Текст книги "Секреты приложений Google"

Автор книги: Денис Балуев

сообщить о нарушении

Текущая страница: 7 (всего у книги 17 страниц) [доступный отрывок для чтения: 7 страниц]

Цвета по правилам

Девяносто процентов информации мы воспринимаем с помощью глаз, визуально. Поток данных, обрушивающийся на нас с экранов мониторов, огромен. Среди тысяч цифр немудрено пропустить тот или иной важный тренд, намечающуюся проблему, аварийное отклонение! Для облегчения восприятия и придумана визуализация – различные способы более наглядного представления данных. Самый простой и эффективный способ визуализации – выделение цветом. С детства нам знаком принцип работы светофора: зеленый – иди, красный – стой. Почему бы не выводить данные, скажем, об объемах продаж торговой сети по тому же принципу? Магазины, выполнившие план продаж за месяц, светятся спокойным зеленым – здесь все в порядке, а потому на цифры можно бросить лишь беглый взгляд. Красный цвет – аварийный: что-то идет не так, месячные обороты упали ниже допустимого уровня, и ситуация требует экстренного вмешательства. Желтый цвет применяется для пограничных ситуаций – например, значение находится в требуемом диапазоне, но достигнутый в текущем месяце объем продаж явно ниже рекордов предыдущего месяца.

Разумеется, подобная визуализация не ограничивается финансовыми отчетами. Вместо сумм торгового оборота можно подставить число ежедневных отжиманий от пола в таблице личных рекордов, расход бензина служебного автомобиля, ежемесячные затраты на развлечения. Подсветка упрощает анализ, сокращает время на контроль ситуации и предотвращает простейшие, но оттого не менее обидные ошибки (такие как, например, ввод лишнего нуля в числовом значении – 100 вместо 10, 1000 вместо 100 и т. д.).

Для реализации столь удобной и упрощающей жизнь вещи, как визуализация, в Таблицах присутствует опция под названием «Изменить цвета в соответствии с правилами». Она умеет устанавливать оформление выбранных ячеек в зависимости от ряда условий. Каких? Давайте выясним! Обратимся к нашему примеру – представим себе, что в списке молодых людей мы хотим выделить красным цветом тех, кому еще нет 16 лет. Тех, кому от 17 до 25, отметим зеленым, а тех, кому ровно 16, выкрасим в желтый. Выберем колонку, отвечающую за возраст. Команда «Формат – Изменить цвета в соответствии с правилами» выводит на экран окно с выбором условий и действий над ячейками. Создадим первое условие – значение ячейки должно находиться в диапазоне от 0 до 15 включительно (рис. 3.20).

Рисунок 3.20. Условное форматирование. Определяем вид условия

Выберем действие, которое будет произведено над ячейкой в случае выполнения условия: установка красного цвета фона. Для этого проставим флажок рядом с надписью «Фон» и выберем ярко-алый цвет из предлагаемой палитры. Кроме очевидного цветового выделения ячеек доступно и еще одно действие – раскраска собственно текста. Действия можно объединять: никто не мешает удовлетворяющее условию значение выделить, например, белым и одновременно поместить его на приятный глазу сиреневый фон.

Аналогичным образом добавляются и остальные условия – в нашем случае на кнопку «Добавить новое правило» нужно будет нажать еще два раза, но в общем случае число налагаемых на диапазон условий не ограничено. Условия могут быть разными – тест на соответствие той или иной строке (раскрасить в зеленый цвет всех обладателей фамилии «Степанюк»), попадание в диапазон дат (показать счастливцев, чей отпуск в прошлом году выпал на три летних месяца) и даже проверка на то, что ячейка пуста. Последнее условие удобно применять для поиска еще не заполненных или пропущенных по невнимательности значений. После окончания работы над условиями необходимо нажать кнопку «Сохранить правила» и полюбоваться на загоревшийся тремя цветами «светофор» (рис. 3.21).

Рисунок 3.21. Совершеннолетним – зеленый свет!

В случае срабатывания нескольких условий (например, вы по ошибке указали два пересекающихся диапазона – от 0 до 16 и от 14 до 18) будет выполнено первое действие. Для того чтобы избежать путаницы, подобных пересечений нужно избегать. Убрать созданную визуализацию можно тем же способом: выбрать опцию изменения цветов в соответствии с правилами для желаемого диапазона и последовательно удалить все условия с помощью небольшого крестика справа от них. Есть и еще один способ: команда «Формат – Очистить стили» позволяет одним движением мыши удалить все условия для выделенной области.

