Текст книги "Материальная ответственность работника"

Автор книги: Анна Клокова

сообщить о нарушении

Текущая страница: 4 (всего у книги 9 страниц) [доступный отрывок для чтения: 4 страниц]

Раздел 3. Порядок заключения договора о материальной ответственности

Договор о материальной ответственности может быть заключен, как отмечалось ранее, только с лицом, состоящим в трудовых отношениях с организацией. Трудовые отношения начинаются с момента заключения трудового договора. В соответствии со статьей 56 Трудового кодекса РФ трудовым договором называется соглашение между работодателем и работником, по которому работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка, а работодатель – своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату и предоставить условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. Необходимо отметить, что в новой редакции Трудового Кодекса РФ, введенной Федеральным законом № 90-ФЗ от 30.06.2006 г, вступающей в силу с 06.10.2006 г, работодателем может выступать как организация, так и частный предприниматель.

Трудовой договор заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации организации, который предъявляется работнику под расписку, а фактическим допущением к работе является момент заключения трудового договора независимо от того, был ли прием на работу оформлен надлежащим образом или нет.

В случае если работодатель желает заключить договор о материальной ответственности с работником, то он должен проверить, удовлетворяет ли подобное желание уже рассмотренным выше условиям, как то:

• Работник состоит в трудовых отношениях с организацией;

• Работник достиг восемнадцатилетнего возраста;

• Работник имеет непосредственное отношение к обслуживанию, хранению, отпуску, обработке или применению в процессе производства вверенных ему материальных ценностей или хранению и обслуживанию денежных средств.

• Должность работника или выполняемая им работа содержится в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, утвержденном постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 “Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности". Перечень является закрытым.

На практике возможна такая ситуация, что все условия возложения материальной ответственности соблюдены, однако работник отказывается заключить договор о полной материальной ответственности. В таком случае есть все основания для наложения на работника дисциплинарного взыскания в связи с неисполнением трудовых обязанностей согласно статье 192 Трудового Кодекса РФ. В случае неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей работник может быть уволен по пункту 5 статьи 81 Трудового Кодекса РФ. Для этого работодателю необходимо подтвердить документально факт уведомления работника о желании работодателя заключить договор о материальной ответственности и факт отказа работника от его подписания.

Например, можно предложить составить уведомление следующего содержания:

Форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в постановлении Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85, которую можно использовать в типовом виде, либо дополнять или изменять в зависимости от специфики организации. В частности, в договоре можно установить дополнительные требования к оборудованию помещения, где хранятся ценности, например, требования к температурному режиму в складских помещениях, дополнительные замки и т. д.

Здесь нужно отметить, что разъяснения по поводу применения дисциплинарного взыскания в случае отказа работника от заключения договора о материальной ответственности давались Пленумом Верховного Суда РФ в пункте 36 постановления от 17 марта 2004 года № 2. В нем, в частности, указывалось, что “ при разрешении споров, возникающих в связи с применением мер дисциплинарного взыскания к работникам, отказавшимся от заключения письменного договора о полной материальной ответственности за недостачу вверенного работникам имущества (статья 244 ТК РФ), в случае, когда он не был одновременно заключен с трудовым договором, необходимо исходить из следующего.

Если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника, что оговорено при приеме на работу, и в соответствии с действующим законодательством с ним может быть заключен договор о полной материальной ответственности, о чем работник знал, отказ от заключения такого договора следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей со всеми вытекающими из этого последствиями.

Если же необходимость заключить договор о полной материальной ответственности возникла после заключения с работником трудового договора и обусловлена тем, что в связи с изменением действующего законодательства занимаемая им должность или выполняемая работа отнесена к перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной материальной ответственности, однако работник отказывается заключить такой договор, работодатель в силу части третьей статьи 73 Кодекса обязан предложить ему другую работу, а при ее отсутствии либо отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается с ним в соответствии с пунктом 7 статьи 77 Кодекса (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора)”

Прекращение возможности возникновения материальной ответственности работника за ущерб непосредственно связано с прекращением трудового договора. Основаниями для прекращения трудового договора может являться

• соглашение сторон;

• истечение срока договора, кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются, и ни одна из сторон не потребовала их прекращения (в этом случае действие договора считается продленным на неопределенный срок);

• расторжение трудового договора по инициативе работника или работодателя;

• перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или перевод на выбранную работу (должность);

• отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность;

• отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией;

• отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора;

• отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы;

• обстоятельства, не зависящие от воли сторон;

• нарушение установленных Трудовым Кодексом РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы.

