Текст книги "Как накормить слона, или первые шаги к самоорганизации с Evernote"

Автор книги: Гани Султанов

сообщить о нарушении

Текущая страница: 1 (всего у книги 3 страниц)

Гани Султанов (aka @Moriarty Lecter)
КАК НАКОРМИТЬ СЛОНА, ИЛИ ПЕРВЫЕ ШАГИ К САМОРЕАЛИЗАЦИИ С EVERNOTE

Предисловие

Книга посвящена системе управления делами и сбора информации с помощью сервиса Evernote.

Вот что написано о данной мини-книге в официальном блоге Evernote:

«Книга будет особенно интересна тем, кто уже давно присматривается к методике повышения личной эффективности GTD (Getting Things Done), но все никак не возьмется реализовать ее на практике. Впрочем, если вы никогда и не слышали о GTD, но хотите эффективно использовать Evernote, чтобы быть продуктивнее в работе, учебе, бизнесе и частной жизни, вам эта книга тоже может пригодиться и стать отправной точкой для работы с методикой.»

Автор достаточно подробно и понятно описывает подготовительные шаги и процесс создания первоначальной структуры блокнотов и меток, которые должны в будущем стать основной для новой системы. В книге приводится пример такой структуры у самого автора, который что-то взял из “классической” GTD, а что-то адаптировал для своего удобства, но предложенная система достаточно гибкая, чтобы вы могли модифицировать ее для своих нужд. В книге подробно описаны и снабжены примерами этапы добавления, обработки и обзора дел и информации в Evernote.

Помимо собственной методики автора в книгу включены переводы описания двух других систем управления делами – от Даррена Кроуфорда и Бобби Трэвиса. Возможно, что кому-то их подход покажется более подходящим, чем система самого автора.

Возможно, предлагаемая автором система организации дел покажется слишком простой для тех, кто давно и всерьез занимается вопросами личной эффективности и тайм-менеджмента. В то же время для большинства людей, которым достаточно навести порядок в своих делах и жизни и доводить начатое до конца, она может оказаться отличным подспорьем. Автор подчеркивает тот факт, что создание и работа с системой управления делами не должна занимать много времени и усилий.»

В течение мая 2012 года данная книга была скачана более 20 000 раз и вызвала большой, положительный отклик у многих ее читателей и пользователей Evernote. Кстати, хотим отметить тот факт, что мы случайно упустили корректировку названия книги на ее обложке и допустили некоторую путаницу с названием. Вы можете заметить два типа названий, отличающихся одним словом: 1) «Как накормить слона, или первые шаги к самоорганизации с Evernote«; 2) «Как накормить слона, или первые шаги к самореализации с Evernote«. Надеемся, что это вас никак не смутит :)

От автора

Друзья,

Я рад представить вам свой небольшой и скромный труд под названием «Как накормить слона, или первые шаги к самоорганизации с Evernote».

Как известно, каждый из нас всегда находится в поиске (а многие уже нашли) своего личного инструмента самоорганизации. И одним из таких инструментов может стать Evernote.

В этой электронной книге я изложил свое видение самоорганизации при помощи Evernote, которое, возможно, покажется искушенному адепту тайм и лайф-менеджмента слишком примитивным, но именно оно мне совершенно подходит.

В книге я привел, на мой взгляд, лучшие практики GTD при помощи Evernote, которые должны заинтересовать вас.

Я буду рад критике и отзывам :)

Предупреждение

Данная электронная книга не одобрена корпорацией Evernote® и не является официальным гайдом или же руководством корпорации Evernote®.

В ней лишь заключено личное мнение автора и то, что вы можете сотворить со своими данными в аккаунте Evernote®, целиком и полностью лежит на вашей ответственности :).

ИНТРО

Почему я решил написать эту скромную электронную книгу? Меня и моих друзей давно и сильно волнует проблема управления своими делами и управлением информацией. Всё, что нас окружает – это лишь маленький кусочек информации, который может быть применен для того, чтобы достичь наших целей. И в этом нам помогают различные системы управления своим и чужим временем, призванные стоять на страже нашего спокойствия и невозмутимости, а также упрощать эти кусочки информации.

