Текст книги "Как успевать жить и работать"

Автор книги: Дон Аслетт

Соавторы: Кэрол Картаино
сообщить о нарушении

Текущая страница: 1 (всего у книги 9 страниц)

Дон Аслетт, Кэрол Картаино
Как успевать жить и работать

БЛАГОДАРНОСТИ

За помощь в создании этой книги нам бы хотелось поблагодарить следующих людей:

Оскара Коллиера, который оказывал нам моральную поддержку, делился бесценным опытом офисной работы, а также обеспечил книге необходимую рекламу.

Марту Якоб и Дженни Бехимер, которые помогали собирать по крупицам ценную информацию о новых технологиях из мира офиса.

Тоби Хайнеса, Майкла Паттона Хувера, Джуди Миллз и Сьюзан Вадделл, которые издалека делились с нами своими знаниями.

Бабушку Энн Картаино, которая сделала легкой заботу о ребенке, пока мама «делала работу легко».

А также многих других, нашедших время поделиться с нами своим опытом, а именно:

Мэрилин Александер, Кэвина Воттса, Джерома Кэйси Джуда, Джима Долса, Элен Картаино, Леона Кинга, Марка Кирка, Ширли Крик, Чарльза С.

Крэйнца, Барбару МакАнанич, Роуз Фишер Меркович, Паулину Мэриш, Карен Рено, Эдда Рэйча, Анджелу и Питера Сидел, Эрнеста Смоли, Дэйва Стоддарта, Холлиса Стивенсона, Мэрилин М. Стюарт, Ричарда Ван Цента, Центр Офисных Поставок, Линду Чэни, Барбару Шумахер и Дарлин Юлинг.

ЗАМЕТКИ ЧИТАТЕЛЮ

Кэрол Картаино работала главным редактором в крупном издательстве, когда ей в руки попала моя первая любительская книжка, вышедшая самиздатом («Как оптимизировать работу по дому»). Она увидела в ней бриллиант без оправы и взялась отредактировать ее, после чего та разошлась миллионным тиражом. Затем Кэрол предложила мне написать другую книгу, в форме вопросов-ответов.

Эта книга («Что важнее: отдых или работа?») была столь же блестяще отредактирована и получила еще больший успех. Далее последовали другие двадцать три мои книжки, отредактированные Картаино, и, благодаря ее таланту и усердию, они также были благодушно приняты читателями.

С 1980 года мы выпустили 25 книг, и вот настало время для совместного авторского проекта.

Теперь, являясь независимым редактором и соавтором, Кэрол добавляет во все мои книжки и брошюры собственноручно собранный и тщательно отобранный материал. Она трудится до полуночи – с маркером в руке или сидя за компьютером делая все для того, чтобы книжка не получилась скучной, чтобы каждая строчка и каждый параграф были живыми и непринужденными.

Однажды одно крупное издательство предложило нам опубликовать книгу о том, как можно научиться работать легко. Поскольку мы уже были хорошо знакомы с этой тематикой и успели ее полюбить, то решили написать очередную, 26-ю книгу, то есть ту, которую вы держите в руках. Как и в процессе работы над нашими предыдущими книгами, Кэрол сначала проверяла точность информации, почерпнутой мною из раз ных источников, а затем обрабатывала и структурировала ее. К имеющимся данным она добавляла свои идеи и примеры, а также истории из жизни, услышанные ею самой. Она также составила собственную галерею лучших офисных работников, в которую вошли самые различные ее знакомые: секретарши и продавцы офисного оборудования, почтальоны и начальники крупных компаний.

Таким образом, в результате кропотливого труда по сбору, анализу и компоновке материала, родилась наша книга. Это отличное пособие, содержащее множество свежих идей и мыслей, а также оригинальных и полезных советов, помогающих делать работу легко!

Дон Аслетт

ВВЕДЕНИЕ

Многие люди из провинции уверены, что нет работы проще, чем офисная.

Они полагают, что выучившись и получив должность в офисе, вчерашние рабочие с фабрики осуществят свою мечту найти легкую и необременительную должность. Однако имея 40-летний стаж работы в офисе, я бы назвал ее самой изнурительной из всего, чем я когда-либо занимался.

В юности мне доводилось работать на скотном дворе и на полях, принадлежащих одной большой ферме, где, помимо основных обязанностей, я выполнял и различные строительные работы.

