Текст книги "Решение проблем"

Автор книги: Кейт Кинан

сообщить о нарушении

Текущая страница: 1 (всего у книги 3 страниц) [доступный отрывок для чтения: 1 страниц]

Кейт Кинан
Решение проблем

Эта книга предназначена тем, кто хочет лучше управлять, но слишком занят, чтобы учиться

Введение

Если вы поставили перед собой определенную цель, то рано или поздно столкнетесь с множеством проблем, которые будут препятствовать ее достижению.

Путь к мечте иногда можно сравнить с путешествием на маленьком ялике по узкому проливу без карты, сигнальных огней и рации. Усилия, прилагаемые для того, чтобы понять возникшую проблему, определить ее причину, найти решение и принять меры для его воплощения, иногда заводят в тупик. Может показаться, что намного проще игнорировать происходящее в надежде, что проблема исчезнет – но так не бывает.

Эта книга предложит вам несколько способов решения проблем и покажет, как приблизиться к решению. Как только вы поймете суть этого процесса, остальное будет делом техники.

Необходимость решения проблем

Под проблемой обычно подразумевают ситуацию, вызывающую состояние неуверенности и сомнений, или какое-либо препятствие. Отсутствие стимула делать что-либо вообще, не говоря уже о желании принимать правильные решения, чаще всего само по себе становится проблемой.

Некоторые люди считают определение сути проблемы самым сложным шагом, в то время как другие видят камень преткновения в поиске выхода из сложившейся ситуации. Для многих принятие решения об устранении проблемы представляется очень трудным, другие – сопротивляются внедрению в жизнь выбранного решения, опасаясь неожиданных последствий.

Непонимание проблемы

Можно простить людям то, что они сразу не распознали проблему, ибо она редко появляется в виде подарка с надписью «проблема», а, как правило, подкрадывается в тот момент, когда ее меньше всего ожидают, или же сваливается, как гром среди ясного неба. Образно говоря, проблемы бывают всевозможных форм и размеров и не имеют четко очерченных границ. И это не самые важные или существенные аспекты, которые первыми привлекают внимание. Хуже всего, что в начале трудности представляются чем-то одним, а позже превращаются в нечто совершено противоположное.

Неготовность встретиться с проблемами

Порой сложно примириться с самим фактом возникновения проблемы. Этому есть несколько причин.

• Если проблема подразумевает удар по чувству собственного достоинства, чувству стыда или вины, единственный способ справиться с ней – это отрицать существование проблемы как таковой. Реальность слишком неприятна для того, чтобы размышлять над ней.

• Если поиски козла отпущения более важны, чем решение проблемы, проще всего пустить все на самотек – решение проблемы отойдет на второй план.

• Если решение проблемы подразумевает попытки кого-нибудь переубедить, скажем, речь идет о персональной привычке или плохом поведении, то легче избегать подобных спорных вопросов, чем рискнуть вызвать негативную или агрессивную реакцию с чьей-либо стороны.

Очень хочется не встречаться с проблемами или надеяться на то, что все они или никогда не появятся, или решатся сами собой. К сожалению, проблемы редко исчезают, обычно положение только ухудшается.

Просто поведав кому-нибудь о своих проблемах, вы не решите их, так же как и не решат проблему откладывание решения и обвинения в чей-то адрес. Не имеет значения, кто виноват, вам нужно обнаружить и распознать проблему, а потом решить, как с ней справиться.

Жизнь с проблемами

Очень редко можно встретить человека, у которого нет проблем. И все же большинство людей вполне счастливы, живя со своими проблемами или приспосабливаясь к ним вместо того, чтобы решать их. Та к происходит потому, что решение проблем неизменно включает в себя серьезный процесс мышления. Если проблема кажется недостаточно серьезной, время и средства, затраченные на ее решение, несопоставимы с полученной пользой. Поэтому многих устраивает жизнь с проблемами или их игнорирование.