После того как Дэвид Аллен невзначай пожаловался о том, что в современной IT индустрии не хватает специализированного софта для управления своими делами, то наступило то изобилие, о котором он, наверное, и не мечтал. Веб-приложения, множество сервисов, десктопные решения, отличающиеся намудрённостью и навороченностью графического интерфейса и функционалом.

Люди были удовлетворены, хоть на какое-то время, но поиски продолжаются снова и снова.

Для человека, страдающего продуктивистским порно, характерны два признака: он, естественно, стремится организовать свою информацию и жизнь в соответствии с канонами GTD или другой системы, а также попробовать все новые инструменты, строя с нуля свои информационные структуры (списки, проекты и т.д.). Все наши поиски шли через множество программ для управления своими делами, которые были всячески опробованы и применены. Но со временем понимаешь одну мысль, которая казалась нелепой по своей простоте: “чем проще инструмент – тем лучше”.

Системы Getting Things Done® и Автофокус® являются отличными способами реализовать свои дела, упорядочить фантазии и мысли. В 2007– 2008 годах, когда система GTD только-только подкралась к территории СНГ, было очень мало инструментов и сервисов, чтобы реализовать свои планы и приспособить систему под себя. C выходом Evernote® всё стало намного проще и яснее: упорядочивать всю свою информацию, делать списки, вести дневники и многое другое.

Цель этой книги состоит лишь в том, чтобы поделиться следующими идеями: показать, как можно применить систему управления своими делами и информацией в простом и доступном формате и показать наиболее лучшие примеры применения.

ГЛАВА 1: УДОВЛЕТВОРЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ЗУДА

На форумах и в блогах выкладываются новые способы эффективного управления своей информации. На фотохостинге Flickr распространен культ молескина, который предприимчивые люди всяческим образом приспосабливают как свой первичный инструмент. GTD и Автофокус каждый день вызывают зуд, который может быть удовлетворен посредством применения новых приложений, хитростей, техник и лайфхаков.

Но давайте посмотрим, что такое GTD? Это система, которая включает в себя пять этапов и создание списков. Звучит просто? Ага. А теперь попытайтесь вспомнить из своего опыта: сколько времени заняло у вас установить систему, на основе которой GTD работает? Если несколько дней, то это отлично! А если несколько месяцев, то здесь видна горькая ирония: вместо того, чтобы выполнять дела в течение 2 месяцев, мы тратим 2 месяца, чтобы построить систему, призванную помочь нам выполнять дела.

Вы рвётесь опробовать новый софт или сервис в деле? Отлично! Только примите во внимание время, которое будет потрачено, чтобы построить свою систему заново.

Удовлетворить организационный зуд сложно, но можно. Психологи вам объяснят, что инструмент должен вам нравиться, маркетологи заявят о том, что должен быть удобный функционал. Всё это верно и замечательно. Вопрос состоит в том, как найти такую систему?

По нашему скромному мнению, нужно всего лишь найти и приспособить для себя свою. Как? Хороший вопрос. На это должны ответить тоже вы. Вы тот человек, который ведёт абсолютно точный список всего и вся? Или вы просто любите складировать информацию на всякий случай, а потом вечерами с кружкой чая просматривать их и генерировать новые вдохновляющие планы или идеи? Или вы скрупулёзно будете придерживаться GTD? Или же вы творческий человек, которого вообще не волнует организационный хаос, и вам просто нужно место, где можно записывать свои безумные и гениальные идеи? В зависимости от вашего типа личности и склада ума, ваша система такой и будет (да простят нас психологи). Естественно, чудо случается, и вы можете стать организованным человеком.

Мне не нравилось в других продуктах следующее: их недостаточная гибкость под использование, ограниченность или невозможность добавления/удаления тех штучек, которые, по моему мнению, должны присутствовать или отсутствовать. Что именно мне не нравилось: в RTM – само понятие списков и форма их организации, Things не был мультиплатформенным, Nirvana – отличный выбор, но не было десктопного клиента, ToDo.im имел жуткие тормоза, Resorph Notes, Circa Notes – отличные инструменты для самого минималистского подхода к системе самоорганизации (хоть и Джина Трапани одобряет текстовые файлы).

