Текст книги "Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании"
Автор книги: Николай Мрочковский
Соавторы: Андрей Парабеллум
сообщить о нарушении
Текущая страница: 1 (всего у книги 8 страниц) [доступный отрывок для чтения: 2 страниц]
Андрей Парабеллум, Николай Мрочковский
Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании
Введение
Эта книга была задумана давно. Постоянно сталкиваясь с одними и теми же ошибками предпринимателей, мы регулярно ее обсуждали. И наконец, доверили бумаге свои наработки по развитию бизнеса.
Пора расставить все точки над «i». Бизнес – управляемая система, во многом (если не во всем) поддающаяся регламентации. Если вы правильно организуете ее на стартапе, гарантированно обойдете конкурентов. А если ваше детище прошло этап становления и пребывает в стагнации, вспомните известную фразу: действуя по-старому, невозможно получить новые результаты.
Вопреки распространенному мнению, новичкам проще начинать свое дело. Да, у них мало опыта и ворох сомнений. Зато они не увязли по уши в болоте «вредных привычек бизнеса», когда все идет по старинке: с минимальными результатами и большими издержками, но уютно и привычно.
Вспомните о своих мечтах и высоких целях! Разве они ограничиваются едва держащимся на плаву бизнесом и средненькими прибылями? Нет? Значит, пора выйти за рамки привычного и по-настоящему трансформировать бизнес. От вас не требуется невозможное. Чтобы добиться успеха, а затем его многократно усилить, следуйте простому алгоритму.
Шаг 1. Читайте эту книгу и выявляйте самую острую проблему своего бизнеса.
Шаг 2. Читайте о способе решения этой проблемы и внедряйте его.
Шаг 3. Переходите к поиску и решению следующей проблемы. И так далее.
Вот весь секрет!
И маленькое дополнение. Если вы думаете, что работать придется лишь над бизнесом, то ошибаетесь. Часть усилий будет направлена на самосовершенствование. Ибо, если собственник имеет слабое представление о тайм-менеджменте, как огня боится делегирования и погряз в технических вопросах, компания никогда не станет прибыльной. Либо принесет прибыль, но в разы меньшую, чем под руководством высокоэффективного лидера.
А теперь – за дело! Успехов вам на пути развития бизнеса!
Андрей Парабеллум,
Николай Мрочковский
Десять ключевых проблем
Прежде чем приступить к обсуждению нюансов трансформации бизнеса и построения систем, разберем ключевые проблемы, с которыми сталкиваются собственники.
Чтобы показать объективную картину, мы провели исследование наиболее значимых проблем, возникающих у руководителей бизнеса, и выяснили следующие.
1. Лучше меня никто не сделает.
2. Дефицит времени. Вы не успеваете сделать все, что входит в круг обязанностей владельца или руководителя бизнеса.
3. Недостаток денег. Есть желание развиваться и время, но нет на это денег, с трудом удается покрывать текущие расходы. Иногда бизнес вовсе погружается в пучину долгов.
4. Кадры. Как найти профессиоанльные кадры и удержать их.
5. Бешеные налоги.
6. Проблема самодисциплины владельца бизнеса.
7. Безответственность сотрудников, которые не хотят выполнять то, что обязаны и за что им платят.
8. Масса идей, до внедрения которых не доходят руки.
9. Нехватка знаний.
10. Отсутствие ключевых показателей работы компании.
В первой части книги мы поделимся с вами опытом, своими наработками и идеями по решению этих проблем. А затем перейдем непосредственно к теме трансформации бизнеса.
Лучше меня никто не сделает
Практика показывает, что руководители и владельцы бизнеса продолжают делать многие вещи сами и это их сильно тормозит. Рассмотрим некоторые психологические аспекты данной проблемы и дадим конкретные рекомендации по ее устранению.
Когда есть определенная задача, вы понимаете, что, если ее решение поручить кому-то другому, все будет сделано не так, как надо, и придется все переделывать.
