Текст книги "Менеджер и организация"
Автор книги: Арташес Газарян
сообщить о нарушении
Текущая страница: 3 (всего у книги 21 страниц) [доступный отрывок для чтения: 5 страниц]
Синергия как мультипликатор эффекта индивидуальных усилий
Это греческое слово означает «совместное действие, работу вместе». Первыми начали применять его медики – для обозначения результата от взаимодействия принимаемых одновременно различных лекарственных препаратов. Этот результат часто сильно отличается от простой суммы специфических эффектов от каждого из препаратов в отдельности. Он может быть как негативным, так и позитивным. Эффект синергии может приводить к явлениям, к которым ни один из компонентов, взятый в отдельности, не приведет никогда. Синергия совсем не подразумевает, что каждый из компонентов делает то же самое, действует в том же направлении. Но они действуют совместно. Академик Петр Анохин как-то давно назвал системой такое сочетание элементов, в котором их взаимодействие приобретает характер взаимоСОдействия, направленного на получение фокусированного конечного результата. Это определение близко тому, что имеется в виду под синергией.
Синергия в организациях подразумевает и даже приветствует при определенных обстоятельствах разделение труда – при одном важном условии: все участвующие в процессе субъекты, делая каждый свое, должны стремиться к одному и тому же общему результату. Например, когда испуганные люди разбегаются в разные стороны ото льва – они демонстрируют совершенно одинаковое, но в буквальном смысле «центробежное» поведение. А вот когда они договариваются о разных ролях и, ведя себя по-разному, осуществляют совместную акцию по поимке льва – это уже синергия. Движение каждого направлено к одной и той же цели, оно как бы становится центростремительным.
Когда каждый в организации работает на себя, делает свое дело и получает то, что заработал, взаимодействовать с другими часто ни к чему. Более того, чем хуже результаты у коллег, тем легче на их фоне выиграть. Например, в одном крупном магазине электроники продавцы-консультанты торгового зала получали определенный процент от каждого проданного изделия (лично их рукой выписанного чека). Поток реальных покупателей ограничен. Будет ли в этой ситуации каждый из продавцов заинтересован (в целях наименьшей диссипации энергии) переадресовывать клиента к коллеге, который в этот момент свободен или который лучше знаком с данным аппаратом? Нет, конечно. Стремясь избежать даже поползновений подобного рода, они иногда договариваются о разделении номенклатуры, или функций, чтобы каждый делал только то, что предусмотрено соглашением. Вам не приходилось наблюдать, как в торговом зале несколько продавцов мучаются бездельем, в то время как клиенты ждут в очереди одного, занятого на кассе? При этом отношения между собой у продавцов могут быть самые теплые, но «дружба дружбой, а табачок врозь» – каждый работает сам по себе. Это не когеренция и это не синергия. И это очень неэффективно.
Возьмем другой пример, который мы обнаружили в ресторане возле своего офиса. Там всегда можно быстро пообедать, хотя клиентов бывает много, а официантов – уж точно не больше, чем в других местах. Оказалось, что время реакции на возникший у клиента ресторана запрос (пусть это будет «Еще один бокал пива!») зависит от того, обслуживает ли этого клиента только один, «его» официант, или любой из нескольких официантов, находящихся в зале, заметив призывный жест клиента, принимает заказ, передает его бармену, а последний, наполнив бокал пивом, отправляет его на нужный столик с любым оказавшимся рядом официантом. В первом случае официант обслуживает еще пять столиков, всем сидящим за ними чего-то надо, и, пока он занят с одним клиентом, остальные должны ждать. Во втором случае среднее время реакции на запрос, а соответственно, и время «бесплатного, без еды и питья, сидения» клиента за столиком легко может быть уменьшено в десять раз – это и есть синергетический эффект. Он отнюдь не подразумевает, что официанты работают больше или бегают быстрее – он подразумевает, что они работают вместе. Точно так же бригада из двух грузчиков не в два, а в двадцать раз быстрее, чем любой из них в одиночку, доставит пианино на десятый этаж (если один вообще справится). А вместе отправившись на выставку в Германию, директор по маркетингу и начальник производства могут так эффективно обсудить дела с потенциальным клиентом и привезти такой контракт, о котором никто из них по отдельности и мечтать не мог.
