Текст книги "Деловой имидж"

Автор книги: Ирина Красоткина

сообщить о нарушении

Текущая страница: 4 (всего у книги 9 страниц) [доступный отрывок для чтения: 4 страниц]

Косметика и парфюмерия

Теперь давайте обратимся к мужской косметике и парфюмерии. Сейчас для мужчин выпускается большое количество самых различных ароматических средств по уходу за телом и лицом. Очень важно подобрать свой запас, который бы подходил вам и отличал вас от других мужчин. Не кидайтесь на супермодные дорогостоящие новинки, вы можете пользоваться и не очень дорогим одеколоном, который имеет приятный (не резкий!) запах и дополняет ваш имидж.

Итак, мы поговорили с вами о внешнем виде делового мужчины. Теперь давайте обратимся к деловым качествам, которые должен иметь деловой мужчина. Бизнесмена со стороны можно сравнить с белкой в колесе – постоянные встречи, контакты, совещания, поездки, презентации и т. д. Поэтому рабочий день должен быть тщательно распланирован. По мере надобности в план вносятся изменения или дополнения, но ни в коем случае не допускайте накладок.

Деловые качества

Деловой мужчина – это куча деловых бумаг: всевозможные письма, счета-фактуры, номенклатуры... Заваленный бумагами рабочий стол – а их может поступать до сотни в день – большая проблема. Поэтому старайтесь сразу укомплектовать документы, не отодвигая дела в «долгий ящик». Иначе их потом накопится такое количество, что разобраться в одночасье будет очень тяжело. Тем более это важно потому, что вы можете пропустить документы, которые требуют немедленного принятия решения. А пропустив такие бумаги, вы можете сорвать выгодную сделку или нажить другие неприятности. Чтобы ничего не пропустить и не забыть о важных встречах, вам необходим ежедневник, куда вы сможете заносить все необходимые дела.

Существует такое правило «Никогда не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня». Следуя этому золотому правилу, вы сможете достичь очень многого. Но все же не перегружайте себя. Не взваливайте на себя все дела и заботы, хватаясь за все сразу. Если вы возглавляете отдел или фирму, постарайтесь равномерно распределить обязанности между сотрудниками, при этом важно изучить их способности и интересы, а уж исходя из этого, распределять обязанности. Это поможет вам не только поднять свой рейтинг среди сотрудников, а также снискать их доверие и уважение, но и заметно сократит «простои», улучшит качество выполненной работы. Ведь работник будет выполнять то, что ему не только интересно, но и то, что он умеет делать лучше других.

Кроме живых помощников, вам потребуются умные машины, которые не только помогут сэкономить время, но также позволят экономить ваши финансы. Конечно, такие машины достаточно дорого стоят, но подобные вложения всегда оправдываются.

Не бойтесь компьютера, научитесь на нем работать, это не так трудно, он, как пишущая машинка, только с экраном и чуть поумнее. Если вы научитесь работать на компьютере, будете с ним на «ты», то он станет вашим незаменимым помощником.

Телефон – это, конечно же, хорошо, но иногда лучше пользоваться факсом, вместо того чтобы накручивать целый час номер телефона, который все время занят. Во время поездки хорошо иметь под рукой радиотелефон, который поможет решить возможные дела прямо в дороге: дать «добро» на осуществление вложений, договориться о встрече, обговорить детали предстоящей сделки... В офисе незаменим телефон с автоответчиком, который станет «секретаршей» в ваше отсутствие, запишет всю информацию. Это очень поможет вам, особенно если нет секретаря.

Еще одна удобная и практичная вещь – диктофон, который тоже заметно поможет вам сэкономить время и деньги. Диктофон – очень компактная, портативная машина, поэтому ее удобно брать с собой в дорогу, она не займет у вас много места, но принесет большую пользу. Например, во время поездки у вас возникли какие-то новые идеи, если под рукой нет диктофона, вам придется остановить машину, отыскать блокнот и ручку записать что-то важное. А если у вас с собой есть диктофон, то вы, не отрываясь от дороги, включаете его и записываете нужную информацию.