Я не хочу вдаваться в долгие рассуждения о том, что такое GTD, каковы его пять фаз. Думаю, все это прекрасно знают.

Один веселый момент – когда я увидел видео, где Дэвид Аллен практикует свою систему, мне невольно захотелось рассмеяться: у него была куча блокнотов, папок, которые надо было обрабатывать. Выглядело это немного дико от человека, который сам же изобрел GTD. По моему мнению, подход с папками и стикерами, мягко сказать, уже устарел. Вам удобно таскать с собой их?

ГЛАВА 2: ЧТО ДЕЛАЛ СЛОН, КОГДА ПРИШЕЛ НА ПОЛЕ ОН?

Он до сих пор стоит в поле информации и ждёт, когда вы его накормите.

Помните основное требование GTD и других систем? Записать все. Записать – это означает фактически запомнить. Постулат древних китайцев будет актуальным и сейчас: то, что не записано, пропадет навсегда во тьме других мыслей. Запомнить всё. Помнить всё.

Я думаю, не случайно у Evernote такой слоган, который точно отображает саму суть работы нашей памяти и любой системы самоорганизации. И в чем состоит абсолютная прелесть Evernote – это инструмент не только для GTD и других систем самоорганизации. Это инструмент для всего, чего угодно: работа, учёба, написание книг, сбор информации, отбор информации, мозговой штурм (пока, к сожалению, функции mind– mapping тут нет) и множество других возможностей, которые зависят лишь от вашей фантазии и рода деятельности. По сравнению с другими приложениями, Evernote – это чистый холст для ментального творения, куда вы можете написать всё, что вы хотите. Нет никаких бесконечных колонок, полей, вкладок.

Всё в меру. Тэги? Создайте их хоть сотни! Блокноты? Без проблем. Я считаю, что создание своей системы, отвечающей своим нуждам, без излишнего изучения принципов как это работает, безо всяких сложностей будет огромным преимуществом. И появится хоть какая-то гарантия того, что вы и дальше будете пользоваться этим продуктом. То, что Evernote предлагает: чистый лист, возможность сделать свою структуру – это уникально.

Наверное, я буду немного категоричным, утверждая, что аналогов у Evernote попросту нет. А как же Microsoft One Note? Он тоже хороший инструмент, но пока со своеобразной составляющей: нет простой синхронизации, не требующей дополнительных настроек, твиков и танцев с бубном.

Мой опыт использования Evernote был довольно неуспешным в начале: я пытался подружиться с ним в 2009 году, но остался к нему равнодушен. Что меня оттолкнуло в начале: синхронизация с интернетом. Тогда я попросту не понимал, что синхронизация – это одна из самых лучших функций, что могло бы быть у приложений. Плюс, я старался адаптировать систему GTD в точности так, как было описано у господина Аллена. Но тогда мне лень было создавать свою систему, и я искал всего лишь шаблон, по которому можно было вставить свои списки, следующие действия и… вперед!

А вот и нет! Лишь через некоторое время я понял: что система должна быть настроена под каждого человека, еще через пару месяцев я пришел к выводу, который был словно удар молота: чем проще система, тем лучше; чем меньше списков, тем лучше; чем меньше хлама, тем лучше. Учитывая то, что я терпеть не могу планировать до мелочей, то я легко скакал с одной программы на другую.

После того, как я прочитал несколько замечательных постов в зарубежном интернете и посты в рунете (которые, кстати, описывают применение Evernote в гораздо меньшем объеме нежели в зарубежном интернете), это стало последним доводом, чтобы продолжить знакомство с Evernote. У меня нет iPad или коммуникатора на Android, чтобы обговаривать прелести мобильной доступности приложения. Я использую Evernote на десктопе дома и пару штучек, которые помогают мне на работе (так как наши админы не одобряют установку любых сторонних приложений). Все очень просто.