Только когда проблема становится слишком велика, вдруг находится стимул решить ее. Например, ваш офис обычно напоминает хранилище всевозможных предметов. В нем царит постоянный беспорядок, но вы спокойно находите необходимые вещи. И вдруг господин Хеймат, ваш лучший клиент из Германии, извещает вас о своем неожиданном визите, что подталкивает вас к действию, ведь усилие, затраченное на уборку, ничто по сравнению с необходимостью произвести хорошее впечатление. Не сделав этого, вы можете потерять его доверие и в конечном итоге сам бизнес. Это как раз то, что является стимулом для действия.

Поспешность действий

Когда сталкиваешься с неожиданной, серьезной или экстренной проблемой, появляется крайняя необходимость действовать, и действовать немедленно, времени на размышления нет. Подобная тенденция – мчаться вперед, лишь бы чувствовать, что вы что-то делаете, – весьма привлекательна, тем более что видимость работы создает впечатление у вас и у остальных, что что-то происходит.

Но, претворяя в жизнь решение без предварительного определения настоящей проблемы, вы будете терпеть неудачи до тех пор, пока не перестанете решать незначительные проблемы или тратить энергию на то, что никогда не было первостепенно важным. Ведь часто вы не только теряете драгоценное время, но еще и оказываетесь перед лицом проблемы, которая в десять раз хуже, чем предыдущая.

Боязнь принимать решение

Процесс решения проблем обычно сопровождается определенной степенью неуверенности в своих силах. Для того чтобы решить проблемы, нужно принять решение. Именно это – самый трудный шаг для некоторых людей. Размышления над тем, какое именно решение принять, могут затянуться и привести к сомнениям и проволочке.

Вероятность принятия неправильного решение пугает людей и приводит их к полной бездеятельности. Часто люди не могут осознать, что отсутствие каких-либо действий – это тоже решение, сравнимое с определенными действиями. Как только вы поймете, что жизнь будет идти своим чередом независимо от вашего участия, лучше брать быка за рога и принимать правильное решение, даже если оно вам не вполне нравится. Не следует пускать все на самотек.

Делаем выводы

Проблемы кажутся преувеличенными, слишком большими, слишком трудными, и вы не знаете с какой стороны к ним подойти. Ошибка, которую люди обычно совершают, состоит в том, что они думают, будто нужно решить проблему как можно быстрее. Они боятся поступить неправильно и поэтому стараются ничего не предпринимать, но вполне отдают себе отчет в том, что паника мешает им трезво мыслить.

Все, что требуется, – это расслабиться и спокойно подумать, а уж затем предпринимать определенные шаги. А именно: дать ответы на следующие вопросы.

• В чем состоит проблема?

• Каковы возможные решения?

• Какое решение будет наилучшим?

Если вы дадите ответы на эти вопросы, то в дальнейшем наверняка примете правильное решение.

Спросите себя

Подумайте о том, как вы обычно справляетесь с проблемами, и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Часто ли вам не удается распознать проблему?

▲ Находите ли вы, что сталкиваться с некоторыми проблемами особенно сложно?

▲ Вы предпочитаете жить с кучей проблем или решать эти проблемы?

▲ Надеетесь ли вы, что если будете долго игнорировать проблемы, они, в конечном счете, исчезнут?

▲ Часто ли вы предпринимаете какие-либо действия, не определив прежде, в чем суть настоящей проблемы?

▲ Сопротивляетесь ли вы принятию решения, если однажды уже ошиблись?

▲ Сложно ли вам сделать первый шаг для решения проблемы?

Если вы ответили утвердительно на все или на большинство вопросов, вам нужно переоценить ваше отношение к решению проблем.

Все получится, если…

• быстро распознавать проблемы;

• смело смотреть проблеме в глаза;

• признать, что принимать решение лучше, чем ничего не делать;

• признать, что, для того чтобы решить проблему, нужно приложить усилия;

• понять, что, прежде чем что-либо предпринимать, нужно определить суть проблемы;

• перед тем как приступать к решению проблемы, расслабитесь и подумаете;

• рано или поздно решитесь взяться за проблему.

Идентификация проблемы

Очень важно уметь выделять среди множества проблем, с которыми вы ежедневно сталкиваетесь, существующие реально. Иногда то, что кажется пустяком, маленькой неприятностью, это только вершина огромного айсберга. Случается и другая ситуация: вы, подобно Дон Кихоту, сражались со свирепыми великанами, а на самом деле они оказались безобидными ветряными мельницами.