Я подолгу трудился и в стужу, и в зной: усмирял громадных быков и пас свиней, следил, чтобы они не разбредались по сторонам; управлял уборочными машинами и другой техникой. Мне приходилось работать в клубах пыли и при таком сильном шуме, что я ощущал себя находящимся в эпицентре песчаной бури. До достижения совершеннолетия я успел побывать маляром, каменщиком, дворником, строителем. Мне было мало двенадцатичасового рабочего дня, и я работал по шестнадцать-восемнадцать часов в сутки. Однако вечером я чувствовал себя только физически усталым и никогда – изнуренным. Я работал на свежем воздухе, среди таких же работяг, как и я, и каждый раз с нетерпением ждал начала нового рабочего дня – физический труд доставлял мне удовольствие, кроме того он полезен, развивает мышцы и успокаивает нервы.

Потом я поступил в колледж, где все преподаватели внушали нам, студентам, одну и ту же мысль: «Набирайтесь ума, и вам не придется делать грязную работу». Каждый из нас мечтал, что в один прекрасный день он наденет костюм, возьмет в руки портфель и займет место за рабочим столом.

И вот однажды случилось неожиданное: местной средней школе потребовался учитель английского языка и риторики. Мое образование, помноженное на приобретенный опыт, делало меня очень подходящим кандидатом на эту должность.

Помнится, я подумал тогда: «Наконец-то сбудется моя мечта! Меня ждет спокойная интеллектуальная работа в комнате за столом!» И я решился.

От меня требовалось присутствие на рабочем месте с 8.30 утра до 15.30 дня, кроме того мне полагался один обеденный перерыв. Более легкую работу было трудно себе представить!

Прошло две недели. Однажды вечером я лежал на диване и чувствовал себя настолько обессиленным, что даже не мог подняться к ужину. Жена заподозрила у меня гепатит. С началом моей офисной карьеры состояние разбитости, вымотанности и упадка сил по вечерам стало для меня привычным.

Без сомнения, это была самая тяжелая работа из всего, с чем мне приходилось сталкиваться.

Я испытывал колоссальную умственную и эмоциональную нагрузку. Такой вид деятельности требовал своих, особых жертв. В офисе мы имели возможность работать без неустанного контроля сурового надсмотрщика, поэтому для каждого из нас была особенно важна строгая самодисциплина.

Постоянно пребывая в обществе коллег, мы были вынуждены тщательно следить за своими словами и действиями, чтобы ненароком не «выпустить пар» на сослуживца или не обидеть кого либо фамильярностью. Мы трудились в закрытом помещении и, как правило, видели солнце только по дороге в офис и обратно. Каждый из нас был стильно одет, в свободное время занимался спортом, а будучи на рабочем месте терпеливо справлялся с новыми и новыми интеллектуальными задачами.

Недавно я наблюдал, как протекает рабочий день генерального директора компании, где я сейчас работаю (компания занимается организацией уборки помещений). Телефон в его кабинете постоянно сообщал плохие новости, вынуждавшие принимать жесткие решения. У дверей кабинета выстраивалась очередь из посетителей – продавцов, аудиторов, бухгалтеров.

Приходили тонны почты, требующей срочной обработки: бизнес не терпит промедлений.

Необходимо было отвечать на претензии адвокатов, грозящих судебными разбирательствами, а затем присутствовать на конференции. Работа казалась бесконечной, она отнимала у бедняги все время и силы. Неделю же спустя я услышал слова его восемнадцатилетней дочери, описывающей работу своего отца: «О, он целый день сидит в большом офисе на мягком кресле и отвечает на телефонные звонки».

Авторы этой книги хотят показать сегодняшним и будущим офисным работникам, что их труд – отнюдь не пустая трата драгоценного времени в жизни. Ведение переговоров и координация потока работы в офисе, где бы тот ни находился, – в маленьком городке или деловом центре мегаполиса, – напоминают действия дрессировщика в клетке с тиграми. А укрощение тигров – достойное занятие. И мы можем «укротить » нашу работу! Как? Сделав ее проще. В этом и состоит главная задача этой книги: предоставить вам возможность сделать свою работу легкой и даже веселой.

Здесь вы не найдете невнятных советов, которыми изобилуют другие издания по похожей тематике.