Однажды мы наблюдали интересное явление в торговом центре большой компании, занимающейся электрооборудованием. Продавцы, работающие в зале, всегда с раздражением говорили о своих коллегах, работающих на складе (склад находился здесь же, за стенкой). Может, потому, что, когда у них был наплыв посетителей и они не успевали их достаточно быстро обслуживать, образовывались очереди и вспыхивали скандалы. Работники же склада выполняли заявки из зала без особого рвения. Клиенты «наезжали» на продавцов, тем приходилось объяснять, что они ни при чем, так как сами ждут поступления заявки со склада и тому подобное. Работники склада, в свою очередь, тоже не очень-то любили продавцов, потому что, когда поступали товары (обычно большая фура), «эти в зале», если дело происходило не в час пик, сидели и травили байки, пока складские разгружали машину, маркировали товары, раскладывали их по полкам да еще одновременно выполняли заказы «отдыхающих» из зала. Какие нервы такое выдержат? Идея работать иначе пришла в голову им самим (не без помощи тренера, но это не принципиально). Договорились работать вместе, благо у всех была схожая квалификация – все хорошо знали номенклатуру изделий, хотя и тем и другим пришлось немного подучиться. В итоге в часы пик часть работников склада выходила в торговый зал и превращалась в дополнительных продавцов, а в часы, когда клиентов в зале немного и прибыл товар, продавцы из зала переходили на прием товара на склад. Оказалось, что тот же или даже более высокий уровень обслуживания клиентов можно обеспечить с меньшим числом постоянных работников зала, а ту же скорость обработки новых товаров – при меньшем числе работников на складе. Отношения между продавцами и складскими наладились, они реально превратились в один коллектив, можно даже сказать, в одну команду. Продажи увеличились, клиенты перестали предъявлять претензии, работать стало легче и приятнее. Это была синергия.
Самоорганизация как естественно возникающий порядок
Синергия подразумевает спонтанную координацию поведения отдельных элементов множества. Это поведение не обязательно такое же, как в случае когеренции, но оно взаимодополняющее и в сочетании образующее систему с некоторыми новыми свойствами. Эти свойства базируются на самоорганизации – еще одной способности реального мира, проявляющейся на разных уровнях, изучаемой многими науками и продолжающей нас удивлять своей универсальностью.
Упорядоченность элементов и связей между ними в реальных системах (природных, технических или социальных) может иметь двоякое происхождение. Этот порядок может быть задан извне – некоторыми непреодолимыми условиями (узкий проход никак иначе, чем по одному, не миновать) или управляющими воздействиями (посредством отбора, применения «прокрустова ложа», системы поощрений и наказаний, прямых указаний и тому подобного). Но, что более интересно, он может возникать и сам по себе, в неорганизованной среде, и определяться не только и даже не столько внешними условиями, сколько внутренними предпосылками. Предпосылки заключаются в том, что элементы всегда находятся в поиске положения, соответствующего наименьшим непродуктивным потерям энергии. Когда элементы взаимозависимы, игнорирование одними других оказывается очень проигрышной стратегией – больше столкновений, больше взаимопогашающих усилий, больше напряжения и расходования энергии на нагревание атмосферы. Наиболее эффективное использование энергии обеспечивается только некоторыми из возможных сочетаний поведения отдельных элементов. Неэффективные комбинации не выживают (биологически и экономически точно так же, как и математически), они недолго длятся. Эффективные комбинации оказываются более устойчивыми. Так, наверное, и возникла жизнь. Но не все организации живут по этому принципу.
Каким бы парадоксальным это ни казалось на первый взгляд, самоорганизующийся порядок возникает именно из сочетания взаимозависимости элементов с относительной свободой действий каждого из них. Там, где каждый зависит только от начальника, никакой самоорганизации возникнуть не может. Там, где каждый делает только то, что уже предписано, и только так, как предписано, никакой самоорганизации возникнуть не может. Поэтому приходится признать, что злейшие враги процессов самоорганизации – это традиционная бюрократическая организация и чрезмерная формализация отношений.