Evernote здорово помог мне тогда, когда я собирался в командировку в Лондон. Помимо работы, было немного свободного времени, чтобы осмотреть город. Поэтому я начал свои исследования в сети: какие места и достопримечательности стоит посетить. Я сёрфил десятки сайтов, которые выдали мне гору информации, а слон спокойно съел всю эту информацию, даже не подавившись. В этот же блокнот я сохранил электронный бланк для получения визы, а также другую справочную информацию, которая мне потом здорово пригодилась.

Когда мы переводили книгу Мэтта Мадейро “Проще”, мы пользовались Evernote. Там же, в блокноте, мы сохраняли исходный файл и перевод, там же отображался прогресс перевода для дальнейшей мотивации, непрокрастинации и ментального пинка под зад.

Я искал советы, как приспособить Evernote к своей системе, и нашел их.

Помимо откровенно очевидного онлайн блокнота Ron’s Evernote Tips, содержащего столь очевидные советы, такие как: удобство записывать в Evernote счета, номера машин и так далее – я с удивлением обнаружил другие отличные рекомендации по кастомизации сервиса. Они приведены в главе “Ресурсы и источники”.

Установка самой системы у меня отняла максимум день. Еще день заняло у меня на то, чтобы задать систему тегов. Скажу лишь одно, по моему мнению, система должна меняться. Ваша система тегов может также меняться со временем, возможно, вы даже пересмотрите сам подход к созданию структуры в Evernote: древовидная или всего лишь один блокнот. Это не важно. Важны лишь эффективность и простота, а остальное, как говорилось в какой-то рекламе, всего лишь компромисс.

Но этого зеленого слона уже пора кормить, однако сначала надо подготовить луг для него.

ГЛАВА 3: ПОДГОТОВКА ПОЛЯ ДЛЯ СЛОНА

Я хочу сознаться. Единственное, что мне нравится в самом GTD, это устанавливать систему заново: создавать теги, структуры, списки, напоминания. А потом этот организационный зуд проходит, и на его место приходит повседневность, наполненная лишь еженедельным обзором и внесением новой информации.

Но в Evernote всё намного веселее: всё может просто поменяться за какие– то месяцы и всё может повториться заново.

Для начала мы займемся приготовлениями для зеленого слона под названием Evernote. Вы же хотите накормить его информацией? Значит надо подготовить для него поле, откуда он будет брать себе корм, иначе он будет в растерянности стоять на лугу, не зная, что съесть.

1. Купите премиум-подписку. Естественно, что она существенно увеличивает количество допустимых заметок и загружаемого контента. Также вы избавитесь от назойливой рекламы, которая сейчас всякий раз появляется в левом нижнем углу, раздражая напоминанием о том, что надо купить премиум аккаунт. Премиум аккаунт стоит совсем недорого: 5 долларов в месяц – эквивалент стаканчика виски или коньяка, либо стоимость 2-3 бутылок пива. Уберете рекламу, и у вас появится больше места, чтобы развернуть систему тэгов в левом нижнем углу. Визуально очень удобно. Плюс такая незаменимая вещь, как совместное редактирование и история редактирования заметок.

2. Почтовый ящик Evernote. Как только вы зарегистрируете свой Evernote аккаунт, вы можете узнать из свойств вашего аккаунта уникальный почтовый ящик Evernote, связанный с вашим драгоценным организационным хранилищем. Он выглядит примерно так: [email protected].

Сохраните его в адресной книге своего почтового клиента или в смартфоне, который также соединен с вашей почтой. Как только к вам приходит гениальная идея, вы можете сразу отправить её в Evernote по почте, хоть с рабочего или личного ящика, который заботливо переложит её в ваш входящий блокнот (или же по другому – блокнот по умолчанию).

3. Заранее продумайте систему тэгов и структуру ваших блокнотов. Это самая важная «мелочь», на которую стоит обратить внимание. Я также обнаружил опытным путем что, чем меньше тэгов, тем лучше; чем проще структура, тем лучше.

4. Установите веб-клиппер Evernote на всех браузерах компьютера, где вы проводите время: на работе, дома, у бабушки и т.д. Сохранит время.

