Текст книги "Как успевать жить и работать"

Автор книги: Дон Аслетт

Соавторы: Кэрол Картаино
сообщить о нарушении

Текущая страница: 7 (всего у книги 9 страниц)

Собрания

Вы никогда не замечали, что на собраниях больше всего времени отнимают неподготовленные участники?

Если вы хотите сделать собрания более продуктивными, не приходите на них с пустыми руками. Приносите с собой не проблемы, а варианты их решения. Напишите или набросайте готовые решения, а не сырые идеи. Если вы наберете текст своего выступления на компьютере и распечатаете его, это лишит ваших коллег необходимости делать записи. Даже если победа в дискуссии будет не за вами, оппоненты обязательно оценят степень вашей подготовки, что поднимет ваш рейтинг.

***

Проводите собрания стоя, а не сидя в креслах.

Возможно, они будут проходить быстрее, чем обычно, кроме того, это прекрасная возможность размяться.

Если собрание длится больше часа, значит, вы делаете что-то неправильно. Цель собраний – обсуждение готовых тезисов и принятие важных решений, потому они должны быть хорошо организованными и проводиться по заранее подготовленному плану.

Если вы назначили дату проведения собрания, но потом обнаружили, что для достижения необходимой цели будет достаточно отчета, отмените собрание и разошлите коллегам копии отчета.

***

Многие рассматривают работу как вереницу товарищеских встреч, где важно быть дружелюбным и понимающим, необходимо поддерживать друг друга. Чтобы избежать конфликтов, не накаляйте ситуацию до предела, иначе вопросы так и останутся открытыми, а решения не будут приняты.

Вместо того чтобы снова возвращаться к одной и той же теме в десятый раз, требуйте точности. Это может быть сделано сотней способов. Когда вы обращаетесь с просьбой предоставить вам какиелибо сведения, формулируйте вопрос как можно более конкретно, например: «Могу ли я получить эту информацию к полудню?» Не говорите «Подготовьте отчет так, как считаете нужным», спросите конкретно: «По какому принципу будут классифицированы данные?» Может, вы потеряете нескольких друзей, но вас начнут уважать как человека, который знает, чего хочет.

***

Чтобы закончить собрание вовремя, строго придерживайтесь запланированного графика. Не создавайте на собрании неформальную атмосферу, даже если вам нравятся люди и тема разговора.

Один из лучших видов собрания – бизнес-ланч с кем-либо из сотрудников компании, особенно с вашим начальником. Непринужденная обстановка располагает к личной беседе. Вы можете представить свои аргументы в полную силу, без запинок и лишнего позерства, выражаясь простым, разговорным языком. При условии наличия достаточного количества времени в таких разговорах обычно затрагивается несколько тем, поэтому вы сможете высказаться более полно, чем в условиях офиса.

ПОМЕЩЕНИЯ

ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ КОНФЕРЕНЦИЙ

Когда я писал эту книгу, моя компания переезжала в новый офис. Большую часть помещения планировалось определить под конференц– зал. Я написал отчет, выразив свое неодобрение этой идеи. В своем докладе я пояснил, что данное пространство лучше использовать под дополнительные кабинеты, и к своему удивлению получил множество писем с уговорами и недовольствами в адрес маленькой комнаты для конференций.

Мой ответ заключал в себе мое мнение о конференц-залах: «Мы не нуждаемся в большом помещении для проведения конференций, которые являются дополнением к производству, но не самим производством. Поэтому разумно использовать для их проведения один из личных кабинетов, достаточный по площади. Тогда собрания станут короче, а производительность будет выше».

9. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С СОСЛУЖИВЦАМИ

Мне, как и вам, нравится быть свободным в общении, выражать свои чувства на работе не меньше, чем в свободное время.

Проблема в том, что это нравится всем, а не только мне с вами. Офис объединяет разных по характеру людей, некоторые из которых могут плохо переносить друг друга. Штат компании может насчитывать семь, семьдесят или семьсот человек, вынужденных работать в одном здании, единой командой, объединенные одной целью и одним духом. В такой ситуации ярко выраженный индивидуализм может отравить атмосферу и взъерошить другим перья.

