Текст книги "Меньше дел, больше жизни. Как сделать жизнь проще и освободить время для себя"

Нанимаем ассистента

Уверен, что на каком-то этапе всем нужен ассистент. Собираетесь вы обзавестись им или нет, но такая работа учит доверять свои дела другому. Объясню, почему это важно: если вы можете передать выполнение задачи чужому человеку (которого, возможно, никогда не видели), значит, ваши процессы выходят на новый уровень. В ходе разъяснения задания вы сами начинаете лучше представлять свои цели и идеально формулировать их. Поскольку задач много, то вы создаете тот самый справочник о себе, с помощью которого можно доверять дела абсолютно любому и не полагаться на конкретного исполнителя. Такое сотрудничество полезно хотя бы для того, чтобы научиться оптимизировать процессы.

Есть два вида ассистентов: на сдельной работе и штатные. Внештатных помощников много, они выполняют задание, после чего вы можете больше с ними не встречаться. Штатные работают на вас ежедневно и выполняют много поручений. У обоих вариантов есть плюсы и минусы. Лично я предпочитаю внештатный вариант. За последние три года я протестировал 23 компании, предоставляющие услуги ассистентов, и понял, что внештатные специалисты прекрасно подходят и опытным заказчикам, и тем, кто только начинает работу с ассистентом. Уже не новичкам, но еще не профи есть смысл нанять штатного помощника.

Мне нравятся две компании, предоставляющие ассистентов[22]22
  Существуют аналогичные русскоязычные сервисы. Прим. ред.


[Закрыть].

• Fancy Hands – для внештатных ассистентов; стоимость услуг начинается от 25 долларов в месяц за пять заданий. Все сотрудники проживают в США.

• Zirtual – для штатных ассистентов; десять часов этих услуг в месяц обойдется вам в 199 долларов. Есть и более дорогие тарифы с бо́льшим количеством часов работы. Вам будет помогать один и тот же человек, он хорошо узнает вас и ваши предпочтения. Приятно общаться с одним и тем же человеком и налаживать отношения, но в большинстве случаев штатный помощник не нужен. 95 % задач может выполнить внештатный ассистент.

Например, у меня была очень профессиональная штатная помощница из Индии. Мы с ней проработали больше года, когда она вдруг сообщила, что получила более высокую позицию и уходит. После трех дней настоящей паники я внимательно посмотрел на ее задачи и понял, что некоторые из них не так уж необходимы, львиную долю можно обрабатывать автоматически, а остальное – поручить внештатному ассистенту.

Еще одно преимущество внештатных помощников – возможность задействовать одновременно нескольких исполнителей. Если вы даете сотни заданий в час, то сотни ассистентов выполнят их как раз за указанное время, а вы все равно заплатите 95 долларов в месяц. Внештатные помощники доступны круглые сутки семь дней в неделю, и при работе на вас сотни человек среднее время выполнения задачи сокращается примерно до десяти минут. Отмечу, что многие колеблются, когда встает вопрос о таких услугах, и дело вовсе не в цене. Два главных соображения, которые я слышал, сводятся к тому, что людям некогда вводить в курс дела чужих людей и непонятно, что именно им поручить. Однако при ставке в 25 долларов за пять заданий почему бы не попробовать. Вам понравится, вы захотите большего и в результате повысите эффективность. Это стоит сделать хотя бы для того, чтобы оптимизировать свои задачи и процессы.

Задачей может быть все, что укладывается в интервал в двадцать минут. Вы представляете, какой производительности добьетесь, если бо́льшая часть ваших дел будет выполняться меньше чем за двадцать минут? Сообщая свои указания по электронной почте, вы начнете замечать и устранять лишнее. (Так вы поймете, к примеру, что шаг второй и четвертый бессмысленны, а шаг шестой и седьмой дублируют друг друга.) Только не забудьте оптимизировать задачу, прежде чем дать ей ход. Сведя задание к сути, вы сделаете его беспроигрышным. Если большинство поручений выполняет кто-то ранее с вами не работавший, вы никогда не будете зависеть от исполнителя, который заболеет или уйдет в другую компанию. Удаленный ассистент похож на сервис Dropbox[23]23
  Сервис с «облачным» хранилищем, где данные находятся на серверах, что позволяет пользователям делиться ими друг с другом. Прим. ред.