Глава II Материальная ответственность с точки зрения бухгалтерского учета

Раздел 1. Выявление недостач

1. Проведение инвентаризаций

Действенным инструментом для предотвращения недостач, хищений и повреждения имущества является инвентаризация. Требование к организациям проводить инвентаризацию закреплено в статье 12 Закона о бухгалтерском учете.

В соответствии с п. 2 данной статьи обязательно проводить инвентаризацию необходимо в следующих случаях:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц. Если в организации предусмотрена коллективная (бригадная) материальная ответственность, инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады);

• при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи ценностей;

• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности подлежат проверке все виды имущества и финансовых обязательств, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, библиотечных фондов – один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и в приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков. Сроки и периодичность проведения инвентаризации указанных видов имущества должны быть соответствующим образом закреплены в учетной политике организации.

Основной целью проведения инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. Также в соответствии со ст. 1 Методических указаний по инвентаризации при проведении инвентаризации преследуются следующие цели:

• выявление фактического наличия имущества;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

• проверка полноты отражения в учете обязательств.

Эти цели достигаются путем выявления недостающего (испорченного) имущества, оценки выявленных недостач (порчи) имущества, выявления неучтенного имущества и финансовых обязательств, оценки выявленных излишков имущества, проверки соответствия фактических данных о количестве и оценке имущества и финансовых обязательств данным бухгалтерского учета, проверки фактического состояния имущества и возможность его дальнейшего использования для целей производства и управления, проверки выполнения правил содержания, эксплуатации, использования в производстве и хранения имущества.

Отметим, что в Законе о бухгалтерском учете описаны случаи, при наступлении которых проведение инвентаризаций обязательно. Однако руководитель организации вправе самостоятельно определить более частую периодичность проведения инвентаризаций, перечень инвентаризируемого имущества. При этом проводимые инвентаризации могут быть как плановые, так и внезапные. Например, в торговых организациях инвентаризация товаров проводится ежемесячно на конец месяца в целях текущего контроля остатков товарных ценностей – это плановые инвентаризации. Но для выявления нарушений при хранении и эксплуатации материальных ценностей, а также для предотвращения недостач и хищений, может быть проведена и внезапная инвентаризация.

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ. Форма приказа на проведение инвентаризации является унифицированной №ИНВ-22, утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Но в организациях со значительной номенклатурой товарно-материальных ценностей и большим количеством материально-ответственных лиц реквизитов, указанных в данной форме, может оказаться недостаточно.

Например, по складу со специфическим оборудованием и по складу с канцтоварами могут быть назначены различные инвентаризационные комиссии. Поэтому при необходимости унифицированную форму можно видоизменить, добавив дополнительные реквизиты:

должности, фамилии, имена и отчества лиц, проводящих инвентаризацию;

сроки проведения инвентаризации по отдельным местам нахождения материальных ценностей (производственным участкам, складам, кладовым и т. д.);

сроки составления инвентаризационных описей, актов инвентаризации, сличительных ведомостей по каждому проверяемому виду имущества и финансовых обязательств;

сроки представления на утверждение руководителю организации результатов инвентаризации, а также другие дополнительные реквизиты.

Но обращаем внимание на то, что измененная форма приказа о проведении инвентаризации должна быть утверждена приказом об учетной политике организации.

Пример приказа о проведении ежегодной инвентаризации:

При составлении приказа на инвентаризацию необходимо указать состав комиссий, как центральной, так и рабочих с указанием должностей и фамилий лиц, принимающих участие в инвентаризации.