Все идеи и рекомендации, содержащиеся в нашей книге, взяты из реальной жизни. Они были получены от людей, проводящих свое рабочее время в кабинетах, за баррикадами из письменного стола, телефона и клавиатуры.

Вы можете не согласиться с тем, что все предложенные нами советы полезны. Но мы уверены в том, что вы откроете для себя по крайней мере полдюжины новых идей, которые помогут сделать ваше пребывание в офисе более легким и приятным!

Дон Аслетт

1. ПРИВЕДИТЕ СВОИ ДЕЛА В ПОРЯДОК

В старой школе деревни Сахарная долина было только две классные комнаты, в них размещались восемь классов. В большой аудитории, помимо моей группы, занимались еще три. Вдоль стен в ней висели грифельные доски. Помимо записей, предназначенных для занятий, – схем, рисунков, выдержек из лекций учителей – на них помещались объявления, вывешивалось расписание. Также к доскам были прикреплены телевизоры и электронное табло.

К концу недели на досках накапливалось огромное количество информации: грамматические правила и новые слова для заучивания, математические формулы и задачи, домашние задания. Каждый боялся случайно стереть что-нибудь важное, постепенно свободного места на доске оставалось все меньше, и к пятнице писать было почти негде.

Грифельная доска становилась уродливой, надписи громоздились на ней в беспорядке, образовывая хаотичную путаницу, в которой можно было различить по меньшей мере двадцать пометок «не стирать».

Должно быть, во мне заложен «ген чистоты», но как бы то ни было, я с нетерпением ждал наступления пятницы. В четыре часа мисс Рикетс подавала нам сигнал, и мы начинали стирать все. Летела пыль от мела, обнажая блестящую поверхность чистой доски – пространство для будущего!

Приходить в понедельник утром к чистой доске было намного приятнее, чем в среду или четверг, а особенно в пятницу, когда доска, казалось, вотвот прогнется под тяжестью бесчисленных домашних заданий и правил.

Помню, какое тяжелое чувство я испытывал по дороге в школу, если не было «пятничных праздников »: студенты и учителя были вынуждены писать на крошечных уголках переполненной записями доски, с трудом находя их на сплошь исчерченной мелом поверхности. Как же часто мы сталкиваемся с похожей ситуацией в офисе!

У многих из нас нет «пятничных праздников», и наши обязанности и невыполненные дела остаются «висеть» над нами, не оставляя пространства для новых свершений.

Почему необходимо избавляться от накопившихся дел

"Чистая грифельная доска» облегчает работу по двум причинам:

• Физическая: это означает, что у нас появляется свободное пространство для личных дел (не говоря уже о служебных)!

• Психологическая: только подумайте, какой положительный эмоциональный заряд несет в себе идея свободного пространства: ведь оно означает простор для активных действий и творчества в отсутствие суеты и спешки.

***

Дела, отложенные «на потом», постепенно множатся и забываются. Хуже всего, когда старые дела так загружают наш рабочий график, что по причине нехватки времени мы не можем приступить к новым и более интересным заданиям. У нас не остается свободного места ни на письменном столе, ни в голове. Получается, что мы откладываем на более поздний срок наиболее простые и незначительные дела, полагая, что они не столь важны сейчас, и мы сможем сделать их в любое время. Вот список тех дел, завершить которые не составит труда, если действительно захотеть с ними расправиться:

• Письма, на которые нужно ответить

• Телефонные звонки, которые надо сделать

• Бланки, которые необходимо заполнить

• Рекомендации, которые нужно просмотреть

• Счета, которые следует оплатить

• Распоряжения, которые надо выполнить

• Бумаги, с которыми необходимо ознакомиться

• Документы, которые следует утвердить

Эта книга не ответит на все «почему», «когда», «где», «что» и «как», но вы можете привести в порядок ваши дела и без всякой книги. Просто возьмите за привычку выполнение следующего правила: расчищайте свою «грифельную доску» вечером каждой пятницы или в субботу утром. Будет еще лучше, если вы привыкнете делать это ежедневно, – тогда вам будет легче планировать следующий день, делать новую работу, а не доделывать старую.

Поймите меня правильно. У всех нас есть проекты, задания и обязанности, которые переходят из одного дня в другой, из одной недели в другую.

