Текст книги "Организуй себя"

Автор книги: Джон Каунт

сообщить о нарушении

Текущая страница: 5 (всего у книги 15 страниц) [доступный отрывок для чтения: 6 страниц]

Мобилизуйте силу привычки

Каждый рабочий день вы начинаете с определенным, но ограниченным запасом энергии и стремитесь расходовать ее наиболее продуктивным образом. Однако вполне возможно, что простые и не очень важные задачи отвлекают ваши наличные ресурсы от выполнения тех более объемных проектов, которые требуют постоянной концентрации внимания и усилий. Используя силу привычки, вы можете высвободить необходимую энергию для выполнения более трудоемких задач, которые действительно влияют на эффективность вашей работы. Если вы испытываете гордость за внесение элемента творчества в вашу работу и чувствуете инстинктивную антипатию ко всему, что напоминает рутинную деятельность, утешайтесь сознанием того, что привычные и рутинные занятия в течение дня экономят вашу энергию, которую позднее вы сможете использовать для решения творческих задач.

Давайте рассмотрим некоторые виды однообразной, механической деятельности, например, процесс чистки зубов. Прочно укоренившиеся виды деятельности такого рода стали неотъемлемой частью начала вашего рабочего дня. В то время как вы осуществляете эти однообразные, механические манипуляции, ваши мысли могут находиться совершенно в другом месте. Вы можете одновременно слушать радио, планировать свой рабочий день и совершенно не беспокоиться о ходе этих привычных процессов. Они совершенно не требуют расхода умственной энергии. Ваш рабочий день может включать в себя задачи, которые, с некоторой натяжкой, можно приравнять к чистке зубов. Конечно, такой степени умственной отстраненности, как в примере с чисткой зубов, здесь достичь невозможно, но все же данные задачи выполняют свою роль и приводят к выходу лишней энергии в данный конкретный момент. Они конкурируют со всеми остальными задачами за место в вашем плотном расписании; вам следует решить, когда за них приниматься, и беспокоиться, если они не выполнены.

Ряд общих организационных задач, описанных в этой книге, можно для удобства вашей работы отнести к видам обыденной, механической деятельности. Они могут включать в себя:

· обновление ваших графиков на следующий день неделю – Глава 2;

· работу с входящей корреспонденцией – Глава 4;

· поддержание порядка на рабочем месте – Глава 6;

· выполнение рутинной работы с файлами – Глава 7.

Конечно, этим данный список не ограничивается. Вам придется столкнуться и с другими задачами, отвечающими специфике вашей работы. Наряду с позитивными рабочими привычками, высвобождающими нашу энергию для осуществления более важных видов деятельности, существуют и негативные рабочие привычки, которые препятствуют эффективности работы.

Франциска Крэйг является в этом смысле классическим безалаберным работником, не умеющим поддерживать должный порядок на своем рабочем месте. Являясь примером дисциплинированности и организованности некоторых видах деятельности, она, тем не менее, продолжает работать среди полного хаоса, царящего на ее рабочем столе. Она осознает, что на поиски того или иного инструмента у нее уходит слишком много времени, и понимает, что при регулярном наведении элементарного порядка эффективность ее работы резко возрастет. Периодически она даже устраивает уборки своего рабочего места с тем, чтобы среди кучи мусора отыскать важные для нее материалы, но до сих пор эти мероприятия так и не вошли у нее в привычку.

Как вырабатываются привычки

Как позитивные, так и негативные привычки вырабатываются за счет неоднократных повторений и поддержки. О роли повторений в формировании привычки знает буквально каждый, но зачастую нам не хватает настойчивости в доведении новой привычки до автоматизма. Следует также помнить, что при выработке привычки фактор повторения будет эффективен только в том случае, если наряду с ним применяется и фактор подкрепления.