Проверка

Установка цветов в соответствии с правилами может здорово помочь при проверке данных на этапе ввода. Например, аварийным красным будут выделяться значения, явно выходящие за рамки указанного диапазона, или подсвечиваться желтым «подозрительные» слова и цифры. Но иногда этого недостаточно: что, если мы вообще хотим запретить ввод данных, не подходящих под выбранные ограничения? Или желаем указать вносящему цифры человеку на его ошибку в вычислениях, подсказать верный вариант? Для контроля над вводимыми данными Таблицы предлагают воспользоваться специальным механизмом проверки. Давайте не мешкая перейдем к практике: в нашем примере запретим ввод значения возраста, превышающего 120, – на мафусаилов[4]4
  Мафусаил – мудрец, по преданию проживший 969 лет. – Прим. авт.


[Закрыть] система явно не рассчитана.

Снова выберем колонку с возрастом. Команда «Инструменты – Проверка данных» выведет на экран окно с предложением выбора условий для проверки. В поле «Допускается только» выберем значение «Число». Тип условия (следующее поле) – «Между». В качестве верхнего и нижнего значения введем 0 и 120 соответственно (рис. 3.22). В следующем поле введем нечто вроде «Уважаемый, будьте добры, введите возраст между 0 и 120!». Система сама построит за вас часть этого предложения на основании введенных данных, вам нужно будет лишь расцветить его с использованием местных идиоматических выражений и специфического профессионального жаргона. Строгость проверки может быть двух видов – в суровом случае любые попытки выхода за пределы диапазона заранее обречены на неудачу, а в более мягком варианте система лишь предупреждает пользователя об аномальном возрасте, оставляя, впрочем, решение за человеком – кто знает, может быть, мафусаилы до сих пор живут среди нас?

Рисунок 3.22. Проверка на возраст

Диаграммы и гаджеты

Говорим таблицы – подразумеваем графики. Это еще один из способов представления больших массивов информации, иногда – единственно возможный. Думаю, в том, что одна картинка стоит тысячи слов (и двух тысяч цифр!), убеждать никого не нужно: увидеть наметившуюся позитивную тенденцию, сменившую негативный тренд, отметить резкие выбросы на доселе плавной кривой и, наконец, самостоятельно достроить получающуюся кривую, продлив ее в далекое будущее, помогут именно графики. За время существования таких представлений человечество успело придумать великое множество различного рода графиков и диаграмм. Столбчатые и круговые, в виде кривых и кластеров, трехмерные и разноцветные, не говоря уже о знаменитых «японских свечах» биржевых котировок – все они призваны как можно нагляднее представить заложенные в них цифры, помочь ответить на задаваемые вопросы и даже обнаружить скрытые закономерности! Кроме того, правильно построенный график откровенно расскажет о неудачах и успехах при движении к поставленной цели, поможет разбить сложную задачу на простые и достижимые действия, подскажет направления дальнейшего движения и узкие места. Думаю, вы уже заметили, что я – фанат графиков? Сейчас я докажу вам, что это неспроста!

Новым функциям – новые примеры. Вот такая таблица иллюстрирует расход бензина различных марок автомобилей (рис. 3.23).

Рисунок 3.23. Таблица расхода бензина. Все совпадения с реальными марками автомобилей случайны

Первое, что нужно сделать для того, чтобы график стал наглядным и на его основе можно было принимать какие-либо решения, – отсортировать сами данные. Экономичные модели должны переместиться на первое место, наиболее «прожорливые» – болтаться в хвосте списка (рис. 3.24).

Рисунок 3.24. Сортировка по уровню расхода бензина

Теперь можно строить график. Вопрос выбора типа диаграммы – тонкий: получающаяся картинка должна легко читаться и запоминаться. Кстати, столь любимые многими круговые диаграммы читать очень сложно – разницу между несколькими секторами можно определить только приблизительно, а при солидном наборе данных «пирог» становится похожим на лоскутное одеяло. Смотрите, что получится, если мы выберем в качестве представления нашей таблицы так называемый pie chart, или круговую диаграмму (рис. 3.25).