Эффективность бюрократической организации полностью предопределена ее внутренним дизайном, который может быть изначально более или менее успешным. Но даже в лучшем случае такая организация может оставаться на проектном уровне эффективности только пока действуют условия функционирования, предусмотренные проектом. Бюрократическая организация обходится намного дешевле в смысле затрат на персонал, ибо каждый из элементов выполняет только узкую предопределенную функцию (или набор таких функций) по заданному алгоритму – ни особой квалификации, ни особого ума для этого не требуется. И она может быть вполне эффективной в стабильных предсказуемых условиях. Однако в изменяющемся мире такой организации может недоставать гибкости, ибо изменить дизайн может только тот, кто его создавал и утверждал. Любое решение по изменению существующего порядка в связи с нестандартной ситуацией обычно принимается только на самом верху пирамиды. Весь вопрос в том, насколько часто такие нестандартные (для данного организационного устройства) ситуации имеют место быть и насколько велика производительность того, кто на самом верху, – не получится ли так, что долго принимаемые решения в результате окажутся неадекватными изменившимся условиям?
Принцип внешнего дополнения Стаффорда Бира требует, чтобы в каждую систему был встроен блок, ответственный за поведение системы в ситуациях, не предусмотренных при ее проектировании. В бюрократических организациях этот блок – первый руководитель. Его возможности всегда ограничены, они легко оказываются исчерпанными, когда надо думать и решать за всех. Поэтому пространство приемлемых условий существования для такого типа систем также ограничено – когда динамичность и непредсказуемость возникающих ситуаций достигает некоторого предела (разного для разных руководителей), организация становится нежизнеспособной. Ей остается только погибнуть или переродиться в нечто качественно новое.
Это новое – самоорганизующийся порядок. Природа никогда никакого другого принципа создания своих творений и не признавала. Не должны ли и мы признать, что взгляд на организацию как на простую иерархически выстроенную машину для реализации четко определенных процедур в четко определенных условиях является слишком ограниченным? По большому счету никакая организация никогда и нигде таковой не была. Чтобы выжить в реальных условиях, ей требуются гибкость и адаптивность, свойственные живым организмам. Через эту призму мы и будем смотреть на организацию в дальнейшем.
Организация как живой организм
Вряд ли вызовет возражения утверждение, что любая организация является некоторой системой. Также очевидно, что не всякая система является организацией. Телевизоры или компьютеры – это тоже системы… Каковы же специфические черты организаций как систем?
Во-первых, организация включает людей в качестве существенных своих элементов. Это сильно усложняет дело, но деваться некуда, будем разбираться…
Во-вторых, как и всякая другая система, организация обладает эмерджентными свойствами, которых нет у отдельных составляющих ее элементов (термин происходит от английского emergency – «неожиданное появление»). То, что может организация, – это больше того, что могли бы ее члены, действуя каждый сам по себе, иначе зачем бы было городить огород? Поводом для создания организаций может быть как эффект от разделения труда, позволяющий использовать более дешевую рабочую силу и достичь большей производительности на отдельных операциях, так и эффект от объединения труда, когда, работая вместе над одним объектом или проектом, группа сотрудников может завершить его гораздо быстрее и сделать качественнее. Во втором случае уместно говорить о синергетическом эффекте, который проявляется как в появлении новых возможностей, так и скачкообразном изменении уже существующего потенциала.
В-третьих, эмерджентные свойства организации зависят от ее структуры, то есть от того, из каких элементов состоит организация и каким образом эти элементы взаимодействуют. Подобно тому как в телевизоре порча только одной детали или отсутствие контакта в нужном месте, как и наличие его в ненужном, могут привести к потере изображения, так и в организации связи и отношения между ее элементами являются такими же критическими, как и состав элементов. Заменив только одного члена бригады, мы можем наблюдать очень существенное изменение в поведении всей бригады. Назначив другого бригадира из числа тех же самых членов бригады, мы можем наблюдать совсем иные эмерджентные свойства этого образования в целом.