Поэтому первым необходимым условием результативной и приносящей радость совместной работы является сотрудничество. Работа в команде подразумевает терпимое отношение друг к другу.

Командный дух

В не зависимости от того, насколько хорошо мы делаем свою работу, в офисе нам часто требуется помощь, поэтому найти союзника – это большой шаг к упрощению работы. Это может быть коллега из ближайшего окружения либо кто-то еще, кого вы можете попросить о помощи, если поручение лучше выполнять вдвоем. Ему можно доверить, например, проверку сообщений в ваше отсутствие, этот человек может вас подменить при необходимости, вовремя посоветует не отправлять грозное письмо и удачно пошутит, когда вы не в настроении.

***

Если на вас возложена обязанность управлять работой команды, вы должны учитывать, что в помощники лучше выбирать людей самостоятельных, которые умеют найти нужную информацию и довести начатое дело до конца. Вот несколько условий вашего успешного сотрудничества:

• Позвольте своим помощникам участвовать в принятии решений.

• Берите их с собой на деловые встречи.

• Предоставляйте им достаточную информацию, и они будут делать свою часть работы лучше.

• Ставьте перед помощниками конкретные цели, но пусть они сообщают вам, как именно они собираются их реализовывать.

• Не берите на себя всю самую интересную работу, оставляя им самую скучную и механическую.

• Давайте помощникам такую работу, которая бросает вызов их способностям и знаниям; позвольте им стать командными экспертами в некоторых областях.

• Не допускайте, чтобы ваша занятость препятствовала общению с подчиненными (чтобы не получилось так, что вы видите их один раз в неделю, вылетая пулей из своего кабинета).

***

Если вы справились с работой раньше, помогите членам вашей команды завершить их работу. Если у кого-то возникли трудности, помогите ему найти решение. Ваши усилия будут вознаграждены: когда-нибудь вам ответят тем же.

***

Никогда не поручайте помощникам чересчур обременительную работу: это на любого подействует угнетающе. Позаботьтесь о том, чтобы каждый имел возможность отдохнуть и собраться с мыслями.

***

Ка к воздействовать на лентяев в команде: слезно упрашивать или применять насилие? Такие крайние меры, во-первых, действуют далеко не на всех, а во-вторых, они только подорвут ваши силы.

1. Плохой метод: неоднократно просить, умолять выполнить задание.

2. Метод еще хуже: доложить начальству.

Так вы обретете новых врагов.

3. Самый плохой вариант: пристыдить в присутствии остальных. Вы обретете заклятых врагов.

4. Немного лучше: сделать работу за них. Обычно это самое быстрое и простое решение, правда, существует риск, что вам сядут на шею.

5. Лучший вариант: дипломатически разрешить ситуацию. Предложите им помощь и распланируйте время осуществления проекта.

СТРЕМИТЕСЬ К ЯСНОСТИ УКАЗАНИЙ

Представьте, что вы приезжаете работать на ферму, не имея никакого опыта и не пройдя предварительного обучения. Бригадир говорит вам просто: «Иди к коровам». Вам понятна цель, но не ясны инструкции. Стремитесь получить ясные указания:

• Где находятся коровы?

• Мне идти к живым или забитым коровам?

• Я должен работать с пятнистыми или пегими коровами?

• Как выглядит клеймо?

• Как много там коров? Какой породы?

• Там и коровы, и телята?

• Куда их нужно будет загнать? Что мне делать с ними, когда я к ним приду?

Невыполнение задания не всегда говорит об отсутствии умений или способностей, в ряде случаев причину следует искать в неправильно данном поручении. Всегда уточняйте требования к работе и сроки ее выполнения, предварительно задав человеку, которому вы поручаете задание, 3 вопроса:

• Вы действительно можете сделать это?

• У вас имеются все необходимые указания?

• Вы сделаете это в срок?

***

Если на все вопросы был дан положительный ответ, спустя положенное время осведомитесь, выполнено ли задание. Если получите на это отрицательный ответ, вам не нужна такая помощь.

В офисе нередко случается работать с несговорчивым начальником. Как найти к нему подход?