Рисунок 3.25. Блеск и нищета круговых диаграмм. Какой автомобиль экономичнее – Audi или Toyota? Как тут разобрать…

Очевидно, что представление данных в виде секторов – не самая удачная идея, поскольку сравнить расход бензина между разными моделями невозможно, а обилие цветов делает график совершенно нечитаемым. В нашем случае гораздо удобнее использовать старую добрую столбчатую диаграмму. Для создания нового графика необходимо выделить диапазон с данными, включая заголовки, после чего выполнить команду «Вставить – Диаграмма». В появившемся окне из обширного списка графиков выберем сначала тип диаграммы (столбцы), а затем нужный подтип. В подтипе можно отдать предпочтение объемным или плоским столбцам, а также решить, отображать ли данные соседних диапазонов друг на друге (накопительным итогом) или располагать рядом для сравнения (рис. 3.26).

Рисунок 3.26. Окно настройки диаграммы. Большинство параметров можно впоследствии изменить

Кроме собственно выбора типа у нас все еще есть возможность изменить диапазон выборки – для этого достаточно щелкнуть на поле ввода «Диапазон данных», а затем перенести курсор мыши обратно в таблицу и выделить нужную область. Также в форме создания графиков присутствует группа полей «Ярлыки». Она служит для настройки названия диаграммы, подписей осей и легенды. На основе богатого личного опыта работы с различного рода диаграммами рекомендую заниматься «наведением лоска» в самую последнюю очередь – гораздо важнее, чтобы сама диаграмма отображалась правильно, а подписи осей и легенду всегда можно отредактировать позже. Группа полей «Ось» позволяет указать максимальное и минимальное значение на вертикальной оси. Это тонкий момент – классическим примером манипуляции данными служит установка слишком большого диапазона. В результате значения, отличающиеся друг от друга на значительную величину, кажутся равными – разница просто нивелируется выбранным масштабом! Если для созданного нами примера указать в качестве нижней границы 0, а верхней – расход бензина в 500 литров, то мы увидим достаточно невыразительный график, судя по которому расход бензина разных автомобилей практически не отличается (рис. 3.27).

Рисунок 3.27. Почти никакой разницы!

Есть и обратный трюк: при необходимости показать значительный перевес одного показателя над другим их отсчет (нижнюю границу) начинают не от нуля, а от значения, близкого обоим. Смотрите – вот так можно показать преимущества машины, сжигающей 11,2 литра топлива, над автомобилем с расходом ровно 11 литров на 100 километров (рис. 3.28).

Рисунок 3.28. Как с помощью настройки диаграмм можно сделать из мухи слона

Не используйте «визуальные игры» в своих документах и не попадайтесь на подобные уловки сами. В нашем же случае после выбора типа диаграммы и дополнительных настроек на экране возникнет вот такая предельно честная и объективная «лесенка» (рис. 3.29).

Рисунок 3.29. Все без обмана – столбчатая диаграмма

Кстати, щелкнув по любому столбцу, можно получить исчерпывающую информацию о выбранном значении, появляющуюся в виде всплывающего облачка.

Какие еще виды диаграмм доступны? Когда количество строк невелико, можно использовать линейные диаграммы – в сущности, это тот же столбчатый график, «повернутый» на девяносто градусов. Для длинной временно́й последовательности, где нет нужды в сортировке, удобно использовать линейную диаграмму. Однако на представленных типах графиков возможности Таблиц не заканчиваются. Английское слово gadget (гаджет) обычно означает небольшое электронное устройство: сотовый телефон, карманный компьютер, ноутбук. Но в случае электронных таблиц Google это еще и дополнительная встраиваемая функциональность, с помощью которой наращиваются возможности пакета по представлению данных. В гаджетах изначально заложены более сложные способы отображения информации: стрелочные приборы, карты, кластерные графики. Хотите посмотреть? Раз уж сквозной темой главы являются автомобили, давайте создадим еще одну таблицу. В нее образцовый владелец автомобиля загадочной марки ABC скрупулезно заносил затраты на запасные части своего железного коня, а также средний расход бензина (рис. 3.30).

Рисунок 3.30. Просто еще одна таблица

Чтобы получить представление о широких возможностях гаджетов, создадим на основе этих данных так называемую динамическую схему. Выделим весь диапазон таблицы, а затем в пункте «Вставить – Гаджет» перейдем в группу «Диаграмма» и выберем пункт «Динамическая схема». В окне настроек укажем только название – диапазон уже должен находиться там. Что мы получим в итоге? Живой, изменяющийся во времени график, быстро показывающий при нажатии на кнопку «Play» изменение расхода бензина, а также удорожание запчастей и общую инфляцию в стране (рис. 3.31)!

Рисунок 3.31. Красивый гаджет получился, правда? А бегунок в нижней части экрана можно двигать. Попробуйте сами!