Даже если есть кому делегировать выполнение – штатные сотрудники либо фрилансеры, которые, на ваш взгляд, в принципе могут с этим справиться. Однако объяснения и переделки отнимают слишком много времени.
Проще взять и сделать все самому, это будет намного быстрее.
Технарство
Откуда это идет и что рождает данную проблему?
Первая причина – технарство. Многие руководители и владельцы бизнеса пришли в бизнес из технарей, то есть изначально сами были мастерами своего дела. Кто-то – программистом и однажды решил создать собственную IT-компанию. Кто-то – официантом, дорос до администратора ресторана и рискнул открыть свое предприятие.
Когда мы с вами были технарями, нас приучили к тому, что все нужно делать самостоятельно. Делегирование поощрялось крайне редко.
Прежде чем начинать свой бизнес, действительно нужно стать хорошим специалистом. Но когда на это накладывается еще и ответственность владельца, возникает перфекционизм. Сочетание технарского опыта и мотивации именно как владельца бизнеса приводят к тому, что вы всегда будете делать намного лучше, чем любой ваш сотрудник.
Какую задачу ни возьмите, если рядом есть человек такой же квалификации, как и вы, он всегда и все будет делать как минимум в три раза хуже вас. И здесь есть только один выход – принять это как факт.
«Да, это так. Мне надо делегировать». Потому что иначе вы никогда не избавитесь от данной проблемы. Вам постоянно будет казаться, что вы делаете гораздо лучше другого, и этим сильно тормозить свой бизнес.
Пока вы не начнете работать над своим бизнесом и будете продолжать все делать по старинке, развитие невозможно. Точнее, вы лично будете развиваться, а ваш бизнес – нет.
Обойтись без проблем
Если копнуть немного глубже, обнаружится несколько причин,
о которых стоит рассказать. Одна из них – попытка избежать проблем. Почему с этим нужно разобраться?
Если вы поймете причины (откуда все идет), сможете изменить что-то в себе. Станет очевидно, что проблема – в вас, а не в работниках. То, что они безответственны и нередко плохо выполняют поставленные задачи, – это само собой разумеющееся, и об этом мы поговорим немного позже.
Вообще реально ли изменить окружающих? Даже тех людей, которые на вас работают и на которых вы можете оказывать влияние, назначая зарплату, выплачивая премии и налагая штрафы, предоставляя или задерживая отпуск. Весьма проблематично и крайне сложно в оперативном порядке.
Если у человека есть желание измениться в лучшую сторону вы поможете ему в этом. Но таких будет мало.
Коль скоро приходится работать с тем, что есть, измениться можно лишь самому.
Что именно нужно в себе изменить, чтобы уйти от привычки все делать самому? Первое – понимание того, что это плохо. Особенно в долгосрочной перспективе (в краткосрочной это может быть даже полезно).
Например, раздается звонок, ваш менеджер поднимает трубку и отвечает клиенту. Вы понимаете, что он говорит ерунду. Берете трубку и начинаете сами вести разговор. В итоге есть хорошая продажа: работник продал бы на 1000 рублей, вы – на 25 ООО. То есть в краткосрочной перспективе вы в плюсе.
Однако следует понимать, что в людей встроена стратегия избегания проблем, мы к этому стремимся. А сделать что-то самому – уже маленькая проблема. Почему? Потому что это занимает немного времени. И в голове крутится мысль: «Да, надо бы перестать делать это самому. Но ничего, сейчас я сделаю, зато будет быстрый видимый результат».
Альтернатива – обучать своих сотрудников и выстраивать регламенты так, чтобы основные бизнес-процессы работали без вас. Вот это уже действительно серьезная проблема.
Приходится делать выбор: незначительная проблема и ее быстрое решение либо большая проблема без сиюминутных результатов.
Вторая загвоздка – видимые результаты.