Не все элементы и отношения в реальной системе критически важны для формирования ее основных эмерджентных свойств. Без свечи зажигания или контакта на клемме аккумулятора машина не поедет и более того – она уже не сможет называться автомобилем… Но без заднего сиденья, запасного колеса или стереосистемы автомобиль не перестанет таковым являться. Элементы и отношения, существенные для появления эмерджентных свойств, ради которых и создается организация, являются базовыми. Для остального лучше всего подходит русское слово навороты. Это может быть, например, собственное транспортное хозяйство в ситуации, когда гораздо надежнее и в итоге дешевле заказывать машины в специализированной транспортной конторе. Или собственный отдел информационных технологий, вся роль которого сводится к консервированию компьютерной неграмотности остальных сотрудников (в чем этот отдел, конечно, кровно заинтересован). Навороты можно обнаружить в любой организации, а в некоторых наворотов столько, что за ними трудно рассмотреть базовую структуру.
В-четвертых, наряду с отношениями, формирующими структуру организации и определяющими ее основные свойства, в любой организации имеют место быть и субструктурные отношения между ее элементами, а также между элементами организации и внешней среды. Эти отношения могут никак не влиять на основные свойства системы на макроуровне, но магическим образом предопределяют ее поведение в так называемых точках бифуркаций – «развилках» процесса, когда возможны различные выходы из состояния неустойчивости. Может ли влиять на решение босса о том, оставить или уволить сотрудницу, ее чисто женское очарование? Может ли влиять на решение сотрудника о том, ехать или нет в важную командировку (когда он может и не ехать по достаточно уважительным причинам), то обстоятельство, что в этом городе живет его старый приятель? Может ли влиять на назначение, при наличии равноценных альтернатив, чья-то антипатия к претенденту, хотя и ничем не обоснованная и не имеющая прямого отношения к делу? Может. Потому что…
В-пятых, организации являются открытыми нелинейными динамическими системами. Их состояние (набор значений, описывающих это состояние параметров) непрерывно изменяется со временем. Зависимость выхода (некоторых описывающих результирующее состояние параметров) от входа носит нелинейный характер. Небольшое изменение на входе может либо вообще никак не отразиться на выходе (тогда говорят, что оно не достигло некоторого порогового значения), либо привести к скачкообразному изменению этого состояния, а иногда и структуры. Математики называют подобные явления катастрофами, имея в виду именно скачкообразность, радикальность перехода в новое состояние. Например, увеличение партии закупки товара вдали от порогового значения, при котором вступит в действие значительная скидка, никак не влияет на себестоимость. Такое же изменение на границе порогового значения может привести к снижению цены скачком на 10 %, что во многих случаях имеет принципиальное значение. Катастрофа – это не обязательно что-то плохое и разрушительное. Внедрение новой технологии, изменение структуры, появление нового руководителя – это все тоже могут быть катастрофы, иногда очень даже положительные.
Динамические системы могут находиться в состоянии устойчивого равновесия, когда небольшие случайные отклонения вызывают в системе силы, возвращающие ее в исходное состояние (примерами могут служить обычный маятник, система поддержания запасов на заданном уровне или кондиционер). Они могут также оказываться в состоянии неустойчивого равновесия – как карандаш, который пытаются поставить на острие, – в этом случае любое случайное маленькое отклонение приводит к возникновению сил, переводящих систему в совсем иное состояние. Например, потеря небольшой доли рынка в условиях напряженного баланса, означающая приобретение этой доли основным конкурентом, может означать резкое изменение показателей прибыльности, возможности получения кредитов, возможности реинвестиций в экспансию на рынке и в итоге к банкротству лишь однажды пошатнувшейся компании. В условиях монополии или значимой для клиентов исключительной компетенции, обеспечивающих устойчивое равновесие, можно шататься как ванька-встанька сколько угодно – рынок никуда не денется.
