Текст книги "Секреты приложений Google"

Автор книги: Денис Балуев

сообщить о нарушении

Текущая страница: 8 (всего у книги 17 страниц) [доступный отрывок для чтения: 8 страниц]

Офлайн

Как и Документы, Таблицы обладают возможностью работы без подключения к Всемирной сети с помощью технологии Gears. Обидное отличие от Документов: в офлайновом режиме таблицы можно только просматривать, никаких возможностей по редактированию в этом режиме система не предоставляет. Доступ к формулам тоже отсутствует. В связи с этим работу в режиме «без Сети» можно посоветовать лишь для таблиц с данными, которые не предполагается изменять. Все остальные документы перед выходом из Интернета стоит заблаговременно экспортировать и работать с ними в обычных пакетах электронных таблиц, таких как Excel или Calc. Никаких дополнительных действий по настройке автономного режима выполнять не нужно – офлайновые копии будут скопированы вам на локальный компьютер в ходе общей синхронизации Документов Google.

Экспорт

Экспорт Таблиц в различные форматы файлов пригодится в случае необходимости показать данные другу, у которого нет Интернета, сохранить их на домашнем компьютере «на всякий пожарный», отправить таблицу по электронной почте… да мало ли для чего еще! Таблицы позволяют экспортировать данные в формате Excel 2003 (расширение. xls), OpenOffice Calc (.ods), а также в текстовые форматы html, csv (comma separated values – файл, разделителями колонок в котором выступают запятые), привычный pdf (в этом случае, кстати, таблицу можно просто послать на печать, эти действия идентичны) и в простейший txt – обычный текстовый формат, где в качестве разделителя выступают символы табуляции. Для экспорта необходимо лишь выбрать нужный пункт в меню «Файл – Экспорт» (рис. 3.40).

Рисунок 3.40. Таблицы на экспорт

Совместная работа

Принцип совместной работы над Таблицами отличается от схожего режима кооперации в Документах и, пожалуй, доведен здесь до совершенства. Изменения, проводимые любым участником, мгновенно, в режиме реального времени отображаются в браузерах остальных редактирующих и просто наблюдающих. Это привносит в совместную работу совершенно другие принципы ее организации. Посудите сами: не нужно ждать, пока один из редактирующих закончит свои действия, отсутствует даже намек на конфликт различных версий, а с помощью таблиц теперь можно даже играть! Навскидку: го, морской бой и крестики-нолики отлично ложатся на табличную структуру. Но будем серьезными и пойдем дальше – как насчет совместного «набрасывания» меню нового ресторана, бизнес-плана или заполнения налоговой декларации? Для приглашения участников к редактированию выбранной таблицы найдем уже знакомую нам по Документам кнопку «Совместный доступ» и в появившемся окне выберем пункт «Пригласить других пользователей» (рис. 3.41).

Рисунок 3.41. Приглашаем в гости

Форма приглашения дает возможность вводить адреса электронной почты участников – при этом совершенно произвольные, не обязательно принадлежащие сервису Gmail. Для выбора адресов из списка можно воспользоваться ссылкой «Выбрать в контактах» и в открывшемся окне или закладке браузера найти людей, с которыми вы когда-либо вели переписку с помощью Gmail (рис. 3.42).

Рисунок 3.42. Адресная книга появляется в новом окне или закладке браузера

Если в контакт-менеджере вы создавали группы, то между ними можно переключаться с помощью выпадающего списка (он находится как раз под поисковой строкой). Щелчок мыши по контакту помечает его для добавления в список работающих над таблицей, после чего рядом с ним появляется зеленая галочка. Переключаться между группами контактов можно с помощью выпадающего списка в верхней части экрана. Кроме созданных вами групп здесь присутствуют и сформированные автоматически: «Все контакты» (All contacts), «Предлагаемые контакты» (Suggested contacts) – здесь находятся все адресаты, с кем вы обменялись хотя бы пятью письмами, «Мои контакты» (My contacts) – адресаты, самостоятельно перенесенные вами из «Всех контактов», а также «Самые популярные» (Most contacted) – напомню, что это 20 человек, с которыми вы чаще всего общаетесь по электронной почте. Естественно, доступен здесь и привычный поиск по контактам.