В большинстве случаев достаточно вести себя честно и по-деловому, проявлять дипломатию, а не биться головой о стену. В крайнем случае оставьте проблему нерешенной до тех пор, пока ее не переложат на плечи другого человека.

Иногда люди радуются похвале даже больше, чем заработной плате. Слова благодарности произнести легко, все мы нуждаемся в них, они благотворно сказываются на сотрудничестве и укрепляют командный дух. Сказать «спасибо» – самый простой и эффективный способ воодушевить человека.

Работая с подчиненными, отмечайте даже самые незначительные проявления изобретательности и старательности, не уличайте в ошибках. Удивительно, как много замечательных поводов для похвалы, публичной или личной, существует на свете.

Когда нужны новые помощники

Принимая на работу новых сотрудников, необходимо обращать внимание на наличие у них следующих качеств:

• Умение думать самостоятельно (уверенность в себе)

• Способность и желание учиться

Если работа чересчур ответственная, где нет права на ошибку, лучше сделать выбор в пользу квалифицированного человека, чем новичка в этом деле.

ЕСЛИ ВЫ – руководитель, учитывайте, что далеко не все люди любят офисную работу. Многим приходится упорно заставлять себя работать и учиться.

***

Вo многих средних школах есть образовательные программы, осуществляемые по договору с различными компаниями. Ученики, принимающие участие в таких программах, выполняют несложные поручения в офисе, работая неполный рабочий день, несколько раз в неделю. Они получают основные навыки, такие как электронная обработка текстов, работа с корреспонденцией и телефоном.

Есть также аналогичная государственная программа, ориентированная на пожилых людей.

Спросите совета у пожилых людей из вашего района или проконсультируйтесь в агентстве по трудоустройству.

***

Нe допускайте, чтобы подчиненные тормозили рабочий процесс! Мы все порой злимся, когда новички не могут выполнять работу должным образом.

Часто мы ловим себя на мысли, что быстрее выполнить задание самому, чем потратить время на объяснения и руководство чужой работой.

***

Вместо того чтобы волноваться и беспокоиться, начните делать задание вместе с новичком: так работа будет выполняться и контролироваться одновременно.

***

Коллектив, преданный своему делу и начальнику, всегда дружен и работает слаженно. Таким подчиненным не приходится многократно объяснять суть заданий. Самоотверженность – ценное качество, но немногим бросается в глаза.

Стратегия поведения в офисе

Тайны и интриги, плетущиеся в офисе, слишком щекочут нервы и потому вряд ли останутся незамеченными.

Нет никакой нужды в том, чтобы бездумно проглатывать все, о чем болтают в округе. Впрочем, ничто не мешает вам обменяться многозначительными взглядами или намеками. Можно даже поинтересоваться у коллеги, если вам что-то интересно, но не стоит выступать в роли «испорченного телефона» и пересказывать чужие сплетни.

***

Если офисная политика вам активно не нравится, хорошо подумайте перед тем, как бросаться на амбразуру. Хорошая политика осуществляется понастоящему искренними людьми, которые действительно заинтересованы в нахождении более выгодного пути развития компании. Бывает и худший вариант, когда в компании идет непрерывная борьба за власть, которая может порождаться как чувством соперничества, так и подлостью.

У вас есть выбор: активно добиваться, чтобы политика вашей компании приближалась к первому типу, или остаться в стороне. Впрочем, если вы занимаете руководящий пост, второе весьма затруднительно.

Если же нет – лучше держитесь подальше от линии огня.

• Если вы столкнулись со вторым типом, будьте осторожны. Вы сами можете оказаться жертвой чьей-либо подлости. Не опускайтесь до их уровня, сохраняйте достоинство.

Справедливость восторжествует, но до этого вам придется запастись терпением.

• Увольтесь с работы, если в офисе не препятствуют, а потворствуют политике второго типа.

В офисных баталиях всегда можно занять одну из трех позиций:

1. Позиция одной стороны.

2. Противоположная позиция.

3. В стороне от обеих позиций.

Всегда выбирайте позицию номер 3, даже если в борьбу вовлечены ваши друзья.

***

Чтобы смягчить для себя последствия войн между отделами или вражды в офисе, не допускайте резких высказываний в адрес какой-либо из противоборствующих сторон, не предавайтесь воинственным настроениям.