Подкрепление может быть как позитивным, так и негативным. Одним из зачастую неоправданно игнорируемых примеров подкрепления являются хвалебные отзывы (если вы даже хвалите сами себя) или же просто ощущение уверенности из-за того, что вы пометили галочкой очередной пункт в своем списке «Что надо сделать?». Примером отрицательного подкрепления может служить нежелательный дискомфорт. Некоторые виды подкрепления являются более эффективными по сравнению с другими. Те виды подкрепления, которые выражаются ясно и немедленно, производят больший эффект, чем те, которые являются менее определенными и относятся к отдаленному будущему. Что касается Франциски и ее привычек относительно порядка на рабочем месте, то последствия любого другого ее поведения были бы неясными и непредсказуемыми, по сравнению с немедленным подкреплением, обеспечиваемым ее настоящей рабочей привычкой. Эта рабочая привычка воспринимается ею как способность быстро и легко перестраиваться с решения одной задачи на другую с минимальным временем на подготовку и уборку. Для изменения стереотипа поведения ей необходимо установить хорошо продуманную связь между различными привычками и их последствиями и работать над закреплением этой связи каждый раз, когда она сама добивается требуемого поведения.

Привычки также поддерживаются средой, в которой вы вращаетесь, включая ваше собственное отношение и восприятие, отношение и восприятие тех, кто близок к вам, и обстановку, господствующую на вашем рабочем месте. Мнение Франциски о себе как о деятельной и творческой натуре представляет собой один из факторов, формирующих ее поведение. Другим таким фактором является ее устоявшееся мнение о том, что пустой рабочий стол является признаком недостаточной загруженности работой его владельца.

Из всего вышеупомянутого вытекает, что, казалось бы, простое решение о вводе новых привычек и их использовании в составление расписания вашего рабочего дня еще не является гарантией успеха. Вы должны обратить особое внимание на среду, в которой развивается ваше настоящее поведение, и хорошенько поработать над выработкой и закреплением требуемой привычки до полного автоматизма. Все это требует времени, но поверьте, результат стоит того.

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ – СПРОСИТЕ СЕБЯ:

· Какие привычки из числа моих повседневных рабочих привычек положительно сказываются на интенсивности моего труда?

· Какие привычки из числа моих повседневных рабочих привычек отрицательно сказываются на интенсивности моего труда?

· Какие новые привычки я мог бы развить у себя с тем, чтобы повысить интенсивность моего труда?

Советы по осуществлению изменений в области привычек

· Старайтесь думать о привычке, выработкой которой вы занимаетесь в настоящее время, в положительном плане. Пусть она ассоциируется у вас с положительными результатами, например: возможностью высвободить время для творческой и приятной работы вместо того, чтобы сосредотачиваться на изучении скучной и приземленной природы самой задачи.

· Пусть ваши новые привычки ассоциируются у вас с положительными аспектами вашего собственного представления о себе. Они являются важными фактора ми вашего творческого и решительного подхода к работе, в отличие от рутинных привычек, демонстрирующих ваши бюрократические наклонности.

· Не колеблясь, меняйте среду, в которой процветают привычки, которые бы вы хотели изменить. Например, постарайтесь совместить по времени изменения на вашем рабочем столе с генеральной уборкой вашего рабочего места.

· Помните, что немедленное положительное под крепление – это именно то, что помогает закреплять новые привычки. Оно может выражаться в различных формах, например: в зачеркивании очередного пункта в вашем списке «Что надо сделать?», тем самым вы как бы вознаграждаете себя за достижение желаемого результата, то есть вы со спокойной совестью можете пойти домой или на обед. Эта поддержка может даже просто заключаться в чувстве удовлетворения, которое вы испытываете, поздравляя самого себя с успешным завершением той или иной задачи. Каждый раз, когда вы занимаетесь выработкой нового стереотипа поведения, старайтесь найти в этом положительные элементы, что само по себе будет служить вам подкреплением.

· Постарайтесь сразу же определить место своим новым привычкам в расписании вашего рабочего дня, например: сразу же по прибытии на работу, буквально перед обедом, немедленно после обеда, незадолго до ухода домой. Постарайтесь связать их с постоянными ориентирами, что позволит вам не упускать их из виду.