После выбора «братьев по оружию» нажимаем кнопку «Готово» и возвращаемся обратно в форму настроек доступа. Выбираем его уровень – «На просмотр» или «На редактирование». В первом случае участники смогут лишь просматривать содержимое таблицы – мы будем называть их читателями. Доступ же «На редактирование» делает приглашенных настоящими соавторами таблицы – они смогут проводить с ней любые действия по добавлению, изменению и удалению данных. Приглашение к работе над таблицей будет отправлено электронным письмом, поэтому в форме можно отредактировать его тему, а также добавить пару слов к стандартному содержанию письма, которое будет вставлено автоматически.

После отправки пригласительных система автоматически переключит вас на вторую закладку формы, где будут показаны все работающие над таблицей люди. С помощью пункта «Отправить сообщения пользователям» их можно уведомить, к примеру, о том, как будет проходить работа над данными, если вы забыли сделать это в пригласительном письме. Функция «Создать событие с этими пользователями» позволяет настроить мероприятие в Календаре Google, где можно указать точное время начала работы над таблицей, после чего всем участникам будут заблаговременно разосланы напоминания по электронной почте или SMS (рис. 3.43). (Подробно о функциональности Календаря Google мы расскажем в главе 5.)

Рисунок 3.43 В компании этих замечательных людей можно общаться, работать и даже планировать совместные события (например, для того чтобы начать совместную работу над таблицей в одно и то же время. А может быть, совсем для другого)

Перейдем на закладку «Расширенные права». Важный параметр там – «Разрешить редакторам приглашать других пользователей для просмотра или редактирования». Если флажок напротив опции установлен, то все соавторы, имеющие доступ к редактированию, получат доступ и к опции «Совместный доступ – Открыть доступ другим пользователям» и смогут, таким образом, выдавать права на работу с таблицей уже без нашего участия. Данная опция включена по умолчанию, поэтому не забудьте отменить ее, если не хотите, чтобы одним прекрасным днем таблицу начали просматривать или редактировать совершенно не знакомые лично вам люди.

Наконец все настройки произведены, а участники добавлены. Нажимаем кнопку «Сохранить и закрыть» и ждем появления соавторов и читателей. Об их приходе известит всплывающее окошко в правом нижнем углу экрана (рис. 3.44).

Рисунок 3.44. Доступ открыт. Можно работать

После этого о совместной работе и количестве соавторов будет извещать информационная полоска справа от главного меню. Если щелкнуть по ней, то откроется окошко чата, где все участники могут обсуждать подробности работы. Обратите внимание на цветовую легенду активных пользователей в чате. Она не даст вам перепутать, кто в тот или иной момент работает над определенным участком таблицы. Ведь ячейка в этот момент будет выкрашена в «фирменный цвет» соавтора! Если цветовых обозначений станет недостаточно, то понять, кто же именно редактирует определенную ячейку, можно будет по всплывающей подсказке (рис. 3.45).

Рисунок 3.45. В ходе работы можно активно общаться, помогая друг другу советом или незло подтрунивая

Давая доступ к работе над таблицей, вы как владелец наверняка хотите оставаться в курсе того, что в ней происходит. Вам нужно знать, кто работает над тем или иным элементом таблицы, кто выдает права доступа пользователям. Вы, наконец, хотите знать, сколько людей сегодня заполнили форму важного опроса! Конечно, все проверки и подсчеты можно выполнять и вручную – например, сравнивать версии таблицы между собой (о версиях – буквально через несколько страниц), самостоятельно контролировать список читателей и соавторов… но, как всегда, есть способ лучше. Таблицы Google с помощью команды «Совместный доступ – Настройка правил уведомлений» позволяют быть в курсе событий без каких-либо самостоятельных проверок. В форме уведомлений достаточно выбрать список действий, которые будут вызывать отправку вам на почту сигнального письма.