Когда мы беремся за работу стратегического плана, допустим, хотим сделать так, чтобы сотрудник нормально отвечал на звонки, это требует значительных усилий: надо прописать скрипты и регламенты, составить инструкцию, создать систему мотивации.
Это серьезная работа, результаты которой будут видны в будущем – через несколько дней, неделю, а то и через месяц или даже год. В общем, нескоро. При этом на другой чаше весов: «я сейчас возьму трубку, отвечу сам и получу быстрые результаты». Вы знаете наверняка, что сейчас заработаете больше денег.
Трансформация в голове
Самый большой конфликт, который надо в себе перебороть, – между желанием быстрых и долгосрочных результатов.
Быстрое практически всегда противоречит долгосрочному.
Вы можете бороться за то, чтобы получить больше денег прямо сейчас. Либо, если хотите развивать свое дело, придется в какой-то степени пожертвовать краткосрочными результатами.
Это изменение прежде всего следует произвести в своей голове. Решить для себя: «Да, я готов больше работать на перспективу, возможно, жертвуя чем-то сейчас».
Это как с откладыванием денег: можно постоянно тратить все или понемногу откладывать и через какое-то время жить припеваючи, чему, например, учат в книгах на тему финансов Кийосаки и другие авторы.
Чтобы это сделать, надо пройти личную трансформацию. При этом любой руководитель проходит несколько стадий.
Первая стадия – технарь, когда мы всё или многое делаем сами.
Сами выполняем заказ, общаемся с клиентами, отвечаем на звонки. Клиент говорит: «Пришлите мне договор и счет», – и вы садитесь готовить договор и выставляете счет и т. д.
Вы сами ведете бухгалтерию и принимаете наличность. Самостоятельно решаете проблемы обеспечения связью и Интернетом офиса, вызываете курьеров, ведете трудовые договоры. Чините сломанные принтеры, которые ломаются до неприличия часто. Контролируете недисциплинированных сотрудников, разбираетесь с контентом сайта… Почему так происходит?
Потому что это легко и дает быстрый результат. Зашел на сайт, что-то там изменил, и сразу виден результат. От этого, к сожалению, надо отказываться – если вы хотите развивать бизнес. «К сожалению», потому что подобные задачи часто действительно «отрываешь от сердца».
Следующая ступень, на которую мы переходим, когда удается частично избавиться от технарства, – стадия менеджера.
Будучи менеджером, вы управляете группой технарей, которым скидываете все возможные задачи.
Вспомним книгу «Менеджер мафии». В ней написано, что, когда утром менеджер приходит на работу и смотрит на список своих задач, нужно делегировать 90 %, затем посмотреть на оставшиеся 10 % и делегировать их тоже. К этому надо стремиться.
Первый этап трансформации – это переход от технаря к менеджеру, когда вы снимаете с себя максимум текущих проблем. Может быть, кроме продаж, пока вы не наймете руководителя отдела продаж и маркетинга. Все остальное надо с себя снимать.
При переходе из технаря в менеджеры самое главное – прописать инструкции для своих технарей. Хотя бы базовые, которые касаются основных стандартных процедур и функций.
Что говорить, какие кнопки нажимать, как и с какими партнерами связываться, как формировать документацию и т. п. Пока этого не сделаете, расти не сможете.
Переход от технаря к менеджеру идет через прописывание инструкций.
Без инструкций вам каждый раз и по любому поводу придется заново объяснять сотрудникам все алгоритмы. И снова и снова будет возникать желание все сделать самому, потому что работники часто не будут знать, как сделать правильно. А знать они этого не будут до тех пор, пока вы не пропишете для них четкие инструкции.
Следующий этап – переход из менеджера в директоры.
Вы управляете другими менеджерами, которые руководят технарями.
На этом этапе вы прописываете регламенты для менеджеров – как они должны ставить задачи, контролировать сотрудников и «бить их кнутом» (по какому месту, в какие дни недели и в какое время суток), что именно проверять.