· Продолжайте работу по закреплению и контролю за новым стереотипом поведения до тех пор, пока он полностью не укоренится в вашей жизни. В течение не скольких недель постарайтесь на постоянной основе включать новые рабочие привычки в ваш список «Что надо сделать?» и соответствующим образом вознаграждайте себя за их неукоснительное соблюдение.

· Не старайтесь объять необъятное, двигайтесь вперед постепенно. Перед тем как приступить к выработке очередной привычки, убедитесь, что предыдущая закрепилась в новом стереотипе вашего поведения достаточно прочно.

Отточите ваше мастерство в области принятия решений

На протяжении всего рабочего дня нам постоянно приходится принимать те или иные решения: что делать с каждой бумажкой, проходящей через ваш рабочий стол; к решению какой следующей задачи вам следует приступить; где искать необходимую информацию. В данной главе нас интересуют только те мелкие решения, которые могут вступить в противоречия с решениями более крупного масштаба. Если вы будете суетиться по незначительным вопросам или решениям, принятие которых можно перепоручить другим лицам, то у вас неизбежно останется меньше времени и энергии для решения поистине важных проблем.

Здесь нас интересуют те более или менее важные решения, относящиеся к нашей работе, которые влекут за собой серьезные рассуждения, вызывающие, в свою очередь, приверженность тому или иному образу действий, который необходимо строго контролировать от начала до успешного завершения. Если вы желаете достичь эффективности при решении тех или иных вопросов, вам следует руководствоваться системным и организованным подходом. Ниже приводятся факторы, которые могут помешать данному процессу:

· страхи и опасения;

· отсутствие информации и других ресурсов;

· конфликтующие масштабы времени;

· поведенческий стереотип других лиц.

Опасения

Как мы уже видели, опасения приводят к различного рода отсрочкам. Принятие решений часто откладывается или же полномочия для принятия решений передаются в рабочие группы из-за опасения совершить ошибку. Беспокойство за процесс исполнения того иного решения может являться таким же важным моментом, как и выбор правильного образа действий. Возможно, вы знаете, как правильно приняться за дело, но перспектива его выполнения пугает вас. Вполне вероятно, что принятое решение может повлечь за собой неприятную конфронтацию с другими лицами. По этой причине желающих принимать решение по таким трудным вопросам, как дисциплинарные, зачастую не находится.

Информация

Информация является причиной так называемого «аналитического паралича». С одной стороны, этот «аналитический паралич» может быть вызван недостатком информации для принятия взвешенного решения, зачастую этим пользуются, чтобы оправдать всякого рода отсрочки. С другой стороны, избыток информации может привести к тому, что лицо, отвечающее за принятие того или иного решения, теряется в ее непрерывном потоке. Здесь также возникает элемент страха. С одной стороны, появляется опасение, что обретение дальнейшей информации может привести к дополнительным осложнениям. С другой стороны, возникает не менее зловредное опасение, что если вы прекратите сбор информации, то упустите что-либо важное, что может указать вам правильный путь к решению стоящей перед вами задачи. Сбор данных должен осуществляться с учетом важности решаемого вопроса. Здесь вам следует научиться определять тот момент, когда данных, собранных вами, достаточно для принятия взвешенного решения; когда нет нужды прибегать к дополнительным действиям, ведущим, как правило, к отрицательным последствиям.

Расчет времени

Я не думаю, что вам следует напоминать об удобных моментах. Принятие правильного решения в неудобный момент может быть не менее вредным, чем принятие неверного решения в удобный момент. Некоторые решения должны приниматься быстро, колебания при их принятии могут привести к тому, что удобный момент будет упущен. Но имейте в виду, что спешка при принятии решений, требующих тщательного размышления по причине того, что задача, по которой принимается решение, является многоступенчатой или же потому, что выполнение данной задачи влияет на другие виды деятельности, здесь не нужна. Не следует забывать, что рамки проблемы, над которой вы размышляете, могут быть как краткосрочными, так и долгосрочными. Если вы приняли долгосрочное решение, то вам следует неукоснительно следовать ему, не пытаясь при затруднениях хвататься за краткосрочные решения, как за соломинку.