«На контроль» можно поставить любые изменения, которые произошли в таблице, в содержимом выбранного листа или ячейки, в списке соавторов и в отправке форм. Способов извещения – два: можно как попросить систему отправлять вам весточку «по каждому чиху», так и затребовать ежедневную сводку произошедших изменений (рис. 3.46).

Рисунок 3.46. Настраиваем уведомления при совместной работе. Если правок будет много, удобно выбрать формат ежедневной сводки

Иногда к работе над таблицей хочется привлечь весь мир! Хорошо, хорошо – хотя бы читателей вашего блога или участников почтовой рассылки. При этом совершенно не хочется заниматься настройкой прав и рассылкой приглашений каждому из знакомых для простого и совершенно несекретного проекта. Что, если бы существовала возможность без всяких регистраций и уведомлений пройти по ссылке и начать добавлять в нее все, что пожелает душа? Такая возможность есть. Команда «Добавить в общее – Получить ссылку для совместного доступа» при выборе флажка «Разрешать просмотр всем обладателям ссылки» выдает гиперссылку, пройдя по которой любой пользователь Всемирной сети сможет абсолютно свободно просматривать созданную таблицу. А если включить опцию «Разрешить всем обладателям ссылки редактировать», то таблица превратится в самую настоящую доску для творчества – ведь любой знающий заветный адрес теперь сможет написать в ней все что угодно! Применений подобной удивительной свободе может быть множество – доски объявлений, место общения фанатов рок-группы или проведение конкурсов на лучший детский рисунок. Возможности по совместной работе, не ограниченной рамками регистраций и уровнями доступа, заканчиваются только вместе с нашей фантазией. Давайте проверим, что же это на самом деле такое! Специально для читателей книги я завел отдельную таблицу, где мы с вами сможем общаться на практически любые темы, спорить, рассказывать о своих достижениях и победах. Просто пройдите по ссылке http://b23.ru/z0l и начните творить. Кстати, эта опция совсем недавно стала доступна и для Документов с Презентациями.

Публикация на «раз-два-три»

Если у вас есть веб-сайт, то содержимое таблицы очень просто опубликовать на нем. Это может быть прайс-лист телекоммуникационного оборудования, список ваших любимых фильмов, набор подарков, которые вы хотели бы получить на день рождения… что угодно! Делается это с помощью трех… нет – четырех простых действий. Считайте вместе со мной. Действие первое: выберите пункт «Совместный доступ – Опубликовать как веб-страницу». Действие второе: в появившемся окне выберите листы для публикации и нажмите кнопку «Начать публикацию». Третье – выберите вид получаемой ссылки (самый простой способ здесь – «HTML для встраивания в страницу»), нужный лист и диапазон ячеек вывода (допустим, вы не хотите отображать данные дальше колонки D и ниже 20-й строки – тогда введите диапазон A1:D20). Четвертое, последнее действие: скопируйте выданный HTML-код на свой веб-сайт (рис. 3.47).

Рисунок 3.47. Публикация таблиц в Интернете

Версии

Как и в Документах Google, Таблицы умеют работать с версиями. Для сравнения нескольких вариантов таблицы выберите пункт «Файл – Хронология изменений». По сравнению с Документами этот механизм устроен гораздо проще: он позволяет лишь просматривать версии таблиц и перемещаться по ним с помощью кнопок «Старые», «Новые», а также выпадающего списка с датами изменения таблицы. Подсветка оранжевым того или иного ее участка говорит о тех изменениях, которые были сделаны в ней по сравнению с предыдущей версией. Да, пока механизм версий таблиц нельзя назвать совершенным – очень не хватает возможностей сравнения вариантов между собой. Однако главная польза от хронологии изменений все же осталась – вы всегда можете вернуться к нужной копии с помощью заветной кнопки «Вернуться к этому изменению». Ну а если после проверки вы все же решили остановиться на последнем варианте, то кнопка «Вернуться к редактированию» позволит продолжить работу в привычном интерфейсе (рис. 3.48).