5. Папка для импорта. Одна из самых клёвых фишек от Evernote. Суть ее в том, что вы указываете в настройках Evernote место на жестком диске вашего компьютера, откуда будет вестись импорт файлов. А оригинал можно оставить или удалить.

Представьте себе, что вы качаете с интернета электронную книгу, фотографии или другую (какую угодно) информацию. Сохраняете её в папке для импорта, а Evernote копирует всё в ваш блокнот по умолчанию. Или же указываете в браузере место по умолчанию для скачанных файлов именно в этой папке, и скачанные файлы попадают в программу. Круто! Также если вы сканируете какую-нибудь информацию, то в качестве папки импорта можно указать место, куда сохраняются все сканированные документы и, вуаля, они у вас уже в системе.

Операция несложна: Сервис – Импорт Папок

Вы уже готовы? Тогда давайте дадим слону первую порцию корма.

ГЛАВА 4: УСТАНОВКА СИСТЕМЫ

1. СБОР

Сбор – неотъемлемая часть любой системы. Если вы храните всё в одном месте, то риск того, что вы что-то потеряете или забудете – практически нулевой.

Теперь вам надо принять решение, что отныне вы всегда будете хранить любую информацию в Evernote. Если у вас уже есть система, с которой вы собираетесь мигрировать, то просто скопируйте файлы и заметки в Evernote. Соберите все бумажки, всю важную информацию, все архиважные документы, которые вы потом заботливо внесёте в программу. Просто подготовьте всё нужное и необходимое, которое всегда будет в системе.

Итак, теперь мы должны собрать немного информации, чтобы наша система работала. Если у вас есть корпоративный Outlook, то просто создайте контакт с адресом Evernote и отправляйте письма на этот ящик.

Приступим к созданию первого блокнота, который будет нашим самым главным входящим, Альфой и Омегой нашей системы – «Входящие». Обзовите его как угодно, но суть его понятна:

• все идеи, заметки, поначалу попадают сюда

• любые заметки с интернета тоже приходят сюда

• все идеи с мобильного телефона тоже приходят сюда

• переадресованная почта

Сделайте «Входящие» блокнотом по умолчанию и синхронизируемым.

А теперь будет одна из самых веселых частей: сколько блокнотов и что же там хранить, какие теги? И опять же всё зависит от вас. Будьте готовы потратить какое-то время на приспособление своей системы, замены тегов и структуры. Это нормально.

Я придерживаюсь принципа: меньше да лучше. В интернете есть замечательный пример того, как можно управлять всем при помощи только одного блокнота (смотрите главу “Лучшие примеры”). Кто-то же придерживается развернутой системы тегов и сохраненных запросов. Вы можете с успехом всё скомбинировать и придумать свой уникальный метод.

Первым делом забейте входящий блокнот Evernote своей информацией. А потом придумайте свою систему тэгов. Так как их можно сделать бесконечное количество, то лучше сделать такие тэги, которые будут отображать информацию по контексту (классический GTD подход) или по любым ключевым словам, которые вам нравятся. Я не строгий адепт GTD, но я стараюсь придерживаться минимальной структуры, чтобы сделать поиск и отсев информации и дел быстрым, сочетая тэги и коллекцию блокнотов.

Вот так выглядит моя структура Evernote

2. БЛОКНОТЫ

Разберем назначение блокнотов.

Просто Inbox – «Входящие», его роль понятна.

Insights – внезапные идеи, озарения, которые еще не оформились в проект, и ждут своего очереди.

Блокнот Focus 2011 (теперь 2012), то есть то самое, на чем я концентрируюсь в этом году: рутинные дела, проекты домашние и рабочие. Там же имеются несколько блокнотов, которые разделены по областям:

Blogging – в этом блокноте и писалась книга, там же находят убежища черновики постов.

Health and Lifestyle – мои логи тренировок, списки пробежек и т. д.

Home projects – ключевые проекты, to-do лист.

Work projects – то, над чем надо сконцентрироваться на работе.

Когда я делаю обзор – а я делаю его (стараюсь), по крайней мере, раз в неделю – то переписываю некоторые пункты с моего Inbox’a в заметку ToDo List December, которая находится в блокноте Home Projects.