Все эти «переходящие» дела можно «стереть», прямо сейчас, с легкостью и без особых хлопот.

Поэтому давайте освободим себя от них и войдем в новую рабочую неделю с «чистой доской», которая так и ждет, чтобы ее заполнили интересной работой!

Расправляйтесь с делами по мере их поступления

Батарейка, питающая работу в офисе, сохраняет заряд до тех пор, пока в рабочем процессе не появляются «тормозящие» элементы: различные неприятные нам дела, выполнение которых мы постоянно откладываем «на потом»:

• Заполнение счетов расходов

• Набор текстов на компьютере

• Проведение собраний, на которых оглашается оценка работы персонала и которые, возможно, вызовут негативные эмоции

• Сообщение начальнику о том, что в данный момент отдел не может провести корпоративную вечеринку

• Необходимость похвалить обед с коллегами, который на самом деле был скучным и невыносимым

• Прохождение ежегодного медосмотра, положенного работникам компании

• Погружение в ворох старых документов

Мы знаем, что эти дела необходимо выполнить, но каждый раз оттягиваем наступление того момента, когда наконец-то возьмемся за них. Нас неделями, а иногда и месяцами мучают угрызения совести, однако продвижение в выполнении этих дел продолжает быть равным нулю. В итоге мы теряем драгоценное время, размышляя над ними, попутно увеличивая в уме их масштаб в несколько раз и перемещая из старого списка дел в новый. Мы готовы взяться за любую другую работу, лишь бы не касаться той, которую мы постоянно откладываем, словно ожидаем, что придет сказочный рыцарь и вмиг избавит нас от нее.

Промедления в делах подобны игнорированию зубной боли: последствия нашего безалаберного поведения будут чем дальше, тем хуже. Возможно, приступив к работе прямо сейчас, мы смогли бы расправиться со всем списком дел, потратив на это половину рабочего дня. Но чем дольше мы медлим, тем больше трудностей возникает в связи с невыполненными делами, и тем больше времени они отнимут у нас в будущем. Очень скоро те четыре часа, необходимые для их выполнения, превратятся в восемь, а потом и в шестнадцать часов звонков, просьб и оправданий, в тонны замечаний, заданий и суеты.

Итак, давайте расправляться с делами по мере их поступления. Не позволяйте страху, который они внушают, завладеть вами, иначе в дальнейшем он только усугубит ситуацию и «начислит проценты », которые придется потом оплачивать. Для того чтобы сделать работу, которую мы обычно откладываем, требуется, как правило, пять или десять минут. От вас требуется только приступить к ней!

Избавьтесь от долгов

Мы постоянно что-то не успеваем, у нас накапливаются долги в виде невыполненных дел, при том что поток новой работы не останавливается.

С чего же начать? Во-первых, не забывайте о том, что человек сам приводит наши дела в запущенное состояние, а это означает, что только он может найти способ поправить положение.

Войти в «перегруженный» невыполненными делами офис – словно окунуться в прорубь с ледяной водой. Мы знаем, что непременно испытаем шок, но чем дольше мы оттягиваем погружение, то и дело «пробуя воду» кончиками пальцев, тем труднее будет прыгнуть в прорубь. Но однажды мы все же будем вынуждены сделать это, и прыжок окажется не таким уж страшным.

***

На самом деле долги растут больше в уме, чем увеличиваются фактически. Мы впадаем в отчаяние именно в тот момент, когда, приступив к их ликвидации, наталкиваемся на какое-нибудь препятствие и видим перед собой разрастающийся ком. Давайте разобьем этот ком, вместо того чтобы поддаваться отчаянию. Тогда мы увидим, как он начнет уменьшаться прямо на глазах.

Попробуйте воспользоваться следующим планом борьбы с долгами:

1. Оцените реальное состояние ваших дел. Для начала соберите в одну стопку все бумаги и хорошенько на них посмотрите. По меньшей мере половина этой кипы – устаревший, ненужный хлам.

Избавьтесь от него и создайте новый ком, с тем чтобы разбить его сейчас же. Во вторую стопку поместите письма, которые не требуют немедленного ответа, отчеты, которые вы можете позволить себе изучить на досуге, интересные рекламные проспекты, заманчивые предложения и любопытные журналы. С этим комом вы сможете расправиться позже, когда будет время.