Рисунок 3.48. Со временем версий таблицы может накопиться очень много

Печать

С печатью таблиц лично у меня всегда были гигантские проблемы. Нет, не с Таблицами Google – по правде сказать, я не очень часто их распечатываю, поскольку бо́льшую часть использую непосредственно в Сети. Просто во время печати электронных таблиц я часто забываю о правильной ориентации листа, последняя колонка так и норовит распечататься на отдельной странице, не попадая в общую область… Знакомые проблемы? Что тут скажешь – конечно, Таблицы Google не смогут решить их до конца. Но уж по крайней мере сэкономить бумагу, впустую потраченную на печать «рассыпавшейся» таблицы, они помогут. Дело в том, что при печати система формирует файл формата PDF, который автоматически загружается на ваш локальный компьютер. Просмотреть его перед финальной отправкой на принтер – дело десяти секунд, а сэкономить подобная проверка поможет не только минуты, но и пачки бумаги. Выберите пункт «Файл – Печать» или щелкните по иконке принтера на панели инструментов – благо она там стоит самая первая (рис. 3.49).

Рисунок 3.49. Что будем печатать – альбом или книгу?

В появившемся окне настройте вывод текущего или всех листов. Параметр «Размер страницы» дает выбор из двух вариантов – «По ширине» или «Фактический». Первый вариант означает, что если при выбранных вами размере и ориентации бумаги те или иные колонки не попадают на одну страницу со своими соседками, то система уменьшит масштаб так, чтобы не потерять структуру документа. Выбор второго варианта заставит систему просто напечатать такие колонки на отдельном листе. Отсюда совет: оставляйте предложенный по умолчанию вариант печати «По ширине» – как правило, он дает гораздо лучший вид напечатанной таблицы. Но если колонок в ней слишком много, а бумажная версия становится нечитаемой из-за микроскопических букв, то ничего, кроме второго варианта, не остается (рис. 3.50).

Рисунок 3.50. Два варианта печати одной и той же таблицы. Замечаете разницу?

Последние две опции позволяют выбрать ориентацию бумаги – книжную или альбомную, а также ее размер. Доступны принятые в Европе форматы Letter, Legal и родной нам A4. Для тех, кому в дальнейшем понадобится распечатать файл в формате A3, А5 и далее, можно посоветовать настроить параметры печати непосредственно из своей программы для просмотра pdf-файлов.

Экстра

На сладкое – интереснейший трюк. Он не только удивит ваших знакомых, которые до этого не пользовались таблицами, но и сможет помочь в моменты творческого кризиса. Сделайте вот что: в любом месте таблицы начните вводить в столбик цвета радуги (рис. 3.51).

Рисунок 3.51. «Каждый… охотник… желает…» – как там дальше?

Выделите диапазон ячеек с цветами, а затем наведите курсор на небольшой квадратик в нижнем правом углу. При этом курсор должен превратиться в перекрестье прицела. После этого потяните его вниз на три-четыре ячейки вперед. Система автоматически заполнит недостающие цвета (рис. 3.52).

Рисунок 3.52. «Знать, где сидит фазан!»

Самое замечательное в этой опции то, что таким образом можно «продолжать» очень многие наборы данных. Ответственный за эту функциональность экспериментальный сервис Google Sets (http://labs.google.com/sets) умеет по одним известным ему алгоритмам догадываться о логике, стоящей за первыми несколькими элементами, и дополнять их собственными. Попробуйте ввести в ячейки названия стран и городов, имена политиков и названия фирм – Google Sets будет пытаться дополнить их своими элементами. Эту возможность хорошо использовать, когда вам срочно необходимо подобрать синоним, закончить смысловой ряд или просто нужна свежая идея. Набор, найденный Google Sets, подскажет синонимы, добавит недостающие элементы и даже в случае, когда не сможет правильно угадать последовательность, вполне может навести на ценную мысль.