Я не создаю для каждого дела отдельную заметку. Просто у меня есть список – типичный шаблон, редактируемый в течение целой недели. В этот общий список я просто записываю все элементарные действия.

Мой To-Do лист обычно рассчитан на 2 недели. По их истечению незавершенные дела удаляются по причине неактуальности, либо переносятся в новый список.

ПРИМЕЧАНИЕ: я знаю, что нарушаю каноничное правило Дэвида Аллена о том, что проект – явление, где существует больше двух действий. Но существуют совершенно элементарные проекты, такие как «Поменять лампочку», который может состоять из следующих отдельных действий: «пойти в магазин», «купить лампочку», «вернуться домой», «вкрутить лампочку». Я не зацикливаюсь на этом, я просто пишу «поменять лампочку», а остальное, что нужно сделать, мне не надо помнить, ведь это и так очевидно.

Вот так выглядит мой to-do лист на неделю. Каждое название говорит само за себя.

People to meet and discuss – список людей, с которыми надо встретиться и что-то обсудить. Но обычно я сразу забиваю даты встреч в календарь телефона, сюда идут лишь такие события, время которых четко не определено.

Buy Things – список вещей, которые надо купить.

Arrange – организовать мероприятия, события, действия. Сюда попадает многое из категории алленовского Next Actions.

Think about – обдумать более детально дела и проекты, над которыми надо провести некоторое количество времени. Обычно требует мозгового штурма, исследования в интернете или более детального анализа для воплощения их в жизнь.

Read – список книг для чтения

Следующая кипа блокнотов называется Lists, то есть списки. В нем есть следующие блокноты: Achievements (Достижения), Finance (Финансы), Goals (Цели), Reading (Чтение), Someday soon (Может быть скоро).

Идею со списком достижения я позаимствовал из заметки Сергея Сухова о Life Management. Эта созданная заметка служит для меня мотивацией и стимулом для дальнейших действий и толчка вперёд.

Блокнот «Finance» посвящен всяческим личным расходам. Блокнот«Цели» содержит одну заметку с очень немногими целями на этот год.

Блокнот «Чтение»: в него я вношу впечатления от книг или скриншоты с лучшими цитатами.

Блокнот «Когда-нибудь скоро»: именно туда я складываю заметки о всех тех мечтах и безумствах, которые я хочу совершить. Почему отдельная заметка для каждой мечты? Чтобы описать впечатления для каждого сбывшегося пункта.

Блокнот «Reference» – вся справочная информация, которая не является поводом для действия и может быть применена когда угодно. Там хранятся интересные заметки об Evernote, рецепты, путеводители по городам, справочная информация, системы различных тренировок, интересные статьи из интернета, которые ждут своей очереди на прочтение. Словом, там может быть всё, что угодно.

И последняя пачка блокнотов, которая незамысловато называется «Мысли». Здесь находят место все мои душевные и интеллектуальные выплески. Дневниковые записи, просто мысли вслух, а также всё, что в будущем может послужить пищей для ума.

Моя система тэгов не такая разветвленная и гибкая. В конце книги вы увидите примеры того, как эффективно можно применять тэги в Ever– note для отличной системы GTD. Я же придерживаюсь принципа меньше да лучше, потому что мне так удобнее.

Я не делаю тэги по контексту и времени. Развитая система тэгов только для справочных материалов: рецепты, рабочая информация и т. д.

Я делаю отдельный тэг для какого-нибудь важного проекта, например, написание этой книги, для того, чтобы быстрее всё найти.

Я не исключаю экспериментирование с тэгами. Например, я позаимствовал идею с файлом напоминания (более подробно описано в главе «Примеры использования систем: Система блоггера Бобби Трэвиса»).

Этот файл напоминаний состоит из тэгов для года и субтэгов месяца.

Допустим, мне надо подумать о проекте очередного перевода книги или же о планировании отпуска, то я просто переношу эту заметку в тэг «2012» и в субтэг «Февраль». А когда делаю обзор своих проектов, то могу с легкостью заметить, что нужно запланировать на будущее, о чём нужно подумать в деталях, и попросту не пропустить какое-то важное событие.