Если у вас плохая память, а блокнот все время куда-то заваливается, то вам поможет портативный органайзер или электронная записная книжка, куда вы сможете занести все нужные данные, которые всегда будут у вас под рукой. Иногда в блокноте остается много невыполненных пунктов, и все это из-за такой мелочи, как необязательность. Поэтому мы коснемся таких важных проблем, как пунктуальность и обязательность. Всякое может случиться: у одного подвела машина, застрял в пробке или прокололось колесо, другой забыл нужные документы, третий вообще забыл о назначенной встрече. Да что там говорить! Но все же, согласитесь, приятно иметь дело с человеком, который вовремя явился на встречу, подготовил нужные документы, набросал план, нужные цифры, в общем, основательно подготовился к разговору.

Хорошо быть обязательным человеком, это очень много значит в мире бизнеса, но и это еще не все. Существует такое понятие, как коммуникабельность (любим мы в последнее время включать в свой лексикон модные заграничные словечки!), то есть умение общаться с другими людьми. Вы можете явиться на встречу в отличном костюме, тщательно подготовив все нужные документы, но сев за стол переговоров, вы словно немеете и не знаете, о чем говорить, как подойти к проблемам. Поэтому очень важно научиться общаться с людьми так, чтобы заинтересовать, заслужить доверие и симпатии. Не засоряйте свою речь ненужными, непонятными или нецензурными словами. Общайтесь легко и непринужденно, но в то же время необходимо, чтобы ваша речь была убедительной и уверенной.

Научитесь говорить «нет», когда возникают непредвиденные обстоятельства: к вам обращаются с просьбой, которую вы выполнить не в силах, или вам навязывают ненужный контракт. Но ваше «нет» ни в коем случае не должно обидеть человека, а это целое искусство. Ваш отказ должен прозвучать так, чтобы человек понял, почему вы не в силах выполнить его просьбу. Если вы собрались сказать «нет», не меняйте привычного тона, постарайтесь, чтобы ваш отказ выглядел не резким окриком, а был произнесен в более мягкой форме. Умение отказать так, чтобы это не прозвучало обидно, тоже повысит ваш рейтинг, иначе вы просто наживете себе множество врагов. Кроме того, не стоит просто говорить «нет», не указывая причины отказа, это, во-первых, невежливо, а во-вторых, такая манера поведения отталкивает людей.

Общаясь с партнерами не позволяйте себе показывать превосходства над ними. Никогда не «задирайте нос», тем более если ваша фирма достаточно богата и имеет отличную репутацию. Прежде чем отказать тому или иному партнеру, постарайтесь изучить фирму, ее финансовое положение, рейтинг среди других фирм, возможности, рост и перспективы. Не отказывайтесь сразу же от предложенного контракта. Возможно, именно он в скором времени поможет встать партнерской фирме «на ноги», а в чуть более отдаленном будущем это может стать выгодным партнерством для обоих сторон. Поэтому делового мужчину отличает дальновидность. Ведь бизнес – это прежде всего холодный расчет, деньги.

«Краткость – сестра таланта», вам тоже не помешает применить на деле этот афоризм, который поможет вам более точно и легко выразить свои мысли и идеи. Допустим, у вас возникла очень хорошая идея, которая может принести неплохой доход. Но на собрании вы очень долго и путанно пытаетесь объяснить вашим коллегам суть дела. Ваша речь скучна и монотонна, она затягивается, сотрудники – одни поглядывают на часы; другие – демонстративно зевают, третьи – уже в открытую борются со сном.

Что же получилось в конечном итоге? А то, что вашу идею не поддержали. Почему же так вышло? А потому, что вы неправильно подошли к ее изложению. Вам надо было тщательно проанализировать ситуацию, подобрать всю нужную информацию по данному вопросу, сделать примерные расчеты и в конце концов кратко и понятно изложить идею своим партнерам, предоставив все нужные сведения. Но не более. Не волнуйтесь, если что-то кому-то покажется не очень понятным, вас спросят, и вы сможете все подробно объяснить.