Глава 4
Презентации

Если честно, то меня сложно назвать фанатом презентаций. Нет, а что вы хотите от человека, в обязанности которого еще недавно входила еженедельная подготовка докладов из сорока слайдов, битком набитых фотографиями, цифрами и графиками? Много презентаций было сделано, но еще больше просмотрено. Сказать честно, большинство из них никуда не годились. В лексикон офисных работников прочно вошло выражение «Смерть через PowerPoint» – намек на чрезвычайно затянутые и утомительные совещания, сопровождающиеся просмотром десятков тоскливых слайдов. Это добровольная каторга, на которую обрекают друг друга коллеги из многих тысяч компаний.

Конечно, люди делают это не нарочно. Просто в современном деловом мире электронные презентации стали практически единственным способом донесения информации до аудитории. Почему же это делается так уныло? Казалось бы, возможности современных программ по созданию самых разнообразных презентаций чрезвычайно широки и практически не ограничивают фантазию пользователя. Однако все чаще именно отсутствие подобных рамок превращает презентации в поистине печальное действо! Проблема, как всегда, не в программах. Она, как всегда, в нас.

Презентации логически завершают рассказ о триаде Документов Google. Это самый молодой продукт из трех офисных компонентов, который, пожалуй, обладает наибольшим потенциалом в плане своего развития. Тем не менее уже сейчас с его помощью можно создавать как самые скучные в мире доклады, так и самые потрясающие и удивительные рассказы, которые только видел мир. В этой главе мы научимся пользоваться этим инструментом так, чтобы истории, создаваемые с его помощью, были по-настоящему захватывающими. Это не так сложно, как кажется.

Создание

Глупо нырять с десятиметровой вышки, даже не научившись плавать. Точно так же неразумно пытаться сделать что-либо, напоминающее хорошую презентацию, не изучив все возможности предлагаемого инструмента. Начнем с алфавита: для создания очередного набора слайдов выберем на основном экране Документов Google пункт «Новый – Презентация». Возникший на экране документ носит имя «Презентация без названия». Изменим его, щелкнув прямо по тексту заголовка, и введем более достойное будущей великой презентации имя. Например, «Немного о тайм-менеджменте» (рис. 4.1).

Рисунок 4.1. Как вы презентацию назовете, так она и… поплывет

Начало положено: перед нами – чистый слайд. Белый, как лист бумаги. Вам не скучно? Мне – да! Первое, что нам нужно сделать, – выбрать соответствующий фон. Если вы готовите очередную презентацию для очередного управляющего комитета долгоиграющего проекта, то у вас, должно быть, уже заготовлена удовлетворяющая корпоративным политикам и утвержденная на всех необходимых уровнях подложка. В этом случае добавить ее просто: пункт меню «Изменить – Изменить фон» даст вам возможность вставить произвольное изображение, загрузив его со своего компьютера. Для этого в появившемся окне щелкните по ссылке «Вставить изображение», а затем выберите нужную картинку с помощью кнопки «Choose file» (рис. 4.2). После загрузки файла вид будущего фона появится рядом, в небольшом окошке просмотра. Конечно, вместо этого можно, не мудрствуя лукаво, залить фон любым цветом, доступным при нажатии на кнопку выбора палитры (она находится все в том же диалоговом окне). Но я рекомендую пользоваться этим способом только в крайнем случае – нет ничего скучнее, чем однотонный коричневый или даже нежно-голубой цвет. Уж лучше оставьте минималистичный белый!