Роль этих маленьких отклонений могут играть флуктуации – небольшие случайные колебания состояния системы или среды. Эту же роль могут играть и субструктуры, которые уже совсем не случайны, хотя и очень изменчивы. Как ни парадоксально это может показаться, чувствительность организации к флуктуациям и субструктурам обусловлена не отсутствием регламентации и контроля, а как раз наоборот. Жесткие авторитарные руководители, строго определенные функциональные обязанности, четкие и неукоснительные процедуры, негибкая политика – все это создает множество точек напряжения, которые во взаимодействии с реалиями нашего плохо предсказуемого и совсем «непричесанного» мира оказываются критически чувствительными даже к самым легким воздействиям.
В-шестых, как раз благодаря своей динамической природе в сочетании с неустойчивостью и флуктуациями организации представляют собой недетерминированные, или стохастические, системы. Их конкретное состояние, в отличие от детерминированных механических систем, невозможно предвидеть точно на сколько-нибудь значимый срок. Никто, наверное, не возьмется предсказать ситуацию на баскетбольной площадке во время игры даже на пятнадцать секунд вперед. Для баскетбола пятнадцать секунд – это достаточно много. Для организаций – все зависит от темпа «игры». В одних случаях и в одних аспектах ситуацию можно предвидеть на годы, в других, и таких все больше, предсказание ситуации даже на месяц вперед уже кажется очень рискованным.
Полная предсказуемость в реальном мире, конечно, невозможна. Но неполная предсказуемость не означает отсутствия таковой. Мы ведь понимаем, что при любом раскладе игроки на баскетбольной площадке и через пятнадцать секунд будут находиться, скорее всего, на ногах, а не стоять на голове. Все, что будет происходить, будет укладываться в определенные рамки, заданные правилами игры, стратегией тренера, соотношением сил, составом команд, текущим счетом, важностью для команд того или иного исхода и многими тому подобными вещами. Так в армянском ресторане, хотя и неизвестно, кто и когда точно, но кто-то обязательно будет заказывать долму. При отсутствии учета в сборочном цехе ширпотреба рано или поздно начнут пропадать детали, хотя и невозможно предсказать, кто, что и когда украдет. Рейсы самолетов зимой чаще откладываются, чем летом. Во Франции всеобщие забастовки профсоюзов более вероятны, чем в России. Неопределенность реального мира, хотя и неустранима, всегда идет рука об руку с большей или меньшей определенностью. Этим организации как стохастические системы отличаются от термодинамических систем типа «газ в сосуде». Для организаций характерен все же детерминированный хаос. О полном хаосе можно говорить, когда каждая точка в пространстве состояний системы является точкой бифуркации. В отношении организаций обычно это не так: ситуация изменяется до какого-то момента достаточно предсказуемо (подробнее об этом мы поговорим позже), потом наступает момент бифуркации, и далее жизнь снова входит в определенную колею, до новой развилки. Зимой в Москве будет, скорее всего, довольно холодно, хотя никто не знает точно, в какой день выпадет снег (поэтому снегопад всегда неожидан для коммунальных служб), а летом возможна гроза… Смешно и пытаться предсказать за месяц, в какой день она произойдет, но не менее смешно не быть готовым к этому. Недооценка стохастической природы многих значимых для организации явлений так же недальновидна, как и недооценка предсказуемости того, что может произойти.
Итак, в-седьмых, эти стохастические недетерминированные организации все же ведут себя во многих случаях очень предсказуемым образом. Можно ли предвидеть, как изменится игра на баскетбольной площадке, если члены команды от мотивации на общий результат будут переведены на оплату по индивидуальным достижениям, строго в соответствии с числом заброшенных каждым игроком мячей? Можно ли предвидеть, каким образом изменятся взаимоотношения между сотрудниками, если традиционное деление на отдел закупок и отдел продаж, сориентированные на максимум по соответствующему показателю, будет заменено на деление по номенклатуре, когда одно и то же подразделение занимается и закупками, и продажами, зарабатывая общую маржу? Можно даже предсказать, что будет происходить в каждом из этих случаев с остатками на складе, не так ли? Когда закупщики покупают, а продавцы продают, за неликвиды на складе реально не отвечает никто – поэтому они обречены расти. А если надо зарабатывать маржу при ограниченных оборотных средствах – никто ничего держать в остатке сверх минимально необходимого запаса не будет. Но порядка тоже должно быть в меру. Потому что…
В-восьмых, мы имеем дело с самоорганизующимися системами. Что бы по этому поводу ни думали самые авторитарные начальники – в любой организации происходит множество вещей и событий, которых никто ни в каких должностных инструкциях, письменных распоряжениях или грозных указаниях никогда не определял. Наряду с тем, что предопределено формальными или просто явными решениями, в любой организации имеют место процессы самоорганизации – на уровне отдельных сотрудников, их групп или подразделений, отдельных производственных процессов, коллектива в целом.