Следовательно, прежде чем что-нибудь предпринимать, обязательно нужно убедиться, что объект вашего беспокойства действительно является проблемой. Это можно сделать, описав в деталях сложившуюся ситуацию и исследовав ее первопричины. Также следует четко знать, чего вы хотите достичь, решая проблему.

Что происходит?

Для того чтобы быстро найти выход из трудной ситуации, следует правильно определить ее суть. Формулировка проблемы – это уже половина решения. Если вы не оценили ситуацию правильно, то не сможете в полной мере понять проблему, и не имеет значения, насколько очевидной она вам представляется. Нужно осознать, как проблема влияет на текущее положение вещей. Рассмотрим некоторые трудные ситуации.

Тест на выживание. Вы принимаете участие в эксперименте на выживание и заброшены вместе с коллегой в середину вересковой пустоши. У вас есть один велосипед. Нужно добраться до контрольной точки за два часа. Моросит дождик, поэтому ориентироваться можно только лишь по карте и компасу.

Смена места работы. Неожиданно вам предложили работу на Ближнем Востоке. Предложение поступило в тот момент, когда перспектива сделать карьеру на нынешней работе для вас ничтожно мала. Да и супруг (супруга) уже давно намекает, что пора что-то менять.

Компьютерная программа. Ваши конкуренты снижают цены. Вы проанализировали возможности производства и сбыта и обнаружили, что работа вашей компьютерной программы не обеспечивает быстрого товарооборота. Значит, снижать цены вы не можете.

Нарушение графика выполнения работ. Очередной срок поставки истек. Заказчик в ярости. В прошлый раз тоже не удалось выполнить работу вовремя, и это побудило вас разумно планировать свои действия. Вы были уверены, что сбоев больше не будет. Должно быть, вы вновь в чем-то ошиблись.

Составьте список фактов, которые, по вашему мнению, могут помочь понять суть проблемы.

Это позволит увидеть реальное положение вещей.

Что нужно знать о проблеме

Как только вы определили, что проблема существует, ответьте на следующие вопросы:

1. Насколько незамедлительно необходимо решить проблему?

2. Нуждаетесь ли вы в помощи со стороны?

3. Есть ли необходимость разузнать о проблеме больше?

Ответы на эти вопросы помогут найти выход из затруднительной ситуации.

Тест на выживание. Вам необходимо срочно действовать, в противном случае вы рискуете застрять в этой пустоши на всю ночь и, возможно, даже умереть от переохлаждения. Вы и ваш коллега должны держаться вместе.

Смена места работы. Вы можете подумать над сменой места работы некоторое время, чтобы решить, что делать. Необходимо посоветоваться с членами семьи, так как их это тоже касается. Вам определенно нужно больше узнать об условиях жизни в новом месте.

Компьютерная программа. Решите этот вопрос в кратчайшие сроки, иначе вы потеряете бизнес. Составьте список технических требований и обсудите его с сотрудниками компании.

Нарушение графика проведения работ. Вам следует убедиться в том, что срок окончания работ еще не подошел. Спросите у других людей, почему, по их мнению, возникает такая проблема, и узнайте больше о том, как они организуют свое время.

Если у вас получится это сделать один раз, то в дальнейшем вы сможете описывать детали проблемы и даже увидеть целиком всю ситуацию со стороны. Иногда дело не в том, что нет выхода из ситуации, а в том, что из-за небрежности неправильно определена суть проблемы. Подобно тому, как врач может поставить правильный диагноз лишь после изучения всех симптомов болезни.

Как это произошло?

Подумайте о возможных причинах, приведших к сложившейся ситуации. Сконцентрируйтесь на том, что вам известно, узнайте мнение других людей, взгляните на проблему объективно, и вы сможете найти простое решение, которое вначале казалось вам сложным.

Тест на выживание. Вы оказались здесь потому, что были настолько самонадеянны, что пожелали испытать себя силами природы. Вы не имели ни малейшего представления о том, для чего вам это нужно.

Нарушение сроков. Вы не следили за календарем или просто невнимательно отнеслись к заказу, потому что были абсолютно поглощены другим проектом.