Обычно прописать регламенты не так сложно, как кажется. Для некоторых стандартных позиций достаточно обозначить основные моменты, чтобы значительно улучшить работу сотрудников и снять с себя большую часть проблем. То же самое – с менеджерами.
Третий этап – переход на уровень владельца бизнеса, управления бизнесом.
Вы рассматриваете бизнес как инструмент инвестиций.
Бизнесом руководит исполнительный или генеральный директор. Вы лишь ставите перед ним задачи и контролируете их исполнение раз в две недели или ежемесячно.
Руководство к действию
Выполните одно простое упражнение: вспомните и запишите три самых неприятных дела, которыми вам регулярно приходится заниматься в своем бизнесе. Что на вас наваливается изо дня в день? Например, контроль текущей деятельности, обучение, поиск клиентов по «холодным» контактам, отчетность, ответы на письма и т. д.
Составьте для себя такой список. Выберите из трех дел одно – самое пренеприятное либо самое крупное. То, которое бы вы выбрали, если бы прилетел волшебник в голубом вертолете и сказал: «Что ты хочешь вычеркнуть, чтобы этого больше никогда не было в твоей жизни?»
Это то, что вам надо снять с себя в первую очередь и кому-то делегировать. Мало того, что вы неэффективно тратите свое время и занимаетесь технарской деятельностью, еще это приносит негатив и убивает удовольствие от работы, являясь ложкой дегтя в бочке меда.
Теперь напишите, что вы сделаете завтра, чтобы снять с себя эту задачу и делегировать ее любым способом. «Любым» – в буквальном смысле!
Чтобы снять с себя большую проблему, порой стоит заплатить серьезные деньги. Такой шаг будет оправдан, потому что вы освободите свое время, которое сейчас тратите неэффективно. А освободившись от рутины, вы, например, доделаете продающий сайт или распишете бизнес-процессы, регламенты.
Если вы еще не сняли с себя ответы на письма, это необходимо сделать, так как переписка «съедает» уйму времени.
Если у вас нет бухгалтера, наймите человека на половину или четверть ставки, найдите фрилансера. Это будет стоить намного дешевле, плюс упростит задачу при необходимости заменить сотрудника.
Плата за свободу от проблем
Если вам жалко денег на то, чтобы снять с себя проблему, вы не будете расти. Потому что это одновременно причина и следствие – как курица и яйцо. Вы думаете: «Когда у меня появятся деньги, тогда и начну заниматься развитием бизнеса». Но их не будет, пока вы не начнете его развивать!
Чтобы расширяться, надо перестать работать в бизнесе и начать работать над ним.
Начните строить бизнес, как дом. Вы можете постоянно сами подносить цемент к дому и удивляться, что он не строится. А можете начать класть кирпичи, чтобы дом рос вверх, а цемент пусть подносит кто-то другой. Ваша задача – снять с себя «подноску цемента».
Один из главных принципов делегирования состоит в том, что нагружать человека нужно до тех пор, пока он не начнет хрипеть.
То есть на сотрудника следует грузить больше, чем он в состоянии выдержать.
Первое – вы удивитесь тому, сколько человек может выдержать. Гораздо больше, чем кажется и даже чем он сам думает.
И второе – это гораздо важнее, чем «честно». Если человеку платят 5000 или 10 ООО рублей, то кажется, что «честно», если его будут не очень сильно нагружать. Но есть выбор между «честно» и «эффективно». Для вас в данном случае эти слова должны быть синонимами. Вы не обманываете человека, а просто нагружаете его «до упора».
Итак, первая задача – нагрузить сотрудников по полной программе, никто не должен простаивать.
В армии все должны работать, в вашем бизнесе – тоже.
Разделить задачи
До того как внедрять аутсорсинг на постоянной основе, попробуйте запротоколировать все ваши действия в течение дня
и описать, как вы выполняете каждое из них. Что это дает?
Есть задачи, которые имеет смысл аутсорсить сразу, и другие, которые отдавать на аутсорсинг первыми нецелесообразно.