[Закрыть].

Ваши поручения задействуют не одного человека, а общение по электронной почте позволит давать задания в любое время и в любом месте. Я предпочитаю излагать мысли перед сном. Зачастую от меня поступает десять-двенадцать поручений, которые в ином случае терзали бы меня часами, лишая сна. Пользуясь такой внешней памятью, я уверен, что задание будет выполнено. Можно спать спокойно. Важно и то, что все ваши задания архивируются и можно воспользоваться функцией поиска. В Zirtual есть личный кабинет, где отражены все ваши запросы, а также их статус, сообщения, обмен файлами по каждой конкретной задаче.

Похожие запросы на сайте Zirtual группируются в список (мои записи исчисляются сотней заданий). Вам предлагают несколько примеров использования новых опций. Если разъяснений нет, значит, запрос не требует дополнительного внимания. Опишу алгоритм, чтобы вы смогли применить его.

• Поиск информации в интернете или посредством звонков.

• Резервирование билетов или столика в кафе и ресторане.

• Общение с клиентом по телефону.

• Проверка текста.

• Обновление информации в документе, базе данных или презентации.

• «Холодные звонки».

• Создание базы данных на основе предоставленной информации.

• Сравнение продуктов.

• Написание краткого содержания статьи.

• Заказы на доставку продуктов.

• Сбор пожертвований.

• Добавление сайта в поисковые системы.

• Форматирование или конвертация документов.

• Проверка фактов.

• Сбор информации туристического характера.

• Поиск ближайшего магазина с нужным товаром.

• Планирование встреч. Используйте сервис ScheduleOnce, чтобы ассистент знал ваше расписание и мог за вас назначать встречи. Ссылка на ваш график работы должна быть помещена в электронном письме после подписи.

• Сортировка, расшифровка и ответы на голосовую почту. Используйте Google Voice для пересылки ассистенту голосовых сообщений.

• Расшифровка аудиозаписей. Используйте программу аудиозаписи (мне нравится Recordium), чтобы пересылать ассистенту аудиофайлы.

• Отправка писем. Используйте PostalMethods, и ваши помощники смогут отправлять PDF-файлы конкретным адресатам или по спискам рассылки.

• Безопасный способ сообщения паролей – сервис LastPass.

• Выполнение сложных и повторяющихся задач. Создайте информационные письма в Gmail и сохраните их как шаблон. В следующий раз вам нужно будет только нажать кнопку. Для повторяющихся задач посредством отправки стандартных сообщений воспользуйтесь Boomerang. Ассистент может заходить на сайт, используя данные из шаблона для авторизации, проверять статистику и каждую неделю предоставлять отчеты.

• Задания, предполагающие физическую нагрузку. Используйте TaskRabbit для задач общего характера и RedBeacon для бытовых услуг.

• Бухгалтерия. Объедините еженедельные отчеты при помощи Bench.

• Определение круга потенциальных клиентов. На основе ответов-шаблонов Gmail, повторяющихся сообщений Boomerang и расшифровки аудиофайлов ассистенты могут анализировать потенциальную клиентскую базу.

• Ведение блога. Это легко делать благодаря шаблонным ответам, предоставляющим данные для авторизации, и Boomerang.

• Подавайте объявления на сайтах Craigslist или eBay. Используйте шаблоны, и ассистенту надо будет добавлять только детали и фотографии.

• Сводки расходов. Используйте ответы-шаблоны и базы данных Google Docs для отправки копий квитанций и включения их в отчет о расходах.

• Сортировка почты. Пользуйтесь Virtual Post Mail, чтобы получать обычную корреспонденцию через интернет.

• Управление счетами и вкладами. При помощи Virtual Post Mail можно оплатить счета и пополнить вклад по электронной почте.

• Поиск интересных блогов и новостей. Добавьте в избранное привлекательный заголовок или выделите твит и используйте IFTTT для автоматического архивирования.

• Будильник: с помощью сервиса WakerUpper[24]24
  От англ. wake up – будить. Прим. ред.


[Закрыть].

• Ожидание ответа по телефону: Fast Customer или Lucy Phone.

• Добавление визиток в адресную книгу: CardMunch.

• Резервирование столиков: OpenTable.