Машин, а значит, и движущихся точек может быть несколько – гаджет автоматически отобразит перемещение каждой из них, на ходу интерполируя все промежуточные значения. Попробуйте показать такой график знакомым. Судя по моему опыту, на людей, не знакомых с динамическими диаграммами, подобная «анимация» производит неизгладимое впечатление.

Формы

Иногда данных у нас нет. Совсем! Но мы знаем, как их получить, – о них нужно просто спросить у людей. Они сами с удовольствием дадут нам всю необходимую информацию. Думаю, становится понятно, что речь идет о всевозможного рода опросах и анкетах. Куда поехать на загородный пикник? Какой фильм достоин просмотра? Кто я по типу личности? Для ответа на эти вопросы воспользуемся удобным инструментом массового сбора данных под названием «Формы». С его помощью можно создавать удобные для вноса информации страницы, которые после их заполнения участниками превращаются в обычные строки таблицы, доступные для редактирования и анализа. Вот так выглядит типичная форма опроса (рис. 3.32).

Рисунок 3.32. Очень простая анкета

Формы стали настолько важной опцией Документов Google, что было принято решение вынести их из Таблиц и сделать отдельным видом документа. Для создания новой формы опроса обратимся к главному меню и пункту «Новый – Форма», а для преобразования в нее существующей таблицы используем пункт меню «Форма – Создать форму». В появившемся окне нам предложат выбрать название и поясняющий текст к анкете или опросу. После внесения базовой информации самое время приступить к созданию собственно пунктов анкеты. Вопросы в форме бывают нескольких типов: доступны одиночный и множественный выбор из предлагаемых вариантов, указание определенного значения из предложенного диапазона, а также короткий или длинный текстовый ответ. Щелкнув по кнопке «Создать новый вопрос», указываем его название, поясняющий текст (если необходимо) и тип вопроса. Если без ответа на вопрос ну никак не обойтись, флажок «Сделать этот вопрос обязательным» позволит запретить отправку формы без проставления запрашиваемого значения (рис. 3.33).

Рисунок 3.33. Настройка одного из пунктов опроса

Пункты формы удаляются с помощью нажатия на кнопку с символом корзины. Менять положение вопросов друг относительно друга удобно, просто перемещая нужный вопрос мышкой. Вопросы можно дублировать (кнопка) и изменять (кнопка).

После сохранения формы она станет доступна по ссылке, указанной в нижней части экрана, – такой ее и увидит участник опроса. Подобную ссылку можно послать по почте или выложить на собственный сайт или блог, ведь для заполнения формы не требуется регистрация или пароль. После ввода данных таблица, привязанная к форме (а на самом деле просто являющаяся ее оборотной стороной), обретет новую строчку вот такого вида (рис. 3.34).

Рисунок 3.34. Введенные в форму данные превращаются в строки таблицы

Каждый ответ участника на вопрос умещается в одной ячейке, при этом множественные варианты ответов разделяются запятыми (как борщ и котлеты в нашем примере). Любая запись имеет временную «отсечку», но не содержит имени отвечающего. Если подобная информация вам необходима, то в форме стоит создать соответствующий пункт и сделать ответ на него обязательным. По полученным ответам можно получить графическую сводку. Пункт меню «Форма – Показать сводку ответов» выводит на экран разнообразные диаграммы, суммирующие варианты ответов на вопросы участников. Если же представленной сводки недостаточно, то для построения собственных диаграмм всегда доступен функционал графиков и гаджетов.

Первый, но далеко не последний приятный сюрприз для читателей книги – я записал небольшой видеоурок по созданию форм опросов в документах Google, после которого даже самые непонятные моменты работы с этим замечательным инструментом станут ясны (рис. 3.35). Для того чтобы посмотреть ролик, просто перейдите по ссылке http://b23.ru/zvj.

Рисунок 3.35. Борщ – чемпион. Графическая сводка ответов на вопрос анкеты

Шаблоны

Делать работу, которая до этого уже была выполнена другими, – напрасная трата времени и сил. Ваши усилия, затраченные на оформление списка приглашенных на вечеринку, можно направить на другие неотложные дела, если воспользоваться подсистемой шаблонов. Созданные с их помощью таблицы будут выглядеть профессионально, а вы сэкономите немало драгоценных минут. Дело в том, что шаблоны документов и таблиц были созданы талантливыми дизайнерами, над которыми не висела необходимость срочной сдачи проекта, а потому их творения получились необычайно живыми, нестандартными и пригодными к использованию даже теми, кто с недоверием относится к различного рода образцам и лекалам. Прототипы документов разработаны на все случаи жизни – здесь и студенческие расписания, и таблицы для ведения домашнего бюджета, и календари на любой вкус, и даже поздравительные открытки!