Решить любую проблему станет намного легче, если найти ее корень, получить четкое представление о том, каким образом она появилась.

Определение цели

Для решения проблемы нужно точно определить свою цель в создавшейся ситуации и понять, что вы потеряете, потерпев неудачу. Сделав это, вы сможете определить важные и второстепенные стороны проблемы. Например:

Тест на выживание

Цель – испытать себя.

Потери – возможный удар по самолюбию.

Продвижение по службе

Цель – развиваться, делать карьеру.

Потери – утрата возможности для личного роста и разрушение семьи.

Компьютерная программа

Цель – не отставать от конкурентов.

Потери – утрата контроля над бизнесом.

Нарушение графика

Цель – удовлетворить ценного заказчика.

Потери – возможность потерять этого заказчика и, может быть, других тоже.

Исходя из анализа видно, что некоторые проблемы таят в себе много неудобств, если не решать их, а другие – имеют незначительные последствия. То , что казалось неразрешимой проблемой, оказывается всего лишь мелкой неприятностью, а то, что, на первый взгляд, было пустяком, может иметь серьезные последствия.

Делаем выводы

Понимание происходящего и определение возможных причин позволяет уточнить, что на самом деле является проблемой.

Потратив немного времени на оценку ситуации, вы сможете принять правильное решение и понять, насколько безотлагательным является решение проблемы и что может случиться, если ничего не предпринимать.

Точное определение проблемы увеличивает шансы найти подходящее решение.

Спросите себя

Подумайте о тех факторах, которые влияют на определение проблемы и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Понимаете ли вы, что изучение проблемы поможет внести ясность в понимание положения дел?

▲ Записываете ли вы суть проблемы, чтобы лучше ее понять?

▲ Думали ли вы о причине, по которой все произошло?

▲ Выяснили ли вы больше о проблеме?

▲ Знаете ли вы, какую цель преследуете, решая проблему?

▲ Хорошо ли вам известно, что может случиться, если вы не решите проблему?

Все получится, если…

• приготовиться потратить время на изучение проблемы;

• записать то, что происходит;

• обнаружить причину проблемы;

• выяснить больше о происходящем;

• знать, какого результата ожидать от решения проблемы;

• понимать, каковы будут последствия, если оставить проблему нерешенной.

• чувствовать, что вы провели удовлетворительную работу по определению проблемы.

Поиск решения

Проблема редко устраняется с первой попытки. В действительности поспешность создает больше дополнительных проблем, не позволяя найти решение. Иногда самый разумный выход – не делать поспешных шагов.

В большинстве случаев существует несколько вероятных вариантов решения любой проблемы, и очевидное решение совсем не обязательно является лучшим. Правильнее всего – обдумать дополнительные возможности, которые смогут подсказать нужное решение. Это поможет выбрать оптимальный способ действий.

Разработка вариантов

Разработка вариантов включает в себя три процесса: сбор информации, генерирование идей и составление списка.

1. Сбор информации

Первый этап поиска решения – это сбор максимально большого количества информации, имеющей отношение к проблеме. Процесс сбора информации требует предусмотрительности. Рассмотрим, например, случай с компьютерной программой. Если вы установили настройку «Ограничение по цене», возможно, вы пропустили появление на рынке идеальной для вашего бизнеса оборудования.

Собирать информацию нужно следующим образом:

• уточнять, что вам необходимо узнать;

• собирать дополнительные сведения, используя свои собственные возможности и консультируясь у других людей;

• составлять список фактов, которые вам удалось узнать любым способом и которые согласуются со здравым смыслом и доступны для понимания.

Факты, имеющие отношение к делу, необязательно будут соответствовать сложности проблемы. Обычно то, что представляется самым запутанным, оказывается элементарным.

Тест на выживание. Вам следует знать направление, в котором следует двигаться, характер ландшафта, предел вашей коллективной выносливости и скорости велосипеда. (А также можете ли вы полагаться друг на друга.)

