глоток свежего воздуха».
Коротко говоря, будьте дисциплинированны, вежливы и хорошо подготовлены, и клиенты скажут вам спасибо.
Часть вторая
Дисциплинированность
Как стать дисциплинированным, чтобы быть четким и последовательным
Глава 5
Ментальная мышечная память для совершенствования краткости
Коротко говоря, недостаточно знать, почему нужно говорить меньше. Есть четыре проверенных метода, которые гарантируют натренированность этой мышцы.
Тренировка краткостиПытаться объяснить, что такое лаконичность, – амбициозное решение. Когда я начал писать эту книгу, друзья и близкие часто спрашивали меня: «Как идут дела?» Вопрос незамысловатый, но на него трудно ответить кратко. Поэтому я решил, что мне нужна метафора.
«Как рубка леса. Недостаточно просто взяться за топор, – ответил бы я, – нужно продумать, как рубить дерево». Книга о краткости не может затрагивать лишь причины ее нужности. Необходим план – детальное описание того, как вы будете меняться. За долгие годы работы я наблюдал, как к представителям самых разных профессий приходит озарение и они становятся лаконичными. Я помогаю занятым руководителям, суровым военным, директорам по продажам и многим другим справиться с затруднениями на этом пути.
Во второй части книги я научу вас, как усовершенствовать этот навык. Я основываюсь на четырех подходах. Для развития ментальной мышечной памяти, то есть привычек, которые нужно выработать и от которых не следует отказываться ни при каких обстоятельствах (поскольку именно они делают нас квалифицированными специалистами), вы можете использовать один из них или все вместе. Данный подход подразумевает следующие действия:
• Составьте карту памяти. Карты BRIEF применяются для лаконичного выражения мыслей и сокращения объемов информации.
• Расскажите историю. Для четкого, последовательного и убедительного объяснения применяется сторителлинг[9]9
От англ. storytelling – «рассказывание историй». Современная форма сказительства – коммуникационный, эстрадный и маркетинговый прием, использующий медиапотенциал устной речи. Используется в психотерапии. Прим. ред.
[Закрыть].
• Побеседуйте. TALC Tracks превращают монологи в управляемые диалоги.
• Покажите. Наглядные материалы привлекают внимание и возбуждают интерес.
Каждый из подходов помогает управлять вниманием и поддерживает концентрацию на нужном уровне.
Коротко говоря, недостаточно знать, почему нужно говорить меньше. Есть четыре проверенных метода, которые гарантируют натренированность этой мышцы.
Глава 6
Составьте карту памяти: от интеллект-карты к картам BRIEF
Коротко говоря, специалисты ошибочно отказываются от составления планов, но карта BRIEF – это новый визуальный инструмент планирования, который готовит вас к краткости.
Учитель английского языка в 11-м классе был правРаботать на основе тезисов – отличная идея. Как глава большого семейства я частенько проверяю домашние задания у своих детей. И хотя порой это не очень приятно, я с готовностью выступаю в роли их слушателя. И я всегда прошу их писать тезисы. «Я человек из мира бизнеса, – говорю я им. – Готов помочь вам, но вначале вы должны составить для меня план того, что хотите сказать».
Моя дочь Изабель писала сложную курсовую работу о свободе слова. Для курса, на котором она училась, это был крайне важный проект. Она работала над ним несколько месяцев, текст не должен был превышать восьми страниц. «Папа, у меня столько материала, я не знаю с чего начать», – пожаловалась Изабель.
«Не волнуйся, просто покажи мне свои тезисы», – сказал я, понимая, что ее учитель тоже их ждет.
«Они у меня уже есть».
«Хорошо, покажи мне», – ответил я. Но тезисов я так и не дождался. Вернее, она быстренько набросала их прямо у меня на глазах, и я даже не смог остановить ее.