Например, оформление документов и лидген (привлечение новых потенциальных клиентов) можете спокойно аутсорсить, а конверсию (закрытие сделки) на первых порах лучше оставить за собой.
Таким образом вы можете разделить все, что делаете, согласно простой и универсальной формуле:
То, что непосредственно приносит деньги, и все остальное.
Если конкретное действие напрямую приносит деньги, выполняйте его сами. На первых порах, опять же.
Если конкретное действие напрямую денег не приносит, а делает это косвенным образом (требуется еще три действия, а потом еще 30, и в 36-м, как результат, приходят деньги), вы этим заниматься не должны. Сразу на аутсорсинг.
Как вы думаете, сколько времени тратится на действия, приносящие деньги, и сколько – на то, что их не приносит? Как правило, выходит соотношение 20 % на 80 %. Понятно, что в идеале лучше заниматься исключительно тем, что приносит деньги. Но ваша первоначальная задача – привести эту пропорцию хотя бы к уровню 50/50.
В каждом бизнесе все индивидуально. В основном это продажи, конкретно – закрытие сделок. У кого-то это производство или написание статей на сайт. Если вы выкладываете какие-то материалы в Twitter и у вас каждый раз происходит всплеск продаж – это прямое указание на то, что этим следует заниматься самостоятельно.
В бизнесе необходимо генерировать волну, которая будет приносить новых клиентов, а работать с ними самостоятельно уже не надо. Ведь это не приносит денег напрямую.
Когда вы придете к схеме «50/50», следующий шаг – разделить все действия, приносящие деньги, по уровням: «мало денег», «среднее количество денег» и «много денег». Если вы занимаетесь продажами 8 % своего времени, то об этом можно не говорить, в классификации просто нет смысла.
Если же вы не занимаетесь ничем, кроме того, что приносит деньги, нужно смотреть, насколько выгодно то или иное действие.
Например, в марте мы провели четыре «живых» тренинга, что заставило сильно напрячься. Мы посчитали, сколько денег это принесло, и сравнили полученную сумму с прибылью от клиентов в коучинге и консалтинге. В итоге приняли решение – «живые» тренинги больше не проводить. Да, мы хорошо их продаем и неплохо зарабатываем. Но это средние деньги, не большие. Работать же хочется с крупными суммами.
Ваша задача на ближайшее время – убрать все, что приносит маленькие деньги, и тратить больше времени на действия и проекты, которые дают среднюю и крупную прибыль.
Нижняя планка
Если вы уже неплохо зарабатываете, необходимо установить для себя минимальную планку и начать отсекать проекты, стоимость которых ниже.
Например, вы решили для себя, что, если появляется клиент или идея проекта, который будет приносить в месяц менее $10 ООО, вы не будете его рассматривать.
У каждого будет своя цифра: для одного это $500, для другого – $1000, для третьего – $10 000.
Начиная бизнес, обычно берутся за все подряд. Но через какое-то время приходит понимание, что нет смысла включаться в проекты, приносящие меньше 50 000 рублей, затем планка поднимается до 500 000 или даже до 1 000 000 рублей.
Такая цифра, «порог», необходима.
Когда вы понимаете, что проект принесет меньше определенной суммы, вы не тратите на него свое время.
Почему? Потому что просто не можете себе этого позволить.
Три роли
Когда вы что-то делаете сами, играете три роли:
♦ технаря (того, кто делает то, что вы делаете);
♦ менеджера (того, кто заставляет вашего внутреннего технаря делать то, что вы делаете);
♦ директора (того, кто придумывает, что нужно сделать).
Директор занимается стратегией, менеджер заставляет технаря что-то делать, а технарь действует. Как правило, самая большая проблема возникает с внутренним менеджером.
Поэтому, когда мы на первом этапе аутсорсим задачи, начинаем управлять технарями. Необходимо как можно быстрее вычеркнуть из себя управленца и оставить только директора.