Как видно из примера для проверки наличия имущества в различных подразделениях и складах создаются разные рабочие инвентаризационные комиссии. По окончании проведения инвентаризации материалы инвентаризации сдаются рабочими комиссиями в центральную инвентаризационную комиссию. Такая процедура проверки характерна для больших организаций. Если номенклатура ценностей в организации невелика, то достаточно создания одной инвентаризационной комиссии.

В состав центральной инвентаризационной комиссии включают представители администрации организации, работники бухгалтерии и экономической службы, технические специалисты.

В состав рабочих инвентаризационных комиссий включаются работники различных подразделений в зависимости от вида имущества:

при инвентаризации компьютерной техники – представители компьютерной службы;

при инвентаризации электрооборудования – энергетики, электрики;

при инвентаризации складов стройматериалов – представители отдела капитального строительства;

при инвентаризации финансовых вложений (векселей, ценных бумаг) – представители экономической службы;

при инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности – представители юридической службы.

Для качественного проведения инвентаризации нежелательно назначение одних и тех же лиц в состав инвентаризационной комиссии, проверяющей наличие материальных ценностей у одного и того же материально-ответственного лица более одного года подряд. В состав комиссии также могут входить представители аудиторских организаций.

Что касается частого проведения инвентаризаций в силу специфики организации, то рекомендуется назначение постоянной инвентаризационной комиссии. Например, в организациях связи и энергоснабжающих организациях нередки случаи хищения кабеля, расположенного на столбах и опорах. Для расследования подобных ситуаций назначается постоянно действующая комиссия.

Следует учитывать, что отсутствие при проведении инвентаризации хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому на случай отсутствия отдельного члена комиссии по уважительной причине (болезнь, отпуск) в приказ о проведении инвентаризации необходимо внести сведения о дополнительном члене комиссии.

Материально ответственное лицо в состав комиссии не включается, хотя проверка фактического наличия имущества должна проводиться при его обязательном участии. Материально ответственное лицо может наблюдать за ходом инвентаризации подотчетного ему имущества.

Следует учесть, что на время проведения инвентаризации работникам, участвующим в инвентаризации, оплата труда производится в обычном порядке и такие расходы на оплату труда учитываются в целях исчисления налога на прибыль на основании подпункта 1 статьи 255 НК РФ в соответствии с разъяснениями УФНС России по г. Москва (письмо № 20–12/81135 от 13 сентября 2006 г.).

Инвентаризация должна проводиться отдельно по каждому местонахождению имущества и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находится имущество.

Для получения достоверных и своевременных результатов от проведения инвентаризации необходимо правильно спланировать порядок ее проведения, для чего:

• определить вид проверяемого имущества – материалы, товары, основные средства, незавершенное строительство, оборудование в монтаже и т. д. Целесообразно составлять разные приказы по инвентаризации различного имущества, так как сроки проведения инвентаризации и состав комиссий могут сильно отличаться в зависимости от специфики инвентаризируемого имущества;

• разделить проверяемое имущество по направлениям для сокращения трудозатрат при проверке, например, строительные материалы, канцтовары, расходные компьютерные материалы, компьютерная техника, электрическое оборудование и т. д.;

• назначить по соответствующему направлению рабочую инвентаризационную комиссию;

• определить сроки проведения инвентаризации по каждому направлению;

• установить метод проверки в отношении проверяемого имущества (сплошной или выборочный);

• определить сроки подготовки инвентаризационных описей имущества, поскольку к моменту начала инвентаризации все приходные и расходные документы должны быть проведены в бухгалтерском учете организации. В противном случае все приходные и расходные документы, находящиеся у материально-ответственных лиц и не сданные в бухгалтерию к началу инвентаризации, представляются в рабочую инвентаризационную комиссию. Полученные приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей визирует председатель рабочей инвентаризационной комиссии с отметкой "До инвентаризации на «–» (дату)". Указанная запись служит основанием для определения бухгалтерией остатков имущества на дату инвентаризации по учетным данным. При этом до начала проведения инвентаризации бухгалтерской службой должны быть проведена сверка данных в первичных документах с данными в бухгалтерских регистрах;

• порядок и сроки представления заполненных инвентаризационных описей в центральную инвентаризационную комиссию;

• назначить ответственных лиц за проведение инструктажа членов всех инвентаризационных комиссий в целях проведения инвентаризации в соответствии с установленной процедурой.