«Прочитай несколько первых страниц курсовой, мне важно знать, что я на верном пути», – попросила Изабель. Я погрузился в чтение и начал вносить правки. Сам того не замечая, я исчеркал красной ручкой всю ее работу. Она стала ее защищать. Это было неприятно для нас обоих. Мы бы избежали этой неловкой ситуации, если бы Изабель составила тезисы. Схематичный план организует мысли, выделяет приоритеты и помогает избежать многословия.
Правда, профессионалам кажется, будто с годами для них необходимость составления плана отпадает. В школе план – обязательное требование, но с возрастом мы отказываемся от него. Как ни странно, это особенно ярко проявляется при подготовке важного сообщения – речи, отчета или электронного письма. В них не просматривается ни малейшей структуры. Это самая большая ошибка из всех возможных. Особенно если принять во внимание огромное количество информации, с которой приходится иметь дело и откуда нужно выуживать главное.
Но вернемся к Изабель. Предположим, что большинство ее одноклассников сделали то же самое: небрежно составили план или не сделали этого вовсе. А теперь представьте, как тяжело читать такой несвязный лепет. Я подсчитал: 100 учащихся сдали работы, это около 800 страниц. Если на проверку каждой уйдет по пять минут, то всего преподаватель затратит 60 часов.
Учительница Изабель вынуждена была потратить на эту изнурительную работу все весенние каникулы. Наверняка она так и не успела отдохнуть. А теперь представьте, что эта несчастная учительница – ваш клиент. Сколько часов вы потратили на плохо подготовленные обсуждения, встречи и электронные письма, созданные спонтанно, без формулировки тезисов? Представьте, сколько путаницы и огорчений вы вызвали небрежным отношением.
Соотношение «отговорка – последствие»
Давайте посмотрим, ухудшается ли коммерческое предложение при отсутствии планирования. Лэндон – старший менеджер по продажам. При подготовке к выступлениям и последующему ведению важных заказов он никогда не пользуется планом. Вернее, создает его только в уме. Оправдывая себя, он утверждает, будто у него мало времени, он не раз проводил подобные презентации. В результате – катастрофа.
Когда Лэндон выступает, ему не хватает дисциплинированности. Его презентации длятся более часа, электронные письма растягиваются на несколько абзацев, планы по работе с заказчиками, составленные для руководства, содержат не менее 20 страниц и полны ненужных подробностей. Даже обновления его статуса в социальных сетях – это бессмысленные посты о том, что он ел на завтрак. Но хуже всего то, что его коммерческие предложения не просто длинные: они наполнены путаными мыслями и перегружены информацией.
Если бы у Лэндона была привычка планировать, его коллеги и клиенты почувствовали бы это. Те, с кем вы ежедневно общаетесь, получают слишком сложную, недоработанную, избыточную информацию. Они страдают от того же, от чего и потенциальные клиенты Лэндона. И думают: «В чем смысл сказанного?» Они удивляются, почему он так непонятно говорит. А Лэндон сталкивается с низкими продажами, сбитыми с толку потребителями и резкими отзывами о своих выступлениях. Такое случается со всяким. Но вы можете избежать этого, если структурируете идеи в виде плана.
Благодаря пяти преимуществам планирования вы:
• Подготовлены. Я готов предоставить информацию.
• Организованны. Я понимаю, как связаны между собой все мои мысли.
• Понятны. Я знаю, что главное в моем сообщении.
• Действуете по ситуации. Я могу предложить более широкую картину, чтобы моя позиция стала отчетливее.
• Уверены. Я досконально знаю то, о чем говорю.
Составление плана стоит потраченных усилий. Это не слишком большая плата за избавление от сумбурности изложения и за экономию времени.
Построение интеллект-карт и современное планированиеВсе большую популярность приобретает практика составления интеллект-карт, или визуальных схем. Это вполне логично, поскольку все элементы метода, которые делают его столь привлекательным, присутствуют в современном мире: широкое распространение программного обеспечения, применение планшетов и тяга к визуализации.