Хорошим помощником в бизнесе являются обаяние и улыбка. Если вы, общаясь с партнером, улыбаетесь, ваша речь проста, но вместе с тем вы пытаетесь обаять своего партнера, это не пройдет незамеченным, а только сыграет вам на руку. А вот если ваша речь будет жесткой, втиснутой в какие-то рамки и лишеной заинтересованности в предмете разговора и живости, то это окажет крайне негативное влияние на ход переговоров.

В среде партнеров вы должны чувствовать себя как рыба в воде, но при этом не допускайте «панибратства». Прежде всего вам важно зарекомендовать себя как надежного грамотного и знающего специалиста своего дела. Поэтому вы постоянно должны пополнять запасы знаний, чтобы всегда быть в курсе происходящих событий, знать финансовое состояние компании, знакомиться с новинками науки и техники. Это станет залогом вашего успеха в бизнесе.

Если вы – начальник отдела или директор фирмы, то большое значение имеет ваш авторитет среди сотрудников. Для его завоевания и поддержания вам необходимо выбрать правильную тактику общения. Существуют несколько правил, которые обеспечат вам успех в общении с подчиненными. Во-первых, никогда не делайте выговор провинившемуся работнику при свидетелях. Критика должна быть прежде всего конструктивной и корректной. Во-вторых, отличившихся работников старайтесь поощрять, но не выделяйте их среди остальных, ставя в пример. В-третьих, изучите личные дела подчиненных, побеседуйте с ними «тет-а-тет», выясните рабочие качества и возможности сотрудников. В-четвертых, принимая работника, внимательно изучите резюме и имеющиеся рекомендации.

А как же правильно себя вести на деловой встрече? Как правильно вести переговоры, общаться с партнерами? Прежде всего никогда не раскрывайте свои карты полностью. У вас всегда должен быть в запасе козырь. Поэтому перед каждой встречей необходимо тщательно подготовиться, продумать ход переговоров, заранее просчитать все возможные комбинации, которые могут сложиться в ходе переговоров. Особенно это касается встреч, когда вам необходимо подписать выгодный долгожданный контракт.

Многие переговоры и деловые встречи проводятся не в рабочей обстановке, а на так называемом бизнес-ланче. Что же это такое и для чего это нужно? Ну, во-первых, совмещается полезное с приятным. Во-вторых, здесь создается менее напряженная обстановка, позволяющая более свободно общаться. Здесь все партнеры чувствуют себя на равных, что создает более выгодную обстановку для беседы.

Вспомните, как это происходит в рабочем кабинете. Вы пришли на переговоры к своему партнеру. Уже сама обстановка «чужого» кабинета действует на вас угнетающе. Ваш партнер восседает за своим необъятным письменным столом, коротко кивнув, приветствуя вас, предлагает присесть. Вы чувствуете себя простым подчиненным, потому что здесь создана такая обстановка, которая вас несколько стесняет. Это может существенно повлиять на исход переговоров.

А если проведение переговоров нельзя перенести в другое место? Как же себя правильно повести в такой ситуации? Прежде всего хозяин кабинета должен выйти из-за своего стола, поприветствовать партнеров рукопожатием и предложить сесть так, чтобы было видно всех, то есть идеальный вариант – это «круглый» стол (который на самом деле вполне может оказаться и квадратным, но участники встречи будут сидеть вокруг него и смогут легко разговаривать друг с другом, не выглядывая у кого-то из-за плеча). Для этого в вашем кабинете наверняка имеются удобные кресла. Чтобы партнеры чувствовали себя более непринужденно, предложите им прохладительные напитки. Даже если у вас не так много времени, никогда не торопите своих собеседников, этим вы не только выразите свое неуважение к ним, но и можете навредить делу. Если вас не устраивают те условия, которые выдвигают партнеры, не кричите, не впадайте в панику, постарайтесь найти компромисс.