Как пользоваться шаблонами? Для выбора из более чем 140 образцов шаблонов пройдите в пункт меню «Файл – Новый – Из шаблона», находясь в любой таблице или документе. Из соображений удобства библиотека шаблонов сгруппирована по категориям, а также видам документов. Прототипы существуют для документов, таблиц, форм и презентаций. Естественно, присутствует и поиск по шаблонам – для этих целей служит форма ввода в верхней части экрана. Просто введите несколько ключевых слов, описывающих искомое, и нажмите кнопку «Поиск шаблонов» (рис. 3.36).

Рисунок 3.36. Какой из вариантов шаблона выбрать? Попробуйте все!

Для того чтобы примерить любой из предлагаемых прототипов на себя, нажмите кнопку «Просмотр». На экране появится документ, использующий выбранный шаблон, и вы сможете оценить его «внешние данные» вживую, на небольшом тестовом примере. Если шаблон подходит, то для создания таблицы или формы на его основе нажимаем кнопку «Использовать этот шаблон», после чего начинаем работать с уже созданным и предварительно настроенным документом. Стоит отметить, что шаблоны включают в себя не только внешнюю, оформительскую часть, зачастую они уже содержат поясняющий текст, а также формулы для расчета. В качестве примера можно посмотреть, например, на шаблон «Loan Amortization Schedule» – там активно используется уже упомянутая функция расчета выплат по кредиту PMT. По сути, шаблоны представляют собой удобные заготовки для быстрого начала работы над той или иной задачей, а потому перед созданием любого нового документа стоит убедиться, что его прототип отсутствует в списке шаблонов, и лишь в этом случае творить «с нуля». Примененные даже единожды, они всегда будут доступны на закладке «Использованные шаблоны» в галерее.

Виды просмотра

Таблицы бывают маленькими, средними, а иногда очень и очень большими. Для гигантских размеров «простыней» даже современных размеров широкоэкранных мониторов бывает мало. На помощь приходят режимы просмотра таблиц, которых в данном пакете целых три! Первый, полноэкранный, аналогичен Документам. По команде «Просмотр – Полноэкранный режим» полностью скрывается вся верхняя часть экрана, включая основное меню и панель инструментов, и пользователь остается один на один с данными. Выход из такого режима осуществляется по клавише Esc, о чем честно предупреждает полупрозрачная надпись в правом верхнем углу экрана. Такая возможность удобна, если вы делаете рутинную проверку данных или все команды выполняются с помощью горячих клавиш (рис. 3.37).

Рисунок 3.37. Полноэкранный режим – только самое необходимое

Компактный режим представляет собой компромисс между необходимостью отображения максимума информации из таблицы и потребностью работать с командами. Он оставляет на месте как само меню команд, так и панель инструментов, но прячет с глаз долой логотип, опцию совместного доступа, а также опции настройки и справку (рис. 3.38).

Рисунок 3.38. Компактный режим – разумный компромисс для обладателей небольших экранов

Возможность работы с таблицей в виде списка стоит особняком и даже отделена от остальных режимов в меню «Просмотр». Команда «Просмотр – Список» не только скрывает от пытливого взгляда инструменты и команды, но и оставляет только самое необходимое для быстрого ввода и сортировки данных. В заголовках столбцов находятся выпадающие списки, в которых можно выбрать значение определенной записи, весь массив данных или пустое множество. Щелкнув на самих заголовках столбцов (на самом деле это гиперссылки), мы можем менять способ сортировки. Кнопка «Добавить» служит, как нетрудно догадаться, для создания новых записей, а для изменения существующих рядом с каждой присутствует ссылка с надписью «Изменить» – можно нажать на нее или просто щелкнуть на любом месте записи. Собственно, и удаление строк происходит именно через их изменение – нужно просто стереть все находящиеся в полях символы. Не самый удобный способ, но он спасает от случайного стирания всей таблицы. Работа в таком режиме позволяет быстро вводить и просматривать данные, а потому его можно посоветовать для случая ручного заполнения больших объемов табличной информации. Вернуться к привычному режиму можно, выбрав ссылку «Перейти к таблице», а команда «Показать цвета» раскрасит строчки списка в те краски радуги, что были выбраны вами в таблице (рис. 3.39).

Рисунок 3.39. Режим списка подойдет, если вам понадобится быстро «набить» пару тысяч строчек