Мы занимаемся маркетингом, то есть продвижением бизнеса, закрытием сделок (прежде всего – крупных) и развитием бизнеса. Работаем над бизнесом.
Все остальное аутсорсим – передаем работникам, фрилансерам, родственникам, кому угодно.
В бизнесе есть хорошее правило: вам платят деньги не за то, что вы делаете, и не за то, что вы управляете, а за то, что вы продаете.
Если у вас IT-компания, вы получаете деньги за продажу администрирования серверов. Программистская фирма – за продажу программных продуктов или сервисов. Инфобизнес – за продажу тренингов, а не за их проведение.
Правда, в инфобизнесе немножко иначе, потому что люди приходят ради конкретной персоны. Понятно, что Лучано Паваротти было бы сложно аутсорсить свой голос. Но все остальное – организацию концертов, продажу билетов, покупку воды, аренду трейлера, перевод денег на счет – обязательно делегировать и передавать.
Вы берете одну вещь, за которую вам платят, и занимаетесь только ею. Все остальное оптимизируется и выносится за рамки вашей деятельности. Если какие-то обязанности не вписываются в функционал имеющихся работников, наймите помощника. Его задача – выполнять все, чем нагрузит шеф. Например, съездить в магазин и купить книги, которые вам нужны.
Итак, мы прошли по трем ключевым моментам.
Первое – привести процент денежных действий хотя бы к соотношению 50/50. То есть половину своего времени вы делаете вещи, которые приносят бизнесу деньги.
Второе – перевести на аутсорсинг все технические задачи и стать менеджером, а затем снять с себя менеджмент и передать его кому-то другому.
Никогда не ставьте хорошего технаря на позицию менеджера, потому что потеряете технаря и не приобретете менеджера.
Нельзя поручать хорошему технарю управление, так как для управления нужны другие навыки, которых у технарей в принципе нет. Если бы были, они бы аутсорсили основную деятельность, а сами управляли.
Если нужные навыки отсутствуют, не надо пытаться их привить. Ничего хорошего из этого, как правило, не получается.
Простой расчет
В заключение разговора о проблеме «лучше я все сделаю сам» подумайте вот о чем:
Каждый раз, делая что-то своими руками, вы теряете деньги.
Возьмите калькулятор и посчитайте – когда вы занимаетесь принесением денег в компанию, сколько часов в неделю на это уходит? Запишите цифру.
Следующий вопрос – сколько денег вы приносите своей компании в месяц? 100 000 рублей, 200 000, 3 000 000? Разделите получаемую сумму на количество часов, которое вы тратите на зарабатывание этих денег.
Например, если вы занимаетесь привлечением денег 4 часа в неделю, это 10 % вашего времени, в месяц – 16 часов. Соответственно, делите 100 000 или 3 000 000 на 16, и увидите, сколько денег в час вы приносите, когда занимаетесь генерацией денег.
А теперь подумайте о том, что это деньги, которые вы теряете, занимаясь чем-то другим: моете посуду, разбираетесь с сайтом, отвечаете на телефонные звонки и т. д. Вы можете ходить в офис, кормить рыбок, читать газету, но это не то, что приносит прибыль компании. Не надо себя обманывать.
В этой жизни все становится очень просто, когда начинаешь называть вещи своими именами. Мы занимаемся чем-то полезным, когда делаем то, что приносит желаемый результат, а не когда нам кажется, что мы чем-то заняты.
Допустим, вы приносите своей компании 5000 или 50 000 рублей в час. И если вы можете нанять человека и платить ему в десять, в пять или в два раза меньше, вы обязаны это сделать. Потому что иначе теряете эти деньги.
Здесь есть один нюанс: занимайтесь не просто деланием чего-то, что приносит деньги, а построением систем, которые приносят вам и вашей компании деньги.
Нехватка времени
Вторая проблема, с которой сталкиваются руководители бизнеса, – нехватка времени на то, чем действительно нужно заниматься, чтобы развивать свой бизнес и успевать делать все, что хочется.