Если ваш партнер оказался женщиной... Как же повести себя в такой ситуации? Мир бизнеса слишком жесток. И если мужчина с рождения получает преимущества, то женщине приходится самой, с нуля, зарабатывать авторитет и доверие в бизнесе. Поэтому прежде всего сделайте акцент на поднятом вопросе. Обсуждая какую-то тему, не дискредитируйте вашего партнера только потому, что она женщина. Ведь это прежде всего бизнес. Вы можете проявить свою галантность, поухаживать, насколько позволяют рамки приличия. Женщина есть женщина, помните об этом, ей будет приятно, если вы по достоинству оцените ее деловые качества. Как говорится, в бизнесе нельзя судить, кто хуже, а кто лучше, можно просто понимать, что все разные.

Сдержанность – одно из тех качеств, которые не только отличают делового мужчину, но и помогают ему. Даже если вас вывели из себя, постарайтесь сохранить хладнокровие и благоразумие. Гнев – плохой советчик, и вы можете не только навредить фирме, но и испортить свою репутацию делового человека.

Бизнесмен в конце концов всего лишь простой смертный. И отличается он от других людей не только своим внешним видом и благосостоянием. За всем этим стоит прежде всего титанический труд, постоянное движение, общение, куча бумаг и информации. Не каждый смертный способен выдержать такой бешеный темп жизни.

Перенапряжение и бессонные ночи прежде всего скажутся на здоровье. Поэтому деловой мужчина не должен забывать и об отдыхе. Тем более что это вам вполне позволяют средства. Но отдых тоже может быть самым разным. Для кого-то это лишняя минутка, проведенная в кругу семьи, которую человек видит очень редко. Для другого это какое-то любимое увлечение, например охота или рыбалка. В общем, каждый выбирает, как ему отдохнуть, на свой вкус.

Деловой мужчина – это прежде всего мужчина. Поэтому его душа и тело должны быть в отличной форме. В этом вам помогут фитнесс-клубы, бассейн, тренажеры. Это не только поддержит физическую форму, но и поможет отвлечься от дел. Ведь как говорится: «Все дела не переделать, всех денег не заработать!» Кстати, занимаясь поддержанием своей физической формы в спортклубах, вы можете найти не только новых друзей, но и новых партнеров. Тем более что занятия спортом – это тоже своего рода отдых.

Никогда не следует забывать о своем здоровье. Ведь при таком темпе жизни страдают прежде всего нервная и сердечно-сосудистая системы. Поэтому постарайтесь не нервничать, реагировать более спокойно на создавшиеся ситуации. Иначе это просто грозит вам нервным срывом или инфарктом. Для предупреждения этих серьезных заболеваний вам поможет активный отдых: плавание, теннис, верховая езда.

При чрезмерном нервном и физическом перенапряжении вашему организму потребуется больше продуктов, содержащих калории и витамины. Поэтому не забывайте о своем питании. Оно должно быть разнообразным и очень калорийным. Тем более не следует сидеть весь день на «сухом» пайке или вообще забывать о пище, зато вечером, «оторвавшись», наедаться на ночь. Это тоже отрицательно скажется на вашем здоровье.

Бизнесмен – особенный мужчина, загруженный делами и заботами. Но все же не стоит забывать и о семье, близких. Иначе вы рискуете просто остаться в одиночестве. Постарайтесь все свои профессиональные заботы оставлять за дверями, а не вываливать на головы родных, загружая их ненужной информацией. Если у вас на работе какие-то неприятности, постарайтесь не показывать этого в семье. Не стоит срываться, кричать, тем более закрываться в комнате с единственным желанием, чтобы вас оставили в покое. Вы рискуете потерять уважение со стороны детей. Подумайте, какой пример вы им подаете.

Многие великие люди имели своего личного «советника» – жену. Не думайте, что женщина предназначена только для того, чтобы вести домашнее хозяйство и растить детей. Если у вас действительно гармоничные, доверительные отношения, то лучшего советчика вам не найти. Ведь у женщины немного другое мышление. Если вы в трудную минуту попросите совета у супруги, то вместе обязательно найдете выход из трудного положения. Не дискредитируйте жену. Кто еще может так вникнуть в ваши проблемы, как не самый близкий человек. И если ваши партнеры способны вас предать в бизнесе, то жена никогда так не сделает. Но в то же время не стоит и взваливать на нее все свои дела, поверьте, у вашей супруги и так хватает проблем. А вот спросить совета – это совсем другое дело. Сделайте жене приятное, пусть она лишний раз почувствует себя нужной и полезной.