• Ответы на электронную почту: FollowUp.cc.

• Письма с благодарностью: Postable.

• Доставка корреспонденции: Seamless или Delivery.

• Текстовые сообщения, телефонные напоминания, отклоненные звонки: IFTTT.

• Заказ автомобиля: Uber или GroundLink.

Разумеется, есть множество задач, выполнение которых требует более двадцати минут (например, исследования, написание текстов, финансовое моделирование, планирование путешествий, работа с графическим или веб-дизайном). Для таких проектов эффективнее привлечь профильного специалиста на Elance.

Научившись работать с внештатным помощником, следует освоить технику аутсорсинга самого аутсорсинга, поскольку важно передавать не только исполнение задач, но и сам процесс. Лучше всего автоматизировать распределение задач!

Я добился этого с помощью IFTTT. Все началось с простейшего поручения ассистенту из Fancy Hands: «Выяснить, как автоматически публиковать новые посты в блог на сайте StumbleUpon». Довольно трудно озадачить сотрудников Fancy Hands, но я получил такой ответ: «Сейчас нет способа автоматической публикации постов на сайте StumbleUpon». У меня перехватило дыхание на секунду. Потом я улыбнулся. Мне нравятся такие трудности. Я еще не знал, какие возможности аутсорсинга для меня открываются.

Одно дело – полагаться на внештатного ассистента в случае решения простых задач, но с повторяющимися возникают сложности, поскольку каждый раз их выполняют разные люди.

Первоначально я создал напоминание от Re: snooze с инструкциями. Вам приходит сообщение через определенные промежутки времени, и вы их просто пересылаете помощнику. Я считал это ловким решением, но оно все равно требовало моего участия. Re: snooze работает на основе не сигнала, а интервала. Задание могло выглядеть следующим образом: «Добавить новые сообщения за минувшую неделю», но не так: «Добавить появившееся сообщение». Еще я пробовал создать фильтр пересылки на базе Gmail. Проблема заключалась в том, что окончательное письмо приходило не с моего адреса, и виртуальные помощники просто пропускали его, не распознавая как задание.

Теперь я попробовал начать с самого простого. Как можно дать задание виртуальному помощнику и обойтись без запроса? Я искал вечный двигатель аутсорсинга: мне хотелось перепоручить внешним исполнителям моих внешних исполнителей. Почесав затылок, я вспомнил, что у IFTTT есть канал Gmail, которым я прежде не пользовался. Можно создавать триггеры[25]25
  Условие, которое влечет за собой определенное действие. Прим. ред.


[Закрыть] на основе поисковых запросов или добавления информации в избранное или отправлять письма. Но стойте, будут ли такие письма приходить с вашего собственного адреса? Точно, будут!

Я так воодушевился, что едва себя сдерживал. Именно тогда я и создал первую инструкцию в IFTTT, породившую тридцать два автоматизированных действия, о которых мне не надо было думать. Все оказалось проще простого: новую запись из RSS-ленты для моего блога надо отправить электронным письмом с сервера Gmail на адрес [email protected] с пометой «посетите эту страницу [ссылка] и разместите данное сообщение на StumbleUpon».

IFTTT предлагает несколько способов автоматического распространения информации, поэтому [ссылка] меняется на последний почтовый адрес. Вот и всё. В соответствии с правилом 80/20 я должен концентрироваться на тех вещах, которые способен выполнить только я сам (например, на создании оригинального контента для блога). Всё остальное по возможности надо поручать другим.

У IFTTT сейчас порядка пятидесяти каналов, большинство которых позволяет переслать письмо виртуальному помощнику. Каждую пятницу утром мой ассистент получает письмо с указанием создать список тем недели на основе отобранных за это время ссылок. Почему просто не дать ассистенту указание каждую пятницу создавать список? По одной причине: у вас нет штатного помощника. Но даже если вы им располагаете, что будет, если он заболеет или поменяет работу? Мой способ гарантирует стабильность.

Только подумайте, сколько пользы из всего этого можно извлечь! Например, вы помечаете снимок понравившегося товара в Instagram хэштегом[26]26
  Хэштег – слово или фраза, перед которыми стоит символ #, использующиеся в соцсетях для тематической группировки сообщений. Прим. ред.