«Разбив» таким образом первоначальный ком, вы получите представление о реальном состоянии ваших дел и решите, какую работу следует сделать немедленно, а какую можно выполнить позже.

Кроме того в процессе выполнения простых задач вы можете обдумывать решение более трудных.

Если же на этом этапе какой-либо пункт вызовет у вас головную боль, будет не лишним задуматься о привлечении помощи и временно переместить этот «крепкий орешек» в менее срочную группу заданий до тех пор, пока у вас не появится возможность эту помощь получить.

Уделите час времени заваленному бумагами письменному столу, уменьшив таким образом толщину папок с документами и размер долгов до такой степени, чтобы их вес стал посильным. Если вы обнаружите какое-либо необременительное задание, которое сможете выполнить быстро, сделайте его в первую очередь. На вашем письменном столе наверняка найдется такое дело, завершив которое, вы существенно облегчите общую тяжесть накопившейся груды.

2. Когда вы приступите к наведению порядка в делах, то наверняка заметите, как к вашему столу и почтовому ящику подкрадывается новый «мусор ». Тотчас же определяйте его место среди других ваших дел, с тем чтобы взяться за него сразу же после ликвидации долгов. Если с ними не удастся расправиться быстро, то по крайней мере можно сделать эту груду существенно меньше, в противном случае это может обернуться для вас трехчасовым марафоном.

3. И в заключение: может получиться так, что вы не успеете расправиться со всеми долгами к намеченному сроку. Нет ничего страшного в том, чтобы взять часть из них с собой в командировку, на обед или в отпуск. Вы удивитесь, как быстро исчезнет кипа накопившихся дел! Можно постепенно выполнять работу во время путешествия, в ожидании своей очереди или во время телевизионной рекламы.

Уничтожение «насекомых» действительно облегчает работу! Мы не имеем в виду муравьев и тараканов. Речь идет о тех раздражающих обстоятельствах, с которыми нам приходится сталкиваться в офисе, ведь мало кто из нас может похвастаться стальными нервами. Раздражение могут вызывать:

• Температура (в кабинете слишком жарко или слишком холодно)

• Теснота офисного помещения

• Отсутствие места, в которое можно поместить бумаги, с которыми мы не работаем в настоящий момент

• Некачественная уборка офиса

• Плохие условия для парковки

• Коллега громко жует жвачку

• Постоянное дребезжание радио

• Медленные лифты

***

Ужасно неприятно, что эти и подобные им раздражители могут отвлечь (и отвлекают) нас от работы; мы гневно топаем ногами и кипятимся вместо того, чтобы сосредоточиться на текущих делах. Несомненно, некоторые обстоятельства действительно являются «вредными насекомыми». Мы ненавидим их всю свою жизнь, мы не можем не замечать их, нам не удается выработать на них иммунитет. Когда чтото по-настоящему нас раздражает (особенно звук лопающихся пузырей от жевательной резинки!), работа становится невыносимой, в результате чего наша производительность резко падает. Проще говоря, работа больше не кажется нам легкой.

***

Попытки жаловаться коллегам и выражать свое недовольство ни к чему не приводят. В ответ мы слышим: «Это беспокоит только Вас», «В обязанности сотрудников входит уборка рабочего места » или «Большинству из нас нравится шансон».

Взгляните на предложенный ниже список и выбе рете один или несколько вариантов действий, которые помогут вам успешно уничтожить «вредных насекомых»:

1. Если что-то в поведении коллеги раздражает вас, сообщите ему об этом. Многие люди даже не подозревают о том, что некоторые их привычки вызывают у кого-то негативные эмоции.

Узнав об этом, они скорее всего пойдут вам навстречу.

2. Попросите шефа предоставить вам другое рабочее место, более уединенное, пусть даже и менее симпатичное, где вы сможете работать спокойно.

3. Обзаведитесь затычками для ушей или наушниками.

4. Обсудите проблему с шефом, пусть он сам поговорит со злодеем, мешающим вам работать.

5. Придумайте оригинальный план, как можно примириться с теми факторами, которые нельзя изменить, – такими, как медленный лифт (например, решитесь ходить пешком).

6. Увольтесь с работы! Иные «насекомые» того стоят. Условия работы, заработная плата, распространенная форма общения в некоторых компаниях невыносимы для любого нормального человека.