Самоорганизация хуже всего работает в отношении «функциональных» подразделений, ибо никакая отдельная функция не определяет результата процесса в целом, а потому и не может себя контролировать, ориентируясь на результат. Исполнение функции ориентируется на задание (что и когда надо сделать по данной функции), то есть организующий момент находится извне. Функция сама служит мерой самой себя («Мы со своей стороны все сделали, а что результата нет – спрашивайте с других…», но у тех других тоже только «функции»…). В отличие от исполнения функций работа «под ключ» ориентирована на результат, который выступает организующим моментом для определения того, что и как надо делать, и для оценки того, что сделано. В случае функциональной организации исполнителя функции не касается, для чего это надо, – он просто должен сделать то, что от него требуется (например, «приварить к трубе уголок»). В случае организации по процессам того, кто дает задание, не касается, что и как будет делаться, – он должен определить только результат («устранить вибрацию в трубе»).
Понятно, что степень самоорганизации в любой конкретной организации зависит от того, делают ли люди дело (и каждый понимает какое) или просто исполняют свои функциональные обязанности, – тогда их должен постоянно организовывать кто-то извне. Организации с очень низким уровнем самоорганизации тоже существуют, но требуют больших ресурсов по администрированию, как правило, не способны выживать сами и обычно являются подразделениями правительственных или крупных корпоративных структур, которые так или иначе обеспечивают эффективность на макроуровне, несмотря на неэффективность «дочек».
В-девятых, организации обладают способностью самовосстанавливаться, чего не скажешь о телевизоре или автомобиле, не так ли? Очевидно, что способность к самовосстановлению подразумевает сохранение некоторого генетического кода или некоторой организационной памяти, что позволяет при утрате отдельного элемента или даже части организации отстраивать заново нарушенные структуру и функционирование, добирая элементы извне и адаптируя их по месту. Это происходит тем легче, чем в большей степени возможности организации определяются тем, что она в целом знает и может, а не тем, что знают и могут ее отдельные сотрудники. Более того, именно то, что организация знает и может, все в большей степени предопределяет успех в реализации ею своей миссии. Применяя ставшим теперь обычным деление на хард (материальные средства) и софт (информационно-логическое обеспечение), приходится делать вывод, что существование организации в большей степени зависит от второго, чем от первого. Можно заменить в течение некоторого времени все станки, компьютеры и даже сотрудников (только не всех сразу, чтобы обеспечить преемственность) – а организация при этом останется, по сути, той же самой, хоть и перерожденной.
И наконец, в-десятых, организации обладают способностью к обучению. То, что они знают и умеют, не остается постоянным. Организационные знание и умение растут, модифицируются, корректируются, адаптируются к меняющимся условиям, но при этом также иногда теряют актуальность, засоряются мусором ошибочных идей и методов или оказываются просто балластом, который некуда применить.
Способность к обучению подразумевает наращивание потенциала адекватного знания и моделей поведения, что требует способности к отбору и запоминанию положительного опыта, способности к интерпретации отрицательного опыта и способности делать соответствующие выводы, дополняя сохраняющуюся в памяти и используемую для принятия решений картину мира. Способность к обучению подразумевает также способность забывания того, что оказалось ошибкой, неадекватно в новых условиях или просто уже не нужно. Недостаточно развитая способность запоминать оставляет софт отставшим от жизни и делает функционирование организации все менее эффективным. Недостаточно развитая способность забывать также вызывает отставание софта от жизни и делает функционирование организации менее эффективным. Баланс обеспечивается только в процессе – потоке организационного знания, которое на каждый данный момент более или менее адекватно. «Остановившийся поток» означает смерть.