Глава 5. ЛИЦОМ К ЛИЦУ

В деловом мире общение происходит с помощью телефона, посредством письменной документации, но наиболее эффективным считается личное общение, то есть лицом к лицу. Все важные вопросы решаются именно, как говорится, здесь и сейчас. Такой способ общения имеет неоспоримые преимущества среди всех других, и поэтому мы хотим посвятить этому отдельную главу.

В процессе общения человек получает некую информацию. Но для того чтобы беседа состоялась, необходимо умело донести до своего собеседника то, что он должен от вас услышать, и правильно слушать его. То есть в процессе беседы вы будете выступать и в роли отправителя, и в роли получателя сообщений. Из сообщений необходимо извлекать максимальный объем информации, обрабатывать и затем использовать в принятии решения.

Личное общение подразумевает не только обмен собеседников словами. Общение происходит не только с помощью слов, вопросов, большое место в нем занимают так называемые невербальные символы.

С какой бы целью вы ни собирались поговорить с человеком, ритуал подготовки к разговору должен быть неизменным.

Прежде всего определите тему предстоящего собеседования или разговора, постройте его структуру, обозначьте цели, которых вы хотите достичь. После этого продумайте, какие документы и материалы вам могут понадобиться в процессе беседы, и незамедлительно их подготовьте.

И самый важный пункт: определите место, где вы будете разговаривать с человеком. Важно, чтобы вам не мешали. Кстати, полезно будет отключить телефон или попросить секретаря не соединять вас ни с кем какое-то время.

При общении с человеком лицом к лицу важна каждая мелочь. Например, стулья. Представьте себе, вы сидите на своем обычном рабочем стуле, а собеседнику предложили другой, более низкий (вполне возможно, даже и кресло), рассчитывая на то, что человеку будет на нем удобно. Но беседа не клеится. А почему? Да потому, что человек, находясь на более низком, по сравнению с вами, уровне, будет чувствовать себя неуютно и, естественно, ему будет не до откровенности.

То же самое касается освещения. Не садитесь спиной к окну. На его фоне ваш собеседник сможет различить лишь ваш силуэт, но не сумеет разглядеть лица. Настольная лампа ни в коем случае не должна светить в глаза собеседнику, это не просто невежливо, но слегка напоминает беседу «по душам» во всем известном месте.

Чересчур широкий рабочий стол, который отделяет вас от вашего собеседника, тоже вряд ли поспособствует налаживанию контакта. Поэтому если вы – хозяин огромного стола (пусть он даже очень удобен), выйдите из-за него и расположитесь рядом с человеком на стуле, кресле, возле маленького столика и просто друг напротив друга.

Полезно помнить о том, что плодотворным может оказаться разговор, на который вы не пожалеете времени. Оптимальным считается промежуток от 1 часа до 1,5 часов. После проведения беседы не кидайтесь сразу в пучину дел, посидите несколько минут в одиночестве и обдумайте разговор, оцените, правильно ли вы его провели, все ли вы сказали и все ли понял ваш собеседник.

Отборочное собеседование

Одним из важных видов собеседований считается отборочное собеседование. Этот метод наиболее часто применяется при отборе персонала при найме на работу. Благодаря отборочному собеседованию появляется возможность лично познакомиться с претендентами на какое-либо место, оценить их личные, деловые качества, а также понять, сможет ли человек влиться в ваш коллектив.

Однако прежде чем пригласить претендента в кабинет на личную встречу, вам необходимо пройти несколько этапов (вкратце мы их уже описывали): предварительно еще раз проанализировать требования к кандидату, подготовить место проведения собеседования, продумать его план и содержание. Далее мы постараемся подробнее остановиться на каждом этапе.