Поведение других лиц

Решения, как вы понимаете, принимаются не в вакууме. Зачастую они будут оказывать сильное воздействие на окружающих вас лиц, имеющих полный набор своих предубеждений и предпочтений, обладающих своим политическим багажом и имеющих собственное мнение по поводу своего статуса, роли и репутации. Их следует убедить в выгодах того или иного решения, а, возможно, даже в принятии ответственности за него на себя. Если вы будете игнорировать вышеупомянутые факторы, то можете вообще забыть о принятии решений.

Джилл Брук является директором не самой крупной средней школы. Перед ней стоит задача по приобретению компьютеров для учеников. В прошлом школьной администрации посоветовали приобрести машины, которые оказались несовместимыми с современными персональными компьютерами, но которые по каким-то причинам считались хорошо оснащенными с точки зрения учебного программного обеспечения. В результате на настоящий момент в школе имеется большое число устаревших компьютеров, которые не пригодны для работы с тем программным обеспечением, которое школьники могут найти в самой школе или у себя дома. Данная школа обладает ограниченными финансовыми возможностями и поэтому может за каждый отдельно взятый год провести замену только части компьютеров. Если Джилл отдаст предпочтение такой программе частичной замены аппаратных средств, то в течение нескольких последующих лет в ее школе параллельно будут существовать компьютерные системы и программное обеспечение двух видов. Если она пойдет по пути приобретения старых, бывших в употреблении машин, то ей удастся заменить большую часть своих древних, снятых с производства компьютеров, но вновь приобретенные машины скоро сами устареют как морально, так и физически, и, кроме того, им, что вполне возможно, будет требоваться более частое техническое обслуживание. Если же она сделает выбор в пользу приобретения новых компьютеров, то ей придется выбирать между моделями, соответствующими бюджету школы, и более мощными машинами, цена которых, естественно, будет выше. Решение, перед принятием которого она стоит, пересекается и с другими проблемами, например: приобретение программного обеспечения, подготовка квалифицированных кадров.

Так что – не все так просто. Такого рода решения требуют очень взвешенного подхода.

Систематический подход к принятию решения

Принятие любого серьезного решения, как правило, включает в себя пять основных этапов:

· Осознайте сами, чего вы хотите добиться Лучший способ выполнения этого этапа заключается в ответе самому себе на некоторые вопросы:

· Почему мне следует принять именно это решение?

· Каких целей я хочу добиться?

· Какой информацией я должен обладать, чтобы принять именно это решение?

· Что случится, если я вообще ничего не буду предпринимать по этому поводу?

· Какие средства я должен задействовать?

· Каков мой расчет времени?

· Какими ресурсами я обладаю?

· Определите существующие варианты.

Именно на этом этапе часто появляются препятствия. В процессе определения вариантов внезапно по является один, который, на первый взгляд, кажется очень привлекательным и фокусирует на себе все ваше внимание в ущерб исследованию других возможностей. Вы инстинктивно сосредотачиваетесь на поиске доводов в пользу принятия именно этого варианта. В этом и заключается ваша ошибка. Мой вам совет, даже когда вы имеете дело с решениями, требующими быстрой ответной реакции, стоит все же немного подумать, все ли возможные варианты вы определили, и только затем вы можете приступить к их оценке.