Как определить, приходя в другой офис, насколько желанен ваш визит: предложат ли вам стул?

• Постарайтесь не наживать себе врагов! Неприятели сделают все возможное, чтобы сделать вашу работу невыносимой и выставить вас в нелицеприятном свете. Если вы нечаянно приобрели врага в чьем-либо лице, постарайтесь исправить ситуацию прямо сейчас.

• Не ведите себя надменно.

• Постарайтесь избегать иронии и сухости в разговоре (мы все этим грешим).

• Не игнорируйте кого-либо демонстративно.

• Не устраивайте бойкот (психологи называют это «пассивной агрессией»).

• Не говорите ни о ком плохо: такие слова всегда возвращаются.

• Не забывайте о словах благодарности в адрес всех, кто помогает вам работать, в том числе людей из служб технической поддержки, уборщиков, курьеров, продавцов, шоферов, сотрудников охраны.

***

Если кто-то из сотрудников попросит сохранить что-либо в тайне, выполните просьбу, или вовсе откажитесь его выслушать. Помните, что условие «никому не рассказывать» распространяется и на ваших близких людей.

СЕКСУАЛЬНЫЕ ДОМОГАТЕЛЬСТВА

и ДИСКРИМИНАЦИЯ

О сексуальных домогательствах и дискриминации (расовой, религиозной, этнической, по половому признаку) на рабочем месте написано очень много. Эта сложная и эмоциональнонасыщенная тема вызывала самые различные отклики, она полна тонкостей и нюансов этических, юридических, профессиональных.

Ограничившись лишь форматом элементарных правил и советов, на который рассчитана эта книга, мы рискуем чрезмерно упростить эту тему, потому воздержимся от обсуждения связанных с ней вопросов.

Каждой компании следует разработать метод реагирования на заявления о домогательствах и дискриминации. Узнайте, какой стратегии и каких методов придерживается компания и, если это необходимо, незамедлительно примите меры.

10. КОМАНДИРОВКИ

Наверное, только идеалисты могут, сидя в. офисе, мечтать о скорой командировке и радостно строить планы на предстоящую поездку. Реалисты же знают, что деловые путешествия, на самолете или в такси, – не всегда самый приятный способ провести время. Причин этому несколько:

• Намеченные мероприятия могут не начаться вовремя не по вашей вине.

• Неудачная погода может плохо повлиять на наше здоровье и испортить поездку.

• День, проведенный в рабочей поездке, по меньшей мере в два раза утомительнее, чем один день в офисе.

• У вас будет в два или в три раза меньше свободного времени, чем вы планировали.

• Каждое собрание, на которое вы приходите, и каждый человек, с которым вы встречаетесь, отнимают в два раза больше времени, чем вы ожидали.

• Командировки всегда обходятся вам дороже, чем вы рассчитывали.

• В поездках обычно увеличивается количество телефонных звонков и сообщений.

Кроме того, по возвращении вас наверняка будут ждать новые обязательства.

***

Но этим и многим другим причинам, деловые поездки скорее являются обременительной ношей, чем отдыхом. В этой главе предлагается несколько советов, как добиться того, чтобы командировки проходили проще.

Составление плана

Для начала примите к сведению эти 6 простых советов и постарайтесь воспользоваться ими.

1. Планируйте поездки заблаговременно.

2. Тяжелые и громоздкие вещи лучше отправлять на место назначения заранее и перед отъездом убедиться, что они были успешно доставлены.

3. Всегда берите с собой карту местности.

4. Раздобудьте аварийные телефоны.

5. Не давайте свой контактный телефон всем подряд. Просите людей при необходимости связываться с секретарем, иначе в командировки вас будут отвлекать и утомлять бесконечные звонки.

6. Выберите наиболее надежный и недорогой способ телефонной связи в дороге.

Определитесь, какой объем работы вы планируете взять с собой в командировку. Не забывайте о долгих часах перелета и длинных бессонных ночах в отеле.