♦ «Кручусь как белка в колесе, и не хватает времени ни на себя, ни на бизнес»;
♦ «У меня вечный аврал, потому что откладываю дела до последнего, а откладываю я их до последнего, потому что у меня вечный аврал»;
♦ «Не могу добиться баланса между личной жизнью и работой»;
♦ «Уровень стресса безумный – куча дел, и все важные»;
♦ «Мечтаю о 48 часах в сутках»;
♦ «Планирование времени не дает ожидаемого результата». Кому из бизнесменов это не знакомо?
Не будем вдаваться в теорию, лучше поговорим о конкретных решениях. Одно из них – аутсорсить часть задач. Что именно и как? Есть три главных принципа, которыми следует руководствоваться:
1. Нужно составить перечень ВСЕХ дел, которые у вас есть.
2. Не делать те дела, которые вы не должны делать.
3. Уделять время самым главным вещам.
У нас на сайте 4winners.ru есть бесплатный тренинг «Семь навыков высокой эффективности» (http://4winners.ru/7effskiUs.htmL). Пройдите его. По возможности пройдите и тренинги «Быстрые результаты», «Пятилетка за два года» или «Самодисциплина».
Благодаря им вы получите новые знания и научитесь применять их на практике.
Теперь давайте рассмотрим простые задания, которые не потребуют больших вложений сил и времени.
Список дел
Что конкретно вы можете сделать, чтобы значительно упростить свою жизнь в бизнесе?
Первое – составьте полный список всго, что на вас «висит». Выделите час и запишите всё-всё-всё: задачи, рутинные действия, проекты, включая личные дела. Допустим, вам нужно дома починить лампу или что-то купить, к кому-то заехать и т. п. В бизнесе выпишите то, что должны делать вы сами и ваши сотрудники. То есть абсолютно всё.
Первая задача – изложить все на бумаге. Потому что, когда вы пытаетесь все запомнить, это плохо работает. Если список получается очень большой, ничего страшного. Главное, чтобы это не перегружало вашу голову.
Когда вы записали дела на бумагу, мозг говорит: «О, спасибо, повелитель! Ты освободил меня от необходимости постоянно быть в напряжении, чтобы обо всем помнить. Теперь при необходимости можно подсмотреть». Это первая вещь, которая действительно работает.
Вторая задача – посмотреть на список и вычеркнуть из него:
♦ все, что устарело. Проекты, которые для вас неактуальны и от которых вполне можно отказаться;
♦ все, что вы должны перестать делать. Это то, о чем мы говорили в предыдущем разделе. Действия, которые не приносят денег или приносят их мало, являются нерентабельными. То, что можно сократить без ущерба для стратегических целей;
♦ потенциальную или реально существующую текучку. Стандартные повторяющиеся задачи, по которым можно написать простой регламент или инструкцию и которые легко выполнят другие. Вам нужно снять с себя максимум текучки;
♦ пожирателей времени. Убиваем их сразу. Посмотрите, какие на вашем компьютере включены мессенджеры и соцсети. «Одноклассники», ICQ, «ВКонтакте», Facebook, Skype, mail-агент – все, что отвлекает от нужного и важного дела.
Если Skype для вас – рабочий инструмент, используйте его, но, когда работаете над другими задачами, отключайте. Если «ВКонтакте» есть ваша группа, раз в день или раз в неделю заходите и проверяете сообщения, но не тратьте на это много времени.
Исключайте любые прерывания. Сотрудникам нужно выделить время для визитов и больше на них не отвлекаться.
Год назад мы проводили цикл семинаров MiniMBA (http://mba4free.ru). Там есть шестой, финальный блок «Личная эффективность». Прослушайте его, и узнаете, как работает наш мозг, почему и как нужно действовать для максимальной эффективности.