· Взвесьте все «за» и «против» для каждого отдельного варианта

Простейший способ решения данной задачи заключается в составлении балансовой таблицы. Возьмите лист бумаги. Напишите название варианта. Расчертите лист пополам. Все достоинства того или иного варианта запишите на одной половине листа, а все недостатки на другой. Имейте в виду, что достоинства и недостатки не могут иметь одинакового веса. Здесь вам следует применить творческий подход. Вы можете оценить все достоинства и недостатки того или иного метода по десятибалльной шкале. Однако помните, что вы не можете принять решения относительно правильности того или иного варианта путем простого назначения или добавления баллов. Некоторые пункты вашей таблицы могут иметь абсолютное, а не относительное значение. Один какой-нибудь пункт «против» может перевесить все пункты «за». Особенно внимательны будьте тогда, когда пункты «за» значительно перевешивают пункты «против». Погоня за новизной в некоторых вариантах может привести к тому, что недостатки того или иного варианта будут исследованы неадекватно.

· Отбраковывайте варианты до тех пор, пока вы не будете в состоянии сделать выбор в пользу одного

Некоторые варианты могут быть отброшены сразу по причине их неспособности соответствовать поставленным целям или же из-за подавляющего преимущества недостатков над достоинствами. Варианты, оставшиеся после этого, следует подвергнуть анализу на предмет риска, сопутствующего их применению. Например: насколько вероятно, что факторы, выходящие за пределы вашего влияния, могут воздействовать на успешное осуществление вашего решения? Каков баланс между потенциальным риском и потенциальным выигрышем? Кроме того, вам следует уделить особое внимание тому, как подать ваше решение тем, кто будет заниматься его осуществлением.

· Подача результата

Фактически, на принятии решения работа не заканчивается, с принятием решения она, скорее, только начинается. Таким образом, теперь дело заключается в способе доведения решения и завоевании приверженности ему со стороны тех лиц, которые будут участвовать в его воплощении в жизнь. Здесь-то как раз и проваливаются многие не самые худшие решения. Доведение решения – это, по сути дела, рекламная работа, требующая дара убеждения. Давайте рассмотрим основные принципы эффективного убеждения, применяемые в этой области:

· Подходите к задаче с учетом точки зрения вашей аудитории. При этом делайте упор на их стремления и опасения.

· Добейтесь установления атмосферы доверия путем демонстрации четкого плана по воплощению в жизнь конкретного решения.

· Вместо того чтобы расписывать причины принятия того или иного решения, особо остановитесь на выгодах, которые повлечет за собой воплощение в жизнь данного решения.

· Старайтесь предвосхитить любые возможные возражения, а в случае их возникновения будьте готовы убедительно их опровергнуть.

Давайте двигаться вперед

Признайтесь, что вам никогда не удавалось справиться с этим, особенно когда в процессе участвовали и другие люди. Хотя вы принимаете решение в настоящем, исполняться оно должно в будущем. Некоторые обстоятельства по причинам, о которых вы не могли иметь понятия во время принятия решения, могут измениться, и поэтому вам следует осуществлять постоянный контроль над последствиями принятых решений. Но единожды избрав лучший из вариантов, вы должны взяться за его осуществление и двигаться вперед в выбранном направлении, даже мысленно не возвращаясь к обсуждению других вариантов и отбросив все сомнения относительно правильности вашего выбора.

Анализ, эмоции или интуиция

Принимая решения, мы используем не только наши рациональные аналитические способности, но и эмоции, ценностные отношения и интуицию. Не следует относиться к ним поверхностно, ведь игнорируя их, мы можем упустить из виду важные догадки и внутреннее озарение. Нет никакого сомнения в том, что наши эмоции – гнев, страх, симпатии и антипатии – могут встать на пути принятия и выполнения правильного решения; но в то же время эти отношения и эмоции могут помочь нам понять, какое влияние то или иное решение может оказать на других людей, и вследствие этого помочь нам успешно воплотить его в жизнь. Я уверен, что вам не раз приходилось сталкиваться с ситуацией, когда вы интуитивно понимали, что тот или иной образ действий правилен или неправилен, но не могли точно сформулировать причину, почему это именно так. Последствия полного игнорирования своего негромкого внутреннего голоса в пользу рационально-аналитического подхода могут вернуться к вам бумерангом.