Чак Фрей, специалист по составлению интеллект-карт, рассуждает о ценности визуальных схем{18}18
Чак Фрей. Информационный треугольник // Блог по программам для составления интеллект-карт (18 декабря 2008 года). URL: http://mindmappingsoftwareblog.com/information-triage.
[Закрыть]:
Программное обеспечение для составления интеллект-карт прекрасно подходит для определения информационных приоритетов, потому что позволяет собирать, организовывать, оценивать и действовать на основании огромного количества данных, знаний и идей… оно дает возможность перемещать темы и подтемы, прикреплять к ним заметки, ссылки и документы, которые поясняют контекст, и играть со своими идеями в игру «что если». Ничто иное не предоставляет столько возможностей и гибкости при работе с информацией, как программное обеспечение по составлению интеллект-карт.
Интеллект-карты получают распространение благодаря таким верным сторонникам, как Фрей. Он объясняет, что компании, подобные Boeing, охотно используют их, поскольку «они представляют собой основу, которая позволяет размышлять над тем, как вы мыслите». Интеллект-карты как рабочий инструмент распространяются все шире. Например, в компании Boeing есть внутренний форум для их продвижения и поощрения. Компания Mindjet, лидер среди разработчиков программного обеспечения по составлению интеллект-карт, решениями которого пользуются 80 процентов компаний из списка Fortune 100, предлагает пользователям простой, но эффективный инструмент для борьбы с перегруженностью информацией и наведения порядка в информационном хаосе{19}19
Mindjet представляет Программу по развитию каналов с североамериканскими партнерами // Mindjet. URL: http://www.mindjet.com/press/releases/2013-01-15_propel_channel/.
[Закрыть].
И программное обеспечение Mindjet, и даже бесплатные, менее известные инструменты (Bubbl.us, например) вызывают повышенный интерес, так как основаны на визуализации, логичны и интуитивно понятны.
Краткие выводы
Карты BRIEF – удобный инструмент для формирования краткостиНа подготовку к тому, чтобы говорить меньше, нужно время
Большинство людей слишком заняты или ленивы, чтобы тратить время на умение быть лаконичным. Блез Паскаль говорил: «Это письмо получилось таким длинным, потому что у меня не было времени сделать его короче». Если не прикладывать усилий и не тратить время, результатом станет путаница. Еще Гораций утверждал: Brevis esse laboro, obscurus fio («Стараюсь быть кратким – становлюсь непонятным»).
Растущее число компаний, применяющих интеллект-карты, побудило меня попытаться разобраться, почему о них так много говорят. Чтобы улучшить передачу информации за счет упрощения сложных сообщений и превращения их в одностраничную наглядную схему, я решил разработать особый тип интеллект-карты – карту BRIEF.
Эти карты объясняют и обобщают важную информацию. Они полезны и удобны для руководителей, помогают кратко излагать содержание отчетов о результатах работы, выводов, сделанных на собраниях, и обобщать стратегии. BRIEF способны выразить корпоративную идеологию, выделить ключевой аспект нового продукта, упростить сложную проблему, на понимание которой ушло бы много времени. Такие карты помогают обеспечить направленность развития нужной темы – и поддерживают ее четкость и последовательность.
Буквы в аббревиатуре BRIEF обозначают определенную функцию каждого блока на карте. Центральный блок, представляющий собой основную задачу вашей коммуникации, называется блоком BRIEF. Перед построением карты BRIEF я рекомендую воспользоваться аналитической картой (см. рисунок ниже), которая отражает то, что вы можете сказать по теме, и определяет последовательность и логику этих мыслей. Любая карта BRIEF структурирована следующим образом:
B (от англ. background) – вводная информация или начало (beginning).
R (от англ. reason) – причина или актуальность (relevance).
I (от англ. information for inclusion) – информация для вовлечения аудитории.
E (от англ. ending) – заключение или выводы (conclusion).
F (от англ. follow-up) – контроль результатов или вопросы, которые, как вам кажется, могут задать вам (или зададите вы).