Прерывание – очень сильный фактор. Всякий раз, как у вас всплывает какое-то окошко на экране компьютера или заходит сотрудник и при этом вы работаете, получается эффект как при езде на автомобиле на большой скорости, когда приходится периодически дергать ручник: дернули и остановились, опять разогнались – дернули и остановились… Примерно так работает мозг, когда вас отвлекают.
Третья задача – каждый день выделять время на главные вещи. Выпишите из своего списка три самых важных дела, которые необходимо сделать завтра. Те, что помогут в стратегическом развитии либо быстро принесут заметное количество денег.
Вероятно, это будет встреча с клиентом или разработка предложений для потенциальных клиентов, оформление мини-книги и т. д. Выделите три важных дела на завтра и определите время, когда вы будете ими заниматься. Вы наверняка замечали, что, погрузившись в текучку, из нее уже не выбраться. Она съедает все свободное время. То же самое – с просмотром телевизора. Или так: пришел в офис, посмотрел письма и кому-то ответил, заглянул в «Одноклассники» и там что-то написал, прокомментировал, посмотрел отчеты по продажам, поговорил с сотрудником – полдня и прошло. А хотелось так много сделать!
Поэтому запланируйте четко на завтра три временных промежутка минимум по одному часу, когда вы будете заниматься только одним из трех важных дел. В это время вы не имеете права отвлекаться ни на что другое.
Выключайте мобильный телефон, отключайте все мессенджеры, просите коллег не беспокоить вас и занимайтесь только главным. Увидите, как резко повысится ваша эффективность.
По этой теме также рекомендуем прочитать «Главное внимание главным вещам» Стивена Кови. Это очень сильная книга-тре-нинг.
Тайм-менеджмент
У тайм-менеджмента есть оксюморон – временем управлять нельзя, как бы нам этого ни хотелось. Оно течет себе и течет. И с этим ничего не поделаешь.
В распоряжении любого человека есть 24 часа в сутки, определенное количество минут и секунд. Докупить время нельзя, можно лишь управлять своими действиями.
Так что управление временем – неправильная задача по определению. Время нам неподвластно. Чем же мы тогда управляем?
Первое – мы управляем своими действиями. Второе – мы управляем своим вниманием, которое является самым дорогим ресурсом. И третье – мы управляем нашей энергетикой.
Чем выше уровень энергии, тем лучше у нас все получается.
Мотивация
Еще один миф, который хочется развеять: на силе воли работать невозможно.
Единственное, что нужно, – это уметь работать в авральном режиме.
У вас должно быть два режима: авральный – когда вы занимаетесь только одним проектом или задачей, и обыкновенный. Потому что всю жизнь работать в авральном режиме невозможно.
Есть хороший тренинг «Самодисциплина», который мы перезапускаем раз в полгода. Самодисциплина прививает навык работать и действовать тогда, когда нужно, а не когда хочется.
Ведь зачастую мы мечтаем делать то, что хочется. Однако нам платят за то, чтобы мы выполняли работу тогда, когда нужно, а не по желанию.
По секрету: если вам необходима внешняя мотивация, у вас очень большие проблемы. Деньги мотивацией не являются. Всегда есть предел, до которого или после которого уже все равно.
Если занимаешься своим делом, мотивация не нужна – все происходит само собой. А если возникают проблемы с мотивацией, перестаньте это делать, отдайте на аутсорсинг. Не занимайтесь тем, чему противится ваш организм. Занимайтесь тем, что нужно, что хочется и что вам на самом деле важно.
Еще один интересный момент. Мы часто говорим себе: «Я должен это сделать». Проблема в том, что чем больше вещей, которые мы должны сделать или которые нужно сделать, тем больше стрессов в жизни.
Попробуйте слова «должен», «надо», «нужно» заменить словом «важно».
Говорите: «Мне важно это сделать». Не «нужно» и не «должен» (вы никому ничего не должны!). Надо или не надо – тоже вопрос. А вот с «важно» не поспоришь. Налоги платить важно, скорость не превышать важно и т. д.