***

Плохо, если вы забудете взять какую-либо необходимую вещь: это может обернуться как легким дискомфортом, так и срывом поездки. Чтобы предотвратить подобные ситуации, напишите и распечатайте на принтере контрольный список вещей, которые вы хотите взять с собой, включая как рабочие, так и личные предметы первой необходимости.

Вы также можете составить список дел, которые необходимо выполнить до отъезда. Такие списки пригодятся вам и в дальнейшем: всякий раз, собираясь в поездку, вам будет достаточно пробежать их глазами, а не восстанавливать в уме перечень всех нужных вещей и дел.

Не забудьте взять с собой туалетные принадлежности и запас одежды: одежду подберите таким образом, чтобы ее было удобно комбинировать.

Путешествуйте налегке!

***

Перед тем как отправиться за границу, узнайте адреса посольства или консульства вашей страны.

Продумайте план, в соответствии с которым вы будете действовать в случае непредвиденных обстоятельств: например, вам срочно потребуются деньги на медицинское обслуживание или возмещение утерянного паспорта.

Приготовление к поездке

Если вы и ваши сотрудники много путешествуете, будет разумным свести в один список всю важную информацию, которая необходима в пути. Создайте электронную таблицу из двух колонок, в левую колонку внесите следующие наименования: номера рейсов и время вылета, забронированные отели и машины, адреса, аварийные и прочие номера телефонов, телефон и факс пункта назначения, имена и телефонные номера посредников и т.д. Распечатайте этот список на принтере, размножьте и заполняйте каждый раз перед очередной поездкой.

***

Выберите наиболее надежное бюро путешествий и всегда пользуйтесь только его услугами. Лучше каждый раз обращаться к одному и тому же менеджеру: так со временем он составит представление о том, какие рейсы и услуги вы предпочитаете (только утренние рейсы, место обязательно у окна, отель с уборкой во второй половине дня и пр.), и вам не придется каждый раз повторять одно и то же.

***

Когда вы бронируете билеты на самолет, убедитесь в том, что промежуток между рейсами составляет минимум 45 минут или час. На то, чтобы пройти таможню и найти нужный выход, вам может хватить и получаса, но ваш багаж за этот промежуток времени могут не успеть перенести.

Все вещи, которые мы берем с собой, нам необходимы, и если какой-то чемодан останется за бортом, мы можем попасть в переплет.

По той же причине упаковывайте все важнейшие материалы в небольшую сумку, которую разрешается не сдавать в багажное отделение и нести в руках. Так вы будете уверены, что они не потеряются.

Летайте рейсами известных крупных авиакомпаний

Избегайте бронировать билеты на последний рейс.

Если что-то сорвется, всегда должен оставаться в запасе по крайней мере еще один: это обеспечит ваше прибытие к месту назначения в тот же день.

***

Но возможности избегайте рейсов, проходящих через аэропорты, которые часто закрывают из-за плохих погодных условий, как аэропорт Денвера зимой.

***

Места у окна – хороший выбор, и не только потому, что с них можно смотреть на облака.

Также вас не будут беспокоить люди, которые покидают свои места и затем возвращаются об

***

Постарайтесь рассчитать время так, чтобы успеть пройти регистрацию за час до вылета, иначе вас могут опередить другие пассажиры, также забронировавшие билеты на этот рейс. Всем нам известно о возможных проблемах, которые могут возникнуть по пути в аэропорт: пробки на дорогах, медлительные кассиры на парковках, длинные очереди к столу регистрации. Чтобы избежать стресса, приезжайте раньше. Благополучно добравшись до аэропорта, у вас в запасе будет час, во время которого можно сделать звонки, понаблюдать за людьми, почитать или вздремнуть.

***

D аэропорту ведите себя приветливо, даже если что-то вас не устраивает. Сотрудники аэропортов и авиалиний обычно стараются приложить все усилия, чтобы помочь вежливому человеку. Не поленитесь отправить им благодарственное письмо, если они того заслужили. Они действительно оценят ваше внимание, так как получают от пассажиров преимущественно жалобы.

***

Откажитесь от чашки кофе, если у вас слишком мало времени до посадки. Из-за нескольких потраченных минут вы можете не успеть на самолет.

Не надевайте в дорогу светлую одежду, особенно если вам предстоит добираться в транспорте в час пик.