Подготовленный в соответствии (примерная форма приказа представлена выше) с указанными рекомендациями приказ подписывается руководителем организации и регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации по утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 унифицированной форме № ИНВ-23 «Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации».

Следует учесть, что на все время проведения инвентаризации операции по отпуску и приему материальных ценностей приостанавливаются. На начало проведения инвентаризации материально ответственные лица, в том числе лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества или доверенности на получение имущества, дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы рабочей инвентаризационной комиссии, и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Однако в исключительных случаях, когда процесс производства требует непрерывного отпуска материалов или при длительном проведении инвентаризации, материальные ценности могут отпускаться во время проведения инвентаризации только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации. Отпуск производится материально-ответственным лицом в присутствии членов рабочей инвентаризационной комиссии. Отпускаемые материальные ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись, а в расходных документах делается отметка за подписью председателя рабочей инвентаризационной комиссии.

Что касается материальных ценностей, поступающих во время проведения инвентаризации, то они принимаются материально ответственным лицом в присутствии членов рабочей инвентаризационной комиссии. Данные о поступивших материальных ценностях также заносятся в отдельную инвентаризационную опись, которая прилагается к основной инвентаризационной описи.

2. Документальное оформление

Документальное оформление результатов инвентаризации

Формы инвентаризационных описей утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88:

№ ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";

№ ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";

№ ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей";

№ ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных";

№ ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение";

№ ИНВ-6 "Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути";

№ ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них";

№ ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях";

№ ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них";

№ ИНВ-10 "Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств";

№ ИНВ-11 "Акт инвентаризации расходов будущих периодов";

№ ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств";

№ ИНВ-16 "Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности";

№ ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами".

Кроме того, используются при оформлении инвентаризации:

№ ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык";

Приложение к форме № ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами”.

По объектам незавершенного строительства и незавершенному производству унифицированные инвентаризационные формы не установлены, поэтому организация может использовать бланки, разработанные ею самостоятельно и утвержденные приказом об учетной политике организации.

Инвентаризационные описи по материальным ценностям составляются по каждому местонахождению ценностей и материально-ответственному лицу. Причем количество экземпляров может различаться в зависимости от вида инвентаризируемого имущества:

• по имуществу, принадлежащему организации на основании права собственности, – в двух экземплярах по одному экземпляру для инвентаризационной комиссии и материально-ответственного лица;

• по арендованным основным средствам, материалам, принятым в переработку, товарно-материальным ценностям, принятым на ответственное хранение, и по другому имуществу, числящемуся в бухгалтерском учете, но не принадлежащему организации на основании права собственности, – в трех экземплярах – по одному экземпляру для инвентаризационной комиссии, материально-ответственного лица и собственника имущества. На основные средства, полученные в аренду, материальные ценности, принятые на ответственное хранение или в переработку, инвентаризационная опись составляется отдельно по каждому контрагенту. Один экземпляр составленной инвентаризационной описи высылается в адрес контрагента (арендодателя, поклажедателя, давальца). В свою очередь, организация может также сдавать свое имущество в аренду, ответственное хранение или в переработку. В этом случае должны быть составлены отдельные описи на такое имущество. При его инвентаризации необходимо получить отчеты (инвентаризационные описи) контрагентов, составленные на дату инвентаризации. По усмотрению руководителя организации для проведения инвентаризации имущества, переданного на сторону, но числящегося в бухгалтерском учете организации, могут быть направлены ответственные работники служб материально-технического снабжения и других служб организации.

• по имуществу, отданному под отчет материально ответственному лицу, при смене материально ответственных лиц – в трех экземплярах – по одному экземпляру для инвентаризационной комиссии, материально – ответственного лица, сдающего имущество, и материально – ответственного лица, принимающего имущество под свою ответственность.