Рисунок 4.2. Меняем фон презентации

Сделать фон одинаковым для всех слайдов поможет находящийся рядом флажок «Применить фон ко всем слайдам». Однако поступать таким образом стоит лишь в случаях, если вам категорически запрещено использовать собственные подложки. Делать все одинаковым, банальным, шаблонным – СКУЧНО! Если вы хотите, чтобы презентация действительно запомнилась слушателям, меняйте фон, используйте каждую картинку как иллюстрацию собственных идей. Новый слайд – новое изображение. В нашей презентации мы, кажется, говорим о тайм-менеджменте, о скорости большого города? Ассоциации первого уровня не всегда плохи – давайте в качестве фонового изображения сделаем стрелки часов, бегущего человека, фотографии мегаполиса! Что? Не знаете, где их взять? Вы удивитесь, но очень много неплохих фонов можно найти в собственной коллекции цифровых фотографий. Достаточно просто потратить однажды некоторое количество времени и отсортировать наиболее удачные снимки общих планов природы и города, людей за работой и даже… собственных детей! Не удивляйтесь: однажды я присутствовал на одном увлекательном семинаре, и перед его началом тренер рассказывал нам о правилах поведения, сопровождая все это слайдами с фотографиями своей пятилетней дочки. Та держала в руках мобильный телефон (поясняющая надпись на слайде предупреждала о том, что звонки мобильных нужно отключать), тянула руку (это было правилом задавания вопросов) и играла с другими детьми на игровой площадке (иллюстрировался принцип взаимопомощи на тренинге). Такое начало было очень необычным, трогательным и сразу же расположило нас к ведущему. Конечно, подобные личные снимки нужно использовать с умом и тактом, но они могут выручить вас в сложную минуту, положительно повлиять на аудиторию и сделать вашу презентацию по-настоящему уникальной и запоминающейся. Если же в собственной фотоколлекции не найдется подходящих снимков, то в вашем распоряжении – целая сеть Интернет с ее фотохостингами и фотобанками. В качестве примера гигантского хранилища классифицированных по множеству тем фотографий можно привести сайт http://www.freefoto.com, снимки которого бесплатны для использования в презентациях. Ну а если изображений из одного банка данных вам покажется мало, то вот список из 99 сайтов с бесплатными фотографиями, который можно найти в блоге известного презентационного тренера Дмитрия Лазарева: http://b23.ru/4mk (подробнее о Дмитрии – в разделе «Экстра»).

Если же вы все-таки хотите воспользоваться чем-нибудь стандартным, то не забывайте, что у вас в запасе есть несколько десятков шаблонов презентаций, доступных из пункта меню «Новый – Из шаблона…». О работе с прототипами документов было достаточно подробно рассказано в предыдущей главе: из появившегося на экране списка нужно лишь выбрать понравившийся вариант, нажав на кнопку «Использовать этот шаблон». В этом случае на основе выбранного образца будет создана новая презентация, с которой можно немедленно начать работу. Ну а если вы хотите просто оценить внешний вид шаблона и проверить, насколько он подходит для ваших целей, стоит воспользоваться ссылкой «Просмотр». Она выведет на экран несколько стандартных текстовых слайдов в выбранном оформлении (рис. 4.3).

Как и остальные шаблоны Документов Google, прототипы презентаций можно сортировать по различным критериям, а также оценивать по пятибалльной шкале – для этого рядом с каждым из них есть соответствующая шкала в виде ряда звездочек. Удобно, что единожды выбранный шаблон навсегда останется на закладке «Использованные шаблоны» для легкого поиска в будущем. К сожалению, в отличие от Таблиц шаблоны Презентаций выглядят неброско, и советовать использовать их для создания действительно хороших, запоминающихся докладов я бы не стал.

Рисунок 4.3. Шаблоны презентаций. Попадаются неплохие, но… лучше использовать свои наработки

Определившись с подложкой слайда, самое время приступить к наполнению его содержанием. Важное правило, которое стоит заучить наизусть перед тем, как вы начнете добавлять на чистый лист слова, цифры и графики: не превращайте слайды в документы! Не прячьте себя за экранами, набитыми килобайтами данных, – это не идет на пользу ни докладчику, ни зрителям. Люди пришли слушать вас, а не читать слова с экрана. Текст слайдов должен содержать опорные точки доклада, сопроводительные графики, иллюстрирующие основную мысль (помните о принципах визуализации из предыдущей главы? Пользуйтесь ими на полную катушку!), а также яркие графические образы для облегчения запоминания. Если без цифр и большого количества текста никак не обойтись, изготовьте два варианта презентации – полный и краткий. Последним вы будете пользоваться в ходе доклада, а первый можно раздать зрителям в качестве сопроводительных материалов, разместить в Сети или разослать по почте для самостоятельного ознакомления.