Компьютерная программа. Вам следует больше знать о различных продуктах на компьютерном рынке. Посоветуйтесь со специалистами в этой области. Затем соотнесите всю полученную информацию с вашими требованиями. (Описание технических характеристик может быть блестящими, а в действительности… )

Смена места работы. Вам необходимо узнать все об уровне жизни той страны, куда вы собрались, стоимости вещей повседневного обихода, налоговых обязательствах, возможности возвращения, качестве условий для проживания, работы и обучения детей. (Мягкий климат – это замечательно, а каковы цены на зубную пасту и туалетную бумагу?)

Нарушение графика. Вам необходимо узнать, что не работает и по какой причине. Посоветуйтесь с другими и убедитесь лично, ладят ли работники друг с другом, насколько эффективна их совместная работа. (Существует ли между сотрудниками конкуренция, может ли чья-то зависть быть причиной неудач в общем деле?)

Сколько времени и усилий вы потратите на выполнение этих пунктов, зависит от вас, но помните, если вам придется подолгу ожидать каждой крохи информации, то жизнь пойдет своим чередом, пока вы будете заниматься сбором фактов. Опасность промедления состоит в том, что вы можете забыть, для чего собираете информацию, и упустите момент для действий. С другой стороны, не собрав достаточно информации, вы не сможете принять правильное решение.

Как только вы соберете всю возможную информацию, то получите более полное и точное представление о ситуации и основу, от которой можно отталкиваться при поиске необходимого решения. К примеру, в ситуации «Нарушение сроков» выяснилось, что двое сотрудников не ладят друг с другом, а это тормозит работу и срывает производство.

2. Генерирование идеи

Следующий шаг – это разработка идеи, которая должна быть катализатором для принятия решения. Всего лишь несколько проблем имеют одно решение. Что действительно необходимо сделать, так это найти правильное решение. Для этого вам нужен:

• объективный подход к проблеме. Готовность смотреть на вещи со стороны поможет уберечься от влияния собственного субъективного мнения. Вы также начнете более охотно принимать нестандартные решения.

• поиск творческих идей. Знакомство со взглядами на проблему других людей зачастую позволяет увидеть все в новом свете. Этот процесс нуждается в тщательном контроле.

– Нужно строго ограничить время, отведенное для размышления. (Слишком долгое обдумывание может помешать воплощению идеи в жизнь.)

– Все выдвинутые предложения должны быть приняты в первоначальном виде без обсуждения и записаны для дальнейшего анализа. (Даже безрассудная идея может быть приемлема для последующего рассмотрения, так как может натолкнуть на другие варианты.)

– Каждый должен разрабатывать и предлагать идеи. (Пока идеи предлагаются, потеря веры в успех исключена, следовательно, никакое мнение не будет сразу отклонено.)

Мнение окружающих людей почти наверняка обеспечит вас более широким выбором новых идей и возможных вариантов.

3. Составление списка идей

Запишите все идеи, с помощью которых можно прийти к решению проблемы. К примеру:

Тест на выживание

Способы добраться до контрольной точки:

Вариант 1. Один из вас крутит педали, а второй сидит на раме.

Вариант 2. Вы оба идете и катите велосипед.

Вариант 3. Один идет, второй едет впереди.

Вариант 4. Вы бросаете жребий, кто из вас отстает.

Нарушение графика

Для выполнения работы в срок можно использовать несколько вариантов.

Вариант 1. Установить новые стандарты.

Вариант 2. Улучшить порядок работы.

Вариант 3. Обсудить все с главными исполнителями и убедить их самостоятельно решить проблему.

Вариант 4. Заменить нерадивых работников.

Записывая разнообразные идеи, которые могут помочь в решении проблемы, вы увидите огромное количество выходов из сложившейся ситуации. Более того, как только все будет записано, сможете даже сформулировать будущее решение. К примеру:

Тест на выживание

Вариант 5. Вы оба можете и ехать, и идти. Один из вас едет на велосипеде в течение получаса, оставляет велосипед следующему и идет пешком. Второй доходит до велосипеда и за пятнадцать минут обгоняет идущего.

Затем оставляет велосипед и идет пешком. И так происходит до тех пор, пока вы оба не достигнете пункта назначения.

Нарушение графика

Вариант 5. Одного из работников оставьте на его рабочем месте, а второго переведите в другой отдел.