[Закрыть] #купить, ваш помощник получает по почте задание найти этот товар по лучшей цене и заказать его. Или в дождливый день вы хотели бы заказать автомобиль, а не прогуливаться пешком. Вы настраиваете IFTTT на отслеживание погоды, и, если прогнозируется дождь, система посылает помощнику поручение заказать для вас машину до работы. Можно подойти к делу творчески: если сервисом Foursquare ваше местоположение определено как аэропорт, ассистент получит письмо с просьбой связаться с семьей и коллегами и сообщить, что вы прибыли в целости и сохранности.

Чем больше обычных дел вы автоматизируете, тем меньше стресса и больше продуктивности будет в вашей жизни.

Принцип третий
Индивидуальный подход

Существуют варианты кастомизации[27]27
  От англ. customization – изготовление массовой продукции под конкретный заказ потребителя путем ее комплектации дополнительными элементами или принадлежностями. Прим. ред.


[Закрыть] практически всего, что можно вообразить. Продукты питания, одежда, транспорт или конструктор Lego могут быть разработаны и произведены специально для вас. Это не нарциссический взгляд: есть выгода от того, чтобы получать нужное и избегать ненужного. Нам повезло жить в мире, где доступны тысячи наименований продуктов. Однако, если товар создан для широкого потребителя, это вовсе не означает, что он подходит именно вам. Индивидуальный подход сводится к экономии времени, средств и поиску оптимального решения. Вот вам три примера из моей жизни.

Первый пример – это магазин Vitamins on Demand, который предлагает на заказ индивидуальные наборы витаминов в картонных упаковках на каждую неделю. Упаковки можно разделить и носить с собой витамины на один день, на несколько дней или на неделю. С ними удобно путешествовать, и вы можете принимать витамины, не отрываясь от дел. Забота о здоровье важна для экономии психофизических сил, а избавившись от бытовых забот, мы начинаем думать о более важных темах, в частности о здоровье организма.

Я принимаю шесть пищевых добавок ежедневно: масло криля[28]28
  Криль – мелкие планктонные ракообразные, обитающие в океанах; масло криля богато жирными кислотами. Прим. ред.


[Закрыть], железо, комплекс витаминов группы B, пробиотики, имбирь и кошачий коготь (растение Центральной и Южной Америки, известное противовоспалительными свойствами). Как правило, я покупаю их в разных местах, и расфасованы они по-разному. Поэтому биодобавки заканчиваются у меня в разное время, и обычно я забываю своевременно пополнить запасы. Я направил Vitamins on Demand электронное письмо, объяснив, что именно мне нужно. Через несколько часов мне прислали счет (причем цена оказалась примерно вполовину меньше, чем я обычно платил) и информацию о составе набора биодобавок. Я оформил автоматическую доставку по графику, чтобы больше об этом не думать. Есть и своего рода бонус от Vitamins on Demand: если заказывать нестандартный набор, вам напечатают специальные этикетки.

Вторым примером индивидуального подхода для меня стало ателье Indochino. Они снимают мерки минут за десять, заносят данные в систему и предлагают вам на видео несколько десятков образцов костюмов разных стилей, начиная от смокингов и заканчивая костюмами-«тройками», по цене от 250 долларов. Когда мерки сняты, вам дается кредит на 75 долларов, чтобы портной начал дело. Вы можете выбрать тип карманов, цвет полоски и даже монограмму с вашим именем на подкладке пиджака. Если в новом сезоне вам захочется чего-то нового, просто выбирайте стиль, и каждый костюм будет неизменно сидеть как влитой.

И последний пример индивидуального подхода связан с компанией Ponoko. Она представляет собой некое креативное сообщество, которое предлагает услуги печати 3D и помогает довести идею до воплощения. Скажем, вы придумали классную чашку для кофе или умопомрачительный стул. Если у вас есть навыки дизайна, вы можете осуществить проект самостоятельно, но на это уйдет слишком много времени. Тут вам и пригодится Ponoko. Напишите запрос, и вам предложат услуги дизайнера. По завершении проекта у вас будет макет в лазерном исполнении или трехмерное изображение из металла, дерева или стекла. К услугам сайта выгодно обращаться для создания уникальных подарков, экономя тем самым время и силы. Сервисы Shapeways и Kraftwurx предоставляют похожие услуги.