Подготовка к отборочному собеседованию

Прежде всего необходимо настроиться на предстоящую беседу, оценить обстановку, в которой будет проходить общение. Не помешает набросать примерный план собеседования, сделайте заготовки вопросов, которые вы хотели бы задать своему собеседнику.

При проведении собеседования, связанного с приемом на работу, вам надо будет осветить такие аспекты, как: продолжительность рабочего дня, предлагаемый оклад или зарплата; набор определенных требований, предъявляемых к работнику, то есть перечень определенных качеств и навыков, которыми волен обладать претендент; оговорить льготы, социальные гарантии, предоставляемые фирмой своим сотрудникам...

Определите форму, в которой получение от собеседника информации о нем вам будет наиболее удобна. Можно попросить кандидата заполнить анкету (ее бланки, безусловно, должны быть подготовлены заранее) или ответить устно на наиболее интересующие вас вопросы. Но, как показывает практика, самым удачным вариантом является сочетание этих двух путей получения информации.

Обстановка

Важным аспектом при проведении собеседования является его место, где оно проходит. От того, насколько комфортную комнату вы сможете выбрать, будет во многом зависеть успех общения.

Для беседы наиболее благоприятна спокойная, тихая обстановка. Посторонние шумы отвлекают внимание, что часто затрудняет процесс донесения важной информации до слушателя. Приходится применять различные способы привлечения к себе внимания: повышать голос, использовать мимику и жесты и другие приемы в зависимости от обстоятельств.

Проведение отборочного собеседования

Проведение собеседования можно сравнить с движением автомобиля, где вроде бы все готово к началу движения, но механизм глохнет. Важно, чтобы такого не происходило при собеседовании.

Инициативу начать разговор возьмите на себя. Приведите механизм в движение. Помогите своему собеседнику, дайте ему понять, как следует вести себя, объясните (иногда и это приходится делать), что отборочное собеседование – это не поиск способа отказать человеку, а наоборот, поиск его преимуществ, по сравнению с другими. Постарайтесь сделать беседу непринужденной, чтобы разговорить собеседника, а ни в коем случае не загонять его в угол.

Помните, что главная ваша цель – это получение как можно более полной информации о кандидате.

В зависимости от того, насколько правильно сформулированы вами вопросы, вы сможете получать тот или иной объем необходимой вам информации. Старайтесь не задавать сложных вопросов, которые могут вызвать затруднения в ответе. Если вопрос оказался недостаточно понятен для собеседника, попробуйте его перефразировать.

Во время такой беседы вы занимаете позицию хозяина, а ваш собеседник – гостя. Поэтому все зависит от вашего гостеприимства. Вы должны контролировать направление и ход собеседования, чтобы они соответствовали заданному плану.

От того, насколько быстро и грамотно вы сможете сформулировать свои мысли, будет зависеть ход вашей беседы. Не делайте очень длинных пауз. Можно поинтересоваться у собеседника о его семейных обстоятельствах, но только если они имеют отношение к работе и не вызовут неловкости претендента.

Следите за тем, чтобы беседа соответствовала вашему плану, не позволяйте уходить далеко в сторону от темы. Во время разговора внимательно слушайте своего собеседника, старайтесь его не перебивать. Подключите не только органы слуха, но и зрения. Это позволит вам получить более полную информацию о кандидате и потом сделать правильные выводы.

Важно, чтобы вы умели принимать решение не сразу, а придерживать объективную оценку до окончания собеседования. Только после этого, взвесив все «за» и «против», вы имеете право делать соответствующие выводы.

Убедитесь, что вы обсудили все интересующие обе стороны вопросы (информировали претендента о деятельности организации, вкратце описали его задачи, требования к нему, ознакомили с условиями труда, возможные льготы), донесли достаточный объем информации до своего собеседника.

В завершение собеседования следует подвести итоги разговора, сделать выводы и, если требуется время для более глубокого обдумывания каких-то моментов, определить, за какой промежуток вы сможете принять окончательное решение. Известите об этом кандидата. В конце собеседования не забудьте поблагодарить за отклик, вежливо попрощаться.