Инвентаризационные описи могут подготавливаться с помощью компьютера. В этом случае при распечатке из бухгалтерской программы они могут содержать учетные данные о наименовании, назначении, годе выпуска, инвентарном номере. Графы описей, предназначенные для отражения данных о фактическом наличии, количестве и стоимости объектов, а также данных о наличии, количестве и стоимости по данным первичных учетных документов и данным бухгалтерского учета, остаются незаполненными. Заполнение данных о фактическом наличии материальных ценностей производится членами инвентаризационных рабочих комиссий в количественном выражении. Записи производятся чернилами или шариковой ручкой, без помарок и подчисток на основании фактического пересчета, обмера, взвешивания предназначенного для проверки имущества.

Инвентаризируемые материальные ценности указываются в описях по наименованию (номенклатуре) и оцениваются в стоимостном выражении и натуральных измерителях, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

В инвентаризационных описях и актах все незаполненные строки должны быть прочеркнуты. Оставлять незаполненные строки не допускается.

На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводивших такую проверку. Обнаруженные в ценах, таксировке и подсчетах ошибки подлежат исправлению. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационных рабочих комиссий (групп) и материально ответственными лицами с указанием даты исправления.

Следует иметь в виду, что составляются отдельные описи:

1. На полученное в аренду, на ответственное хранение, в переработку, залог имущество по каждому контрагенту;

2. На сданное в аренду, на ответственное хранение, в переработку, залог имущество по каждому контрагенту;

3. На имущество, не пригодное к дальнейшей эксплуатации и не подлежащее восстановлению с указанием по каждому объекту даты ввода в эксплуатацию и причины его непригодности (порча, полный износ);

4. На поступающее во время инвентаризации имущество. Одновременно на приходном документе ответственный член рабочей инвентаризационной комиссии делает отметку "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую внесено это имущество.

После окончания инвентаризации и выведения итоговых показателей инвентаризационные описи подписывают члены рабочих инвентаризационных комиссий, проводившие проверку, и материально– ответственные лица. Последние дают расписки, подтверждающие проверку имущества в присутствии материально-ответственных лиц, а также то, что у них нет к проведенной проверке каких-либо претензий, а имущество принято на ответственное хранение.

Инвентаризационные описи и акты передаются в бухгалтерию организации, которая на основании данных бухгалтерского учета заполняет в описях и актах графы "По данным бухгалтерского учета". Бухгалтерия проверяет правильность всех подсчетов, приведенных в сданных инвентаризационных описях.

В случае выявления отклонений по результатам инвентаризации фактических данных от данных бухгалтерского учета, формируются сличительные ведомости результатов инвентаризации по формам № ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств", ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей”. По остальному имуществу организация разрабатывает форму документа самостоятельно. В данных ведомостях указываются суммы излишков и недостач в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

В оформляемых ведомостях приводятся только выявленные расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. При оформлении ведомостей учитываются расхождения не только в количестве материальных ценностей, но и в их оценке (по данным учета и фактической, выявленной по результатам работы инвентаризационной комиссии).

При составлении сличительных ведомостей по одному и тому же наименованию товарно-материальных ценностей может быть выявлен излишек по одному номенклатурному номеру и недостача по другому, так называемая пересортица, в результате чего образуются инвентаризационные разницы.

Согласно пункту 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13.06.95 № 49), излишки и недостачи в случае пересортицы можно зачесть между собой. Но при условии, что они возникли в одном и том же проверяемом периоде, количество засчитываемых ценностей одинаково, материальные ценности имеют одинаковые наименования и материально ответственным лицом за засчитываемые ценности является один и тот же сотрудник.

Законодательно понятие «наименование» не определено. Поэтому можно воспользоваться Общероссийским классификатором продукции ОК 005-93, который утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 № 301. Такая позиция изложена в письме Минфина России от 19.08.2004 г. № 07-05-14/217.

Необходимо учесть, что о допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Как правило, причинами пересортицы является недостаточный контроль над соответствием отпускаемого со склада сорта материальных ценностей сорту, указанному в первичных документах, служащих основанием для отпуска ценностей со склада.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, указанная разница относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники недостачи не установлены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты организации.

Согласно п. 31 Методических указаний по учету материально-производственных запасов в материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т. п.) по фактам недостач и решения этих органов, а также заключения о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.